SHOW MANAGEMENT

TATA RIAS RAMBUT DAN

FANTASI & KARAKTER
OLEH:
Asal Kata
◻ Event Organizer atau "Event Planner". Jika
diterjemahkan secara benar ke dalam Bahasa
Indonesia "Event Planner" adalah perencana
kegiatan.
PENGERTIAN:

◻ Panitia Pelaksana
◻ Production
◻ Communication
◻ Agency/ → event org Biro
jasa {EO}
◻ Manajemen
◻ Organizing Committee
◻ Event : acara tertentu
◻ Organizer : sekelompok orang yang terdiri dari tim
pelaksana, tim produksi, dan tim manajemen yang
melaksanakan tugas operasional suatu program
acara atau melakukan pengorganisasian untuk
mewujudkan suatu program acara.
◻ EO atau event organizer artinya adalah
mengorganisir kegiatan yang bersifat evently
(sewaktu-waktu) tidak kontinyu dan obyek yang di
kerjakan selalu berubah.
◻ event-event di perusahaan. Peluang inilah yang dapat
kita kerjakan, karena banyak perusahaan yang tidak
mau ambil pusing untuk mengerjakan eventnya.
◻ mempromosikan prodak mereka.
◻ Yang paling penting dalam membuat event adalah
dapat menterjemahkan maksud dan tujuan dari klien
ke dalam sebuah event.
◻ Contoh :
◻ olah raga : pertandingan, kompetisi, olimpiade,
dll
◻ seni: pementasan profit/ non profit, pergelaran
profit/non profit, pentas apresiasi, lomba, dll.
◻ topik wicara: diskusi, seminar, talkshow, dll
◻ pameran: pameran seni
◻ pribadi: pernikahan, ultah, syukuran, dll
POSISI EO
◻ Penting untuk dimengerti dimana letak EO berada karena menyangkut lingkup tanggung
jawab yang melekat dan meyertainya.

Penyandang Dana Penampil

(pl) (p3)

Pelaksana/Organizer
(p2)

Event

Penonton Pengamat
(p4) (p5)
Penyandang Dana
◻ Ini dapat berupa sponsor atau instansi/perusahaan
yang mem-punyai ”hajat” (pihak yang
mengeluarkan dana untuk suatu program)
Pelaksana
◻ Disinilah para EO yang sesungguhnya. Pelaksana
dituntut untuk kerja keras dalam mewujudkan
impian dan kepuasan semua pihak, sehingga EO
memiliki posisi yang sangat vital dan strategis.
Penampil
◻ Penampil ini salah satu kunci daya tarik suatu
program semua jenis program sangat tergantung
pada penampilannya.
Penonton
◻ Apapun program event-nya, faktor kehadiran tamu
atau penonton akan menjadi sangat penting.
Pengamat
◻ ini biasanya dari kalangan pers atau justru dari
kawan-kawan kita sendiri atau siapapun yang
memperoleh informasi tentang event yang kita
laksanakan
Bila terjun ke EO
◻ Bekal pengalaman menyelenggarakan event.
◻ Tempat
◻ Ide kreatif dan inovatif.
◻ Relasi bisnis (klien/sponsor) yang cukup kuat.
◻ Modal usaha Event Organizer yang cukup.
◻ Tim yang solid dan loyal.
◻ Pengendalian keuangan
◻ Strategi Pemasaran
Bekal pengalaman
◻ bekal yang kita miliki sebagai pengelola event
sudah kita mulai sejak kita sekolah. Kepanitiaan
yang kita ikuti pada waktu itu bisa dijadikan bekal
pengalaman yang cukup.
◻ mengetahui prosedur mengelola suatu kegiatan dari
penyusunan proposal sampai eksekusi di lapangan
(manajemen acara)
Tempat
◻ Apakah harus menyewa tempat atau bisa dijalankan
dari rumah?
◻ Biayanya akan lebih tinggi jika harus menyewa
tempat sendiri, padahal mungkin Anda tidak
menggunakan kantor setiap hari.
◻ Anda mungkin akan lebih sering mengunjungi klien
diluar kantor. Karena itu jika dana Anda terbatas bisa
dipertimbangkan untuk berkantor di rumah
Ide kreatif dan Inovatif
◻ EO adalah bisnis komunikasi dan bisnis hiburan,
kepuasan dan ketertarikan menjadi sangat penting
untuk diperhatikan.
◻ Ketika tidak ada ide cemerlang dan kreatifitas,
siap-siap gigit jari.
◻ Namun, kreatifitas memang tidak harus selalu
orisinil, mengembangkan sebuah ide yang sudah
adapun bukan menjadi masalah. Justru itulah yang
ddisebut inovasi.
Relasi / Sponsor
◻ Dukungan relasi bisnis, baik itu klien ataupun
sponsor, merupakan kunci dari sukses tidaknya acara
yang kita selenggarakan.
◻ membangun kepercayaan terhadap EO kita, jaringan
bisnis itu akan terbentuk dengan sendirinya. Tapi
perlu diingat bahwa EO kita tidak akan berkembang
cepat apabila kita telah memiliki jaringan bisnis
sebelumnya.
Modal Usaha
◻ perlu menyiapkan modal finansial terutama untuk
memenuhi keperluan-keperluan EO seperti:
Mengurus legalitas usaha (CV atau PT), menyewa
kantor, pengadaan alat kantor, biaya
telekomunikasi, biaya persiapan event (sewa alat
musik, sound system, dll), dan lain-lain.
Tim Yang Solid dan Loyal

◻ Sebaiknya dalam mendirikan sebuah EO, kita mengajak

beberapa rekan kita yang sudah lama bekerja sama dengan
kita dan terbukti soliditas dan loyalitasnya. Banyak sekali
hal-hal yang menjadi rawan konflik selama persiapan event.
◻ Jauh lebih mudah untuk bisa saling memahami masalah di
antara tim apabila bekerja bersama rekan sendiri dari pada
dengan orang yang baru kita kenal supaya masalah-masalah
yang terjadi tidak merambat menjadi masalah besar yang
berdampak buruk terhadap keberlangsungan perusahaan.
Pengendalian Keuangan
Proyeksi laba rugi, arus kas, dan Neraca sampai
dengan minimal 1 tahun atau sampai dengan 3 tahun
ke depan. Tujuannya adalah agar dengan menetapkan
target pemasukan (omzet) pada laporan Laba
Menyelenggarakan administrasi usaha secara tertib
dengan melakukan · pembukuan secara rutin.misalnya
dengan membuat buku kas harian dan buku kas
bulanan.
Strategi Pemasaran
◻ Buatlah strategi penetapan harga fee yang
kompetitif atas pemakaian jasa Anda
◻ Tetapkanlah siapa target market bisnis Anda
◻ Jasa apa saja yang ditawarkan event organizer
Anda
◻ Buatlah strategi promosi yang ampuh dan mudah
dijalankan, agar event organizer Anda cepat dikenal
orang.
Landasan Kerja EO
Bekerja dengan totalitas
Berpikir kreatif dan inovatif
Kepekaan
Kemampuan berkomunikasi / bernegosiasi/ dialog
Percaya diri
Kemampuan menyusun perencanaan / konsep
Kemampuan analisis biaya/ keuangan
Kemampuan bekerja sama
Pengembangan seni imajinasi
Kemampuan seni imajinasi
Kemampuan membuat evaluasi
Kedisiplinan tinggi
Menjual Event
◻ Membuka pergaulan/ relasi yang luas
◻ Tidak mudah menyerah dalam mencari sponsor
◻ Kreatif dan inovatif
◻ Meninggalkann kesan positif bagi semua pihakUntuk
mencapai kesuksesan sebuah acara, salah satu faktor penting
adalah ”bagaimana acara itu tersusun”
◻ Adanya puncak acara supaya tidak monoton
◻ Tidak ada trik khusus, tapi berdasarkan pengamatan yang
seksama untuk dilakukan analisis
◻ Promosi → PR
◻ (bentuk kemasan komunikasi yang berisi: nama
pementasan, materi/penampil, waktu, tempat, dan
harg tiket)
◻ Semakin besar jumlah penonton maka semakin
besar budget promosinya
◻
Standar Promosi
◻ Cantik
◻ Menarik
◻ Informatif
◻ Kreatif
◻ Lugas
◻ Jelas
◻ Merata
Bentuk standar promosi:
◻ leaflet, poster, baliho, spanduk, cover billboard,
banner, umbul-umbul dan iklan koran.
Panggung dan Dekorasi
◻ (dekorasi dan tata panggung mempunyai pengaruh terhadap
daya tarik sebuah pementasan.)
◻ Tata suara, tata lampu dan peralatan penampil
◻ acara puncak
◻ faktor pendukung
◻ (harga tiket terjangkau, petugas keamanan yang memadai,
petugas lapangan yg profesional, sistim distribusi tiket, panitia
yg bertanggung jawab, penonton yg berbudaya, p3k, pmk,
toilet)
Thema event
◻ Merupakan unsur kuat dari segi pemasaran event itu sendiri
◻ Dapat menarik minat sponsor, peserta dan masyarakat untuk berpartisipasi
◻ Judul pentas
◻ Motto
◻ Body text
◻ Slogan
◻ Penciptanya: copywriter team
◻ Maksimal 4 kata
◻ Bahasa indonesia baku, gaul, daerah, inggris, plesetan, dll.
◻ Dasar pemikiran: situasional, hari kelahiran, apresiasi, saresahan/diskusi/
dialog/seminar, pameran dagang, pameran lukisan, lomba/kompetisi.
Strategy Menggaet Sponsor
◻ Event yang realistis: event yang sesuai dengan
kapasitas kemampuan kita. Mis: lingkup sekolah,
lingkungan, dll.
◻ Jangan terjebak menggelar event diluar
kemampuan dasar kita
◻ Proposal menarik, hasil kajian metodologis
penulisan proposal yg benar dan baik, dipadukan
dengan hasil seni imajinasi.
Klasifikasi Paket Sponsor
Sponsor tunggal, yaitu memberikan dana sponsor sebesar
l00% dari jumlah anggaran; sponsor utama yaitu
memberikan dana sebesar 75% dari jumlah anggaran, dan
sponsor pendukung yaitu memberikan dana sponsor sebesar
50% dari jumlah anggaran.
Istilah klsifikasi yg digunakan bermacam-macam antara lain:
platinum, gold, silver, bronse, dll. Sistem klasifikasi adalah
sistem paket sponsor tinggal memilih klasifikasinya sudah
tertera cukup jelas pada masing-masing paket
Persiapan Bertemu Sponsor
◻ Menggaet sponsor bukan merupakan hal yanng mudah, ada
beberapa hal yang harus dipersiapkan a.l:
Berkas surat permohonan kerjasama dan sponsor tidak
boleh salah
Penampilan rapi, b ersih dan segar setiap menuju calon
sponsora
Pengataahuan dan wawasan luas, khususnya mengenai
eveant yang akan digelar.
Tidak mudah menyerah
Siapkan draft berkas kontrak atau naskah
kerjasama/kesepakatan