Tugas 1 Kajian software

Nama : Zulkipli Islamsyah

NIM : 041791451

Latar Belakang

Seiring dengan perkembangan Ilmu dan Teknologi (IPTEK) pada era

globalisasi, dunia pendidikan Indonesia harus menghadapi berbagai
tantangan dalam persaingan dengan negara-negara maju lainnya. Oleh
sebab itu, sangat dibutuhkan sekretaris yang telah memenuhi syarat dan
berkompeten di bidangnya, supaya dapat menjadi sekretaris profesional,
serta dapat menjadi rekan kerja yang mampu memahami jalan pikiran
pimpinannya.

Sekretaris mempunyai peranan penting sebagai tangan kanan pimpinan

yang bertugas untuk membantu tugas-tugas pimpinan baik secara rutin
maupun kegiatan yang lainnya, sehingga pimpinan dapat dapat mengerjakan
tugas manegerial secara baik. Oleh karena itu, sekretaris harus mengetahui
dan dapat melaksanakan tugas-tugasnya secara efektif dan efisien. Tugas
sekretaris yang efektif merupakan pekerjaan yang melalui sistem, dimana
sistem atau cara pengerjaannya yang digunakan akan menjadi lebih singkat
dan sedangkan efisien merupakan ketepatan dan kecepatan pekerjaan itu
sendiri dimana waktu dan bahan baku yang digunakan itu mengikuti standar
yang dibutuhkan.

Guna menghadapi teknologi yang semankin berkembang, sekretaris perlu

memiliki pengetahuan yang luas, meningkatkan keterampilan dan memiliki
sikap yang baik. Jadi sekretaris harus mampu berfikir kreatif dan inovatif
untuk menganalisis pemecahkan permasalahan dan mampu mengerjakan
tugas-tugas tanpa harus diberitahu terlebih dahulu oleh pimpinan dan
membantu tercapainya tujuan organisasi.

Pentingnya teknologi bagi sekretaris guna menunjang tugas-tugasnya maka

sekretaris harus memiliki kemampuan di bidang teknologi. Tidak hanya
dituntut sebagai hard worker (pekerja keras) tetapi juga smart worker
(pekerja cerdas). Untuk itu sekretaris harus senantiasa memperluas
pengetahuan dalam hal teknologi khususnya dan belajar dari kegagalan
masa lalu. Sekretaris diharuskan mengikuti perkembangan yang ada baik di
bidang ekonomi, politik, budaya maupun kecanggihan teknologi mutakhir
guna mendukung kinerja sekretaris.

Keberadaan teknologi akan sangat membantu dalam mengerjakan tugas-

tugas sekretaris apalagi perkembangan teknologi saat ini tidak terbatas.
Teknologi tidak akan mempersulit dalam perkembangannya justru akan
mempermudah pekerjaan manusia hal ini untuk sekretaris harus dapat
mengikuti laju pekembangan teknologi serta dapat menerapkan teknologi
dalam dunia sekretari, maka sekretaris harus selalu memperbarui informasi
berkaitan dengan teknologi untuk dapat menerapkan secara baik dan
mendapat kemudahan dalam mengerjakan tugas yang diperintahkan oleh
pimpinan khususnya dalam bidang teknologi.

Kegiatan Kesekretariatan

Kesekretariatan ialah aktivitas yang dilakukan pada sekretariat yakni

menunjukkan tata kerja atau proses kerjanya sekretariat. Dengan demikian,
kesekretariatan bersifat aktif dan dinamis dalam kegiatan jasa-jasa
perkantoran, terutama yang sangat berkaitan dengan proses administrasi.

Selanjutnya pengertian kesekretariatan adalah merupakan sifat kegiatan atau

aktivitas kerja dari seorang sekretaris, atau merupakan sifat dan macam
pekerjaan yang harus dikerjakan pada jabatan sekretaris.

Dalam pelaksanaan kerjanya yang konkrit mengenai tugas-tugas sekretriat

dari perusahaan-perusahaan umumnya biasanya sebagai berikut (tanpa
pembahasan yang lebih jauh mengenai masing-masing kegiatannya,
kecuali surat menyurat pada point berikutnya) :

a. Persiapan dan pelaksanaan pekerjaan dari direksi.

b. Penyelenggaraan surat-menyurat.

c. Pengaturan hubungan keluar.

d. Penganggaran belanja
e. Persiapan dan penyelenggaraan konferensi perusahaan.

f. Persiapan dan penghadiran rapat-rapat dari dewan pengurus dan

rapat umum para pemegang saham.
g. Penerapan atau perbaikan tata kerja yang ilmiah.

h. Penyusunan dokumentasi dan arsip/penyimpanan warkat berdasarkan

abjad, perihal,nomor, tanggal, wilayah dan sebagainya.

i. Wadah atau tempat pelaksanaan aktivitas atau kegiatan dari suatu

organisasi, sehingga fungsi aktivitas sekretriat tersebut dapat
dikatakan aktif ataupun tidak aktif.

Kebutuhan Perangkat Keras

1. komputer

2. mesin printer

3. mesin fotocopy

4. pesawat telepon dengan mesin FAX

5. mesin scanner

6. LCD Proyektor

7. memory/ Flashdisk' In memory Computing (Maulidia dan Siswo, 2015:4)

8. server dengan kemasan (processor, memory, tipe server,multi range

server) oleh

Maulidia dan Siswo (2015:8)

Kebutuhan perangkat lunak

a. Aplikasi MS Office

b. Aplikasi Adoberaider /PDF

c. Aplikasi Correl Draw

d. Aplikasi Photoshop

e. Aplikasi Traveloka

f. Semua Perangkat Lunak Berbasis WEB sebagai alat rekam arsip

(Email,Browser, google Drive, dll) Delimayanti, (2007:37)
g. MEDIA SOSIAL (Faizah, 2013:423)

Dengan adanya media sosial merupakan media yang dimanfaatkan

untuk mempromosikan perusahaan tempat kita bekerja.

Kesimpulan

Tugas sekretaris yang menggunakan teknologi perkantoran meliputi : tugas

rutin, tugas intruksi, tugas kreatif dan tugas hubungan tentang teknologi
perkantoran yang digunakan untuk kerja yang efektif dan efisien dalam dunia
kerja. Teknologi perkantoran merupakan salah satu alat pendukun
melaksanakan tugas-tugas sekrataris yang berupa alat-alat kantor atau
mesin-mesin kantor. Tugas-tugas sekretaris yang ditekankan pada
pemanfaatan teknologi perkantoran akan membantu kerja managerial
pimpinan untuk tercapainya kerja yang efektif dan efisien.

Daftar Pustaka

Bratawidjaja, Tomas Wiyassa.(1992).Sekretaris Profesional.Jakarta :

PT. Pustaka Binaman Pressindo.
Durotul Yatimah. (2009). Kesekretarisan Modern & Administrasi perkantoran.

Bandung : Pustaka Setia.

Delimayanti, Kartika Mera. 2007. Perancangan dan Analisis Perangkat Lunak

Berbasis

WEB Sebagai Alat Rekam Medis Pasien Di Puskesmas. Seminar Nasional

Aplikasi Teknologi Informasi 2007 (SNATI 2007) Yogyakarta, 16 Juni 2017.

Maulidia & Anton, Siswo. 2015. Desain Awal Spesifikasi Perangkat Keras dan
Jaringan
High Performance Computing Untuk Mendukung Open
Goverment di Indonesia. Jumal Masyarakat Telematika dan
Informasi Vol. 6 No. 1 Juni 2015.
Hal 1-12.

Faizah, Alkaff. 2013. Analisis dan Perancangan Perangkat Lunak Media

Sosial untuk

Berbagi Informasi Diskon. Jumal Teknik Pomits Vol 2 No 2 (2013) ISSN:

2337-

3539)