General Affair Administration

General Affair
Administration
Daftar Isi
Daftar Isi 2
General Affair 3
Pengertian General Affair 3
Lingkup kerja General Affair 3
Aktivitas General Affair 4
SOP 5
Pengelolaan Karyawan Baru 7
Kontrak Kerja 7
Database Karyawan 8
Onboarding Karyawan 9
Pengelolaan Absensi Karyawan 13
Jam Kerja 13
Jadwal Kerja 14
Jenis-Jenis Absensi 16
Pengelolaan Aset Perusahaan 16
Manajemen Aset 16
Pengelolaan Pengunduran diri dan PHK 17
Pengunduran Diri 17
PHK 18

©2020 Mekari University ALL RIGHTS RESERVED
2
General Affair Administration
Pengertian General Affair
General Affair atau GA adalah salah satu bagian dari HRD yang bertanggung jawab dalam
pengadaan sarana dan prasarana yang dibutuhkan dalam pelaksanaan kegiatan kantor. GA
menjadi pendukung atas segala aktivitas operasional perusahaan. Beberapa unit bidang
pekerjaan GA antara lain: kebersihan, keamanan, pengiriman, administrasi umum, pengadaan
barang, K3 (kesehatan dan keselamatan kerja) dan pengelolaan parkir.
Lingkup Kerja General Affair

Ruang lingkup kerja GA di setiap perusahaan akan berbeda tergantung dari besarnya
perusahaan. Berikut ruang lingkup kerja GA secara umum:
1. General Service: mencakup kegiatan pelayanan umum yang mengatur kinerja dari cleaning
service, o
ffice boy, supir dan kurir.
2. Building Management: mencakup perawatan bangunan, renovasi, pembangunan

infrastruktur, pembukaan kantor cabang baru serta mengurus segala perizinan bangunan.
3. Sistem keamanan: mencakup pengaturan sistem pengamanan dan keselamatan kantor

seperti mengelola parkir untuk karyawan atau tamu.
4. Pengadaan dan pembelian rutin: berhubungan dengan kebutuhan yang terkait dengan
kegiatan operasional perusahaan. Meliputi kebutuhan sehari-hari atau penambahan
fasilitas.
5. Manajemen aset: mencakup pencatatan, penyimpanan dan pemeliharaan aset yang dimiliki

perusahaan dan mengelola aset yang dipinjamkan kepada karyawan.
6. Customer Service: pelayanan terdepan yang mewakili citra perusahaan seperti r eceptionist.
7. Humas: membina hubungan baik antara perusahaan dan masyarakat secara baik dan
positif.
8. Menciptakan SOP: GA juga berfungsi dalam menciptakan, mengembangkan, dan

mengimplementasikan sistem kerja atau prosedur pengadaan dan perawatan fasilitas yang
ada.

3
General Affair akan bertanggung jawab terhadap pihak internal dan eksternal perusahaan .
Pihak internal yang menjadi tanggung jawab GA antara lain:
● Jajaran m
anager (atasan);
● Bawahan;
● Rekan kerja; dan
● Seluruh orang yang bekerja dalam perusahaan.

Pihak eksternal yang menjadi tanggung jawab GA antara lain:
● Supplier Barang atau Jasa;

● Pemerintah;
● Masyarakat;
● Organisasi Masyarakat; dan
● Tamu perusahaan.
Aktivitas General Affair

Aktivitas GA pada umumnya adalah sebagai berikut:

Kegiatan Harian
● Briefing Pagi
● Ceklist kebersihan ruang kerja manajer, supervisor dan karyawan
● Ceklist kebersihan Ruang meeting 1, 2, 3, 4 dan 5
● Ceklist kebersihan toilet pria dan wanita
● Kegiatan administrasi
● Mengatur in-out letter
Kegiatan Mingguan
● Meeting mingguan
● Review weekly focus
● Ceklist kebutuhan air galon, snack dll
● Ceklist ketersediaan peralatan kantor (bolpoin, spidol, kertas dll)
Kegiatan Bulanan
● Monthly review
● Laporan monitoring bulanan
● Customer satisfaction survey
4
Kegiatan Semester
● Review SOP
● Review KPI
● Laporan s
atisfaction survey
Kegiatan Tahunan
● Laporan tahunan
● Management meeting
● Audit internal dan eksternal
SOP (Standard Operating Procedures)

Salah satu tanggung jawab GA adalah membuat SOP dan memastikannya terlaksana dengan
baik. SOP adalah panduan atas proses kerja yang harus dilaksanakan. Seluruh prosedur kerja
harus didokumentasikan secara tertulis dan terperinci. Implementasi SOP yang baik akan
menghasilkan hasil kerja yang baik.
Jenis SOP berdasarkan jenis kegiatan:
● SOP Teknis: prosedur standar yang sangat rinci dari kegiatan yang dilakukan satu orang
aparatur atau pelaksana dengan satu peran atau jabatan.
● SOP Administratif: prosedur standar yang bersifat umum dan tidak rinci dari kegiatan yang
dilakukan oleh lebih dari satu orang aparatur atau pelaksana dengan lebih dari satu peran
atau jabatan.
Manfaat SOP
Menurut Permenpan No.PER/21/M-PAN/11/2008, SOP memiliki berbagai manfaat bagi

perusahaan antara lain:
● Sebagai standarisasi cara yang dilakukan pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan khusus,

mengurangi kesalahan dan kelalaian;
● SOP membantu staf menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi manajemen,
sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari;
● Meningkatkan akuntabilitas dengan mendokumentasikan tanggung jawab khusus dalam

melaksanakan tugas;
5
● Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan pegawai cara konkrit untuk
memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi kegiatan yang telah dilakukan;
● Menciptakan bahan-bahan training yang dapat membantu pegawai baru untuk lebih efektif
melakukan tugasnya;
● Menunjukkan kinerja bahwa organisasi efisien dan dikelola dengan baik;
● Menyediakan pedoman bagi setiap pegawai di unit pelayanan dalam melaksanakan
pemberian pelayanan sehari-hari;
● Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas pemberian pelayanan;
● Membantu penelusuran terhadap kesalahan-kesalahan prosedur dalam memberikan

pelayanan;
● Menjamin proses pelayanan tetap berjalan dalam berbagai situasi.
Cara membuat SOP
1. Persiapan
● Kumpulkan banyak informasi atau data mengenai proses kerja baik secara kuantitatif
maupun kualitatif;
● Identifikasi kebutuhan dari setiap unit yang terlibat;
● Melakukan analisis prosedur.
2. Pembuatan Alur Kerja atau Flowchart
Setelah selesai mencatat seluruh data yang dibutuhkan. Kemudian gambarkan dalam bentuk
flowchart (alur kerja) dan berikan keterangan atau narasi pada setiap alur tersebut sesuai
dengan urutan. Dalam keterangan bisa juga ditambahkan person in charge (PIC), dokumen yang
dilampirkan dan durasi dari masing-masing aktivitas.
3. Review dan Simulasi SOP
Setelah SOP dibuat, seluruh pihak yang terlibat perlu mengamati jangan sampai ada yang
kurang atau terlewat. Pastikan juga untuk disimulasikan agar bisa segera diperbaiki jika terjadi
ketidaksesuaian.
6
4. Penerapan SOP
Pastikan SOP telah disetujui oleh seluruh pihak yang berwenang lalu publikasikan SOP dan
pastikan setiap pelaksana mengetahui peranannya.
5. Monitoring dan Evaluasi SOP
Hasil dari SOP yang telah dibuat harus terus dipantau pelaksanaan dan penerapannya.
Efektivitas SOP akan dilihat dari hasil monitoring dan akan menjadi bahan evaluasi dan
penyempurnaan standar operasional yang ada di masa mendatang.
Pengelolaan Karyawan Baru
Kontrak Kerja
Kontrak kerja adalah suatu perjanjian di antara pekerja dan pengusaha secara lisan atau tulisan,
baik untuk waktu tertentu maupun untuk waktu tidak tertentu yang memuat syarat-syarat kerja,
hak, dan kewajiban.
Syarat Sah Kontrak Kerja

Syarat Kontrak Kerja yang Sah menurut Undang-Undang pasal 1601a KUH Perdata
1. Terdapat Pekerja dan Pemberi Kerja;

2. Pelaksana Kerja;
3. Waktu Tertentu;
4. Upah yang diterima;
5. Kesepakatan;
6. Kewenangan; dan
7. Objek yang harus jelas.
Jenis Kontrak Kerja

Kontrak Kerja Karyawan menurut waktu berakhirnya:
1. Perjanjian Kerja Waktu Tidak Tentu (PKWTT)

2. Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT)
7
Jenis kontrak kerja lainnya
1. Kontrak Karyawan Paruh Waktu

2. Outsourcing
Database Karyawan
Semakin lengkap dan akurat database karyawan yang dimiliki perusahaan, maka akan semakin
meningkat kualitas informasi yang diperoleh manajemen. Tujuan utama dari database adalah
untuk memelihara berbagai informasi dan membuat informasi tersebut tersedia saat
dibutuhkan.

Pembagian Database Karyawan
1. Data Personal : Data pribadi karyawan

Nomor Karyawan, Nama lengkap, Email, No Identitas, Alamat, No Telp, Tempat dan Tanggal
lahir, Jenis Kelamin, Agama, Golongan Darah, informasi keluarga, informasi pendidikan.
2. Data Perusahaan : Data karyawan yang berhubungan dengan perusahaan.

Nama Perusahaan, Cabang, Divisi, Jabatan, Tanggal Bergabung.
3. Data Penggajian : Data karyawan yang berhubungan dengan penggajian

Gaji Pokok, PTKP Status, Jenis Pajak, BPJS Ketenagakerjaan, BPJS Kesehatan, Nomor
Rekening dll.

Manfaat Pengelolaan Database Karyawan
Saat ini data menjadi sesuatu yang sangat penting keberadaannya. Salah satu data yang
penting dan rahasia adalah database karyawan. Database tersebut harus dijaga keamanannya,
jangan sampai tidak tersebar atau disalahgunakan. Sebaiknya setiap perusahaan harus
mempunyai seseorang yang bertanggung jawab untuk mengontrol dan mengatur database
tersebut yang biasa disebut sebagai Administrator Database. Seorang administrator harus
memiliki kemampuan dan pengetahuan yang cukup agar dapat mengatur suatu sistem
database dengan baik. Terdapat beberapa keuntungan yang akan diperoleh perusahaan saat
menggunakan sistem database, diantaranya adalah sebagai berikut:
● Database yang disimpan secara lengkap secara terpusat akan memudahkan perusahaan
untuk mengontrol seluruh data. Data-data yang diperlukan itu akan muncul dengan cepat;
● Mengurangi kerangkapan data (redundancy data) karena data yang sama akan disimpan
sekali saja;
8
● Dapat menghindari terjadinya inkonsistensi data;
● Penggunaan data bersama, karena data yang sama dapat diakses oleh beberapa user pada

saat bersamaan. Selain itu karyawan juga dapat diberikan akses untuk melihat data pribadi
tanpa merubah atau dapat merubah data dengan persetujuan dari pusat;
● Memiliki format yang sama dalam penyaringan data sehingga format output data akan
seragam.
Onboarding Karyawan
Onboarding dapat diartikan sebagai proses penyesuaian karyawan baru dengan perusahaan
tempat ia bekerja. Proses ini meliputi jenis pekerjaan yang akan dihadapi, suasana kantor,
orang-orang yang berinteraksi di dalamnya, dan lain sebagainya. Penerapannya bisa berbeda di
masing-masing perusahaan. Ada yang menggunakan cara tersistem dan ada juga yang
membiarkan karyawan baru mereka belajar sendiri.
Contoh Onboarding:
1. Penjelasan Singkat mengenai Perusahaan
2. Company Tour
3. Proses Interaktif

Manfaat Onboarding bagi karyawan antara lain:
● Membuat karyawan paham profil perusahaan secara lengkap, yang mencakup visi dan misi

perusahaan;
● Memberikan motivasi kepada karyawan karena merasa disambut dan diterima di lingkungan
kerja yang baru;
● Memberikan dorongan semangat untuk berkontribusi dan memberikan kinerja yang baik
bagi perusahaan
● Membuat karyawan baru beradaptasi dengan lingkungan pekerjaannya baik suasana dan
orang-orang yang ada didalamnya; dan
● Salah satu cara untuk menurunkan turnover k
aryawan baru.

9
Beberapa faktor yang harus dipertimbangkan dalam merancang program onboarding:
1. Tahapan dan jangka waktu program o

nboarding

Keterangan:
● Tahap pengenalan: Dimulai dari hari pertama masuk kerja dengan maksimum 30 hari
setelahnya. Pada tahap ini, perusahaan menyediakan berbagai informasi yang berkaitan
dengan pekerjaan dan informasi lainnya. Informasi mengenai profil perusahaan secara
keseluruhan dapat disampaikan oleh pihak HR. Sedangkan informasi yang terkait dengan
detail dan teknis pekerjaan dapat disampaikan langsung oleh user.
● Tahap Penugasan: Pada tahap ini, karyawan baru sudah diberikan tugas dan tanggung
jawab secara rinci. Atasan wajib melakukan bimbingan dan pemantauan atas pekerjaan
yang dilakukan. Selain itu atasan juga harus memberikan feedback atas pekerjaan yang
telah dilakukan.
● Tahap Evaluasi: Pada tahap ini, karyawan baru akan diukur kinerjanya secara keseluruhan.
Pengukurannya dapat dilakukan berdasarkan KPI atau standar yang telah ditetapkan
sebelumnya.
2. Tim pelaksana program onboarding

Tahap Pengenalan
HR User
● Memberikan informasi kebijakan ● Memperkenalkan karyawan baru kepada

perusahaan: profil perusahaan, visi dan seluruh karyawan yang ada di divisi
misi, jam kerja, kompensasi dan bersangkutan.
benefit, aturan kepegawaian, dan
● Memberikan penjelasan mengenai teknis

10
lainnya. pekerjaan secara rinci.
● Memperkenalkan karyawan baru ke ● Memberikan penjelasan mengenai target

seluruh karyawan. pekerjaan yang harus dicapai.
● Memfasilitasi kebutuhan selama ● Menunjuk salah satu personil di divisinya

onboarding: ruangan, alat-alat, untuk membantu karyawan baru selama
konsumsi dll. proses onboarding dan menjadi mentor.

● Menginformasikan sarana dan
prasarana yang mendukung pekerjaan.
● Menginformasikan fasilitas yang dapat

digunakan selama bekerja.
Tahap Penugasan
HR User
● Membantu mengatasi masalah yang ● Memberikan dukungan teknis dan

dihadapi dalam proses penugasan. memantau aktivitas karyawan baru.
● Memberikan sarana dan prasarana ● Bertindak sebagai mentor dan memberikan

yang dibutuhkan selama penugasan. bimbingan berkaitan dengan pekerjaan atau
motivasi dalam bekerja.
● Melakukan pelaporan secara reguler
mengenai perkembangan karyawan
baru.
Tahap Evaluasi
HR User
● Berkoordinasi dengan user berkaitan ● Melakukan pengukuran dan penilaian kerja

dengan hasil program onboarding dan berdasarkan KPI atau standar yang telah
hasil penilaian kinerja. ditetapkan.
● Menentukan intervensi yang dibutuhkan

berdasarkan hasil penilaian kinerja.
● Berkoordinasi dengan tim HR berkaitan

dengan hasil program onboarding dan hasil
penilaian kinerja.

11
3. Indikator keberhasilan program onboarding
Menurut Lutan Edukasi (2013) terdapat beberapa indikator yang dijadikan ukuran dalam
program onboarding, yaitu :
● Ukuran Operasional
Ukuran operasional menggunakan indikator yang mampu melihat kegunaan dari program
onboarding itu sendiri. Ukuran operasional lebih banyak digunakan oleh kepala departemen
selaku atasan dari karyawan peserta program onboarding. Indikator untuk ukuran operasional
meliputi:
1. Hasil evaluasi oleh stakeholder;

2. Penggunaan sumber daya yang tersedia; dan
3. Frekuensi penggunaan.
● Ukuran Manajemen
Ukuran manajemen menggunakan indikator yang mampu membantu kepala departemen dan
departemen SDM dalam melihat produktivitas karyawan baru. Indikator untuk ukuran
manajemen meliputi:
1. Produktif dalam penggunaan peralatan, informasi, sumber daya dan kontak;

2. Pembuatan rencana kerja yang efektif oleh karyawan baru; dan
3. Hasil evaluasi oleh kepala departemen dan departemen SDM.
● Ukuran Strategis
Ukuran strategis menggunakan indikator yang dapat melihat keberhasilan dan kemampuan
karyawan baru dalam melakukan integrasi dengan organisasi. Indikator untuk ukuran strategi
meliputi:
1. Eksekusi rencana kerja secara efektif;

2. Tidak terjadi pengunduran diri dalam waktu 6 bulan;
3. 100% puas dengan kinerja yang ditunjukkan; dan
4. Karyawan baru mencapai target yang diberikan.
Standar penilaian untuk setiap indikator di atas tergantung pada perusahaan masing-masing
karena mereka yang lebih memahami sejauh mana harapan perusahaan terhadap karyawan
baru.
12
Pengelolaan Absensi Karyawan
Jam Kerja
Pengertian jam kerja
Jam kerja adalah periode waktu untuk melakukan pekerjaan yang dilaksanakan baik siang atau

malam hari untuk mendapatkan upah tertentu.

Pengaturan jam kerja
Pengaturan jam kerja berkaitan dengan jadwal kerja (working schedule). Di dalam jadwal kerja,
perusahaan terikat oleh peraturan UU No.13 TAHUN 2003 tentang ketenagakerjaan khususnya
pasal 77 sampai 85. Pasal 77 ayat 1, UU No.13/2003 mewajibkan setiap pengusaha untuk
melaksanakan ketentuan jam kerja. Ketentuan jam kerja ini diatur pada pasal 77 ayat 2, UU
No.13/2003 yaitu:
1. 7 jam kerja dalam 1 hari atau 40 jam kerja dalam 1 minggu untuk 6 hari kerja dalam satu

minggu.
2. 8 jam kerja dalam 2 hari atau 40 jam kerja dalam 1 minggu untuk 5 hari kerja dalam 1
minggu.

Kriteria Pengurusan Waktu Kerja
Kriteria-kriteria pengurusan waktu kerja yang efektif menurut Su’ud (2007:134) sebagai berikut :
1. Memahami sepenuhnya pekerjaan yang akan dilaksanakan;

2. Memberi keutamaan kerja menurut kepentingan;
3. Mendelegasikan pekerjaan-pekerjaan yang banyak;
4. Mengawasi masalah supaya tidak terjadi lagi;
5. Menetapkan masa selesainya pekerjaan;
6. Kegiatan yang tidak perlu agar segera dievaluasi ulang;
7. Senantiasa menyadari nilai waktu dalam setiap pekerjaan yang dikerjakan;
8. Mencatat hal-hal yang perlu dikerjakan di masa depan;
9. Membentuk daftar penggunaan waktu kerja;
10. Menilai keberhasilan kerja berdasarkan objek pekerjaan; dan
11. Mempunyai sistem arsip penyimpanan informasi yang lengkap.
13
Jadwal Kerja
Jenis-Jenis Jadwal kerja
1. Jadwal kerja reguler
Jadwal kerja reguler adalah jadwal kerja yang umumnya digunakan oleh di berbagai perusahaan

besar, menengah atau kecil. Jam kerja reguler biasanya diterapkan selama 5 hari atau 6 hari
kerja dalam seminggu.
5 hari kerja Senin - Jumat = 8 jam kerja
( 09.00 - 18.00 WIB dengan istirahat satu jam 12.00 - 13.00 WIB)
6 hari kerja Senin - Sabtu = 7 jam kerja

Kelebihan dan kekurangan jadwal kerja reguler:

Kelebihan Kekurangan
● Mudah memantau jam kerja ● Menjadi salah satu faktor keterlambatan

karyawan karena waktunya sudah karyawan.
tetap. ● Tidak fleksibel dan memungkinkan untuk
● Mudah memantau pengajuan cuti menimbulkan kejenuhan akibat jam kerja
dari jadwal kerja tersebut. yang tetap sepanjang tahun.

2. Jadwal kerja fleksibel
Pada jadwal kerja fleksibel, karyawan dapat menentukan waktu masuk dan pulang kerja sendiri
selama karyawan tetap bertanggung jawab terhadap pekerjaannya. Pihak perusahaan dan
karyawan harus saling setuju dalam menerapkan jam kerja yang fleksibel ini.
Berikut adalah kelebihan dan kekurangan jadwal kerja fleksibel:

Kelebihan Kekurangan
● Mengurangi absensi dan meniadakan ● Memungkinkan adanya kesulitan

keterlambatan. dalam kerja sama antar karyawan
● Memungkinkan perusahaan untuk karena perbedaan jadwal.
memiliki karyawan yang lebih ● Tidak ada batasan yang jelas antara
bahagia dan produktif karena jam kapan waktu bekerja dan waktu
yang fleksibel. pribadi.
14

3. Jadwal kerja shift
Jadwal kerja shift adalah jadwal kerja yang terbagi menjadi beberapa periode tertentu dalam
satu hari dan beroperasi selama 24 jam. Perusahaan yang sering menerapkan jadwal kerja shift
adalah pabrik, restoran, minimarket dan bidang kesehatan. Di Indonesia sistem shift ini diatur
dalam UU Ketenagakerjaan No.13 tahun 2003 pasal 77.

Sistem shift ini terbagi menjadi tiga, yakni pagi, sore, dan malam. Frekuensi kerja shift dalam
seminggu tergantung pada kebutuhan dan jumlah karyawan yang ada di perusahaan.

Insight : Perusahaan yang beroperasi selama 24 jam

Kepmenakertrans No. 233 tentang Jenis Dan Sifat Pekerjaan Yang Dijalankan Secara Terus
Menerus Pasal 3 ayat (1) pekerjaan di bidang pelayanan jasa kesehatan;
- pekerjaan di bidang pelayanan jasa transportasi;
- pekerjaan di bidang jasa perbaikan alat transportasi;
- pekerjaan di bidang usaha pariwisata;
- pekerjaan di bidang jasa pos dan telekomunikasi;
- pekerjaan di bidang penyediaan tenaga listrik, jaringan pelayanan air bersih
(PAM), dan penyediaan bahan bakar minyak dan gas bumi
- pekerjaan di usaha swalayan, pusat perbelanjaan, dan sejenisnya;
- pekerjaan di bidang media massa;
- pekerjaan di bidang pengamanan;
- pekerjaan di lembaga konservasi;
- pekerjaan-pekerjaan yang apabila dihentikan akan mengganggu proses produksi,
merusak bahan, dan termasuk pemeliharaan/perbaikan alat produksi

4. Jadwal kerja o
n/off
Jadwal kerja on/off adalah jadwal kerja yang memiliki pola kerja tertentu, contohnya: pola kerja

3 bulan kerja 1 bulan libur, 6 minggu kerja 2 minggu libur dan sebagainya. Perusahaan yang
umumnya menerapkan jadwal kerja ini adalah perminyakan atau pertambangan.

5. Jadwal kerja f reelance
Jadwal kerja freelance adalah kurang dari 40 jam dalam seminggu, sehingga jadwal kerjanya
boleh kurang dari 5 hari dalam seminggu. Sebagian perusahaan juga mengizinkan karyawannya
bekerja dengan sistem remote working.
15
Jenis-jenis Absensi
1. Sistem manual;
2. Mesin absensi : Fingerprint, c
ard scan/magnetic card atau f ace scan; dan
3. Absensi online.

Pengelolaan Aset Perusahaan
Fungsi GA secara umum adalah bertanggung jawab atas urusan rumah tangga perusahaan,
termasuk pengelolaan terhadap aset perusahaan. Personel di General Affair memiliki catatan
mengenai aset apa saja yang dimiliki perusahaan, aset apa saja yang dipinjamkan oleh
karyawan, masa pinjamnya, apakah aset sudah dikembalikan setelah masa pinjamnya selesai,
dan hal-hal lain yang berhubungan dengan aset.
Manajemen Aset

Pengertian Manajemen Aset
Berikut ini pengertian manajemen aset menurut beberapa ahli:
1. A. Gima Sugiama: Manajemen aset merupakan perpaduan Ilmu dan seni yang digunakan
untuk mengelola kekayaan yang meliputi proses merencanakan kebutuhan aset,
bagaimana cara mendapatkan, menginventarisasi, lalu melakukan legal audit,
mengoperasikan aset, memelihara aset, membaharukan atau menghapuskan hingga
mengalihkan aset secara efektif dan efisien.
2. Doli D. Siregar: Manajemen aset merupakan salah satu profesi atau keahlian yang belum

populer dan sepenuhnya berkembang di lingkungan satuan kerja, instansi maupun
pemerintahan.
3. Kaganova dan McKellar: Manajemen aset adalah proses pengambilan keputusan dan
implementasinya sesuai dengan akuisisi, penggunaan, dan pembagian dari aset tersebut
Manfaat manajemen aset antara lain:
● Menjaga nilai aset agar tetap tinggi serta mempunyai usia hidup yang panjang;
● Mengamankan aset dengan menyimpannya dengan baik dan mencegah hilangnya aset;
● Memonitor penyusutan aset dan bisa menjadi acuan dalam penyusunan neraca
perusahaan;
16
● Memastikan status kepemilikan aset;
● Mencapai penggunaan dan pemanfaatan aset secara maksimal;
● Menghindari pembelian aset yang berlebih.
Tips agar aset perusahaan bisa dikelola dengan baik adalah dengan memiliki catatan lengkap
yaitu:
● Pembelian Aset : Nama Aset, Tanggal Beli , Biaya Perolehan, Lama Masa Pakai.
● Pemeliharaan Aset : Penomoran Aset, jadwal pemeliharaan Aset.
● Peminjaman Aset : Nama karyawan, tanggal peminjaman dan tanggal pengembalian.

Pengelolaan Pengunduran Diri dan PHK
Pengunduran Diri
Pengunduran diri adalah penarikan diri seseorang secara tetap dari pekerjaanya dengan
berbagai alasan tertentu. Alasan yang paling umum dari pengunduran diri karyawan antara lain:
● Mencari tantangan baru
● Faktor keluarga
● Faktor kesehatan
● Tidak cocok dengan manajemen perusahaan
● Mendapatkan kesempatan yang lebih baik di tempat lain
Syarat dan Ketentuan Pengunduran diri karyawan

Berdasarkan UUK Pasal 162 Ayat 3:
1. Mengajukan permohonan pengunduran diri secara tertulis selambat-lambatnya 30 (tiga
puluh) hari sebelum tanggal mulai pengunduran diri agar perusahaan memiliki cukup waktu
untuk mencari karyawan pengganti
2. Tidak Terikat dalam Ikatan Dinas : Karyawan tidak bisa mengundurkan diri, jika terikat dalam
ikatan dinas. Maksudnya, jika karyawan adalah seorang Aparatur Sipil Negara (ASN) maka
tidak bisa mendapatkan hak pengunduran diri, karena mereka bekerja dalam ikatan dinas.
3. Tetap Melaksanakan Kewajibannya Sampai Tanggal Mulai Pengunduran Diri: Karyawan

tetap harus melaksanakan tugasnya sesuai job description yang telah ditetapkan hingga
17
jatuh tanggal pengunduran dirinya karena masih terikat kontrak dengan pihak perusahaan,
dan bertanggung jawab atas pekerjaan yang telah disepakati.
Hak-hak Karyawan yang Mengundurkan Diri
Pasal 162 ayat 1 (Uang Penggantian Hak)
Karyawan akan mendapatkan hak sesuai dengan ketentuan yang tertulis dalam UUK Pasal 162
ayat 1, yang berbunyi:

“Pekerja/buruh yang mengundurkan diri atas kemauan sendiri, memperoleh uang penggantian
hak sesuai ketentuan Pasal 156 ayat (4)”

● Cuti Tahunan yang Belum Diambil (Sisa sado cuti)
Jika karyawan masih memiliki cuti tahunan pada saat tanggal karyawan mengundurkan

diri, maka cuti tahunan tersebut wajib di uangkan.
● Ongkos Pulang
Ongkos pulang diberikan kepada karyawan apabila point of hire (titik karyawan
dikontrak) dengan lokasi bekerja terakhir tidak sama.
● Uang Penggantian Perumahan/Pengobatan 15% dari uang pesangon dan uang

penggantian masa kerja
● Hal lain yang timbul dari perjanjian
Pasal 162 ayat 2 (Uang Pisah)

Besaran Nilai uang pisah berdasarkan perjanjian kerja atau peraturan perusahaan.
Surat Keterangan Kerja atau Verklaring/Paklaring
PHK
Pengertian PHK
Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) adalah pengakhiran hubungan kerja karena suatu hal
tertentu yang mengakibatkan berakhirnya hak dan kewajiban antara pekerja/buruh dan
pengusaha. PHK dapat dilakukan dikarenakan alasan-alasan tertentu dan dilarang apabila
dilakukan secara sepihak dan sewenang-wenang. Pengusaha wajib merundingkan perihal PHK
dengan serikat pekerja atau dengan pekerja, apabila perundingan tersebut tidak menghasilkan

18
persetujuan maka PHK hanya dapat dilakukan setelah memperoleh penetapan dari lembaga
penyelesaian perselisihan hubungan industrial atau pengadilan hubungan industrial.
Pengusaha wajib membayar uang pesangon dan atau uang penghargaan masa kerja dan uang
penggantian hak yang seharusnya diterima oleh pekerja sebagaimana yang tertera dalam
Undang-Undang Ketenagakerjaan No 13 Tahun 2003 serta dalam kesepakatan yang ada pada
Perjanjian Kerja Bersama atau Peraturan Perusahaan. Dalam hal pekerja/buruh melakukan
pelanggaran yang tertera dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan atau perjanjian kerja
sama, pengusaha dapat melakukan PHK setelah pekerja yang bersangkutan diberikan surat
peringatan pertama, kedua dan ketiga secara berturut-turut.
Situasi bisnis yang tidak menentu kadang menuntut perusahaan mengambil langkah ekstrem
untuk mengurangi pekerja, yaitu dengan cara melakukan PHK atau Pemutusan Hubungan Kerja.
Karyawan yang di-PHK oleh perusahaan juga memiliki hak untuk mendapatkan Uang
Penghargaan Masa Kerja (UPMK), serta Uang Penggantian Hak (UPH). Kewajiban perusahaan
ini telah diatur dalam UU Ketenagakerjaan No 13 Tahun 2003 Pasal 156 Ayat 1, sebagai berikut:
“Dalam hal terjadi pemutusan hubungan kerja, pengusaha diwajibkan membayar uang
pesangon dan atau uang penghargaan masa kerja dan uang penggantian hak yang seharusnya
diterima.”
Perhitungan Pesangon dan UPMK Karyawan

Berikut ini ketentuan perhitungannya, berdasarkan Undang-Undang Ketenagakerjaan No.13
Tahun 2003 Pasal 156 Ayat 2 perhitungan uang pesangon adalah sebagai berikut:
● Masa kerja < 1 tahun = 1 bulan upah;

● Masa kerja 1 tahun/ lebih tetapi kurang dari 2 tahun = 2 bulan upah;
● Masa kerja 2 tahun/lebih tetapi kurang dari 3 tahun = 3 bulan upah;
● Masa kerja 3 tahun/ lebih tetapi kurang dari 4 tahun = 4 bulan upah;
● Masa kerja 7 tahun/lebih tetapi kurang dari 8 tahun= 7 bulan upah;
● Masa kerja 8 tahun/lebih = 9 bulan upah.
19
Undang-Undang Ketenagakerjaan No.13 Tahun 2003 Pasal 156 Ayat 3 Perhitungan uang
penghargaan masa kerja mengikuti ketentuan berikut ini:

● Masa kerja 24 tahun atau lebih = 10 bulan upah.
20
PT Mekari Edukasi Nusantara

General Affair Administration

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

General Affair Administration

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

General Affair

​Pengertian General Affair 3

​Lingkup kerja General Affair 3

​Aktivitas General Affair 4

Pengelolaan Karyawan Baru 7

Pengelolaan Absensi Karyawan 13

​Jam Kerja 13

​Jadwal Kerja 14

​Jenis-Jenis Absensi 16

Pengelolaan Aset Perusahaan 16

​ Manajemen Aset 16

Pengelolaan Pengunduran diri dan PHK 17

​Pengunduran Diri 17

©2020 Mekari University ALL RIGHTS RESERVED

Lingkup Kerja General Affair

2. Building Management: mencakup perawatan bangunan, renovasi, pembangunan

3. Sistem keamanan: mencakup pengaturan sistem pengamanan dan keselamatan kantor

5. Manajemen aset: mencakup pencatatan, penyimpanan dan pemeliharaan aset yang dimiliki

8. Menciptakan SOP: GA juga berfungsi dalam menciptakan, mengembangkan, dan

©2020 Mekari University ALL RIGHTS RESERVED

● Supplier Barang atau Jasa;

Aktivitas General Affair

©2020 Mekari University ALL RIGHTS RESERVED

SOP (Standard Operating Procedures)

Jenis SOP berdasarkan jenis kegiatan:

Menurut Permenpan No.PER/21/M-PAN/11/2008, SOP memiliki berbagai manfaat bagi

● Sebagai standarisasi cara yang dilakukan pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan khusus,

● Meningkatkan akuntabilitas dengan mendokumentasikan tanggung jawab khusus dalam

©2020 Mekari University ALL RIGHTS RESERVED

● Menunjukkan kinerja bahwa organisasi efisien dan dikelola dengan baik;

● Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas pemberian pelayanan;

● Membantu penelusuran terhadap kesalahan-kesalahan prosedur dalam memberikan

● Menjamin proses pelayanan tetap berjalan dalam berbagai situasi.

Cara membuat SOP

● Identifikasi kebutuhan dari setiap unit yang terlibat;

● Melakukan analisis prosedur.

2. Pembuatan Alur Kerja atau ​Flowchart

3. Review dan Simulasi SOP

©2020 Mekari University ALL RIGHTS RESERVED

5. Monitoring dan Evaluasi SOP

Pengelolaan Karyawan Baru

Syarat Sah Kontrak Kerja

1. Terdapat Pekerja dan Pemberi Kerja;

Jenis Kontrak Kerja

1. Perjanjian Kerja Waktu Tidak Tentu (PKWTT)

©2020 Mekari University ALL RIGHTS RESERVED

1. Kontrak Karyawan Paruh Waktu

1. Data Personal : Data pribadi karyawan

2. Data Perusahaan : Data karyawan yang berhubungan dengan perusahaan.

3. Data Penggajian : Data karyawan yang berhubungan dengan penggajian

©2020 Mekari University ALL RIGHTS RESERVED

● Penggunaan data bersama, karena data yang sama dapat diakses oleh beberapa ​user pada

● Membuat karyawan paham profil perusahaan secara lengkap, yang mencakup visi dan misi

©2020 Mekari University ALL RIGHTS RESERVED

1. Tahapan dan jangka waktu program o

2. Tim pelaksana program​ onboarding

● Memberikan informasi kebijakan ● Memperkenalkan karyawan baru kepada

©2020 Mekari University ALL RIGHTS RESERVED

● Memperkenalkan karyawan baru ke ● Memberikan penjelasan mengenai target

● Memfasilitasi kebutuhan selama ● Menunjuk salah satu personil di divisinya

● Menginformasikan fasilitas yang dapat

● Membantu mengatasi masalah yang ● Memberikan dukungan teknis dan

● Memberikan sarana dan prasarana ● Bertindak sebagai mentor dan memberikan

Pengertian General Affair 3

Lingkup kerja General Affair 3

Aktivitas General Affair 4

Jam Kerja 13

Jadwal Kerja 14

Jenis-Jenis Absensi 16

Manajemen Aset 16

Pengunduran Diri 17

2. Pembuatan Alur Kerja atau Flowchart

● Penggunaan data bersama, karena data yang sama dapat diakses oleh beberapa user pada

2. Tim pelaksana program onboarding

1. Hasil evaluasi oleh stakeholder;

Jadwal kerja on/off adalah jadwal kerja yang memiliki pola kerja tertentu, contohnya: pola kerja