Comunicacin del trabajo encargado y contacto con el jefe de la parte incumbente(carta, firma autorizada por la empresa) Piura 15 de junio

del 2011 SR: JOSE GOMEZ Gerente de logstica Municipalidad Provincial De Paita ASUNTO: Apoyo en la recopilacin de informacin para estudios universitarios sobre el rea de logstica y proceso de seleccin Nuestro cordial saludo, ante usted nos presentamos y exponemos: Yo Milagros Machado Panta, Paola Silva Tocto y Madalina Reyes Romn, estudiantes de la universidad catlica los ngeles de Chimbote Piura identificados con cdigos universitarios 1211090012, 1211090059, 1211090075, nos presentamos ante su despacho para que nos brinde el apoyo de toda la informacin necesaria en el tema del rea de logstica y un proceso de seleccin la cual se inmersa la auditoria, ya que por motivos acadmicos del curso de auditoria administrativa dictado por el Lic. Mario Ruesta Yarleque, en el cual deber presentar en el transcurso del ciclo, por lo cual pedimos su apoyo como trabajador y profesional de esta institucin. Esperando su mayor colaboracin para proporcionar informacin del rea y del proceso requerida y poder realizar un trabajo eficientemente. Atentamente

___________________________ Machado Panta, Milagros

_________________________ Silva Tocto, Paola

__________________________ Reyes Romn, Madalina

PIURA, 16 DE JUNIO DEL 2011

PLAN DE TRABAJO AUDITORIA ADMINISTRATIVA I.- DATOS GENERALES

1.1 De la Empresa
1.1.1 Nombre o Razn social de la organizacin

Municipalidad Provincial De Paita Paita

Ao Del Sesquicentenario De La Creacin Poltica De La Provincia De

Telfono: 211043

Alcalde: Dr. Prof. Porfirio Meca Andrade

Anexo: 305 rea a auditar : Logstica Gerente: Sr. Jos Gmez Asistente: Lic. Judith Quispe Yovera Misin De La Municipalidad Provincial De Paita:

Es un rgano de gobierno local que representa al vecindario, organiza y conduce el desarrollo social y econmico productivo que promueve la igualdad de oportunidades, y su participacin democrtica, presta servicios de calidad a la comunidad en forma oportuna, eficiente y eficaz para dar bienestar y tranquilidad a la poblacin paitea contribuyendo a mejorar su calidad de vida, aplicando un modelo de gestin participativa y actuando con honradez, tica y moral hacia la comunidad.

Visin De La Municipalidad Provincial De Paita

Con el fin de concebir, estructurar y definir la Visin compartida del futuro deseado, posible y viable para la institucin; las Autoridades, funcionarios y servidores Municipales, en un taller de Planeamiento Estratgico construyeron o elaboraron LA VISION DE FUTURO de la Municipalidad Provincial de Paita proyectada al ao 2014, en funcin del anlisis estratgico del micro (interno) y macro (externo) ambiente. La Visin potenciar las tendencias positivas para cimentar las posibilidades del Desarro 11 o Institucional y, adems nos permitir establecer el norte que debe orientar y direccionalizar los esfuerzos de las Autoridades, Funcionarios y trabajadores en la construccin del Desarrollo Integral y sostenible de la Municipalidad Provincial de Paita.

1.1.2 Direccin o Localizacin Jr. Plaza De Armas S/N 1.1.3 Definicin de las reas a Auditar

rea:

Logstica.- Funcin Operativa que comprende actividades, procesos como son flujos almacenamientos de materias prima y componentes de existencias y procesos en productos terminados. Para muchas empresas, la satisfaccin del cliente es lo primordial. El consumidor consigue el producto en el tiempo y lugar preciso, lo compra y se va. Sin embargo, detrs de esa demanda existe todo un proceso de produccin y distribucin que contribuye a maximizar la flexibilidad de respuesta de cada cliente; es necesario haber estudiado con anterioridad el nivel del mercado y los lugares precisos donde se va a vender ese producto. Precisamente la logstica coordina y planifica diferentes actividades con el objeto de que el producto llegue a su usuario final en el tiempo, forma adecuada y al menor costo y efectividad posible. Actividades logsticas El flujo logstico conlleva una serie de actividades que deben cumplirse, con la mayor rapidez posible, para satisfacer las necesidades del cliente. En primer lugar, el productor debe requerir de un almacn o fbrica, comprar las materias primas a los respectivos proveedores y luego convertirlas en productos terminados. Una vez culminado este proceso, se venden los productos a los distribuidores, quienes se encargan de almacenarlos y transportarlos hasta los puntos de venta. Finalmente, los establecimientos comerciales tendrn la labor de comprar esa mercanca, colocarla en los stands y venderla al consumidor final.

Beneficios de la logstica
- Incrementar la competitividad - Cumplir con los requerimientos del mercado - Agilizar las actividades de compra del producto terminado

- Planificar estratgicamente para evitar situaciones inesperadas - Optimizar los costos, tanto para los proveedores como para los clientes - Planificar de forma eficaz las actividades internas y externas de la empresa

Retos logsticos
Precisamente la logstica tiene como misin colocar los productos siguiendo los parmetros adecuados de calidad y cantidad, con el objeto de evitar la escasez. Sin embargo, el problema se presenta cuando se introducen en el mercado recursos en abundancia. La idea es compensar este error con la mxima economa posible. Se deben evitar procesos complicados a la hora de producir y distribuir el producto, la simplicidad en el planeamiento de acciones logsticas es lo ideal. Asimismo, el sistema logstico debe ser capaz de adaptarse a diferentes circunstancias, a situaciones cambiantes, de all a que requiera de flexibilidad. Tambin debe coordinar adecuadamente las mltiples y diversas acciones que la integran, con el objeto de satisfacer las exigencias del mercado de forma inmediata. La logstica funciona como un ciclo, en el cual el productor, distribuidor y cliente final conforman un engranaje indestructible. Si alguno de ellos falta, el flujo logstico se rompe. Precisamente esto es lo que debemos evitar.
LA SUBGERENCIA DE LOGSTICA

DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL La Subgerencia de Logstica SL-, es una Unidad Orgnica del rgano de Apoyo de la Municipalidad Provincial de Paita. Le corresponde a la Subgerencia de Logstica, la categora de tercer nivel organizacional dentro de la estructura orgnica de la Municipalidad, dependiendo administrativa y funcionalmente de la Gerencia de Administracin y Finanzas. LAS FUNCIONES ESPECFICAS Formular los Planes y Programas Municipales de corto, mediano y largo plazo en materia de Suministro de bienes y servicios, Administracin de Almacenes, equipo e infraestructura y Seguridad de los Recursos y Bienes Municipales.

Elevar los Planes y Programas Municipales por conducto regular para su aprobacin por el Concejo Municipal. Elaborar el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones, para su aprobacin por el Titular de la Entidad. Ejecutar y controlar los procesos tcnicos de catalogacin, programacin, adquisicin, almacenamiento, distribucin, servicios y obras de conformidad con el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones. Programar y ejecutar los procesos de seleccin establecidos en el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones, en coordinacin con la Gerencia de Planeamiento y Presupuesto y las Unidades Orgnicas usuarias. Apoyar las actividades tcnicas del Comit Especial Permanente de la Municipalidad. Publicar en el SEACE las convocatorias de las licitaciones pblicas, concursos pblicos y adjudicaciones directas pblicas. Ejecutar las Adquisiciones Directas cuyos montos no superen tres Unidades Impositivas Tributarias UIT. Cumplir con las disposiciones legales que norman los procesos de seleccin, a travs de sus modalidades de adjudicacin directa de menor cuanta, concurso. DE LAS INTERRELACIONES INTERNA Y EXTERNA La Sugerencia de Logstica, mantiene interrelacin interna con las Unidades Orgnicas de la Municipalidad en materia de suministro de bienes y servicios. Asimismo, con los Comits Especiales y Comit Permanente de Adjudicaciones de Menor Cuanta. La Subgerencia de Logstica, mantiene interrelacin externa con el Concejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, Servicio de Adquisiciones y Contrataciones del Estado, Proveedores de Bienes y Servicios, Empresas Consultoras de Obras, Entidades Pblicas y Privadas proveedoras de Bienes y Servicios. 1.1.4 Definicin del Proceso a Auditar
Proceso: Compra selectivo de una camioneta

de serenazgo Serenazgo tiene la necesidad de comprar una camioneta y comprar motos, fue para ese proceso que se convoco con la ADS-08, sali la convocatorio para comprar motos y camioneta, solamente se compro una camioneta porque para la compra de motos no se logro presentar ninguna.

Se formo un comit, los miembros de ese comit son los nicos en llevar el proceso de seleccin designados para resolucin de alcalda. El comit especial se le designa para ese comit de resolucin o para los procesos durante el ao. El comit se encarga de elaborar las bases, son autnomos sus decisiones las toman ellos solos, no interfiere nadie mas. Ellos con la coordinacin con el rea usuario definen las caractersticas o funciones de la camioneta que es lo que debe tener, como la desean ellos, es con el rea usuario quien determina toda la compra, luego de seleccionar la camioneta el comit se rene para elaborar las bases, estas bases son como reglas del juego, en base a ellos se rigen para presentarse. Estas bases son colgadas en el sistema electrnico SEACE. Una vez que ya tienen seleccionada la compra el comit hace llegar un documento al rea de Logstica queda custodiado con los expedientes de contratacin. 1.2 De la Empresa Auditora o Auditar 1.2.1 Nombre del equipo auditor Las Exitosas 1.2.2 Direccin Auditoria Administrativa 1.2.3 Del equipo Auditor: Machado Panta, Milagros Reyes Romn, Madalina Silva Tocto, Paola. 1.2.4 Curriculum Vitae (anexo): 1.2.5 Duracin de la auditoria: La auditoria durara 02 meses. 1.2.6 Fecha de presentacin: Es el da 20 de Junio II.- DISEO DEL PLAN DE AUDITORIA 2.1. Descripcin de la realidad problemtica de la empresa y de procesos que se va a auditar. El problema que se presenta en la unidad de anlisis MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE PAITA es el no contar con

disponibilidad inmediata de recursos financieros para realizar las operaciones de la misma, incluyendo pago a proveedores, pago de servicios, insumos, gastos financieros, entre otros, el cual resulta laborioso para los trabajadores ya que los proveedores insisten en obtener su pago. Es por esta razn que la municipalidad de Paita no puede realizar compras a crdito porque se ha visto marcada como una entidad de incumplimiento, lo cual al no tener y contar los insumos, maquinaria, entre otros suficientes empresas empeoran la situacin. Por otro lado aqueja otro problema a la municipalidad que viene a ser el concepto que la poblacin de Paita tiene sobre esta entidad: _ Identificar como una entidad de apoyo social para lo cual en todas sus dificultades acuden de inmediato a solicitar apoyo econmico, lo mismo si le falta cubrir una necesidad secundaria entre otros casos. En el rea de logstica se encuentra otro problema, por diferentes factores: _ Infraestructura reducida del rea de logstica. _ Acumulacin de documentos y/o expedientes. _ Falta de personal para realizar operaciones. Todo esto se engloba en lo que es la escases de recursos financieros, ya que ello no le permite superar estos inconvenientes. 2.2. Antecedentes de controles anteriores Autor: Ramrez Pea Robert. Titulo: adquisicin de una camioneta de serenazgo. Institucin: ALAS PERUANAS- PIURA. Ao: 2010. Objetivos: _ Identificar la problemtica general de la empresa. _ Investigar el proceso de adquisicin de una camioneta de serenazgo. _ Analizar los resultados de la investigacin. _ Evaluar la situacin de la empresa del rea y del proceso. Conclusiones:

El porcentaje de la inversin pblica es muy reducida para atender las diferentes necesidades de la poblacin de Paita. Se requiere de nuevas estrategias para mantener orden en la documentacin. Comentario: La ciudad de Paita tiene hermosos atractivos tursticos, lo cual la municipalidad debe promover el Turismo, para as lograr tener ms fondos que sean utilizados para satisfacer a las necesidades emergentes de la poblacin. 2.3. Determinar los factores y elementos que se van a auditar Factores y elementos: Logstica: _ Documentacin. _ Almacn. 2.4. Justificacin Dada la situacin que presenta la empresa nos hemos tomado el atrevimiento de auditar el proceso de la adquisicin de una camioneta de serenazgo, para lo cual planteamos polticas y estrategias de mejoramiento para evitar daos de mayor envergadura que pueden empeorar la situacin. La investigacin en el proceso de la adquisicin de una camioneta de serenazgo se esta relazando y solo por efectos d estudio, en lo cual estamos aplicando nuestros conocimientos, servir de base para el desempeo laboral de nuestra carrera y para tener una idea mas amplia de la administracin. 2.5. Objetivos 2.5.1 Objetivo General Objetivo General: Aplicar los pasos de la auditoria en las operaciones del proceso

de compra selectiva de una camioneta de serenazgo en la municipalidad provincial de Paita. 2.5.2 Objetivos Especficos

Objetivos Especficos:

 Investigar las operaciones del proceso de compra selectiva de una camioneta de serenazgo.

Verificar estas operaciones del proceso de compra selectiva de la camioneta de serenazgo.

Analizar las operaciones del proceso de compra selectiva de esta camioneta de serenazgo.

Evaluar las operaciones del proceso de compra selectiva de la camioneta de serenazgo. 2.6. Polticas y Estrategias 2.6.1 Polticas Polticas: _ Orden _ Limpieza. _ Trabajo en equipo. _ Esfuerzo personal para el logro de objetivos.

2.6.2 Estrategias Estrategias: _ Liderazgo en costos. _ Promocin de atractivos tursticos (fuentes principales para obtener fondos) _ Capacitacin al personal (porque desempea sus funciones con orden y control) 2.7. Metodologa 2.8 Universo y tcnicas de Estudio

2.8.1 Unidades de anlisis Municipalidad Provincial De Paita PROCESO: La adquisicin de una camioneta de serenazgo. 2.8.2 Tcnicas e instrumentos de estudios TECNICAS: _Encuesta _Entrevista INSTRUMENTOS: _Cmara _Cuestionario 2.9 Recoleccin de informacin 2.9.1 Revitalizar el estudio preliminar 2.9.2 Desarrollar los programas de auditoria 2.9.3 Aplicar los instrumentos de estudio 2.10 Anlisis de la informacin Obtenida 2.10.1 Factores internos Tenemos: Reglamento Obligaciones Y Funciones

2.10.2 Factores externos Tenemos: Manual de obligaciones y funciones 2.11. Estudio y evaluacin del sistema de control 2.12. Examen detallado de las reas criticas