MANAJEMEN PERKANTORAN

Nama : Hilma Habibah

NIM : 2207599

Dosen Pengampu : Dr. Rasto, S.Pd., M.Pd.

KELAS B

PRODI PENDIDIKAN MANAJEMEN PERKANTORAN

FAKULTAS PENDIDIKAN EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA

z
 Materi 1 Hakikat Manajemen Perkantoran

1. Pengertian Kantor
Kantor dalam arti sempit yaitu sebagai tempat pelaksanaan kegiatan adiministratif,
sedangkan dalam arti luas yaitu penyedia layanan informasi dan komunikasi.
Pemahaman kantor dalam artian yang sempit didasarkan pada pengertian kantor
menurut para ahli:
a) Robert. C.
Kantor adalah sekumpulan departemen yang melaksanakan pekerjaan
adminisratif.
b) Oliverio, M.E., Pasewark, W.R., White, B.R
Kantor adalah tempat melakukan kegiatan bisnis atau organisasi.

Pemahaman pengertian kantor dalam artian yang luas didasarkan pada pengertian
kantor menurut ahli:

a) P.W. Betts
Kantor merupakan istilah yang digunakan untuk penyediaan dan
pemeliharaan layanan informasi yang efektif melalui jaringan komunikasi yang
handal.
2. Urgensi Kantor

Kehadiran kantor bagi suatu organisasi sangatlah penting. Kantor merupakan pusat kegiatan
organisasi. Tanpa kantor, organisasi tidak dapat berfungsi. Kantor juga merupakan energi utama
aktivitas organisasi. Kantor menyimpan berbagai informasi mengenai kegiatan organisasi baik dari
sumber internal maupun ekternal. Pentingnya kantor tercermin dari empat alasan berikut:

 Pertama, Stakeholder akan mengenal perusahaan melalui kantor. Gerbang utama melakukan
transaksi dan komunikasi dengan pelanggan.
 Kedua, kantor memfasilitasi penyusunan arsip dan laporan yang sangat dibutuhkan oleh
manajemen.
 Ketiga, membantu manajemen dalam melaksanakan fungsinya seperti perencanaan,
pengorganisasian, koordinasi, dan pengawasan.
 Keempat, kantor memberikan kesempatan kerja.

z
 3. Fungsi Kantor
Merujuk pada berbagai pendapat ahli, fungsi kantor dikategorikan ke dalam fungsi
utama dan fungsi pendukung.
1. Fungsi Utama
Fungsi utama kantor adalah mengelola informasi. Pemahaman ini merujuk pada
pendapat Mills dan Standingford. Dapat dipahami berbagai pendapat mengenai fungsi utama
kantor yaitu aktivitas menerima, merekam, mengolah, dan mendistribusikan informasi. Uraian
mengenai empat aktivitas fungsi utama kantor tersebut dapat dipaparkan berikut:
a. Menerima Informasi
Informasi sumber internal diterima dari unit-unit kerja yang ada dalam
perusahaan. Sedangkan informasi sumber eksternal berasal dari luar organisasi seperti
pelanggan, pemasok, pemerintah,investor, dan perusahaan lain. Informasi juga dapat
dikumpulkan melalui peran serta para eksekutif ketika menghadiri seminar atau
kunjungan ke perusahaan mitra bisnis.
b. Merekam Informasi
Langkah pertama yaitu menyortir informasi ke dalam kategori atau kelompok.
Selanjutnya dapat dicatat baik secara manual ataupun elektronik. Urgensi informasi
merupakan faktor utama yang harus diperhatikan dalam menjamin ketersediaan
informasi. Rekaman informasi menjadi dasar untuk manajemen informasi dan
manajemen tindakan.
c. Mengolah Informasi
Diperlukan staf yang terlatih untuk mengolah dan memproses informasi
tersebut secara sistematis. Sangat sering melibatkan perhitungan dan penyederhanaan,
sesuai dengan kebutuhan manajemen. Hasil pengolahan informasi dapat berupa laporan
biaya, laporan statistik, laporan keuangan dan lainnya yang berkaitan dengan kinerja
bisnis.
d. Mendistribusikan Informasi
Kantor memiliki saluran dua arah terkait dengan informasi, yaitu menerima
informasi dan kemudian mengirimkan informasi tersebut ke pihak lain untuk mereka
gunakan.
2. Fungsi Pendukung
a. Melaksanakan fungsi manajemen.
b. Merancang sistem dan prosedur kantor.

z
 c. Mengendalikan formulir kantor.
d. Mengendalikan karyawan kantor.
e. Menjamin ketersediaan alat tulis kantor
f. Menjamin ketersediaan peralatan, furnitur, dan mesin kantor.
g. Menjamin keamanan aset.
h. Melaksanakan hubungan masyarakat
4. Jenis Kantor
a. Coworking Space
Sebuah kantor open space yang sistem penggunaannya adalah sewa (rent). Sistem sewa
yang diberlakukan biasanya dalam bentu kursi, satu ruang cubicle, atau lebih para startups
yang masih dalam proses berkembang.
b. Kantor Ruko
Kantor ruko merupkan bangunan rumah toko yang digunakan sebagai lokasi bekerja
bagi perusahaan.
c. Virtual Office
Jenis kantor yang tidak mempunyai bangunan fisik. Artinya, pemilik perusahaan hanya
menyewa alamat kantor sebagai kebutuhan administrasi.
d. Kantor Pabrik
Bangunan kantor yang digunakan untuk kegiatan pabrik dan administrasi atau
operasional secara bersamaan.
e. Serviced Office
Sebuah manajemen fasilitas yang menjadi pengurusnya akan menyewakan ruangan
kerja atau lantai kerja untuk beberapa perusahaan berbeda. Biasanya terletak di kota-kota
besar.
5. Pengertian Manajemen Perkantoran
Manajemen perkantoran dapat didefinisikan sebagai proses merencanakan,
melaksanakan, dan mengevaluasi aktivitas kantor dalam mewujudkan kantor sebagai penyedia
layanan informasi dan komunikasi untuk membantu pencapaian tujuan organisasi secara efektif
dan efisien.
Rao, M.E.T
Manajemen perkantoran adalah perencanaan, pengorganisasian, dan
pengendalian dokumen oleh administrator dalam suatu organisasi.

z
 Wyle and Brecht
Manajemen kantor merupakan pemanfaatan dan pengendalian manusia,
metode, mesin dan material untuk mencapai hasil terbaik, kualitas tertinggi, upaya
terbaik, waktu tersingkat, carayang paling praktis, dan dapat diterima oleh manajemen
puncak.
6. Manajemen Perkantoran sebagai Cabang Ilmu Manajemen
Manajemen perkantoran merupakan cabang ilmu manajemen yang memiliki fokus
kajian terhadap penyedia layanan informasi dan komunikasi. Secara spesifik, manajemen
perkantoran berakar dari manajemen ilmiah. Manajemen ilmiah adalah penggunaan metode
ilmiah untuk menentukan cara terbaik dalam menyelesaikan suatu masalah pekerjaan.
Penerapan manajemen ilmiah dalam bidang manajemen perkantoran telah memunculkan kajian
baru yaitu manajemen perkantoran ilmiah (Scientific Office Management) yang dicetuskan
pertama kali oleh William Henry Leffingwell. Manajemen ilmiah, bila diterapkan pada
manajemen kantor melibatkan langkah-langkah berikut.
a. Merumuskan masalah dan menentukan tujuan.
b. Menganalisis masalah.
c. Mencari fakta.
d. Mencari metode yang tepat.
e. Mencari orang yang tepat.
f. Melatih orang yang tepat.
g. Perencanaan.
h. Melaksanakan pekerjaan atau bekerja sama.
7. Informasi sebagai Kajian Utama Manajemen
Perkantoran Kajian Informasi Kantor
Kajian utama informasi kantor, dimulai dari kajian mengenai sistem dan prosedur
kantor. Dasar kajian dari sistem dan prosedur kantor adalah sistem manajemen mutu (Quality
Management System-QMS) dan rekayasa proses bisnis (Business Process Reengineering-BPR).
Kajian mengenai sistem dan prosedur jantir, melahirkan kajian mengenai aliran,
panduan kantor, manajemen formulir, dan manajemen arsip. Ini semua merupakan dasar
kajian dari manajemen sistem informasi, dan pengambilan keputusan bagi manajemen.

z
 8. Dimensi Ilmu Manajemen Perkantoran
Dimensi ilmu manajemen perkantoran juga bisa diartikan sebagai ciri-ciri/karakteristik
dari ilmu manajemen perkantoran, diantaranya:
a) Bersifat pelayanan (Service) pada semua pihak atau orang
Hal ini bermakna bahwa pekerjaan kantor umumnya merupakan dari pelayanan dan
support untuk acara organisasi.
b) Merembes dan dilaksanakan oleh semua pihak
Pekerjaan kantor berdampak pada unit-unit lain yang selalu hadir dan dilaksanakan
di setiap organisasi.
c) Hasil karenanya berupa informasi
Informasi yaitu berupa keterangan-keterangan yang berisi data yang sanggup
diandalkan dalam kepentingan pihak tertentu.
d) Bersifat memudahkan
Pekerjaan kantor merupakan alat katalisator yang mempunyai majemuk acara dari
setiap perusahaan dipersatukan.
e) Bersifat pengetikan dan penghitungan
Susunan pekerjaan kantor lebih banyak yang terdiri dari pekerjaan mengetik.
f) Dilakukan oleh semua pihak

Pertanyaan Dan Jawaban

 Informasi dapat dikumpulkan melalui peran serta para eksekutif ketika menghadiri seminar atau
kunjungan ke perusahaan mitra bisnis, hal tersebut selaras dengan salah satu fungsi utama
kantor, yaitu…
a. Mendistribusikan informasi
b. Mengolah informasi
c. Melaksanakan fungsi manajemen
d. Menerima informasi
e. Melaksanakan hubungan masyarakat