Pengertian Surat Resmi

Surat Resmi adalah surat yang digunakan untuk keperluan formal/resmi oleh pihak-pihak
tertentu, baik itu perorangan, lembaga, organisasi, atau instansi tertentu untuk saling
berkomunikasi satu sama lain secara formal.

Surat resmi dibuat dengan kaidah dan aturan yang telah ditentukan, misalnya penggunaan
bahasa baku, isi surat harus efektif dan jelas, dan dibuat dengan cermat sesuai keperluannya.

Meskipun surat resmi sering digunakan untuk keperluan pribadi, surat resmi tersebut tetap
dibuat sesuai dengan aturan tertentu.

Struktur Surat Resmi

1. Kop Surat
Setiap surat resmi harus terdapat kop atau kepala surat, hal ini karena kop surat merupakan
sebuah identitas lembaga organisasi pembuat surat. Adapun struktur dari kop surat ini haris
mengandung beberapa hal berikut ini:
 1. Logo atau lambang lembaga atau instansi (jika ada)
2. Nama instansi
3. Alamat instansi
4. Nomor telepon, faximile atau email

Kemudian jika surat tersebut dari perusahaan bisa kalian tambahkan macam usaha, bidang
kegiatan, nomor izin usaha. Adapun fungsi dari kepala surat ini adalah :

1. Untuk mengetahui nama dan alamat kantor instansi

2. Untuk memberi informasi tentang bidang usaha, jenis kegiatan
3. Sebagai Alat promosi

2. Tempat & Tanggal Surat

Tempat dan tanggal surat merupakan keterangan yang menjelaskan lokasi serta kapan
ditulisnya surat tersebut. Tetapi apabila lokasi penulisan surat sudah dinyatakan pada kop surat,
maka dalam hal ini tidak perlu ditulis kembali, cukup tangganya saja. Lokasi penulisan tempat
dan tanggal surat biasanya berada di pojok kanan atas sejajar dengan nomor surat. Nama
tempat biasanya ditulis mendahului tanggal surat. Penulisan nama tempat dan tanggal dipisah
dengan tanda koma dan diakhiri dengan tanda titik.

Contoh :

Bandung, 17 Agustus 2015.

3. Nomor Surat
Contoh nomor surat dan pembahasannya :

 Nomor : 013/Pan-Pel/SMA 1 Maju Terus/I/2015

001 = Nomor ini merupakan nomor seri surat yang telah dikeluarkan. Dalam contoh diatas misal
untuk surat ketiga belas yang dikeluarkan oleh lembaga.

Pan-Pel = Artinya Panitia Pelaksana (jika surat itu khusus untuk sebuah kepanitiaan acara /
kegiatan. Bila bagian yang ini bisa ada dan bisa ditiadakan. Kode jenis ini umumnya ada:
Kongres; Musda; Rapat; Prop; dan sebagainya.

SMA 1 Maju Terus = Identitas organisasi / institusi

I = Bulan dibuatnya surat. Yang berarti bulan pertama menggunakan angka romawi.

2015 = Tahun surat itu di keluarkan.

4. Lampiran
Lampiran surat merupakan suatu dokumen tambahan yang di lampirkan ke dokumen utama.
Lampiran biasanya berisi dokumen pendukung yang menguatkan dokumen utama seperti foto
kegiatan, laporan keuangan lebih mendetail dan lain sebagainya.

5. Hal/Perihal
Hal Surat atau disebut juga perihal surat adalah ‘perkara’, ‘urusan’,’peristiwa’, dan ‘tentang hal’.

Contoh :

Hal : Permohonan tenaga kerja

6. Alamat Tujuan
Alamat tujuan diberikannya surat resmi tersebut. Biasanya penulisannya singkat saja karena
alamat lengkap tujuan biasanya dicantumkan pada sampul surat.

1. Penggunakan “Kepada” tidak perlu ditulis, karena mengandung kemubadziran.

2. Penulisan “Yang terhormat” atau yang sering disingkat ”Yth.” Berfungsi untuk
memberi penghormatan kepada penerima surat. Seperti atasan, relasi kerja atau
teman.
3. Sebutan ”Bapak”, ”Ibu”, atau ”Sdr.” hanya  berlaku pada nama orang, dan tidak
digunakan pada nama instansi maupun jabatan tertentu.

Contoh  :

Yth. Kepala Sekolah SMA 1 Maju Terus

Jalan Mawar, Palangka Raya
Kota Palangka Raya

7. Salam Pembuka
Tujuan adanya salam pembuka adalah membuka pembicaraan dalam surat tersebut. Penulisan
harus diakhiri dengan penggunaan tanda baca koma (,).

Contoh :

Dengan hormat,

8. Isi Surat
Isi surat merupakan salah satu hal yang paling penting dalam semua jenis surat. Sebagaimana
dalam isi surat ini memuat beberapa pokok-pokok atau maksud dan tujuan adanya surat
tersebut. Didalam isi surat ini terdapat beberapa bagian yang harus ada, seperti pembuka,
bagian inti dan penutup. Adapun penjelasannya adalah sebagai berikut :

1. Pembuka. Pada bagian ini kalimat pembuka berfungsi untuk pengantar pembaca
sebelum masuk pada inti pembahasan. Didalam pembuka surat juga dapat berisi
tentang inti masalah yang akan disampaikan kepada calon penerima surat.
2. Isi Pokok. Untuk bagian isi ini biasanya berisi tentang maksud, tujuan atau keinginan
pembuat surat dalam membuat surat. Selain itu untuk penyampaian pada bagian ini
juga harus jelas dan mudah dipahami.
3. Penutup. Dalam bagian penutup surat ini  berisi tentang penegasan kembali,
simpulan, harapan dan juga ucapan terima kasih. Dengan demikian pada bagian
tersebut menandai bahwa uraian pokok yang ingin disampaikan melalui surat sudah
selesai. Untuk penulisan penutup surat harus secara singkat dan tegas.

Contoh :

Bersamaan dengan terbitnya surat ini, kami ingin memberitahukan bahwa dalam rangka
meningkatkan pengetahuan dan kemampuan para siswa siswi SMA 1 Maju Terus terutama
untuk kelas XIII. Maka kami sebagai badan pendidikan sekolah, akan mengadakan kegiatan studi
lapangan bagi siswa dan siswi.

Adapun acara akan diselenggarakan pada :

Hari/Tanggal : Senin, 20 September 2019

Pukul            : 08.00 s.d. selesai
Tempat         : Palangka Raya
Acara           : Penelitian dan Pengkajian Flora dan Fauna Langka

9. Salam Penutup
Biasanya untuk salam penutup ini berisi beberapa kata yang pada umumnya digunakan untuk
menambah kesantunan dalam berkomunikasi.

Contoh :

Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan, untuk perhatian dan kerjasamanya kami
ucapkan banyak terima kasih.

10. Nama, Jabatan, dan Tanda Tangan.

Surat dinas dianggap sah jika ditandatangani oleh pejabat yang berwewenang, yaitu pemegang
pimpinan suatu instansi, lembaga, atau organisasi. Nama jelas penanda tangan dicantumkan di
bawah tanda tangan dengan hanya huruf awal setiap kata ditulis kapital, tanpa diberi kurung
dan tanpa diberi tanda baca apa pun.

Di bawah nama penanda tangan, dicantumkan nama jabatan sebagai identitas penanda tangan
tersebut. Jika akan dicantumkan pula nomor induk pegawai pejabat yang bersangkutan,
pencantumannya di antara nama jelas dan jabatan. Akan tetapi, sebenarnya pencantuman NIP
bukan merupakan suatu keharusan.

Contoh :

11. Tembusan
Tembusan adalah bagian surat yang dipakai untuk menunjukkan adanya pihak atau orang lain
yang juga menerima surat itu selain penerima surat. Surat tersebut perlu diketahui juga oleh
pihak lain yang mendapat tembusan surat tersebut.

Contoh :

Tembusan

1.
1. Yth. Direktur Pemilihan Badan
2. Kepada Yth. Kepala Bagian Pengiriman
3. Yth. Hasanah Putri, S.Pd.