pedoman

PEMBUKUAN SEDERHANA
LEMBAGA KEUANGAN MIKRO
BADAN U SAHA M ILIK DESA
(LKM-BUMDesa)

PENGERTIAN

Pembukuan LKM adalah kegiatan pencatatan dan pelaporan keluar-masuknya uang

LKM, sehingga memudahkan penilaian dan pengawasan penggunaan dana.

Dalam tahap awal, disarankan sistem pembukuan sederhana dan minimal yang
harus dilakukan oleh LKM dapat dilaksanakan, sehingga dalam perjalanan
perkembangannya nanti dapat lebih disempurnakan sebagai sebuah sistem yang
dapat mendukung pengembangan LKM menjadi sebuah lembaga keuangan yang
profesional.

Namun demikian, apabila kondisi LKM dan SDM-nya memenuhi syarat dan mampu
mengoperasikan program akuntansi pembukuan sederhana melalui computer, maka
hal ini akan lebih baik.

TUJUAN

Tujuan pencatatan dan pembukuan adalah :

1. Meningkatkan tata pengelolaan keuangan LKM ;

2. Memudahkan pemeriksaan penggunaan uang, baik untuk keperluan didalam
(internal) maupun untuk keperluan pemeriksaan oleh para pihak atau lembaga
terkait;
3. Pembukuan juga bahan untuk mengetahui tingkat efisiensi keuangan ataupun
penyimpangan dalam penggunaan dana ;

Pedoman PEMBUKUAN SEDERHANA LKM-BUMDesa 1

 4. Bahan penyusunan laporan untuk pertanggung-jawaban LKM kepada pihak-
pihak yang berkepentingan.

ALUR TRANSAKSI DAN DOKUMEN PEMBUKUAN

Alur proses pembukuan yang harus dilakukan untuk pencatatan setiap transaksi secara
sederhana dapat dilihat pada arus transaksi dan dokumen sebagai berikut :

ARSIP

2
1
Nasabah /
Staff LKM 3 MANAGER
SETORAN MITRA
(Kasir/
LKM
Pembukuan)

PEMBAYARAN
6 5 4

1. PENERIMAAN

Setiap Nasabah yang akan melakukan setoran, harus mempergunakan slip setoran /
Buku Simpanan (rangkap 2 ; rangkap 1 untuk Nasabah sebagai tanda terima
setoran, dan rangkap 2 untuk arsip sebagai bukti transaksi) ;

Pedoman PEMBUKUAN SEDERHANA LKM-BUMDesa 2

 a) Kasir/Staf LKM harus melakukan pencatatan setiap transaksi penerimaan dalam
Buku Transaksi Harian, pada Kolom Pemasukan dengan uraian yang jelas ;

Selanjutnya berdasarkan penerimaan uang tunai, Kasir / Staf LKM harus

melakukan pencatatan rekapitulasi / ikhtisar pada Buku Kas yang merupakan
Daftar Posisi dan Mutasi Kas LKM ;

b) Setiap catatan yang dibuat oleh Kasir/Staf LKM harus diketahui dan
ditandatangani oleh Manajer LKM untuk selanjutnya disimpan dengan tertib dan
rapi ke dalam arsip.

2. PENGELUARAN / PEMBAYARAN

a) Setiap pembayaran harus dilakukan berdasarkan Slip Pembayaran (rangkap 1),

dan sebelum dilakukan pembayaran Slip Pembayaran tersebut lebih dahulu
harus disetujui dan ditandatangani oleh Manajer LKM ;
Dalam mengajukan persetujuan pembayaran, maka setiap Slip pembayaran
harus dilampirkan Bukti Pendukungnya, dapat berupa kwitansi/faktur nota
pembelian, Surat tagihan telepon, Listrik, Persetujuan Pinjaman yang sudah ada
tandatangan perintah pembayaran oleh Manajer LKM, dsb.

b) Setelah Slip pembayaran tersebut disetujui dan ditandatangani oleh Manajer

LKM, Kasir / Staf LKM dapat melakukan pembayaran kepada Nasabah, dan
minta Nasabah menandatangani Slip pembayaran tersebut sebagai bukti telah
dilakukan pembayaran.
Untuk selanjutnya, Bukti / Slip Pembayaran tersebut disimpan dalam arsip yang
tertib ;
c) Kasir/Staf LKM harus melakukan pencatatan setiap transaksi pembayaran dalam
Buku Transaksi Harian (pada Kolom Pengeluaran dengan uraian yang jelas) ;
Selanjutnya berdasarkan pembayaran tersebut, Kasir / Staf LKM harus
melakukan pencatatan rekapitulasi / ikhtisar pada Buku Kas yang merupakan
Daftar Posisi dan Mutasi Kas LKM;

Pedoman PEMBUKUAN SEDERHANA LKM-BUMDesa 3

3. JENIS FORMULIR YANG DIGUNAKAN

NO NAMA FORMULIR KETERANGAN

1 Slip Setoran Media / Bukti penyetoran
2 Buku Transaksi Harian Untuk semua transaksi
3 Buku Kas Mencatat semua transaksi kas

4 Buku Bank Mencatat semua transaksi yang melalui bank

5 Slip Pembayaran Media / bukti pembayaran

6 Buku Catatan Hutang Mencatat semua hutang / pinjaman LKM dari luar

7 Buku Catatan Piutang Mencatat semua piutang

8 Nota Posisi Keuangan Disusun setiap akhir bulan, tri wulan dan akhir tahun

8 Buku Catatan Biaya LKM Mencatat pengeluaran semua biaya LKM

Buku Catatan Pendapatan Mencatat semua penerimaan hasil kegiatan usaha
9
LKM LKM
Disusun sebagai laporan kegiatan hasil usaha LKM
10 Perhitungan Rugi Laba LKM
minimal sebulan sekali

Disusun sebagai Laporan Keuangan, minimal sebulan

11 Neraca LKM
sekali

Laporan Perubahan Modal Pencatatan untuk mengetahui posisi modal, terutama

12
LKM modal desa yang ditempatkan di LKM-BUMDesa

Bentuk formulir yang digunakan TERLAMPIR

Pedoman PEMBUKUAN SEDERHANA LKM-BUMDesa 4

PROSEDUR / LANGKAH-LANGKAH PENCAT AT AN DAN PEMBUKUAN

Langkah-langkah atau prosedur melakukan kegiatan pencatatan dan pembukuan

LKM dapat di laksanakan sebagai berikut :
1) Persiapkan semua dokumen atau formulir pembukuan dalam bentuk buku atau
terjilid rapi ;
2) Simpanlah secara aman semua dokumen yang diperlukan untuk pengelolaan
keuangan di tempat kerja / kantor, yang meliputi formulir-formulir yang diperlukan
sebagaimana disebut di atas ;
3) Susun nota posisi keuangan pada setiap akhir bulan, triwulan, dan akhir tahun
dengan menggunakan formulir nota posisi keuangan ;
4) Cantumkan tanggal pada setiap penandatanganan bukti penerimaan atau
pengeluaran atau laporan ;
5) Catat semua transaksi penerimaan dana dengan ketentuan sebagai berikut :
a. Isi Slip Setoran / kuitansi rangkap dua, dan bubuhkan cap LKM pada saat
menerima dana. Lembar yang asli diserahkan kepada yang memberi, dan
lembar kedua sebagai arsip dan dapat dipakai sebagai bukti pada saat
pemeriksaan.
b. Bukukan semua penerimaan dana yang dilaksanakan sebagai berikut :
- Penerimaan dana dicatat dalam Buku Kas ;
- Semua transaksi yang dilakukan melalui bank dicatat dalam Buku Bank ;
- Penerimaan dari hasil pengguliran dana berupa cicilan pokok maupun
kelebihannya/margin (bunga), dicatat dalam Buku Kas, dan dicatat pula
dalam Kartu Pinjaman Nasabah. Untuk penerimaan berupa bunga, juga
dilakukan pembukuannya dalam Buku Catatan Pendapatan LKM ;
- Penerimaan sumbangan, dan penerimaan lainnya dicatat di Buku Kas,
dan Buku Catatan Pendapatan LKM.
6) Catat semua pengeluaran atau pembayaran dengan ketentuan sebagai berikut :
a. Isi dan tandatangani Slip Pembayaran, lalu simpan secara berurutan dan rapi
bersama bukti pembayaran lainnya. Agar lebih aman, bukti-bukti tersebut
sebaiknya disimpan bersama-dama dengan uang tunai dalam lemari yang
aman / lemari besi.

Pedoman PEMBUKUAN SEDERHANA LKM-BUMDesa 5

 b. Catat pengeluaran dana yang diberikan sebagai pinjaman, pembiayaan
ataupun hibah kepada anggota / nasabah LKM dalam Buku Kas. Setiap
pengeluaran dana sebagai pinjaman harus dicatat pula dalam Kartu
Pinjaman / Pembiayaan Nasabah LKM;
c. Catat setiap pengeluaran untuk keperluan upah, gaji, biaya jasa pihak ketiga
dalam Buku Kas, dan Buku Catatan Biaya LKM
7) Buatlah Perhitungan Sisa Hasil Usaha atau Rugi / Laba dengan mempergunakan
Format Pernyataan Hasil Usaha / Rugi Laba, yaitu dengan cara :
a. Pindahkan jumlah seluruh penerimaan dari masing-masing Buku Catatan
Pendapatan LKM dan Buku Catatan Biaya LKM pada tanggal / posisi yang
sama ke dalam Buku Perhitungan Hasil Usaha atau Rugi Laba ke dalam
pos atau kolom yang sesuai uraiannya (kolom penerimaan / pengeluaran
dengan rincian dan uraiannya) ;
b. Selisih lebih Total Penerimaan dikurangi Total Pengeluaran menunjukkan
LKM dalam kondisi dan posisi yang memperoleh keuntungan. Sebaliknya,
jika terdapat selisih kurang, berarti LKM mengalami kerugian.
8) Buatlah laporan keuangan Neraca LKM, dengan cara ; kelompokkan masing-
masing Buku Catatan (Buku Kas, Bank dan sebagainya – disebut juga dengan
BUKU BESAR) ke dalam masing-masing kelompok sebagai berikut :

AKTIVA (HARTA / KEKAYAAN) PASIVA (KEWAJIBAN, MODAL & RUGI LABA)

PERKIRAAN JUMLAH PERKIRAAN JUMLAH

HUTANG bisa terdiri dari : Simpanan

KAS XXX Nasabah/Anggota, atau simpanan / XXX
hutang dari pihak lainnya

BANK XXX
MODAL (bisa berasal dari dana modal
PIUTANG (Pinjaman / Pembiayaan) XXX penyertaan, dana proyek, modal XXX
donasi, dsb)
PERSEDIAAN (Jika ada persediaan,
buatkan Buku Besar dalam format
XXX HASIL USAHA/RUGI LABA XXX
tersendiri sesuai dengan for mat yang
ada
INVENTARIS XXX
TOTAL AKTIVA XXX TOTAL PASIVA XXX

Catatan : Jumlah diisi sama dengan jumlah / saldo akhir pada masing-
masing Buku / Buku Besar pada posisi / tanggal dan waktu yang sama.

Pedoman PEMBUKUAN SEDERHANA LKM-BUMDesa 6

 9) Tutup Buku Kas dan Buku Bank setiap bulannya, serta cocokkan bukti transaksi
secara berkala dengan Buku-buku atau catatan lain yang saling berkaitan,
misalnya dengan Kartu Pinjaman, Buku Catatan Biaya, Buku Catatan
Pendapatan, dan sebagainya ;
10) Susun laporan keuangan yang terdiri atas Buku Kas dan Buku Bank, serta Nota
Posisi Keuangan / Neraca dan Rugi Laba setiap bulan, dan setelah
ditandatangani oleh Manager LKM, maka laporan-laporan tersebut segera dikirim
kepada pihak-pihak terkait (Pengawas, Kepala Desa, dll) ;
11) Setiap bulan menempelkan laporan keuangan Neraca dan Hasil Usaha atau
Rugi Laba di papan-papan pengumuman di kantor LKM dan tempat umum
lainnya, agar dapat diketahui oleh semua warga atau anggota masyarakat ;
12) Setiap tahun, keuangan LKM akan diperiksa oleh pihak ketiga (ahli keuangan)
yang ditunjuk oleh Desa. Pemeriksaan ini harus dilakukan paling lambat tiga
bulan setelah laporan selesai dibuat ;
13) Tempelkan hasil pemeriksaan laporan keuangan di atas pada papan-papan
pengumuman, dan laksanakan dalam waktu kurang dari seminggu setelah
selesainya pemeriksaan tersebut.

SISTEM DOKUMENTASI
1) Dana tunai, cek atau surat perintah pembayaran bank, serta semua bukti transaksi
disimpan di tempat yang aman di ruang LKM. ( jika memungkinkan sebaiknya di
lemari besi).
2) Semua bentuk arsip, laporan keuangan, dan catatan pembukuan lainya disimpan di
LKM. Arsip arsip ini disimpan paling tidak selama empat tahun ;
3) Warga masyarakat bersangkutan berhak melihat laporan-laporan tersebut bila
menginginkannya.

Pedoman PEMBUKUAN SEDERHANA LKM-BUMDesa 7

PRINSIP LAYANAN LKM

1) Pelayanan transaksi dilakukan secara tepat, yaitu tidak lebih dari satu hari
setelah ada perintah pembayaran dan setelah menerima bukti-bukti transaksi
yang sah.
2) Tanda bukti lengkap dan disusun rapi menurut urutan .
3) Jumlah sisa / saldo uang tunai dalam kas sama dengan saldo yang tercatat
dalam pembukuan.
4) Semua format pembukuan diisi dan dipergunakan dengan benar.,tidak terdapat
kesalahan di dalamnya, dan dalam waktu cepat (setengah jam) dapat diperiksa
kebenarannya oleh Pengawas.
5) Laporan keuangan selalu siap pada waktunya.
6) Laporan keuangan diumumkan di berbagai tempat umum paling lambat dua hari
setelah tanggal pelaporan .
7) Pembukuan rapi dan siap diperiksa setiap saat, serta sudah dapat diserahkan
kepada pengawas dan Pemerintah Desa dalam waktu lima hari sesudah ditutup.
8) Tidak terdapat penyimpangan dalam penggunaan dana.
9) Hasil pemeriksaan tahunan oleh ahli keuangan harus dapat dinyatakan bersih
dan tidak ada penyimpangan (wajar tanpa syarat).

Pedoman PEMBUKUAN SEDERHANA LKM-BUMDesa 8

Contoh FORMULIR :

SLIP SETORAN

Pedoman PEMBUKUAN SEDERHANA LKM-BUMDesa 9

Pedoman PEMBUKUAN SEDERHANA LKM-BUMDesa 10
Pedoman PEMBUKUAN SEDERHANA LKM-BUMDesa 11
Pedoman PEMBUKUAN SEDERHANA LKM-BUMDesa 12
Pedoman PEMBUKUAN SEDERHANA LKM-BUMDesa 13
Pedoman PEMBUKUAN SEDERHANA LKM-BUMDesa 14
Pedoman PEMBUKUAN SEDERHANA LKM-BUMDesa 15
Pedoman PEMBUKUAN SEDERHANA LKM-BUMDesa 16
Pedoman PEMBUKUAN SEDERHANA LKM-BUMDesa 17
Pedoman PEMBUKUAN SEDERHANA LKM-BUMDesa 18
Pedoman PEMBUKUAN SEDERHANA LKM-BUMDesa 19
Pedoman PEMBUKUAN SEDERHANA LKM-BUMDesa 20