KOMUNIKASI PERKANTORAN DAN TATA KERJA

Makalah ini dibuat dan disusun untuk bahan diskusi pada mata kuliah “Manajemen
Perkantoran” kelas 5 A
Dosen Pengampu : Zahrotul Munawwaroh, M.Pd.

Disusun Oleh :
Kelompok 4
Hafsyah Azizah (11200182000003)
Muhammad Naufal (11200182000018)
Nurhidayati (11200182000027)
Attina Nur Diana (11200182000094)

PROGRAM STUDI MANAJEMEN PENDIDIKAN

FAKULTAS ILMU TARBIYAH DAN KEGURUAN
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH
JAKARTA
2022
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayahNya
sehingga kami dapat menyelesaikan tugas makalah yang berjudul Komunikasi Perkantoran
dan Tata Kerja ini tepat pada waktunya. Adapun tujuan dari penulisan makalah ini adalah
untuk memenuhi tugas Ibu Zahrotul Munawwaroh, M.Pd., pada mata kuliah Manajemen
Perkantoran. Selain itu, makalah ini juga bertujuan untuk menambah wawasan tentang
Komunikasi Perkantoran dan Tata Kerja bagi para pembaca dan juga bagi penulis.

Kami mengucapkan terima kasih kepada Ibu Zahrotul Munawwaroh, M.Pd., selaku
dosen pada mata kuliah Manajemen Perkantoran yang telah memberikan tugas ini sehingga
kami dapat menambah pengetahuan dan wawasan. Serta kami mengucapkan terima kasih
yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang telah membantu dalam penyusunan
makalah ini.

Kami menyadari bahwa masih banyak kekurangan yang mendasar pada makalah
ini. Oleh karena itu, kami menerima saran serta kritik yang bersifat konstruktif. Akhir kata,
kami berharap makalah ini dapat memberikan manfaat bagi para pembaca.

Tangerang, 8 Oktober 2022

Penulis

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ..................................................................................................................... 2

DAFTAR ISI ................................................................................................................................... 3
BAB I PENDAHULUAN ............................................................................................................... 1
A. Latar Belakang Masalah ................................................................................................... 1
B. Rumusan Masalah ............................................................................................................ 1
C. Tujuan Penulisan Makalah ............................................................................................... 2
D. Manfaat Penulisan ............................................................................................................ 2
BAB II PEMBAHASAN ................................................................................................................ 3
A. Komunikasi Perkantoran .................................................................................................. 3
1. Arti Komunikasi Perkantoran ....................................................................................... 3
2. Jenis Komunikasi Kantor.............................................................................................. 5
3. Asas Komunikasi Perkantoran...................................................................................... 6
B. Tata Kerja ......................................................................................................................... 9
1. Pengertian Tata kerja .................................................................................................... 9
2. Manfaat Tata Kerja ..................................................................................................... 10
3. Asas-Asas Tata Kerja ...................................................................................................11
4. Prinsip dan Teknik Penyususnan dan Penentuan Tata Kerja, Prosedur Kerja dan
Sistem Kerja .......................................................................................................................... 12
5. Simbol-simbol dan Kegunaannya ............................................................................... 13
BAB III PENUTUP ...................................................................................................................... 17
A. Kesimpulan..................................................................................................................... 17
B. Saran ............................................................................................................................... 17
DAFTAR PUSTAKA .................................................................................................................... 19

ii
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Organisasi perlu menyadari bahwa salah satu kunci penting tercapainya

tujuan tergantung pada kemampuan pegawai dan manajer untuk berkomunikasi
secara efektif dengan stakeholders lain. Komunikasi didefinisikan oleh Bovee
sebagai proses mengirim dan menerima pesan, dan dikatakan efektif apabila pesan
tersebut dapat di mengerti dan menstimulus tindakan atau mendorong orang lain
untuk bertindak sesuai dengan pesan tersebut. Adapun Robbins mendefinisikannya
sebagai proses pemindahan data dan memahami makna yang di maksudkan.

Dan dalam pelaksanaaan manajemen perkantoran, salah faktor penting yang

ikut menentukan lancar atau tidaknya tugas adalah menyusun tempat kerja dan alat
pelengkapan kantor dengan sebaik-baiknya. Penyusunan alat-alat kantor pada letak
yang tepat dan pengaturan tempat kerja yang menimbulkan kepuasan kerja ke para
pegawai disebut tata ruang perkantoran.

Dengan adanya urgensi tersebut, kami tertarik akan membahas lebih lanjut
terkait dengan Komunikasi Perkantoran dan Tata Kerja yang berisikan arti, jenis,
azas komunikasi perkantoran serta manfaat dan azas-azas tata kerja

B. Rumusan Masalah

Adapun rumusan masalah pada makalah ini, yaitu :

1. Apa arti komunikasi perkantoran?
2. Apa saja jenis komunikasi perkantoran?
3. Apa saja azas komunikasi perkantoran?
4. Apa pengertian tata kerja?
5. Apa saja manfaat tata kerja?
6. Apa saja azas-azas tata kerja?

1
 2

C. Tujuan Penulisan Makalah

Adapun tujuan penulisan pada makalah ini, yaitu :

1. Agar mahasiswa mengetahui arti komunikasi perkantoran
2. Agar mahasiswa mengetahui jenis komunikasi perkantoran
3. Agar mahasiswa mengetahui azas komunikasi perkantoran
4. Agar mahasiswa mengetahui pengertian tata kerja
5. Agar mahasiswa manfaat tata kerja
6. Agar mahasiswa mengetahui azas-azas tata kerja Manfaat Penulisan Makalah

D. Manfaat Penulisan

Adapun manfaat penulisan pada makalah ini, yaitu makalah ini diharapkan dapat
menambah wawasan dan pengetahuan mengenai Komunikasi Perkantoran dan
Tata Kerja, serta juga dapat bermanfaat untuk teman-teman lainnya.
 BAB II

PEMBAHASAN

A. Komunikasi Perkantoran

1. Arti Komunikasi Perkantoran

a. Konsep Komunikasi Kantor
Istilah kantor berasal dari kata bahasa Belanda "kantoor" dan sering
dipadankan dengan perkataan "office" dari bahasa Inggris. Mengenai
pengertiannya, sejak lebih dari dua puluh lima tahun yang lalu Prajudi telah
menjelaskan pengertian "kantor" yang bisa berarti:
1. Ruang atau kamar kerja, atau ruang tulis;
2. Markas, atau ruang (kompleks) di mana seorang pengusaha beserta
stafnya menjalankan aktivitas-aktivitas pokoknya;
3. Biro atau tempat kedudukan pimpinan dari suatu administrasi:
4. Instansi, badan, jawatan, perusahaan.

Sedangkan menurut bahasa Inggris "office" bisa berarti:

1. Kewajiban, tugas, fungsi (duty, task, function)

2. Jabatan (tenure of official position);
3. Markas atau ruang di mana seorang pengusaha dan stafnya menjalanka
aktivitas usaha pokoknya (quarters, or staff or collective authority of
company, govemment department, etc.);
4. Jasa pelayanan (service, kind help)
5. Tugas pekerjaan, komposisi dari urusan-urusan tertentu (the work which
it is some body's duty to do, work, and duties);
6. Tempat, gedung, yang dipakai sebagai pusat tempat kerja tata usaha
(place, building, rooms, of business and clerical works).
Dari berbagai pengertian perkataan "kantoor" dan perkataan "office”
seperti tersebut di atas, yang kemudian berkembang di Indonesia dengan
perkataan kantor adalah lebih diartikan sebagai tempat atau ruangan dan

3
 4

poses kegiatan penanganan data/informasi. Dalam hubungan ini yang

dimaksud dengan penanganan adalah pengumpulan, pencatatan,
pengolahan, penyimpanan dan pendistribusian atau penyimpanan
data/informasi.1
Dapat disimpulkan bahwa kantor merupakan tempat atau ruangan
penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan,
penyimpanan dan pendistribusian atau penyampaian data/informasi maupun
kantor sebagai proses penyelenggaraan kegiatan.
b. Pengertian Komunikasi
Setelah pengertian kantor, untuk memahami komunikasi kantor
perlu dipahami juga apa yang dimaksud dengan komunikasi. Menurut
Komaruddin menjelaskan sebagai berikut, komunikasi adalah proses
penyampaian pikiran, informasi, peraturan atau instruksi dengan suatu cara
tertentu agar penerimanya memahami pesan yang diterimanya.
Menurut The Liang Gie, mengemukakan bahwa komunikasi adalah
penyampaian warta (berita) yang mengandung macam-macam keterangan
dari seseorang kepada orang lain. Dalam komunikasi itu sekaligus tercakup
penyalinan secara cermat gagasan dari seseorang ke alam pikiran orang lain
sehingga tercapai pengertian yang ditentukan atau menimbulkan tindakan-
tindakan yang diharapkan.2
Definisi komunikasi tersebut menekankan bahwa komunikasi
merupakan proses penyampaian pikiran, informasi, peraturan atau instruksi
agar terjadi suatu pemahaman sehingga memberikan hal tindakan atau
umpan balik yang efektif. Untuk kantor, informasi, peraturan atau instruksi
dalam bekerja, biasanya dilakukan oleh atasan kepada bawahan mengenai
pekerjaan yang harus dilakukan oleh bawahan agar terbina kerja sama yang
baik dalam pencapaian tujuan kantor.

1
Desi Nurhikmahyanti, Manajemen Perkantoran Modern, (Taman Sudiarjo: Zifatama Publisher,
2014), hlm. 2
2
A. Rusdiana & Qiki Yuliati Zaqiyah, Manajemen Perkantoran Modern, (Bandung: Insan
Komunika, 2014), hlm. 136
 5

c. Pengertian Komunikasi Kantor

Berkaitan dengan pengertian komunikasi kantor, The Liang Gie
mengemukakan bahwa pada dasarnya komunikasi kantor mengandung arti
yang sama dengan komunikasi administrasi. Menurut Charles E. Redfield
dalam The Liang Gie mengemukakan pengertian komunikasi kantor yaitu,
komunikasi administrasi dapat dipandang sebaik-baiknya sebagai suatu
bentuk komunikasi sosial atau komunikasi antar manusia yang di dalamnya
ada lima elemen: seorang komunikator (seorang pembicara, pengirim,
penyiar) yang menyampaikan (berkata mengirim, menyiarkan) warta
(perintah, laporan, saran) kepada seorang komunikan (pihak yang dikirimi,
penjawab, hadirin) untuk mempengaruhi perilaku dari penerima atau
sebagaimana tampak dalam tanggapannya (jawaban, reaksi).
Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa komunikasi kantor
adalah proses penyampaian informasi instruksi atau perintah mengenai
pekerjaan atau tugas. Penyampaian itu bisa dari seorang pimpinan atau
karyawan kepada pimpinan atau karyawan lain dari satu unit kepada unit
lain dalam sebuah kantor baik secara langsung tanpa menggunakan media
atau secara tidak langsung dengan menggunakan media untuk mencapai
tujuan organisasi secara efektif.

2. Jenis Komunikasi Kantor

Komunikasi kantor bisa dibagi menjadi beberapa jenis, yakni:
komunikasi formal, komunikasi informal, komunikasi eksternal dan
komunikasi internal.
a. Komunikasi formal
Komunikasi formal dirancang supaya kantor atau organisasi mudah dalam
melakukan pertukaran infomasi, baik secara vertikal, horizontal, ataupun
diagonal. Komunikasi ini dilakukan sesuai dengan struktur hirarki dalam
kantor, yang telah direncanakan sebelumnya.
b. Komunikasi informal
Berbeda dengan komunikasi formal, bentuk komunikasi ini tidak
mengandalkan susunan struktur hirarki, melainkan hubungan yang
 6

sifatnya lebih pribadi. Bentuk komunikasi kantor ini tidak direncanakan,

tetapi muncul dari interaksi sosial antar pihak atau pegawai kantornya.
c. Komunikasi internal
Komunikasi internal merupakan bentuk komunikasi yang dilakukan di
dalam internal perusahaan atau kantor. Komunikasi ini dapat dilakukan
secara formal ataupun informal.
d. Komunikasi eksternal
Komunikasi eksternal adalah bentuk komunikasi yang dilakukan dengan
membawa informasi masuk atau keluar kantor, dilakukan untuk mencapai
tujuan kantor. Biasanya dilakukan dengan pelanggan, masyarakat, ataupun
stakeholders eksternal perusahaan.3

3. Asas Komunikasi Perkantoran

Bovee memaparkan beberapa asas komunikasi agar dapat
berkomunikasi secara efektif, antara lain:

1) Komunikasi berlangsung antara pikiran seseorang dengan pikiran orang

lain;
2) Orang hanya bisa memahami tentang suatu hal jika menghubungkannya
dengan hal lain yang telah dimengerti;
3) Orang yang melakukan komunikasi mempunyai suatu kewajiban untuk
membuat dirinya dimengerti;
4) Orang yang tidak paham dalam menerima pesan mempunyai suatu
kewajiban untuk meminta penjelasan.4

Menurut rahmawati beberapa asas komunikasi agar dapat

berkomunikasi secara efektif antara lain:

1) Komunikasi berlangsung antara pikiran seseorang dengan pikiran orang

lain. Orang hanya memahami sesuatu hal jika menghubungkan dengan hal
lain yang dimengerti;

3
Op. cit, hlm. 48
4
Wisnu Kristi J Admaji , Dkk, Manajemen Administrasi Perkantoran Modern, (Surabaya,
Penerbit Erlangga 2019) Hal 52
 7

2) Orang yang melakukan komunikasi memiliki kewajiban untuk membuat

dirinya mengerti;
3) Orang yang tidak paham dalam menerima pesan mempunyai kewajiban
untuk meminta penjelasan.

Di samping itu, dalam membangun komunikasi yang efektif hendaknya

menunjukkan sikap yang baik diantaranya:

1) Tersenyum. Salah satu cara untuk menjalin komunikasi yang baik adalah
secepat mungkin menjalin hubungan dengan baik. Tersenyumlah dan
gunakan kontak mata ketika akan memulai percakapan. Pastikan bahwa
anda sangat senang bisa berbicara dengannya titik sangat penting untuk
mengetahui topik terhangat saat diskusi untuk itu lakukan update informasi
terbaru;
2) Bicaralah dengan jelas. Ketika anda berkomunikasi dengan orang lain
untuk menghindari kebiasaan berbicara dengan suara terlalu kecil atau
parau sehingga orang lain sulit menangkap maksud anda. Cara terbaik
untuk melatih adalah dengan merekam suara anda saat berbicara titik lalu
dengarkan kembali hasil rekaman itu dan putuskan apa yang seharusnya
anda ubah dari cara anda bicara;
3) Santai. Anda dapat menjadi komunikator yang baik jika anda dapat
berbicara dengan santai (rileks) jika anda gugup, anda akan berbicara cepat
sehingga sulit dipahami. Anda juga dapat membuat orang lain merasa tidak
nyaman karena kegugupan anda;
4) Jangan monoton. Anda tentu tidak ingin orang lain menjadi bosan saat
berbicara dengan anda. Anda dapat membuat mereka tertarik dengan
menghindari berbicara dengan suara monoton. Anda dapat melakukan
sedikit variasi dan mengubah volume saat anda berkomunikasi;
5) Dengar dan pahami. Ingatlah, komunikasi adalah proses dua arah. Anda
perlu mendengar dan memahami apa yang dikatakan orang lain jika anda
ingin berkomunikasi secara efektif dengan mereka. Orang lain juga akan
 8

kehilangan minat berbicara dengan anda, jika anda terus-menerus

berbicara dan tidak pernah mendengarkan mereka.

Kemudian daripada formula lain yang dapat digunakan untuk

menjamin terlaksananya komunikasi efektif adalah:

1) Completeness (lengkap). Komunikasi harus lengkap titik menyampaikan

semua fakta yang diperlukan oleh penerima. Dalam dunia jurnalistik,
kelengkapan informasi dirumuskan dalam 5w + 1h (what, who, when
where, why, how);
2) Conciseness (ringkas). Menggunakan sedikit mungkin kata-kata.
Menghindari menggunakan kata-kata yang berlebihan dan tidak perlu.
Pesan singkat lebih menarik dan mudah dipahami. Gunakan kalimat
seefektif mungkin;
3) Consideration (penuh pertimbangan). Memperhatikan sudut pandang
orang lain, pola pikir, tingkat pendidikan, minat, kebutuhan, kepentingan,
dan emosinya;
4) Clarity (jelas). Menggunakan kata-kata yang tepat, bermakna tunggal dan
tidak membingungkan atau menimbulkan persepsi lain;
5) Concreteness (nyata). konkret memperkuat kepercayaan titik pesan
konkret didukung fakta-fakta spesifik dan angka titik pesan konkret tidak
disalah tafsirkan;
6) Courtesy (tata krama). Ini soal cara penyampaian. Pesan disampaikan
dengan tulus sopan, bijak reflektif dan antusias serta mempertimbangkan
sudut pandang dan perasaan penerimaan pesan, termasuk menjaga
perasaan dan respek terhadap penerima pesan;
7) Correctness (benar). Pesan yang disampaikan harus benar dari segi
substansi dan tata bahasa, juga tepat dari sisi waktu dan sasaran.

Bila asas komunikasi tersebut dipatuhi maka komunikasi efektif akan

terjadi. Karena komunikasi yang efektif merupakan komunikasi yang akan
meningkatkan produktivitas baik bagi staff/pegawai maupun
instansi/perusahaan. Dengan memiliki keterampilan komunikasi yang baik
 9

akan dapat mengantisipasi masalah, membuat keputusan yang tepat dan

mengkoordinasikan arus kerja.5

B. Tata Kerja

1. Pengertian Tata kerja

Tata kerja atau metode adalah suatu cara bagaimana (how) agar sumber-
sumber dan waktu yang tersedia dan amat diperlukan dapat dimanfaatkan
dengan tepat sehingga proses kegiatan manajemen dapat dilakukan dengan
tepat pula. Tata kerja adalah pembentukan sebuah struktur kerja yang disusun
dengan membentuk badan utama yang bertugas membuat bagian dari sebuah
organisasi atau anggota kelompok. Tata kerja adalah pembentukan sebuah
struktur kerja yang disusun dengan membentuk badan utama yang bertugas
membuat sekat bagian dari sebuah organisasi atau anggota kelompok serta
sebagai suatu cara bagaimana sumber-sumber dan waktu yang tersedia dapat
dimanfaatkan dengan tepat sehingga proses kegiatan manajemen dapat
dilaksanakan dengan tepat dan proses kesalahan dalam pengelolaan
manajemennya dapat diminimalisir.

Dengan tata kerja yang tepat mengandung arti bahwa proses kegiatan
pencapaian tujuan sudah dilakukan secara ilmiah dan praktis, di samping itu
pemakaian tata kerja yang tepat pada pokoknya ditujukan untuk:

1) Menghindari terjadinya pemborosan di dalam penyalahgunaan sumber-

sumber dan waktu yang tersedia.
2) Menghindari kemacetan-kemacetan dan kesimpang siuran dalam proses
pencapaian tujuan.
3) Menjamin Adanya pembagian kerja, waktu dan koordinasi yang tepat6.

Menurut Jaenudin Akhmad dalam bukunya, tata Kerja adalah cara-cara

pelaksanaan kerja yang efisien atas suatu tugas atau pekerjaan dengan

5
Tengku Darmansah, Manajemen Perkantoran (Medan, Lembaga Peduli Pengembangan
Pendidikan Indonesia 2020) Hal 104 - 107
6
Rusdiana, manajemen perkantoran modern edsi revisi, (bandung, insan komunika 2022) hal 66
 10

memperhatikan dari segi tujuan, peralatan, fasilitas, tenaga kerja, waktu, ruang
dan biaya yang tersedia.7

Berdasarkan pemaparan di atas dapat di simpulkan, tata kerja adalah

suatu cara agar pelaksanaan kerja dapat dilakukan secara efisien dengan tetap
memerhatikan manajemen yang berlaku sehingga proses kegiatan manajemen
dapat di lakukan secara tepat.

2. Manfaat Tata Kerja

Berdasarkan pengertian dan uraian yang ada maka manfaat yang dapat
diperoleh dari tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja adalah :
a. Tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja penting artinya karena
merupakan penjabaran tujuan, sasaran, program kerja, fungsi-fungsi dan
kebijakan ke dalam kegiatan-kegiatan pelaksanan operasinal perusahaan
sehari-hari.
b. Melalui tenaga kerja, prosedur kerja dan sistem kerja yang dibuat dengan
cepat, dapat dilakukan standarisasi dan pengendalian kerja dengan secepat-
cepatnya.
c. Tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja bermanfaat, baik bagi para
pelaksana maupun semua pihak yang berkepentingan, untuk dijadikan
sebagai panduan dalam bekerja.8
Pada umumnya pengaturan pokok untuk tata kerja, prosedur kerja
dan sistem kerja di dalam organisasi adalah sebagai berikut:
a. Setiap pimpinan wajib menerapkan prinsip koordinasi di dalam tempat
kerja masing-masing. Dalam bentuk kongkritnya adalah pemberian
petunjuk, perintah dan instruksi kepada bawahan masingmasing yang
bekerja mengikuti tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja yang
sedang dilaksanakan.

7
Jaenudin Akhmad, Manajemen Perkantoran Dan Bisnis, (Jakarta, Lentera Printing 2012) Hal. 27
- 28
8
A. Rusdiana & Qiki Yuliati Zaqiyah, Manajemen Perkantoran Modern, (Bandung: Insan
Komunika, 2014). Hlm 330
 11

b. Setiap bawahan wajib menyampaikan laporan kepada atasan masing-

masing. Laporan itu sudah tentu mengenai pelaksanaan kerja beserta
hasilnya dengan berpedoman pada tata kerja, prosedur kerja dan sistem
kerja yang sedang dilaksanakan.
c. Setiap pimpinan wajib memanfaatkan laporan. Laporan yang masuk
wajib dipelajari oleh setiap pimpinan, kemudian dijadikan bahan
pertimbangan untuk pengambilan keputusan berikutnya.
d. Setiap laporan harus punya tembusan kepada bagian atau lembaga yang
berkaitan. Laporan yang dibuat wajib memberikan tembusan kepada
semua bagian dan/atau lembaga lain yang mempunyai hubungan kerja.
Pengaturan pokoknya amat sederhana, hanya antara atasan dan
bawahan. Atasan Bawahan Wajib mengkoordinasi Wajib mempelajari
laporan Wajib memanfaatkan laporan Wajib membuat laporan Wajib
menyampaikan tembusan.

Dari uraian diatas mengenai manfaat dari tata kerja, pemakalah

menyimpulkan bahwa tata kerja, prosedur kerja, mempunyai manfaat unuk
memberi petunjuk bagi karyawan untuk bekerja dengan benar atas waktu
yang telah ditetapkan. Melalui tata kerja, prosedur kerja, yang dibuat dengan
tepat, dapat dilakukan standarisasi dan pengendalian kerja dengan setepat-
tepatnya. Tata kerja, prosedur kerja, bermanfaat baik bagi para pelaksana
maupun semua pihak yang berkepentingan, untuk dijadikan sebagai
pedoman kerja.

3. Asas-Asas Tata Kerja

Agar terdapat kejeIasan, maka guna penyusunan Tata Kerja, Prosedur

kerja dan Sistem kerja perIu memperhatikan beberapa asas diantaranya sebagai
berikut:

a. Harus dinyatakan secara tertulis dan disusun secara sistematis serta

dituangkan dalam bentuk manual (dicetak).

b. Harus dikomunikasikan atau diinformasikan kepada semua petugas atau

pihak yang berkepentingan.
 12

c. Harus sesuai dengan kebijakan pimpinan dan kebijakan umum yang

ditentukan pada tingkat yang lebih tinggi.

d. Harus dapat mendorong pelaksanaan kegiatan secara efisien serta

menciptakan jaminan yang memadai bagi terjaganya sumber-sumber yang
berada dibawah pengendalian organisasi.

e. Secara periodik harus ditinjau dan dievaluasi kembali serta bila perlu
direvisi dn disesuaikan dengan kondisi terkini.9

4. Prinsip dan Teknik Penyususnan dan Penentuan Tata Kerja, Prosedur

Kerja dan Sistem Kerja

Dalam teknik penyusunan dan penentuan tata kerja, prosedur kerja dan
sistem kerja terdapat hal yang harus digunakan dalam setiap tempat kerja, dan
hendaknya dapat memenuhi prinsip-prinsip sebagai berikut:

1. Tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja harus disusun dengan
memperhatikan tujuan, fasilitas, peralatan, material, biaya, dan waktu yang
tersedia serta luas, macam dan sifat pekerjaan.
2. Mempersiapkan penjelasan tentang tujuan pokok perusahaan dan skema
perusahaan serta klasifikasi jabatan, analisis jabatam, unsur kegiatan
dalam perusahaan
3. Menentukan satu pokok bidang tugang yang akan dibuat sesuai dengan
prosedur yang sudah ada
4. Membuat daftar secara rinci tentang pekerjaan yang harus dilakukan serta
lamanya waktu yang dierlukan untuk melaksanakn tugas tersebut.
5. Dalam menetapkan urutan tahapan demi tahapan dari serangkaian
pekerjaan, maka diperlukannya hubungan antara satu tahap ke tahap
berikutnya agar dapat mencapai tujuan bersama.
6. Setiap tahapan merupakan suatu kerja nyata yang perlu dilaksanakan dan
diselesaikan secara keseluruhan.

9
Ibid, hlm 331
 13

7. Menetapkan kecakapan dan keterampilan manajer atau pemimpin yang

diperlukan untuk menyelesaikan bidang tugas tertentu
8. Tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja harus disusun secara tepat
sehingga memiliki stabilitas dan fleksibilitas, serta dapat disesuaikan
sesuai perkembangan teknologi.
9. Menggunakan simbol dan skema atau bagan prosedur kerja dengan
setepat-tepatnya untuk penerapan prosedur tertentu
10. Untuk menjamin penerapan tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja
dengan tepat, makan perlu adanya penggunaan buku pedoman10

5. Simbol-simbol dan Kegunaannya

Simbol-simbol yang umum digunakan untuk menggambarkan suatu

prosedur sebagai berikut:11

Tabel. 2.1

No Simbol Keterangan
1 Lingkaran besar menunjukkan operasi atau
sesuatu yang harus dikerjakan. Apabila di
tengahnya terdapat huruf c, tandanya harus
dikerjakan oleh juru tulis (clerk). Jika
ditengahnya terdapat huruf M, berarti harus
dikerjakan dengan mesin (machine). Namun,
jika ditengahnya terdapat huruf T, berarti harus
dikerjakan dengan mesin tik (typewriter).
2 Belah ketupat untuk menunjukkan pemeriksaan
(inspection, control, atau check) mengenai mutu
dan kualitas (quality)

10
Tabrani Rusyan, “Manajemen Pengembanga Desa Produktif”, cetakan pertama, (2018: Bumi
Aksara, Jakarta), hal. 97-98
11
Ibid, hal. 98-99
 14

3 Segi empat bujur sangkar menunjukkan

pemeriksaan mengenai jumlah atau kuantitas
(quality)
4 Huruf D, singkatan dari delay. Simbol D
memiliki arti penahanan atau penundaan suatu
proses karena harus menunggu tindakan atau
penyelesaian lebih lanjut.
5 Segitiga tunggal terbalik menunjukkan
penyimpanan (Storage) secara tetap
(permanent)
6 Segitiga double terbalik menunjukkan
penyimpanan untuk sementara (temporary)

7 Lingkaran kecil berarti pemindahan (transfer)

atau pengangkutan (transport)

8 Anak panah berarti menunjukkan arah jalannya

atau arus (flow) suatu dokumen melalui suatu
proses pengerjaan.
9 Segiempat berisi lingkaran menunjukkan
aktivitas gabungan antara operasi dan
pemeriksaan.

Simbol-simbol diatas digunakan sebagai tanda dalam rangka membuat skema arus
kerja atau prosedur kerja yang bermanfaat, maksudnya untuk mengtahui hal-hal
berikut:

1. Jenis tahap, gerakan dan bagian pekerjaan yang bagaimana yang diperlukan
untuk menyelesaikan suatu bidang pekerjaan
2. Waktu rata-rata yang diperlukan bauk untuk menyelesaikan setiap tahapan
ataupun jenis tahapan, maupun waktu sleuruhnya yang diperlukan untuk
menyelesaikan pekerjaan.
 15

3. Persyaratan kecakapan atau kemampuan pemimpin yang diperlukan untukdapat

mengerjakaan pekerjaan yang bersangkutan dengan sebaik-baiknya.
4. Peralatan dan fasilitas kerja yang diperlukan untuk dapat mengerjakan
pekerjaan yang bersangkutan
5. Jumlah pemimpin yang diperlukan untuk bidang kegiatan tertentu dan sebagai
salah satu alat evaluasi kerja pemimpin
6. Peralaltan dan fasilitas pemimpin apakah sudah dimanfaatkan sesuai dnegan
kapasitas yang semestinya
7. Ada tau tidaknya kemacetan dalam bekerja.

Selain itu, simbol-simbol dapat digunakan untuk mengetahui skema arus kerja atau
prosedur kerja. Kegunaannya sebagai berikut:

1) Sebagai peralatan latihan, terutama bagi pemimpin baru (disebut sebagai skema
arus kerja atau skema proses kerja atau skema prosedur kerja).
2) Menyelesaikan perselisihan dalam hubungan kerja
3) Mengadakan pembagian kerja dan mengatur frekuensi kerja yang tepat
4) Mengatur tata ruang tempat kerja
5) Menghindari adanya pekerjaan yang menumpuk
6) Merencanakan kerja dan pengembangannya di kemudian hari
7) Mengadakan klasifikasi, uraian dan analisis jabatan
8) Menghemat waktu bagi pimpinan untuk mengetahuo seluruh proses kerja
9) Mempersiapkan mekanisme prosedur kerja.

Adapun contoh dalam penggunaan simbol pada tata kerja penerimaan surat
masuk di suatu kantor desa. Penggunaan simbol tersebut dapa dibuat perbedaannya
antara kenyataan yang ada dengan keadaan yang disarankan, sehingga dapat
dijadikan pedoman untuk mengadakan penyempurnaan lebih lanjut.12

12
. Tabrani Rusyan, “Manajemen Pengembanga Desa Produktif”, cetakan pertama, (2018: Bumi
Aksara, Jakarta), hal. 99-100
 16

Tabel. 2.2
O T I D S PROSES PENGERJAAN : SURAT MASUK
P R N E T
SEKARANG/DISARANKAN
E A S L O
R N P A R DIGAMBAR OLEH:
A S E Y A
DISETUJUI OLEH:
T F C G
I E T E
O R I
N O
N
Jarak Waktu
Keterangan
Meter Menit
Surat diterima oleh penerima surat
O → D  5 3
Dibuka, dicatat dan diperiksa
O → D  5 1 Dibawah ke pengarah
O → D  5 1 Diteliti dan diarahkan
O → D  3 2 Diantar ke meja pimpinan
O → D  2 5 Menunggu
O → D  1 10 Dibaca da didisposisi
O → D  10 10 Diserahkan kesekretariat
O → D  5 2 Diantar ke unit pengolah
O → D  10 5 Diolah / diproses
O → D  15 5 Disimpan/ di file
20 7
4 3 1 2 1 81 51 Jumlah langkah, jarak dan waktu
Sumber: Manajemen Pengembanga Desa Produktif
 BAB III

PENUTUP

A. Kesimpulan

Komunikasi merupakan salah satu bidang yang sangat penting dalam kegiatan
kantor menilik hakikat kantor sebagai kumpulan orang yang bersama-sama
menyelenggarakan kegiatan kantor atau kegiatan ketatausahaan. Komunikasi kantor
adalah proses penyampaian informasi instruksi atau perintah mengenai pekerjaan atau
tugas.
Adapun jenis komunikasi perkantoran ini dibagi menjadi empat jenis, yaitu
komunikasi formal, komunikasi informal, komunikasi eksternal dan komunikasi
internal. Komunikasi perkantoran perlu adanya asas komunikasi, agar komunikasi
tersebut dapat dipatuhi dan berjalan efektif, karena komunikasi yang efektif merupakan
komunikasi yang akan meningkatkan produktivitas baik bagi staff/pegawai maupun
instansi/perusahaan.
Tata kerja merupakan pembentukan sebuah struktur kerja yang disusun dengan
membentuk badan utama. Dengan tata kerja yang tepat mengandung arti bahwa proses
kegiatan pencapaian tujuan sudah dilakukan secara ilmiah dan praktis serta dilakukan
seakurat mungkin dengan standarisasi dan pengendalian kerja.
Tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja merupakan satu kesatuan yang utuh,
karena ketiga tindak lanjut tersebut merupakan bagian dari pelaksanaan suatu bidang
pekerjaan tertentu. Dengan mempelajari tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja,
kita dapat mengelola pekerjaan kita. Kita dapat menetapkan tujuan atau sasaran kerja
yang dapat dicapai atau diselesaikan sesuai dengan aturan dan tahapan yang berlaku.

B. Saran

Dengan membaca makalah ini pemakalah berharap semoga pembaca dapat

memahami tentang materi dari komunikasi perkantoran, tata kerja, prosedur kerja dan
sistem kerja serta simbol-simbol dan kegunaannya. Tentunya makalah ini jauh dari kata

17
 18

sempurna karena akan ditemukan banyak kelemahan dan kekeliruan baik dalam
penyajian maupun penulisan, oleh karena itu pemakalah berharap adanya masukan dari
para pembaca, sehingga dapat memperbaiki kesalahan yang ada dan dijadikan
pembelajaran kedepanya untuk pemakalah.
 DAFTAR PUSTAKA

Admaji, Wisnu Kristi J, dkk. 2019. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Surabaya:
Penerbit Erlangga.

Akhmad, Jaenudin. 2012. Manajemen Perkantoran Dan Bisnis. Jakarta: Lentera Printing.

Darmansah, Teuku. 2020. Manajemen Perkantoran. Medan: Lembaga Peduli Pengembangan

Pendidikan Indonesia.

Nurhikmahyanti, Desi. 2014. Manajemen Perkantoran Modern. Taman Sudiarjo: Zifatama

Publisher.

Revida, Erika, dkk. 2021. Manajemen Perkantoran. Jakarta: Yayasan Kita Menulis.

Rusdiana, A & Zaqiyah, Qiki Yulianti. 2014. Manajemen Perkantoran Modern. Bandung: Insan
Komunika.

Rusdiana. 2022. Manajemen Perkantoran Modern Edisi Revisi. Bandung: Insan Komunika.

Rusyan, Tabrani. 2018. Manajemen Pengembanga Desa Produktif. Jakarta: Bumi Aksara.

Sukoco, Badri Munir. 2019. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Surabaya: Penerbit
Erlangga.

19