TUGAS DASAR – DASAR MANAJEMEN

Disusun oleh:

ABD. HAQQI

G41160091

PRODI REKAM MEDIK

JURUSAN KESEHATAN

POLITEKNIK NEGERI JEMBER

2017
1. Struktur Unit Kerja Rekam Medis di Rumah Sakit

2. Job description yang ada di UKRM suatu Rumah Sakit

Tugas, Wewenang dan Tanggungjawab Pimpinan dan Staf Instalasi Rekam Medis
beserta Job Description Masing-masing Petugas

1. Kepala Instalasi Rekam Medis

a. Tugas Pokok
1) Mengatur dan mengawasi kinerja petugas yang ada di IRM dalam melaksanakan
kegiatan rekam medis

b. Wewenang
1) Mengatur pelaksanaan RM agar berjalan dengan baik
2) mengatur agar pengelolaan data dapat berjalan dengan baik
3) mempertimbangkan cuti yang akan diambil petugas RM
4) Menilai kinerja petugas di IRM

c. Tanggung Jawab
1) Menjadi pemimpin yang baik dengan memberikan pengarahan dan bimbingan
kepada petugas di IRM agar pelaksanaan kerja dapat berjalan dengan baik
2) Membuat perencanaan agar RM dapat berjalan sesuai dengan yang ditetapkan,
dan melaksanakan perencanaan yang telah dibuat
3) Mengumpulkan data hasil pengelolaan untuk dijadikan laporan
4) Melakukan pemisahan antara berkas RM aktif dan inaktif
5) Merencanakan formulir yang dibutuhkan

2. Petugas Administrasi
a. Tugas Pokok :
1) Mengadakan kegiatan administrasi seperti membuat surat undangan, surat edaran
dan pengumuman
2) Bekerja sama dengan kepala IRM menyediakan formulir RM yang dibutuhkan

3. Pendaftaran Pasien Rawat Jalan (TPPRJ)

a. Tugas Pokok :
1) Memberikan informasi yang lengkap kepada pasien dan keluarganya tentang
pelayanan di Rumah sakit.
2) Melakukan wawancara tentang data sosial pasien atau keluarganya
3) Mencatat identitas pasien dengan jelas, lengkap dan benar
4) Menulis nomor RM pada lembar poliklinik
5) Mencatat pendaftaran pasien dalam Buku Register Pendaftaran Pasien Rawat
Jalan, pada sistem komputerisasi program SIMRS dan Buku Induk Pasien
6) Membuat KIB untuk pasien dan menyerahkan kepada pasien
7) Membuat Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP) dan menyimpannya di lemari
KIUP di TPP RJ

b. Wewenang
1) Mencari nomor RM pasien lama dengan sistem komputerisasi dan bila tidak
ditemukan bisa dicari pada KIUP

c. Tanggung Jawab
1) Mencatat nomor RM di tracer
2) Menyiapkan formulir-formulir yang dibutuhkan untuk pendaftaran
3) Mencetak nota pembayaran
4) Mengarahkan pasien ke poliklinik sesuai dengan keluhan yang dirasakan pasien
5) Berkoordinasi dengan petugas filling dalam hal permintaan RM pasien

4. Petugas Pendaftaran Pasien Rawat Inap (TPPRI)

a. Tugas Pokok :
1) Menerima pasien dan melakukan pendaftaran pasien yang akan dirawat inap
2) Menjelaskan tentang kelas perawatan pasien sesuai dengan bangsal yang tersedia
serta cara pembayaran yang akan dilakukan keluarga pasien
3) Mencatat data pasien yang masuk dan keluar rawat inap
4) Menyediakan formulir RM rawat inap tambahan yang diperlukan IRI
 5) Melakukan komunikasi dengan bangsal rawat inap tentang nama-nama pasien
yang masuk, pindah, dipindahkan atau keluar RS sesuai sensus rawat inap
6) Menerima RM pasien yang sudah keluar untuk kemudian dilakukan pengolahan
datanya
7) Menyerahkan RM pasien ke bangsal yang dituju
8) Menerima sensus harian rawat inap guna pengolahan data

b. Wewenang
1) Mengkoordinasi pelaksanaan pelayanan pendaftaran, jumlah
pasien masuk, pindah, dipindahkan dan atau keluar RS
2) Menerima pasien rawat inap berdasarkan surat permohonan mondok dari
poliklinik
3) Berkomunikasi dengan keluarga pasien mengenai kelas perawatan pasien
4) Berkoordinasi dengan bangsal-bangsal IRI dalam hal kelengkapan pengisian RM
5) Berkoordinasi dengan dokter bangsal rawat inap dalam hal kejelasan penulisan
diagnosa pasien

c. Tanggung Jawab
1) Mewawancarai keluarga pasien untuk mengisi identitas pasien dan keluarga serta
menentukan bangsal
2) Mencetak di Buku Register Pendaftaran Pasien Rawat Inap dan entri data pada
sistem SIMRS
3) Melaporkan pasien yang masuk rawat inap ke kasir rawat inap

5. Assembling
a. Tugas Pokok :
1) Menyusun atau merakit RM agar sesuai dengan ketentuan yang berlaku dari
unit-unit yang ada di RS
2) Meneliti kelengkapan isi berkas
3) Mengendalikan berkas yang belum lengkap
4) Menata berkas agar rapi

6. Filing
a. Tugas Pokok :
1) Menyiapkan RM yang disimpan di rak penyimpanan dan menggantikan RM
dengan tracer
2) Mencatat penggunaan RM pada Buku Penggunaan RM
3) Mencari dokumen yang tidak ditemukan
4) Mendistribusikan RM ke poliklinik untuk proses pelayanan pasien

b. Wewenang
1) Bersama tim pemusnah melakukan pemusnahan RM
2) Melakukan retensi dan penyortiran RM yang dilestarikan
c. Tanggung Jawab
1) Menerima tracer dibagian TPPRJ untuk mencari RM pasien
2) Mencari RM di rak penyimpanan dan menggantikan RM tersebut dengan tracer
3) Melacak dokumen yang tidak ditemukan di rak penyimpanan dengan melihat di
buku poenggunaan RM
4) Menjaga kerahasiaan dan keamanan RM dengan cara tidak membolehkan siapa
pun kecuali tenaga medis untuk masuk ke ruangan fiilling
5) Menyimpan kembali RM dengan menggunakan sistem penjajaran berkas
Terminal Digit Filing
6) Melakukan retensi berkas

7. Koding dan Indeksing

a. Tugas Pokok :
1) Mengkode diagnosis dokter sesuai ICD-X dan tindakan medis sesuai ICD-9 CM
2) Meneliti kode diagnosis yang ditulis tenaga medis agar sesuai dengan ICD-X
dan ICD 9 CM
3) Membuat indeks penyakit, tindakan, kematian dan indeks dokter
4) Menyimpan data indeks untuk analisa data

b. Wewenang
1) Membuat daftar 10 besar penyakit dan tindakan berdasarkan indeks
2) Menyimpan Indeks secara alfabetik

c. Tanggung Jawab
1) Mengendalikan RM yang belum lengkap
2) Meneliti kelengkapan berkas, bila tidak lengkap dikembalikan ke unit pelayanan
yang bersankutan untuk dilengkapi oleh petugas yang bertanggung jawab
3) Mengelola data pasien berupa sensus harian

8. Analising dan Reporting

a. Tugas Pokok :
1) Setiap bulan dan tahun menyusun laporan berdasarkan rekapitulasi data rawat
jalan / rawat inap dan data tambahan lain yang diperlukan
2) Mengirimkan laporan intern rumah sakit dan ekstern

b. Wewenang
1) Meminta data rawat jalan dan rawat inap guna mengelola data

c. Tanggung Jawab
1) Membuat laporan morbiditas rawat jalan dan rawat inap
2) Membuat laporan morbiditas RS berdasarkan indeks kematian
3) Membuat laporan BOR, LOS, TOI, BTO, NDR dan GDR RS berdasarkan
rekapitulasi bulanan
4) Membuat pemetaan cakupan pelayanan rawat jalan, rawat inap dan IGD
5) Membuat Grafik Baber Jhonson
6) Menyajikan laporan dalam bentuk grafik