COMUNICAO NAS ORGANIZAES Prof. Gustavo Olmpio Rodrigues Tema 9.

A redao empresarial A comunicao escrita tem se tornado muito importante para as organizaes modernas, dando-lhes eficincia em sua comunicao interna e externa. Ao final desse texto voc estar apto a: - Relacionar as vantagens do uso de uma boa comunicao escrita nas empresas; - Conhecer o estilo moderno de comunicao empresarial; - Utilizar os principais documentos de comunicao interna e externa nas organizaes. Apesar dos avanos tecnolgicos terem acelerado a comunicao humana com os mais diversos recursos internet, intranet, celulares, etc. -, deixando quase em desuso as tradicionais cartas manuscritas entre as pessoas, curiosamente evidencia-se ao mesmo tempo um crescimento da importncia do texto empresarial. Na prtica, nunca se escreveu tanto quanto atualmente, pois o advento dos computadores provocou um aumento do uso da palavra escrita, principalmente no meio empresarial. De fato, atualmente o profissional ter muitas vantagens ao utilizar uma boa comunicao escrita em seu cotidiano. Isto se deve principalmente formao dos grandes mercados mundiais efeito da globalizao que destacou o papel padronizador da escrita, atravs dos documentos empresariais, que necessitam ser claros e objetivos. Alm disso, a padronizao esttica e a apresentao objetiva das informaes contribuem para uma comunicao sem equvocos e ambigidades, favorecendo o fluxo dos negcios. Em um mundo competitivo, uma das estratgias utilizadas mundialmente foi a busca de uma redao mais objetiva, favorecendo a velocidade da troca de informaes. Outro aspecto que evidencia a importncia do texto empresarial foi a chegada da qualidade total, que aumentou a necessidade de discriminao de procedimentos e padres utilizados pelos trabalhadores em seu dia-a-dia, especificando-os em linguagem clara e sem duplicidade de sentido, minimizando o retrabalho e acelerando o intervalo de tempo entre os fatos e as aes. 9.1. Razes para uma boa comunicao escrita Documentos mal-escritos na empresa acarretam vrios problemas. Entre eles, podemos destacar: a) Troca oral de informaes No cotidiano da comunicao na empresa, seja no trato com clientes ou com superiores hierrquicos e membros da equipe de trabalho, a comunicao oral no garante que as informaes sero transmitidas com fidedignidade. Mal-entendidos podem trazer problemas de toda ordem; b) Falta de credibilidade Uma boa administrao necessita primar pela clareza na divulgao de informaes da empresa, tanto externamente quanto internamente. Mensagens ambguas geram insegurana entre os colaboradores; c) Conflitos internos a insegurana gerada por uma comunicao confusa pode gerar uma cultura de desagregao, prejudicando a sinergia positiva entre os colaboradores, to necessria atualmente sobrevivncia das empresas; d) Gerao de retrabalho Na passagem de um turno para outro ou mesmo de uma tarefa corriqueira, uma mensagem mal-compreendida pode ocasionar trabalho indevido e no necessrio, prejudicando a produtividade dos trabalhadores; e) Mensagens externas ineficazes Sem o devido cuidado no trato dos textos empresariais, a comunicao externa deixa de gerar novos negcios, seja por falta de persuaso do texto, seja por equvocos, ocasionando perdas.

Dessa forma, na era da globalizao, no basta que a empresa invista apenas em informatizao e tecnologia. Tambm importante investir em comunicao. A clareza e a objetividade das informaes empresariais do fidedignidade s mensagens e agilidade s decises, fatores fundamentais para a gerao de negcios lucrativos. 9.2. A correspondncia empresarial moderna Modernamente, a correspondncia empresarial considerada no s um meio de comunicao, mas tambm uma ferramenta de marketing, pois a comunicao tambm responsvel pela imagem da organizao perante seus pblicos, interno e externo. Influenciada por essa viso moderna, a carta comercial sofreu mudanas ao longo do tempo, no apenas em seu estilo como tambm na esttica. Nos anos 60, prevalecia um estilo prolixo, que privilegiava um vocabulrio sofisticado e o uso abundante de clichs, alm de uma disposio denteada. A partir dos anos 90, por influncia de modelos norte-americanos, o estilo passou a ser mais objetivo e a esttica passou a dar preferncia ao bloco, utilizando-se uma nica margem vertical do lado esquerdo, conforme demonstrado na Figura 1, abaixo:

NUCOM 657 Joo Pessoa (PB), 30 de maio de 2011. Petrleo Brasileiro S.A. PETROBRAS Departamento de Comunicao At.: Sr. Flvio de Castro Prezado Senhor, Esta carta ilustra o preenchimento das novas correspondncias das empresas. As instrues que se seguem devem ser repassadas a todos os funcionrios, responsveis pela manuteno da imagem de modernidade da Organizao. A nica margem aceita, a partir dos anos 90, a da esquerda, comeando-se com a data e s terminando com a assinatura. No deve haver nenhum elemento do lado direito, exceo de padronizaes recomendadas por motivo de arquivamento, como o caso de algumas reparties pblicas. Atenciosamente, Fulano de Tal Consultor de Comunicao

NUCOM 657 Joo Pessoa (PB), 30 de maio de 2011. Petrleo Brasileiro S.A. PETROBRAS Departamento de Comunicao At.: Sr. Flvio de Castro Prezado Senhor, Esta carta ilustra o preenchimento das novas correspondncias das empresas. As instrues que se seguem devem ser repassadas a todos os funcionrios, responsveis pela manuteno da imagem de modernidade da Organizao. A nica margem aceita, a partir dos anos 90, a da esquerda, comeando-se com a data e s terminando com a assinatura. No deve haver nenhum elemento do lado direito, exceo de padronizaes recomendadas por motivo de arquivamento, como o caso de algumas reparties pblicas. Atenciosamente, Fulano de Tal Consultor de Comunicao

Figura 1: Estilo denteado e estilo em bloco.

9.3. Componentes de uma Carta Comercial 1) Timbre: nome e endereo da empresa; 2) ndice e nmero de expedio: iniciais do departamento expedidor e nmero da carta; 3) Localidade e data. 4) Destinatrio/Endereo: atualmente utiliza-se o endereo aps o destinatrio apenas quando utilizado o envelope janelado; 5) Vocativo ou invocao: deve concordar em gnero e nmero com o destinatrio. Ex.: Prezados Senhores, Ilustrssima Senhora, Excelentssimo Senhor. 6) Texto: corpo da carta, contedo, desenvolvimento da mensagem. 7) Fecho: deve, de preferncia, ocupar novo pargrafo. Evitem-se os chaves, utilizando os cumprimentos mais simples: atenciosamente, respeitosamente. opcional, mas demonstra gentileza. 8) Nome e cargo/funo. 9) Anexos: usado quando necessrio. Atentar para a sua concordncia: Anexa: nota fiscal. Anexos: 38 cdigos da remessa de materiais. Veja-se o seguinte exemplo de Carta Comercial:

MODELO DE CARTA NUCOM 657 Joo Pessoa (PB), 30 de maio de 2011. Petrleo Brasileiro S.A. PETROBRAS Departamento de Comunicao At.: Sr. Flvio de Castro Prezado Senhor, Esta carta ilustra o preenchimento das novas correspondncias das empresas. As instrues que se seguem devem ser repassadas a todos os funcionrios, responsveis pela manuteno da imagem de modernidade da Organizao. A nica margem aceita, a partir dos anos 90, a da esquerda, comeando-se com a data e s terminando com a assinatura. No deve haver nenhum elemento do lado direito, exceo de padronizaes recomendadas por motivo de arquivamento. Observe-se que no se usa mais colocar o endereo do destinatrio no corpo da carta, a menos que o envelope seja janelado. Entretanto, pode ser discriminado o setor ao qual a carta est sendo enviada. Em relao margem direita, ela pode no estar alinhada. Porm, com o uso do computador cada vez mais disseminado, a tendncia manter o alinhamento, clicando-se o cone justificado do software redator de textos. Registre-se que a entrada de cada pargrafo j deixou de existir e a separao entre pargrafos feita por uma linha em branco. Essa orientao vlida inclusive para o ltimo pargrafo, cuja tendncia resumir-se na palavra atenciosamente. Esperando que as novas normas reflitam o esprito de modernidade dessa empresa, desejamos-lhe sucesso. Atenciosamente,

Fulano de Tal Consultor de Comunicao

9.4. O Memorando O Memorando utilizado pela empresa para o trato de assuntos internos e rotineiros. Com a informatizao dos escritrios, muitas empresas j utilizam o correio eletrnico para tais mensagens. De estilo menos formal, o memorando composto pelos seguintes elementos: 1) ndice e nmero de expedio: iniciais do departamento expedidor e nmero do memorando, podendo ser antecedido pela palavra MEMO; 2) Localidade e data. 3) Destinatrio: opcionalmente pode omitir o setor de origem, se identificado ao final. 4) Vocativo ou invocao: opcional, podendo ser dispensado. 5) Assunto: epgrafe que facilita o entendimento do leitor. 6) Texto: corpo do memorando, contedo, desenvolvimento da mensagem. 7) Fecho: opcional, podendo ser dispensado. 8) Nome e cargo/funo. 9) Anexos: usado quando necessrio. Veja-se, abaixo, um exemplo de memorando:

MODELO DE MEMORANDO MEMO n 657 - NUCOM Joo Pessoa (PB), 30 de maio de 2011. DE: GERNCIA DE COMUNICAO PARA: TODAS AS GERNCIAS Assunto: Padres de Correspondncia Encaminhamos, em anexo, os novos padres de correspondncia interna e externa que passaro a ser utilizados por nossa empresa a partir do prximo ms. Essa reformulao faz parte do processo de modernizao que estamos implantando e trar implicaes tanto na agilidade da tomada de deciso interna quanto na melhoria da qualidade do relacionamento com os clientes. Esclarecemos que cada novo padro encontra sua aplicao detalhada, conseqncia dos estudos elaborados pela consultoria externa em conjunto com nossos funcionrios. Solicitamos, ento, ampla divulgao para todos os setores com a recomendao de uso a partir do prximo ms. Agradecemos sua colaborao. Atenciosamente, Fulano de Tal Gerente de Comunicao Anexos: 27