MODUL SISTEM MANAJEMEN MUTU

BAB IV
PENGENDALIAN DOKUMEN DAN PRODUK YANG TIDAK SESUAI

4.1. Pengendalian Dokumen Mutu

Pengendalian dokumen mutu adalah perumusan, penetapan, pengesahan,
pendokumentasian, penerapan, serta pemeliharaan dokumen mutu, dalam rangka
penjaminan mutu dan sistem manajemen mutu.
Dalam SNI 19-9001 : 2001, Pengendalian Dokumen Mutu, merupakan elemen 4.5,
yang masuk dalam kelompok pengendalian sistem mutu. Pengendalian dokumen mutu
mensyaratkan antara lain:
a. Tersedia dan terpeliharanya prosedur untuk mengendalikan dokumen mutu
(internal dan eksternal) yang dibuat atau dikembangkan dalam rangka memenuhi
persyaratan standar manajemen mutu
b. Dokumen tersebut harus direview dan disetujui terlebih dulu oleh Wakil
Manajemen sebelum dipublikasikan.
c. Dokumen yang telah dipublikasikan tersebut harus dapat tersedia di tempat kerja
yang memerlukan.
d. Dokumen yang tidak belaku harus disingkirkan dari tempat kerja, tapi boleh
disimpan hanya sebagai referensi.
e. Revisi dokumen mutu harus direview dan disetujui oleh unit kerja dan pejabat
yang pertama kali membuatnya.
Dalam penerapan sistem manajemen mutu, semua dokumen mutu yang berkaitan
dengan penjaminan mutu harus dapat dipantau dan dievaluasi secara terus menerus,
sehingga diperlukan suatu sistem dokumentasi yang tertib, teratur dan mudah dicari
bilamana diperlukan.
Dengan demikian pengendalian dokumen mutu mencakup pula tata cara identifikasi,
pengumpulan atau penarikan kembali dokumen yang sudah tidak berlaku, pemberian
nomor indeks, pengarsipan, penyimpanan dan pemeliharaan.

PUSDIKLAT SDA DAN KONSTRUKSI 1

 MODUL SISTEM MANAJEMEN MUTU

Dalam SMM Konstruksi, dikemukakan bahwa Wakil Manajemen tingkat

Kementerian, Direktorat Jenderal, dan Unit Pelaksana bertanggung jawab atas
perumusan prosedur pengendalian dokumen mutu di lingkungan masing-maing. Semua
dokumen yang telah dipublikasikan dalam rangka penjaminan mutu konstruksi, harus
dikendalikan dan dipelihara, yang pelaksanaannya dilakukan oleh satu bagian
organisasi khusus sesuai dengan lingkup kegiatannya. Untuk itu pengendalian
dokumen mutu, minimal harus mencakup kriteria kecukupan dokumen serta tata cara
untuk :
a. Memastikan pengesahan dokumen mutu sebelum diterbitkan.
b. Menjamin pengesahan ulang dokumen mutu, bila dilakukan peninjauan atau
perubahan dokumen sesuai keperluan.
c. Memastikan bahwa perubahan dan status revisi dokumen mutu telah
diindentifikasi dalam daftar dokumen, lengkap dengan nama dokumen, nomor
dokumen, perubahan yang dilakukan, serta distribusi dokumen.
d. Memastikan bahwa revisi dokumen mutu yang berlaku, tersedia pada
lokasi/tempat digunakannya dokumen tersebut, serta dipastikan pula bahwa
dokumen tersebut mudah untuk didapatkan apabila diperlukan.
e. Memastikan bahwa dokumen mutu dapat dengan jelas dibaca dan mudah
diindentifikasi, terutama untuk dokumen yang digunakan di lokasi kegiatan.
f. Mengidentifikasi dan memastikan bahwa dokumen mutu yang berasal dari luar
lingkungan kementerian Pekerjaan Umum yang terkait dengan mutu konstruksi,
adalah versi terakhir, dan hal ini perlu diperkuat dengan pembuktian.
g. Mencegah penggunaan dokumen mutu yang kadaluarsa, dengan menetapkan
tata cara penarikan dan penyimpanan dokumen mutu yang sudah tidak berlaku
lagi
Dengan melakukan pengendalian dokumen mutu sesuai prosedur yang ditetapkan,
maka akan dapat diwujudkan sistem dokumentasi mutu yang baik, tertib dan teratur,
dan dapat menunjang pelaksanaan kegiatan baik dalam proses perencanaan,
pelaksanaan, pengendalian, pelaporan, maupun pemeriksaan, serta dapat memberi
kepastian siapa yang bertanggung jawab bilamana terjadi penyimpangan.

PUSDIKLAT SDA DAN KONSTRUKSI 2

 MODUL SISTEM MANAJEMEN MUTU

4.2. Pengendalian Produk tidak sesuai

Dimulai dari awal tahapan pekerjaan, pengawas lapangan/konsultan supervisi
melakukan tes terhadap material yang datang dengan mempergunakan daftar simak
yang telah dibuat penyedia jasa. Apabila hasil cek sesuai maka bahan dapat diterima
dan selesai, tetapi apabila tidak sesuai dengan daftar simak maka material/bahan
ditolak dan dipisahkan untuk mencegah bahan yang tidak sesuai tersebut tidak
digunakan, sengaja maupun tidak sengaja.
Demikian pula terhadap gambar kerja dan buku ukur yang dibuat kontraktor perlu
di cek apakah sesuai dengan daftar simak ataukah tidak. Apabila pihak penyedia jasa
tidak sanggup memenuhi daftar simak karena disebabkan oleh ketidak tersediaan
bahan misalnya, maka pengawas/konsultan pengawasan mengajukan usulan tertulis
keatasan langsungnya untuk dilakukan kaji ulang, dan bahan yang tidak sesuai tersebut
dipisahkan, menunggu keputusan atasannya.
Demikian pula mobilisasi personil apakah sesuai daftar personil yang diajukan
atau tidak, baik jabatan, kualifikasi maupun kuantitasnya. Keberadaan yang
bersangkutan di lapangan juga perlu dilakukan pengecekan terus menerus. Jika
menggunakan alat berat, operator sangat menentukan kinerja pekerjaan, terutama
keterampilan yang bersangkutan. Demikian pula juru ukur dan juru gambar juga harus
dilakukan pengecekan. Sesuai dengan daftar peralatan yang diperlukan di lapangan,
kedatangan peralatan sangat penting, apakah juga sesuai dengan daftar simak, sesuai
kriteria penerimaan, spesifikasi, kapasitas, serta kondisi fisik alat tersebut, kalau perlu
pengecekan dilakukan sebelum alat di mobilisasi, sehingga tidak terjadi 2 kali
mobilisasi.
Pengawas/konsultan supervisi melakukan inspeksi & test atas produk pekerjaan
konstruksi yang sudah jadi maupun yang belum jadi, dengan menggunakan daftar
simak yang terdapat dalam rencana mutu kontrak. Jika sesuai maka produk pekerjaan
dapat diterima dan selesai, jika tidak maka produk tersebut harus ditolak dan diminta
untuk diperbaiki. Apabila dijumpai situasi yang krusial sebagai contoh galian tanah
pondasi belum cukup elevasinya tetapi dijumpai batu besar, maka harus dibuatkan

PUSDIKLAT SDA DAN KONSTRUKSI 3

 MODUL SISTEM MANAJEMEN MUTU

usulan ke atasan langsungnya secara tertulis 1x 24 jam harus sudah diterima atasan
langsungnya.

4.3. Pengendalian Hasil Pekerjaan Tidak Sesuai

Hasil pekerjaan yang tidak sesuai atau tidak memenuhi persyaratan harus di
identifikasi dan dipisahkan dari hasil pekerjaan yang sesuai untuk mencegah
penggunaan yang tidak terkendali. Tindakan yang harus dilaksanakan pada kegiatan ini
adalah sebagai berikut:
1. Penanggung jawab pada setiap kegiatan harus memastikan, bahwa hasil dari
setiap tahapan kegiatan yang tidak memenuhi persyaratan diidentifikasi dan
dikendalikan untuk mencegah penggunaan atau pengiriman yang tidak sesuai
pada tahapan selanjutnya;
2. Pelaksanaan pengendalian hasil kegiatan tidak sesuai harus diatur dalam
Prosedur Pengendalian hasil Pekerjaan Tidak Sesuai yang merupakan bagian
dari Prosedur Mutu yang diterbitkan oleh Unit Kerja Eselon I;
3. Prosedur hasil Pekerjaan Tidak Sesuai minimal harus mencakup :
a. Penetapan Personil yang kompeten dan memiliki kewenangan untuk
menetapkan ketidaksesuaian hasil pekerjaan untuk setiap tahapan;
b. Mekanisme penanganan hasil kegiatan tidak sesuai termasuk tata cara
pelepasan hasil kegiatan tidak sesuai;
c. Mekanisme verifikasi ulang untuk menunjukkan kesesuaian dengan
persyaratan.
4. Pengendalian Hasil Pekerjaan Tidak Sesuai harus dilaksanakan dengan
mengesahkan penggunaan dan penerimaannya berdasarkan koreksi oleh
pengguna atau pemanfaatan hasil pekerjaan;
5. Rekaman/Bukti Kerja pelaksana kegiatan Pengendalian Hasil Pekerjaan Yang
Tidak Sesuai harus dikelola dan dipelihara sebagaimana diatur dalam butir 4.4
tentang Pengendalian Rekaman/Bukti Kerja.
6. Pengendalian Hasil Pekerjaan tidak sesuai akan dapat dipilih beberapa
alternative diantaranya diturunkan mutunya, dilakukan perbaikan, atau dibongkar

PUSDIKLAT SDA DAN KONSTRUKSI 4

 MODUL SISTEM MANAJEMEN MUTU

dan dibangun kembali sesuai yang dipersyaratkan.

PUSDIKLAT SDA DAN KONSTRUKSI 5