DISKUSI 3

OTOMATISASI DALAM KEARSIPAN

Bagaimana penerapan otomasi kearsipan dalam penciptaan, penggunaan pemeliharaan dan penyusutan
arsip?
Sistem otomasi arsip merupakan sistem yang menggunakan komputer untuk mendukung
pengimplementasian penataan arsip yang merupakan bagian integral dalam pelaksanaan pengawasan arsip
(Kennedy, 1994:57). Teknologi informasi dan komunikasi dalam hal ini bisa di gunakan untuk keperluan
administrasi umum, kontrol fisik atas arsip, pengolahan dan penyajian informasi arsip, penemuan kembali
informasi arsip, serta penggunaan lainnya yang berkaitan dengan penciptaan, pemeliharaan, dan
penggunaan, serta penyusutan arsip.

Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis
meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip. Pada tiap tahapan tersebut,
penggunaan komputer akan sangat bervariasi sesuai dengan kemampuan komputer yang mungkin bisa
dimanfaatkan.
1. Penciptaan Arsip mencakup kegiatan teknis pembuatan dokumen, penerimaan, dan pengiriman dokumen,
serta registrasi dokumen menjadi arsip.
 
2. Pemeliharaan dan Penggunaan Arsip sebuah dokumen telah tercatat sebagai arsip diberlakukan sebagai
sebuah arsip, maka ia perlu dipelihara agar bisa terjaga otentisitasnya serta bisa digunakan dalam arti bisa
digunakan kembali dan bisa di “baca”.
 Distribusi arsip
 Pemeliharaan / penyimpanan Arsip
 Penggunaan Arsip

3. Penyusutan Arsip pada kegiatan ini dapat dilakukan dengan dukungan komputer, baik itu berupa kontrol
terhadap kegiatannya saja maupun kegiatanya ini sendiri (terutama pada arsip elektronik)

Sumber Referensi:
Mulyantono, Imam. 2021. Otomasi Dalam Kearsipan. Tangerang Selatan: Universitas Terbuka.
ORGANISASI TATA LAKSANA & LEMBAGA KEARSIPAN
Tanggungjawab Lembaga Kearsipan Dalam Perspektif Negara
Lembaga kearsipan sebagai badan yang bertanggung jawab atas ketersediaan dan keamanan arsip yang
memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan.
Tugas utama sebuah Lembaga Kearsipan di banyak negara pada dasarnya adalah melaksanakan fungsi-fungsi
manajeman arsip statis (Archives Management atau Archives administration) atau sering disebut Second Life
Cycle of the Records. Kalau Manajemen Arsip Statis ini merupakan kelanjutan dari Manajemen Arsip Dinamis
(Records Management), atau sering disebut First Life Cycle of Records. Sehingga Lembaga Kerasipan juga
bertanggung jawab terhadap keberlangsungan penyelenggaraan Managemen Arsip Dinamis.
Oleh karena itu dalam perspektif tersebut, aspek akses dan 1ayanan untuk Managemen Arsip Dinamis
terletak pada Proses distribution dan inactive storage. Sementara itu, aspek akses dan layanan untuk
manajemen Arsip Statis terletak pada kegiatan information Services dan Sources publication. Arsip Dinamis
aktif bersitat tertutup untuk publik dan hanya dapat dibuka/diakses oleh lembaga pencipta arsip (creating
agency). Adapun arsip dinamis inaktif prinsip dasarnya sama tetapi lembaga atau perorangan dapat
mengakses dengan ijin khusus (semi-closed) dari lembaga pencipta arsip (creating agency). Oleh karena itu,
konsep akses dan layanan untuk arSip dinamis bersifal ke dalam yaitu layanan internal untuk organisasi
pencipta arsip.

Sedangkan arsip statis pada dasarnya bersifat terbuka untuk publik (di luar lembaga pencipta), kecuali untuk
arsip-arsip yang dinyatakan tertutup dan karena pertimbangan khusus penggunaanya perlu ijin (semi-open).
Pertinmbangan lersebut meliputi pertimbangan Pertanahan, SARA, Perorangan, Wilayah perbatasan,
Pertahanan dan Keamanan, dan Untuk bahan pembuktian yang masih dalam proses hukum. Sementara itu,
untuk arsip statis yang Temporary Closed terkait dengan (1) Atas permintaan (perorangan atau lembaga)
penyerah arsip: dalam jangka waktu tertentu arsip baru dapat dibuka untuk umum. (2) Atas permintaan
(perorangan atau lembaga) penyerah arsip: ijin akses, dan (3) Koleksi arsip belum ada alat bantu temu balik
arsip atau alat bantu temu balik arsip masih dalam tahap revisi.

Terciptanya UU Kearsipan Nomor 4 tahun 2009 merupakan pedoman baru dalam menetapkan peran negara
di bidang kearsipan nasional. Peran negara yang direprentasikan oleh lembaga non kementerian ANRI
menjadi sangat penting di era globalisasi dan keterbukaan informasi, serta perkembangan teknologi
informasi dan komunikasi. Dalam undang undang tersebut dirumuskan tujuan penyelenggaraan kearsıpan
nasional adalah menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara,
pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan
perseorangan, Serta ANRI Sebagai penyelenggara kearsipan nasional, menjamin ketersediaan arsip yang
autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah, menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal
dan pemantaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan, menjamin pelindungan
kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang
autentik dan terpercaya, mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem yang
komprehensif dan terpadu, menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban
dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara, menjamin keselamatan aset nasional dałam
bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa,
meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan
terpercaya.

Sumber Referensi:
Effendhie, Machmoed. 2020. Organisasi Tata Laksana dan Lembaga Kearsipan. Tangerang Selatan:
Universitas Terbuka.
Mohamad,Fadli, Surur. 28 Juli 2021. Mengenal Arsip Statis dan Arsip Dinamis. Diakses Pada 23 Oktober 2022.
Dari : https://www.djkn.kemenkeu.go.id/artikel/baca/13999/Mengenal-Arsip-Statis-dan-Arsip-Dinamis.html
PERANCANGAN JADWAL RETENSI ARSIP
Jelaskan tujuan diadakannya penilaian arsip!
Penilaian arsip merupakan tindakan penting dan strategis dalam manajemen arsip untuk menentukan
informasi yang bernilaiguna bagi organisasi baik intern maupun ekstern. Penilaian terhadap arsip dilakukan
dalam rangka penyusunan jadwal retensi arsip maupun untuk kepentingan penyusutan arsip.
Dengan kata lain penilaian arsip merupakan proses menentukan jangka waktu simpan dan nasib akhir arsip
dilihat dari aspek fungsi dan substansi informasinya serta karakteristik fisik/nilai intristiknya yang dilakukan
melalui langkah- langkah teknis pengaturan secara sistematis dalam unit-unit informasi.

Dari penentuan nilai guna akan dihasilkan kerangka semua jenis rekod atau arsip yang tercipta dengan
kegunaannya masing-masing sehingga akan dapat dituangkan dalam pengembangan Jadwal Retensi Arsip.
Tujuan penilaian juga adalah sebagai dasar seleksi untuk memenuhi kebijakan akusisi lembaga/instansi yang
sudah ditentukan karena kebijakan akuisi merupakan tingkat awal dalam penilaian (first level of appraisal).

Berikut ini merupakan tujuan dari diadakannya penilaian arsip, yaitu:

 Menentukan jangka waktu arsip
 Menentukan arsip yang akan dimusnahkan setelah tidak bernilai guna lagi
 Menentukan arsip permanen yang akan ditetapkan bernilai permanen bagi lembaga penciptanya (arsip
vital)
 Menentukan arsip yang akan diserahkan ke ANRI (Arsip Statis)

Dari penjelasan diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa  tujuan penilaian arsip yaitu merupakan kegiatan
untuk memilahkan arsip-arsip ke dalam dua kategori yaitu : Arsip yang bernilai guna permanen yang harus
terus disimpan dan arsip yang bernilai guna sementara yang dapat dimusnahkan dengan segera dikemudian
hari.

Sumber Referensi:
BMP ASIP4402
Sudjono, dkk. 2021. Penilaian dan Penyusutan. Tangerang Selatan: Universitas Terbuka.
KOMUNIKASI BISNIS
Apakah proses komunikasi melalui internet dapat menggantikan secara penuh proses komunikasi secara
konvensional di suatu perusahaan bisnis?

Komunikasi merupakan proses penyampaian pesan dari komunikator kepada komunikan melalui
sebuah media dan menimbulkan efek. Sebuah media merupakan hal penting dalam proses komunikasi,
karena media adalah jembatan penghubung pesan. Media memiliki banyak rupa, mulai dari media
konvensional dan terus mengalami berkembangan hingga saat ini.
Internet berperan besar dalam proses berkembangan ini, karena memberi kemudahan bagi manusia untuk
bertukar pesan dalam waktu yang singkat sekalipun berada dalam jarak yang jauh, hal ini menjadikan
internet sebagai wadah media sosial menjadi sebuah alat informasi yang efektif dan digemari oleh banyak
kalangan.
komunikasi melalui internet memang sangat menguntungkan bagi perusahaan bisnis, tetapi komunikasi
secara konvensional juga tetap diperlukan sehingga komunikasi internet tidak dapat menggantikan secara
penuh proses komunikasi secara konvensional.
Hal ini dikarenakan dalam suatu organisasi bisnis harus memperhatikan target sasaran yang dituju.
Misalnya dalam menyampaikan produk terbaru kepada masyarakat yang awam teknologi, maka organisasi
bisnis tersebut tidak dapat memaksakan masyarakat tersebut untuk menggunakan media internet seperti
facebook atau marketplace online. Organisasi bisnis dapat menggunakan komunikasi konvensional seperti
mengiklankan produknya dengan iklan di radio, ataupun menggunakan komunikasi interpersonal dengan
masuk ke dalam ruang-ruang komunikasi public seperti pengajian, penyuluhan tani ataupun dapat
melakukan demo produk mereka ke masyarakat langsung seperti demo masak untuk memperkenalkan
produk alat memasak.
Mengapa komunikasi melalui internet tidak dapat menggantikan komunikasi secara konvensional karena
komunikasi melalui internet juga memiliki kekurangan terutama perlunya biaya yang besar dan masyarakat
yang kesulitan dalam mengaksesnya.

Sumber Referensi:
BMP SKOM4432/Modul 4
METODE PENELITIAN & LAP. KEARSIPAN

Bagaimana cara mengembangkan kerangka teoritik. Dalam variabel penelitian memerlukan

skala pengukuran, kemukakan skala pengukuran tersebut!

Teori adalah kumpulan pengetahuan mansuia. Penelitian mengubah ketidaktahuan manusia terhadap alam
semesta menjadi pengetahuan. Pada awalnya, dunia ini membingungkan manusia karena begitu banyak
gejala yang tidak dapat dipahami. Ketidaktahuan membuat manusia membuat pemecahan masalah secara
spekulatif. Usaha memuaskan rasa ingin tahu dilakukan dengan cara yang tidak ilmiah walaupun belum
sepenuhnya memuaskan. Seiring dengan perkembangannya berpikir dan peradaban manusia, manusia terus
berupaya mencari jawaban yang memuaskan atas kebutuhan rasa ingin tahunya. Dengan pendekatan ilmiah
melalui proses penelitian, ketidaktahuan makin berkurang dan pengetahuan terus berkembang.
Pengetahuan berkembang terus-menerus secara akumulatif dan terususun dalam bentuk teori.
Skala pengukuran adalah serangkaian klasifikasi yang menggambarkan sifat informasi dalam nilai yang
diberikan pada suatu variabel, hal ini tentu saja menghubungkan nilai-nilai yang diberikan pada suatu
variabel satu sama lain, sehingga atas dasar itulah tingkat pengukuran digunakan untuk menggambarkan
informasi dalam nilai-nilai.
Berdasarkan skala pengukuran yang digunakan, variabel penelitian dapat dibedakan menjadi empat macam
yaitu:
a. Skala Nominal
Untuk data nominal, angka yang diberikan merupakan simbol dari kelompok-kelompok yang terpisah
sebagai taraf dari variabel yang diselidiki. Jadi angka pada data nominal bukan merupakan nilai sehingga
tidak dapat dioperasikan dengan operasi hitung.

b. Skala Ordinal
Untuk data ordinal, angka yang diberikan terhadap taraf variabel yang diselidiki adalah simbol dari
kelompok-kelompok yang terpisah dan berurutan. Jika variabel yang diselidiki mempunyai tiga taraf dan
diberi simbol 1, 2, dan 3 maka hubungannya adalah 1<2<3.

c. Skala Interval
Untuk data interval, data yang digunakan adalah nilai yang dapat diidentikkan dengan bilangan real. Oleh
karena itu, angka dalam data interval dapat dioperasikan dengan operasi hitung.

d. Skala Rasio
Data rasio adalah data yang mempunyai nol mutlak sebagai acuan, salah satu ciri dari kata yang termasuk
kategori ini adalah dapat dilakukan operasi perkalian dan pembagian.

Sumber Referensi:
Muljono, Pudji, Janti G. Sujana, Banu Prabowo. 2016. Metodologi Penelitian dan Laporan Kearsipan.
Tangerang Selatan: Universitas Terbuka.
Dihin Septyanto, SE, ME. Pengukuran Variabel Dalam Penelitian. Diakses Pada 24 Oktober 2022. Dari:
https://pascasarjana.esaunggul.ac.id/index.php/2016/08/29/pengukuran-variabel-dalam-penelitian/
 PENGAWASAN KEARSIPAN
1. Jelaskan apa yang dimaksud dengan NSPK sebagai bagian dari pengawasan kearsipan!
2. Berikan contohnya!

1. NSPK merupakan singkatan dari (norma, standar, prosedur, dan kriteria) yaitu tata naskah dinas, skema
klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip, dan klasifikasi keamanan akses arsip. NSPK merupakan ketentun
peraturan perundang-undangan yang ditetapkan pemerintah pusat sebagai pedoman dalam
menyelenggarakan urusan pemerintahan konkuren (bersaingan) serta menjadi kewenangan pemerintah
pusat dan untuk menjadi kewenangan daerah. Nspk harus disetujui oleh pimpinan lembaga sebagai
payung hukum kebijakan lembaga sehingga memudahkan pengawasan kearsipan. Selain itu, juga institusi
harus mengembangkan standar operasional baku secara tertulis dalam pelaksanaan kegiatan organisasi
untuk mencapai tujuan dan sasaran organisasi. Semua pedoman ini harus tertulis dan disebarkan ke
seluruh unit kerja agar diperoleh keseragaman dan konsisten dalam penyelenggaraan kearsipan institusi.

2. Sebagai contoh yaitu pengawasan kearsipan mulai dari tahap penciptaan arsip, penggunaan arsip, pemeliharaan
arsip, penyusutan arsip, pemindahan arsip inaktif, pemusnahan arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna dan
penyerahan arsip permanen ke ANRI.

Sumber Referensi:
BMP ASIP4425
Mirmani, Anom. 2020. Pengawasan Kearsipan. Ed.2-. Tangerang Selatan: Universitas Terbuka.
PENELITAN & PENYUSUTAN ARSIP
Jelaskan tujuan diadakannya penilaian arsip!

Penilaian arsip merupakan satu proses untuk menentukan nilai guna dokumen-rekod dan kemudian
menentukan musnah atau permanen berdasarkan beberapa pertimbangan seperti berdasarkan nilai guna
administrasi, hukum, dan kegunaan fiskal,nilai guna informasional dan hubungannya dengan arsip lainnya.
Penilaian terhadap arsip dilakukan dalam rangka penyusunan Jadwal Retensi Arsip maupun untuk
kepentingan penyusutan arsip. Penilaian arsip juga merupakan fungsi kearsipan yang paling penting dalam
menetapkan nilai arsip dan menentukan lama usianya serta kapan arsip itu akan dimusnahkan.
Dari pengertian di atas dapat disimpukan bahwa  penilaian arsip merupakan penentuan kegiatan untuk
memilahkan arsip –arsip ke dalam dua kategori :
 Arsip yang bernilai guna permanen yang harus terus disimpan.
 Arsip yang bernilai guna sementara yang dapat dimusnahkan dengan segera di kemudian hari.

Berikut ini merupakan tujuan diadakannya penilaian terhadap arsip :

 Menentukan jangka waktu arsip
 Menentukan arsip yang akan dimusnahkan setelah tidak bernilai guna lagi
 Menentukan arsip permanen yang akan ditetapkan bernilai permanen bagi lembaga penciptanya (arsip
vital)
 Menentukan arsip yang akan diserahkan ke ANRI (arsip statis)

Sumber Referensi :
BMP ASIP4402/Modul 3
Sudjono, dkk. 2021. Penilaian dan Penyusutan Arsip. Tangerang Selatan : Universitas Terbuka.