PANDUAN PENDAFTARAN

NO. DOKUMEN

TANGGAL TERBIT 7 Januari 2022

NO. REVISI

HALAMAN

Ditetapkan,
Kepala Puskesmas Madukoro

Janges Bramantyo, S.Kep.Ns

NIP. 197304261999031002

UPTD PUSKESMAS MADUKORO

TAHUN 2022
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena atas
rahmat dan hidayah-Nya, kami dapat menyelesaikan Panduan Pendaftaran Pasien
Puskesmas Madukoro. Buku ini kami susun sebagai salah satu upaya untuk
memberikan acuan dan kemudahan dalam pelaksanaan persiapan akreditasi baik
oleh pendamping maupun pelaksana akreditasi Puskesmas Madukoro
Akreditasi mempersyaratkan adanya pembuktian pelaksanaan seluruh
kegiatan pelayanan melalui dokumentasi dan penelusuran, karena pada prinsip
akreditasi, seluruh kegiatan harus tertulis dan apa yang tertulis harus dikerjakan
dengan sesuai. Buku ini berisi acuan yang dapat digunakan sebagai Panduan
Pendaftaran Pasien di Puskesmas Madukoro. Pada kesempatan ini perkenankan
saya untuk menyampaikan ucapan terima kasih dan apresiasi kepada semua
karyawan yang telah terlibat dalam proses penyusunan Panduan Pendaftaran
Pasien Puskesmas Madukoro.
Semoga dengan digunakannya buku ini dapat mempermudah petugas
dalam melaksanakan pendaftaran pasien di Puskesmas Madukoro.

Madukoro, 07 Januari 2022

Plt.Kepala UPTD Puskesmas Madukoro
Kab. Lampung Utara

Janges Bramantyo, S.Kep.Ns

NIP. 197304261999031002
 BAB I
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Puskesmas adalah Unit Pelaksana Teknis Dinas Kesehatan Kabupaten /
Kota yang bertanggung jawab menyelenggarakan pembangunan kesehatan di
suatu wilayah kerja. Puskesmas Madukoro adalah salah satu dari UPTD Dinas
Kesehatan Kabupaten Lampung Utara dengan wilayah kerja yang mencakup 8
desa yang ada di Kecamatan Kotabumi Utara
Visi pembangunan kesehatan yang diselenggarakan oleh Puskesmas
Madukoro adalah “ Kotabumi Utara sehat yang mandiri dan berkeadilan.”
Untuk mencapai visi tersebut, Puskesmas Madukoro menyelenggarakan
upaya kesehatan perorangan dan upaya kesehatan masyarakat, salah satunya
adalah pendaftaran pasien. Dalam menyelenggarakan upaya pendaftaran
pasien di Puskesmas perlu ditunjang dengan pelayanan loket pendaftaran yang
bermutu.
Sesuai dengan perkembangan di bidang kesehatan telah terjadi
pergeseran orientasi pelayanan kesehatan dari pelayanan kuratif menjadi
pelayanan promotif dan prefentif, maka lebih luasnya pelayanan mencakup
pelaksanaan proses pendaftaran pasien, pemberian informasi untuk mencegah
kesalahan dalam mengidentifikasi pasien dan memperlancar pelayanan di
puskesmas.
Dalam melaksanakan pelayanan pendaftaran di Puskesmas, agar dapat
berjalan dengan baik dan dapat memenuhi kebutuhan pasien maka
Puskesmas Madukoro menyusun “PANDUAN PENDAFTARAN PUSKESMAS
MADUKORO.”

B. TUJUAN PANDUAN
1. TUJUAN UMUM
Terlaksananya pelayanan Pendaftaran yang bermutu di Puskesmas
Madukoro.

2. TUJUAN KHUSUS
Sebagai acuan bagi tenaga kesehatan dalam melaksanakan pelayanan
Pendaftaran di Puskesmas Madukoro.

C. SASARAN PANDUAN
Sasaran PANDUAN Pelayanan Loket Pendaftaran adalah Petugas
Pelayanan di Loket Pendaftaran.
D. RUANG LINGKUP PANDUAN
Ruang lingkup pelayanan meliputi ruangan Loket Pendaftaran dan tempat
penyimpanan Rekam Medis.

E. BATASAN OPERASIONAL
Batasan operasional dalam Pelayanan Loket Pendaftaran dan adalah
proses pendaftaran pasien yang akan memanfaatkan pelayanan di Puskesmas
Madukoro, baik pasien baru maupun pasien lama.
 BAB II
STANDAR KETENAGAAN

A. KUALIFIKASI SUMBER DAYA MANUSIA

Untuk dapat melaksanakan fungsinya dan menyelenggarakan pelayanan
Loket Pendaftaran di Puskesmas, dibutuhkan sumber daya manusia yang
mencukupi baik jumlah maupun mutunya. Pola ketenagaan minimal harus
dimiliki oleh Puskesmas. Adapun tenaga di Loket Pendaftaran Puskesmas
sebagai berikut :

No JENIS TENAGA KUALIFIKASI JUMLAH

1 Penanggung jawab BIDAN 1
pelayanan loket
pendaftaran
2 Pelaksana pelayanan BIDAN 3
loket pendaftaran
3 Pelaksana pelayanan PERAWAT 1
loket pendaftaran
4 Pelaksana pelayanan TENAGA KESLING 1
loket pendaftaran

Untuk pembagian kerja masing masing petugas berdasarkan TUPOKSI

yang sesuai kompetensinya.
1. Penanggung jawab loket pendaftaran di Puskesmas mempunyai tugas:
a. Membuat rencana kerja staff bulanan
b. Membuat standar operasional prosedur loket
c. Menyusun rencana usulan kebutuhan loket
d. Mencatat dan mendaftar pasien yang berobat di buku register
e. Memberikan informasi hak dan kewajiban pasien seta bukti
pelakasanaannya
f. Memberikan informasi lainnya pada pasien
g. Mengentry data data pasien pada simpus dan pcare
h. Mengisi dan mengantar data rekam medik sesuai tujuan
i. Menyusun dan mencatat sasaran mutu dan manajemen resiko loket
j. Mengisi format loket SP2TP
k. Mengisi format loket standarisasi puskesmas
l. Mengisi format loket laporan tahunan, profil
m.Mengisi format loket penilaian kinerja puskesmas
n. Menjaga kebersihan dan kerapian loket
 o. Melaksanakan tugas lain yang diberikan kepala puskesmas
p. Berperan aktif dalam peningkatan mutu dan kinerja puskesmas serta
upaya pemberdayaan masyarakat

2. Uraian tugas tambahan rekam medik:

a. Menyusun rencana usulan kegiatan rekam medik
b. Menyusun standar operasional prosedur rekam medik
c. Menyusun pedoman rekam medik
d. Menyusun format rekam medik sesuai pedoman rekam medik yang
berlaku
e. Menjaga kerahasian rekam medik
f. Menyimpan dan menata rekam medik

Uraian tugas admin loket:

1. Membuat rencana kerja staff bulanan
2. Membuat standar operasional prosedur loket
3. Menyusun rencana usulan kebutuhan loket
4. Mencatat dan mendaftar pasien yang berobat di buku register
5. Memberikan informasi hak dan kewajiban pasien serta bukti
pelaksanaannya
6. Memberikan informasi lainnya pada pasien
7. Mengentry data pasien pada p-care
8. Mengisi dan mengantar data rekam medik sesuai tujuan
9. Menyusun dan mencatat sasaran mutu dan manajemen resiko loket
10.Mengisi format loket standarisasi puskesmas
11.Mengisi format loket laporan tahunan, profil
12.Mengisi format loket penilaian kinerja puskesmas
13.Menjaga kebersihan dan kerapian loket
14.Melaksanakan tugas lain yang diberikan kepala puskesmas
15.Berperan aktif dalam peningkatan mutu dan kinerja puskesmas serta
upaya pemberdayaan masyarakat.
DISTRIBUSI KETENAGAAN

BAGAN STRUKTUR ORGANISASI

PELAYANAN PENDAFTARAN

KEPALA PUSKESMAS
Janges Bramantyo,S.Kep.Ns
Bramantyo,

PENANGGUNG JAWAB UKP

Dr. Siti hantina Johan
Bramantyo,

PENANGGUNG JAWAB PENDAFTARAN

Lestari Pujiningtyas,SST
Br

B. JADWAL KEGIATAN
Pelayanan Pendaftaran buka setiap hari kerja sesuai jam pelayanan sebagai
berikut :
- Senin s/d Kamis : 08.00 – 13.30
- Jumat : 08.00 – 10.30
- Sabtu : 08.00 – 11.00
 BAB III
STANDAR FASILITAS

Sarana adalah suatu tempat, fasilitas dan peralatan yang langsung terkait
dengan Pelayanan klinis. Sedangkan prasarana adalah tempat, fasilitas dan
peralatan yang Secara tidak langsung mendukung pelayanan kesehatan. Dalam
upaya mendukung Pelayanan Puskesmas diperlukan sarana dan prasarana yang
memadai.

A. DENAH RUANG LOKET PENDAFTARAN

Ruang Pendaftaran dan Rekam Medis

RUANG ARSIP

MEJA PENDAFTARAN

KETERANGAN :
a. Meja pendaftaran (meja computer)
b. Ruang Arsip (rak rekam medis)
c. Luas ruangan 4 x 4 m²
d. Ruangan kering dan tidak lembab
e. Memiliki ventilasi yang cukup
f. Memiliki cahaya yang cukup
g. Lantai terbuat dari keramik
h. Dinding dicat warna cerah
B. STANDAR FASILITAS
1. PERLENGKAPAN
a. Meja pendaftaran
b. Kursi petugas
c. Komputer
d. Tempat sampah
e. Microphone dan Speaker Aktif
f. Kipas Angin
g. Rak penyimpanan rekam medis
 BAB IV
TATA LAKSANA PELAYANAN

A. LINGKUP KEGIATAN
Lingkup kegiatan di Loket Pendaftaran adalah :
1. Pelayanan pendaftaran pasien
2. Pelaporan data bulanan jumlah kunjungan pasien

B. LANGKAH KEGIATAN
1. Pelayanan Pendaftaran
Pendaftaran adalah tata cara penerimaan pasien yang akan berobat ke
unit pelayanan yang merupakan bagian dari alur pelayanan Puskesmas.
Pelayanan pertama kali yang diterima oleh seorang pasien saat tiba di
Puskesmas adalah Pendaftaran Pasien.
a. Jenis Pasien Yang Datang Ke Puskesmas
Pasien yang datang ke Puskesmas Madukoro merupakan pasien rawat
jalan.
Menurut status kegawatannya, dibedakan menjadi :
1) Pasien Gawat Darurat
Pasien Gawat Darurat berhak mendapatkan prioritas pelayanan
pendaftaran.
2) Pasien Non Gawat Darurat.
Menurut jenis kedatangannnya, dapat dibedakan menjadi :
1) Pasien Baru
Pasien Baru adalah Pasien yang baru pertama kali datang ke
Puskesmas untuk keperluan mendapatkan pelayanan kesehatan
2) Pasien Lama
Pasien Lama adalah Pasien yang pernah datang sebelumya untuk
keperluan mendapatkan pelayanan kesehatan
b. Prosedur Pendaftaran Pasien
1) Pasien datang mengambil nomor antrian.
2) Petugas pendaftaran memanggil pasien berdasarkan nomer
antrian.
3) Petugas menyapa pasien dengan 3S (Senyum, Salam, Sapa).
4) Petugas menanyakan tujuan kedatangan pasien.
5) Petugas memprioritaskan pelayanan pasien Gawat Darurat dengan
mendahulukan pelayanan pendaftaran.
6) Petugas menanyakan apakah pasien sudah pernah berkunjung ke
Puskesmas Madukoro atau belum untuk menentukan status
pasien lama atau pasien baru.
7) Untuk pasien lama :
a) Petugas pendaftaran menanyakan Kartu identitas berobat
pasien
b) Petugas loket pendaftaran mengambil berkas Rekam Medik
bagi pasien tersebut.
c) Petugas melakukan identifikasi pasien sesuai dengan
prosedur identifikasi pasien.
d) Apabila pasien tercatat sebagai peserta BPJS, petugas
memeriksa status kepesertaan pasien dan entry kunjungan di
aplikasi pcare.
e) Petugas melakukan pencatatan kunjungan pasien pada Buku
Register Pendaftaran.
f) Petugas mempersilakan pasien menuju ruang tunggu
pelayanan yang dibutuhkan.
8) Untuk pasien baru :
a) Petugas pendaftaran menanyakan Kartu Identitas Pasien (KTP
/ KK / Kartu Identitas lain yang berlaku)
b) Petugas loket pendaftaran menanyakan apakah pasien
memiliki kartu BPJS atau tidak.
- Jika pasien mempunyai kartu BPJS, petugas
memeriksa status kepesertaan pasien dan entry
kunjungan di aplikasi pcare.
- Jika pasien tidak memiliki kartu BPJS, petugas
mencatat sebagai pasien umum.
c) Petugas loket membuatkan Rekam Medik dan Kartu Identitas
Berobat bagi pasien tersebut.
d) Petugas melakukan pencatatan kunjungan pasien pada Buku
Register.
e) Petugas mempersilakan pasien menuju ruang tunggu.
c. Alur Pendaftaran Puskesmas Madukoro:

PasienPetugas
mengambil Nomor antrian
memanggil Pasien
Berdasarkan nomor

antrian pasien
(Mengutamakan Pasien
Pasien Menunjukkan
Lansia )
kartu

Identitas
(BPJS/ASKES/KTP

Petugas mencatat di
register

Petugas menginput data pasien ke aplikasi p care.

Petugas mencari kartu status RM pasien lama

dan menempatkan tracer di rak sesuai RM yang
diambil

Petugas menyerahkan status RM

ke petugas screning.

Pasien menunggu di
ruang tunggu

d. Persyaratan Pendaftaran
Adalah Persyaratan teknis dan Administrasi yang diperlukan untuk
mendapatkan pelayanan sesuai dengan jenis pelayanannya. Persyaratan
pelayanan di bagian pendaftaran, dengan posisi yang mudah dilihat oleh
pasien.
Persyaratan Loket Pendaftaran:
1) Membawa Kartu Identitas Berobat (bagi pasien lama)
2) Membawa kartu identitas diri (KTP /KK /SIM/ Identitas lainnya)
3) Membawa kartu tanda kepesertaan BPJS bagi anggota BPJS (ASKES /
BPJS Mandiri/ KIS/ KJS).
e. Jenis Pelayanan
Jenis Pelayanan adalah jenis pelayanan berupa upaya kesehatan
perseorangan tingkat pertama yang diberikan oleh Puskesmas kepada
Masyarakat, dengan ketentuan sebagai berikut :
1) Jenis pelayanan berupa upaya kesehatan perseorangan tingkat
pertama yang diselenggarakan di Puskesmas Madukoro.
 2) Tersedia informasi tentang jenis pelayanan sehingga pasien mengetahui
dan memahami jenis pelayanan Puskesmas serta dapat
memanfaatkanya.
Adapun jenis pelayanan berupa upaya kesehatan perseorangan tingkat
pertama yang diselenggarakan di Puskesmas Madukoro antara lain :
1) Pelayanan Gawat Darurat
2) Pelayanan Rawat Jalan
- Pelayanan Pemeriksaan Umum
- Pelayanan Kesehatan Gigi
- Pelayanan KIA / KB
- Pelayanan Imunisasi
- Pelayanan TB dan Kusta
- Pelayanan PDP
- Pelayanan Konsultasi
- Pelayanan Gizi
- Pelayanan Sanitasi
3) Pelayanan Penunjang
- Pelayanan Laboratorium
4) Pelayanan Farmasi

f. Hak dan Kewajiban Pasien

Hak- hak pasien meliputi :
1) Hak Memperoleh informasi tata tertib dan peraturan di Puskesmas
Madukoro.
2) Hak Memperoleh informasi tentang hak dan kewajiban pasien
3) Hak untuk mendapatkan pelayanan yang bermutu sesuai standar
profesi dan standar prosedur opeasional.
4) Hak memperoleh layanan yang manusiawi,adil,jujur , tampa
diskriminasi.
5) Hak memilih dokter dan rumah sakit yang akan merawat pasien.
6) Hak meminta konsultasi tentang penyakitnya kepada dokter
7) Hak atas kerahasiaan penyakit dan data medis yang di miliki.
8) Hak untuk memperoleh informasi/ penjelasan tentang tindakan
medik yang akan dilakukan terhadap dirinya.
9) Hak untuk memberikan persetujuan atas tindakan yang akan di
lakukan sehubungan dengan penyakit yang di deritanya.
10) Hak menolak tindakan yang akan di lakukan terhadap dirinya dan
mengakhiri pengobatan serta perawatan atas tanggung jawab sendiri
setelah memperoleh informasi yang jelas tentang penyakitnya
11) Hak atas keamanan dan keselamatan selama dalam perawatan
12) Hak untuk mengajukan Pengaduan atas kualitas pelayanan
Puskesmas yang di dapat
Kewajiban Pasien adalah sebagai berikut :
1) Membawa kartu ketika berobat, meliputi :Kartu BPJS / Askes /KTP /
KK dan Membawa kartu berobat dari puskesmas
2) Memberikan informasi yang lengkap dan jujur tentang masalah
kesehatan Kepada dokter/ perawat yang merawatnya.
3) Mematuhi nasehat dan petunjuk dokter / perawat dalam
pengobatannya.
4) Mematuhi ketentuan/ peraturan dan tata tertib yang berlaku di
puskesmas
5) Memberikan imbalan jasa atas pelayanan yang diterima
 BAB V
SARANA (LOGISTIK)

Kebutuhan logistik untuk pelaksanaan pelayanan Loket Pendaftaran

Puskesmas Madukorodirencanakan dalam Perencanaan Puskesmas. Pengadaan
logistik berasal dari pengadaan logistik Bendahara Barang Puskesmas Madukoro.
Untuk pengadaan logistik, unit pendaftaran setiap awal tahun membuat
pengajuan logistik yang dibutuhkan.
Daftar logistik di Loket Pendaftaran di Puskesmas Madukoroadalah sebagai berikut
:

No NAMA
1. Buku Register pendaftaran pasien
2 Form Rekam Medis
3 Kartu Identitas Berobat
4 Register Rawat Jalan
5 Blangko Resep
6 Form Rujukan
7 Form Inform Consent
8 Form Inform Choice
 BAB VI
KESELAMATAN PASIEN

Tujuan dari ditetapkannya sasaran keselamatan pasien adalah untuk

mendorong perbaikan spesifik dalam keselamatan pasien.
Untuk meningkatkan keselamatan pasien perlu dilakukan pengukuran
terhadap sasaran-sasaran keselamatan pasien. Indikator pengukuran sasaran
keselamatan pasien di loket sebagai berikut ini:
1. Tidak terjadinya kesalahan identifikasi pasien
Identifikasi pasien yang tepat meliputi tiga detail wajib, yaitu: nama, umur,
nomor rekam medis pasien. Kegiatan identifikasi pasien dilakukan pada saat
pendaftaran, pemberian obat, pengambilan spesimen atau pemberian tindakan
2. Peningkatan komunikasi efektif
Komunikasi efektif, yang tepat waktu, akurat, lengkap, jelas, dan yang
dipahami oleh pasien/penerima akan mengurangi kesalahan, dan
menghasilkan peningkatan keselamatan pasien. Komunikasi dapat secara
elektronik, lisan, atau tertulis. Komunikasi yang paling mudah mengalami
kesalahan adalah perintah diberikan secara lisan dan yang diberikan melalui
telpon. Komunikasi lain yang mudah terjadi kesalahan adalah pelaporan
kembali hasil pemeriksaan klinis, seperti laboratorium klinis menelpon unit
pelayanan untuk melaporkan hasil pemeriksaan segera/ cito.
3. Pengurangan terjadinya risiko infeksi di puskesmas
Agar tidak terjadi risiko infeksi, maka semua petugas Puskesmas Madukoro
wajib menjaga kebersihan tangan dengan cara mencuci tangan 6 langkah
dengan menggunakan handrubs. Enam langkah cuci tangan pakai handrubs
harus dilaksanakan pada lima keadaan, yaitu:
a. Sebelum kontak dengan pasien
b. Setelah kontak dengan pasien
c. Sebelum tindakan aseptik
d. Setelah kontak dengan cairan tubuh pasien
e. Setelah kontak dengan lingkungan sekitar pasien
 BAB VII
KESELAMATAN KERJA

Untuk keamanan dan kenyamanan bagi setiap petugas yang memberikan

pelayanan kesehatan, terutama untuk mencegah tertularnya penyakit, maka
petugas dalam melaksanakan pelayanan diwajibkan memperhatikaan keamanan
diri dengan menerapkan prinsip PPI, termasuk di Unit Pendaftaran.
 BAB VIII

PENGENDALIAN MUTU

A. Proses Pengendalian Mutu

Dalam perencanaan sampai dengan pelaksanaan kegiatan di loket
pendaftaran perlu diperhatikan keselamatan pasien dengan melakukan
identifikasi resiko terhadap segala kemungkinan yang dapat terjadi pada saat
pelaksanaan kegiatan. Upaya pencegahan resiko terhadap pasien harus dilakukan
untuk tiap-tiap kegiatan yang akan dilaksanakan.
Pengendalian mutu pelayanan klinis merupakan kegiatan untuk mencegah
terjadinya masalah terkait pelayanan pengobatan atau mencegah terjadinya
kesalahan pengobatan / medikasi (medication error), yang bertujuan untuk
keselamatan pasien.
Unsur-unsur yang mempengaruhi mutu pelayanan sebagai berikut:
a. Unsur masukan (input), yaitu sumber daya manusia, sarana dan prasarana,
ketersediaan dana, dan Standar Prosedur Operasional.
b. Unsur proses, yaitu tindakan yang dilakukan, komunikasi, dan kerja sama.
c. Unsur lingkungan, yaitu kebijakan, organisasi, manajemen, budaya, respon dan
tingkat pendidikan masyarakat.
Pengendalian mutu pelayanan klinis terintegrasi dengan program pengendalian
mutu pelayanan klinis Puskesmas yang dilaksanakan secara berkesinambungan.
Kegiatan pengendalian mutu pelayanan klinis meliputi:
a. Perencanaan, yaitu menyusun rencana kerja dan cara monitoring dan evaluasi
untuk peningkatan mutu standar.
b. Pelaksanaan, yaitu:
1. Monitoring dan evaluasi capaian pelaksanaan rencana kerja(membandingkan
antara capaian dengan rencana kerja)
2. Memberikan umpan balik terhadap hasil capaian.
c. Tindakan hasil monitoring dan evaluasi yaitu:
1. Melakukan perbaikan kualitas pelayanan standar
2. Meningkatkan kualitas pelayanan jika capaian sudah memuaskan.

B. Sasaran Mutu Loket Pendaftaran

 BAB VIII
PENUTUP

Pedoman Pelayanan Loket Pendaftaran Puskesmas Madukoroini digunakan

sebagai acuan pelaksanaan pelayanan Loket Pendaftaran di Puskesmas Madukoro.
Untuk keberhasilan pelaksanaan Pedoman Pelayanan Loket Pendaftaran
Puskesmas Madukorodiperlukan komitmen dan kerja sama semua pihak.
Hal tersebut akan menjadikan Pelayanan Loket Pendaftaran di Puskesmas
Madukorosemakin optimal dan dapat dirasakan manfaatnya oleh pasien dan
masyarakat yang pada akhirnya dapat meningkatkan citra puskesmas dan
kepuasan terhadap proses pelayanan pendaftaran kepada pasien maupun
masyarakat.
 DAFTAR PUSTAKA

Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun 2009 Tentang Rumah Sakit

Undang-undang Republik Indonesia Nomor 36 Tahun 2014 Tentang Tenaga

Kesehatan.

Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 69 Tahun 2014 Tentang

Kewajiban Rumah Sakit Dan Kewajiban Pasien

Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 75 Tahun 2014 tentang Pusat Kesehatan

Masyarakat.