Anda di halaman 1dari 3

PENGENDALIAN DOKUMEN

EKSTERNAL
No. Dokumen
No. Revisi
SOP Tanggal Terbit

Halaman
Dr. Esha Krestriana
PUSKESMAS
NIP.1968033120021004
SUSUKAN

1. Pengertian  Pengendalian dokumen Puskesmas adalah: sIstem pengelolaan


dokumen / surat menyurat, yang meliputi sistem penomoran
maupun penyimpanan dokumen Puskesmas, baik dokumen
perkantoran maupun dokumen akreditasi Puskesmas.

 Dokumen eksternal adalah: buku, peraturan, standar, surat


keputusan yang merupakan acuan/ referensi di dalam penyusunan
dokumen akreditasi Puskesmas,

 Dokumen aktif adalah : Dokumen frekuensi pemakaian masih


tinggi atau masih dipakai didalam kegiatan, masih disimpan diunit-
unit pelayanan

 Dokumen inaktif adalah: Dokumen yg frekuensi pemakaian sudah


rendah atau sudah tidak dipakai, untuk dokument rekap medik
apabila pasien yg sudah mati atau meninggal

 Master dokumen adalah: dokumen akreditasi yang telah lengkap /


telah dinomori, disyahkan dan ditanda-tangani namun belum
dibubuhi cap Puskesmas.
 Kegiatan pengelolaan dan pelaksanaan pengendalian dokumen
eksternal. Pengendalian dokumen meliputi: penomoran, tanggal
terbit, catatan tentang revisi, pemberlakuan, dan tanda tangan
Kepala Puskesmas.

2. Tujuan Prosedur ini bertujuan untuk mengatur tatacara/mekanisme


Pengendalian Dokumen Eksternal
3. Kebijakan SK Kepala Puskesmas Nomor Tahun 2016 tentang
Pengendalian Dokumen Eksternal
4. Referensi a. Manajemen kearsipan, Zulkifli amsyah, Gramedia Pustaka
Utama, 1995

b. Bahan ajar pelatihan manajemen perkantoran, Depkes RI 2009

5. Alat dan Bahan a. Alat :


1. Komputer / Laptop
2. Mesin Printer
3. Alat Tulis Kantor

b. Bahan :
Arsip / Dokumen Eksternal

6. Langkah-langkah A. Pengkodean dokumen kelompok pelayanan:

1. Administrasi Manajemen dengan kode : Adm.,

2. Pelayanan Medik Dasar dengan kode : Ymd,

3. Pelayanan Program KIA.KB. dengan kode: KKb,

4. Pelayanan Program Promosi Kesehatan (Promkes) dengan


kode: PK,

5. Pelayanan Program Gizi dengan kode : Gz,

6. Pelayanan Program P2P dengan kode: P2P,

7. Pelayanan Program Kesehatan Lingkungan (Kesling) dengan


kode: KL.

8. Prosedur pelayanan / kerja disingkat : PPK,

B. Penyimpanan dokumen / arsip

1. Penyimpanan dokumen atau arsip perkantoran sesuai dengan


sistem penyimpanan dokumen/arsip aturan pemerintah daerah
kabupaten Semarang

2. Penyimpanan dokumen akreditasi disimpan masing-masing


kelompok pelayanan atau program sedangkan di adminitrasi
dan manejemen atau admen menyimpan master dokumen
semua pelayanan dan program
C. Sistem penomoran:

1. Surat masuk dan keluar sesuai dengan aturan Pemerintah


Daerah Kabupaten Semarang

2. Penomoran kelompok pelayanan dilakukan oleh kelompok


pelayanan masing- masing disesuaikan dengan sistem
pengkodean yang telah ditentukan,

7. Bagan Alir -
8. Hal-hal yang perlu
diperhatikan
9. Unit terkait Semua Pelayanan
Semua Program
10. Dokumen terkait Dokumen di semua Pelayanan dan Program

Anda mungkin juga menyukai