INSTITUTO TECNOLOGICO DE VERACRUZ ADMINISTRACION DE ALMACENES

[ADMINISTRACION DE OPERACIONES I]

Nos asombra la velocidad con que avanzan hoy en da los negocios, en sus tcnicas de ventas, produccin y administracin. Esta aceleracin ha sido un paso obligado por la creciente demanda masiva de artculos para un consumidor cada vez ms exigente en la calidad y en el precio de lo que compra. Esta tecnologa va a la par de la investigacin cientfica de las necesidades y hbitos del consumidor; va al mismo paso del descubrimiento de nuevos materiales para hacer ms funcional y bella la mercanca, y da a conocer la invencin de nuevos artculos para usos antes desconocidos y de procedimientos ms cientficos para producirlos y distribuirlos en los mercados. En la misma carrera y con el mismo paso acelerado est el desarrollo intelectual y cultural del hombre, est su capacitacin como dirigente profesional y est su propio bienestar econmico para integrarse al ritmo que sigue la prosperidad de la comunidad de la cual es miembro. El papel de los almacenes en la organizacin En el estudio y la aplicacin de la administracin moderna, el almacn es un medio para lograr economas potenciales y para aumentar las utilidades de la empresa. Este concepto ahuyenta la idea de que un almacn es un mal necesario cuya funcin principal es la de agregar gastos y disminuir utilidades. Ahora se piensa de una manera cientfica al integrar sus funciones a las de ventas, compras, control de inventarios, produccin y distribucin. Tambin se le da al almacn la altura que debe de tener dentro de la organizacin en la seleccin de su personal: desde el puesto ejecutivo de jefe del almacn o de control de inventarios, hasta el ltimo puesto de mozo o cargador. Se estudia cientficamente su localizacin, las medidas adecuadas de su rea y la divisin de sus espacios, los medios de almacenamiento y manejo de productos y materiales, los diseos ms indicados de estantera y, muy especialmente, los procedimientos y prcticas administrativas que han de normar su funcionamiento econmico y eficiente. Todo esto debe partir de la definicin y establecimiento de objetivos y polticas. La funcin del almacn se integra en el concepto de gestin general de la empresa. La gestin se define como la administracin y direccin de una empresa atendiendo a una serie de procedimientos y reglas que, mediante la coordinacin y organizacin de los recursos disponibles, persigue cumplir los objetivos prefijados de la manera ms eficaz posible. En el caso de la gestin de almacn su objetivo no es solamente el citado de salvaguardia de los materiales all guardados sino, y muy especialmente, la de actuar como regulador entre los ritmos de salida de unas fases (ejemplo: compras o salidas de lneas de produccin) y los de entrada de las siguientes (ejemplo: entradas en lneas de produccin o ventas). Es, en segundo lugar, el agente del sistema que garantiza que la cobertura de los procesos productivos o comerciales no se detenga ni sufran trastornos indeseables, denominndose entonces gestin de existencias. Hay que indicar que el proceso productivo puede ser de cualquier ndole. Desde lo ms intuitivo de comprender, como es la actividad de una fbrica, hasta cualquier servicio prestado, como

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puede ser un parque temtico de atracciones. El almacn debe garantizar el funcionamiento constante y preciso de todas las atracciones del parque, tanto desde la venta del servicio o productos (juegos, comidas, regalos, productos de las tiendas) hasta el mantenimiento de las propias atracciones. Los inventarios o stocks, definidos como una provisin de materiales con el objeto de facilitar la continuidad del proceso productivo y la satisfaccin de los pedidos de consumidores y clientes, se presentan prcticamente en cualquier organizacin, y en particular, en las empresas industriales, sean stas pequeas, medianas o grandes. En el caso de una empresa comercial, el aprovisionamiento consiste en la compra a los proveedores de los productos terminados que la empresa va a vender a sus clientes sin mayor transformacin. En empresas con lneas de produccin, los inventarios se amplan y adquieren naturalezas diversas (materias primas, productos en proceso de elaboracin, productos terminados, piezas y repuestos, etc.). DEFINICIN DE ALMACN: el almacn es una unidad de servicio en la estructura orgnica y funcional de una empresa comercial o industrial, con objetivos bien definidos de resguardo, custodia, control y abastecimiento de materiales y productos.

EL ALMACN EN LOS OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACIN. Una de las habilidades ms importantes del administrador moderno es la de mantener una inquietud constante, entre los miembros de su empresa, para mejorar las operaciones administrativas y productivas, buscando siempre la manera de obtener mayores utilidades con menos inversin y esfuerzo. A su vez, la administracin de los almacenes es una de las operaciones de mayor importancia para una compaa, ya que su resultado se refleja directamente en los estados financieros, adems es una funcin primordial en el plan general de la operacin de la empresa, donde cada actividad embona en un patrn calculado para producir una accin conjunta y dirigida a una meta. Una administracin as integrada tiene como fin la unificacin y coordinacin de todos los esfuerzos humanos para conseguir los objetivos con una mayor efectividad y un menor costo. Es imperioso conocer los objetivos de la empresa para planear los almacenes y dirigir sus actividades. El responsable de los almacenes debe recibir de la alta gerencia la informacin precisa y comprensible de tales objetivos para que l y su personal orienten sus esfuerzos hacia ellos, y para que puedan delinear las funciones del almacn. Ejemplos de funciones del almacn: 1. recibir para su cuidado y proteccin todos los materiales y suministros: materias primas, materiales parcialmente trabajados, productos terminados, y piezas y suministros para la fabricacin, para mantenimiento y para la oficina.

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2. proporcionar materiales y suministros, mediante solicitudes autorizadas, a los departamentos que los requieran. 3. controlar los productos terminados para su posterior destino. 4. hacerse cargo de los materiales en curso de fabricacin o de las materias primas que se almacenen con el fin que maduren o se curen para poderlas utilizar (madera verde, cerveza, etc.) 5. mantener el almacn limpio y en orden, teniendo un lugar para cada cosa y manteniendo cada cosa en su lugar, es decir, en los lugares destinados segn los sistemas aprobados para clasificacin y localizacin. 6. mantener las lneas de produccin ampliamente abastecidos de materias primas, materiales indirectos y de todos los elementos necesarios para y un flujo contino de trabajo. 7. custodiar fielmente todo lo que se le ha dado a guardar, tanto su cantidad como su buen estado. 8. realizar los movimientos de recibo, almacenamiento y despacho con el mnimo de tiempo y costo posible. 9. llevar registros al da de sus existencias.

FUNCIONES DEL ALMACN La manera de organizar y administrar el departamento de almacenes depende de varios factores, tales como el tamao y plan de organizacin de la compaa, el grado de centralizacin deseado, la variedad de productos fabricados, la flexibilidad relativa de los equipos y facilidades de manufactura y de la programacin de la produccin. Sin embargo, para proporcionar un servicio eficiente, las siguientes funciones son comunes a todo tipo de almacenes: 1. recepcin de materiales en el almacn 2. registro de entradas y salidas del almacn 3. almacenamiento de materiales 4. mantenimiento de materiales y del almacn 5. despacho de materiales 6. coordinacin del almacn con los departamentos de control de inventarios y de contabilidad El almacenamiento incluye diversas tareas:

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* Mantenimiento de inventario; tambin llamado reabastecimiento. * Almacenamiento (dejar que permanezca la UEI) * Recoleccin de rdenes (eliminar la UEI del almacn) * Empaque (poner la UEI en un nuevo recipiente) * Coleccin de partes (colectar artculos relacionados en un juego, generalmente para que los ensamblen otros) El almacenamiento es un reto en la fabricacin y en la distribucin. Aunque se deben tomar previsiones en todos los sistemas de almacenamiento para las tres R (rechazos, reembarques y reasignaciones), el diseo ha adquirido ms importancia con el aumento de la automatizacin y la tasa de produccin. La diversidad de las unidades en inventario, igual que con el equipo de manejo de materiales, es muy, pero muy grande. Por lo tanto, a continuacin se tratan slo los puntos sobresalientes: El recolector al paquete. Anaqueles y estantera estticos. Almacenamiento de piso.

MANEJO FSICO DE INVENTARIOS Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la produccin de bienes o servicios para su posterior comercializacin. Los inventarios comprenden, Adems de las materias primas, productos en proceso y productos terminados o mercancas para la venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la produccin de bienes fabricados para la venta o en la prestacin de servicios; empaques y envases y los inventarios en trnsito. La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de aqu la importancia del manejo del inventario por parte de la misma. Este manejo contable permitir a la empresa mantener el control oportunamente, as como tambin conocer al final del perodo contable un estado confiable de la situacin econmica de la empresa. Ahora bien, el inventario constituye las partidas del activo corriente que estn listas para la venta, es decir, toda aquella mercanca que posee una empresa en el almacn valorada al costo de adquisicin, para la venta o actividades productivas.

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Algunas empresas le dan el nombre de inventario fsico porque se trata de una estadstica fsica o palpable de aquellos que hay en existencias en la empresa y para diferenciarlos de la existencia registradas en las FE. El inventario fsico se efecta peridicamente, casi siempre en el cierre del periodo fiscal de la empresa, para efecto de balance contable. En esa ocasin, el inventario se hace en toda la empresa; en la bodega, en las secciones, en el depsito, entre otras. El inventario fsico es importante por las siguientes razones: 1. Permite verificar las diferencias entre los registros de existencias en las FE y las existencias fsicas (cantidad real en existencia). 2. Permite verificar las diferencias entre las existencias fsicas contables, en valores monetarios. 3. Proporciona la aproximacin del valor total de las existencias (contables), para efectos de balances, cuando el inventario se realiza prximo al cierre del ejercicio fiscal. La necesidad del inventario fsico se fundamenta en dos razones: 1. El inventario fsico cumple con las exigencias fiscales, pues deben ser trascrito en el libro de inventario, conforme la legislacin. 2. El inventario fsico satisface la necesidad contable, para verificar, en realidad, la existencia del material y la aproximacin del consumo real.

Las logsticas de distribucin desempean un papel valioso en cualquier sistema de la distribucin del almacn. Cada almacn es nico, y tiene as su propia logstica de distribucin nica. Puede ser algo tan simple como el nmero de pisos o algo tan complejo como el sistema informtico utiliz. Pero cualesquiera causas ellos a ser nicos, logstica de distribucin deben considerado al disear cualquier servicio que utilice la distribucin del almacn.

Se ha dicho que un comercio al por menor es solamente tan bueno como su canal de la distribucin. Podra ser indicado igualmente que las logsticas de distribucin son la corriente que hace que fluye ese canal. Muchos encargados incurren en la equivocacin de crear ajustes de un "un tamao todo el" acercamiento a la distribucin del almacn. Creen que todos los almacenes deben funcionar esencialmente de la misma manera, y la manera de alcanzar esta uniformidad est con logstica de distribucin uniforme. Nada poda ser ms futuro de la verdad.

SELECCIN DE MOBILIARIO Y EQUIPO DE ALMACEN

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Los bienes muebles se clasifican de acuerdo a su naturaleza, aprovechamiento, origen, condiciones fsicas y situacin legal.

Por su Naturaleza: Bienes Instrumentales: Son aquellos bienes considerados como implementos o medios para el desarrollo de las actividades que se realizan en el Instituto, que tienen una vida til prolongada y que puedan inventariarse y resguardarse individualmente, por lo que deben ser incorporados al patrimonio del Instituto, ejemplo: Escritorios, microscopios, computadoras, etc. Estos bienes invariablemente son adquiridos con cargo al captulo 5000 del Clasificador por Objeto del Gasto. Bienes de Consumo: Son aquellos bienes que por su utilizacin en el desarrollo de las actividades que se realizan en el Instituto, tienen un desgaste parcial, total o que tienen un periodo de vida corto y que adems no pueden ser inventariados en forma individual. Estos bienes invariablemente son adquiridos con cargo al captulo 2000 del clasificador por Objeto del Gasto ejemplo: Mouses, licuadoras, calculadoras de bolsillo, cafeteras, engrapadoras simples, desengrapadoras, papeleras, perforadoras simples, accesorios, refacciones, etc. Por su aprovechamiento: Mobiliario: Bienes que se utilizan en forma indirecta para el desarrollo de las actividades (escritorios, sillas papeleras, anaqueles, etc.) y que no requieren de algn dispositivo para su operacin. Equipo: Bienes que se utilizan en forma ms directa para el desarrollo de las actividades y que requieren de dispositivos para su operacin (computadoras, cmaras fotogrficas y de vdeo, mquinas de escribir, calculadoras, etc.) Por su Origen: Bienes propiedad de la Entidad: Aquellos bienes que forman parte del patrimonio y que fueron incorporados a travs de su adquisicin con recursos federales o con recursos de proyectos externos, donados al Instituto por terceros o producidos por la misma institucin. Bienes en Comodato: Bienes de propiedad de un tercero (personas fsicas y morales) y que a travs de un contrato o convenio. Transitoriamente estn a disposicin del Instituto para su uso y aprovechamiento. Bienes propiedad de particulares: Bienes de propiedad de los servidores pblicos del Instituto para su uso personal, (radios, cmaras fotogrficas, computadoras, etc.) y que el Instituto no adquiere ninguna responsabilidad sobre ellos. Por sus Condiciones Fsicas: Bien til: Mobiliario y equipo que todava permite su uso y operacin con seguridad. Bien Desgastado: Mobiliario y equipo que por su uso ya no presenta las medidas mnimas de seguridad para su operacin.

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Bien Incosteable: Mobiliario y equipo deteriorado o descompuesto y que su rehabilitacin es mayor o casi igual que su valor de reposicin o que su mantenimiento es muy alto. Bien Destruido: Mobiliario y equipo que se encuentra en condiciones fsicas prcticamente deplorables y que ya no es posible su rehabilitacin. Nota: Las ltimas tres clasificaciones de estos bienes necesariamente deben darse de baja, por lo que el usuario tendr que ponerlos a disposicin del Departamento de Servicios Generales para los trmites procedentes. Por su situacin legal: Bien extraviado: Mobiliario y equipo del que el usuario desconoce su ubicacin por extravo, y cuya causa puede ser imputable a l. Bien robado: Mobiliario y equipo que le fueron robados al usuario con o sin violencia. Bien siniestrado: Mobiliario y equipo que sufri un deterioro a causa de un accidente y que puede ser reclamada su indemnizacin a la compaa de seguros. En la prctica se dispone de una gran variedad de, sistemas de informacin que soportan los aspectos administrativos y de control de las organizaciones: por ejemplo, en una fbrica se tendran los siguientes sistemas principales: Funcin Sistema Almacn. Control de inventarlos. Produccin. Planeacin y control de la produccin. Compras. Proceso de rdenes y seguimiento de las compras. Ventas Facturacin y control de crditos. Contabilidad. Registro de afectaciones contables y emisin de informes. Personal. Nminas y administracin de personal. Por lo general, en estos sistemas los datos se registran en documentos fuente que representan las actividades y acontecimientos ocurridos durante el flujo de operaciones de la organizacin. Estos sistemas pueden pasar por un flujo que permita su procesamiento electrnico y con ello tratar de satisfacer las necesidades de informacin de la organizacin. Cabe hacer notar que estos sistemas normalmente estn relacionados unos con otros; las salidas de un sistema pueden ser transacciones de entrada de otro sistema y durante el diseo de sistemas es de vital importancia identificar estas relaciones. Los sistemas, segn su naturaleza, se clasifican en los grupos siguientes: Determinsticos. Probabilsticas.

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Hasta cierto punto la clasificacin no tiene mayor importancia, pero es imperativo que dentro de los sistemas exista la dinmica suficiente para responder a los cambios que emanan, ya sea de forma externa y/o interna. Esto es esencial en las organizaciones modernas, pues en la poca actual se registran cambios sustanciales, ya sean sociolgicos, tcnicos, econmicos o legales, que modifican las polticas y funciones de las organizaciones. El proceso de diseo de los sistemas de informacin comprende tanto el diseo de uno nuevo como el rediseo de un sistema que se encuentre en operacin. Un nuevo sistema se requiere cuando la organizacin inicia sus operaciones o cuando una nueva divisin solicita por primera vez el proceso de datos de un cierto sistema. Los sistemas en operacin normalmente necesitan ser rediseados o modificados parcialmente en forma peridica para asegurar que estn acordes con lo actual y no con los requerimientos histricos. Una organizacin se puede clasificar como un sistema total, y sus subsistemas son: Subsistema administrativo. Subsistema operativo. Subsistema de informacin. stos deben interrelacionarse para lograr las metas y objetivos de la organizacin. El subsistema de informacin tiene una funcin muy importante dentro de la organizacin: Debe proporcionar informacin confiable y oportuna para que el subsistema administrativo tome un nivel adecuado de decisiones. Debe monitorear el subsistema operativo para conocer los resultados reales obtenidos y proporcionar informacin sobre las operaciones que da con da tiene que realizar la organizacin. Debe comparar los resultados reales con los planeados y proporcionar informacin que ayude a corregir las desviaciones incurridas. Tradicionalmente los sistemas computacionales de informacin se han desarrollado bajo metodologas distintas, producto de la experiencia del personal especialista; sin embargo, en los ltimos aos ha nacido una serie de nuevas disciplinas (tecnologa de informacin, ingeniera de software, etc.) que tienen como finalidad proporcionar una metodologa formal e ingenieril para desarrollar sistemas computacionales de informacin de manera eficiente y efectiva. Tipos de sistemas de informacin.

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Aunque muchas compaas y organizaciones estn haciendo grandes esfuerzos para extender las aplicaciones de las computadoras fuera de las zonas que actualmente se consideran comprobadas y de rutina, de todos modos la gran mayora de los sistemas de informacin (ya sean manuales o basados en computadoras) continan en las categoras que veremos a continuacin. Ordinariamente la obtencin y diseminacin de la informacin es el problema ms difcil de la compaa. La informacin es voluminosa, esparcida, y a menudo difcil de obtener. Si los gerentes quedan envueltos en el papeleo, no tendrn tiempo para llevar a cabo la valoracin, el planeamiento o la toma de decisiones. Su trabajo ser una constante bsqueda de informacin para manejar las diversas crisis que se presenten, adems del flujo normal del trabajo. Con el transcurso del tiempo las empresas tpicas han desarrollado los sistemas principales de informacin que muestra la tabla 1 1, para proporcionar informacin de planeamiento, de operacin y de control para los tomadores de decisiones de toda la organizacin. Esos sistemas principales son los siguientes:       financiero, de produccin o de operaciones, de mercadotecnia, de personal, de control de proyectos y otros sistemas secundarios.

Todas las compaas tienen algn sistema de informacin financiera. Esta categora de la informacin es la que ahora se usa ms comnmente. La base del sistema es el flujo de dlares en toda la organizacin, y si estn diseados correctamente los sistemas de contabilidad, de costeabilidad y de responsabilidad, siguen la estructura de la organizacin. Esos sistemas comprenden grandes cantidades de datos, relacionados primordialmente con informacin histrica e interna, aunque en algunas zonas del planeamiento financiero el sistema proporciona el criterio futurista asociado, con el planeamiento. La presupuestacin es totalmente futurista. En general la conversin de un sistema, financiero, manual a otro basado en computadoras, no podr tener tantas mejoras como mecanismo administrativo como ocurre en otros tipos de sistemas de informacin. Desde un punto de vista de manejo de datos y de costo, ordinariamente los* sistemas financieros son los que se prefieren para conversin, pero no hay la misma oportunidad de mejorar el sistema de informacin debido a la naturaleza de sus operaciones, que ordinariamente se ocupan sobre todo del control presupuestal. La mejora consistir en la prontitud y la exactitud de los informes. Peridicamente la administracin aprueba algn tipo de plan financiero (el presupuesto principal), que asigna la responsabilidad del mantenimiento de ingresos, las inversiones y los costos dentro de los lmites normales. Luego ese plan se convierte en la base de los informes peridicos de

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actuacin comparados con el plan, y esos informes constituyen el mecanismo con el que se ejerce el control. En esa clase de sistemas los principales problemas son los siguientes: Determinacin de normas equitativas de control, Determinacin de la necesidad de accin, y Obtencin de informacin rpida y actualizada, y de sus variaciones. No es probable que el automatismo de los registros financieros disminuya los problemas asociados con los dos primeros atributos, aunque sin embargo, ser de gran ayuda para acelerar la produccin de informes. Es probable que el sistema financiero sea el ms importante sistema de informacin aislado de la compaa, y en la mayor parte de las empresas, es el ms antiguo y el mejor desarrollado. La principal preocupacin de ese sistema consiste en las actividades necesarias de diseo para convertirlo en un importante instrumento para la operacin y el planeamiento.

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