WALIKOTA KOTA ADMINISTRASI JAKARTA BARAT Jakarta, ‘! Mei 2021 Kepada Yth. Para Lurah Kota Adm. Jakarta Barat di Jakarta SURAT EDARAN NOMOR 8 /SE/2021 TENTANG PENYERAGAMAN TATA CARA PELAKSANAAN PELAYANAN PENERBITAN SURAT KETERANGAN RIWAYAT TANAH Bahwa dalam rangka penyeragaman tata cara pelaksanaan pelayanan penerbitan surat Keterangan Riwayat Tanah atas tanah adat di Wilayah Kota ‘Administrasi Jakarta Barat untuk keperluan pendaftaran hak-hak atas tanah masyarakat yang berasal dari konversi hak-hak lama sebagaimana diatur dalam Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 1997 tentang Pendaftaran Tanah dan oleh karena hingga saat ini belum terdapat pengaturan pelaksanaan pelayanan penerbitan surat keterangan riwayat tanah, dengan ini disampaikan kepada saudara 4. Dalam melaksanaken pelayanan penerbitan surat keterangan riwayat tanah yang berdasarkan Buku Letter C di Wilayah Kota Administrasi Jakarta Barat dapat merujuk pada ketentuan yang tercantum dalam lampiran yang merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari Surat Edaran it2. Oleh karena surat girik bukan merupakan produk kelurahan, maka tidak dibenarkan melegalisasi fotokopi girk. 3. Sebagai tindak lanjut Undang-Undang Nomor 25 Tah Pelayanan Publik, setelah diterbitkannya edaran ini untuk segera menyusun, menetapkan dan menerapkan standar pelayanan un 2009 tentang penerbitan surat keterangan riwayat tanah dengan baik dan konsisten Edaran ini untuk menjadi perhatian dan agar dilaksanakan dengan sebaik- baiknya dan penuh tanggung jawab. Walikota Kota Administrasi Jakarta Barat, al | MT es jus Kuswanto; 5. Sos., M.A.P. NIP19730124 1993031004 Tembusan : Kepala Badan Pertanahan Kota Administrasi Jakarta Barat Wakil Walikota Kota Administrasi Jakarta Barat Sekretaris Kota Administrasi Jakarta Barat Asisten Pemerintahan Sekko Administrasi Jakarta Barat Kepala Unit Pengelola Penanaman Modal Pelayanan Terpadu Satu Pintu Kota ‘Administrasi Jakarta Barat Para Camat Kota Administrasi Jakarta Barat Kepala Bagian Pemerintahan Setko Administrasi Jakarta Barat Kepala Bagian Hukum Setko Administrasi Jakarta Barat Para Kepala Unit Pengelola Penanaman Modal Pelayanan Terpadu Satu Pintu Kelurahan Kota Administrasi Jakarta Barat opens 2eNwLampiran | + Surat Edaran Walikota Kota Adm. Jakarta Barat Nomor % /SE/2021 Tanggal \\ Mei 2021 A. Pendahuluan Dalam rangka pelaksanaan pendaftaran tanah pada kantor BPN Jakarta Barat, pada saat ini masih terdapat permintaan surat keterangan riwayat tanah yang mengacu pada catatan Buku Letter C yang berada di kantor kelurahan. Keterangan riwayat tanah tersebut yang berasal dari Buku Letter C tersebut dapat dijadikan salah satu kelengkapan dokumen dalam proses pendaftaran tanah sebagaimana diatur dalam Peraturan Pemerintah Nomor 24 tahun 1997 tentang Pendaftaran Tanah, Pasal 24 ayat 1 (satu) disebutkan bahwa untuk keperluan pendaftaran hak-hak atas tanah yang berasal dari konversi hak-hak lama yang dibuktikan dengan bukti tertulis, diantaranya girik, kiktir, petuk pajak bumi / Landrente. Berkaitan dengan permintaan surat keterangan riwayat tanah pada kantor kelurahan, terdapat beberapa permasalahan yang sering ditemui. Diantara permasalahan yang tersebut yakni 1. Catatan mengenai tanah yang ada dalam Buku Letter C itu sangatlah tidak lengkap dan kebanyakan cara pencatatannya tidak dilakukan secara teliti dan hati-hati sehingga data yang ada dalam Buku Letter C tersebut kemungkinan tidak akurat dan/atau tidak lengkap. Oleh karenanya catatan dalam Buku Letter C harus dilengkapi dan disandingkan dengan alat bukti lain dalam rangka proses pendaftaran tanah. 2. Catatan dalam Buku Letter C tidak dapat menunjukan lokasi dan batas — batas bidang tanah yang dimohonkan. 3, Terdapat adanya beberapa catatan dalam Buku Letter C yang tidak terbaca dengan jelas/rusak, sehingga tidak dapat menerangkan informasi yang lengkap. ‘Sampai saat ini belum ada aturan yang secara spesifik mengatur tata cara penerbitan surat keterangan riwayat tanah pada kantor kelurahan yang diterbikan Pemerintah Provinsi DKI Jakarta sehingga terdapat ketidakseragaman dan beberapa masalah yang timbul berkenaan dengan hal ini dan oleh karenanya Walikota Kota Administrasi Jakarta Barat merasa perlu membuat kebijakan penyeragaman atas pelayanan tersebut.B. Maksud dan Tujuan Maksud surat edaran ini dimaksudkan untuk meningkatkan kualitas Pelayanan administrasi pemerintahan pada kantor kelurahan sebagai Pemenuhan salah satu syarat dokumen penunjang pendaftaran tanah ‘Sedangkan tujuan surat edaran ini yakni 1. Penyeragaman dalam hal tata cara pelayanan pemberian surat keterangan riwayat tanah yang berdasarkan Buku Letter C atas tanah adat di Kota Administrasi Jakarta Barat sepanjang belum diatur oleh Pemerintah Provinsi DK! Jakarta atau peraturan yang lebih tinggi 2. Memberikan kepastian hukum bagi penyelenggara pelayanan pada kantor kelurahan dalam mengeluarkan penjelasan berdasarkan Buku Letter C atas tanah adat. . Ruang Lingkup Ruang lingkup surat edaran ini adalah tata cara pelayanan pemberian surat keterangan riwayat tanah atas permohonan masyarakat yang berhak dari informasi yang hanya bersumber dalam catatan Buku Letter C D. Dasar Hukum 1. Undang-undang Nomor 5 Tahun 1960 tentang Peraturan Dasar Pokok- Pokok Agararia; 2. Undang-Undang Nomor 29 Tahun 2007 tentang Pemerintahan Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta sebagai Ibukota Negara Kesatuan Republik Indonesi 3, Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik; Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2014 tentang Administrasi Pemerintahan; 5. Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 1997 tentang Pendaftaran Tanah; 6. Peraturan Menteri Negara Agraria/Kepala Badan Pertanahan Nasional Nomor 3 Tahun 1997 tentang Ketentuan Pelaksanaan Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 1997 tentang Pendaftaran Tanah; 7. Peraturan Gubernur Nomor 152 Tahun 2019 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kota Administrasi,E. Tata cara pelaksanaan pelayanan penerbitan surat keterangan riwayat tanah 1 Umum, Buku Letter C adalah buku yang disimpan aparatur Desa, yang digunakan oleh petugas pemungut pajak untuk _keperluan pembayaran pajak pada Jaman Hindia Belanda. ‘Surat keterangan riwayat tanah adalah naskah dinas dari lurah berisi pemyataan dari lurah untuk menerangkan catatan _riwayat berdasarkan Buku Letter C atas tanah adat yang berada di wilayah kerjanya. Surat keterangan riwayat tanah dibuat dalam format naskah dinas surat Keterangan sebagaimana diatur dalam Peraturan Guberur Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta tentang Tata Naskah Dinas, |. Penyimpanan Buku Letter C dilaksanakan oleh Kasi Pemerintahan Kelurahan pada kantor kelurahan, Keterangan yang tertera pada surat keterangan riwayat tanah 1) Apabila catatan dan riwayat peralihan pada pada Buku Letter C lengkap (Nomor C, Nama Pemilik, Jenis Persil, Nomor Persil, Kelas Desa, Luas, sebab dan tanggal perubahan) terbaca jelas maka uraian surat keterangan serupa dengan yang tertera pada Buku Letter C; 2) Apabila catatan lengkap namun sebagian/seluruh riwayat peralihan pada pada Buku Letter C tidak lengkap dan/atau tidak terbaca jelas/rusak maka uraian riwayat peralihan surat keterangan harus menerangkan bahwa sebagian/seluruh catatan tidak lengkap dan/atau tidak terbacalrusak; 3) Apabila catatan pada Buku Letter C berbeda datanya dengan kutipan Letter Citidak ditemukan maka surat permohonan dijawab bahwa catatan tidak adaltidak ditemukan. Pada kelurahan yang tidak memiliki Buku Letter C namun terdapat tanah adat Karena terdapat riwayat pemecahan wilayah dapat meminta keterangan kepada kelurahan wilayah asal melalui surat dinas dengan melampirkan kopi persyaratan administrasi Lurah atas wewenang jabatannya menandatangani surat keterangan riwayat tanah.h. Dalam hal penandatangan dan pemarafan surat keterangan riwayat tanah yang ditandatangani oleh Lurah dan sisi kiri nama jabatan Lurah diparaf oleh Kasi Pemerintahan. i. Apabila lurah berhalangan sementara/tetap maka kewenangan Penandatanganan surat keterangan riwayat tanah dilaksanakan oleh Pelaksana Harian (Pih) / Pelaksana Tugas (Plt) i. Registrasi surat keterangan riwayat tanah dengan menggunakan nomor pada buku register pelayanan khusus dan diarsipkan oleh Kasi Pemerintahan. k. Waktu pelaksanaan dengan berkas yang sudah lengkap maksimal 2 (dua) hari dan bebas biaya |. Pengarsipan dokumen dilakukan oleh Kasi Pemerintahan Kelurahan dan diserahterimakan kepada pejabat penggantinya secara berkelanjutan sesuai dengan sistem kearsipan yang dikembangkan oleh Lurah selaku Kepala UPD. m. Sekretariat Kota/Kabupaten Administrasi dalam hal ini Bagian Umum dan Protokol selaku Pusat Administrasi Kota/Pusat Administrasi Kabupaten melaksanakan pembinaan terhadap kelurahan sesuai dengan peraturan yang berlaku 2. Persyaratan Administrasi permohonan pelayanan surat keterangan riwayat tanah 1) Surat Pemohonan; 2) Fotokopi Surat Girik dan/atau bukti lain peralihan hak; 3) Fotokopi KTP Pemegang Girik Asli dan/atau pemohon; 4) Fotokopi KTP Saksi-saksi; 5) Surat Pemyataan Penguasaan Fisik; 6) Fotokopi SPPT PBB; 7) Surat Pernyataan keaslian dokumen. 3, Alur pelayanan permohonan pelayanan surat keterangan riwayat tanah a. Pemohon dengan itikad baik wajib mengajukan surat permohonan secara tertulis kepada Lurah dengan melampirkan persyaratan administrasi;b. Pemohon menyampaikan berkas permohonan yang terdiri atas surat permohonan beserta berkas persyaratan ke Kelurahan melalui PTSP, jika diwakilkan oleh kuasa pemohon menyertakan surat kuasa c. Petugas PTSP pada Kelurahan melakukan pemeriksaan berkas permohonan sebagaimana dimaksud berdasarkan hasil pemeriksaan maka = Apabila berkas permohonan tidak lengkap, petugas pada PTSP Kelurahan mengembalikan berkas _permohonan kepada pemohon; atau = Apabila berkas permohonan telah lengkap, maka petugas pada PTSP Kelurahan memberikan tanda bukti penerimaan berkas dan mencatatkan dalam buku agenda. d. Berkas permohonan yang telah lengkap disampaikan oleh Petugas PTSP kepada Lurah c.q Kasi Pemerintahan Kelurahan untuk ditelit kembali; fe. Kasi Pemerintahan dapat meminta keterangan secara langsung kepada pemohon/kuasa pemohon; f. Kasi Pemerintahan menyampaikan surat permohonan dan berkas kelengkapannya kepada Lurah untuk memperoleh disposisi; g. Surat permohonan, naskah surat keterangan riwayat tanah dan berkas kelengkapan diajukan kepada Lurah oleh Kasi Pemerintahan. h. Sebelum naskah surat Keterangan riwayat tanah ditandatangani oleh Lurah, Kasi Pemerintahan memperlihatkan Buku Letter C untuk dicocokkan bersama; i. Surat Keterangan riwayat tanah dicatatkan pada Buku Register Khusus; Pemohon menerima surat keterangan riwayat tanah yang sudah ditanda tangani oleh Lurah. Walikota KotaLampiran il : Surat Edaran Wallkota Kota Adm. Jakarta Barat Nomor & /SE/2021 Tanggal \\ Mei 2021 CONTOH FORMAT Hal: Permohonan — keterangan Kepada riwayat tanah No, Girik Yth. Lurah Cs Perel lax a's: di DIS. atas nama Jakarta ‘Sehubungan dengan keperiuan pendaftaran Hak Tanah pada kantor BPN, kami dengan itikad baik mengajukan permohonan penjelasan riwayat tanah No. Girik C.___, Persil __ D/S.___atas nama, hingga mutasi pada Guna memenuhi Persyaratan yang telah ditentukan, sebagai data pendukung, kami lampirkan sebagai berikut 1) 2) 3) 4) 5) 8) Fotokopi Surat Girik dan/atau bukti lain peralihan hak; Fotokopi KTP Pemegang Girik Asli dan/atau Pemohon; Fotokopi KTP Saksi-saksi; Surat Pernyataan Penguasaan Fisik; Fotokopi SPPT PBB; ‘Surat Pernyataan keaslian dokumen, Tethadap dokumen diatas dapat kami perliatkan aslinya. Permohonan ini kami sampaikan agar diproses sebagaimana ketentuan yang berlaku, Jakarta, 2021 Pemohon, Nama Walikota Kota Administrasi Jakarta Barat, Sos., MAP. 13031004. _ rrrLampiran Ill : Surat Edaran Walikota Kota Adm. Jakarta Barat Nomor § /SE/2021 Tanggal \\ Mei 2021 CONTOH FORMAT SURAT PERNYATAAN Yang bertanda tangan dibawah ini : Nama ‘Tempatitgl lahir Nik Alamat Agama Islam Pekerjaan Nomor Hp. Email dengan penuh kesadaran menyatakan 1. Dokumen-dokumen yang kami serahkan dalam rangka permohonan penjelasan riwayat tanah No. Girik C. Persil ___D/S.__atas nama hingga mutasi pada adalah benar-benar sesuai dengan aslinya dan sah menurut hukum, 2. Apabila dikemudian hari tenyata pernyataan ini tidak benar atau dokumen- dokumen dalam point 1 (satu) tidak sah/palsu menurut hukum, maka segala akibat yang timbul menjadi tanggung jawab kami dan bersedia dituntut sesuai_ketentuan hukum yang berlaku serta tidak akan melibatkan pihak lain dan kami bersedia segala dokumen yang timbul akibat pemyataan ini dibatalkan oleh pejabat yang berwenang. Jakarta, 2021 Yang membuat pernyataan Materai TTD Nama Saksi-saksiLampiran IV: Surat Edaran Walikota Kota Adm. Jakarta Barat Nomor & /SE/2021 Tanggal \\ Mei 2021 CONTOH FORMAT SURAT PERNYATAAN PENGUASAAN FISIK BIDANG TANAH Yang bertanda tangan dibawah ini: Nama NIK Agama Umur Alamat Pekerjaan dengan ini menyatakan bahwa saya dengan itikad baik menguasai sebidang tanah yang terletak di Jalan Desa/Kelurarahan Kecamatan Kabupaten Kota Penggunaan Luas Batas-batas tanah Utara Timur Selatan Barat Bahwa bidang tanah tersebut saya kuasai sejak Tahun .............. Yang sampai saat ini saya kuasai secara terus menerus, tidak dijadikan jaminan sesuatu hutang, tidak dalam keadaan sengketa, —-bukan set Pemerintah/Pemerintah Daerah dan tidak berada dalam kawasan hutan. Surat Pemyataan ini saya buat dengan sebenar-benamyanya dengan penuh tanggung jawab baik secara perdata maupun pidana, apabila di kemudian hari terdapat unsur-unsur yang tidak benar dalam pemyataan ini maka segala akibat yang timbul menjadi tanggung jawab saya dan bersedia dituntut sesuai ketentuan hukum yang berlaku serta tidak akan melibatkan pihak lain dan saya bersedia sertipikat yang telah saya terima dibatalkan oleh pejabat yang berwenang.Surat Pernyataan ini dibuat dihadapan saksi-saksi : 1.Nama NIK Agama Umur Pekerjaan Alamat 2.Nama NIK Agama Umur Pekerjaan Alamat Jakarta, anet Yang menyatakan Materai TID Nama ‘Saksi-saksi :Lampiran VV: Surat Edaran Walikota Kota Adm. Jakarta Barat Nomor & /SE/2021 Tanggal \\ Mei 2021 CONTOH FORMAT RIWAYAT TANAH NO. GIRIK C. , PERSIL__D/S____ATAS NAMA KOP SURAT SURAT KETERANGAN NOMOR IA711.6 TENTANG. ‘Yang bertanda tangan di bawah ini : Nama Jabatan 2 Lurah 20% dengan ini menerangkan 1 Bahwa riwayat tanah berdasarkan catatan pada buku letter C kelurahan____No. GirkC.___, Persil__ D/S.___tercatat atas nama z Bahwa terdapat catatan pada No. Girk C.__, Persil __ D/S. atas nama 1) 2) 3) Bahwa berdasarkan perundang-undangan yang berlaku saat ini, tidak ada kewajiban lurah untuk mencatat dan tidak pula adanya kewajiban bagi pejabat yang berwenang lainnya ataupun masyarakat untuk mencatatkan setiap perbuatan hukum pemindahan hak atas tanah pada buku Letter C Kelurahan, sehingga catatan pada Buku Letter C No. Girik C.___, Persil__ D/S____Atas nama tidak tertutup kemungkinan tidak lengkap; Bahwa terhadap setiap perbuatan hukum pemindahan hak atas tanah No. Gitik ic; , Persil__D/S__atas nama yang tidak tertera dalam catatan Buku Letter C Kelurahan, maka tidak dicantumkan dalam surat keterangan ini;- Bahwa perbuatan hukum pemindahan hak atas tanah sebagaimana tersebut diatas Sah, ‘Sepanjang dilaksanakan sesuai dengan perundang-edangan yang. berlaku meskipun tidak tercatat pada Buku Letter C- Bahwa Buku Letter C Kelurahan tidak menerangkan lokasi dan batas batas atas tanah No. Girik C. Persil D/S___Atas nama - Surat Keterangan ini diperuntukkan dan dipergunakan hanya untuk keperluan Pendaftaran hak sebagaimana diatur dalam Pasal 24 Peraturan Pemerintah Nomor 24 tahun 1997 tentang Pendaftaran Tanah, Jakarta, 2021 Lurah Xxx Nama NIP