Anda di halaman 1dari 30

25

BAB III GAMBARAN UMUM OBJEK PENELITIAN DAN PERANCANGAN SISTEM

3.1 Gambaran umum objek penelitian Madrasah Tsanawiyah (MTs) Jamiatul Khairat adalah salah satu sekolah swasta dibawah naungan Yayasan Pendidikan Islam Putera Andalan (YAPISPA) dengan jenjang Sekolah Lanjutan Tingkat Pertama (SLTP). Madrasah

Tsanawiyah (MTs) Jamiatul Khairat berdiri pada tahun 1973 yang merupakan pelopor sekolah tertua di Kecamatan Cikidang tepatnya Jl. Raya Cipetir Cikidang KM 12 Cibadak Sukabumi. Adapun letak geografis Madrasah Tsanawiyah (MTs) Jamiatul Khairat Kecamatan Cikidang Kabupaten Sukabumi : 1. Letak Madrasah Tsanawiyah (MTs) Jamiatul Khairat berada ditengah lingkungan masyarakat samping Desa Cicareuh Kecamatan Cikidang Kabupaten Sukabumi, sebelah utara berbatasan langsung dengan Kecamatan Cibadak. 2. Sebelah timur berbatasan dengan Kecamatan Kalapanunggal. 3. Sebelah selatan berbatasan dengan Desa Pangkalan Kecamatan Cikidang. 4. Sebelah barat berbatasan dengan Desa Bumisari Kecamatan Cikidang.

25

26

3.1.1

Sejarah singkat

Sejarah singkat Madrasah Tsanawiyah (MTs) Jamiatul Khairat Kecamatan Cikidang Kabupaten Sukabumi adalah sekitar awal tahun 1973 para tokoh masyarakat Kecamatan Cikidang menggagasi akan adanya pendidikan lanjutan tingkat petama atau SLTP mengingat masyarakat cikidang pada waktu itu memandang sangat memerlukan sarana fasililitas pendidikan lanjutan setelah pendidikan sekolah dasar, maka sekitar tahun 1975 alhamdulillah dibentuklah Yayasan Pendidikan Islam Putera Andalan (YAPISPA) yang menjadi landasan hukum akan diselenggarakannya Pendidikan Islam yaitu Madarasah Tsanawiyah (MTs) dengan para pendiri tokoh masyarakat diantaranya yaitu H.U Samsudin, H. Majazi dan A. Sukaryani. Seiring berjalannya waktu Madarasah Tsanawiyah (MTs) diberilah nama dengan MTs. Jamiatul Khairat, Madarasah Tsanawiyah (MTs) Jamiatul Khairat mengalami dinamika dalam oprasionalnnya seperti lokal dalam pelaksanaan proses belajar mengajar diantaranya seperti pada tahun 1980 berada di madrasah diniyah Desa Cikidang Kecamatan Cikidang dengan meminjam lokal selama proses pembelajaran, pada tahun 1985 menumpang pada Madrasah Ibtidaiyah Simpang Desa Pangkalan Kecamatan Cikidang, seterusnya pada tahun 1987 pindah ke samping Desa Cicareuh dan pada tahun 1989 kembali pindah ke depan Polsek Cikidang, seiring dengan antusiasme dan animo masyarakat akhirnya para tokoh masyarakat bermusyawarah dengan pihak Perkebunan dan unsur Dinas Pendidikan membahas tentang sarana fasilitas sekolah MTs Jamiatul Khairat.

27

Dengan dorongan dan dukungan motifasi dari masyarakat pada sekitar tahun 1999 dengan wakaf dari salah satu masyarakat kembali pindah ke samping Kantor Desa Cicareuh Kecamatan Cikidang, dan sampai sekarang Alhamdulillah MTs Jamiatul Khairat tetap eksistensi dengan jumlah siswa 307 dengan jumlah 6 rombongan belajar dan sampai sekarang sudah 32 angkatan Madarasah Tsanawiyah (MTs) Jamiatul Khairat mengeluarkan alumni dengan kualitas yang baik dan sampai sekarang sudah mampu banyak mencetak insan mandiri dan kualitas sumberdaya manusia yang sangat baik.

3.1.2

Visi dan Misi 1. Visi Terwujudnya kader muslim yang handal dalam keilmuan terampil dalam beramal dengan bingkai Akhlakkul Karimah. 2. Misi a. Seluruh warga sekolah memiliki disiplin dalam melaksanakan tugas. b. Melaksanakan proses belajar Inovatif. c. Meningkatkan kegiatan Ekstra Kulikuler yang sesuai dengan minat dan bakat siswa yang sesuai dengan minat dan bakat siswa. d. Menciptakan nuansa budaya yang Islami. e. Mewujudkan lingkungan sekolah sebagai lingkungan pembelajaran. mengajar yang Aktif, Kreatif dan

28

3.1.3 Struktur Organisasi


Ketua Yayasan PutraAndalaal A. Sukaryani, AMa

Kepala MTs.Jamiatulkhairot KOMITE SEKOLAH Obay Ubaidillah, S.Pd.I

Koor. Tata Usaha Nurlaeli Rostiana,S.Pd.I

Bendahara Sopyan, S.Pd.I

Waka. Kurikulum Sukaryani, A.Ma

Waka. Sarana/Prasarana
Ridwan Burhanudin, S.Pd.I

Waka. Humas Cep Buldani, S.Pd.I

Waka. Kesiswaan Saepul Malik, S.H.I

Wali Kelas VII Cucu Mulyati,. S.Pd.I Wali Kelas VIII Umar Bahri, S.Pd.I Wali Kelas IX Sopyan, S.Pd.I

BP/BK U. Nasrullah, S.Pd.I

Pembina OSIS Saepul Malik,S.H.I

Siswa/siswi MTs. Jamiatul Khairot

Gambar 3.1 Organigram MTs. Jamiatul Khairat

29

3.2 Perancangan Sistem 3.2.1 Analisa Sistem Dari hasil observasi yang telah dilakukan pada objek penelitian, penulis menemukan bahwa pengolahan gaji guru MTs. Jamiatul Khairat Cikidang masih dilakukan secara manual. Data-data yang terdiri dari komponen-komponen penggajian direkap secara manual, kemudian dilakukan perhitungan secara manual dan baru dilakukan pengetikan struk gaji sebelum dibagikan kepada seluruh pengajar sehingga ketika dibutuhkan informasi yang berkenaan dengan administrasi keuangan maka proses pengerjaannya relatif lama. Dengan adanya kendala tersebut diatas maka penulis ingin melakukan optimalisasi pengolahan gaji tersebut. Adapun langkah yang diambil oleh penulis untuk merealisasikannya adalah dengan membuat sebuah Sistem Informasi yang menggunakan Program Visual Basic 6.0. Untuk lebih jelasnya akan penulis uraikan sistem pengolahan gaji guru yang sedang berjalan dan yang disarankan oleh penulis kedalam bentuk diagram aliran dokumen (flowmap) dilengkapi dengan deskripsinya.

30

1. Analisa Dokumen dan proses sistem yang sedang berjalan a. Dokumen Input Nama Dokumen Input Sumber Tujuan Proses Frekuensi b. Dokumen Output 1. Struk Gaji Nama Dokumen Output Sumber Tujuan Proses Frekuensi 2. Laporan Penerimaan Gaji Nama Dukumen Output Sumber Tujuan Proses Frekuensi : Laporan penerimaan gaji : Bendahara : Kepala Sekolah : Pelaporan penerimaan gaji : Setiap satu bulan : Struk gaji : Bendahara : Guru : Penerimaan gaji : Setiap satu bulan : Daftar hadir guru : Tata usaha : Bendahara : Kehadiran guru : Setiap satu bulan

31

c. Flowmap Guru Tata Usaha Kepala Sekolah

Pengajuan Gaji Biodata Guru

Pengajuan Gaji Biodata Guru

Data Penggajian

Penggajian

Struk Gaji

Data Penggajian

Pembuatan Laporan

Laporan Gaji

Laporan Gaji

Gambar 3.2 Flowmap

32

d. Deskripsi Flowmap 1. Bagian tata usaha mendata guru dengan mengecek kehadiran melalui daftar hadir guru. 2. Dari daftar hadir tersebut bagian tata usaha dapat menentukan besar gaji sesuai kehadiran. 3. Setelah menentukan besar gaji masing-masing guru bagian tata usaha membuat struk gaji sebagai perincian penerimaan gaji kepada guru. 4. Setelah membuat struk gaji bagian tata usaha merekap gaji masingmasing guru untuk dilaporkan kepada kepala sekolah.

33

2. Analisa Dokumen dan proses sistem yang diusulkan a. Flowmap


Guru Tata Usaha Kepala Sekolah

Pengajuan Gaji Biodata Guru

Pengajuan Gaji Biodata Guru

Data Guru
Laporan Gaji Guru

Tb_ Gaji

Struk Gaji

Laporan Data Gaji

Gambar 3.3 Flowmap

34

b. Deskripsi Flowmap 1. Bagian tata usaha mendata guru dengan mengecek kehadiran melalui daftar hadir guru. 2. Dari daftar hadir tersebut tata usaha mengentry data kehadiran guru yang selanjutnya sistem atau program akan menghitung secara otomatis besar gaji yang diterima oleh guru. 3. Setelah menentukan besar gaji masing-masing guru bagian tata usaha dapat mencetak struk gaji yang sudah tersedia dalam program untuk selanjutnya diberikan kepada guru. 4. Bagian tata usaha dapat mencetak laporan penerimaan gaji guru untuk disampaikan kepada kepala sekolah.

3. Diagram Aliran Data a. Diagram Konteks


Guru

Tata Usaha Struk Gaji Data Guru

Data Guru

Sistem Informasi Penggajian Guru Pada MTs Jamiatul Khairat

Gaji Guru

Laporan Gaji Kepala Sekolah Gambar 3.4 Diagram Konteks

35

b. Diagram Nol Data Guru


Guru

Struk Gaji
Guru

1.0 Proses Penggajian Guru

Gaji Guru

Data Gaji Guru

Struk Gaji Guru

2.0 Proses Laporan Penggajian Guru

Laporan Gaji Guru

Kepala Sekolah Gambar 3.5 Diagram Nol

36

c. Diagram Rinci 1. DAD Level 1 Proses Penggajian Guru

Guru
Data Guru

1.1 Proses Entry Data Guru

Tb_Guru
Data Guru

Tata Usaha

Rekap Data Guru

1.2 Proses Pembuatan Data Guru

Data Guru

Gambar 3.6 Diagram Rinci Proses Penggajian 2. DAD Level 1 Proses Laporan Penggajian Guru

Tata Usaha
Data Guru

2.1 Proses Pencatatan Gaji Guru

Tb_Gaji
Struk Gaji Guru

Kepala Sekolah
Laporanan Gaji Guru

2.2 Proses Pembuatan Laporan Gaji Guru

Struk Gaji Guru

Gambar 3.7 Diagram Rinci Penggajian Guru

37

d. Kamus Data 1.) Penjelasan Proses a. Modul : 1.1

Nama Modul : Proses Entry Data Guru Masukan Keluaran b. Modul : Data Guru : Data Guru : 1.2

Nama Modul : Proses Pembuatan Data Guru Masukan Keluaran c. Modul : Data Guru : Data Guru : 2.1

Nama Modul : Proses Pencatatan Gaji Guru Masukan Keluaran d. Modul : Data Guru : Struk Gaji Guru : 2.2

Nama Modul : Proses Pembuatan Laporan Gaji Guru Masukan Keluaran : Data Guru : Laporan Gaji Guru

2.) Penjelasan Data Flow a. Nama Data Flow Dari Proses Ke Proses : Data Guru :: 1.1

38

Deskripsi

Merupakan dokumen untuk dimasukan kedalam entry data Struktur Data :

NIP Guru + Nama + Jenis Kelamin + TTL +Alamat b. Nama Data Flow Dari Proses Ke Proses Deskripsi : Data Guru : 1.1 ::

Merupakan proses dari entry data untuk disimpan kedalam tabel guru Struktur data :

NIP Guru + Nama + Jenis Kelamin + TTL + Alamat c. Nama Data Flow Dari Proses Ke Proses Deskripsi : Data Guru :: 1.2 :

Merupakan dokumen yang disimpan dalam bentuk tabel guru akan diproses dalam pembuatan daftar data guru Struktur Data :

NIP Guru + Nama + Jenis Kelamin + TTL + Alamat d. Nama Data Flow Dari Proses Ke Proses : Rekap Data Guru : 1.2 :-

39

Deskripsi

Merupakan rekap data guru yang akan diproses oleh tata usaha. e. Nama Data Flow Dari Proses Ke Proses Deskripsi : Data Guru :: 2.1 :

Merupakan dokumen atau file yang harus dicatat sebagai proses penggajian guru. Struktuktur Data :

NIP Guru + Nama + Jenis Kelamin + TTL + Alamat f. Nama Data Flow Dari Proses Ke Proses Deskripsi : Struk Gaji Guru : 2.1 ::

Merupakan dokumen atau file sebagai proses dari pembuatan struk gaji untuk disimpan dalam bentuk tabel gaji. Struktur Data :

NIP Guru + Nama + Jenis Kelamin + TTL + Alamat + Jumlah Gaji. g. Nama Data Flow Dari Proses : Struk Gaji Guru :-

40

Ke Proses Deskripsi

: 2.2 :

Merupakan perincian dari struk gaji guru yang harus dibuat atau diproses sebagai pelaporan. Struktur Data :

NIP Guru + Nama + Jenis Kelamin + TTL + Alamat + Jumlah Gaji. h. Nama Data Guru Dari Proses Ke Proses Deskripsi : Laporan Gaji Guru : 2.2 ::

Merupakan hasil akhir yang diproses dalam pembuatan laporan gaji guru yang akan dilaporkan kepada kepala sekolah. Struktur Data :

NIP Guru + Nama + Jenis Kelamin + TTL + Alamat + Jumlah Gaji.

3.) Penjelasan Data Store a. Nama Data Store Struktur Data : Tabel Guru :

NIP Guru + Nama + Jenis Kelamin + TTL + Alamat Deskripsi : Penyimpanan Data Guru

41

b. Nama Data Store Struktur Data

: Tabel Gaji :

NIP Guru + Nama + Jenis Kelamin + TTL + Alamat + Jumlah Gaji. Deskripsi : Penyimpanan Data Gaji Guru.

4. Perancangan Basis Data a. Entity Relationship Diagram

NIP_Guru

Nama_Guru

Guru
Kode_Gaji NIP_Guru Kode_Gaji Gaji_Pokok

Kode_Pot

Jml_Pot

mempunyai Mendapatkan

Potongan

Kode_Pot

Jml_Pot Kode_Tunj Jml_Tunj

Nama Guru

Gaji_Pokok

Kode_Gaji

Kode_Tunj

Gaji

mempunyai

Tunjangan

Gaji_Pokok Kode_Gaji Gaji_Pokok Jml_Tunj

Gambar 3.8 Entity Relationship Diagram

42

b. Normalisasi 1. Bentuk Tidak Normal (Unnormalisasi) Tabel 3.1 Tabel/Relasi Penggajian Guru
NIP_Guru M001 M002 M003 M004 M005 Nama_Guru Saeful Malik, S.Pd.I Umar Bahri, S.Pd.I Ujang Nasrullah, S.Pd.I Cucu Mulyati, S.Pd.I Sofyan, S.Pd.I Jumlah_Gaji 650.000,00 750.000,00 700.000,00 600.000,00 800.000,00 NIP_TU N001 Nama_TU Nurlaely,S.Pd.I

Dari tabel Penggajian Guru diatas, terdapat multiple value pada atributnya. Misalnya terdapat 5 (Lima) nilai untuk no N001.

2.

Bentuk Normal Kesatu (1NF) Tabel 3.2 Tabel/Relasi Penggajian Guru Normal Kesatu (1NF)
NIP_Guru M001 Nama_Guru Saeful Malik, S.Pd.I Jumlah_Gaji 650.000,00 NIP_TU N001 Nama_TU Nurlaely,S.Pd.I

M002

Umar Bahri, S.Pd.I

750.000,00

N001

Nurlaely,S.Pd.I

M003

Ujang Nasrullah, S.Pd.I

700.000,00

N001

Nurlaely,S.Pd.I

M004

Cucu Mulyati, S.Pd.I

600.000,00

N001

Nurlaely,S.Pd.I

M005

Sofyan, S.Pd.I

800.000,00

N001

Nurlaely,S.Pd.I

2). Bentuk Normal Kedua (2NF) Untuk membentuk normal kedua harus ditentukan terlebih dahulu primary key-nya. Primary key harus bersifat sederhana, unik dan dapat

43

mewakili atribut lain yang menjadi anggotanya. Dari tabel penggajian tersebut teridentifikasi adanya ketergantungan fungsional sebagai berikut: NIP_Guru NIP_TU Nama_Guru, Jumlah_Gaji Nama_TU

Tabel Penggajian Guru yang telah memenuhi kriteria bentuk normal a). Tabel Guru Tabel 3.3 Tabel Guru NIP_Guru M001 M002 M003 M004 M005 Nama_Guru Saeful Malik, S.Pd.I Umar Bahri, S.Pd.I Ujang Nasrullah, S.Pd.I Cucu Mulyati, S.Pd.I Sofyan, S.Pd.I Jumlah_Gaji 650.000,00 750.000,00 700.000,00 600.000,00 800.000,00

b). Tabel TU Tabel 3.4 Tabel TU NIP_TU Nama_TU

N001

Nurlaely, S.Pd.I

44

c. Relasi Antar Tabel


Guru *NIP_Guru Nama_Guru Jenis_Kelamin Tempat Lahir Tanggal Lahir Alamat No_Telepon Tunjangan * Kd_Tunj Nama Gaji_pokok T_Kel T_Anak T_Jabatan T_Pangan Jml_Tunj Jml_Gaji

Gaji * Kode_Gaji **NIP_Guru Nama Status Jabatan **Kd_Tunj Jml_Tunj **Kd_Pot Jml_Pot Total_Gaji **NIP_TU Potongan * Kd_Pot Nama Gaji_pokok P_kasbon P_tm P_pph Jml_pot

Tata Usaha *NIP_TU Nama Jenis_Kelamin Tempat Lahir Tanggal Lahir Alamat No_Telepon

Gambar 3.9 Relasi Antar Tabel

45

3.2.2 Perancangan Program 1. Kerangka Form masukan dan keluaran (Lay Out Form) a) Desain Input Form Login
Login
Username Password
Masuk Batal

Gambar 3.10 Tampilan Form Login

Form Menut Utama SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN Input Data Transaksi Laporan Keluar

SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN GURU MTs. JAMIATUL KHAIRAT CIKIDANG

Logo

Gambar 3.11 Tampilan Menu Utama

46

Form Pemasukan Data Guru

INPUT DATA GURU


NIP Guru Nama Guru Jenis Kelamin Tempat Lahir Tanggal Lahir Alamat No Telepon
Tambah Simpan Hapus Ubah Batal

Gambar 3.12 Tampilan Form Pemasukan data guru

47

Form Transaksi Gaji

DATA TRANSAKSI GAJI Kode Gaji NIP Guru Nama Guru Jabatan Status Gaji Pokok Gambar 3.11 Tampilan Form Pemasukan Data Transaksi
Tambah Simpan Hapus Ubah Batal

Gambar 3.13 Tampilan Transaksi Gaji

48

Form Tunjangan TUNJANGAN Kode Tunjangan Nama Gaji Pokok Tunj Keluarga Tunj Anak Tunj Jabatan Tunj Pangan Gambar 3.11 Tampilan Form Pemasukan Data Transaksi Jmlh Tunjangan Jmlh Gaji

Tambah

Simpan

Hapus

Ubah

Batal

Gambar 3.14 Tampilan Form Tunjangan

49

Form Potongan

POTONGAN Kode Potongan Nama Gaji Pokok Pot Kasbon Pot TM Pot PPh Jml PotonganTampilan Form Pemasukan Data Transaksi Gambar 3.11

Tambah

Simpan

Hapus

Ubah

Batal

Gambar 3.15 Tampilan Form Potongan

50

Form Pemasukan Tata Usaha

PENDATAAN TATA USAHA


NIP TU Nama TU Jenis Kelamin Tempat Lahir Tanggal Lahir Alamat

No Telepon

Tambah

Simpan

Hapus

Ubah

Batal

Gambar 3.16 Tampilan Form Pemasukan TU

51

2. Rancangan Menu Program (HIPO)

Sistem Penggajian

Input Data 1.0

Transaksi 2.0

Laporan 3.0

Input Data Guru

Pembayaran Gaji

Laporan Pembayaran Gaji

Gambar 3.10 Rancangan Menu Program (HIPO)

52

3. Flowchart Program 1. Menu Utama


Mulai

Pilih Menu : 1). Data Guru 2). Data Transaksi 3). Data TU

Y Data Guru
1). NIP Guru 2). Nama
NIP Guru

Y
Sub Menu NIP Guru

T T
Nama

Sub Menu Nama

Data Transaksi
T

Y 1). NIP Guru 2). NIP TU


NIP Guru

Sub Menu NIP Guru

T Y
NIP TU Sub Menu NIP TU

Data TU

Y Y

1). NIP TU 2). Nama

NIP TU T

Sub Menu NIP TU

Y T Nama

Sub Menu Nama

Keluar

Selesai

Gambar 3.11 Flowchart Program

53

4.

Kerangka Report/Laporan (Lay Out Report) 1. Laporan Data Guru

Logo

YAYASAN PENDIDIKAN ISLAM PUTERA ANDALAN MTs JAMATUL KHAIRAT Jl.Raya Cipetir Cikidang Km.12 Kabupaten Sukabumi

Laporan Data Guru NIP_Guru Nama_Guru Jns_Klmn Tmpt_Lhr Tgl_Lahir Alamt No_Tlp

Cikidang, Bagian Tata Usaha

( )

54

2. Laporan Transaksi

Logo

YAYASAN PENDIDIKAN ISLAM PUTERA ANDALAN MTs JAMATUL KHAIRAT Jl.Raya Cipetir Cikidang Km.12 Kabupaten Sukabumi

Laporan Gaji
Nip_Guru Nm_Guru Jabatan Status Gaji_Pokok Tunjangan Potongan Gaji_Bersih

Cikidang, Bagian Tata Usaha

()