MODUL SISTEM MANAJEMEN MUTU

BAB II
PENGERTIAN SISTEM MANAJEMEN MUTU

2.1. Prinsip Manajemen Mutu

Sistem Manajemen adalah sebuah sistem untuk menetapkan kebijakan, sasaran
dan cara untuk mencapai sasaran itu.
(Catatan: Suatu sistem manajemen sebuah organisasi dapat mencakup beberapa
sistem manajemen yang berbeda seperti sistem manajemen mutu, sistem manajemen
keuangan atau sistem manajemen lingkungan).
Sistem Manajemen Mutu (selanjutnya disebut SMM) dalam modul ini adalah
sistem manajemen untuk mengarahkan dan mengendalikan mutu proses suatu
organisasi.
Organisasi dalam hal ini adalah organisasi yang menangani pelaksanaan
pekerjaan konstruksi persungaian. Sistem manajemen mutu menganut beberapa
prinsip manajemen sebagai berikut :

a. Customer Focus (Fokus pada pelanggan)

Pelanggan adalah kunci untuk meraih keberhasilan, kelangsungan hidup suatu
organisasi dan ini sangat ditentukan oleh bagaimana pandangan pelanggan
terhadap organisasi tersebut. Oleh karena itu, organisasi harus mengerti keinginan
pelanggan, sekarang dan masa depan serta berusaha memenuhi persyaratan
pelanggan dan justru berusaha melebihi harapan pelanggan.
Apabila di lihat dari kedua sisi, penyedia jasa maupun pengguna jasa, sebagai
pelanggannya adalah masyarakat yang akan memperoleh manfaat dari pekerjaan
konstruksi. Hubungan dengan pelanggan diutamakan berada diatas, dengan
demikian karyawan garis depan bertemu, melayani dan memuaskan pelanggan
secara langsung, sedangkan manajemen madya akan menyokong kinerja karyawan
garis depan agar pelanggan terlayani dengan baik. Selanjutnya manajemen puncak
akan menyokong kinerja manajemen madya. Diharapkan, bahwa semua pimpinan
organisasi tersebut dapat langsung terlibat dalam mengenal, bertemu dan melayani

PUSDIKLAT SDA DAN KONSTRUKSI 1

 MODUL SISTEM MANAJEMEN MUTU

pelanggan. Manfaat yang diperoleh organisasi dalam menerapkan prinsip ini adalah
meningkatnya keuntungan secara finansial bagi penyedia jasa serta organisasi
diberdayakan secara efektif untuk mencapai kepuasan pelanggannya, bagi
pengguna jasa akan tercapainya outcome yang telah diamanatkan dalam regulasi.

b. Leadership (Kepemimpinan)
Manajemen dan kepemimpinan sering disama-artikan, padahal keduanya
berbeda, walaupun saling melengkapi.
Kepemimpinan berhubungan dengan top line yaitu tentang ‘apa yang kita
hasilkan’ sedangkan manajemen berhubungan dengan bottom line yaitu tentang
bagaimana kita menghasilkan dengan cara terbaik. Kepemimpinan melaksanakan
sesuatu yang tepat, manajemen melaksanakan sesuatu dengan benar.
Kepemimpinan menentukan apakah tangga disandarkan pada dinding yang tepat,
manajemen berkaitan dengan efisiensi dalam pemanjatan tangga menuju
keberhasilan.
Kepemimpinan berkaitan dengan apa dan mengapa, manajemen berkaitan
dengan bagaimana. Kepemimpinan berkaitan dengan kepercayaan terhadap
manusia, sedangkan manajemen berkaitan dengan sistem, pengendalian, prosedur,
kebijakan dan struktur.
Dengan demikian kinerja pemimpin adalah memiliki kemampuan untuk
menciptakan visi yang mengandung kewajiban untuk mewujudkannya, membawa
orang lain ketempat yang baru. Pemimpin mempunyai kemampuan untuk menarik
orang lain secara bersama-sama mewujudkan visinya. Apa yang dilakukan pimpinan
adalah menginspirasikan orang lain dan memberdayakan orang lain untuk
mewujudkan visinya, menarik orang lain, bukan mendorong orang lain.
Seorang manajer pelaksanaan pekerjaan konstruksi harus juga mempunyai jiwa
/ karakter seorang pemimpin, harus tegas, konsisten, komited, jujur, adil, serta
dapat menerima pendapat / kritikan orang lain.

PUSDIKLAT SDA DAN KONSTRUKSI 2

 MODUL SISTEM MANAJEMEN MUTU

c. Involvement of People (Keterlibatan personil / orang lain)

Proses semua pekerjaan konstruksi di dunia ini, tidak ada satu pun kegiatan
yang tidak melibatkan orang lain, dan hal ini merupakan dasar utama yang
diinginkan dalam manajemen mutu. Dalam sebuah organisasi, personil di semua
tingkatan menjadi modal utama yang dengan keterlibatan kemampuannya secara
penuh sangat bermanfaat bagi organisasi. Hal ini dapat dilakukan dengan cara
memberikan kesempatan untuk merencanakan, menerapkan rencana dan
mengendalikannya sesuai lingkup yang menjadi tanggungjawabnya. Kebebasan dan
pemberian kewenangan perlu diberikan kepada personil dalam melaksanakan
pekerjaan.
Dengan keterlibatan personil secara menyeluruh, segala keputusan dilakukan
secara kolegial, team work, maka akan menghasilkan rasa memiliki dan tanggung
jawab dalam memecahkan masalah. Hal ini akan memicu karyawan untuk aktif
dalam melihat peluang untuk peningkatan, kompetensi, pengetahuan, dan
pengalaman, dalam arti tidak membiarkan karyawan mengambil keputusan sendiri
dalam melaksanakan tugasnya, standar yang ketat harus dipatuhi.
Keterlibatan personil dapat dimulai dengan perekrutan SDM yang tepat,
memberikan pelatihan, memberikan tingkat tanggung jawab yang sesuai. Bagi
seorang manajer / pimpinan, keterlibatan personil merupakan proses untuk
meningkatkan keandalan diri personil yang bersangkutan agar dipercaya dalam
merencanakan dan mengendalikan implementasi rencana pekerjaan yang menjadi
tanggung jawabnya.
Sedangkan bagi organisasi, keterlibatan personil menimbulkan antusiasme dan
rasa bangga karena merasa menjadi bagian dari perusahaan yang akhirnya
memberikan nilai tambah bagi pelanggan. Untuk mencapai keterlibatan personil ini,
tingkat pencapaiannya dipengaruhi sejauh mana organisasi mengidentifikasi sistem
dan prosedur yang ada. Suatu organisasi yang dapat membuat karyawan
mengambil inisiatif dan terlibat aktif maka organisasi tersebut telah mencapai
adaptif. Sedangkan organisasi yang kondisi pemberdayaan dan preferensi individual
lemah dikatagorikan sebagai organisasi yang mengalah tunduk pada keinginan satu
atau sedikit orang (complaint).

PUSDIKLAT SDA DAN KONSTRUKSI 3

 MODUL SISTEM MANAJEMEN MUTU

d. Proccess Approach (Pendekatan dengan proses)

Proses dalam ISO-9000:2000 didefinisikan sebagai kumpulan aktifitas yang
saling berhubungan / mempengaruhi, menyertai berubahnya input (material,
persyaratan, peralatan, instruksi) menjadi output (barang, jasa).
ISO mengembangkan pemakaian pendekatan proses pada masa pembuatan,
penerapan, dan peningkatan system manajemen mutu yang efektif. Karena
banyaknya proses yang berlangsung, maka perlu dilakukan penataan proses-proses
tersebut yang bertujuan agar pencapaian hasil yang diinginkan lebih efisien dengan
cara mengelola sumber daya dan kegiatan.
Proses-proses tersebut dapat digambarkan dengan menggunakan bagan alir
kegiatan, yang disusun berdasarkan prosedur yang berlaku, sebagai contoh dalam
pekerjaan pengecoran beton, harus melalui tahapan-tahapan diantaranya bekisting,
pemadatan, prosedur pengecoran pada bagian sambungan, dan tahapan lainnya
sesuai dengan prosedur masing-masing kriteria teknis yang berlaku (SNI, Peraturan
Beton Indonesia dan lain-lain). Apabila proses-proses tersebut dilakukan dengan
benar maka akan diperoleh hasil yang benar-benar sesuai dengan spesifikasi teknis
yang dipersyaratkan dalam kontrak pekerjaan.
Keuntungan dari pendekatan proses adalah pengawasan secara terus menerus
yang menjadikan hubungan lebih pada masing-masing proses di dalam sistem,
begitu pula dengan kombinasi dan interaksi dalam proses-proses tersebut.

e. System Approach to Management (Pendekatan sistem untuk pengelolaan)

Pendekatan system untuk pengelolaan, baru dapat dilakukan jika pendekatan
proses telah diterapkan. Kedua belah pihak, pemilik maupun pelaksana
menggunakan system yang sama dalam menangani kegiatan pekerjaaan
konstruksi, maka akan diperoleh kesamaan pendapat dalam memahami spesifikasi
teknis maupun isi kontrak pekerjaan. Pendekatan system dapat didefinisikan
sebagai kumpulan pendekatan proses. Pendekatan system manajemen
didefinisikan sebagai pengidentifikasian, pemahaman, dan pengelolaan system
dari proses yang saling terkait untuk pencapaian dan peningkatan sasaran
organisasi dengan efektif dan efisien.

PUSDIKLAT SDA DAN KONSTRUKSI 4

 MODUL SISTEM MANAJEMEN MUTU

f. Continual Improvement (Peningkatan Berkesinambungan)

Pemahaman peningkatan berkesinambungan berkaitan erat dengan peningkatan
terus menerus (Continuous Improvement) yang dikembangkan melalui ISO edisi
1994. Pada continuous improvement terjadi proses peningkatan yang terus menerus
dan dilakukan dengan segera setelah terjadi penyempurnaan. Peningkatan yang
baru terjadi, direvisi dan diganti untuk mencapai nilai yang baru yang lebih baik.
Dengan kata lain bahwa selalu terjadi peningkatan terus menerus tiada henti.
Khususnya di pelaksanaan pekerjaan konstruksi, pada saat dilakukan kaji ulang
manajemen / management review akan dijumpai ketidaksesuaian dalam
melaksanakan pekerjaan, hal ini dapat disebabkan kekurangfahaman masalah,
ataupun sumber daya yang tidak mendukung, untuk itu perlu dilakukan peningkatan
khususnya sumber daya manusianya dengan memberikan bimbingan, pelatihan dan
sebagainya. Pada pemahaman continual improvement, setelah dilakukan
peningkatan yang pertama kali, maka sebelum ditingkatkan terlebih dahulu
dilakukan stabilisasi. Bila stabilisasi sudah berjalan, baru dilanjutkan dengan
meningkatkan standar, dan hal ini dilakukan terus menerus.

g. Factual Approach to Decision Making (Pengambilan Keputusan

berdasarkan Fakta)
Pada saat ini, banyak terjadi pengambilan keputusan terutama di lingkungan
birokrasi berdasarkan feeling, kedekatan maupun faktor lain, di lain pihak kondisi
menuntut adanya profesionalitas terutama pengambilan keputusan untuk
menempatkan seorang top manajemen suatu organisasi. Hal ini akan menimbulkan
dampak terhadap keputusan nantinya setelah yang bersangkutan duduk di
jabatannya, sehingga segala sesuatu kebijakan yang diambilnya tidak berorientasi
secara professional dan mengakibatkan dampak sosial negative terhadap
masyarakat. Akibatnya apabila dibandingkan dengan sesama negara berkembang,
Indonesia akan terlihat kesan lambat dan tidak professional, baik dibidang eksekutif,
yudikatif maupun legislative, padahal di lain pihak era globalisasi sudah berjalan.
Apabila diibaratkan Indonesia digambarkan sebagai bola, maka bola tersebut tidak
akan dapat menggelinding dengan baik, dimana sebagai kunci pokok adalah

PUSDIKLAT SDA DAN KONSTRUKSI 5

 MODUL SISTEM MANAJEMEN MUTU

ketersediaan sumber daya manusia yang memadai disertai lingkungan yang

kondusif.
Untuk mengejar ketinggalan, maka pengambil keputusan harus berdasarkan
keputusan yang efektif berdasarkan analisa data dan informasi yang akurat
akuntable dan dapat dipertanggungjawabkan. Di lingkup pekerjaan konstruksi
persungaian, seluruh unit kerja harus menerapkan pendokumentasian sesuai
prosedur yang diberlakukan, sehingga data yang diperoleh selama pelaksanaan
pekerjaan dapat diperoleh kembali dengan cepat dan benar, dengan demikian
akurasi dalam menganalisa dapat dipergunakan di saat pengambilan keputusan.

h. Mutually Beneficial Supplier Relationships (Hubungan saling

menguntungkan)
Dalam dunia konstruksi, yang disebut sebagai organisasi adalah pengelola
satuan kerja / proyek, sedangkan sebagai supplier / pemasok adalah para penyedia
jasa baik konsultan maupun kontraktor.
Pemahaman dari prinsip ke 8 ini adalah saling menguntungkan dan saling
tergantung satu dengan lainnya dalam rangka meningkatkan kemampuan keduanya
dalam memberikan nilai/hasil, pihak pemilik pekerjaan sebagai mewakili negara
diuntungkan dari segi manfaat dari hasil pekerjaan, sedangkan dari sisi penyedia
jasa diuntungkan secara finansial. Langkah-langkah yang perlu diambil untuk
mengimplementasikan prinsip ini antara lain :
1. Mengidentifikasi dan menseleksi para penyedia jasa utama.
2. Melibatkan penyedia jasa dalam mengidentifikasi kebutuhan organisasi pemilik
pekerjaan.
3. Melibatkan penyedia jasa dalam proses pengembangan strategi organisasi
pemilik pekerjaan.
4. Membina hubungan dengan penyedia jasa dan memperlakukannya sebagai
mitra kerja.
5. Menetapkan hubungan jangka pendek dan jangka panjang yang seimbang
sekaligus membina untuk peningkatan kinerja penyedia jasa.
6. Berkomunikasi dan berbagi informasi dengan penyedia jasa.

PUSDIKLAT SDA DAN KONSTRUKSI 6

 MODUL SISTEM MANAJEMEN MUTU

7. Memastikan bahwa output penyedia jasa sudah sesuai dengan persyaratan

pemilik pekerjaan.
8. Membuat aktifitas bersama dalam pengembangan dan peningkatan.
9. Mengilhami, menganjurkan, dan menghargai peningkatan dan prestasi oleh para
penyedia jasa.

2.2. Perbedaan QA (Quality Assurance) dan QC (Quality Controle)

Quality Assurance (Jaminan Mutu) sebagai proses untuk menjamin mutu yang
dipersyaratkan, apabila prosesnya dilakukan/diikuti dengan baik, maka akan
menghasilkan mutu yang dipersyaratkan, sedangkan Quality controle/mengecek mutu
terfokus pada hasil nya, keduanya merupakan dua hal yang tidak bisa dipisahkan satu
sama lain, dapat diibaratkan sebagai sebuah mata uang dimana salah satu sisinya QA
sedangkan sisi lainnya adalah QC.
Kedua hal tersebut akan menghasilkan Quality Management yang diharapkan
organisasi, walaupun demikian tidaklah mudah untuk dilaksanakan, memerlukan
kediplinan serta konsistensi yang tinggi. Dalam penerapannya tidak bisa seperti
membalik tangan, memerlukan waktu, pimpinan yang berjiwa leadership, dan
organisasi yang kompak.

PUSDIKLAT SDA DAN KONSTRUKSI 7