Empresa

Procedimiento Ambiental

Cdigo de identificacin Revisin Carcter mbito Fecha de aprobacin

EDELNOR S.A.A. PA.009

2 Ambiental EDELNOR 27 Mayo 2005

Relacin con Contratistas y Proveedores

Promotor: Aprobado por:

Dpto. Seguridad Ocupacional y Medio Ambiente Gerencia General

PA.009

Relacin con Contratistas y Proveedores

Pgina 2 de 9

RELACIN CON CONTRATISTAS Y PROVEEDORES NDICE

1. 2. 3. 4.

OBJETO........................................................................................................... 3 ALCANCE ........................................................................................................ 3 CONCEPTOS ................................................................................................... 3 CONTENIDO .................................................................................................... 4 4.1 Condiciones generales .......................................................................... 4 4.2 Especificaciones tcnicas o condiciones particulares....................... 4 4.3 Control operacional de las actividades contratadas........................... 5 4.4 Responsabilidades en caso de siniestro contingencia ambiental . 6

5.

RESPONSABILIDADES .................................................................................. 6 5.1 Jefes de Departamento y Jefes de Seccin (Dependencias Solicitantes) ............................................................................................ 6 5.2 Sector Responsable de la Gestin Ambiental ..................................... 7 5.3 Responsable de la Obra o Servicio ...................................................... 7

6. 7 A.

REFERENCIAS ................................................................................................ 7 ENTRADA EN VIGOR Y VIGENCIA ................................................................ 8 ANEXOS .......................................................................................................... 9

Revisin Responsable del Sistema de Gestin Ambiental

: Comit Tcnico Ambiental : lng. Santos Amado

Fecha de aprobacin 24 Mayo 2005

Promotor: Dpto. Seguridad Ocupacional y Medio Ambiente Sr. Santos Amado

Visto: Gerencia de Organizacin y RR.HH.

Srta. Roco Pachas

PA.009

Relacin con Contratistas y Proveedores

Pgina 3 de 9

1.

OBJETO

El objeto de este procedimiento es establecer la metodologa para el control de los aspectos ambientales asignables a los suministros, obras y servicios contratados o adquiridos por EDELNOR.

2.

ALCANCE

Este procedimiento se aplica a las siguientes situaciones: Contratacin de suministros, obras y servicios. Actividades de contratistas y proveedores en el interior y exterior de las instalaciones de EDELNOR.

3.

CONCEPTOS

Aspecto Ambiental: Elemento de las actividades, productos o servicios de una organizacin que pueden interactuar con el ambiente. Incidente Ambiental: Suceso no deseado que puede derivarse en daos al ambiente a las personas. Impacto Ambiental: Cualquier cambio en el medio ambiente, ya sea adverso o benfico, como resultado total o parcial de los aspectos ambientales de la organizacin. Especificacin Tcnica: Documento en que se define y determina, de modo preciso y completo el suministro, obra o servicio que se requiere; por ello, es un documento bsico en la gestin de compra o contratacin. Condiciones Generales de Contratacin: Condiciones bsicas de contratacin de la Empresa que son aplicables con carcter general. Condiciones Particulares: Condiciones al efecto, que el servicio solicitante, consideren necesarias como complemento de la Especificacin o de las Condiciones Generales de Contratacin.
Fecha de aprobacin 24 Mayo 2005 Sr. Santos Amado Srta. Roco Pachas Promotor: Dpto. Seguridad Ocupacional y Medio Ambiente Visto: Gerencia de Organizacin y RR.HH.

PA.009

Relacin con Contratistas y Proveedores

Pgina 4 de 9

4.

CONTENIDO

La contratacin de suministros, obras y servicios, se ajustar al proceso descrito en los procedimientos de contratacin. Sin perjuicio de lo establecido en estos procedimientos, a continuacin se exponen los requisitos que ha de cumplir la contratacin con el fin de que puedan controlarse los aspectos ambientales relacionados con la misma. 4.1 Condiciones generales

Los requisitos ambientales mnimos para la contratacin estn definidos en el Anexo 1 y forman siempre parte de las Condiciones Generales, teniendo carcter contractual. 4.2 Especificaciones tcnicas o condiciones particulares

Cuando sea necesaria la adquisicin o contratacin de un material o servicio, la dependencia que emita la correspondiente solicitud, incluir en las Especificaciones Tcnicas a adjuntar a la solicitud, los requisitos que se consideren pertinentes en virtud de los aspectos ambientales asociados al requerimiento con el fin de asegurar una correcta gestin ambiental. 4.2.1 Adquisicin de insumos, materiales o equipos

Las Condiciones Particulares o las Especificaciones para la adquisicin de insumos, materiales o equipos podrn indicar, entre otros, los siguientes requisitos especficos a exigir al proveedor o contratista: Legislacin ambiental que afecta al requerimiento. Se propender por proveer equipos, materiales e insumos de tecnologas limpias. Contratacin de obras y servicios

4.2.2

De acuerdo al tipo de obra y/o servicios a realizar, EDELNOR definir en las Condiciones Particulares del pliego licitatorio los lineamientos a seguir en materia de preservacin del Medio Ambiente, a los efectos que su cumplimiento en ocasin de las prestaciones que se licitan, evite la posibilidad que se produzca algn tipo de impacto ambiental. Las condiciones particulares podrn indicar, entre otros, los siguientes requisitos especficos a exigir al contratista:
Fecha de aprobacin 24 Mayo 2005 Sr. Santos Amado Srta. Roco Pachas Promotor: Dpto. Seguridad Ocupacional y Medio Ambiente Visto: Gerencia de Organizacin y RR.HH.

PA.009

Relacin con Contratistas y Proveedores

Pgina 5 de 9

Legislacin ambiental que afecta al servicio y cumplimiento de las disposiciones expresadas en los documentos aplicables del Sistema de Gestin Ambiental. Competencia profesional del personal que va a realizar actividades con posible impacto ambiental. Responsabilidades de carcter ambiental

El CONTRATISTA debe tener y presentar a EDELNOR con anterioridad al inicio de las prestaciones, un plan de contingencias ambientales, en un todo de acuerdo con la legislacin en vigencia y con la poltica definida por EDELNOR en tal sentido, para prevenir posibles emergencias deber aplicar el plan que disponga EDELNOR, a su exclusivo juicio. Los CONTRATISTAS debern aplicar los mismos procedimientos que posee EDELNOR. No obstante el Contratista deber definir por escrito y en detalle los procedimientos que crean de aplicacin en la materia y que EDELNOR no hubiere contemplado, los cuales podrn ser evaluados, modificados, aceptados o descartados por EDELNOR a su exclusivo juicio. 4.3 Control operacional de las actividades contratadas

Cuando lo estimen necesario, y en cualquier caso, siempre que existan implicaciones ambientales, las dependencias mantendrn con los contratistas adjudicatarios, antes de iniciar la ejecucin de los trabajos contratados, reuniones de coordinacin de los mismos. En estas reuniones se ultimarn todos los detalles de orden tcnico relativos a la contratacin, entre otros los relacionados con la actuacin ambiental que se requiera del contratista. Al tratar los detalles de carcter ambiental, el sector responsable de la Gestin Ambiental podr participar en estas reuniones conjuntamente con las dependencias solicitantes, con el fin de sensibilizar al contratista respecto a sus obligaciones de carcter ambiental y proporcionarle los medios e informacin que fuese necesaria para una correcta gestin ambiental de los trabajos contratados, segn los requisitos previamente establecidos. Las dependencias solicitantes levantarn acta de estas reuniones. Para cada contratacin de obras o servicios, el responsable designado por la correspondiente dependencia solicitante, estar encargado de velar por la correcta actuacin ambiental del contratista, acorde con lo establecido en el Sistema de Gestin Ambiental de EDELNOR, las resoluciones que otorgan licencia o permiso ambiental y la legislacin ambiental vigente.
Fecha de aprobacin 24 Mayo 2005 Sr. Santos Amado Srta. Roco Pachas Promotor: Dpto. Seguridad Ocupacional y Medio Ambiente Visto: Gerencia de Organizacin y RR.HH.

PA.009

Relacin con Contratistas y Proveedores

Pgina 6 de 9

El "responsable de obra" del contratista, o cualquiera que sea su designacin, ser responsable de la vigilancia del cumplimiento de las condiciones de carcter ambiental establecidas en la contratacin. En caso de observar incumplimientos en la realizacin de las obras o ejecucin de los servicios, que pudiesen tener implicaciones ambientales, el responsable actuar segn se prev en el Procedimiento Ambiental PA.004, "No Conformidades y Acciones Correctoras y Preventivas", adoptando medidas correctivas y en caso necesario comunicndolo a travs de los canales establecidos en dicho Procedimiento Ambiental. Los responsables de la obra o servicio (del contratista y EDELNOR) debern tener la formacin ambiental adecuada, para asegurar que desarrollan su labor de supervisin con relacin a la actuacin ambiental de los contratistas. 4.4 Responsabilidades en caso de siniestro contingencia ambiental

Sin perjuicio del cumplimiento de la normativa de seguridad vigente y de las condiciones establecidas en las plizas suscritas, el contratista se compromete a informar inmediatamente a EDELNOR, sobre cualquier incidente ambiental que se produzca durante la ejecucin de los trabajos, estando obligado a presentar un informe escrito del hecho y sus causas, si as se le solicita. En caso de que se produzca un incidente ambiental, cualquiera que sea, el contratista ser responsable de remediar, mitigar compensar el dao ambiental causado.

5.
5.1

RESPONSABILIDADES
Jefes de Departamento y Jefes de Seccin (Dependencias Solicitantes)

Incluir en sus Solicitudes de Pedido y Orden, aquellas Condiciones Particulares que fuesen necesarias para la correcta gestin ambiental de las contrataciones. (Ver anexo 1). Identificar los aspectos ambientales asociados a las contrataciones de obras y servicios bajo su responsabilidad, y trazar las actuaciones que han de ser requeridas a los contratistas adjudicatarios para la correcta gestin ambiental de las actividades contratadas.
Fecha de aprobacin 24 Mayo 2005 Sr. Santos Amado Srta. Roco Pachas Promotor: Dpto. Seguridad Ocupacional y Medio Ambiente Visto: Gerencia de Organizacin y RR.HH.

PA.009

Relacin con Contratistas y Proveedores

Pgina 7 de 9

Mantener, en aquellos casos que fuese necesario, reuniones de planificacin de los trabajos con los contratistas adjudicatarios, con el fin de aportar los medios e informacin necesarios para la correcta Gestin Ambiental de los mismos, transmitiendo a los contratistas las actuaciones que les son requeridas. Levantar acta de las reuniones de planificacin mantenidas con los contratistas adjudicatarios previas a la realizacin de los trabajos contratados. Designar inspectores para el control de la ejecucin de las obras y servicios bajo su responsabilidad, garantizando que poseen la formacin adecuada para controlar la actuacin ambiental de los contratistas. Archivar las Especificaciones Tcnicas y Condiciones Particulares incluidas en las Propuestas de Contratacin y las actas de las reuniones de planificacin mantenidas con los contratistas adjudicatarios, durante un perodo mnimo de 3 aos. 5.2 Sector Responsable de la Gestin Ambiental

Colaborar con las dependencias solicitantes en la definicin y el control de los aspectos ambientales de las actividades contratadas. 5.3 Responsable de la Obra o Servicio

Controlar la correcta ejecucin de las obras y servicios contratados, de acuerdo a las especificaciones de las dependencias solicitantes y con todo lo establecido en el Sistema de Gestin Ambiental de EDELNOR.

6.
MSGA

REFERENCIAS
Manual del Sistema de Gestin Ambiental No Conformidades y Acciones Correctoras y Preventivas Control de Aspectos e Impactos Ambientales Gestin Ambiental de Nuevos Proyectos y Modificaciones Formacin y Sensibilizacin del Personal Gestin del Mantenimiento

PA.004 PA.008 PA.010 PA.012 PA.018

NTA.002 Requisitos a Contratistas Relacionados con la Gestin Ambiental de EDELNOR

Fecha de aprobacin 24 Mayo 2005 Sr. Santos Amado Srta. Roco Pachas Promotor: Dpto. Seguridad Ocupacional y Medio Ambiente Visto: Gerencia de Organizacin y RR.HH.

PA.009

Relacin con Contratistas y Proveedores

Pgina 8 de 9

ELA.001 Especificacin Legal Ambiental para Residuos ELA.002 Especificacin Legal Ambiental para Ruidos y Campo Electromagntico ELA.003 Especificacin Legal Ambiental para Poda y Tala. ELA.004 Especificacin Legal Ambiental para Almacenamiento de Sustancias Peligrosas Normas Tcnicas Ambientales.

ENTRADA EN VIGOR Y VIGENCIA

La presente norma ser de aplicacin a partir del siguiente da hbil despus de la fecha de su promulgacin y su vigencia se mantendr mientras no sea modificada o derogada por otra posterior.

Ignacio Blanco Gerente General EDELNOR S.A.A.

Fecha de aprobacin 24 Mayo 2005

Promotor: Dpto. Seguridad Ocupacional y Medio Ambiente Sr. Santos Amado

Visto: Gerencia de Organizacin y RR.HH.

Srta. Roco Pachas

PA.009

Relacin con Contratistas y Proveedores

Pgina 9 de 9

A.
A.1

ANEXOS
Condiciones Generales de Contratacin de Un Suministro, Obra o Servicio

"PA.009 A.1 Condiciones Generale

A.2

Acta de reunin de Coordinacin de Trabajos

"PA.009 A.2 Acta Reuniones Coordinac

A.3

Control de Revisiones

"PA.009 A.3 Control Revisiones.doc"

Fecha de aprobacin 24 Mayo 2005

Promotor: Dpto. Seguridad Ocupacional y Medio Ambiente Sr. Santos Amado

Visto: Gerencia de Organizacin y RR.HH.

Srta. Roco Pachas

Relacin con Contratistas y Proveedores

PA.009

A.1. Condiciones Generales de Contratacin de Un Suministro, Obra o Servicio

Pgina 1 de 2 Fecha de Aprobacin 24 Mayo 2005 Visto: Gerencia de Organizacin y RR.HH.

El Contratista deber tomar todas las medidas razonables para proteger el medio ambiente dando cumplimiento a lo establecido en el Sistema de Gestin Ambiental de EDELNOR, a la legislacin ambiental vigente y a las instrucciones adicionales impartidas por EDELNOR. Se deber evitar la destruccin de los recursos naturales del entorno de actuacin del contratista y velar por el buen nombre de la compaa evitando que est involucrada en incidentes ambientales. El contratista verificar que su personal conoce, comprende y ejecuta la metodologa tcnica y ambiental con las que se debe realizar su trabajo y dotar a su personal de los medios necesarios para la realizacin del trabajo. El contratista responder por cualquier incidente ambiental por l causado, reservndose la Empresa el derecho de hacer recaer sobre l las obligaciones en materia ambiental. El contratista restaurar el dao producido por el incumplimiento de los Procedimientos Ambientales del Sistema de Gestin Ambiental y la legislacin ambiental vigente. Para evitar tales incidentes, el contratista adoptar las medidas preventivas oportunas que dictan las buenas prcticas de gestin ambiental, en especial las relativas a evitar vertidos lquidos y al abandono de cualquier tipo de residuo, teniendo que cumplir los Procedimientos Ambientales del Sistema de Gestin, que le sean de aplicacin a los trabajos a ejecutar. As mismo, adoptar las medidas oportunas para garantizar el estricto cumplimiento de la Legislacin Ambiental vigente que le sea de aplicacin a dichos trabajos. El proveedor deber colocar contenedores en el lugar de los trabajos, cuando como consecuencia de los mismos se generen residuos, los cuales deber gestionar convenientemente. El responsable de Obra del contratista ser responsable de la vigilancia y el cumplimiento de los procedimientos, pudiendo designar a otra persona para realizar la tarea, notificando al inspector por parte de EDELNOR, quien podr transmitirle instrucciones especficas ambientales para el trabajo a desarrollar. En caso de que se produzca un incidente ambiental, cualquiera que sea, el contratista se compromete a cumplir con las instrucciones del gestor de los trabajos por parte de EDELNOR.

Relacin con Contratistas y Proveedores

PA.009

A.1. Condiciones Generales de Contratacin de Un Suministro, Obra o Servicio

Pgina 2 de 2 Fecha de Aprobacin 24 Mayo 2005 Visto: Gerencia de Organizacin y RR.HH.

Ante un incumplimiento de estas Especificaciones Ambientales, el gestor del contrato, podr suspender los trabajos temporalmente, hacindose cargo el contratista de las prdidas ocasionadas. Para el caso de compra de material, el proveedor deber indicar la fecha de fabricacin, envasado y caducidad del producto y solicitar la hoja de seguridad al fabricante en caso sea un producto qumico, as como la metodologa de manipulacin, almacenamiento, montaje, etc., del mismo. Por otra parte, en caso de envases que se clasifiquen como residuos especiales (peligrosos), el proveedor se compromete a retirarlos, realizando una gestin adecuada de los mismos, segn lo especificado en la legislacin vigente sobre residuos especiales, pudiendo en cualquier caso la Empresa realizar el seguimiento de la gestin, si lo estima oportuno. Por otra parte, el proveedor de insumos, materiales o equipos que durante su ciclo de vida generen o se conviertan en residuos peligrosos ser responsable por la disposicin final del residuo, ya que este se considera como el generador y su responsabilidad subsiste hasta que el residuo peligroso sea aprovechado como insumo o dispuesto con carcter definitivo, pudiendo en cualquier caso EDELNOR realizar el seguimiento de la gestin, si lo estima oportuno

Relacin con Contratistas y Proveedores

A.2. Acta de Reunin de Coordinacin de Trabajos

PA.009

Pgina 1 de 1 Fecha de Aprobacin 24 Mayo 2005 Visto: Gerencia de Organizacin y RR.HH.

DEPENDENCIA: FECHA: CONTRATO O SERVICIO: CONTRATISTA ADJUDICATARIO: ASISTENTES: HORA: LUGAR:

TEMAS TRATADOS:

DESARROLLO:

ACUERDOS:

Relacin con Contratistas y Proveedores

A.3. Control de Revisiones

PA.009

Pgina 1 de 1 Fecha de Aprobacin 24 Mayo 2005 Visto: Gerencia de Organizacin y RR.HH.

REVISIN 2

MODIFICACIONES Cambio en documento por adecuacin al ISO 14001:2004 y Nueva Estructura Orgnica de la Empresa Cambio en los siguientes tems: 3.- Conceptos 4.3 6.- Referencias A. Anexos (los Anexos han tenido cambios en el Encabezado)

FECHA 27/05/05