Cargas Laborales

Qu son y cmo hacer un estudio de cargas laborales? Descripcin

El estudio de cargas de trabajo corresponde a la aplicacin de tcnicas para la medicin de trabajos administrativos o de oficina que determina la cantidad de personal necesario para la eficiente realizacin de las tareas que se originan de las funciones asignadas a cada entidad. El objetivo general de las cargas laborales es determinar de manera tcnica el volumen de trabajo que se deriva del desarrollo de los diferentes procesos y procedimientos propios de cada una de las dependencias o unidades que conforman la estructura organizacional de cada entidad. Para el desarrollo de una efectiva medicin de cargas de trabajo es necesario mantener actualizados dos insumos previos indispensables: el manual de procesos y procedimientos que determina el quehacer y operacin integral de la empresa y el manual de funciones y competencias laborales que se constituye en el soporte tcnico que justifica y da sentido a la existencia de los cargos en una entidad u organismo. La condicin ms importante a tener en cuenta en un estudio de cargas de trabajo es que no se miden cargos, se mide el desarrollo de actividades o tareas asociadas a los procedimientos y procesos de las diversas unidades o dependencias en funcin del tiempo estndar de desarrollo de cada actividad (registrada en el manual de procedimientos) y la frecuencia (en un periodo de tiempo determinado: das, horas, minutos) con que se desarrolla cada actividad del procedimiento de forma permanente. El estudio o medicin de cargas de trabajo no es un trabajo aislado o independiente implica la realizacin de un proyecto interno con participacin de personal interdisciplinario de la empresa que integre la realizacin de fases o etapas secuenciales entre las que se destacan: diagnostico, planeacin, formulacin de metodologa, comunicacin, aplicacin de metodologa y consolidacin de resultados.

Base normativa
A continuacin se enumera la normatividad actual asociada al tema de cargas de trabajo en la gestin pblica, base para su desarrollo y aplicacin en entidades distritales. Constitucin Poltica de Colombia Articulo 122.Funcin Pblica. No habr empleo pblico que no tenga funciones detalladas en Ley o reglamento y para proveer los de carcter remunerado se requiere que estn contemplados en la respectiva planta y previstos sus emolumentos en el presupuesto correspondiente. Articulo 125. Carrera Administrativa. Los empleos en los rganos y entidades del Estado son de carrera. Se exceptan los de eleccin popular, los de libre nombramiento y remocin, los de trabajadores oficiales y los dems que determine la ley.

Articulo 209.Funcin Administrativa. La funcin administrativa est al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economa, celeridad, imparcialidad y publicidad mediante la descentralizacin, la delegacin y la desconcentracin de funciones. Principales Leyes y Decretos LEY 909 DE 2004. ARTCULO 46. Reformas de planta de personal. Las reformas de planta de empleos de las entidades de la rama ejecutiva de los rdenes nacional y territorial, debern motivarse, fundarse en necesidades del servicio o en razones de modernizacin de la administracin y basarse en justificaciones o estudios tcnicos que as lo demuestren, elaborados por las respectivas entidades, por la ESAP, o por firmas especializadas en la materia; estudios que debern garantizar el mejoramiento organizacional. DECRETO 1227 DE 2005. ARTCULO 95. Reformas de Plantas de Empleos. Las reformas de las plantas de empleos de las entidades de la Rama Ejecutiva de los rdenes nacional y territorial debern motivarse, fundarse en necesidades del servicio o en razones de modernizacin de la administracin y basarse en justificaciones o estudios tcnicos que as lo demuestren. DECRETO 1227 DE 2005.ARTCULO 96 REFORMAS DE PLANTAS DE EMPLEOS. Se entiende que la modificacin de una planta de empleos est fundada en necesidades del servicio o en razones de modernizacin de la administracin, cuando las conclusiones del estudio tcnico de la misma deriven en la creacin o supresin de empleos con ocasin, entre otras causas, de: Fusin, supresin o escisin de entidades; cambios en la misin u objeto social o en las funciones generales de la entidad; traslado de funciones o competencias de un organismo a otro; Supresin, fusin o creacin de dependencias o modificacin de sus funciones; Mejoramiento o introduccin de procesos, produccin, de bienes o prestacin de servicios; Redistribucin de funciones y cargas de trabajo; Introduccin de cambios tecnolgicos; culminacin o cumplimiento de planes, programas o proyectos cuando los perfiles de los empleos involucrados para su ejecucin no se ajusten al desarrollo de nuevos planes, programas o proyectos o a las funciones de la entidad; Racionalizacin del gasto pblico. DECRETO 1227 DE 2005. ARTCULO 97. REFORMAS DE PLANTAS DE EMPLEOS. Los estudios que soporten las modificaciones de las plantas de empleos debern basarse en metodologas de diseo organizacional y ocupacional que contemplen, como mnimo, los siguientes aspectos: Anlisis de los procesos tcnico-misionales y de apoyo. Evaluacin de la prestacin de los servicios. Evaluacin de las funciones, los perfiles y las cargas de trabajo de los empleos. ACUERDO DISTRITAL 199 DE 2005. ARTCULO 6. Para todas las Entidades y Organismos Distritales, el establecimiento o modificacin de las plantas de empleos permanentes o temporales, estructuras organizacionales, vinculacin de supernumerarios, debern contar con el concepto tcnico favorable del Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital

Documentos tcnicos de consulta cargas laborales

Actualmente la administracin pblica colombiana cuenta con dos instrumentos tcnicos (documentos) que orientan a las entidades de carcter nacional y territorial para abordar procesos de transformacin organizacional en el que se integran la medicin de cargas de trabajo, documentos que deben ser estudiados y analizados por las entidades para abordar este tipo de estudios. Gua modernizacin entidades pblicas. (Segunda edicin septiembre de 2009) Es un documento que orienta como abordar y materializar procesos de transformacin organizacional, comprometiendo en ello la revisin y mejora de las estructuras administrativas a partir del examen y definicin de los procesos misionales, estratgicos, de apoyo y de evaluacin y control propios de toda organizacin, as como la coherencia de la clasificacin y cantidad los empleos que demanda la prestacin de los servicios y la identificacin de las funciones y competencias laborales exigibles para el ejercicio de los empleos. http://www.dafp.gov.co/dmdocuments/GuiaModernizacionEntidades2009.pdf Gua medicin cargas de trabajo entidades pblicas Se constituye en una herramienta que brinda metodologas para determinar y calcular los requerimientos y necesidades de personal de una dependencia, unidad y entidad a travs de la identificacin de productos, servicios, procesos, etapas, actividades y tareas de una dependencia. http://mecicalidad.dafp.gov.co/documentacion/ComponenteDireccionamientoEstrategi co/MedicionCargasdeTrabajo.pdf

Insumos previos requeridos para medicin de cargas laborales

Para adelantar una efectiva medicin de cargas de trabajo se requiere en primera medida contar con dos insumos previos imprescindibles con base en los procesos definidos e identificados por la entidad (enfoque por procesos) como lo son el Manual de procesos y procedimientos y el manual de funciones y competencias laborales que permite determinar las necesidades de personal en calidad y cantidad a partir de los procesos y funciones desarrolladas en cada entidad. El manual de procesos vigente debe obedecer a la continua actualizacin y control de documentos del sistema de gestin de calidad tal como lo establece la norma tcnica de calidad en la gestin pblica NTC GP 1000:2009, el manual de funciones y competencias laborales como instrumento de administracin debe estar actualizado para efectuar la medicin de carga de trabajo, por tanto las entidades que an no han iniciado la actualizacin de su manual de funciones se les informa que el DASCD se encuentra acompaando de manera personalizada a las entidades en la elaboracin y actualizacin del mismo. El manual de funciones se constituye en el soporte tcnico que justifica y da sentido a la existencia de los cargos en una entidad u organismo. En merito a lo anterior este Departamento indica que tcnicamente para la realizacin de un optimo estudio tcnico de medicin de cargas de trabajo expresado en la exactitud de la cantidad de personal requerido para la adecuada operacin de la entidad, es requisito necesario tener debidamente actualizados tanto los manuales de procesos y procedimientos como el manual especifico de funciones.

En este sentido es responsabilidad de cada Director o Gerente de entidad el conocer la situacin real de estos insumos a travs de las unidades de planeacin y de talento humano respectivamente a efectos de iniciar la debida estructuracin de la medicin de carga de trabajo asegurando de esta forma resultados en la misma ajustados a procesos y funciones actualizados.

Etapas generales para el desarrollo de un estudio de cargas laborales

Una vez se cuente con los insumos previos a saber manual de procesos y procedimientos y manual de funciones y competencias laborales se recomienda que cada entidad desarrolle de manera secuencial las siguientes fases o etapas para acometer su medicin de cargas de trabajo, la medicin de cargas de trabajo no debe ser un trabajo aislado o independiente sino debe ser un proyecto interno que involucre el mayor numero de dependencias de la entidad, indiferente si el estudio lo desarrolla con recurso humano propio (interno) o por si lo contrario se contrata una firma especializada para la realizacin del mismo. Lo importante es resaltar que el estudio que se lleva a cabo integre el rigor tcnico y metodolgico para que los resultados obtenidos estn debidamente justificados y sean plenamente expuestos y registrados por la entidad en el estudio tcnico que se envi al Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital para la modificacin de planta de personal. En todo caso el Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital dar el acompaamiento y asesora tcnico requerido cuando as se manifieste, por lo que se recomienda las siguientes etapas para el estudio. Las etapas sugeridas son las siguientes: 1. Planeacin del estudio de cargas En esta etapa se genera la base para el desarrollo del estudio, en primer trmino se sugiere que el Gerente o director debe designar funcionarios de la entidad conocedores del funcionamiento y operacin de la misma quienes conformaran el grupo Coordinador responsables de verificar la efectiva aplicacin de la medicin de cargas de trabajo por parte de las diferentes reas de acuerdo a la metodologa adoptada por la Entidad y recopilar la informacin obtenida para presentar a la gerencia o direccin. Se recomienda designar para este grupo funcionarios responsables de las reas de Talento Humano y de planeacin de las entidades. Paralelamente se debe constituir por parte de la gerencia o direccin un grupo tcnico de cargas de trabajo de mnimo tres personas quienes se encargaran de validar informacin correspondiente a resultados de requerimiento de personal y homologar tiempos de realizacin de actividades, tareas y procedimientos registrados en realizacin del estudio. Se sugiere un representante por cada tipo o nivel de proceso (estratgico, misional, apoyo y de control). Seguidamente el grupo Coordinador debe elaborar cronograma de trabajo y presentar el mismo a la Direccin gerencia y grupo tcnico para su aprobacin donde se indiquen las actividades a realizar, se registre la fecha estimada de inicio, la fecha estimada de terminacin y el tiempo total del estudio en meses para su realizacin (debe incluir verificacin documental, estructuracin metodologa, comunicacin y sensibilizacin, aplicacin metodologa, recopilacin y presentacin de resultados)

2. estructurar metodologa de medicin de cargas de trabajo En esta etapa de acuerdo a las necesidades de la entidad y al cronograma previamente definido se debe estructurar la metodologa de medicin de cargas a emplear tendiendo en cuenta la verificacin efectiva de los insumos previos requeridos y se deben asociar los procesos asignados a cada una de las reas. El Departamento Administrativo del Servicio Civil como ente tcnico no exige una metodologa especfica u obligatoria de aplicacin, en este sentido no se puede ser rgido en exigir una nica o exclusiva metodologa dadas las circunstancias, situacin y coyuntura de cada entidad, lo que si exige y valida el Departamento es que la metodologa integre el rigor tcnico e incluya en su mayora los parmetros mnimos exigidos, que la entidad justifique y registre debidamente dentro del estudio el calculo de los resultados y defina claramente las variables a emplear dentro del mismo (mediante formatos que las integren) a partir de los procesos desarrollados en cada una de las reas que conforman la estructura organizacional. En este orden de ideas la metodologa empleada para medicin de cargas laborales debe preferiblemente involucrar los siguientes temas: - Identificacin de Procesos generales de la Entidad - Identificacin de cargos de planta asociados a cada dependencia - Identificacin de procesos asociados a cada dependencia - Identificar cantidad de productos generados por el procesos (mes ao) volumen de produccin - Identificacin de procedimientos asociados a cada proceso en cada dependencia - Identificacin de etapas, fases, tareas de cada procedimiento (dependiendo el nivel de desagregacin que tenga el manual de procesos y procedimientos de la Entidad) - Nivel y denominacin del empleo que realiza cada actividad - Cantidad promedio de veces que se ejecuta la tarea o actividad (mes ao) - Tiempo de trabajo o dedicacin por nivel a la ejecucin de la actividad contenida en cada procedimiento (das, horas o su fraccin) El tiempo de trabajo puede determinarse con base en estimaciones de tiempos realizados por personas que ejecutan la actividad tarea, por funcionarios que tienen un buen conocimiento de ellas o a travs de estadsticas mediante tiempos promedio. - Nivel y denominacin del empleo que realiza cada actividad - Tiempo total horas hombre (mes, ao) distribuido por nivel (directivo, asesor, profesional, asistencial) por procedimiento cada procedimiento asociado al proceso. - Tiempo total (horas/das) hombre (mes, ao) distribuido por nivel por cada proceso. - Total personal requerido por nivel en la dependencia - Total personal requerido por dependencia - Total personal requerido por la entidad La metodologa debe incluir definir y describir el mecanismo para el levantamiento de la informacin en cada una de las reas (entrevista, cuestionario, verificacin de datos,

revisin de procedimientos etc), as mismo las matrices o formatos para el registro de la informacin. Finalmente el Grupo Coordinador y Grupo Tcnico debe presentar la metodologa a emplear a la Direccin o Gerencia de la Entidad para su validacin y aprobacin previa aplicacin en las dependencias internas. 3. Comunicacin y sensibilizacin de metodologa Antes de aplicar la metodologa de cargas de trabajo es importante que el Grupo Coordinador (o en el caso que se contrate la firma responsable) divulgue el propsito y finalidad de la misma entre los jefes de dependencia rea donde se va aplicar. Igualmente debe establecerse y comunicar las fechas de aplicacin o diligenciamiento de formatos y entrega de los mismos de acuerdo al cronograma establecido en el cronograma de la fase de planeacin del estudio. 4. Aplicacin y validacin de metodologa Aplicar metodologa diseada de cargas de trabajo en las dependencias que conforman la entidad de acuerdo a cronograma, brindando el acompaamiento requerido, homologar y validar con el grupo tcnico los tiempos estndar para realizacin de tareas asociadas a cada procedimiento y tiempos estimados de ejecucin de cada procedimiento. Finalmente recopilar resultados generales de cada una de las dependencias 5. Consolidacin de resultados Finalmente consolidar la planta de cargos por dependencia y validar la misma, con los resultados de cada dependencia consolidar la planta total de cargos de la entidad. Los resultados del estudio deben ser presentados a la Direccin Gerencia para su aprobacin. Indicar las recomendaciones generales del estudio e involucrar el mismo como parte del estudio de modificacin de planta de empleos a presentar al DASCD.