Anda di halaman 1dari 12

MAKALAH

Tentang

PENATAAN PERLENGKAPAN KANTOR

Disusun Oleh :
Kelompok 9
Zulhan Sukri (20120039)

Dosen Pengampu:
Dr. Irma Suryani Siregar M.A

SEKOLAH TINGGI AGAMA ISLAM NEGERI


MANDAILING NATAL
(STAIN MADINA)
2022
KATA PENGANTAR

Assalamualaikum Wr.Wb.

Puji syukur kami panjatkan kehadirat ALLAH SWT, karena atas limpahan
nikmat dan karunia-Nya, kami dapat menyelesaikan tugas mata kuliah ini.

Kami menyadari bahwa di dalam pembuatan makalah ini tidak lepas dari
bantuan dari beberapa pihak. Untuk itu dalam kesempatan ini, kami mengucapkan
terimakasih kepada semua pihak yang telah membantu dalam pembuatan makalah
ini terutama semua anggota kelompok yang telah mencurahkan segala tenaga,
materi, waktu dan pikirannya dalam pembuatan makalah ini.

Kami juga menyadari bahwa dalam proses pembuatan makalah ini masih
jauh dari kesempurnaan,baik dari segi pembahasan maupun cara penulisannya.
Namun demikian, kami telah berupaya dengan segala kemampuan dan
pengetahuan yang dimiliki, sehingga makalah ini dapat selesai dengan baik.

Oleh karena itu,kami dengan rendah hati dan tangan terbuka menerima
masukan, saran dan usulan guna penyempurnaan makalah ini. Semoga makalah
ini dapat bermanfaat bagi kami dan para pembaca.

Wassalamualaikum Wr.Wb.

Panyabungan, Juni 2022

Penulis

i
DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR .......................................................................... i

DAFTAR ISI ......................................................................................... ii

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang ........................................................................ 1


B. Rumusan Masalah ................................................................... 2
BAB II PEMBAHASAN

A. Perlengkapan Kantor (Office Equipment) ............................. 3


B. Perencanaan Kebutuhan Perlengkapan Kantor ...................... 4
C. Pengadaan Perlengkapan Kantor ........................................... 6

BAB III PENUTUP


A. Kesimpulan .............................................................................. 8
DAFTAR PUSTAKA

ii
BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Kantor merupakan tempat diselenggarakannya kegiatan menangani


informasi, mulai dari menerima, mengumpulkan, mengola, menyimpan sampai
mengeluarkan dan mendistribusikan informasi. Oleh karena itu perlengkapan dan
inventaris kantor mempunyai peranan penting bagi setiap instansi pemerintah
maupun swasta, untuk menangani berbagai informasi dikantor tersebut.
Aktivitas kerja sekretaris menitikberatkan pada pekerjaan kantor atau
perusahaan. Maka perlengkapan kantor dan inventaris kantor sangat berfungsi
dalam membantu kelancaran aktivitas dan kegiatan kantor baik di instansi
pemerintah maupun swasta. Jika dalam suatu instansi pemerintah maupun swasta
kekurangan perlengkapan dan inventaris kantor maka aktivitas dan kegiatan
kantor akan terganggu.
Kita sekarang berada ditengah-tengah revolusi pekerjaan kantor. Beberapa
puluhan tahun yang lalu pekerjaan kantor umumnya dipandang sebagai kegiatan
dalam perusahaan yang tidak begitu penting. Pekerjaan kantor ditandai oleh
adanya kepala kantor dan surat-surat yang ditimbun di atas meja dalam
lingkungan yang jelek, gelap dan sesak. Sekarang hal ini semuanya telah berubah
ke arah kemajuan secara perlahan-lahan. Sejalan dengan pesatnya perkembangan
teknologi informasi maka bidang perkantoran pun terkena dampaknya. Hal ini
ditandai dengan pesatnya perkembangan perlengkapan dan inventaris kantor yang
mempunyai dampak positif terhadap bidang perkantoran.
Perkembangan perlengkapan dan inventaris kantor semakin lama semakin
maju dan mengarah ke efisiensi kerja. Fungsi perlengkapan dan inventaris kantor
dengan perkembangan-perkembangannya memberikan bantuan yang besar kepada
kemajuan.

1
B. Rumusan Masalah
1. Apakah Pengertian Dan Jenis Perlengkapan Kantor ?
2. Bagaimanakah Perencanaan Kebutuhan Kantor ?
3. Bagaimanakah Pengadaan Perlengkapan Kantor ?

2
BAB II

PEMBAHASAN

A. Pengertian Perlengkapan Kantor (Office Equipment)


1. Pengertian Perlengkapan Kantor
Perlengkapan kantor adalah barang-barang yang digunakan untuk
menghasilkan suatu pekerjaan kantor sesuai dengan yang diharapkan.  Tujuan
kantor tidak akan tercapai tanpa adanya perlengkapan kantor.  Perlengkapan
kantor yang baik, akan memperlancar suatu proses suatu pekerjaan sehingga
pencapaian tujuan dapat  dicapai secara efektif dan efisien.
Perencanaan kantor yang baik, memerlukan pertimbangan dalam
memilih jenis-jenis perlengkapan kantor (office equipment) yang meliputi
perbekalan kantor, mesin-mesin kantor, peralatan kantor, perabot kantor,
interior kantor, atau hiasan kantor, berdasarkan urutan pekerjaan dan
kecakapan yang diperlukan.  Oleh karena itu, pengetahuan kantor sangat
penting sebagai dasar menyusun perencanaan kantor.1
Dari uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa kegunaan perlengkapan
kantor yaitu:
a. Untuk menunjang aktivitas pekerjaan kantor;
b. Mempermudah dan mempercepat proses pelaksanaan kegiatan kantor;
c. Memperoleh hasil yang lebih maksimal, baik, dan memuaskan;
d. Sebagai asset dan pelengkap kantor.
2. Jenis Perlengkapan Kantor

Perlengkapan kantor pada umumnya dibedakan menjadi 2 :

a. Barang bergerak, dibagi menjadi 2 :


1) Barang habis pakai : barang yang hanya dapat digunakan sekali
pakai. Misalnya : kertas, karet penghapus, pensil, map, tinta,
blanko dsb.

1
Wursanto Ig. 1988. Teknologi Perkantoran I. Pustaka Dian:Jakarta.. Hal. 37

3
2) Barang tidak habis pakai : barang yang dapat digunakan berulang kali
dan tahan lama. Misalnya : mesin tik, pelubang kertas, gunting,
proyektor, dsb.
b. Barang tidak bergerak

Berdasarkan sifatnya terdiri dari 2 kelompok :

1) Perlengkapan tetap : tanah, gedung dan peralatan.


2) Perlengkapan tidak tetap :kertas, tinta, kapur, perangko.

Berdasarkan dari segi peralatannya :

1) Peralatan umum : untuk kelas dan kantor


2) Peralatan khusus : pembersih kamar mandi dan wc.
3) Peralatan laboratorium : rak, OHP
4) Peralatan lain :buku benda pustaka dll

Berdasarkan dari kegunaannya :

1) Benda peralatan untuk kelas : meja kursi, papan tulis.


2) Benda peralatan untuk kantor : almari, meja, kursi, telepon, mesin
ketik.

B. Perencanaan Kebutuhan Perlengkapan Kantor


1. Pengelolaan Perlengkapan Kantor
Menangani masalah peralatan / perbekalan kantor yang dilakukan pada
suatu bagian kantor biasanya berdasarkan langkah-langkah berikut:2
a. Pengadaan
Usaha yang bertujuan untuk memperoleh peralatan atau perlengkapan
kantor sesuai rencana kebutuhan yang telah ditentukan, melalui pembelian,
pembuatan sendiri, menyewa/mengontrak dan bantuan/sumbangan.
1) Mengikuti prosedur pengelolaan

2
Departemen Pendidikan dan Kebudayaan. 1978. Pengetahuan Mesin-Mesin
Kantor:Jakarta. Hal. 56

4
2) Menentukan jenis, kuantitas, kualitas barang
3) Mengadakan perlengkapan sesuai dengan anggaran yang tersedia
4) Menggunakan perlengkapan kantor dalam kegiatan operasional
e.Menyimpan dan memlihara perlengkapan kantor
5) Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan kantor
6) Menghapus perlengkapan seseuai prosedur yang berlaku
b. Penyimpanan
Kegiatan untuk menampung hasil pengadaan barang perlengkapan
yang meliputi segi administratif (pencatatan ke dalam buku barang) maupun
segi fisik (penyimpanan barang itu sendiri).
c. Pengeluaran / Pendistribusian,
Penyaluran barang dari unit pergudangan kepada unit pemakai berdasarkan
bon permintaan dan harus dicatat pada buku pengeluaran barang.
Pendistribusian yaitu kegiatan menyalurkan, mengeluarkan atau
mengirimkan barang-barang dari gudang ke unit atau bagian yang memesan.
Pengeluaran barang tersebut meliputi pengeluaran untuk pemakai,
peminjam, perbaikan, penghapusan atau ke gudang lain. Langkah-langkah
pengiriman barang adalah sebagai berikut :
1) Pengeluaran harus berdasarkan pada surat atau bon permintaan atau
surat perintah dari atasan.
2) Meneliti kuantitas dan spesifikasi barang yang akan dikeluarkan.
3) Meneliti dan memeriksa barang yang ada untuk memenuhi permintaan.
4) Mencatat mutasi barang pada kartu barang.
5) Mencatat pengeluaran barang pada buku pengeluaran dan buku
persediaan barang.
6) Membuat Berita Acara penyerahan barang dari gudang kepada pemesan
setelah ditandatangani oleh kedua belah pihak yaitu pihak yang
menyerahkan dan pihak pemesan.
7) Menyerahkan barang berikut dokumennya.
8) Membuat laporan kepada atasan langsung.

5
d. Pemeliharaan
Segala usaha yang dilakukan terus menerus agar barang tetap terpelihara
baik sehingga siap dipakai pada saat diperlukan. Nabfaat pemeliharaan
antara lain sebagai berikut :
1) Barang-barang akan terpelihara dengan baik
2) Memperpanjang umur barang sehingga tidak perlu diganti dalam waktu
dekat
3) Menghidari kehilangan
4) Menghindari penyimpanan yang tidak teratur
5) Dengan terpeliharanya alat akan menghasilkan pekerjaan yang baik

C. Pengadaan Perlengkapan Kantor


Pengadaan adalah setiap kegiatan yang bertujuan untuk menyediakan
kebutuhan perlengkapan kantor untuk menunjang pelaksanaan pekerjaan kantor.
Pengadaan dilaksanakan dengan berbagai cara sesuai dengan kebijaksanaan
perusahaan dan kebutuhan masing-masing perusahaan. Faktor yang menyebabkan
adanya perbedaan cara pengadaan adalah adanya perbedaan kebutuhan dan
perbedaan pekerjaan kantor.3
Dalam pelaksanaanya kegiatan pengadaan harus memperhatikan hal-hal
sebagai berikut:
1. Mengikuti prosedur pengelolaan perbekalan.
2. Mentukan jenis, kualitas dan kuantitas perlengkapan yang diperlukan.
3. Menyediakan dan menggunakan perlengkapan kantor dalam kegiatan
operasional.
4. Menyediakan perbekalan sesuai dengan anggaran yang berlaku.
5. Menyimpan dan memelihara perlengkapan.
6. Mengumpulkan dan mengolah data perbekalan kantor.
7. Menghapuskan perlengkapan yang sudah tidak dapat digunakan sesuai
prosedur.

3
Saiman. 2002. Manajemen Sekretaris. Jakarta: Ghalia Indonesia.Hal. 73

6
Pengadaan peralatan kantor berbeda setiap instansi, perbedaan ini
disebabkan beberapa hal, antara lain, budaya kantor, kebutuhan akan peralatan,
tingkat kompetensi pegawai, juga perbedaan jenis usaha. Namun pada umumnya
pengadaan kantor dapat dilakukan dengan cara berikut ini:

1. Pengajuan surat permohonan ke gudang


2. Pemeriksaan stock barang digudang oleh petugas.
3. Jika ada barang diberikan dengan dengan bon pengelluaran.
4. Jika tidak ada petugas memberikan nomor pada surat permohonan dari buku
induk.
5. Surat diserahkan bendahara, bendahara mengecek antara permohonan dan
ketersedian biaya.
6. Bendahara meminta persertujuan pimpinan.
7. Bagian logistik melakukan pembalian dengan persetujuan pimpinan.
8. Barang diperiksa menganai kualitas, kuantitas.
9. Barang diserah terimakan dengan menggunakan buku sertah terima barang.
10. Dilakukan kegiatan pencatatan, disimpan di gudang untuk didistribusikan.

7
BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
Suatu kantor dalam melakukan aktifitasnya tidak lepas dari perbekalan
yang ada sehingga akan menghasilkan produk-produk kantor yang diharapkan,
tanpa adanya perbekalan kantor yang memadahi tak mungkin ada hasil kantor
yang baik.
Pada dasarnya aktifitas kantor terjadi karena pegawai pegawai kantor
mengolah bahan bahan dengan sarana perbekalan kantor yang ada. Penggunaan
perlengkapan dan mesin-mesin merupakan salah satu aspek yang menarik
perhatian pekerjaan kantor modern. fasilitas-fasilitas yang cocok memberikan
bantuan yang besar kepada efisiensi kantor. mekanisasi kantor dengan
perkembangan-perkembangannya memberikan bantuan yang besar kepada
kemajuan dan kedudukan manajemen perkantoran.
Semua pekerja apapun profesinya membutuhkan fasilitas kerja termasuk
perlengkapan kerja agar para pekerja tersebut bisa bekerja dengan efektif. Para
pekerja kantoran ini membutuhkan perlengkapan kantor yang bisa mendukung
ketugasan mereka di kantor. Banyak hal yang dibutuhkan oleh seorang pekerja
kantoran untuk menyelesaikan semua tugas dan pekerjaan yang diberikan, mulai
dari perlengkapan biasa seperti meja dan kursi kantor serta alat tulis, hingga
berbagai perlengkapan khusus, seperti brankas, rak cabinet dan lain sebagainya.
Perlengkapan kantor ini tidak hanya penting bagi para karyawan, tetapi juga
penting bagi perusahaan kita karena bersinggungan langsung dengan keamanan
dokumen perusahaan, bisnis dan legalitas perusahaan kita.

8
DAFTAR PUSTAKA

Wursanto Ig. 1988. Teknologi Perkantoran I. Pustaka Dian:Jakarta.

Departemen Pendidikan dan Kebudayaan. 1978. Pengetahuan Mesin-Mesin


Kantor:Jakarta.

Saiman. 2002. Manajemen Sekretaris. Jakarta: Ghalia Indonesia.

Anda mungkin juga menyukai