Arsip merupakan sumber informasi yang mengandung nilai berkelanjutan atau berkesinambungan
(continuing value) yang harus dipelihara dan dilestarikan. Berdasarkan fungsinya arsip dibedakan
menjadi 2 jenis :
1. Arsip Dinamis (record) adalah arsip yang dikelola dan disimpan oleh lembaga pencipta
(creating Agency) dan masih dibutuhkan secara langsung dalam penyelenggaraan
administrasi.
2. Arsip Statis adalah merupakan akumulasi arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya
mulai menurun dan diserahkan ke lembaga kearsipan.
Kegiatan untuk memperoleh kualitas arsip statis daripencipta arsip maupun menambah
kuantitas suatu khazanah arsip yang akan disimpan permanen inilah yang dinamakan akuisisi
arsip. Kegiatan akuisisi arsip terjadi selama msih terdapat pengelolaan arsipdinamis (record
management) ke pengelolaan arsip statis (Archives management). Selain itu, pentingnya
penyelamatan arsip tidak terlepas dari fungsi arsip statis sebagai memori, pembuktian, sumber
penelitian, memelihara aktivitas hubungan masyarakat, menelusuri silsilah, dan membentuk
karakter serta jati diri.
Akuisisi arsip merupakan kegiatan yang bertujuan untuk menambah khazanah arsip (holdings)
yang terdapat dilembaga kearsipan dengan cara melakukan proses penarikan arsip maupun
penyerahan arsip dengan pihak pencipta arsip. Di dalam melakukan penambahan khazanah
arsip pada lembaga kearsipan terdapat proses transfer penyerahan resmi dari pencipta arsip,
baik memalui pembelian arsip, pertukaran arsip, sumbangan, pemindahan, maupun ganti rugi
sesuaidengan ketentuan peratutan perundang-undangan yang berlaku.
Proses akuisisi arsip sebagai sutau konsepsi mempunyai tujuan yang tidak sekedar menambah
khazanah arsip, tetapi juga untuk penyelamatan dan melestarikan arsip yang bernilai permanen
sebagai upaya menambah khazanah arsip.
Siklus hidup arsip (life cycle of record) merupakan suatu proses rangkaian kegiatan pengelolaan
arsip arsip dinamis dan arsip statis yang digolongkan berdasarkan fungsinya, berupa arsip aktif
(current record), arsip inaktif (dormant record), dan arsip statis.
Beberapa model siklus arsip, kegiatan pengelolaan arsip statis terwakili adanya proses transfer
arsip dari yang sebelumnya disimpan dan dikelola sebagai arsip dinamis. Sebagai siklus arsip,
maka pengelolaan arsip statis merupakan kelanjutan dari pengelolaan arsip dinamis terhadap
arsip dinamis yang memiliki nilai guna permanen.
Manajemen arsip statis bertujuan supaya arsip statis hasil dari kegiatan, dapat terpelihara dan
terawatt sehingga dapat disajikan kepada publik. Didalam rancangan sistem manajemen
akuisisi, perpaduan antara, input, process, dan output akan menghasilkan suatu tujuan yaitu
menjamin keselamatan arsip sebagai penanggungjawaban nasional dalam rangka kehidupan
bermasyarakat, berangsa dan bernegara. Dengan demikian, sistem managemen akuisisi sebagai
suatu sistem merupakan bagian dari manajemen arsip statis.
Sumber :
Drs. Bambang Prajono Widodo, M.Si., dalam BMP ASIP4426 Akuisisi Arsip