Programa de Apoyo a las Iniciativas

Ciudadanas

Redes de Organizaciones de la Sociedad Civil y de Municipios para el desarrollo local participativo y transparente

Planificacin participativa

MODULO

Programa de capacitacin para lideres de las Organizaciones de la Sociedad Civil, autoridades y funcionarios municipales para el desarrollo local participativo y transparente

ndice
El programa de apoyo a las iniciativas ciudadanas Redes de OSC y Municipios para el desarrollo local participativo y transparente Gua del participante Modulo 1 Planificacin participativa Contenido Objetivos Unidad 1- Introduccin a la planificacin participativa - PP Unidad 2- Proceso de elaboracin de una planificacin participativa Unidad 3- Instrumentos para la implementacin y seguimiento de los planes elaborados Bibliografa 26 33 4 6 8 9 10 14 3

El Programa de Apoyo a las Iniciativas Ciudadanas

El Programa de Apoyo a las Iniciativas Ciudadanas (PAIC)/CIRD-USAID, iniciado en octubre del 2001, tiene como objetivo principal aportar mecanismos de participacin y buena gestin a las iniciativas ciudadanas que lo componen. El fin propuesto es promover prcticas democrticas. Estas iniciativas estn distribuidas en 17 departamentos del Paraguay y motivan, como objetivo comn, el ejercicio de la ciudadana con el propsito de mejorar los lugares y los espacios de construccin cvica. El Programa tiene como principales reas de accin: La reforma del Estado, mediante la promocin de mecanismos permanentes de participacin ciudadana en el proceso de toma de decisiones del Gobierno. La incidencia en las polticas pblicas, mediante el fortalecimiento de la capacidad de las organizaciones para incidir en la orientacin de las polticas pblicas. La transparencia, la fiscalizacin y el control de las gestiones pblicas del gobierno central, departamental y municipal, mediante la promocin de mecanismos efectivos de participacin ciudadana.

El Paraguay permaneci aislado de la comunidad internacional durante muchos aos; tantos, que finalmente la sociedad qued postergada en su propia autonoma. Durante esa era de oscurantismo, la autogestin, la capacidad de crtica y de autocrtica quedaron relegadas y fueron consideradas amenazas para el sistema hegemnico de gobierno. Actualmente, luego de varios aos de iniciado el sistema democrtico de gobierno, las organizaciones de la sociedad civil han demostrado constituirse en un importante poder desde donde se proyecta un pas ms competente y conectado con la comunidad internacional. Las Iniciativas generan cambios sustantivos y construyen importantes canales y espacios de participacin ciudadana. En este contexto, el Programa de Apoyo a las Iniciativas Ciudadanas espera fortalecer a las organizaciones que lo integran buscando que las ciudadanas, los ciudadanos y las organizaciones desarrollen acciones de inters pblico y que stas tengan incidencia en los mbitos municipales, departamentales y finalmente en el mbito nacional.

La Iniciativa Ciudadana
Redes de OSC y Municipios para el desarrollo local

participativo y transparente
La Iniciativa Ciudadana Redes de OSC y municipios para el desarrollo local participativo y transparente, implementada en las Municipalidades de Villa Elisa, Villeta y San Antonio, permitir el mejoramiento de los procesos administrativos y participativos en los municipios participantes. El programa pretende consolidar alianzas entre las ciudades para promover una red de gobiernos municipales transparentes, responsables y con amplia participacin ciudadana. 1. Los resultados previstos en la Iniciativa son los siguientes: 1. Formacin ciudadana de los integrantes de OSC locales y comisiones vecinales en: derechos ciudadanos, legislacin municipal, negociacin, gestin de proyectos, control de la ejecucin presupuestaria, incidencia en polticas pblicas y motivacin para la participacin a travs de organizaciones de la sociedad civil. Capacitacin a los funcionarios municipales para la gestin administrativa transparente e integral, la elaboracin de cartas de servicios que aseguran la calidad, el aprendizaje de la gestin con participacin ciudadana, la gestin basada en indicadores y la colaboracin intermunicipal. La instalacin de foros de transparencia y participacin ciudadana en los municipios, la conformacin de espacios para el ejercicio ciudadano de la informacin, el dilogo, la decisin, la responsabilidad de los funcionarios municipales y la participacin de los ciudadanos en el control de la gestin pblica. La conformacin de una red de municipios con objetivos comunes en el rea de la transparencia y la participacin ciudadana y la generacin de alianzas para la elaboracin de proyectos especficos. La formulacin de un plan estratgico de participacin intermunicipal que incorpore las expectativas y la visin de las OSC, que est validado y apoyado por los actores polticos y por el sector privado.

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El rea geogrfica de actuacin es el Departamento Central y comprende tres ciudades ubicadas en la regin sur: Villa Elisa, Villeta y San Antonio. La Iniciativa pretende: Consolidar los procesos de participacin ciudadana ya iniciados en los municipios que participan, Visualizar la prctica de la transparencia y la participacin ciudadana como ejemplo de logro administrativo, Promover la sostenibilidad de la experiencia con un plan de gestin estratgica validado por los actores polticos y por el sector privado, La formalizacin legislativa de los espacios de participacin ciudadana, La conformacin de una red intermunicipal para la sostenibilidad de la experiencia, La replicacin del programa en otras regiones del pas.

2. Mdulos que componen la Iniciativa Redes de OSC y municipios para el desarrollo local participativo y transparente
Mdulo 1: Mdulo 2: Mdulo 3: Mdulo 4: Planificacin participativa Gestin municipal participativa Desarrollo humano en los municipios Gestin financiera participativa

Gua del participante

1. Destinatarios El programa de capacitacin est dirigido a lderes y a miembros de las organizaciones de la sociedad civil, representantes del sector privado, autoridades y funcionarios municipales con deseos de participar e incidir en la gestin municipal y el desarrollo de su comunidad. Por las caractersticas del curso, es deseable que los participantes tengan conocimientos bsicos en el manejo de Internet y acceso a la red. 2. Metodologa La capacitacin se realiza segn el mtodo denominado a distancia y por competencias que permiten que los objetivos de formacin se alcancen gracias a la prctica, al desarrollo de competencias de los participantes y a la estrecha interaccin con los facilitadores y los dems participantes a travs de la red Internet.
La educacin a distancia es un mtodo educativo en el que los estudiantes no necesitan asistir fsicamente a ningn aula. Normalmente, se enva al estudiante por correo electrnico el material de estudio y l devuelve los ejercicios resueltos. Carmen Varela
de Taboada J. Montero Tirado

El programa est compuesto de mdulos secuenciales e independientes entre s, lo que permite realizar el aprendizaje segn el inters o las competencias ya adquiridas de los participantes. Cada mdulo est organizado en unidades temticas. Dentro de las unidades se encuentran reflexiones, actividades y prcticas como tareas que deben ser realizadas por el participante. Al concluir las actividades de cada unidad, las tareas deben ser enviadas por correo electrnico al tutor/facilitador para su anlisis, evaluacin y posterior comentario. En cada mdulo, el facilitador determina la duracin del curso y los plazos correspondientes para la realizacin y devolucin de las tareas.
La formacin en competencias se realiza en la accin, una accin experimentada. Es a partir de la experiencia que se forma la competencia. El conocimiento y la capacitacin surgen de la accin reflexiva y no de la memorizacin de la teora. Carmen Varela de Taboada J.
Montero Tirado

Para el acceso a los mdulos, el material se encuentra disponible en el sitio web www.ceamso.org.py/capacitacion. Este sitio contiene cada mdulo con los ejercicios destinados al participante. Cada participante accede al sitio web con su nombre de usuario y su contrasea, previamente acordados. Las actividades se deben enviar la direccin de correo electrnico capacitacion1@ceamso.org.py en la fecha sealada al inicio del mdulo. 3. Evaluacin Al final de cada mdulo el facilitador evaluar al participante segn los siguientes criterios: Utilizacin de la metodologa de la educacin a distancia: uso de la red Internet, comunicacin adecuada con el tutor, cumplimiento de los plazos en la realizacin de las tareas. Comprensin de los contenidos y desarrollo de las reflexiones Resultado de ejercicios y actividades Desarrollo de competencias: prctica y aplicacin de los conocimientos en su organizacin social o en la institucin municipal.

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Escala sobre 100 puntos: - 70 % - 80% - 90% - 100% Aprobado Satisfactorio Muy satisfactorio Excelente

4. Certificacin:
Al finalizar el proceso, el participante que haya cumplido con los requisitos del Curso recibir un Certificado con la evaluacin correspondiente.

Mdulo 1 Planificacin participativa

Objetivos

Identificar los beneficios de los planes participativos en la gestin municipal y en el fortalecimiento de las organizaciones sociales. Conocer el proceso para la elaboracin e implementacin de planes participativos. Elaborar un plan participativo

Contenido

Unidad 1- Introduccin a la Planificacin Participativa. Unidad 2- Proceso de elaboracin de una Planificacin Participativa. Unidad 3- Instrumentos para la implementacin y seguimiento de los planes elaborados.

Unidad 1 Introduccin a la Planificacin Participativa-PP

1.1 Qu entendemos por Planificacin Participativa en el mbito municipal? La Planificacin Participativa es el proceso de generacin de acciones institucionales consensuadas entre autoridades, funcionarios y ciudadana en general, destinadas al mejoramiento de los servicios y de la gestin administrativa de la municipalidad. Existen dos elementos centrales para la elaboracin de una Planificacin Participativa: 1. 2. La identificacin de las aspiraciones y necesidades de la comunidad. La definicin de actividades y su integracin en los planes operativos anuales, para su concrecin dentro de un periodo de gobierno municipal.

Segn el tiempo de vida til, podemos tener una planificacin: plazo, hasta un ao de duracin, denominada Planificacin Operativa Anual-POA Mediano y largo plazo. Periodos que van de dos a cuatro aos, denominada Planificacin Estratgica-PE. 1.2 Y en el sector de las organizaciones sociales? Es la planificacin que nos permite identificar la razn de la existencia de la organizacin, as como las estrategias y los medios para su concrecin. La misma se realiza con la participacin ms amplia posible de sus miembros. Debe ser revisada continuamente atendiendo a los cambios polticos, a las nuevas necesidades de la comunidad, a la escasez de recursos o segn el logro de sus objetivos.
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Corto

1.3 Breve historia de la planificacin En trminos de evolucin histrica, la planificacin pas por diferentes enfoques: Dcada del 50: la planificacin se volc a la evaluacin de desempeo de los puestos de trabajo. El factor clave era el control. Cobraba gran relevancia el presupuesto y el control de gestin. Los esfuerzos se encaminaban a cumplir con el presupuesto anual. Dcada del 60: la planificacin fue utilizada para la coordinacin de las diversas unidades de la organizacin. El factor clave fue la coordinacin. Se elaboraban planes a mediano y largo plazo. Se asignaban recursos entre ejercicios presupuestarios. Dcada del 70: las organizaciones, debido a la complejidad de sus estructuras, enfocaron la planificacin hacia la obtencin de metas. El factor clave fue la metodologa de trabajo. Cobr relieve la planificacin estratgica y la direccin por objetivos. Se iniciaba el anlisis de la organizacin y de su entorno, y a partir de esto, se evaluaban diversas alternativas de actuacin, se seleccionaba una accin, que reciba los recursos necesarios. Dcada del 80: la planificacin se dirigi hacia la creacin de una nueva cultura administrativa. Mayor importancia a la gestin de los recursos humanos. Se puso nfasis en la calidad de los servicios prestados a la comunidad. Dcada del 90 hasta nuestros das: se busca atender la evolucin rpida del entorno, diseando el futuro a cada momento. El factor clave es la prospectiva. Cobran importancia el pensamiento estratgico, la misin, los valores, la participacin ciudadana y la cultura organizacional. Podemos concluir que la planificacin pblica, a travs de las dcadas sealadas, va transformando su enfoque, dedicado en principio al cumplimiento del presupuesto, pasando de un marco netamente Direccin por objetivos: es un tcnico e interno a la anticipacin de los proceso de varios pasos interrelacambios, con una amplia participacin de los cionados para formular objetivos, desarrollar planes realistas, la diferentes sectores de la comunidad.
medicin sistemtica del desempeo y la toma de medidas correctivas necesarias para el logro de resultados planeados.

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Reflexin 1 Desde su punto de vista y atendiendo a su experiencia por qu cree que en los ltimos aos la planificacin incorpora en su proceso la participacin de la comunidad?

1.4 Cul es la utilidad de la Planificacin Participativa en la gestin de una municipalidad? La planificacin tiene utilidad para la identificacin de objetivos institucionales de corto, mediano y largo plazo. Estos objetivos se convierten en acciones administrativas que promueven un proceso dinmico de vinculacin entre la institucin municipal y las organizaciones de la sociedad civil. El resultado permite gobernabilidad y credibilidad en la institucin municipal y favorece el desarrollo pleno de la comunidad. Una institucin municipal que cuente con un plan participativo podr mejorar el uso de sus recursos financieros, fortalecer la comunicacin interna entre las autoridades y funcionarios, mejorar la coordinacin de actividades, reducir los conflictos, permitir que los funcionarios puedan aportar acciones para el mejoramiento de los servicios, estimular una mayor vinculacin de la ciudadana con su gobierno local y concretar los proyectos previstos. 1.5 Cul es la situacin de la Planificacin Participativa en los gobiernos municipales del Paraguay? Contados son los municipios que cuentan con un plan participativo aprobado y en ejecucin. La razn es que no se la considera, en muchos casos, como una herramienta til de gestin, pues la tarea administrativa est centrada en acciones de corto plazo. En muchos casos se han realizado talleres de elaboracin de planes estratgicos. Pero los resultados de los mismos no han sido incluidos en el marco de las actividades presupuestadas. Se ha hecho el esfuerzo por diagnosticar la situacin, y por relevar las necesidades y expectativas ciudadanas. Se definieron lneas estratgicas de trabajo, pero luego falt la incorporacin a los planes operativos. Es decir, no se llega a promover su ejecucin, por la desconexin entre los que han desarrollado el plan y los que deben ejecutarlo, o por la ausencia de espacios de seguimiento ciudadano.

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En cierto modo, la Planificacin Participativa es poco valorada porque no se la incorpora efectivamente a las acciones diarias de los municipios. La planificacin participativa posibilita a la organizacin municipal una orientacin clara hacia sus metas institucionales. Las metas participativas y transparentes, constituyen la caracterstica fundamental de toda organizacin que aspira a una eficiente y eficaz prestacin de sus servicios pblicos.

Actividad 1 1. Elabore una lista de actividades o proyectos que considera necesarios para mejorar el desempeo de su dependencia municipal o de su organizacin social. Convoque luego a colegas o a miembros de su organizacin y propngales el mismo ejercicio, sin mostrar su lista. Compare las listas y analice las diferencias. Redacte una conclusin.

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Unidad 2 Proceso de Participativa elaboracin de una Planificacin

En primer lugar, es necesario definir el momento ideal para realizarla. Convendra que el proceso de planificacin se inicie al comienzo de un periodo de gobierno. Esto posibilita la definicin de metas en un horizonte de largo plazo, que coincida con el periodo de gobierno municipal, es decir, de cuatro aos. En caso de encontrarse en una etapa avanzada de gestin municipal, no debera considerarse la ejecucin de una Planificacin Participativa. Se podra convocar a menos sectores y realizar planes operativos anuales o de accin inmediata. En esta fase es ineludible contar con el inters del Intendente Municipal quien tiene que apoyar la ejecucin del plan. Luego, conviene elaborar un mapa de actores sociales y polticos del municipio, para invitarlos a participar en el proceso. En la medida en que la convocatoria sea amplia, se lograr mayor confianza en el proceso y una participacin activa de los actores como ejecutores de las acciones estratgicas identificadas. El tercer paso es realizar talleres de planificacin donde, en primer lugar, convendra definir una visin de ciudad para un horizonte de planificacin de largo plazo (4 a 8 aos). Esta visin es una declaracin de la imagen de ciudad que queremos para el futuro del municipio. Un ejemplo es la visin que las organizaciones de la sociedad civil de Concepcin, sus autoridades y sus referentes polticos estn desarrollando: Concepcin, ciudad de referencia nacional e internacional en el desarrollo del turismo de naturaleza y la defensa de su identidad cultural, a travs del alto nivel de capacitacin de su gente, la universalidad de sus servicios e infraestructura urbana. Una vez que hemos consensuado una visin de ciudad podemos, con participacin de los diferentes actores, definir los aspectos crticos que deben ser abordados para posibilitar el cumplimiento de la visin. Estos aspectos crticos deben ser identificados y sistematizados por reas de intervencin que competen al gobierno municipal, al sector privado por su especificidad y a las organizaciones sociales. En esta etapa se debe realizar el diagnstico externo y el interno. Este instrumento es conocido como anlisis FODA.
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Para que sean factibles las estrategias, programas y proyectos, es necesario recordar que la nueva duracin del mandato municipal es de cuatro aos. Debemos definir qu proyectos podemos realizar en este plazo, distribuir anualmente las actividades, considerando siempre la meta final de la visin que nos posibilita la perspectiva de largo plazo. En definitiva, el proceso de planificacin participativa en nuestras instituciones municipales pasa por las siguientes fases: Fase estratgica: Inters del Intendente y Junta Municipal para la ejecucin del proceso. Determinacin de la visin y misin de la organizacin. Diagnstico externo: Amenazas y Oportunidades. Diagnstico interno: Fortalezas y Debilidades. Cruzamiento y definicin de las estrategias.

Fase tctica: Planes por reas temticas: recursos humanos, finanzas, servicios y bienes. Fase operativa: Determinacin de proyectos y actividades: Plan Operativo Anual-POA Presupuesto. Procedimientos. Fase de ejecucin de las acciones: desarrollo de las actividades y proyectos previstos. Fase de seguimiento y control: evaluacin del desarrollo de las actividades de acuerdo a los indicadores de gestin, incorporando la informacin al proceso, para cambiar o reforzar acciones previstas en los planes. En las organizaciones sociales, el proceso de elaboracin de la planificacin participativa tiene las mismas fases.

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2.1 Quines deben participar? El plan debe surgir del inters de las autoridades municipales y de la Organizaciones de la Sociedad Civil. El Intendente Municipal y los miembros de la Junta Municipal deben comprometerse en su elaboracin e implementacin. Con el compromiso de las autoridades, se involucra a funcionarios que representan las distintas reas de gestin municipal. Los lderes de las Organizaciones de la Sociedad Civil deben participar activamente en la identificacin de una visin de ciudad, en el diagnstico de la situacin y las acciones. Entre los estamentos que deben participar estn especialmente: cooperativistas, representantes de juntas de saneamiento, comisiones de fomento, cooperadoras escolares, grupos religiosos, consejos juveniles, representantes de partidos polticos, universidades, entre otros. El primer paso es convocar a los diferentes actores a una reunin de presentacin del proceso de planificacin. El objetivo de esta reunin es informar sobre el inters de la municipalidad en realizar el proceso de planificacin de manera participativa y motivar a los representantes de las distintas organizaciones para el desarrollo de las diferentes etapas. Es conveniente luego definir un calendario tentativo para que los lideres puedan participar de los eventos principales del proceso de planificacin. Los aspectos centrales del proceso son : - la visin de ciudad, - la misin de la municipalidad, de las OSC y del sector privado, - las estrategias, - los programas, proyectos y actividades. En estas reuniones se debe buscar obtener la visin entre estos actores sociales, las autoridades locales, funcionarios y representantes del sector privado. La visin debe responder a la pregunta Qu ciudad queremos? Esta pregunta posibilita identificar los sueos de ciudad que queremos.

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2.2 Qu es la Visin y cmo la determinamos? La visin es la declaracin que determina a dnde queremos llegar, en el futuro, como ciudad o como organizacin de la sociedad. Una visin acertada debe: Ser una fuente de inspiracin para todos los estamentos y organizaciones de municipio. Incorporar valores, aspiraciones y metas sociales. Promover imgenes motivadoras, permitiendo que la ciudadana, sus organizaciones e instituciones se involucren en sus objetivos. Podemos sealar ejemplos de visin de ciudades extranjeras como la de Madrid, Espaa, que dice: Centro urbano de primer rango en la regin del mediterrneo europeo, por el aumento de su competitividad econmica y su calidad de vida. La de Ro de Janeiro, Brasil Metrpoli con creciente calidad de vida, socialmente integrada, respetuosa de la cosa publica, y que confirme su vocacin para la cultura y la alegra de vivir. Convendra que la visin se elabore en dos sesiones de trabajo. Una vez definida la visin, debemos realizar un diagnstico de la situacin a fin de determinar los problemas que deben resolverse para cumplir con el sueo de ciudad. La metodologa de trabajo para obtener la visin incluye los siguientes pasos: 1. Organizar a los asistentes en grupos de seis personas para participar del taller. Una breve conferencia sobre experiencias exitosas de planes estratgicos participativos en otras ciudades, a fin de tener conocimiento de otras experiencias. Debate en grupos: Cul debera ser la visin de la ciudad para un horizonte de ocho aos?. Cada grupo elige un miembro para presentar las conclusiones en plenario. Plenario. En un panel se van anotando las ideas de los grupos, se identifican las coincidencias y los problemas que deben ser atendidos. Las ideas deben estar a la vista del plenario, como referencia para consensos o mejoramiento de las propuestas grupales.
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2.

3.

4.

Una vez definida la visin, debemos pasar a formular la misin que el gobierno municipal va a implementar en los aos de mandato. Esta formulacin se realiza con el Intendente y los miembros de su gabinete. La confirmacin de la formulacin debe ser compartida con la comunidad, por ejemplo, durante una audiencia pblica. 2.3 Qu es la misin institucional? La misin establece el propsito de un gobierno municipal o la razn de ser de una organizacin de la sociedad civil. Se formula en trminos de conformar una identidad y una especificidad propias. El acento debe estar puesto en el logro que desea la organizacin. Convendra que se formule al inicio de un periodo municipal o un cambio de autoridades de las OSC. Con esto se da posibilidad de aplicacin real de la propuesta, otorgando una perspectiva de largo plazo. El plazo ideal de horizonte de planificacin es el tiempo de duracin de un periodo de gobierno, es decir, cuatro aos. Cada vez que las condiciones del contexto poltico, social y econmico lo requieran deber realizarse una revisin de la misin para los ajustes o cambios de actualizacin. Una de las maneras de obtener una declaracin de misin consiste en seguir los siguientes pasos: 1. Construya una frase que responda a estas tres cuestiones bsicas: Cules son los servicios / desafos que nos esperan ms adelante? Cules son nuestros objetivos? Cmo lograremos nuestros objetivos? Comparta la declaracin de la misin con toda la organizacin e incorpore ideas que la complementen y reafirmen. Convierta los elementos de la declaracin en objetivos de desempeo para los funcionarios / ciudadanos en todos los niveles.

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3.

La misin en una municipalidad debe representar las aspiraciones del ejecutivo y de sus colaboradores principales. Deber contener la expresin de valores que ayuden al desarrollo de un gobierno con credibilidad y eficiencia en sus servicios.

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Una misin exitosa desarrollada en nuestro es la formulada por el Ex -Intendente de Atyra, el Sr. Feliciano Martnez quien propuso como misin Convertir Atyra en la ciudad ms limpia del Paraguay. La misin en una organizacin social es la que le proporciona la vida, es su razn de ser. La misin debe tener su centro en la meta que se proponga la organizacin, compartida con todos sus miembros o colaboradores, para poder identificar la contribucin que realizan. Ejemplo de la misin de una ONG Crear a travs del juego la posibilidad de que nios y nias puedan encontrar su espacio y expresarse en un entorno alejado de la oscuridad, la violencia y el hacinamiento Elementos de la misin
Servicios Productos Funciones Qu, Cules

Cmo Actividades Mtodos Tecnologa

A Quines Clientes Consumidores Usuarios

2.4 Anlisis de situacin - FODA En esta etapa, la tarea fundamental consiste en determinar las variables crticas que provienen tanto del ambiente interno como del externo y afectan positiva o negativamente para la obtencin de la misin de la organizacin. Son variables del ambiente externo aquellas que sin estar bajo control directo de la organizacin, ejercen una influencia sobre ella y pueden comprometer o favorecer el buen desempeo de la misma.

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Al ambiente interno corresponden aquellas variables que provienen de sectores de influencia directa de la organizacin. En el grfico se ilustran ambas situaciones en forma de crculos concntricos, con las variables gravitando alrededor del centro constituido por una organizacin municipal. Dems est decir que estas variables dependen del tipo de organizacin para la cual se est realizando la planificacin. La identificacin de las principales variables internas y externas es un proceso dinmico de diagnstico que puede realizarse de varias maneras: entrevistas, encuestas, anlisis de documentos, talleres sectoriales y grupos de enfoque. Lo importante es lograr un consenso sobre aquellos elementos que influyen en el desarrollo de la ciudad o la organizacin social. Las variables identificadas deben ubicarse en una matriz de Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas. Los aspectos internos representan, en caso de ser positivos las fortalezas de nuestra organizacin y aquellas deficiencias o carencias, las debilidades. Los aspectos externos que representan una alternativa de ventaja para cumplir con nuestra misin los incorporamos como una oportunidad y aquellos que tienen posibilidad de afectarnos, los ubicamos como una amenaza.

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Ejemplo de Matriz para el caso de una municipalidad

En el ejemplo, las variables son positivas o negativas en funcin de que ayudan o dificultan la ejecucin de la misin institucional. El espacio en blanco servir para la definicin de las estrategias del plan, resultado del cruzamiento de las variables internas y externas. Las acciones deben estar enfocadas hacia la misin institucional.

Actividad 2: Elabore un anlisis FODA de su organizacin en funcin de las variables del entorno y enve el diagnstico en el formato de la matriz ejemplo.

2.5 Estrategias A partir de la misin y del anlisis FODA, en la etapa inicial de la gestin se pueden establecer las estrategias para el logro de la visin de ciudad. Estas estrategias se incorporan a lo que denominamos un plan de accin de corto plazo, tambin conocido como Plan Operativo Anual-POA, y a los planes de mediano y largo plazo, entre 2 a 8 aos.

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Todos estos planes deben contener metas que puedan ser medidas, comprobando los avances realizados en los proyectos o actividades, a fin de corregirlas o concretarlas siempre pensando en la visin de la ciudad. Una vez realizado el diagnstico interno y el anlisis externo, se est en condiciones de definir las estrategias de la institucin municipal o de la OSC. Normalmente, esto puede significar una revisin de la formulacin de la misin, a la luz de los puntos dbiles y fuertes identificados, considerando las oportunidades y amenazas detectadas. Esta misin ser el punto bsico y nico de referencia de todo el proceso siguiente a la elaboracin del Plan y en ejecucin de las acciones. Varias estrategias deben acompaar la formulacin de esta misin, de tal manera a indicar las polticas generales de actuacin con las que se pretende hacer posible la concrecin del objetivo estratgico. Las diversas maneras de alcanzar la estrategia son los programas y los proyectos. Deben ser de formulacin clara, concreta y fcilmente entendibles por todos. Dado el carcter operativo que se pretende dar al plan, ser conveniente que el nmero de estrategias sea reducido, producto de un anlisis profundo aprobado dentro del mismo marco participativo que caracteriza a todo el proceso de planificacin.

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Actividad 3: Utilizando la matriz precedente proponga algunas estrategias en funcin del anlisis FODA realizado.

2.6 Programas y Proyectos Una vez definidas las estrategias, para hacerlas operativas, se pueden dividir en reas temticas para establecer los diferentes programas de actuacin. Dentro de cada uno sern identificados proyectos especficos. Los programas y proyectos sern realizados por equipos de trabajo interesados en temas especficos. Estos equipos sern los encargados del seguimiento y de su implementacin. En el anexo se presenta un modelo para la formulacin de los proyectos. Entre la etapa de diagnstico y la culminacin del plan participativo, pasar un tiempo para la elaboracin de los diferentes programas y proyecto. En este tiempo debe haber un fluido dilogo entre todos los participantes y la coordinacin del plan. La comunicacin debe ayudar a que cada uno de los integrantes de la comunidad haga suyo el plan. Con esto el plan tiene mayores posibilidades de ser ejecutado.

Actividad 4: Desarrolle los programas y proyectos para sus estrategias segn el formato ejemplo.

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2.7 Cules son las caractersticas de un plan participativo exitoso? Un plan participativo deber, antes de su puesta en marcha, atender ciertos aspectos: a. Generar una diferenciacin de posicionamiento social, econmico y cultural, con respecto a otras ciudades de la regin o del pas. Esto producir un mayor involucramiento de la ciudadana, de los sectores productivos y de las organizaciones de la sociedad civil. Las estrategias del plan deben estar elaboradas en relacin con las condiciones externas e internas de la institucin municipal u organizacin social. En el ambiente externo es necesario atender lo referente al mbito departamental y nacional. Las estrategias debern atender las posibilidades de los recursos disponibles de la institucin municipal.

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2.8 Cules son los pasos para su implementacin? 1. Reiterar y comunicar a todos los actores clave sus Una comunicacin que haga transparente todo creatividad, constancia y de un presupuesto para demanda una especial sensibilidad y comprensin proceso. respectivos compromisos. el proceso requiere de su implementacin. Esto de los participantes en el

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Generar un comit interinstitucional que posibilite el monitoreo y evaluacin de las acciones y proyectos implementados. Realizar una asamblea ciudadana con los diferentes actores comunitarios, las organizaciones sociales, los medios de comunicacin y la ciudadana en general, para el lanzamiento del plan estratgico y de los mecanismos de participacin para el seguimiento y evaluacin de las acciones. Convendra que el plan participativo est aprobado por el legislativo municipal a travs de una ordenanza que promueva su uso y aplicacin durante el gobierno municipal que se inicia y que se constituya administrativamente en un documento de gestin municipal.

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4.

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Reflexin 2 Identifique con sus colegas de la municipalidad o de la Organizacin de la Sociedad Civil, las actividades que se podran realizar para la definicin de una visin de ciudad que incorpore las expectativas de la comunidad. Cmo se pueden articular estas actividades entre la municipalidad y las OSC?

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Unidad 3
Instrumentos para la implementacin y seguimiento de los planes elaborados. Los planes participativos deben tener sus metas establecidas para poder plantear su seguimiento por parte de la comunidad y la administracin municipal. Slo aquellas estrategias que pueden ser medidas, tienen posibilidad de ser cumplidas o mejoradas durante su ejecucin. Adems de contar con indicadores de desempeo, es necesario que estos se encuentren al alcance de los ciudadanos. Para ello es necesario contar con cartas de servicio municipales o de la organizacin social. Estas cartas son compromisos pblicos con la ciudadana o con los beneficiarios de la accin de una OSC. 3.1 Cmo establecemos las metas de nuestras estrategias? Para generar metas es necesario identificar los resultados parciales y finales que deben ser logrados durante el tiempo de horizonte o vida til del plan participativo. En nuestras instituciones municipales es bastante difcil encontrar planes con metas definidas en las distintas reparticiones o dependencias municipales. Por ello, muchas veces no estamos lo suficientemente seguros de los avances realizados en ciertos servicios, ni de qu podemos mejorar para atender las expectativas de la comunidad. La determinacin de las metas debe ser fruto de la identificacin de las expectativas reales de los ciudadanos. Estas deben estar expresadas en trminos de calidad y tiempo de entrega de los servicios u obras, una vez analizado suficientemente su factibilidad presupuestaria, social y ambiental. De estas metas surgen los indicadores de medicin, que posibilitarn medir el avance del cumplimiento de las metas y estrategias previstas en el plan. Estos indicadores deben medir la eficacia y la eficiencia de las actividades administrativas de la municipalidad o de la organizacin social, enfocadas en las necesidades y expectativas del ciudadano y Indicador: medida de un plan o tambin en aquellas actividades que no proyecto que nos permite evaluar el fueron directamente solicitadas por el progreso hacia los objetivos o el logro usuario pero que son significativas para la de resultados intermedios o finales credibilidad de la institucin municipal.
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Los indicadores de medicin de la eficacia: buscan medir los resultados esperados por la ciudadana. Entre estos podemos citar: el porcentaje de ciudadanos satisfechos por servicios prestados, la cantidad de quejas en el mes, por servicios prestados, cantidad o volumen de obras ejecutadas en relacin con los ingresos, solucin a problemas ambientales en funcin de las denuncias presentadas, promedio de tiempo de respuesta a pedidos solicitados va telefnica o por notas remitidas a la Intendencia o a la Junta Municipal. Aquellos que miden actividades no directamente solicitadas por los ciudadanos, pero necesarias para el funcionamiento municipal, los denominamos indicadores de eficiencia, y entre ellos podemos mencionar: el ndice de ausencia de los funcionarios, el ndice efectivo de cobros de tasas e impuestos, el flujo de caja, la relacin gasto de inversin sobre gasto corriente, el costo de los servicios pblicos u obras, entre otros. Para determinar una seleccin final de los indicadores debemos volver a preguntarnos, considerando el enfoque en las estrategias definidas: cules deberan ser las medidas ms importantes para evaluar nuestro rendimiento administrativo? cmo se relacionan estos indicadores entre s? Las respuestas permitirn encontrar un nmero razonable de indicadores que no deberan pasar de cuatro por rea de trabajo o proceso, y que puedan cubrir todos los aspectos relevantes de las distintas reparticiones de la institucin. Cmo podemos ordenar estos indicadores y visualizarlos en trminos que permitan su uso simplificado, que estn presentes en todos los niveles jerrquicos de la institucin o de la organizacin social? La respuesta puede encontrarse en un instrumento de uso administrativo en empresas privadas que consigan ser trasladadas al mbito municipal con la incorporacin de ciertos elementos propios de la gestin en gobiernos locales. Este instrumento de gestin se denomina Cuadro de Mando Integral-CMI y permite organizar los indicadores de medicin, dirigiendo sus medidas hacia las estrategias y la misin de la institucin. Se busca que los indicadores representen distintas perspectivas de actuacin municipal, necesarias para una eficiente, eficaz, participativa y transparente gestin municipal. Las reas que deben ser medidas son: la eficacia de los servicios ejecutados, la situacin financiera de la municipalidad, el nivel de participacin de los
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ciudadanos en las decisiones municipales, la calidad organizativa y el relacionamiento interno entre dependencias, y por ltimo, una comunicacin institucional interna y externa para el desarrollo del municipio y el mejoramiento del trabajo de los funcionarios. A cada proceso clave, debera corresponder un mximo de cuatro indicadores. El CMI logra un equilibrio entre indicadores financieros, planes de corto y largo plazo, perspectivas internas y externas que son necesarias en una gestin municipal. 3.2 Cmo elaboramos el CMI para nuestro municipio? En primer lugar debemos preguntarnos si estas cinco dimensiones que hemos incluido son suficientes para una correcta apreciacin del avance de la gestin de la organizacin municipal, en funcin de la misin institucional que hemos definido. Una vez aprobadas estas dimensiones, pasamos a comunicar estas perspectivas y la misin a todos los directores y jefes de las distintas reparticiones, a fin de que todos manejen los objetivos institucionales prioritarios de la municipalidad. En funcin de la misin, de las dimensiones y las estrategias, se van seleccionando los indicadores de medicin de desempeo. La misin, las estrategias, las dimensiones y sus indicadores se resumen en una tarjeta que se representa como un tablero de vehculo, donde se ubican, en el centro, la misin y las estrategias, por debajo, los indicadores de mejoramiento de la comunicacin, organizacin y relaciones interpersonales; a la derecha se ubican los indicadores de los servicios; arriba, los indicadores de desempeo financiero y a la izquierda, los indicadores de satisfaccin de la ciudadana. Esquema Cuadro de Mando Integral.

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Una vez confeccionada la tarjeta, se procede a implementarla. Las reuniones de evaluacin debern apuntar a la medicin de los indicadores de las distintas tarjetas. Estas reuniones necesitan ser realizadas peridicamente, siendo ideal por cada trimestre del ao. Las tarjetas, que son nicas para el gobierno municipal, deben ser comunicadas y explicadas a los mandos operativos, para que las distintas oficinas puedan ir definiendo acciones operativas para el logro de los objetivos. En definitiva, el Cuadro de Mando Integral permite identificar en forma grfica y resumida los indicadores de las acciones municipales realizadas diariamente. Estas acciones estn orientadas a las estrategias y a la misin de la institucin municipal. Por tanto, se da seguimiento a indicadores de gestin para llegar a los objetivos institucionales propuestos. Ejemplo para la municipalidad
Indicadores de desempeo financiero: desempeo

Aumento del ingreso en concepto de en concepto de inspeccin de patente de vehculos

Indicadores de satisfaccin de usuarios: Percepcin de mayor seguridad en las calles de la ciudad

Misin: mejorar la calidad de vida dando seguridad y dando seguridad y oportunidad de empleo a empleo a llos os ciudadanos

Indicadores de servicios servicios municipales:

Menor porcentaje de accidentes de transito Reduccin de las quejas por baldos sucios

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Estrategia: Mejoramiento de la Mejoramiento de seguridad la

Indicadores de mejoramiento de la comunicacin: Aumento del acceso a la Pagina WEB a lamunicipal. Pagina WEB Mayor conocimiento de los programas de seguridad municipal

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Con esta herramienta se busca incorporar procesos de medicin de acciones en la gestin municipal, a fin de proporcionar un aumento en las responsabilidades administrativas de los gobiernos municipales, situacin necesaria para mejorar la capacidad de toma de decisiones y ejecucin de los planes participativos en nuestras municipalidades. 3.3 Cmo redactamos la carta de servicio de nuestra organizacin o de la municipalidad? Debemos contar en primer lugar con los indicadores de desempeo ya identificados en el Cuadro de Mando Integral. A estos indicadores debemos otorgarles el nivel esperado de servicio. Para el caso de estudio, el ejemplo es: en dos aos reducir en un 25% el nmero de accidentes. Este estndar de servicio es el que ser publicado en la carta. En la carta tambin es necesario incluir dnde y cmo utilizar los servicios, el costo y quines son los responsables. Los contactos que se pueden realizar por telfono o por correo electrnico. La carta de servicio ayuda a potenciar la participacin y la incidencia de la ciudadana y a mejorar la calidad de los servicios pblicos.
Actividad 5: Elabore un Cuadro de Mando Integral y una carta de servicio para la municipalidad o la organizacin social.

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Modelo para la elaboracin y seguimiento de los proyectos

DENOMINACION DEL PROYECTO: Responsable del proyecto:

Resultado esperado:

Descripcin:

CUMPLIMIENTO DE CRONOGRAMA
N Actividad 1 Actividad 2 Actividad 3 DETALLE Tiempo Estimado Real Estimado Real Estimado Real Fecha terminacin prevista MESES/2006 8 9 10 2007 01

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Duracin Estimada

Fecha inicio prevista

Presupuesto estimado

SEGUIMIENTO DEL PROYECTO

Resultados esperados

Indicadores

Resultados obtenidos

Grado de cumplimiento

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Carta de servicio
QU ES UNA CARTA DE SERVICIO? Una Carta de Servicio es un documento por el que una unidad de la municipalidad informa a los ciudadanos sobre: Los servicios que presta y la forma de prestarlos. Los compromisos de calidad que asume para proporcionar un mejor servicio. Criterios de actualizacin: Las Cartas de Servicio sern evaluadas y revisadas anualmente, mediante grupos de trabajo que tendrn en cuenta las opiniones presentadas por los ciudadanos. A QUIN VA DIRIGIDA? Por este motivo, las Cartas de Servicio se dirigen a los usuarios de los servicios. CULES SON LOS OBJETIVOS DE LAS CARTAS DE SERVICIO? La finalidad de la Carta de Servicio es: Acercar la Municipalidad a los ciudadanos. Informar a los ciudadanos sobre los servicios prestados por las unidades municipales. Expresar el esfuerzo de la Municipalidad por el mejoramiento de los servicios municipales. Establecer un nivel adecuado de calidad de los servicios y controlar su mantenimiento. Posibilitar que los ciudadanos opinen sobre el funcionamiento de los servicios municipales. CULES SON LOS CONTENIDOS DE LAS CARTAS DE SERVICIO? El nombre y cometidos de la unidad que la emite. Los servicios prestados por esa unidad. Los compromisos de calidad asumidos. Informacin sobre la forma de participacin de los usuarios. Direcciones y telfonos de la unidad. Horarios

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Bibliografa
Direccin de organizaciones sociales Autor: Gustavo Hugo Maglieri ISBN: 987-9468-08-2 La elaboracin del plan estratgico y su implantacin a travs del cuadro de mando integral Autor: Daniel Martnez Pedrs y Artemio Milla Gutirrez ISBN: 84-7978-712.-0 Gua de reingeniera institucional Autor: Superintendencia forestal de Bolivia Curso de capacitacin a profesores y tutores para educar a distancia y por competencias Autor: ONG Paideia Carmen Varela y J. Montero Tirado

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Presentacin del profesor Carlos Alberto Galarza Jara Ingeniero Civil, egresado de la Facultad de Ciencias y Tecnologa de la Universidad Catlica de Asuncin. Actualmente es miembro del Centro de Estudios Ambientales y Sociales - CEAMSO, ONG cuya misin es contribuir al desarrollo sostenible, la equidad social y la productividad en el Paraguay, a travs de programas de capacitacin, asistencia tcnica y gestin de proyectos en el mbito de los gobiernos locales, la sociedad civil y el sector privado.

Su experiencia profesional incluye: Coordinador acadmico de la facultad de Administracin Publica de la Universidad Comunera Consultor independiente para la elaboracin de planes estratgicos y aplicacin del cuadro de mando integral, en el Ministerio Publico. Direccin de Poltica Criminal y Criminologa, Plan de Prevencin del delito y Seguridad Ciudadana. Profesor titular de las materias de Gestin de calidad en la administracin publica y Planificacin estratgica en el sector publico, en la Universidad Comunera. Consultor para el Desarrollo del Plan Eco turstico en el Parque Nacional de Ybycui. Proyecto Agencia Espaola de Cooperacin Internacional, Secretaria Tcnica de Planificacin, Secretaria del Ambiente y Secretaria Nacional de Turismo. Consultor Ambiental para The Urban Institute & Chemonics Int. Inc. Proyecto de transformacin del vertedero de residuos slidos en relleno sanitario en la ciudad de Mariscal Estigarribia. Ampliado luego a catorce municipios del Paraguay, y desarrollando adems estudios de impacto ambiental para la habilitacin de un camino de acceso publico para el Parque Nacional de Ypoa, sistema de tratamiento de residuos lquidos de mataderos, elaboracin de ordenanzas ambientales y un programa de educacin ambiental para la formacin de jvenes promotores ambientales.
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