STRUKTUR ORGANISASI KANTOR DEPAN ( FO )

TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB

1. Operation Staff Operation
Staff
Ringkasan Pekerjaan :
Melayani tamu secara efesien, ramah tamah dan professional di front desk, room maupun restaurant saat tamu breakfast juga selalu
meningkatkan dan mempertahankan service dan keramah – tamahan dari waktu ke waktu.
Tugas Pokok : Front Office
Manager
 Mengontrol dan merevisi hasil pekerjaaan di lapangan
 Membuat, mengupdate, dan melatih karyawan untuk melaksanakan SOP
 Meningkatkan penjualan
 Handle guest complaint Assistant
Front Office
Manager
2. Front Office Manager
Ringkasan Pekerjaan :
Menciptakan kepuasan tamu dan memberi kesanExecutive
positif bagi tamu di area kerjanya Business
Duty Telephone Reservation Chief
Lounge Centre
Manager
Tugas Pokok : Operator Manager Concierge
Manager Supervisor
 Menyeleksi, menempatkan, melatih dan mengevaluasi karyawan front office
 Memastikan semua staff front office menguasai system komputer hotel, etika menerima telepon standart operasional yang di
hotel
Guest Business
Front Desk tamu yang tidak bisa
ELdiselesaikan
Assistant oleh bawahannya
Reservation Airport
Relation  Menangani keluhan Centre Bell Captain
Supervisor Manager Supervisor Representive
Supervisor Membuat budget tahunan, menganalisis operasi dan pendapatan hotel secara harianSecretary
dari sisi pendapatan, rata-rata harga kamar

Guest
Front Desk Reservation Doorman /
Relation Bellboy
Agent Agent Doorgirl
Officer
 3. Assistant Front Office Manager
Ringkasan Pekerjaan :
Membantu kelancaran tugas di front office dan menggantikan front office manager ketika berhalangan dan mengkoordinir beberapa
tugas sesuai deskripsi pekerjaannya
Tugas Pokok :
 Membantu front office manager dalam hal control dan administrasi
 Memantau operasional di front office
 Mengarahkan dan mengawasi pekerjaan reception dan concierge
 Terjun ke operasional hotel pada saat ramai tamu

4. Duty Manager
Ringkasan Pekerjaan :
Mendukung pekerjaan operasional kantor depan secara meyeluruh dan mengontrol operasional lintas department untuk shift tertentu
Tugas Pokok :
 Mendukung kelancaran proses check in dan check out di front office
 Menangani kesulitan tamu dan staff di front desk
 Membuat laporan setiap shift mengenai temuan dan kejadian selama jam kerjanya
 Mengontrol operasional di lingkup front office seperti lobby, restaurant, bar, lounge koridor dan kamar tamu

5. Telephone Operator
Ringkasan Pekerjaan :
Melaksanakan pengelolaan pelayanan telepon / faxcimille dengan berpedoman kepada kebijakan teknis yang telah ditetapkan oleh
manajemen
Tugas Pokok :
 Menjawab telepon yang masuk baik dari internal maupun external mentransfer langsug ke setiap extension yang dituju
 Memeriksa bill telepon dan menyerahkannya langsung ke FO kasir
 Menjawab pertanyaan yang berkaitan dengan event activities dan fasilitas hotel
 Menjaga privasi tamu kamar dalam hal memberikan informasi terhadap tamu luar

6. Executive Lounge Manager

Ringkasan Pekerjaan :
Menjamin kepuasan tertinggi tamu dan staff menurut standar pelayanan sesuai dengan ketentuan di lantai eksekutif serta bertanggung
jawab atas segala aspek operasional di lantai eksekutif
Tugas Pokok :
 Memastikan jadwal telah ditetapkan dengan baik
 Memastikan data tamu selalu diperbaharui
 Membantu dalam membangun efisien tim dengan memperhatikan kesejahteraan, keselamatan, training, dan pengembangan
staff
 Melaksanakan evaluasi karyawan dan meninjau penampilan keseluruhan, mendiskusikan penampilan dan bidang untuk
perbaikan

7. Reservation Manager
Ringkasan Pekerjaan :
Membantu FO manager dalam memantau dan mengontrol akurasi kemampuan kamar yang bisa dijual agar mencapai harga yang
maksimal dan mengawasi kerjasama staff dalam lingkup bagian pemesanan kamar, khususnya dalam penerimaan, proses dan
persetujuan pemesanan kamar.
Tugas Pokok :
 Melatih, memotivasi dan mendisiplinkan bawahan dibagian pemesanan
 Mempersiapkan semua laporan yang menyangkut pemesanan kamar sehari-hari seperti perkiraan penjualan kamar dalam
sebulan, laporan mingguan, statistik dan jumlah kamar yang terjual
 Menjawab secara lisan atau tertulis dengan cepat terhadap semua pemesanan kamar, harga, fasilitas hotel, dan pelayanan

8. Bussines Centre Supervisor

Ringkasan Pekerjaan :
Mengatur dan mengarahkan segala aspek fungsi dari pusat bisnis untuk mencapai keputusan yang tertinggi dari tamu
Tugas Pokok :
 Menjamin staff untuk kepuasan tamu yang maksimal melalui penghargaan diri dan perhatian yang hangat dan tepat
 Memberikan penilaian terhadap penampilan, kedisiplinan, dan efesiensi semua karyawan di bawah pengawasannya serta
berinisiatif untuk mengambil tindakan bila diperlukan
 Mengontrol dan menganalisa secara berkelanjutan biaya pengeluaran department sehari-hari untuk menjamin bahwa
pengeluaran tidak melebihi anggaran
 Mengatur dan menyediakan arahan yang baik untuk keseluruhan maupun pelaksanaan sehari-hari dan administrasi untuk
semua bagian dalam pusat bisnis

9. Chief Concierge
Ringkasan Pekerjaan :
Memastikan bahwa semua tamu mendapatkan pengalaman yang menyenangkan di area pintu masuk hotel, lobby, bell desk
Tugas Pokok :
  Memastikan semua staff bagian concierge mendapat training tentang hotel system, etiket bertelepon, standar penampilan serta
filosofi hotel
 Memastikan sarana komunikasi yang berupa papan informasi ( sign board ) di lobby selalu benar
 Memberikan training ke staff tentang prosedur penangan barang bawaan untuk tamu VIP dan rombongan, serta penanganan
keluhan tamu
 Menyediakan peta kota, pengaturan reservasi tiket pesawat dan angkutan darat serta laut, sebagai penyedia informasi tentang
aktivitas rekreasi, sosial, dan keagamaan

10.Guest Relation Officer

Ringkasan Pekerjaan :
Mengantarkan tamu dan memberikan layanan informasi dan bantuan keperluan tamu selama tinggal di hotel
Tugas Pokok :
 Memberikan informasi tentang hotel kepada tamu dan pengunjung
 Beramahtamah dengan tamu langganan, tamu yang menginap di lantai eksekutif, VIP, tamu yang baru pertama kali datang,
dan tamu yang menginap untuk jangka waktu yang lama pada saat kedatangan
 Memantau tamu VIP yang menginap, datang, dan berangkat
 Menyambut tamu VIP di lobby, mengantar, dan menjelaskan kamar yang akan ditempati tamu sambal membawakan kunci
kamar

11.Front Desk Supervisor

Ringkasan Pekerjaan :
Memberikan layanan penerimaan dan keberangkatan tamu di hotel dengan memberikan petunjuk kepada staff front desk serta
mengontrol kode akses computer di front desk
Tugas Pokok :
 Mengarahkan tugas operasional penerimaan tamu di front office
 Menangani keluhan tamu yang tidak bisa diatasi oleh front desk agent
  Memberikan persetujuan penggunaan housebank oleh front desk agent
 Mengarahkan langkah persiapan penerimaan grup dan mengatur jadwal setiap staff front desk
12.Executive Lounge Assistant Manager
Ringkasan Pekerjaan :
Menangani semua keperluan tamu di lantai eksekutif
Tugas Pokok :
 Mengantar tamu ke kamar dan menerangkan fasilitas hotel
 Sebagai penghubung antara tamu VIP dengan layanan lain seperti housekeeping, GRO, dan engineering
 Melayani minuman selamat datang dan oshibori ( handuk dingin ) pada saat kedatangan
 Melayani pesanan makanan dan minuman di executive lounge

13.Reservation Supervisor
Ringkasan Pekerjaan :
Mengawasi dan mengontrol pekerjaan para petugas reservasi sehingga dapat berjalan sebagaimana ditentukan dalam standar operating
produce yang berlaku di hotel
Tugas Pokok :
 Mempersiapkan daftar expected arrival list ( tamu yang diharapkan tiba ) dan expected departure list ( tamu yang akan
meninggalkan hotel )
 Membuat dan memperbaiki data di bagian pemesanan agar tetap dalam kondisi up-to-date
 Membuat jadwal kerja para petugas reservasi
 Mengawasi dan mengontrol pemblokiran kamar, terutama untuk kamar yang telah dipesan
 14.Business Center Secretary
Ringkasan Pekerjaan :
Melayani tamu yang memerlukan jasa di business center
Tugas Pokok :
 Memberikan layanan pengaturan pertemuan dengan para usahawan
 Membantu dan menginformasikan tiket pemesanan pesawat
 Bertanggungjawab dalam menjalankan tugas administrasi yang berhubungan dengan pusat bisnis
 Memberikan pelayanan penerjemahan, foto copy, pengiriman facsimile, dan pelayanan pemakaian internet

15.Bell Captain
Ringkasan Pekerjaan :
Mengurus barang bawaan tamu pada saat datang, selama menginap di hotel maupun akan pergi meninggalkan hotel
Tugas Pokok :
 Menerima dan menyimpan barang tamu yang dititipkan di concierge
 Mengatur bellboy untuk menyiapkan trolley atau kendaraan barang dalam menjemput bus rombongan yang akan ke hotel
 Mengontrol setiap barang yang disimpan atau masih berada di lobby mempunyai tanda pengenal / pass nomor barang yang
jelas
 Mengatur tugas setiap bellboy
 16.Airport Representative
Ringkasan Pekerjaan :
Menjemput dan mengantar tamu dari dan ke bandara sesuai standar di hotel
Tugas Pokok :
 Menyiapkan daftar tamu dan jam kedatangannya di bandara
 Menyiapkan kendaraan yang sesuai dengan jumlah tamu dan bagasi yang diperlukan
 Menghubungi hotel jika sudah siap menuju hotel atau tamu belum berhasil diumpai di bandara
 Menyiapkan papan penyambutan sesuai dengan nama tamu

17.Front Desk Agent

Ringkasan Pekerjaan :
Menangani regristasi tamu, memberikan pelayanan sebelum tamu menginap serta menangani check out tamu beserta pembayarannya
Tugas Pokok :
 Menyambut tamu yang datang di front desk dengan ramah dan sopan
 Melakukan pendaftaran tamu
 Melayani penukaran mata uang asing ke mata uang local
 Menghitung dan bertanggungjawab atas uang transaksi selama staff tersebut bertugas pada hari tersebut
 18.Doorman / Doorgirl
Ringkasan Pekerjaan :
Menyambut tamu dengan membukakan pintu kendaraan atau pintu lobby hotel
Tugas Pokok :
 Menyambut dan membukakan pintu mobil tamu
 Memberikan salam untuk setiap tamu yang datang dengan ramah dan senyum
 Menyapa dan membukakan pintu lobby hotel untuk tamu yang memasuki atau ke luar lobby

19.Bellboy
Ringkasan Pekerjaan :
Membantu tamu dalam hal menangani barang bawaan mereka luggage delivery dan luggage down
Tugas Pokok :
 Menurunkan barang tamu dari mobil
 Mengantar dan membantu membawakan barang tamu saat akan check in atau check out hotel
 Menyimpan barang tamu dengan tanda khusus untuk tamu yang belum datang ke hotel atau tamu yang menitipkan barangnya
di belldesk