Plan de Trabajo Modelo para la Implementacin de un Proyecto en base a OpenOffice.

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Enviado por ifanlo el Mar, 15/02/2005 - 22:11. Ya conocis a Luis E. Vsquez (Colombia) gracias a la serie Nuevos horizontes: OpenOffice.org 2.0 que venimos publicando ltimamente en nuestro web. Esta serie de entregas se publicaron originalmente en las listas de correo del proyecto en lengua espaola de OpenOffice.org. En las mismas, Luis nos vuelca su experiencia empresarial en capacitacin y consultora en sistemas de automatizacin de oficina, anticipndonos algunas de las novedades que traer la versin 2.0 de OpenOffice.org y sugirindonos diferentes aspectos de uso y configuracin del programa para facilitar la migracin desde entornos dominados por Microsoft Office. Ahora nos complace presentar el Plan detallado de consultora y formacin que Luis ha desarrollado precisamente para implementar soluciones de automatizacin de oficina en base a OpenOffice.org. Dsfrutadlo y aprovechaos del conocimiento que aqu se vuelca.

Objetivos:
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El Objetivo primario del proyecto es crear una conciencia corporativa clara sobre OpenOffice.org definiendo su alcance, nivel de uso en las tareas cotidianas, e incorporacin en los sistemas de Informacin y/o misin critica de la organizacin. Modificar sustancialmente la aptitud paradigmtica, que el personal tiene sobre las capacidades y niveles operativos de OpenOffice.org, al compararlo con herramientas usadas previamente. Se debe demostrar con suficiencia que no slo es una excelente herramienta que llena totalmente sus necesidades y que protege todo el trabajo realizado con herramientas anteriores, sino que es en definitiva la herramienta del futuro en la automatizacin de oficina y en la integracin de todo tipo de flujos de trabajo en la corporacin. Capacitar de manera suficiente y bsica al usuario estndar de Microsoft Office, demostrando de manera contundente que la curva de reentrenamiento prcticamente no existe, que el producto es de uso bastante simple y que el usuario puede operarlo eficientemente de forma muy intuitiva. Capacitar suficientemente al personal tcnico de la entidad, para el soporte, instalacin y mantenimiento posterior del producto. Es importante hacer nfasis en el fortalecimiento del HelpDesk, usando los recursos corporativos y los servicios implementados en la red local actual.

Crear una Base de Datos de Conocimiento, sobre el uso y aprovechamiento productivo de herramientas modernas de automatizacin de oficina, lo que se fortalecer con el tiempo, y que deber ser mantenida y actualizada por el rea de soporte tcnico. Desarrollo integral de un proyecto de estandarizacin en el manejo de formularios y protocolos de comunicacin, creando una cultura institucional de proteccin y valoracin interna y externa de la imagen corporativa de la institucin. Empoderar a todo el personal de la compaa, con las herramientas de automatizacin de oficina, mostrando su real capacidad de integracin con los procesos productivos y administrativos de la entidad.

Estrategias:
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La direccin de la Empresa comunicar de manera abierta, escrita y oficial a toda la organizacin la decisin tomada. Esto debe hacerse en la Web, en los peridicos o publicaciones institucionales y finalmente en carta dirigida a cada una de las personas vinculadas en las reas administrativa, productiva y de control. Esto debe hacerse en una nota corta, que enumere los puntos de soporte de la decisin y sus grandes beneficios y que ademas invite cordialmente a hacerse participe del proyecto, terminando con la firma de uno o dos de directivos ms notables (Gerencia, Presidencia, Junta directiva, etc.). Seleccionar un grupo piloto, mximo de diez personas, que sean claramente identificables como usuarios de alto potencial en el uso, divulgacin y exploracin de nuevas tecnologas. Este grupo puede estar configurado por dos personas del rea de produccin, cuatro del rea administrativa, dos del rea de ventas y finalmente dos del rea tcnica de informtica. Este grupo deber ser sometido a un proceso particular de sensibilizacin y conocimiento detallado de la herramienta. Este proceso se desarrollar en dos reuniones de dos horas. Este grupo ser entrenado de manera independiente en la fase de formacin bsica del producto, mostrada en un punto posterior de este plan. Plan general de sensibilizacin dirigido en su primera etapa al personal administrativo, productivo y de ventas, que se realiza en reuniones tipo auditorio para grupos numerosos de personas en las instalaciones de la institucin y con una duracin de dos horas. Para este evento pueden aprovecharse algunos espacios, que para capacitacin y/o divulgacin de diferentes temas son usados de manera frecuente por el rea de recursos humanos. Plan general de divulgacin y status del producto a nivel local, nacional e internacional, comunicando de manera peridica en la Web y en las publicaciones institucionales las noticias ms importantes, que muestren de manera real el posicionamiento actualizado de OpenOffice.org y sus productos relacionados. Tambin se publicaran manuales, documentos, plantillas, reas de consulta y soporte pblicos y en general todo tipo de informacin que ayude a profundizar y optimizar el uso de la herramienta. Plan general de capacitacin bsica de usuarios en OpenOffice.org; este es un programa formal de entrenamiento, que en cursos de ocho horas y en grupos de mximo 15 personas, formar de manera suficiente en el uso de la herramienta a todos los funcionarios de la empresa. Esta fase se desarrollara en las instalaciones de la institucin usando sus propios recursos. El plan detallado de este seminario se incluye como parte de este documento.

Plan de entrenamiento de personal tcnico y de soporte; en este punto se deben formar dos o tres personas del rea de informtica, que de manera eficiente sean el soporte posterior para el mantenimiento, instalacin, distribucin y entrenamiento bsico del producto. Este punto se realiza en un seminario especializado de 25 horas y cuyo programa detallado se incluye al final de este documento. Publicacin peridica en la web de la institucin, de sugerencias y procedimientos optimizados que muestren, informen y capaciten sobre caractersticas notables y/o avanzadas del producto. Esta ser una funcin realizada semanalmente por el grupo de soporte Tcnico entrenado en el punto anterior. Formacin avanzada en diferentes reas de OpenOffice.org, dirigidas a usuarios de reas especificas que desarrollen con la herramienta aplicaciones, formularios, dilogos y/o procesos interactivos integrados en las aplicaciones corporativas de la entidad. Tambin aqu se incluyen usuarios avanzados en la creacin y publicacin de documentos profesionales de texto, desarrolladores avanzados de ideas creativas con herramientas de dibujo y presentacin. En este documento se incluye una descripcin detallada de temas y contenidos avanzados del producto. Elaboracin de un plan detallado para el proyecto de "estandarizacin de formularios y protocolos de comunicacin corporativa, que doten a la entidad de una herramienta estndar y general para ser usada como elemento nico de comunicacin corporativa, dentro y fuera de ella.

Seminario Bsico de OpenOffice.org para Usuarios Microsoft Office (10 horas)

CONTENIDO:
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Interfaces del Usuario configuracin, personalizacin y optimizacin. Integracin de las herramientas de OpenOffice.org, la hoja de calculo, el procesador de texto, el navegador, el estilista y las fuentes externas de datos. Procesador de texto: o Carga, creacin, edicin, impresin, almacenamiento y proteccin de documentos de texto. o Manejo de tablas, calculo automtico, listas. o El concepto de estilos y secciones o Formato y presentacin de un documento, encabezados, pie de pagina, notas al pie, estilo de pagina, prrafo y carcter. o Numeracin y procesos automticos para la estructuracin de un documento, encabezados diferentes niveles, esquema de numeracin, tipos de vietas y numeracin y generacin de ndices. o Proteccin y aseguramiento de documentos de texto. o Combinacin de correspondencia, elaboracin de sobres y etiquetas, documentos a dos o ms columnas. Hoja de calculo: o Carga, creacin, edicin, impresin, almacenamiento y proteccin de hojas de calculo.

Manejo de celdas, constantes, literales y formulacin, calculo automtico, creacin y administracin de listas. o El concepto de Estilos y Secciones o Formato y presentacin de una hoja de calculo, encabezados, pie de pagina, notas al pie, estilo de pagina,y celdas. o Proteccin y aseguramiento de una hoja de calculo. o Anlisis de Datos, generacin y mantenimiento de subtotales, consolidacin, filtros de diferentes tipos, tablas dinmicas y procesos de clasificacin. o Optimizacin, diseo, manejo de bases de informacin, nombramiento y definicin de rangos, formulacin optimizada. o Trucos y optimizacin de impresin. o Enlace con el correo electrnico y las otras herramientas de OpenOffice.org. (Presentacin, navegador de Internet, manejador de objetos). Creacin, edicion y mantenimiento de Presentaciones y herramientas de graficacion y Dibujo (OpenImpress y OpenDraw).
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METODOLOGIA: Este seminario se realiza con las siguientes directivas:

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Se debe disponer de un equipo informtico por participante, equipado con OpenOffice.org en Espaol con todas sus herramientas de lingstica (correccin ortogrfica, separacin silbica y tesauros). Este equipo debe tener como mnimo la siguiente configuracin: Procesador Intel o compatible de mnimo 400mhz, 64 mb de RAM (deseable 128 Mb), disco duro con 250MB de espacio libre, ratn, teclado, monitor color, unidad de CD ROM o conexin red local. Durante toda la realizacin del seminario se tiene la asistencia de un proyector en el aula de clase. Este seminario esta planeado para personal con experiencia previa en cualquier otra herramienta de automatizacin de oficina tales como: MS Office, Lotus SmartSuite, Office 2000 de Corel, Word Perfect y con operacin bsica de estaciones tipo Windows 9x/2000/nt/xp o cualquier versin de Linux.

A cada participante se le entrega el siguiente material: (en formato digital)

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Manual en Espaol "OpenOffice para usuarios de MS Office", excelente manual de referencia dirigido a usuarios que de manera cotidiana han usado MS Word, MS Excel y MS Powerpoint. Manual en Espaol "OpenOffice para Dummys", este es el manual de trabajo y seguimiento para el seminario aqu ofrecido. Grupo de 150 ejemplos y/o plantillas para diferentes actividades y procesos tpicos administrativos. Los instaladores completos de OpenOffice.org incluyendo las herramientas de lingstica. Los instaladores completos de OpenOffice 2.0 versin beta en Espaol. incluyendo las herramientas de lingstica. Certificado de Asistencia

Programa de Capacitacin (HelpDesk) Soporte Tcnico OpenOffice.org (15 horas)

CONTENIDO:
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Optmizacin del Ambiente de Estacion de trabajo ( W9x, w2000, Wntws y Wxp) o Optimizacin de los recursos de almacenamiento y dispositivos de disco duro. Optimizacion de particiones en el (los) disco (s) duro(s). o Configuracin y optimizacin de memoria bajo Windows 9x. o Configuracin y optimizacin de memoria bajo W2000/Wnt/WXp o Definicin adecuada del archivo de intercambio win386.swp como un factor de memoria ram disponible y area de disco. Instalacion ptima de OpenOffice.org o Instalacin Standalone o Instalacin de Red Local o Instalaci de Cliente o Instalacin de Cliente delgado usando cliente ICA, Terminal/Metaframe o Instalacin Combinada (StandAlone/cliente). o Instalacin silenciosa usando archivos de respuesta o montaje y distribucin de la aplicacion. Instalacin distribuida. Configuracion de OpenOffice.org o Configuracin y estructura de los archivos de Usuario. o Configuracin y estructura de los archivos de Servicio en el cliente, o Configuracin y estructura de los Archivos compartidos. o Instalacin y distribucin automatica de archivos de configuracin de usuarios de acuerdo a sus requerimientos de uso. o Perfiles de Usuario Terminal/W9x/W2000/Wnt. Mantenimiento del Producto en Instalaciones de Usuario Final. o Modificacin, recuperacin y mantenimiento de instalaciones de OpenOffice.org Conocimiento detallado de OpenOffice.org : o Interfaz del Usuario configuracin, personalizacin y optimizacin. o Mltiples tareas, configuracin y optimizacin. o Manejo del Visor general (fuentes de datos, galera, documentos,etc) o Integracin de las herramientas de OpenOffice.org. El navegador, el estilista y las fuentes externas de datos. Web Query y herramientas de consulta automatica en Internet. o Procesador de textos: conceptos bsicos y manejo de tablas. o Hoja de clculo: Capacidades, optimizacin, diseo, manejo de bases de informacin, nombramiento y definicin de rangos, formulacin optimizada, trucos y optimizacin de impresin, enlace con el correo electrnico y las otras herramientas de star Office. (Presentacin, navegador de Internet, manejador de objetos). o Procesador de texto: Manejo de tablas, manejo de clculo automtico, listas y mezclas de correos, elaboracin de sobres y etiquetas, columnas periodsticas.

Enlace directo con herramientas de Correo y de manejo de agenda. Procedimientos estndar para compartir archivos desde y/o hacia MS Office XP/2000/97/95, Lotus SmartSuite, Word Perfect, etc. o Uso y actualizacin automtica de fuentes externas de datos residentes en cualquier tipo de archivo, de su disco duro, en la red, en la Intranet o en Internet. o Elaboracin de macros y StarBasic, definicin de eventos, programacin y automatizacin de procesos de flujos de trabajos en la oficina. o Nociones generales de bases de datos y su uso dentro de diferentes textos. (Combinacin de correspondencia, elaboracin de etiquetas y sobres, insercin de objetos y grficos).

Programa detallado de capacitacin Avanzada: (reas diversas):

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Esta actividad se desarrolla en tres niveles; el primero dirigido a los usuarios generales que usan de manera estndar las herramientas de automatizacin de oficina; el segundo es un nivel bsico dirigido al personal IT entrenndoles extensivamente en instalacin, soporte de primer nivel, scripting y soporte va email; el tercero tambin dirigido al personal de IT para suministrar soporte de segundo nivel que garantice la estabilidad del producto una vez finalizado el proceso de Migracin. En la siguiente tabla se muestra la serie de cursos y los diferentes niveles de aprendizaje que se ofrecen, mostrando de manera clara el tipo de auditorio y la formacin proyectada: Tema Seminario Bsico (8 horas) Migracin MS Office a OpenOffice.org (8 horas) Curso HelpDesk (16 horas) Formar como: Usuarios iniciales e intermedios de suites de oficina Usuarios iniciales e intermedios de MS Office

Personal para asistencia e instalacin de OpenOffice.org Usuarios avanzados en metodologa y caractersticas Curso Avanzado avanzadas de la hoja de calculo y procesador de Writer/Calc (16 horas) palabra Desarrollo de ideas Usuarios en el desarrollo y creacin de ideas usando creativas (12 horas) Impress y draw. Usuarios de fuentes de datos, conectividad y diferentes agentes ODBC, JDBC, ADO, Oracle, MYSQL; Conectividad y bases de adems manejo administracin y creacin de Dilogos datos (12 horas) y Formularios y uso intensivo de la herramienta de Qwery (ANSI 92). Automatizacin de Usuarios en el desarrollo de aplicaciones con las Procesos, creacin y herramientas Api, en especial StarBasic y los administracin de componentes SDK del producto. Macros

Todos los temas enumerados son desarrollados en talleres de tipo prctico con el personal involucrado y en todos los casos se dispone para cada participante de su respectivo manual en Espaol y del Libro de trabajo o la serie de tareas a desarrollar durante el Seminario.

Proyecto Formularios y Protocolos de Comunicacin:

Objetivo:
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Crear una herramienta estndar de comunicacin institucional, que sea usada por todos los estamentos de la entidad. Este proyecto debe desarrollar una serie de formularios, protocolos y plantillas comunes, que sean almacenadas en recipientes magnticos de la Intranet/Internet, para que posteriormente sirvan como elemento regular en el envo, administracin, mantenimiento y almacenamiento de todo tipo informacin corporativa.

Metodologa: El Desarrollo exitoso de este proyecto podr hacerse en tres etapas descritas a continuacin:
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Creacin del grupo lder del Proyecto, que debe ser constituido por un grupo mximo de tres personas de diferentes reas de la entidad, involucrando tambin de manera directa al rea administrativa o grupo coordinador del proyecto ISO 9000/9002. Su principal objetivo ser disear e implementar los procesos y procedimientos para recolectar, almacenar y analizar los procesos de comunicacin, usados de manera cotidiana en las actividades de transferencia de informacin dentro y fuera de la entidad. Creacin de formularios y protocolos estndar, usando la metodologa de Plantillas, disponible hoy de manera estndar en todas las herramientas informatizadas para la Creacin y/o Administracin Documental. En esta fase se crearn los manuales de: "Imagen Corporativa y Procedimientos Estndar de Comunicacin , que incluirn de manera clara todas las etapas para una Comunicacin Efectiva. Capacitacin general del personal de la institucin para el uso adecuado de las nuevas polticas de proteccin de imagen corporativa y estndares de comunicacin.

Ejecucin:
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Levantamiento detallado de los procesos de comunicacin en la entidad, que abarque tanto los eventos internos como externos y que sean claramente clasificados en procedimientos comunes (los que se usan todos los estamentos en una actividad determinada, as por ejemplo el envo de emails y sus correspondientes anexos), y procedimientos especiales que solo efectan departamentos o reas de investigacin especiales. Esta labor no solo realizara el proceso de descripcin, sino que deber complementarlos con su contenido y estructura, para obtener como resultado final el manual de Procedimientos Estndar de Comunicacin.

Procedimiento descriptivo y documental de los procesos de comunicacin. Cada evento deber contener los siguientes constitutivos de documentacin (no todos los documentos requieren los elementos descritos a continuacin): o Plan o layout del documento. o Creacin de una plantilla tipo, con sus correspondientes estilos, campos y dems elementos. o Especificacin de la plantilla estndar o default para los documentos de texto. o Especificacin de las plantillas asociadas al respectivo proceso. o Procesos estndar de numeracin y enlace de documentos. o Uso de eslogan y logos institucionales. o Uso y Publicacin de tablas, encabezados, pies de pagina, notas al pie y notas al margen. o Uso de tablas de contenido, bibliografas e ndices. Elaboracin del manual de Imagen Corporativa, que contenga de manera detallada la coleccin de logos comerciales y marcas registradas de la entidad. Tambin una descripcin de los eslogan y/o frases institucionales usadas de manera comercial o promocional. Este documento dimensiona de manera exacta cada uno de los componentes, definiendo adems su ubicacin, colores usados, fuentes y formatos. Este documento tambin incluye sus polticas de uso en documentos especiales como: currculos, certificados y en general toda informacin generada por el proceso productivo y/o administrativo de la Empresa.