PANDUAN

PENYIMPANAN SEDIAAN FARMASI

RUMAH SAKIT UMUM MAMAMI

BAB I
DEFIENISI

1. Sediaan Farmasi adalah sediaan farmasi yang terdiri dan obat, bahan obat, alat kesehatan,
bahan medis habis pakai, reagensia, radio farmasi dan gas medis.
2. Sediaan Farmasi Kesehatan adalah semua bahan dan peralatan yang diperlukan untuk
menyelenggarakan upaya kesehatan, yang terdiri dari sediaan farmasi, alat kesehatan.
3. Penyimpanan adalah suatu kegiatan menyimpan dan memelihara dengan cara menempatkan
Sediaan farmasi yang diterima pada tempat yang dinilai aman dari pencurian serta gangguan
fisik yang dapat merusak mutu obat.

1
 BAB II

RUANG LINGKUP PENYIMPANAN SEDIAAN FARMASI

Ruang Lingkup Penyimpanan Sediaan farmasi meliputi:

1. Penyimpanan Sediaan Farmasi di Gudang / Ruang Perawatan
2. Penyimpanan Obat dengan Nama Obat dan Rupa Mirip (Look Alike Sound Alike)
3. Penyimpanan Obat Narkotika
4. Penyimpanan Obat Kategori High Alert
5. Penyimpanan Obat Elektrolit Konsentrasi Tinggi
6. Penyimpanan Bahan Obat berbahaya
7. Penyimpanan Sediaan Farmasi Emergensi di Trolley Emergensi
8. Penyimpanan Sediaan Farmasi yang Dibawa oleh Pasien
9. Inspeksi Penyimpanan Sediaan Farmasi
10. Penarikan Sediaan Farmasi Mendekati Kadaluarsa
11. Pengembalian Sediaan Farmasi Kadaluarsa, Rusak, Mutu Tidak Memenuhi Standar
12. Penghapusan Sediaan Farmasi
13. Pemantauan Temperatur Lemari Pendingin
14. Stok Opname Sediaan Farmasi

2
 BAB III

TATA LAKSANA PENYIMPANAN SEDIAAN FARMASI

Penyimpanan merupakan kegiatan pengaturan Sediaan farmasi menurut persyaratan yang

telah ditetapkan disertai dengan sistem informasi yang selalu menjamin ketersediaan Sediaan farmasi
sesuai kebutuhan. Tujuan dan manajemen penyimpanan obat adalah untuk melindungi obat-obat
yang disimpan dan kehilangan, kerusakan, kecurian, terbuang sia-sia, dan untuk mengatur aliran
barang dan tempat penyimpanan ke pengguna melalui suatu sistem yang terjangkau. Penggunaan
informasi yang efektif merupakan kunci untuk mencapai tujuan dan manajemen penyimpanan
tersebut .
Tujuan penyimpanan adalah:
a. Memelihara mutu sediaan farmasi
b. Menghindari penggunaan yang tidak bertanggung jawab
c. Menjaga ketersediaan
d. Memudahkan pencarian dan pengawasan
Penyimpanan merupakan kegiatan pengaturan Sediaan farmasi menurut persyaratan yang
ditetapkan:
a. Dibedakan menurut bentuk sediaan dan jenisnya
b. Dibedakan menurut suhunya, kestabilannya
c. Mudah tidaknya meledak/ terbakar
d. Tahan/ tidaknya terhadap cahaya
1. Ruang penyimpanan
Ruang penyimpanan harus memperhatikan kondisi, sanitasi, temperatur, sinar/cahaya,
kelembaban, ventilasi, pemisahan, untuk menjamin mutu produk dan keamanan yang terdiri
dan:
a. Kondisi Umum untuk Ruang Penyimpanan
1) Obat jadi
2) Alat kesehatan dan lain-lain.
b. Kondisi Khusus untuk Ruang Penyimpanan
1) Obat termolabil
2) Obat/ bahan obat berbahaya
2. Penyimpanan Sediaan farmasi di Apotek
Penyimpanan dilakukan berdasarkan:
a. Bentuk sediaan
b. Stabilitas sediaan
c. Alfabetis

3
 d. Resiko tinggi, LASA, Narkotika atau Bahan Berbahaya dan Beracun (B3)
Penyimpanan dilakukan dengan menggunakan metode FEFO dan FIFO
Metode FEFO: Sistem penataan obat atau Sediaan farmasi dengan meletakkan obat yang
lebih mendekati tanggal kadaluarsa lebih dahulu digunakan. Metode FIFO: Sistem penataan
obat atau Sediaan farmasi dengan meletakkan yang lebih awal disimpan juga lebih awal
digunakan.

3. Penyimpanan Sediaan Farmasi di Ruang Perawatan

a. Sediaan farmasi yang disimpan diruang perawatan hanya Sediaan farmasi milik pasien
yang sedang dirawat
b. Sediaan farmasi disimpan per pasien di tempat yang telah ditentukan sesuai persyaratan
penyimpanan Sediaan farmasi
c. Khusus Sediaan farmasi yang disimpan di tempat penyimpanan khusus mengacu pada
panduan penyimpanan obat khusus
d. Setiap kotak penyimpanan Sediaan farmasi diberi label nama, tanggal lahir dan nomor
medical record pasien
e. Sediaan farmasi kebutuhan ruangan disimpan di rak pada temperatur kamar, terlindung
dari cahaya matahari langsung terpisah dari Sediaan farmasi yang lain

4. Penyimpanan Obat dengan Nama Obat dan Rupa Mirip (Look Alike Scund Alike = LASA)
a. Kategori obat LASA ditulis dalam daftar obat LASA
b. Obat LASA ditandai dengan penempelan label LASA warna kuning Pelabelan dilakukan
di kotak penyimpanan obat.

5. Penyimpanan Obat Narkotika

a. Lemari khusus narkotika dilengkapi dengan dua kunci yang berbeda, sesuai dengan UU
Narkotika.
b. Tenaga teknis kefarmasian Apotek yang ditunjuk bertanggung jawab terhadap kunci
lemari narkotika.

6. Penyimpanan Obat High Alert

a. Obat High Alert di sesuaikan dengan Kebijakan Pelayanan Kefarmasian
b. Obat High Alert ditandai dengan penempelan label HIGH ALERT wama merah.
c. Pelabelan dilakukan di kemasan terkecil dari setiap sediaan
d. Lemari Penyimpanan Obat High Alert di Gudang/Apotek ditandai dengan garis merah (red
line).

4
7. Penyimpanan Obat Elektrolit Konsentrasi Tinggi
a. Kategori obat elektrolit konsentrasi tinggi, contoh :
- NaCl 3% b/v
- KCI 7,46% b/v
b. Obat elektrolit konsentrasi tinggi tidak boleh disediakan di ruang perawatan.
c. Obat elektrolit konsentrasi tinggi ditandai dengan penempelan label HIGH ALERT warna
merah.
d. Label ditempelkan di setiap kemasan terkecil.

8. Penyimpanan Bahan Berbahaya dan Beracun (B3)

a. Penyimpanan B3 pada tempat sesuai dengan karakteristik yang sudah diatur pada MSDS
(Material Safety Data Sheet)
b. Setiap Kemasan B3 wajib diberi label. Pelabelan di setiap kemasan B3 terdiri atas nama
bahan dan simbol masing – masing disesuaikan dengan karakteristik bahan.
c. Di setiap unit yang memiliki B3 disediakan tempat sampah khusus B3

9. Penyimpanan Sediaan Farmasi Emergensi

a. Sediaan farmasi emergency disimpan pada tempat khusus (trolley emergency) yang bisa
dibawa/ didorong dengan cepat ke ruangan/ tempat tindakan pasien.
b. Sediaan farmasi yang disimpan dalam trolley emergency harus disepakati jenis dan
jumlahnya.
c. Sediaan farmasi di dalam trolley emergency selalu tersedia dengan jenis dan jumlah
sesuai daftar yang telah ditetapkan.
d. Trolley emergency diletakkan di tempat yang telah disepakati dan mudah dijangkau.
e. Sediaan farmasi emergency disiapkan oleh petugas farmasi dan diserah terimakan ke
perawat masing-masing ruangan untuk dicek kelengkapannya dan kadaluarsanya.
f. Trolley emergency hanya boleh diisi dengan Sediaan farmasi emergensi tidak boleh
dicampur dengan Sediaan farmasi lain.
g. Obat Emergency disimpan dalam troli/lemari emergency, diperiksa dipastikan selalu
tersedia dan harus diganti segera jika jenis dan jumlahnya sudah tidak sesuai lagi dengan
daftar yang ditempel/ digantung di troli emergensi.
h. Troli Emergency diperiksa setiap hari oleh perawat ruangan tersebut, isi trolley
emergency harus sesuai jenis dan jumlah yang tertera dalam daftar.
i. Trolley emergency harus mempunyai kunci dan bersegel

5
10. Penarikan Sediaan Farmasi
Penarikan Sediaan Farmasi adalah penarikan yang dilakukan terhadap Sediaan
farmasi dari Apotek yang hampir kadaluarsa (3 dan 6 bulan), rusak, mutu tidak memenuhi
standar di Rumah Sakit Umum Mamami.
Penarikan Sediaan farmasi sangat penting dilakukan untuk menghindari
dikonsumsinya suatu produk yang sebenarnya tidak layak dikonsumsi dan kemungkinan-
kemungkinan yang dapat terjadi diantaranya sediaan farmasi tersebut tidak dapat bekerja
optimal atau bersifat toksik (keracunan).
Tujuan dan penarikan sediaan farmasi adalah:
a. Untuk mencegah terjadinya kesalahan pemberian sediaan farmasi yang kadaluarsa,
rusak dan mutu tidak terjamin kepada pasien.
b. Untuk menjamin keselamatan pasien

11. Penarikan Sediaan Farmasi Mendekati Kadaluarsa

a. Tiga bulan sebelum waktu kadaluarsa, petugas Apotek menarik Sediaan Farmasi yang
akan kadaluarsa dan mengganti dengan sediaan farmasi yang lebih lama.
b. Sediaan farmasi yang bisa ditarik adalah Sediaan farmasi yang masih dalam kemasan
utuh.

12. Penanganan Sediaan Farmasi Kadaluarsa

Kadaluarsa Sediaan farmasi adalah waktu yang menunjukkan batas terakhir Sediaan
farmasi masih memenuhi syarat baku, kadaluarsa dinyatakan tanggal, bulan dan tahun.
Instalasi farmasi membuat prosedur terdokumentasi untuk mendeteksi kerusakan dan
kadaluarsa Sediaan farmasi serta penanganannya, Instalasi farmasi harus diberitahu setiap
ada produk Sediaan farmasi yang rusak, yang ditemukan oleh perawat dan staf medik.
Penanganan Sediaan farmasi kadaluarsa dilakukan dengan cara menarik Sediaan
farmasi yang hampir kadaluarsa di Apotek.
Penanganan Sediaan farmasi yang kadaluarsa oleh instalasi farmasi dilakukan dengan cara:
a. Mengidentifikasi Sediaan farmasi yang sudah rusak atau kadaluarsa
b. Memisahkan obat rusak atau kadaluarsa dan disimpan terpisah dari Sediaan farmasi
lainnya.
c. Membuat catatan nama, no. batch, jumlah dan tanggal kadaluarsa obat yang rusak dan/
atau kadaluarsa
d. Melaporkan catatan tersebut ke Kepala Rumah Sakit Umum Mamami.
e. Kepala Rumah Sakit menginstruksikan ke panitia penghapus barang milik/kekayaan
Negara untuk dihapuskan.

6
13. Pemusnahan/ Penghapusan Sediaan Farmasi
Penghapusan merupakan kegiatan penyelesaian terhadap Sediaan farmasi yang tidak
terpakai karena kadaluarsa, rusak, mutu tidak memenuhi standar, dengan cara membuat
usulan penghapusan Sediaan farmasi kepada pihak terkait sesuai dengan prosedur yang
berlaku.
Tujuan penghapusan adalah untuk menjamin Sediaan farmasi yang sudah tidak
memenuhi syarat dikelola sesuai dengan standar yang berlaku. Adanya penghapusan akan
mengurangi beban penyimpanan maupun mengurangi risiko terjadi penggunaan obat yang
sub standar.
Penanganannya sebagai berikut:
a. Catatan dan manufaktur seperti nama dan nomor batch Sediaan farmasi harus tertera
pada resep pasien rawat jalan, pasien rawat inap, rekaman pengendalian kemasan dan
pada daftar persediaan dan etiket yang bersangkutan.
b. Dokumen tersebut no. 1 (resep, order Sediaan farmasi, dan sebagainya) dikaji untuk
menetapkan penerima (pasien dan unit perawat) nomor batch Sediaan farmasi yang
ditarik.
c. Dalam hal penarikan produk yang signifikan secara klinik, harus disampaikan kepada
penerima bahwa mereka mempunyai produk Sediaan farmasi yang akan ditarik, untuk
pasien rawat jalan, peringatan harus dilakukan sedemikian rupa agar tidak menyebabkan
hal-hal yang tidak diinginkan. Tetapi pasien harus dijamin mendapat penggantian Sediaan
farmasi yang ditarik. Kepala rumah sakit, perawat, dan staf medik harus memberitahu
kepada pasien yang menerima Sediaan farmasi yang ditarik.
d. Memeriksa semua catatan pengeluaran, guna mengetahui keberadaan sediaan farmasi
yang ditarik.
e. Mengkarantina semua produk yang ditarik, diberi tanda “jangan digunakan” sampai
produk Sediaan farmasi tersebut diambil oleh atau dikembalikan ke pabrik/ produsennya.

14. Inspeksi Penyimpanan Sediaan Farmasi

Semua tempat penyimpanan obat harus diinspeksi setiap bulan.
a. Petugas yang melakukan inspeksi ditetapkan oleh Kepala Instalasi Farmasi.
b. Petugas yang melakukan inspeksi dilengkapi dengan surat tugas dari Kepala Instalasi
Farmasi.
c. Petugas yang ditunjuk tidak boleh menginspeksi tempat tugasnya sendiri.
d. Apabila ada hal yang tidak sesuai dengan SPO penyimpanan obat agar segera
ditindaklanjuti.

15. Pemantauan Temperatur Lemari Pendingin

7
 a. Pemantauan temperatur lemari pendingin dilakukan oleh petugas di Gudang, Apotek
setiap hari pagi pada jam 08:00 WITA dan sore jam 15:00 WITA (jam kerja). Pada ruang
obat pasien dicatat oleh perawat.
b. Temperatur lemari pendingin yang dipersyaratkan adalah 2-8°C.
c. Kalibrasi termometer dilakukan setiap tahun.

16. Stok Opname Sediaan Farmasi

Stok opname dilakukan Gudang dan Apotek setiap bulan

8
 BAB IV

DOKUMENTASI

1. Form pemantauan suhu ruangan, suhu kulkas dan kelembaban ruangan.

2. Form Supervisi
3. Material Safety Data Sheet untuk Bahan Berbahaya dan Beracun (B3)
4. Daftar Obat High Alert
5. Daftar Obat Look Alike Sound Alike (LASA)
6. Data Stok Opname

Kupang, 19 Januari 2019

Kepala Rumah Sakit Umum Mamami

dr. Thimotius Tarra Behy