RENCANA AKSI KINERJA SASARAN TAHUN 2020 SUB BAGIAN UMUM (SEKRETARIAT)

Target Kinerja Sasaran

No Sasaran Strategi Indikator Kinerja Program dan Kegiatan Indikator Kegiatan Taget Rencana Aksi Anggaran

TW 1 TW 2 TW 3 TW 4
1. 25% 75% - PROGRAM Rp 5,414,432,250
Terlaksananya PELAYANAN
Administrasi Umum yang ADMINISTRASI
memadai PERKANTORAN

Pelayanan Umum 95% 1. Menerima surat masuk untuk Rp 4,878,315,350

Kegiatan penyediaan Kaban dan Sekban
kebutuhan administrasi
umum

Mencatat surat yang sudah di

disposisi Kaban dan Sekban

. Mencatat jadwal/agenda
kegiatan Kaban dan Sekban

Menerima tamu yang akan

bertemu Kaban dan Sekban

Menyiapkan buku tamu

Mengelola naskah dinas

permohonan perjalanan dinas
dari bidang-bidang dan UPTD

Menyiapkan kebutuhan ATK

Kaban dan Sekban
Mengantar/Menjemput Sekban
ke undangan rapat/kegiatan

Menyiapkan peralatan untuk

kebutuhan apel

Membuat jadwal petugas

pelaksana apel
Oma Sherly Mengelola buku penomoran
surat masuk dan keluar

Membantu mengurus barang

dalam melaksanakan
pengelolaan BMD

Menyiapkan ruang rapat untuk

pelaksanaan rapat-rapat
koordinasi dan rapat teknis
lainnya

Melaksanakan prosedur
penerimaan tamu :
Penjemputan, Pendampingan,
Konsumsi, Pengantaran
pulang

Kartika Mengelola dan mengevaluasi

buku tamu yang datang setiap
bulannya

Menerima surat masuk,

Memberikan penomoran surat
masuk di TUP kaban
 Mencatat disposisi kaban
pada buku agenda surat

Mencatat agenda surat

undangan Kaban yang akan
dihadiri

Menyampaikan surat masuk

kepada Kaban untuk di
disposisi
Mencatat disposisi Kaban
pada buku dan
menyampaiakan ke Bidang

Mencatat jadwal kegiatan

Kaban setiap hari

Keamanan Kantor 95% Membuat Jadwal Security

Kantor setiap hari (24 jam)

Monitor penerangan lampu

saat malam hari

monitor petugas yang jaga

sesuai jadwal (tidak boleh
kosong penjaga)

Melakukan pengawasan
berkala di halaman kantor dan
pintu masuk keluar

Menyiapkan kebutuan
peralatan kantor

Menyiapkan dan melayani

kebutuhan tamu pimpinan

Menyediakan makan minum

rapat Kunker ,dan pertemuan
dinas lainnya

Menyiapkan Makan minum

tamu pimpinan

Mengelola rencana dan

pembiayaan kebutuhan listrik,
telvon, koran, tv kabel, e-
absen, wifi dan air serta
kebutuhan lainnya

Menyusun rencana kebutuhan

rumah tangga setiap bidang

Mengelola administrasi
keuangan subbag umum

ibu lesly Mengatur penyimpanan

barang inventaris kantor

ibu lesly Melakukan pendistribusian

barang

ibu lesly Melaksanakan penyimpanan

barang ATK, cetakan, alat
pembersih dan aset kantor

3. Penataan Kearsipan Rp 4,999,600

 Penatausahaan Surat Menerima, mencatat dan
Menyurat 95% mensortir surat masuk dengan
prosedur dan ketentuan yang
berlaku agar memudahkan
penelusuran dan pengarsipan
surat

Menerima dan mempelajari

surat

Mencatat dan
mengagendakan surat

Menyortir surat masuk

menurut jenis dan
sifatnya,memasukan data
surat masuk keaplikasi,print
out lembar disposisi untuk
TUP Sekretaris Badan

Menerima buku laporan

bulanan dan kinerja dari UPTD
dan meyalurkan ke bidang-
bidang teknis

Mendistribusikan surat masuk

sesuai disposisi pipmpinan

tian Mengadministrasikan surat

kandouw keluar dengan menseleksi
surat,sortir dan pemberi
penomoran

Arsip Manual 100%, Membuat folder arsip surat

Digital 75% masuk dan keluar

Mengelol/Mengarsipkan surat
masuk dan keluar

Melaksanakan Scan Digital

setiap Surat Masuk dan Keluar
dalam bentuk File Digital

Tersedianya Media Menyediakan Bacaan media

cetak dan elektronik cetak Koran setiap harinya

Membuat laporan
penyaluran/distribusi

Menyiapkan materi cetakan

untuk sosialisasi

4. Pelaksanaan Rapat Mencatat jadwal,waktu dan Rp 482,291,800

Koordinasi dan tempat rapat dilaksanakan
Konsultasi
Mencatat,Menyimak hasil
diskusi,
Mendokumentasikan

Membuat laporan hasil notulen

2. Kegiatan penyediaan Rp 48,825,500

kebutuhan administrasi
Pengelolaan BMD yang
barang dan jasa
tertib
Tersedianya laporan Melaksanakan verikfikasi ,
Pengelolaan Barang koordinasi, penyiapan barang
Kuasibyang terupdate kuasi (Notice Pajak, stiker,
leaflet, dll))

Membuat Laporan Penyaluran

Barang Kuasi

Monitoring Penggunaan
Barang Kuasi (Notice, Stiker,
kalender, buku profil, dll))

Tersedianya KIB Membuat KIB pada awal

(A,B,C dan D) yang Tahun
terupdate

Mengupdate KIB , bila terjadi

perubahan SIP

Tersedianya SIP BMD Membuat SIP pada awal

yang terupdate Tahun

Merevisi SIP bila terjadi

perubahan kebijakan
pemegang BMD

Tersedianya Buku Membuat daftar inventarisasi

Inventaris Barang yang barang milik daerah kantor
terupdate pusat dan UPTD

Melaksanakan updating daftar

inventaris barang setiap terjadi
pengadaan barang (hasil
Rekon)

Monitoring ketersediaan
barang Kuasi, ATK
Monitoring Pengguaan Barang
Kuasi di UPTD
Pemanfaat peralatan Mengelola penyaluran dan
kantor sesuai pemakaian barang inventaris
peruntukan 75% kantor
melakukan monitoring
lapangan terhadap
keberadaan peralatan kantor

Melaksanakan rekonsiliasi
BMD

Melaksanaka menginputan
barang jasa pada sirup

Tersedianya Kartu KIR Mengidentifikasi inventaris

disetiap ruangan yang barang di setiap ruangan pada
terupdate awal tahun

Membuat Kartu KIR di setiap

ruangan

Merevisi Kartu KIR pada saat

terjadi pengurangan dan
penambahan barang
inventaris kantor

Status Kepemilikan Mengidentifikasi status

Tanah dan Bangunan kepemilikan tanah dan
bangunan di UPTD (pada awal
Tahun)
 Melakukan pengelolaan
peningkatan status tanah dan
bangunan melalui pengadaan
tanah/bangunan

Monitoring pemanfaatan BMD

disetiap UPTD

Status kepemilikan Menginventarisir/identifikasi

kendaraan bermotor kendaraan yang digunakan
100% dan atau yang
dipinjampakaikan, dimutasi,
atau dihibahkan

melakukan monitoring
terhadap statu pajak tahunan
kendaraan dinas/operasional

Sarana Prasarana umum PROGRAM 1,141,794,950

yang memadai PENINGKATAAN
SARANA DAN
PRASARANA
APARATUR

1. Pengadaan kendaraan Menyiapkan/ Mengelola

dokumen pengadaan
dinas/operasional kendaraan
dinas/operasional

2. Pengadaan Menyiapkan rencana Rp 590,895,000

peralatan/perlengkapan pengadaan sarana dan
gedung kantor prasarana kantor

Melakukan penginputan
pengadaan sarana dan
prasarana kantor

Menyiapkan dan mengelola

dokumen pengadaan
peralatan/perlengkapan
gedung kantor

3. Pemeliharaan Melaksanakan pemeriksaan

peralatan/perlengkapan kebersihan kantor
gedung kantor

Halaman Kantor yang Melaksanakan kebersihan dan

Asri penataan taman
Melaksanakan Kerja Bakti
setiap bulan
Penataan Parkir yang Melaksanakan penataan
baik 80% perparkiran yang sesuai
dengan Zona untuk Pimpinan,
untuk pegawai, untuk
Tamudan untuk perlatan
kantor

Ruang Kerja yang monitoriang setiap hari untuk

memadai 80% kebersihan ruang kerja
 Mengelola Sampah di setiap
ruangan

Membersihkan Ruangan kerja

pagi dan sore hari

Ketersediaan Jaringan Monitoring Jaringan

Komunikasi 90% komunikasi Wifi,Indihome,
telepon, setiap hari

Monitoring jaringan E-Absen

Fasilitas Toilet yang Monitor kebersihan Toilet,

bersih (80% ketersediaan air, dan alat
kebersihan setiap hari

4. Pemeliharaan Rp 119,900,000
rutin/berkala gedung
kantor

Ketersediaan Air Menyiapka ketersediaan air

Bersih 95% bersih di setiap Toilet, Pantry
dan halaman

Memeriksa Tong air setiap

hari (harus full)

Memeriksa Pompa Air (aktif)

Ketersediaan Listrik Membuat laporan inventarisasi

99% kerusakan mesin dan atau
jaringan listrik

Mengelola ketersediaan
Genset (pada saat lampu
padam)paling lambat 5 menit

Memeriksa pemanfaatan listrik

(memadamkan listrik pada
saat selesai jam kerja)

Memeriksa kerusakan mesin

dan sistem jaringan
berdasarkan laporan untuk
perbaikan
Memperbaiki mesin dan
pengantian sukucadang
sesuai hasil pemeriksaan

Menyiapkan bahan bakar

untuk keperluan genset

Melaksanakan pemeriksaan
berkala mesi/jaringan listrik

5. Pemeliharaan Melakukan pengelolaan Rp 430,999,950

rutin/berkala kendaraan administrasi pajak kendaraan,
dinas/operasional stnk dan tnkb

Melaksanakan apel kendaraan

dinas/operasional

Melaksanakan pemeriksaan
kondisi kendaraan
dinas/opersional

Melaksanakan service
berkala kendaran
dinas/operasional
 Membuat laporan hasil
perbaikan/service kendaraan

Melaksanakan koordinasi
pemakaian/peminjaman
kendaraan dinas
Membuat laporan SPJ service
dan sukucadang

Membuat laporan kebutuhan

dan jadwal service kendaraan,
pengantian sukucadang

6. Rehabilitasi
sedang/berat gedung
kantor

- PROGRAM Rp 57,600,000
PENINGKATAN
DISPLIN APARATUR
1. Pegadaan pakaian Membuat rencana Rp 57,600,000
dinas beserta pengadaan , persiapan
perlengkapannya koordinasi dgn PPKOM, PPBJ

2. Pengadaan pakaian
khusus hari-hari tertentu

- PROGRAM Rp 57,500,000
PENYELENGARAAN
HARI-HARI BESAR
KENEGARAAN/KEDAE
RAHAN

1 Kegiatan Pelaksanaan Rp 57,500,000

Pameran dan Promosi

Rp 6,671,327,200
TARIAT)

Jadwal Kegiatan KETERANGAN

Penanggungjawab
TW 1 TW 2 TW 3 TW 4
1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3

Erwin Mokoginta, √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ Membuat rencana

SE ( Sekretaris) pengadaan , persiapan
koordinasi dgn PPKOM,
PPBJ

√ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √

√ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √

√ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √

√ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √

√ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √

√ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √

√ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √

Christian Kandouw √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √
( Protokol )

√ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √

√ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √

√ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √

√ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √

√ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √

√ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √

Saartje M. √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √
Budiman
( Pengadministrasi
an surat)
 √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √

√ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √

√ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √

√ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √

√ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √

Ignatius Runtu

Kartka Widiastuti, √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √
SE ( Penyusun
rencana
kebutuhan rumah
tangga dan
perlengkapan )

√ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √

√ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √

√ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √

√ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √

√ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √

√ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √

√ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √

√ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √

Ibu Sherly √ √ √ Membuat rencana

Rumapar pengadaan , persiapan
( Pengadministrasi koordinasi dgn PPKOM,
an umum ) PPBJ
Christian Kandouw
( Protokol )

Yulinda P. Lano, √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ Membuat rencana

SH ( Notulen ) pengadaan , persiapan
koordinasi dgn PPKOM,
PPBJ

Vera √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ Membuat rencana

Manimpurung, SIP pengadaan , persiapan
(Pengelola barang koordinasi dgn PPKOM,
milik negara) PPBJ
Wilma Sumarauw

√ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √

√
Amelia Tiwa,SE Membuat rencana
( Penyusun pengadaan , persiapan
rencana koordinasi dgn PPKOM,
pengadaan sarana PPBJ
dan prasarana)

Amelia Tiwa, SE √ √ √ Membuat rencana

( Penyusun pengadaan , persiapan
rencana koordinasi dgn PPKOM,
pengadaan sarana PPBJ
dan prasarana)

Jeane Onibala

Jacob Pongajouw ( Membuat rencana

Pranata taman dan pengadaan , persiapan
kebersihan) koordinasi dgn PPKOM,
PPBJ
Johny Supit √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ Membuat rencana
( Tekniksi listrik ) pengadaan , persiapan
koordinasi dgn PPKOM,
PPBJ

Herry √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ Membuat rencana

Kalengkongan, SE pengadaan , persiapan
( Pengelola koordinasi dgn PPKOM,
kendaraan ) PPBJ
 Membuat rencana
pengadaan , persiapan
koordinasi dgn PPKOM,
PPBJ

Amelia Tiwa, SE √ √ √ Membuat rencana

( Penyusun pengadaan , persiapan
rencana koordinasi dgn PPKOM,
pengadaan sarana PPBJ
dan prasarana)

Amelia Tiwa, SE
( Penyusun
rencana
pengadaan sarana
dan prasarana)

Amelia Tiwa, SE
( Penyusun
rencana
pengadaan sarana
dan prasarana)

Menyiapkan √ √ √ Membuat rencana

kebutuhan pengadaan , persiapan
pameran koordinasi dgn PPKOM,
PPBJ
 RENCANA AKSI KINERJA SASARAN TAHUN 2020 SUB BAGIAN PERENCANAAN DAN KEUANGAN (SEKRETARIAT)

Jadwal Kegiatan
Target Kinerja Sasaran Penanggungjaw
No Sasaran Strategi Indikator Kinerja Program dan Kegiatan Indikator Kegiatan Taget Rencana Aksi Anggaran
ab
TW 1 TW 2 TW 3 TW 4
TW 1 TW 2 TW 3 TW 4 1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3
1. 25% 75% 1 Program Pelayanan
Administarsi
Meningkatnya Perkantoran
Penerimaan pendapatan
Daerah

Terlaksananya 1 Thn Penyusunan Dokumen Renja Bapenda

Kegiatan Penyediaan 2021 (induk)
Penyediaan Kebutuhan
Kebutuhan Administrasi
Administrasi Keuangan
Keuangan

Pembentukan Tim
- Penyusun
Rapat Teknis
- Penyusunan Renja
Rapat dengan UPTD
-

- Pengumpualan Data
Program Kegiatan dan
Anggaran (Kantor
Pusat, UPTD)
- Pengimputan Renja
Pengimputan Program
Kegiatan dan Anggaran
- pada SIMDA Integrasi
untuk RKA

Penyusunan Dokumen Renja

2020 (perubahan)
 Rapat teknis
-
Pengumpulan data
-
Penginputan
-
Pembahasan
-

Penyusunan Dokumen RKA

Perubahan (2020)

- Rapat Teknis
- Pengumpulan Data
Pengimputan anggaran
- perubahan

Penyusunan Dokumen RKA

Induk (2021)
Pembentukan Tim dan
- Pembuatan SK

- Rapat Teknis

- Pengumpulan Data
-
Evaluasi Renja
Evaluasi RFK
Evaluasi Belanja
Kompilasi Bulanan

Evaluasi Belanja
Kompilasi Semesteran

Penyusunan Dokumen
LPPD
- Rapat teknis
- Pengumpulan data

Penyusunan Dokumen
LKPJ
 - Rapat

100% Penyusunan Dokumen

LAKIP
Pembentukan Tim dan
- Pembuatan SK Tim
Pengumpulan data dari
- tiap bidang
Rapat teknis dengan
- Bidang
-
Fasilitasi/Evaluasi
Pembahasan RPJMD
Kab/Kota

mengfasilitasi dan
mengevaluasi RPJMD
- Rangcangan awal/akhir
Kab/Kota

memberikan masukan
bagaimana menggali
potensi sebagai sumber
pendapatan dalam
-
rangka peningkatan PAD

Fasilitasi/Evaluasi RKPD
Induk Kab/Kota

mengevaluasi dan
- mengfasilitasi RKPD

Fasilitasi/Evaluasi RKPD
Perubahan Kab/Kota

mengevaluasi dan
- mengfasilitasi RKPD
-

Fasilitasi/Evaluasi
RPJPD Induk/Perubahan
Kab/Kota

Mengevaluasi dan
- mengfasilitasi RPJPD

memberi informasi
tentang pemanfaatan
- Pajak bagi setiap
kab/kota

Pengelola Gaji
- Penginputan Gaji
- selisi berkala
- selisi Kenpa
- Penginputan Tunjangan

Penambahan/
- Pengurangan Anggota
Keluarga
Pembuatan Daftar
- Insentif

rekonsilisasi
- gaji/tunjangan/Insentif

-
Pembantu Bendahara Linda
Pengeluaran

menerima dan
memeriksa kelengkapan
Dokumen SPJ dari
- Bidang maupun sub
Bagian
 melakukan pencatqatan
manual/registrasi belanja
dokumen SPJ LS,GU
dan TU dari Bidang
- maupun sub bagian

menginput data
perjalanan dinas
- dalam/luar daerah
bidang dan sub bagian

merkapitulasi data
belanja perjalanan dinas
dalam/luar daerah,
belanja ATK, Mami
Kegiatan, Mami Rapat,
- penggandaan, Mami
tamu, dan pencetakan

mendokumentasikan
- data SPJ LS, GU dan TU

mengelola dan
melakukan penataan
kearsipan dokumen SPJ
- belanja dan Bukti
pengeluaran lainnya

Perbendaharaan Vivi
meneliti dan menguji
kebenaran administratif
- SPP LS/GU/TU/Nihil dan
tunjangan lainnya

meneliti kesesuaian kode

rekening belanja antara
- SPD dan SPP
 membubuhkan paraf
pada cap pengesahan
- bukti bukti
pertanggungjawaban

merangkap fungsi cheker

- dalam aplikasi CMS

Perbendaharaan Nobert
meneliti kelengkapan
dokumen
- UP/GU/TU/LS/Nihil

melakukan penomoran
aas dokumen
- UP/GU/TU/LS/Nihil

mengajukan permintaan
pembayaran SPP baik
- melalui
UP/GU/TU/LS/Nihil

melakukan pembayaran
dari UP/LS/TU

Perbendaharaan Agustin
meneliti kelengkapan
SPP, GU, TU dan LS
- serta SPP GU/TU Nihil

Menyiapkan SPM, GU,

TU dan LS serta SPP
-
GU/TU Nihil

Meneliti Kebenaran
Potongan-potongan pada
- SPM

- Paraf koordinasi
 Meregister SPM, GU, TU
dan LS serta SPP
-
GU/TU Nihil

- Fungsi maker (CMS)

Bendahara Penerimaan Merke

menginput dan
- mengarsip data
penerimaan

menerima, menyortir dan

mengelola arsip laporan
- realisasi penerimaan dari
UPTD

membuat rekap laporan

penerimaan harian, dan
- bulanan

menginput data
- penerimaan PAD
menyipakan bahan
evaluasi penerimaan per
-
bulan

membuat laporan
- realisasi
melakukan penataan
arsip/dokumen
- administrasi penerimaan

melakukan rekonsiliasi
- dengan Bank Sulut Go,
UPTD dan BKAD