1.

Salah satu urgensi utama dari pengelolaan arsip adalah terjaminnya ketersediaan
informasi mengenai kegiatan-kegiatan sebuah lembaga/organisasi. Menurut saudara
apakah arsip yang dikelola tersebut menjadi literatur primer bagi peneliti atau tidak?
Berikan beberapa alasannya.

2. Dokumen/arsip yang bisa diartikan sebagai bukti hasil kegiatan sebuah badan
korporasi pada awalnya disebut dengan arsip dinamis. Kemukakan pendapat saudara
mengapa dinamakan arsip dinamis?

3. Dalam kegiatan pemberkasan arsip, terdapat beberapa metode pemberkasan, seperti

pemberkasan berdasarkan sistem abjad atau berdasarkan subyek. Menurut saudara
keuntungan dan kelebihannya itu seperti apa?

JAWABAN

1. Alasan-alasan

1. Alasan Pribadi

Pada umumnya, manusia akan menyimpan data atau sesuatu yang bersifat pribadi dan
memiliki fungsi yang penting. Contohnya, akta kelahiran, surat kematian, surat nikah, atau
bahkan surat cinta atau tulisan tentang keseharian seperti buku harian. Hal tersebut memang
sederhana, tetapi menyimpan dan menjaga dengan baik adalah salah satu alasan pengelolaan
arsip dalam lingkungan yang lebih kecil.

2. Alasan sosial

Sebagai makhluk sosial, manusia tentunya memiliki insting untuk memperluas interaksi
sosialnya. Dari kegiatan sosial tersebut, akan muncul dokumen baru yang berhubungan
dengan aktivitas sosial yang dilakukan. Contohnya seperti kartu keanggotaan sebagai bukti
Anda menjadi anggota sebuah komunitas atau juga organisasi masyarakat.

3. Alasan Ekonomis

Dalam dunia bisnis atau perdagangan, Anda juga akan berhubungan dengan pengelolaan
arsip, contohnya seperti kepemilikan bukti pembelian, obligasi, surat kepemilikan saham,
atau juga kartu garansi ketika membeli sebuah produk. Bukti ini perlu Anda simpan dalam
jangka waktu tertentu hingga akhirnya nilai informasi yang terkandung di dalamnya menurun
bahkan habis.

4. Alasan Hukum

Alasan pengelolaan arsip ini ini berkaitan dengan dokumen yang dinilai berguna sebagai
dasar bagi pemerintah untuk melindungi hak dan melayani masyarakat. Selain itu, perekaman
informasi ini juga sebagai bentuk kedaulatan dari sebuah negara. Contohnya seperti BPKB
kendaraan bermotor, NPWP, sertifikat rumah, dan lainnya.

5. Alasan Instrumental
Dokumen atau arsip yang sengaja biasanya dibuat untuk kepentingan dan fungsi tertentu,
baik itu untuk perusahaan swasta atau juga instansi pemerintahan. Arsip tersebut dapat
berupa site plan kawasan ataupun denah perumahan yang harus melalui proses pengelolaan
arsip secara profesional.

6. Alasan Simbolis

Alasan pengelolaan arsip ini biasanya berhubungan dengan fungsi suatu dokumen atau arsip
sebagai penanda suatu momen penting bagi orang yang memilikinya, meski terkadang isi
informasi yang ada di dalamnya tidak terlalu dipahami oleh yang bersangkutan. Contohnya
seperti koleksi perangko, surat, dan dokumen simbolis lainnya.

7. Alasan Pengembangan Ilmu Pengetahuan

Alasan lain yang membuat manusia merekam informasi adalah untuk alasan ilmu
pengetahuan, yang biasanya berupa hasil penelitian seperti jurnal ilmiah, laporan penelitian
ataupun buku berisikan pembuktian atas teori. Informasi yang terdapat di dalamnya
diharapkan dapat berguna untuk pengembangan ilmu pengetahuan di masa sekarang atau
yang akan datang.

2. Mengapa dinamakan arsip dinamis

Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip
dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Sedangkan pengelolaan arsip dinamis adalah
proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis yang meliputi
penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip.

Pengelolaan arsip dinamis meliputi:

1. Arsip vital, merupakan arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi
kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan
apabila rusak atau hilang. 
2. Arsip aktif, merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus
menerus. 
3. Arsip inaktif, merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.

Pengelolaan arsip dinamis dilaksanakan untuk menjamin ketersediaan arsip dalam

penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah.

Untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan efisien, pencipta arsip perlu
membuat:   

1. Tata naskah dinas, adalah pengaturan tentang jenis, format, penyiapan, pengamanan,
pengabsahan, distribusi dan media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan. 
2. Klasifikasi arsip, adalah pola pengaturan arsip secara berjenjang dari hasil
pelaksanaan fungsi dan tugas instansi menjadi beberapa kategori unit informasi
kearsipan. 
3. Jadwal retensi arsip, yang disusun berdasarkan pedoman retensi arsip yang telah
dibuat. Pedoman retensi arsip merupakan ketentuan dalam bentuk petunjuk yang
memuat retensi arsip masing-masing urusan pemerintahan yang menjadi dasar dalam
 penyusunan jadwal retensi arsip di setiap lembaga negara, pemerintahan daerah,
perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD. 
4. Sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip, yang disusun sebagai dasar untuk
melindungi hak dan kewajiban pencipta arsip dan public terhadap akses arsip. Sebagai
salah satu sumber informasi, arsip harus mudah diakses oleh publik, namun untuk
pertimbangan keamanan dan melindungi fisik arsip maka perlu diatur ketentuan
tentang pengamanan dan akses arsip dinamis.

Pengelolaan arsip dinamis pada lembaga negara, pemerintah daerah, perguruan tinggi negeri,
serta BUMN dan/atau BUMD dilaksanakan dalam suatu sistem kearsipan nasional. 

3. Sistem abjad

Keuntungan:

1. Petunjuk penataan berkas sangat sederhana dan mudah dipahami

2. Kesalahan berkas mudah dicek dengan abjad yang sama atau serangkai
3. Peralatan atau perlengkapan yang diperlukan sangat sederhana
4. Penyimpanan hanya memerlukan 1 kali penyortiran
5. Biaya pelaksanaan yang lebih murah
6. Dengan penggunaan warna dalam pengodean, kesalahan penempatan berkas akan
mudah diketahui

Kekurangan:

1. Ada kemungkinan terjadi kesalahan penempatan berkas jika tidak mengikuti aturan
secara konsisten
2. Nama yang sama mungkin membingungkan
3. Mudah mengubah beberapa alfabet dalam surat sehingga serangkaian pemberkasan
menjadi tidak sesuai dengan aturan
4. Berkas atau arsip yang didasarkan pada nama sangat mudah dilihat dan diketahui oleh
orang yang bermaksud tidak baik sehingga dari segi keamanan kurang baik.

Pembahasan

Arsip adalah suatu catatan (record) yang ditulis, diketik, atau dicetak dalam bentuk huruf,
angka, dan gambar, yang mempunyai makna dan tujuan tertentu sebagai bahan informasi dan
komunikasi yang terekam pada berbagai media, seperti; kertas, kertas film, dan media
komputer.

Menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Pasal 1 angka 2 tentang kearsipan, arsip
adalah suatu rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi, yang dibuat serta diterima oleh lembaga
negara dan lembaga lainnya.

Sistem penyimpanan adalah sistem yang dipergunakan pada penyimpanan warkat agar
kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan warkat yang sudah disimpan
dapat dilakukan dengan cepat bilamana warkat tersebut sewaktu-waktu diperlukan.

Arsip dapat disimpan dengan menggunakan beberapa metode seperti:

1. Filing Sistem Abjad
2. Filing Sistem Tanggal
3. Filing Sistem Masalah
4. Filing Sistem Nomor
5. Filing Sistem Wilayah