KOP DINAS

KEPUTUSAN KEPALA UPT PUSKESMAS .................

                                       NOMOR : A/II/SK/41/I/201

TENTANG

PENGENDALIAN DOKUMEN PUSKESMAS

 PADA UPT PUSKESMAS ................. KAB. .................

KEPALA UPT PUSKESMAS .................,

Menimbang :a.  bahwa pentingnya sistem pengendalian dokumen agar

memudahkan didalam pengelolaan, penyimpanan dan
pencarian untuk diberlakukan pelaksanaannya;

b.  bahwa sebagai pedoman didalam pengelolaan dokumen di

Puskesmas, baik dokumen yang bertalian dengan
dokumen administrasi Puskesmas maupun dokumen
akreditasi Puskesmas;

c.  bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana huruf a

dan b, perlu menetapkan Keputusan Kepala UPT
Puskesmas ................. tentang Pengendalian Dokumen
Puskesmas pada UPT Puskesmas .................,
Kabupaten .................;

Mengingat 1.
:    Undang-Undang  No. 36 tahun 2009 tentang Kesehatan;
2.   Peraturan pemerintah Nomor 8 tahun 2003 tentang
pedoman organisasi perangkat daerah ( Lembaran Negara
Tahun 2003 nomor 14, Tambahan Lembaran Negara
Nomor 4262;
3.  Peraturan pemerintah Republik Indonesia Nomor 38
 Tahun 2007 tentang Pembagian Urusan Pemerintahan
antara Pemerintah Daerah Propinsi an Pemerintah Daerah
Kabupaten / Kota;
4.   Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 75 tahun 2014
tentang Puskesmas;
5.   Kepmenkes Nomor: 269/ Menkes/ Per / III/  2008,
Tentang Rekam Medik;
6.   Peraturan Bupati ................. No 41 Tahun 2011 Tentang
tata naskah dinas dilingkungan Pemerintah
Kabupaten .................;

Memperhatikan 1.   Manajemen  Kearsipan,  Alamsyah, Gramedia Pustaka

Utama,1995;
2.   Sistem kearsipan, Manajemen Perkantorkan,
Depkes.RI.2009;

MEMUTUSKAN

Menetapkan : KEPUTUSAN KEPALA UPT PUSKESMAS .................

TENTANG PENGENDALIAN DOKUMEN PADA UPT
PUSKESMAS ................. KAB. .................

KESATU : Kebijakan
1.  Pengendalian dokumen Puskesmas ................. dengan 
sistem pengelolaan dokumen/ surat menyurat, yang
meliputi sistem penomoran maupun penyimpanan
dokumen Puskesmas, baik dokumen perkantoran maupun
dokumen akreditasi Puskesmas.
2.  Dokumen Internal adalah: Kebijakan/ SK Kepala
 Puskesmas, Pedoman, Panduan, Kerangka Acuan dan
SOP.
3.  Dokumen ekternal adalah: buku, peraturan, standar,
surat keputusan, kebijakan  yang merupakan acuan/
referensi di dalam penyusunan dokumen akreditasi
Puskesmas,
4.  Dokumen/ arsip aktif :  dokumen yang frekuensi
pemakaian masih tinggi/ masih dipakai didalam kegiatan,
dan masih disimpan diunit- unit pelayanan,
5.  Dokumen/ arsip inaktif : dokumen yang frekuensi
pemakaiannya sudah rendah/ sudah tidak dipakai, untuk
dokumen rekam medik apabila pasien yang sudah mati
atau sudah pindah.
6.  Master dokumen : dokumen akreditasi yang telah
lengkap/ telah dinomori, disyahkan dan ditanda-tangani
namun belum dibubuhi cap Puskesmas.
7.  Dokumen Rekaman : bukti- bukti dari hasil kegiatan yang
telah dilakukan bisa berupa notulen , foto kegiatan,
materi, daftar  hadir, dll.

KEDUA : Pengendalian dokumen akreditasi pada UPT Puskesmas

................. wajib mentaati system pengendalian dokumen
yang telah ditetapkan didalam Standart Operasional
Prosedur Pengendalian Dokumen.
KETIGA : Pengendalian dokumen dengan menerapkan hal- hal
sebagai berikut:
A.   Singkatan
1.   Surat Keputusan : SK
2.   Pedoman : PED
3.   Panduan : PAN
4.   Kerangka Acuan : KAK
5.   Standar Operasional Prosedur : SOP
6.   Daftar tilik : DT
7.   Rekaman : REK
8.   Dokumen Eksternal : DE

B.   Pengkodean dokumen kelompok pelayanan:

1.   Admen Kode : A
2.   UKM Kode : B
3.   UKP  Kode : C
4.   Standar Operasional Prosedur/ Daftar Tilik Kode : D
5.   BAB dalam akreditasi Kode 1 – 9

C.  Sistem Penomoran

1.   Penomoran surat masuk dan keluar atau dokumen
perkantoran sesuai dengan peraturan daerah
Kabupaten ................. yang berlaku ( Peraturan
Bupati ................. No 41 Tahun 2011 Tentang Tata
Naskah Dinas dilingkungan Pemerintah
Kabupaten ................. ).
2.   Penomoran dokumen akreditasi diurutkan sesuai dengan
pengkodean dan singkatan :
1)   Surat Keputusan :
Kode.No urut Dokumen/ Singkatan Dokumen/ Bulan /
Tahun
2)   Pedoman/ Panduan
Kode.No urut Dokumen/ Singkatan Dokumen/ Bulan /
Tahun
3)   Kerangka Acuan
Kode.No urut Dokumen/ Singkatan Dokumen. Kode BAB/
 Bulan / Tahun
4)   Standar Operasional Prosedur/ Daftar Tilik
Kode.No urut Dokumen/ Singkatan Dokumen. Kode BAB/
Bulan / Tahun.
5)   Dokumen Eksternal
No urut Dokumen/ Singkatan Dokumen/ Bulan dicatat/
Tahun dicatat
3.   Contoh : SK : Kode Pokja/BAB/ Singkatan Dokumen/
Bulan / Tahun (No: A/01/ SK/ I / 2016)
D.  Penyimpanan Dokumen/ arsip.
1.   Dokumen internal dan eksternal disimpan oleh unit
administrasi dan manajemen (admen) yang merupakan
dokumen asli yang distempel TERKENDALI. Sedangkan
masing-masing kelompok pelayanan dan program
menyimpan duplikat dokumen yang distempel TIDAK
TERKENDALI.
2.   Dokumen rekaman disimpan masing-masing pelaksana
kegiatan, yang merupakan dokumen TIDAK TERKENDALI
3.   Dokumen rekam medik  inaktif wajib disimpan sekurang-
kurangnya dua tahun, terhitung dari tanggal terakhir
pasien meninggal, atau pindah tempat, setelah batas
waktu sebagaimana dimaksud diatas dilampaui, rekam 
klinis dapat dimusnahkan, kecuali persetujuan tindakan
dan persetujuan lain harus disimpan jangka waktu 10
tahun, terhitung dari tanggal dibuatnya,
4.   Sistem penyimpanan resep yang telah dilayani di
Puskesmas harus dipelihara dan disimpan minimal dua
tahun .
5.   Penyimpanan dokumen akreditasi disimpan dimasing-
masing kelompok pelayanan, sedangkan di administrasi
 dan manajemen (admen) menyimpan master dokumen
semua kelompok pelayanan dan program.

KEEMPAT : Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan dan

apabila dikemudian hari terdapat kekeliruan dalam
penetapannya, maka akan diadakan pembetulan
sebagaimana mestinya

                                                                   Ditetapkan di :  .................

Pada tanggal  :  04 Januari 2017     
  
KEPALA UPT PUSKESMAS .................

dr. ...............