1.

Team Force (Team Internal Implementation)

Setelah selesai dengan proses pemilihan vendor, selanjutnya perlu dibentuk tim

implementasi sistem. Tim ini terdiri dari perwakilan pihak perusahaan dan pihak

vendor yang akan saling bekerja sama selama tahap persiapan dan

implementasi sistem. Setiap anggota tim ini harus mempunyai hirarki, tugas

dan wewenang yang jelas. Dari tim implementasi inilah proses perencanaan

implementasi sitem dimulai.

2. Expectation Management

Pengelolaan ekspektasi ini penting untuk memastikan sistem yang akan

diimplementasikan dapat memenuhi harapan para pemangku kepentingan di

perusahaan. Ekspektasi ini bisa jadi berbeda pada setiap level pengguna sistem

di perusahaan dan bisa jadi saling bertolak belakang.

Selain itu, ekspektasi pengguna mungkin dapat berubah seiring dengan

berjalannya waktu. Misalnya karena ada perubahan regulasi, perubahan kondisi

pasar, dll. Perubahan ekspektasi ini perlu dikelola agar sampai waktu tidak

menyebabkan friksi.

3. Fit Gap Analysis

Ini merupakan tahap dimana tim implementasi akan berdiskusi secara intensif

mengenai bisnis proses yang diperlukan oleh perusahaan dan sejauh mana ini

dapat dipenuhi oleh sistem. Dokumentasi standard operating procedure akan

diperlukan untuk melakukan analisis Fit Gap. Hasil akhir analisis ini akan

memberikan gambaran mengenai kecocokan antara fitur yang saat ini sudah

ada dengan kebutuhan bisnis perusahaan. Setiap gap yang ditemukan

selanjutnya akan didiskusikan bagaimana antisipasinya.

Pada prakteknya mungkin akan diperlukan kustomisasi sistem untuk mengantisipasi gap

yang ada. Perlu dipahami juga bahwa semakin banyak kustomisasi pada suatu sistem, maka

resiko kegagalan semakin besar juga. Pada dasarnya sistem ERP merupakan sistem yang

rumit yang mengintegrasikan banyak proses di dalamnya. Untuk itu kedua pihak sebaiknya

ekstra hati – hati untuk menentukan sejauh mana kustomisasi sistem akan dilakukan.