INSTITUTO PROFESIONAL ECACEC CENTRO DE FORMACIN TECNICA DEPARTAMENTO ACADEMICO

APUNTES DE CONTABILIDAD
Toda gestin empresarial se desenvuelve considerando 2 tipos de variables: Internas, que son controlables; Externas, que generalmente son incontrolables para el empresario o ejecutivo. La gestin empresarial se refiere a tomar decisiones y asumir sus riesgos. Todo empresario debe tomar decisiones. La empresa se mueve, camina, crece o desaparece, por la toma decisiones que haya hecho su empresario. Esto se denomina planificacin y corresponde a la primera etapa del proceso administrativo. Todo empresario hace planes a corto, mediano y largo plazo, es decir, planifica la vida de la empresa. Para una buena toma de decisiones, el empresario debe basarse en informacin confiable y para ello se vale: I.- Internamente de la Contabilidad. II.- Externamente de la Estadstica. La Contabilidad, pasa a ser, entonces, la herramienta de que se vale la Administracin para obtener informacin interna; y la Estadstica es la herramienta de informacin externa que sealar como se encuentran las condiciones econmicas del pas en general, especialmente en cuanto se relacionen con negocios de la misma ndole. El rol de la contabilidad, entonces es informar. Para que la informacin cumpla su objetivo debe sujetarse a ciertos requisitos. Debe ser confiable y para que esto suceda debe ser ptima. Significativa Completa Econmica Exacta Veraz Clara Referida a Nivel

Informacin OPTIMA es Confiable

- Racional

- Oportuna

La informacin es: RACIONAL : Cuando se elabora pensando en los objetivos de la empresa.

OPORTUNA : Cuando se encuentra al da. Una informacin atrasada solo tiene un valor histrico, pero no sirve mayormente para tomar decisiones presentes. SIGNIFICATIVA : Debe tener significado con respecto al desarrollo de las actividades de la empresa, para ello debe ser exacta, es decir, no aproximada ni estimada. Debe reflejar valores reales. VERAZ : Significa que la informacin debe ser verdadera, no inventada.

CLARA : Indica que debe tener presente que la informacin debe ser lo ms fcilmente entendible y no entregar estados contables de gran complejidad que slo los profesionales los comprendan. Por ltimo referida a un nivel, indica que siempre debe entregarse informacin por niveles. 1

INSTITUTO PROFESIONAL ECACEC CENTRO DE FORMACIN TECNICA DEPARTAMENTO ACADEMICO

COMPLETA : Debe abarcarse toda la empresa al entregar la informacin, el ejecutivo, por medio de ella, debe visualizar todos los aspectos de la firma. ECONMICA : Deben arbitrarse los medios para que la informacin no sea antieconmica, es decir, muy onerosa para la empresa, no justificndose el alto costo para tomar la decisin. La Contabilidad deber cumplir las siguientes funciones: I.-Registrar II.-Informar III.-Controlar El flujo grama es: Planificacin

Hechos Econmicos

Registros

Informacin

Toma de decisiones

Control REGISTRAR INFORMAR CONTROLAR HECHOS ECONMICOS : Significa hacer anotaciones en los libros o registros contables. : Es dar a conocer una situacin en un momento dado. : Es vigilar, examinar y verificar si se ha cumplido lo planificado. : Es toda operacin mercantil o transaccin. Ej: compra-venta de bienes, pago de sueldos, pago de deudas, etc.

LA CONTABILIDAD

Dice al respecto la Enciclopedia Universal Sopena: "La Contabilidad es siempre necesaria en mayor o menor grado para todos los actos de la vida econmica, porque permite averiguar en cualquier momento si las fuerzas econmicas de que se dispone son favorables o desfavorables a los intereses de un individuo o de una colectividad.

INSTITUTO PROFESIONAL ECACEC CENTRO DE FORMACIN TECNICA DEPARTAMENTO ACADEMICO

Se la presenta bajo dos aspectos: como ciencia, cuando se la considera como el conjunto de PRINCIPIOS ordenados sistemticamente, que establecen o determinan la forma y manera de realizar las operaciones necesarias para administrar debidamente los bienes, riquezas y utilidades de que dispone una persona jurdica o individual; y como arte, cuando se define como la realizacin material del conjunto de reglas de las operaciones administrativas indispensables para la exacta organizacin econmica del individuo o colectividad. La importancia de la CONTABILIDAD radica en que adems de facilitar el conocimiento verdadero de un negocio, constituye, dentro del Derecho Mercantil, una obligacin impuesta por la ley de los comerciantes de llevar la contabilidad mercantil. La Contabilidad es una ciencia que tiene una tcnica. La funcin de la ciencia contable consiste en hacer una larga serie de estudios de las cifras ordenadas previamente por esta tcnica llamada Tenedura de Libros, para obtener conclusiones que permitan decir si la situacin es buena o mala y como podra mejorarse. La Contabilidad debe interpretar las cifras, aplicar sus leyes y obtener conclusiones. Entendemos por CIENCIA el conocimiento cierto de las cosas por sus principios y causas, elevndose su carcter positivo ya que investiga las causas de acuerdo a los hechos conocidos y que puede observar. La ciencia estudia lo que es, no lo que debe ser. La ciencia tiene leyes. Definindose como TECNICA el conjunto de procedimientos de un arte o ciencia. La tcnica tiene reglas. Nuestro CODIGO DE COMERCIO, es su Libro I, Ttulo II, Art.25, plantea a los comerciantes la exigencia de llevar contabilidad y seala los libros obligatorios. En artculos siguientes determina otras normas legales que deben cumplirse para la correcta confeccin de la Contabilidad Mercantil. El reglamento del Registro Nacional de Contadores, Decreto Supremo N410. de Febrero 7 de 1955, Art. 1, letra a plantea la siguiente definicin de Contabilidad: "CONTABILIDAD es la ciencia que trata de la informacin y control de los hechos econmicos y financieros, procurando los medios de organizacin y administracin ms adecuada para llevar cuentas claras y exactas de las operaciones que se realizan y de sus resultados." Otra definicin, del tratadista Boter y Mauri, dice: CONTABILIDAD es la ciencia que coordina y dispone en libros adecuados las anotaciones de las operaciones efectuadas por una empresa mercantil, con el objeto de poder conocer la situacin de dicha empresa, determinar los resultados obtenidos y explicar las causas que han producido estos resultados. Resumiendo, la Contabilidad, por medio de su tcnica, registra los hechos econmicos, brinda informacin acerca de ellos y colabora eficazmente a su control. Si imaginramos la Contabilidad como un edificio, ste tendra cimientos y sobre ellos se levantaran los pisos. El cimiento contable corresponde a los PRINCIPIOS y los pisos a los SISTEMAS y METODOS.

METODOS SISTEMAS PRINCIPIOS PISOS

CIMIENTOS

INSTITUTO PROFESIONAL ECACEC CENTRO DE FORMACIN TECNICA DEPARTAMENTO ACADEMICO

Los PRINCIPIOS de Contabilidad son leyes o reglas que deben respetarse para desarrollar esta ciencia y su tcnica. Son guas de accin, son una base establecida de conducta o prctica. Existen principios que rigen para su pas determinado, conforme a su sistema econmico, y otros que son de uso universal. De estos ltimos veamos los ms importantes: 1.1.- La moneda, comn denominador: En Contabilidad slo se registran aquellos hechos que puedan ser expresados en trminos monetarios. 1.2.-La entidad mercantil : la empresa es diferente de las personas que la integran; luego, la Contabilidad se lleva para las empresas como entidades y no para las personas que las componen (propietarios o socios ). 1.3.-El concepto de continuidad de la empresa: si no existe buena evidencia en contrario, se asume que la empresa continuar operando por un largo e indefinido tiempo en lo futuro. Toda la planificacin se har tomando como base que la empresa tiene vida indefinida. 1.4.-.El costo como base de evaluacin: los activos se registran al precio que se pag por adquirirlos. Luego, las cifras de los activos, de acuerdo con la Contabilidad de una empresa, NO muestran el valor a que stas podran venderse. 1.5.-La partida doble: este principio lo volveremos a tocar ms adelante debido a su extraordinaria importancia en la Contabilidad actual. Por ahora diremos que la Contabilidad equivale a una balanza de 2 brazos o 2 platos. Si en uno ponemos un valor determinado, para mantener el equilibrio, en el otro deberemos colocar otro valor equivalente lo que conducir a balancear o equilibrar los valores. Obtendremos una nivelacin. 1.6.-Invariabilidad del Capital: el capital es inventariado durante el ejercicio. Esto quiere decir, que el capital no puede ser modificado, durante el ejercicio, con las operaciones propias de la empresa significativas de prdidas o ganancias. 1.7.-Realizacin: las ventas se materializan en el momento que las mercaderas salen de bodega rumbo al cliente, o en el momento que se prestan los servicios independientes de su forma de pago. Igual cosa sucede con los gastos de ventas. Las ventas no deben contabilizarse como tales cuando se recibe el pedido del cliente, ni cuando se firma un contrato ni cuando las mercaderas se manufacturan, sino cuando los artculos se embarcan o expiden al cliente. 1.8.-Consistencia: una vez que la empresa ha decidido el uso de un mtodo o sistema, deber manejar todas las subsecuentes operaciones iguales en la misma forma. Esto debe mantenerse durante todo el ejercicio y a travs de los sucesivos ejercicios. De esta manera podrn hacerse comparaciones entre un ejercicio y otro sin riesgo a errores. 1.9.-Criterio Conservador: debe emplearse siempre una base conservadora para actuar. Esto significa que, existiendo 2 o ms caminos que el contador pueda emplear para el ms bajo valor de activo y por otra parte, registrar todas las prdidas al momento de producirse, pero los ingresos SOLAMENTE cuando sean realmente ciertos.

INSTITUTO PROFESIONAL ECACEC CENTRO DE FORMACIN TECNICA DEPARTAMENTO ACADEMICO

1.10.-Materialidad o importancia: en Contabilidad slo se registran los hechos econmicos importantes vale decir aquellos que tengan una significacin de los resultados de la empresa. Aqu impera el criterio y sentido comn del contador. Los SISTEMAS en Contabilidad se refieren a un conjunto de registros, libros y comprobantes relacionados entre s, con el objetivo de entregar informacin confiable y brindar el mximo de control. Los METODOS, en cambio, son formas de hacer las cosas. Estos indican cmo debe hacerse, cmo deben llevarse los registros, cul es la tcnica a emplear, etc. Conforme a la clase de empresas y al objetivo que sta persiga es el tiempo de Contabilidad que se deber emplear. As tenemos: Contabilidad de Costos, para las empresas que se dedican a la produccin de bienes y /o servicios. CONTABILIDAD BANCARIA : Para los bancos CONTABILIDAD PRESUPUESTARIA: para el sector pblico. Nuestro inters versar sobre la Contabilidad Comercial, tradicional o Financiera, que es la que llevan las empresas comerciales.

ECUACIN DEL INVENTARIO Y SUS COMPONENTES.

La actividad contable se inicia con la ecuacin que se conoce como "ECUACION DEL INVENTARIO"

En ella est contenido todo el misterio de esta tcnica contable, Significa:

Activo - Pasivo

Capital

ACTIVO : Todo lo que posee la empresa y todo lo que le deben. Es decir, todo lo que tiene un valor potencial futuro para la empresa. PASIVO : El total de deudas que tiene la empresa con terceros.

CAPITAL : Es la diferencia entre lo que tiene y lo que debe. Corresponde al aporte del dueo o dueos. De conformidad al principio de Entidad Mercantil, la empresa es diferente de los propietarios, por lo que podemos decir que la empresa DEBE el Capital. Son deudas que tiene la empresa, entonces nuestra ecuacin puede ser presentada:

A = P + C

INSTITUTO PROFESIONAL ECACEC CENTRO DE FORMACIN TECNICA DEPARTAMENTO ACADEMICO

Ahora bien, tanto el Activo como el Pasivo estn formados por diferentes rubros, tales como dinero, mercaderas, maquinarias, letras por pagar, etc. Cada uno de estos rubros recibe el nombre de cuenta.

CUENTA : Cuadro contable representativo de bienes o valores de una misma especie o naturaleza. Adopte el siguiente rayado: NOMBRE FECHA DETALLE DEBE HABER FOLIO SALDO DEUDOR ACREEDOR

Para simplificar su uso se usa el rayado esquemtico o "esquema de cantidad" que consiste en una T. DEBE NOMBRE HABER

La cuenta est dividida en dos partes principales: DEBE y HABER. DEBE : Parte izquierda de la cuenta. HABER: Parte derecha de la cuenta. En cada cuenta se anotan valores monetarios tanto al Debe como al Haber. Las anotaciones al Debe se llaman CARGOS y se dice que la cuenta se carga, se debita o se adeuda. Las anotaciones al Haber se llama ABONOS y se dice que la cuenta se abona, se acredita o se adata. La suma de los cargos recibe el nombre de DEBITO y la suma de los abonos se denomina CREDITO. La diferencia entre Dbito y Crdito se llama SALDO. Existe saldo deudor y acreedor. Tambin la cuenta puede estar saldada, es decir, sin saldo. DEBITO DEBITO DEBITO DEBITO - CREDITO = SALDO > CREDITO = SALDO DEUDOR < CREDITO = SALDO ACREEDOR = CREDITO = la cuenta est saldada. > < Mayor que Menor que

SI SI SI

INSTITUTO PROFESIONAL ECACEC CENTRO DE FORMACIN TECNICA DEPARTAMENTO ACADEMICO

DEBE Cargos DEBITO

NOMBRE

HABER Abonos CREDITO

Como el Activo y el Pasivo estn formados por cuentas, podemos hablar de Cuentas de Activo y Cuenta de Pasivo. CUENTAS DE ACTIVO : Son aquellas que representan los bienes de Activo, es decir, todo lo que la empresa tiene y le deben. CUENTAS DE PASIVO : Son aquellas que representan las deudas de la empresa. Existen, adems otras clases de cuentas: de Orden y de Resultado. CUENTAS DE ORDEN : Son aquellas que representan garantas y responsabilidades, dan origen a Activos y Pasivos eventuales, potenciales o latentes, que al cumplirse ciertas condiciones, se transforman en Activos o Pasivos reales. Si la condicin no se cumple el Activo o Pasivo eventual desaparece. Es lgico que el Capital se representa por una cuenta cuyo nombre es el mismo: CAPITAL. Esta cuenta representa el aporte del dueo . Cada vez que la empresa realiza un hecho econmico que corresponda a un gasto, una prdida o un ingreso, el capital vara, pero como existe un principio de INVARIABILIDAD DEL CAPITAL, que dice que ste es invariable durante el ejercicio, disminuciones y aumentos del Capital que ocurran durante el ejercicio se registran en un nmero de cuentas que se denominan CUENTAS DE RESULTADO y que son reemplazantes del Capital. CUENTAS DE RESULTADO: Son aquellas que nos dan a conocer el resultado de la gestin econmica de la empresa durante el ejercicio. Registran gastos, prdidas o ingresos. En resumen, cuatro son las clases de cuentas con que trabajaremos: Activo, Pasivo, Orden y Resultado. Para no olvidarnos recordemos la sigla APOR. GASTOS : Todo desembolso necesario y recuperable, generador de utilidades. Ej.:arriendo, sueldos, propaganda, etc. PERDIDA : Todo desembolso irrecuperable, salvo que existan seguros, producidos por causas externas a la empresa, de tipo catstrofe. Ej: siniestros , robos. etc. GESTION ECONOMICA: administracin de la empresa en la parte operacional, es decir, resultado de la operacin.

PLAN DE CUENTAS TRATAMIENTO DE CUENTAS

1.-PLAN DE CUENTAS : Es una agrupacin sistematizada de todas aquellas cuentas que le son necesarias a la Contabilidad de una empresa, preparada especialmente para ella, clasificndolas en Activo, Pasivo, Prdidas, Ganancias, Orden, etc. Al crearse el Plan de Cuentas debe tenerse como finalidad el logro de una amplia informacin y control, a fin de conocer lo siguiente: I Conformacin del Activo II Composicin del Pasivo III Composicin del Capital IV Debe establecerse el mximo de informacin para determinar los gastos de explotacin, al igual que las fuentes de utilidad. Aqu deben crearse tantas cuentas como sean necesarias para dar una visin clara del porqu de las Prdidas y las ganancias. 7

INSTITUTO PROFESIONAL ECACEC CENTRO DE FORMACIN TECNICA DEPARTAMENTO ACADEMICO

Para que el Plan cumpla con la finalidad para la que se crea debe ser: I Racional II Amplio III Flexible IV Prctico V Codificado RACIONAL : Debe perseguir un objetivo, hacerse pensando en funcin del orden que se d a las distintas clases de cuentas y no instintivamente y en forma desordenada. AMPLIO : Debe abarcar todas las actividades de la empresa para expresar la informacin que la Contabilidad debe proporcionar. No debemos olvidar que las decisiones que toman los empresarios o ejecutivos de una empresa se basan en gran medida en la informacin que entrega la Contabilidad. FLEXIBLE : Al confeccionarlo debe preverse una ampliacin futura de l para adaptarlo a un posible crecimiento de la empresa. PRACTICO : Al formularlo debe tenerse presente que sea fcil de manejar, tomando en consideracin la situacin econmica y material de la empresa, como asimismo el personal que har uso de l. Debe minimizarse su costo. CODIFICADO : Por necesidades de control, facilidad y rapidez, se prefiere sustituir el nombre de las cuentas por nmeros o letras, o ambos a un tiempo. Existen varios sistemas: a) Numrico b) Decimal c) Alfabtico d) Mixto ( letras y nmeros) e) Mnemotcnico. a) CODIFICACION NUMRICA : Se designa cada cuenta con un nmero. Para esto primero se agrupan las cuentas por clase y se destina a cada clase una determinada numeracin. Ej: 1 101 201 301 401 al 100 = Activo al 200 = Pasivo al 300 = Orden al 400 = Prdidas al 500 = Ganancias

As tendramos que las cuentas seran reemplazadas por nmeros como sigue: ACTIVO 1.2.3.Caja Banco Muebles y tiles. PASIVO 101 Capital 102 Letras por pagar

b) CODIFICACION DECIMAL : Es una derivacin de la numrica, pero aqu cada clase tiene un nmero, cada grupo o subgrupo otro nmero y cada cuenta otro, etc.. c) CODIFICACION ALFABETICA : Se basa en el uso de letras y sus combinaciones. Se usan Maysculas y Minsculas. Su uso es bastante restringido ya que las combinaciones seran innumerables para codificar las clases, grupos, subgrupos, cuentas de mayor, cuentas individuales, etc. 8

INSTITUTO PROFESIONAL ECACEC CENTRO DE FORMACIN TECNICA DEPARTAMENTO ACADEMICO

d) CODIFICACION MIXTA

: Est basada en una combinacin de letras y nmeros.

e) CODIFICACION MNEMOTECNICA: Es un sistema muy especial ya que pueden usarse letras, smbolos, abreviaturas ,iniciales, frases, figuras, seales, colores, etc. f) MANUAL DE CUENTAS : Por ltimo, es conveniente llevar un manual, que sea un texto-gua para la empresa, el que consiste en una ampliacin del Plan de Cuentas, conteniendo detallada descripcin de los distintos conceptos de cargos y abono de cada cuenta. Se analizan, tambin, su clasificacin, uso, finalidad y conexin de las cuentas entre s. Asimismo, se da una amplia visin del manejo de los distintos registros que usa la Contabilidad y se definen los trminos de uso ms corriente en la empresa. 2.- TRATAMIENTO GENERAL DE CUENTAS : Es el estudio que se hace con el nimo de saber a qu grupo de la Ecuacin del Inventario, o a que clase, pertenecen las cuentas, cmo las afectan los cargos, los abonos, qu saldo tienen, etc. Podemos distinguir dos formas de tratamiento: el general y el particular. 2.1.-TRATAMIENTO GENERAL DE CUENTAS: consiste en saber cmo afectan a las distintas clases de cuentas un cargo y un abono: AUMENTA las cuentas de Activo. DISMINUYE las cuentas de CARGO pasivo AUMENTA las cuentas de prdida.

UN

DISMINUYE la cuenta Capital

DISMINUYE las cuentas de ganancia.

UN ABONO

DISMINUYE las cuentas de Activo. AUMENTA las cuentas de pasivo AUMENTA la cuenta capital DISMINUYE las cuentas de prdida AUMENTA las cuentas, de ganancia.

En lo referente a las Cuentas de Orden el tratamiento es el siguiente:

UN

AUMENTA

las cuentas

Deudoras 9

INSTITUTO PROFESIONAL ECACEC CENTRO DE FORMACIN TECNICA DEPARTAMENTO ACADEMICO

CARGO

DISMINUYE las cuentas

Acreedoras

DISMINUYE las cuentas UN ABONO AUMENTA las cuentas

Deudoras Acreedoras.

En una operacin contable las cuentas que reciben cargos, cualquiera que sea su clase, se denominan Cuentas Deudoras; y las que reciben abonos se llaman Cuentas Acreedoras. 2.2 TRATAMIENTO PARTICULAR : es un estudio particular de cada cuenta, estableciendo a qu clase. pertenece, qu cargos y abonos especficos la afectan, su saldo, la comprobacin de ste, etc. Los pasos a seguir para este tratamiento pueden resumirse de la siguiente manera: 1.Tipo de valores que representa la cuenta. 2.- Clase de cuenta ( APOR ). 3.- Cargos especficos que la afectan. 4.- Abonos especficos que la afectan. 5.Saldo que debe tener, Qu otro saldo puede tener, cundo y porqu? ( Este ltimo rige para las cuentas mixtas). 6.- Significado del saldo, o de los saldos. 7.- Comprobacin del saldo, o de los saldos. 2.2.1. CUENTES MIXTAS: aqullas que normalmente son de una clase, pero que cambian a otra, como por ejemplo: circunstancialmente

BANCO, normalmente de Activo, pero por un sobregiro se transforma en Pasivo. Mercaderas ( nica ), de Activo, pero antes de regularizar y con saldo acreedor es de Resultado. Cargas familiares ms frecuentemente denominadas CCAF INP segn sea el caso, de Pasivo, pero por un mayor pago de asignacin familiar se transforma en Activo, etc. Por ser esta materia de sumo inters, la que debe ser dominada por el estudiante al igual que por el profesional, ya que durante todos los aos de estudio y luego en el ejercicio de la profesin estar "tratando cuentas," daremos algunos ejemplos tomando como base varias cuentas de uso corriente en el Contabilidad. 2.2.2. TRATAMIENTO DE LAS CAJAS: I.- Representa el dinero efectivo, su ingreso y egreso; los cheques recibidos de terceros y no depositados an; y las especies valoradas que se mantengan en Caja: estampillas de impuestos, etc. II.- Activo. Corresponde a bienes que posee la empresa. III.- Se carga por las entradas de dinero, llamadas Ingresos. Ingreso: Entrada de dinero a Caja.

IV.-Se abona por las salidas de dinero, llamadas Egresos. Pueden ser pagos, inversiones, depsitos, etc. Egresos: Salida de dinero de Caja. 10

INSTITUTO PROFESIONAL ECACEC CENTRO DE FORMACIN TECNICA DEPARTAMENTO ACADEMICO

V.- Saldo Deudor.- Jams podr tener saldo acreedor ya que no puede salir ms dinero del que entra. VI.-Representa ( el saldo) el total de valores que quedan en Caja. VII.-La comprobacin (del saldo) se efecta por medio del Arqueo. Arqueo de Caja: Recuento fsico de los valores habidos en ella. 2.2.3. TRATAMIENTO CUENTA BANCO. I.-Principalmente representa el dinero depositado en el Banco y los giros de cheques. II.-Activo. Eventualmente podra transformarse en Cuenta de Pasivo por el monto de un sobregiro. III.-Se cargan con: a) Depsitos, en dinero y cheques de terceros. b) Prstamos que conceda el Banco. c) Valores a favor del comerciante (o de la empresa) por descuentos de letras, o cobranzas de letras que le efecte el Banco. IV.-Se abona con: a) Valor de talonario de cheques. b) Giro de cheques c) Comisiones por cobranza o descuento de letras que cobra el Banco. Tambin por el protesto de esas letras. d) Cheques devueltos de terceros ( los que fueron depositados). e) Intereses, impuestos y varios. V.a) Saldo deudor. b) Saldo acreedor. Tendra este ltimo saldo en el caso que el Banco concediera un sobregiro por girar en descubierto . a) El saldo deudor representa el dinero a favor de la empresa depositado en el Banco. b) El saldo acreedor significa que existe un sobregiro por ese valor y, por lo tanto, existe una deuda con el Banco. El saldo, sea deudor o acreedor, se comprueba por medio de la Conciliacin Bancaria.

VI.-

VII.-

CONCILIACIN BANCARIA: consiste en un punteo de la Cartola Bancaria con el Libro auxiliar de Banco o el talonario de cheques, a objeto de establecer los cheques girados y no cobrados: los intereses, impuestos, comisiones, cheques devueltos, etc., que cobra el banco, efectuando los movimientos contables necesarios para igualar el saldo del Banco con el de la Empresa. Por razones de control, la Conciliacin debe ser efectuada por un empleado diferente al que lleva el movimiento bancario. CARTOLA BANCARIA: es el estado de cuenta que enva mensualmente el banco a su cliente con el movimiento habido en el mes, indicando saldo anterior, cheques cobrados, depsitos, intereses impuestos, etc. y e l saldo actual. 2.2.4.TRATAMIENTO CUENTA MUEBLES Y TILES: I.-Representa el movimiento de los muebles y tiles adquiridos para satisfacer las necesidades de la explotacin de la empresa: escritorios, sillas mquinas de escribir, estantes, etc. II.- Activo. Corresponde a bienes que posee la empresa. III.-Se carga por las compras de muebles y tiles, llamadas Adquisiciones o Altas.

IV.-Se abona por las bajas, depreciaciones directas y ventas ocasionales. V.-Saldo deudor. 11

INSTITUTO PROFESIONAL ECACEC CENTRO DE FORMACIN TECNICA DEPARTAMENTO ACADEMICO

VI.-Representa (el saldo) el valor de los muebles y tiles que tiene la empresa. VII.-Se comprueba (el saldo) por medio de un Inventario Fsico Valorizado. Este estudio de las cuentas debe hacerse con cada una de ellas, existiendo algunas de fcil tratamiento y otras un poco ms complicado. Deben considerarse todas las situaciones que dan origen a un cargo o un abono. Mientras ms amplio, profundo y completos sea el tratamiento, ms sencillo resultar entender su empleo en contabilidad.

ANALISIS DE TRANSACCIONES
La contabilidad registra hechos econmicos que terminolgicamente se denominan "transacciones". Transacciones: equivale a una negociacin. Puede decirse que es todo hecho econmico ejecutado por una empresa que debe ser registrado contablemente. Toda transaccin se compone de dos partes: un deudor y un acreedor y para poder contabilizarla correctamente es necesario saber, qu cuentas intervienen, ubicar su clase y establecer si actan como deudoras o acreedoras, vale decir, si reciben cargos o abonos. Hay que tener presente, en todo momento, que debe cumplirse el principio esencial de la partida doble: El deudor y el acreedor de una operacin lo son por cantidades iguales. Toda transaccin tiene un ORIGEN y un DESTINO. El origen corresponde a la FUENTE, de donde procede el recurso y el destino al USO que se da al recurso. CUADRO DE RECURSOS

USOS (Destino)

FUENTES (Origen) 1 Interna (aporte de los dueos) 2 Externas (prstamos y crditos de terceros 3 Utilidades Suma de Usos = Suma de Fuentes.

Aplicacin de los recursos

Con el objeto de registrar las transacciones en los libros previamente adecuados, es necesario hacer un anlisis de ellas para saber qu cuentas intervienen, cul es su clase y cmo se afectan. Para facilitar el estudio seguiremos un ordenamiento lgico, generalizado dentro de la contabilidad y que corresponde al siguiente cuadro:

Transacciones

Cuentas que Intervienen

Clase de cuenta

Cmo se afectan

Debe

Haber

12

INSTITUTO PROFESIONAL ECACEC CENTRO DE FORMACIN TECNICA DEPARTAMENTO ACADEMICO

Hay que tener presente que en toda operacin comercial, de cualquier ndole, el valor se expresa en moneda y cualquiera que sea el nmero de cuentas que intervengan, debe cumplirse con la partida doble. Analicemos las siguientes transacciones: 1.-El Dr. Jos Crdenas inicia un negocio aportando $5.000.000 en efectivo y una mquina de escribir que se valoriza en $50.000.2.-Abre cuenta corriente en el Banco del Estado depositando $3.000.000. 3.-Compra mercaderas afecta al 18% IVA, en $ 1.180.000 total que cancela con cheque. 4.-Arrienda un local en $300.000- cancelando $100.000, restantes acepta una letra. 5.-Compra papel y sobres, calco lpices y otros materiales por $50.000- que paga en efectivo. Veamos el anlisis de estas transacciones: Cuentas que intervienen Caja Muebles y tiles Capital Banco Caja Mercaderas Iva-C.F. Banco Arriendos Caja Letras por Pagar Materiales Oficinas Caja Clase de cuenta A A P A A A A A RA P Cmo se afectan + + + + + + + + 3000000 3000000 1000000 180000 1180000 300000 Debe Haber

Transacciones Jos Crdenas inicia Actividades aporta $ 5000000 efectivo 1 mq. Esc.$ 50000 Abre cta. cte. Banco Est. Deposita $ 3000000 Compra mercadera Afectas a IVA en $ 1180000c/cheque Arrienda local en $300000 paga en efectivo, saldo c/ letras Compra material de Oficina $ 50000 en Efectivo

5000000 50000 5050000

100000 200000

RA

+ -

50000 50000

En la pgina 6 definimos Cuenta. Si cada cuenta es representativa de un tipo de valores homogneos, lo correcto es darle un nombre que sea representativo de estos bienes. Hay algunas cuentas que tienen un nombre convencional, como MUEBLES y UTILES , que representa todos los muebles y tiles de oficina, incluyendo las mquinas de escribir, calcular, etc. que se refieren a bienes fsicos

13

INSTITUTO PROFESIONAL ECACEC CENTRO DE FORMACIN TECNICA DEPARTAMENTO ACADEMICO

inventariables ,no materiales, los que se llevan a la cuenta MATERIALES DE OFICINA O GASTOS GENERALES. Por tratamiento particular y general de cada cuenta (pgina 9 ), sabemos su clase, cmo se afectan y, por ende, si reciben cargos o abonos. A = Activo P = Pasivo R- = Prdida (Resultado Negativo) R+ = Ganancia (Resultado Positivo) 0 = Orden + = Aumenta = Disminuye El anlisis de transacciones tiene una elevadsima importancia en la contabilidad ya que de l se desprenden los asientos que deben registrarse en los Libros Contables.

LIBROS PRINCIPALES.
Todas las transacciones, respaldadas por un documento, que recibe el nombre de Comprobante de Contabilidad, deben registrarse en los libros o registros debidamente adecuados para ello. Comprobante de Contabilidad: Todo documento emanado de un tercero, o de la misma empresa, que permite respaldar una operacin asentada en los libros. Documentacin Contable: Est formada por el conjunto de comprobantes de contabilidad y constituye una constancia escrita de las transacciones comerciales o de un aspecto de ellas. La documentacin se registra en los libros permitidos y exigidos por la ley. Nuestro Cdigo de Comercio, en su artculo 25, dice:"Todo comerciante est obligado a llevar para su contabilidad y correspondencia: a) b) c) d) El El El El Libro Libro Libro Libro Diario Mayor o de Cuentas Corrientes. de Balances. copiador de cartas.

Contablemente se ocupan slo los tres primeros. E l copiador de Cartas se ha transformado, en la prctica, en un archivador en el cual se llevan en forma ordenada y correlativa copias de las cartas despachadas y recibidas. A fin de cada ejercicio la correspondencia debe ser empastada en un libro, el que pasa al archivo documental de la empresa. LIBRO DIARIO : En este libro deben asentarse o registrarse o anotarse, en orden cronolgico y da por da, todas las operaciones que ejecute el comerciante, expresando en forma detallada el carcter o circunstancia de cada una de ellas. Esta obligacin la impone el articulo27 del Cdigo de Comercio. De ah su nombre "DIARIO" encargado de registrar da por da todas las operaciones. Las transacciones que se registran en el Diario reciben el nombre de ASIENTOS.

14

INSTITUTO PROFESIONAL ECACEC CENTRO DE FORMACIN TECNICA DEPARTAMENTO ACADEMICO

ASIENTO O PARTIDA : Es el registro en el Libro Diario de una operacin mercantil, en virtud a lo dispuesto en Art. 27 del Cdigo de comercio. Todo asiento consta de : a) Nmero Correlativo b) Fecha c) Cuenta o Cuentas deudoras d) Cuenta o Cuentas Acreedoras. e) Cantidad que se debita y acredita a cada cuenta; y f) Glosa o breve descripcin de lo registrado. Los asientos se dividen en: 1.-Asientos Simples: son aquellos que tienen una cuenta deudora y una acreedora. 2.-Asientos Compuestos o Complejos: de tres tipos a su haber: a) Aquellos que tienen una cuenta deudora y 2 o ms acreedoras. b) Aquellos que tienen varias deudoras y una acreedora. c) Aquellos que tienen varias deudoras y varias acreedoras. La correcta confeccin de un asiento en el Diario requiere de tcnica y cuidado como veremos ms adelante. RAYADO DEL LIBRO DIARIO : Extraordinariamente sencillo en su diseo no presenta problemas en su uso tcnico.

Mes: 1 2

Ao DEBE 3

folio HABER

DETALLE 4

En la columna -1- se registra el nmero de folio del Libro Mayor correspondiente a la cuenta. Si se encuentra anotado este nmero significa que el valor por el cual se carg o se abon, la cuenta fue traspasada al Libro Mayor. En la columna -2se registran las cuentas que intervienen en la operacin comercial y componen el asiento. Las cuentas deudoras se anotan al margen izquierdo y las acreedoras un poco ms a la derecha, anteponiendo a la primera cuenta acreedora la preposicin "a". En esta misma columna, en el regln correspondiente anterior a la primera cuenta deudora anotada, se hace una lnea horizontal dejando dos espacios, el primero para el nmero correlativo del asiento y el segundo para el da en que se registra; ya que el mes y el ao se ubican al comienzo de la pgina. Terminadas las cuentas se escribe la glosa. Esta debe ser una sntesis de la transaccin. En las columnas -3- y -4- se anotan las cantidades deudoras y acreedoras correspondientes, las que deben cumplir con el principio de la partida doble. Cuando una pgina se completa debe sumarse y arrastrarse las sumas a la pgina siguiente. Si queda algn regln en blanco se utiliza con una llave.

15

INSTITUTO PROFESIONAL ECACEC CENTRO DE FORMACIN TECNICA DEPARTAMENTO ACADEMICO

FOLIO : Se entiende por "folio" toda hoja de un libro contable. Todo folio lleva el nmero de pgina. Cada folio consta de 2 pginas. Por lo tanto, cada pgina lleva un nmero. Ejemplo de registro de un asiento en el Libro Diario: MARZO 2001 14

DETALLE ------73---------10-----Caja a Banco Giro cheque para caja

DEBE 300.000.-

HABER

300.000.-

LIBRO MAYOR : Otro de los libros principales exigidos por el Art. 25 del Cdigo de Comercio. Vimos anteriormente que todas las transacciones deben registrarse en el Libro Diario en forma de asientos, pero interesa conocer el estado particular de cada cuenta, saldo inicial, dbito, crdito y saldo final. Para ello debe resumirse el movimiento que afecta a cada una. El Libro Mayor fue creado especialmente para representar las cuentas en forma concreta y contable, y registrar su movimiento. En otras palabras, en el Mayor todas las operaciones contables se clasifican por cuentas. Este libro no es independiente, sino que debe cumplir los requisitos que fija el ciclo contable del sistema uso. Los asientos a que dan origen las transacciones deben contabilizarse en el Libro Diario y luego pasarse al Libro Mayor, cuenta a cuenta. En ningn caso deben comenzarse las anotaciones por el Mayor, sin pasar primero por el Diario. La foliacin del Mayor es, generalmente, simple. En este caso se ocupa una pgina para cada cuenta. El rayado ms generalizado y ms fcil de usar es el que presentamos. Sin embargo, cualquier rayado en uso deber cumplir con el proceso bsico que explicaremos a continuacin. CUENTA:

Fecha

contra-cuenta

debe

haber Deudor

saldo Acreedor

En las columnas -1- y -2- se anotan el mes y el da, respectivamente. La columna -3- se usa para registrar la Contra-cuenta que corresponde a la cuenta, segn el asiento de Diario.

16

INSTITUTO PROFESIONAL ECACEC CENTRO DE FORMACIN TECNICA DEPARTAMENTO ACADEMICO

La columna -4- tiene por objeto registrar el N. del asiento y el N del folio diario. As se cuenta con la informacin del origen del cargo o abono de la cuenta, v.gr: el asiento N 73, correspondiente al folio 14 del Diario,, se registrar en esta forma: 73/14. La columna -5- registra los cargos. La columna -6- registra los abonos. El saldo de la cuenta, sea deudor o acreedor, se registrar en las columnas -7- u -8- respectivamente. CONTRA-CUENTA : Como los asientos constan de cuenta o cuentas deudoras y cuenta o cuentas acreedoras, se entiende por el contrario-cuenta a la deudora con respecto a la acreedora y viceversa. Al pasar el asiento de diario al Mayor, si es simple, en el Mayor se anotar el nombre de la contra-cuenta, y si el asiento es compuesto se usar la palabra VARIOS para representar el nombre de ms de una cuenta. LIBRO DE BALANCES : En este libro se registran los Balances de la empresa y tambin los inventarios. Dice el Art. 29 del Cdigo de Comercio que: " Al abrir su giro, todo comerciante har en el Libro de Balances una enunciacin estimativa de todos sus bienes, tanto muebles como inmuebles, y de todos sus crditos activos pasivos." En el inciso 2, seala que al fin de cada ao registrar en este mismo libro un Balance General de sus negocios. El trmino Balance lo estudiaremos ms adelante. Veamos s ,que se entiende por " inventario" INVENTARIO: es un detalle valorizado de todos los bienes, de cualquier naturaleza, que posee una persona o una empresa, a un momento dado. Para establecer la existencia de los bienes se procede a contarlos, medirlos, pesarlos o ubicarlos, dndoles el valor monetario que les corresponde segn facturas, registros, etc. Una clasificacin que podemos hacer en cuanto al tipo de inventarios, es la siguiente:

INVENTARIO

Inicial Peridico Perpetuo, Permanente o Continuo Selectivo Parcial General Analtico Final Etc.

INICIAL : El comerciante que inicia actividades debe efectuar una "enunciacin estimativa de todos sus bienes" y registrar este inventario en el Libro de Balances. Los valores que asigna a los bienes dependen del criterio del comerciante ya que en este inventario no interviene autoridad alguna. Claro est que los valores que se asigne a los bienes muebles deben estar de acuerdo con el valor real de ellos y la estimacin debe efectuarse con criterio objetivo. 17

INSTITUTO PROFESIONAL ECACEC CENTRO DE FORMACIN TECNICA DEPARTAMENTO ACADEMICO

Este inventario reviste suma importancia ya que sirve de base para establecer el patrimonio de la empresa e iniciar su contabilidad, dando origen a la Ecuacin del Inventario o del Patrimonio : A-P = C. Una vez registrado en el Libro de Balances, esta Ecuacin se transforma en una igualdad del inventario, ya que el Capital se representa en el Pasivo: A=P. En este momento el Pasivo est representando las deudas con terceros (Capital de Terceros) ms las deudas con los dueos (o dueo) que corresponde al Capital propiamente tal. PERIDICO : Aqul que se efecta cada cierto tiempo, teniendo como objetivo verificar las existencias y sus valores, evitando que se mantengan diferencias producidas por errores, fraudes o robos.

PERPETUO, PERMANENTE O CONTINUO: Segn Diccionario de Contabilidad de Secane " Sistema contable que permite determinar constantemente la existencia de mercaderas y valores en los libros, sin la necesidad del recuento fsico, mediante el descargo de los valores salidos a precio de costo y la eliminacin de los que inutilizan.

SELECTIVO : Se emplea como herramienta de Control y consiste en verificar, en lo posible diariamente, la existencia de un nmero reducido de bienes, los que son seleccionados previamente. De esta manera el Bodeguero (encargado de la existencia de bodega), no sabe que activos le sern controlados cada da. Es conveniente repetir el control de aquellos bienes ya seleccionados para no dar lugar a posibles fraudes, robos o mermas.

PARCIAL

: Es el recuento peridico circunscrito a secciones, grupos de bienes, mercaderas, etc.

GENERAL

: Recuento de todos los bienes de la Empresa.

ANALTICO : Aqul en cuyo detalle se dan a conocer los elementos constitutivos de los bienes, discriminando minuciosamente sobre la conformacin de sus valores. FINAL : Se efecta al cierre de un ejercicio contable y sirve de base para los ajustes que deben hacerse con motivo del Balance General.

RAYADO LIBRO INVENTARIOS Y BALANCES Y PRESENTACIN DE UN INVENTARIO INICIAL: Su foliacin es simple, su rayado generalmente, es de dos columnas, an cuando puede ser de tres o cuatro.

ASIENTO DE APERTURA: Una vez confeccionado el inventario inicial y registrado en el Libro de Balances, es necesario hacer la contabilizacin en el Libro Diario. Llevamos en este libro, en forma de asiento, el inventario inicial y, por ser el primero de la contabilidad, lo llamamos asiento de apertura. Decimos entonces que: Asiento de Apertura es l que registra en el Libro Diario el inventario inicial o la iniciacin contable de una empresa.

18

INSTITUTO PROFESIONAL ECACEC CENTRO DE FORMACIN TECNICA DEPARTAMENTO ACADEMICO

2 5 1

INVENTARIO INICIAL DEL NEGOCIO VENTA DE REPUESTOS DE AUTOMVILES DE DON PEDRO CASTRO, AL 15 DE MAYO DEL 2001.Activo Caja Dinero efectivo 500.000.500.000.Muebles e Utiles escritorios madera, de 1,50x1m. 3 cajones ,c/u 80.000 160.000.sillas madera, asiento cuero, c/u 20.000 100.000.mquina de escribir Underwood, 190.000.450.000.con carro 14N 1213550 Letras por Cobrar AB, vence 30-7-2001 50.000.CD, vence 12-8-2001 80.000.EF, vence 20-9-2001 120.000.250.000.TOTAL ACTIVO PASIVO Letras por Pagar Importadora de Repuestos Vence 30-10-01 Varios Acreedores Hugo Salinas Heriberto Acevedo SUMA PASIVO Capital Aporte Sr. Pedro Castro TOTAL IGUAL ACTIVO $ $ 1.200.000.-

600.000.250.000.20.000.-

600.000.-

270.000.870.000.-

330.000.1.200.000.-

Del inventario Inicial presentado se desprende que ste no es ms que un ordenamiento de los diferentes bienes, valores y deudas ( a favor y en contra) que aporta el capitalista o dueo de la empresa, en este caso D. Pedro Castro. Este Inventario debe registrarse ordenadamente en el Libro de Balances. El orden es de vital importancia en la Contabilidad, ya que de otra forma no existira claridad en la informacin. Es conveniente identificar al mximo los bienes, valores y deudas, para evitar confusiones futuras. En los muebles la identificacin debe abarcar su modelo, tipo de madera, dimensiones, color, nmero ( si tiene), etc. En las cuentas por cobrar y por pagar conviene identificar fechas de vencimiento. En caja, es necesario detallar la composicin del monto existente, sealando el dinero, cheques de terceros, especies valoradas, etc.

19

INSTITUTO PROFESIONAL ECACEC CENTRO DE FORMACIN TECNICA DEPARTAMENTO ACADEMICO

Al proceder de la forma sealada se tiene la seguridad de no errar en el desarrollo contable futuro, no hay que olvidar que del Libro de Balances se pasa al Libro Diario y de ste al Mayor abriendo las cuentas necesarias. Trabaje con cuidado. Si es necesario haga primero un borrador y luego formule el registro definitivo en el Libro de Balances. Este es su primer paso contable. Hgalo bien.

SISTEMA JORNALIZADOR.
Antes de entrar en materia sobre el sistema en estudio, debemos definir algunas herramientas que sern necesarias para comprenderlo en toda su magnitud. SISTEMA : Combinacin de partes reunidas para obtener un resultado. Lo expuesto significa que existe un conjunto de partes o elementos que se combinan entre s a fin de alcanzar un objetivo predeterminado. SISTEMA CONTABLE: Corresponde a un plan sistematizado confeccionado en forma ordenada y estudiada, a la vez que analtica respecto de los detalles de registro y acumulacin de las cifras correspondientes a las operaciones de una empresa. Incluye la clasificacin de las cuentas, los libros, las formas, los procedimientos, mediante los cuales se registran y controlan los activos, los pasivos, los ingresos, los gastos y los resultados de las transacciones. Aclarando un poco lo anterior es posible decir que un sistema contable est formado por un conjunto de libros, documentos, transacciones y procedimientos que sirven para registrar, informar y controlar las operaciones de una empresa SISTEMAS CONTABLES SEGN NMERO DE LIBROS: materia: Dos son los sistemas principales en esta

a) Jornalizador o Bsico. b) Centralizador o Diarios mltiples. Nos corresponde estudiar el Sistema Jornalizador. Es el ms sencillo de todos y se reduce a una anotacin cronolgica de las operaciones comerciales, da a da, y luego su acumulacin hasta llegar al Balance General. Su nombre, Jornalizador viene del italiano y corresponde a la traduccin de "IL Giornale" registro que se empleaba desde muy antiguo para anotar las transacciones. En castellano se denomina a este libro DIARIO y en l se registran o asientan todas las operaciones de la jornada. Su base legal, en cuanto a los libros que ocupa, est en el Art.25 del Cdigo de Comercio, que dice: "Todo comerciante est obligado a llevar para su contabilidad y correspondencia a) El Libro Diario b) El Libro Mayor o de Cuentas Corrientes c) El Libro de Balances d) El Libro Copiador de cartas Contablemente se ocupan los tres primeros. El copiador de cartas se ha transformado, en la prctica, en un archivador en el que se llevan en forma ordenada y correlativa copias de las cartas despachadas y recibidas. A fin de cada ejercicio, la correspondencia debe ser empastada en un libro, el que pasa al archivo documental de la empresa.

20

INSTITUTO PROFESIONAL ECACEC CENTRO DE FORMACIN TECNICA DEPARTAMENTO ACADEMICO

En el Libro Diario deben contabilizarse todas las operaciones efectuadas en el da. sta exigencia legal, que a su vez le da el nombre de Jornalizador, est contenida en el Art. 27 del Cdigo de Comercio, que dice: "En el Libro Diario se asentarn en orden cronolgico y da por da las operaciones mercantiles que ejecute el comerciante, expresando detalladamente el carcter y circunstancias de cada una de ellas." Por su parte, el Art. 26 ordena: "Los Libros debern ser llevados en lengua castellana". Y esto, aunque parezca de Perogrullo, es importantsimo. Qu pasara si cada comerciante extranjero, o cada empresa extranjera, llevara su contabilidad en su lengua natal?- Por razones obvias esto no es posible y nuestro cdigo, para no dejar lugar a dudas as lo establece. Para visualizar con mayor facilidad el funcionamiento del Sistema, a continuacin se presenta un Flujo grama que muestra la secuencia que deben seguir las operaciones de registro hasta llegar al Balance, cumpliendo as el objetivo contable. INVENTARIO INICIAL Art. 20, Inciso 1) L. BALANCES

TRANSACCIONES (Documentacin)

LIBRO DIARIO (3) LIBRO MAYOR A R T. 29

(1)

I BALANCE COMPROBACION Y SALDOS N C I S O 2

AJUSTES HOJA DE TRABAJO

BALANCE GENERAL

La explicacin al flujo grama anterior es la siguiente:

21

INSTITUTO PROFESIONAL ECACEC CENTRO DE FORMACIN TECNICA DEPARTAMENTO ACADEMICO

Toda empresa, o persona ,que inicie actividades debe confeccionar un INVENTARIO INICIAL. Su exigencia legal est contenida en el Art. 29, inciso 1. , del Cdigo de Comercio, que dice " Al abrir su giro, todo comerciante har en el libro de balances una enunciacin estimativa de todos sus bienes, tanto muebles como inmuebles, y de todos sus crditos activos y pasivos". Este inventario, en calidad de ASIENTO DE APERTURA (primer asiento de contabilidad de una empresa) se registra en el Libro Diario, donde se llevan posteriormente todas las transacciones del ejercicio. Del Diario se pasa al Mayor y luego se confecciona un Balance de Comprobacin y Saldos. Con esta base, normalmente al trmino del ejercicio, se efectan las operaciones de ajuste que luego se traspasan al Diario y de ah al Mayor. Para estos ajustes se ocupa una hoja de Trabajo. Del Mayor, ya ajustadas todas las cuentas se procede a confeccionar el Balance General, que debe registrarse en el Libro de Balances, de conformidad a la exigencia legal del Art. 29.Inciso 2 que dice: "A fin de cada ao formar en este mismo libro un balance general de todos sus negocios, bajo las responsabilidades que se establecen el Libro IV de este cdigo. Todo lo expuesto ser analizado paulatinamente en lecciones posteriores.

REGISTRO COMPLETO DE LA OPERACIN DE UNA EMPRESA CON EL SISTEMA JORNALIZADOR.

A continuacin, haremos un ejercicio en base al Sistema Jornalizador, pero no consideraremos los ajustes por ser materias especficas, llegando slo hasta Balance de Comprobacin y saldos. Sea el ejercicio: 1.- El 15 de Abril del 2001 el Sr. Jos Lpez inicia actividades en el ramo de venta de abarrotes. Su aporte consiste en: Dinero $ 1.200.000.2 Escritorios madera, c/u 40.000.5 Sillas madera c/u 15.000.1 Mquina de escribir Underwood 60.000.Varias cuentas por cobrar a: Rosa Prez 30.000.Alberto Rojas 50.000.Jos Seplveda 10.000.2 letras por cobrar aceptadas por: Alfonso Hidalgo, venc. 10-06-01 20.000.Carlos Manterola, venc. 20-07-01 30.000.Local de 6 x 8Mts. Ubicado en calle, Esperanza N 777 380.000.2.-Contratar los servicios de un Contador para iniciar sus actividades, quin hace los trmites legales ante el Servicio de Impuestos Internos y Municipalidad. Posteriormente compra los libros necesarios y los timbres en Tesorera, procediendo luego a registrar el Inventario Inicial y las operaciones siguientes. Por estos trmites y los libros cobra $40.000.- que le son cancelados en efectivo. 22

INSTITUTO PROFESIONAL ECACEC CENTRO DE FORMACIN TECNICA DEPARTAMENTO ACADEMICO

3.-El 20 de Abril abre cuenta corriente en Banco de Chile depositando $600.000.4.-Compra mercaderas por $ 472.000.- a crdito. Cancela 100.000.-de pi, con cheque. Toda compra est afecta al 18% de IVA(impuesto al valor agregado) por lo que los $472000.- se descomponen en $400.000.- de mercaderas y $72.000.- de IVA.( en leccin posterior estudiaremos el IVA) 5.-Adquiere materiales de oficina por $25.000.- que cancela en efectivo. 6.-Contrata al maestro carpintero Sr. Jorge Godoy para hacer algunas instalaciones en el local. El trabajo es vendido por $200.000.- Le anticipa, con cheque $20.000.7.-Vende mercaderas en efectivo por $236.000.- (IVA $36.000.- Venta Neta $200.000.-) 8.-Deposita $200.000.9.-Cancela propaganda impresa por $50.000 con cheque. 10.-Retira para sus gastos $30.000.- en efectivo En este momento el Contador decide hacer un balance de Comprobacin y Saldos. Veamos a continuacin el desarrollo del ejercicio. De conformidad al fluxograma del Sistema Jornalizador, debemos comenzar por establecer y registrar el Inventario Inicial en el Libro de Balances. Se procede: Inventario inicial del negocio de abarrotes del Sr. Jos Lpez al 15 de Abril del 2001.ACTIVO CAJA Dinero efectivo MUEBLES Y TILES escritorios madera , c/u sillas madera c/u mquina escribirUnderwood CUENTAS POR COBRAR Rosa Prez Alberto Rojas Jos Seplveda LETRAS POR COBRAR Alfonso Hidalgo venc. 10-6-01 Carlos Manterola venc. 20-7-01 BIENES RAICES Local 6*8 mts. En calle Esperanza N 777 TOTAL ACTIVO 1.200.000.40.000.15.000.80.000.75.000.60.000.30.000.50.000.10.000.20.000.30.000.1.200.000.-

2 5 1

215.000.-

90.000.-

50.000.-

380.000.-

380.000.$ 1.935.000.-

23

INSTITUTO PROFESIONAL ECACEC CENTRO DE FORMACIN TECNICA DEPARTAMENTO ACADEMICO

PASIVO CAPITAL Aporte Sr. Jos Lpez TOTAL IGUAL ACTIVO

1.935.000.-

1.935.000.$1.935.000.-

RESUMEN: Caja $ Muebles y tiles Cuentas por Cobrar Letras por Cobrar Bienes Races TOTAL ACTIVO $ 1.200.000.215.000.90.000.50.000.380.000.1.935.000.Capital $ 1.935.000.-

TOTAL PASIVO

$ 1.935.000.-

Ya registrado el Inventario Inicial en el Libro de Balances se efecta la apertura en el Libro Diario y luego se siguen registrando todas las transacciones normales.

LIBRO DIARIO.
ABRIL 2001 F DETALLE ------------1-----------15-----------------Caja Muebles y tiles Cuentas por Cobrar Letras por Cobrar Bienes Races Capital Inventario inicial Sr. Jos Lpez ------------2----------15-----------------Gastos Generales Caja Honorarios y gastos varios por Iniciacin actividades ------------3----------20-----------------Banco Caja Apertura cta.cte. Banco de Chile A la vuelta DEBE HABER

2 1 3 4 5 6

1.200.000.215.000.90.000.50.000.380.000.1.935.000.-

7 2

40.000.40.000.-

12 2

600.000.-

600.000.2.575.000.-

2.575.000.-

Contina Abril 2001 02 INVENTARIO INICIAL DEL NEGOCIO DE ABARROTES DEL SR. JOSE LOPEZ AL 15 DE ABRIL 24 AO 2001.-

DEL

INSTITUTO PROFESIONAL ECACEC CENTRO DE FORMACIN TECNICA DEPARTAMENTO ACADEMICO

DETALLE De la vuelta ----------- 4 ---------- 20 --------------Mercaderas Iva C-F Banco Proveedores Compra mercaderas ------------5----------- 22----------------Gastos Generales Caja Compra materiales de oficina ------------6-----------23-----------------Cuentas por Cobrar Banco Anticipo a Sr. Jorge Godoy, Carpintero. ------------7-----------23-----------------Caja Ventas Iva D-F Venta de mercaderas ------------8----------24------------------Banco Caja Depsito cta. cte. Banco de Chile ------------9-----------25-----------------Propaganda Banco Cancela propaganda -----------10----------28-----------------Cuenta Particular Caja Retira para gastos personales SUMAS IGUALES $

DEBE 2.575.000.400.000.72.000.-

HABER 2.575.000.-

8 9 12 10

100.000.372.000.-

7 2

25.000.25.000.-

3 12

20.000.20.000.-

2 11 13

236.000.-

200.000.36.000.-

12 2

200.000.200.000.-

14 12

50.000.50.000.-

15 2

30.000.30.000.-

3.608.000.-

$ 3.608.000.-

A medida que se ha ido confeccionando el Diario, los registros se han traspasado al Libro Mayor, por cuentas.

LIBRO

MAYOR
25

INSTITUTO PROFESIONAL ECACEC CENTRO DE FORMACIN TECNICA DEPARTAMENTO ACADEMICO

CUENTA: MUEBLES Y UTILES 1 Fecha Contracuenta Debe Haber Saldo Deudor Acreedor

2001 Abril 15

Capital

1/1

215.000.-

215.000.-

CUENTA: CAJA

Fecha

Contracuenta

Debe

Haber

Saldo Deudor Acreedor

2001 Abril

15 15 20 22 23 24 28

Capital Gastos Grales. Banco Gastos Grales. Varios Banco Cta. Particular Sumas

1/1 2/1 3/1 5/2 7/2 8/2 10/2

1.200.000.-

1.436.000.-

40.000.600.000.25.000.236.000.200.000.30.000.895.000.-

1.200.000.1.160.000.560.000.535.000.571.000.541.000.541.000.771.000.-

CUENTA: CUENTAS POR COBRAR

Fecha

Contra cuenta

Debe

Haber

Saldo Deudor Acreedor

2001 Abril

15 23

Capital Banco Sumas

1/1 6/2

90.000.20.000.110.000.-

90.000.110.000.110.000.-

CUENTA: LETRAS POR COBRAR

26

INSTITUTO PROFESIONAL ECACEC CENTRO DE FORMACIN TECNICA DEPARTAMENTO ACADEMICO

Fecha

Contra cuenta

Debe

Haber Deudor

Saldo Acreedor

2001 Abril

15

Capital

1/1

50.000.-

50.000.-

CUENTA: BIENES RAICES

5 HABER SALDO Deudor Acreedor

FECHA

CONTRACUENTA

DEBE

2001 Abril

15

Capital

1/1

380.000

380.000.-

CUENTA : CAPITAL 6 FECHA CONTRACUENTA DEBE HABER SALDO

2001 Abril

Deudor 15 Varias 1/1 1.935.000.-

Acreedor 1.935.000.-

CUENTA: GASTOS GENERALES FECHA CONTRACUENTA DEBE HABER Deudor 2001 Abril SALDO

Acreedor

15 22

Caja Caja Sumas

2/1 5/2

40.000.25.000.65.000.-

40.000.25.000.65.000.-

CUENTAS : MERCADERIAS

27

INSTITUTO PROFESIONAL ECACEC CENTRO DE FORMACIN TECNICA DEPARTAMENTO ACADEMICO

FECHA 2001 Abril

CONTRACUENTA

DEBE

HABER

SALDO DEUDOR 400.000.ACREEDOR

20

Varios

4/2

400.000.-

CUENTA: IVA CREDITO FISCAL FECHA CONTRACUENTA DEBE HABER

9 SALDO DEUDOR ACREEDOR

2001 Abril

20

Varias

4/2

72.000.-

72.000.-

CUENTA : PROVEEDORES FECHA CONTRACUENTA DEBE HABER

10 SALDO DEUDOR ACREEDOR

2001 Abril

20

Varias

4/2

372.000.-

372.000.-

CUENTA: VENTAS FECHA CONTRACUENTA DEBE HABER SALDO DEUDOR 23 Caja 7/2 200.000.-

11

2001 Abril

ACREEDOR 200.000.-

CUENTA: BANCO FECHA CONTRACUENTA DEBE HABER SALDO

12

DEUDOR ACREEDOR 28

INSTITUTO PROFESIONAL ECACEC CENTRO DE FORMACIN TECNICA DEPARTAMENTO ACADEMICO

2001 Abril

20 20 23 24 25

Caja Varias Ctas.x cobrar Caja Propaganda SUMAS

3/1 4/2 6/2 8/2 9/2

600.000.100.000.20.000.200.000.50.000.170.000.-

600.000.500.000.480.000.680.000.630.000.630.000.-

800.000.-

CUENTA: IVA-DEBITO FISCAL

13

FECHA

CONTRACUENTA

DEBE

HABER

SALDO DEUDOR ACREEDOR

2001 Abril

23

Caja

7/2

36.000.-

36.000.-

CUENTA: PROPAGANDA FECHA CONTRACUENTA DEBE HABER SALDO DEUDOR 2001 Abril

14

ACREEDOR

23

Banco

9/2

50.000.-

50.000.-

CUENTA: CUENTA PARTICULAR

15

FECHA

CONTRACUENTA

DEBE

HABER

SALDO DEUDOR ACREEDOR

2001 Abril

28

Caja

10/2

30.000.-

30.000.-

BALANCE DE COMPROBACION Y SALDOS. AJUSTES GENERALES SIMPLES.

29

INSTITUTO PROFESIONAL ECACEC CENTRO DE FORMACIN TECNICA DEPARTAMENTO ACADEMICO

En la leccin anterior dejamos presentado un Balance de Comprobacin y Saldos. En esta leccin entraremos al anlisis del concepto Balance y al estudio del Balance de Comprobacin y Saldo (B.C.y S., en lo sucesivo). Al estado demostrativo de todas las cuentas que una empresa hace funcionar en sus libros se le denomina Balance. Como definicin, para nuestro estudio, adoptaremos la siguiente:

BALANCE.
Estado demostrativo de la situacin de una empresa en un momento dado. Un estudio ms profundo sobre la materia haremos en una leccin siguiente, dedicado al Balance General.

BALANCE DE COMPROBACION Y SALDOS.

Tambin se denomina Balance de Nmeros. Es un estado que se confecciona con cierta periodicidad: diario, semanal, mensual, semestral, etc. Esta periodicidad depende de las necesidades de control de cada empresa, ya que este Balance tiende a comprobar ciertos hechos contables. Consiste en una lista de las Cuentas de Mayor estableciendo dbitos y crditos; y saldos deudores, y acreedores. Debe y Haber deben entregar totales iguales. Igual cosa los saldos deudores y acreedores. Su finalidad es comprobar si todas las transacciones han sido registradas en el Diario y trasladadas al Mayor. El B.C. y S. Tiene factores positivos y negativos, a saber:

FACTORES POSITIVOS.
a) b) La suma de Dbitos y Crditos debe ser igual, comprobndose as la Partida Doble. Las sumas de Dbitos y Crditos deben ser iguales a las sumas de las mismas columnas del Libro Diario y la suma de la documentacin contable del perodo en control. Se comprueba as, que todas las transacciones registradas en el Diario han sido traspasadas al Mayor.

Para la comprobacin que se pretende en este punto es necesario que en el Balance de Comprobacin y Saldos se presenten todas las cuentas, con o sin saldo, ya que es la Suma de dbitos y crditos lo que se comprueba. c) Permite detectar los errores de importe ( o errores de nmeros) no compensados.

FACTORES NEGATIVOS.
Pueden existir errores en el registro de la documentacin en el Diario y su traspaso al Mayor. a) Errores de Cuenta: An que las sumas de la documentacin, del Diario y el Mayor sean iguales, es imposible comprobar si hay error en el traspaso de las cuentas, es decir, si el cargo o abono de una cuenta determinada fue registrada en la misma cuenta en el Diario y en el Mayor, o en otras . Ejemplo: Un 30

INSTITUTO PROFESIONAL ECACEC CENTRO DE FORMACIN TECNICA DEPARTAMENTO ACADEMICO

cargo de la cuenta Muebles y tiles por $100.000 , fue traspasado del Diario al Mayor pero errneamente en el Mayor, se registr en la cuenta Vehculos. El total de dbitos del Mayor ser igual al total de la columna DEBE del Libro Diario, e igual a la documentacin, pero el error de registro en el Mayor persistir hasta que se revisen las cuentas por medio de un punteo (Cotejo de anotaciones que se marcan con un punto o tilde, en uno o ms libros de contabilidad, para determinar la exactitud de las anotaciones"), con los totales que entregue el Inventario General Final. En este momento podrn detectarse y aclararse estos errores. b) Errores de Importe: Existen errores compensados y no compensados. Como se trata de errores de importe o errores numricos, estos pueden estar compensados o no. Por ejemplo al traspasar al Mayor una partida al Diario, anotamos cantidades diferentes al DEBE y al HABER con lo que no se cumple la partida doble, encontrndonos ante un error no compensado, v.gr. Debe 643, Haber 634. Podra suceder que al traspasar varias partidas una diferencia se compense con otra, no resultando diferencia en la suma total; como tambin, que fraudulentamente se preparan diferencias y se las haga compensar entre s. En ambos casos se est ante errores compensados. Slo con un buen Inventario General Final y una seria revisin de ste con los saldos de las cuentas ,pueden establecerse los errores. Toda la revisin, con sus tcnicas especiales para establecer si la informacin contable es confiable, est en manos de la rama de la contabilidad llamada Auditoria. El ayudante de Contador tambin debe ser capaz de hacer un poco de Auditoria, como sera en el caso del B.C.yS. En resumen, el B.C. y S. sirve para saber si nuestros registros en el Diario y en el Mayor estn correctos, por lo menos en el registro de la documentacin y en la partida doble.

AJUSTES GENERALES SIMPLES.

Toda vez que se pretende llegar a un Balance General deben efectuarse los ajustes necesarios a las cuentas que han intervenido en el ejercicio. Consisten en la realizacin de operaciones precisas para que los registros contables se igualen a los reales valores del patrimonio manifestados en el Inventario General Final. Para realizar los ajustes es necesario conocer el saldo numrico o aritmtico que presenta la cuenta de Mayor y el saldo real que entrega el Inventario General Real. Si los saldos son diferentes procede el ajuste, que consiste en igualar el saldo numrico con el real. Para ello se confecciona un asiento de ajuste o regularizacin, que se contabiliza en la forma normal y acostumbrada. Una vez regularizadas las cuentas, stas revelarn con la mayor exactitud posible el estado patrimonial, financiero y econmico de la empresa y se podr determinar contablemente las prdidas y ganancias habidas en el ejercicio. Ya formulados los asientos de regularizacin o ajuste, se registran en el Diario General, para, para luego cargar o abonar a las cuentas participantes las cantidades determinadas, a fin de que los saldos numricos se igualen a los del Inventario General Final.

FORMA DE PROCEDER PARA EFECTUAR UN AJUSTE.

31

INSTITUTO PROFESIONAL ECACEC CENTRO DE FORMACIN TECNICA DEPARTAMENTO ACADEMICO

a) b) c) d) e)

Se establece el saldo aritmtico o numrico de la cuenta. Se establece el saldo real de los bienes por medio del Inventario. Se comparan ambos saldos y se establece la diferencia, positiva (saldo real mayor) o negativa (saldo real menor) Se analiza la diferencia para establecer porqu se produjo. Se hace el asiento de ajuste para igualar el saldo numrico al real.

Veamos ahora algunos ejemplos de ajustes. Supongamos que al trmino de un ejercicio contable las cuentas que se detallan presentan los siguientes saldos numricos. CAJA BANCO LETRAS POR COBRAR PROVEEDORES saldo deudor saldo deudor saldo deudor saldo deudor. $ 50.000.230.000.80.000.250.000.-

El Inventario General Final indica que los saldos reales de las mismas cuentas son las que siguen: CAJA arqueo $ 45.000.BANCO segn cartola 226.950.LETRAS POR COBRAR segn nmina 85.000.PROVEEDORES segn nmina 222.000.-

32