TUGAS 1

EKMA4159 / Komunikasi Bisnis

Nama : Dimas Aldi Zulala

Nim : 042397668

1. Dalam kegiatan sehari-hari, komunikasi bisnis yang menggunakan komunikasi

nonverbal itu dengan mudah bisa kita jumpai. Mulai dari seragam yang dipergunakan
para teller bank hingga logo yang dipergunakan satu perusahaan. Jelaskan tentang
Jenis-jenis komunikasi nonverbal.
2. Komunikasi efektif merupakan pertukaran suatu informasi, ide, perasaan yang
menghasilkan perubahan sikap sehingga terjalin sebuah hubungan baik antara
pemberi pesan dan penerima pesan. Pengukuran efektivitas dari suatu proses
komunikasi dapat dilihat dari tercapainya tujuan si pengirim pesan. Jelakan beberapa
hal yang menjadi ciri pesan yang efektif....
3. Kenapa rapat sangat penting dalam dunia kontemporer. adanya tiga faktor yang
membuat rapat menjadi sangat penting dalam dunia bisnis kontemporer dan
bagaimana menentukan rapat bisnis yang efektif.....
Jawaban :

1. Adapun jenis-jenis komunikasi non verbal yang diantaranya

yaitu:

a. Komunikasi Objek

Dalam hal ini yang paling umum ialah penggunaan pakaian, dimana orang sering dinilai dari
jenis pakaian yang digunakannya, walaupun ini dianggap termasuk salah untuk bentuk
stereotipe. Misalnya orang sering lebih menyukai orang lain yang cara berpakaiannya
menarik. Selain itu dalam wawancara pekerjaan seseorang yang berpakaian menarik
cenderung lebih mudah mendapat pekerjaan dari pada yang tidak.

b. Sentuhan
Sentuhan dapat termasuk, bersalaman, menggenggam tangan, berciuman, sentuhan di
punggung, mengelus-elus, pukulan dan lain-lain. Masing -masing bentuk komunikasi ini
menyampaikan pesan tentang tujuan atau perasaan dari sanga penyentuh. Sentuhan juga dapat
menyebabkan suatu perasaan pada sang penerima sentuhan, baik positif ataupun negatif.
Haptik ialah bidang yang mempelajari sentuhan sebagai komunikasi non verbal.

c. Kronemik
Merupakan bidang yang mempelajari penggunaan waktu dalam komunikasi non verbal.
Penggunaan waktu dalam komunikasi non verbal meliputi durasi yang dianggap cocok bagi
suatu aktivitas, mencakup banyaknya aktivitas yang dianggap patut dilakukan dalam jangka
waktu tertentu, serta ketepatan waktu “punctuality”.

d. Gerakan Tubuh “Kinesik”

Dalam komunikasi non verbal, gerakan tubuh atau kinesik meliputi kontak mata, ekspresi
wajah, isyarat dan sikap tubuh. Gerakan tubuh biasanya digunakan untuk menggantikan suatu
kata atau frasa, misalnya mengangguk untuk mengatakan ya: untuk mengilustrasikan atau
menjelaskan sesuatu; menunjukkan perasaan, misalnya memukul meja untuk menunjukkan
kemarahan; untuk mengatur atau mengendalikan jalannya percakapan atau untuk melepaskan
ketegangan.

e. Proxemik “Bahasa Ruang”

Merupakan jarak yang digunakan ketika berkomunikasi dengan orang lain, termasuk juga
tempat atau lokasi posisi kita berada. Pengaturan jarak menentukan seberapa jauh atau
seberapa dekat tingkat keakraban kita denga orang lain, menunjukkan seberapa besar
pengahargaan, suka atau tidak suka dan perhatian kita terhadapo orang lain,s elain itu juga
menunjukkan simbol sosial.

f. Jarak Intim
Jarak dari mulai bersentuhan sampai jarak satu setengah kaki.

g. Jarak Personal
Jarak yang menunjukkan perasaan masing-masing pihak yang berkomunikasi dan juga
menunjukkan keakraban dalam suatu hubungan, jarak ini berkisar antara satu setengah kaki
sampai empat kaki.

h. Jarak Sosial
Jarak yang menunjukkan pembicara yang menyadari betul kehadiran orang lain. Karena itu
dalam jarak ini pembicara berusaha tidak mengganggu dan menekan orang lain,
keberadaannya terlihat dari pengaturan jarak antara 4 kaki hingga 12 kaki.

i. Jarak Publik
Jarak yang berkisar antara 12 kaki sampai tak terhingga.

2. Hal yang menjadi ciri pesan yang efektif yaitu :

a. Kelogisan Kalimat
Kelogisan penting untuk menghindari kesan ambigu pada kalimat. Kalimat yang logis harus
memiliki subjek, keterangan, predikat, induk, dan anak kalimat yang jelas. Selain itu, subjek
tidak boleh ganda, dan predikat tidak didahului kata "yang".

Contoh:
Kepada Bapak Kepada Sekolah, waktu dan tempat kami persilahkan. (tidak efektif)
Bapak Kepala Sekolah dipersilahkan menyampaikan pidatonya sekarang. (efektif)

b. Kesepadanan Struktur
Perhatikan kelengkapan struktur kalimat dan penggunaannya. Pastikan kalimat memiliki
unsur klausa, minimal subjek dan predikat. Lalu jangan letakkan preposisi (kata depan)
sebelum subjek karena akan mengaburkan pelaku dalam kalimat.
Contoh:
Bagi semua peserta diharapkan hadir tepat waktu. (tidak efektif)
Semua peserta diharapkan hadir tepat waktu. (efektif)

c. Kesejajaran
Ciri selanjutnya menyangkut imbuhan dalam kata-kata yang ada di kalimat, sesuai
kedudukannya. Intinya, kalimat efektif harus berimbuhan paralel dan konsisten.

Contoh:
Harga minyak disesuaikan atau kenaikan itu secara wajar. (tidak efektif)
Harga minyak disesuaikan atau dinaikkan secara wajar. (efektif)

d.Kehematan Kata
Kehematan adalah penggunaan kata yang ringkas dan tidak bertele-tele, namun tidak
mengurangi makna atau mengubah informasi. Caranya dengan menghilangkan pengulangan
subjek yang sama pada anak kalimat, menghindari pemakaian superordinat pada hiponimi
kata, dan menghindari kesinoniman kata dalam kalimat.

Contoh
Para siswa-siswi sedang mengerjakan soal ujian masuk perguruan tinggi. (tidak efektif)
Siswa-siswi sedang mengerjakan soal ujian masuk perguruan tinggi. (efektif)

e. Ketegasan Makna
Tak selamanya subjek harus diletakkan di awal kalimat, meskipun memang peletakan subjek
biasanya selalu mendahului predikat. Namun, dalam beberapa kasus, boleh meletakkan
keterangan di awal kalimat untuk memberi efek penegasan.

Penegasan kalimat seperti ini sering dijumpai pada jenis kalimat perintah, larangan, ataupun
anjuran yang biasanya diikuti partikel lah atau pun.

Contoh:
Kamu makanlah nasi itu sampai habis agar tidak mubazir! (tidak efektif)
Makanlah nasi itu sampai habis agar tidak mubazir! (efektif)

3.- Tiga faktor yang membuat rapat menjadi sangat penting dalam dunia bisnis kontemporer
yaitu :

a.Kebutuhan beradaptasi untuk mempercepat perubahan dalam lingkungan bisnis

b. Kebutuhan koordinasi yang lebih besar dari unit-unit bisnis dan pemerintah
yang semakin saling bergantung.
c. Pergerakan kearah manajemen partisipatif, khususnya dalam pergerakan
lingkaran kualitas yang luas.

- Cara menentukan rapat bisnis yang efektif yaitu :

Rapat yang tidak efektif dapat memakan waktu, bahkan mungkin dapat pekerjaan seluruh tim
dalam rapat. Agar hal ini tak terjadi lagi, berikut ini adalah beberapa tips agar rapat kerja
berjalan lebih efektf.

1. Membuat agenda rapat

Hal pertama yang harus diperhatikan agar kamu dapat menciptakan rapat yang
efektif dapat dimulai dari membuat agenda rapat yang jelas. Hal ini karena banyak
undangan rapat yang seringkali tidak mencantumkan agenda serta tujuan rapat.
Kebanyakan undangan hanya berisi waktu, tempat, serta judul rapatnya saja.

Padahal mencantumkan agenda rapat merupakan poin penting untuk membuat rapat
lebih efektif. Agenda rapat akan membuat para undangan mengetahui hal apa saja yang
akan dibahas dalam pertemuan tersebut sehingga setiap orang dapat mempersiapkan
materi dengan baik.

Tidak hanya itu, hal ini juga bertujuan untuk mencegah topik rapat keluar jalur.
Dengan memaparkan agenda dan undangan rapat, meeting dapat berlangsung lebih
efektif karena setiap orang yang datang sudah mengetahui apa saja yang akan dibahas.

2. Menentukan jumlah undangan rapat

Salah satu faktor penentu rapat yang efekif ditentukan juga oleh banyaknya jumlah
undangan rapat. Seringkali rapat dihadiri oleh puluhan orang yang membuat terasa
sesak serta situasi tersebut jelas sangat tidak efektif karena tidak semua orang dalam
ruangan akan memberikan kontribusi bagi pertemuan tersebut.

Jika kamu adalah penyelanggara rapat, sebaiknya atur strategi meeting yang

efektif dengan menentukan jumlah orang yang diharapkan hadir agar rapat menjadi
lebih fokus.

3. Pastikan tepat sasaran sesuai tujuan rapat dan jenis rapat

Setelah menentukan jumlah undangan rapat, kamu juga perlu
menentukan audience sesuai dengan topik meeting. Misalnya, jika rapat kantor
bertujuan untuk diskusi seputar strategi pemasaran produk terbaru, maka sebaiknya
kamu hanya mengundang tim dari divisi marketing saja.

Hal ini penting karena diharapkan setiap orang yang diundang memahami topik yang
akan dibahas dan mampu memberikan masukan atau ide yang bisa menghasilkan
solusi. Selain itu, mengundang orang yang tidak berkepentingan dengan topik rapat
hanya akan membuat pertemuan berjalan lama dan tidak menghasilkan solusi apapun.

Ingatlah bahwa untuk menentukan siapa saja yang sebaiknya diundang ke dalam rapat,
kamu harus melihat kembali kepada tujuan dan jenis rapat yang ingin diadakan.
Umumnya rapat dapat dibedakan ke dalam beberapa jenis berdasarkan tujuan rapat.
Beberapa jenis rapat tersebut yaitu: 

 Status Update Meetings .Jenis rapat yang paling umum. Mencakup pertemuan

antara tim dan proyek yang reguler. Tujuannya untuk menyelaraskan tim
melalui pembaruan tentang update terkini, tantangan dan langkah yang harus
diambil. 
  Information sharing meetings. Tujuan rapat ini membagikan informasi dengan
para peserta. Bisa berupa perubahan yang akan datang, produk terbaru, atau
pengetahuan tentang suatu hal. Umumnya peserta yang hadir berperan seperti
pendengar pasif saja.
 Decision Making meetings. Tujuan rapat ini adalah mengambil keputusan.
Meski rapat untuk mengambil keputusan bisa dilakukan secara umum,
namun untuk perkara  yang lebih penting biasanya perlu diadakan pertemuan
khusus sendiri dengan jumlah orang terbatas. Proses pengambilan keputusan
mencakup pengumpulan informasi, brainstorming, evaluasi opsi, dan voting.
 Problem solving meetings. Jenis rapat ini bisa dikatakan paling kompleks dan
beragam. Apakah rapat tersebut membahas masalah yang sudah diidentifikasi
atau fokus pada pembuatan strategi dan rencana untuk masa depan? Ada
banyak proses dalam kelompok yang bisa dilibatkan. 
 Innovation meeting. Jenis rapat ini bisa dikatakan brainstorming meeting.
Tujuannya adalah mengumpulkan ide dan merancangnya ke dalam gagasan
yang paling cocok diidentifikasi. Dari sana dapat dibagikan rekomendasi tugas
pada pihak terkait.
 Team building meetings. Jenis rapat ini lebih berfokus pada kontribusi
membangun tim. Biasanya mencakup kick-off meeting, all-hands meeting dan
event perusahaan. 

4. Mencatat hal penting dalam rapat

Agar membuat rapat berlangsung efektif untuk masa depan, maka kamu perlu mencatat
poin penting selama rapat. Mungkin ada baiknya kamu memiliki notulen dalam setiap
rapat untuk mencatat hal penting dan ide yang dihasilkan dalam pertemuan tersebut.

Guna menghindari notulen melewatkan hal penting dalam merangkum semua poin,
kamu bisa menghimbau seluruh undangan menyiapkan catatan.

5. Mengontrol berjalannya rapat

Di saat tertentu, rapat bisa berubah menjadi percakapan. Ini tentu akan berdampak pada
ketidakefektifan rapat. Untuk menghindari hal tersebut, kamu sebagai
penyelenggara meeting bisa menjadi moderator yang mengontrol hal tersebut. Jika
rapat terlihat mulai seperti percakapan, kamu harus menghentikannya dan
memfokuskan kembali pada topik pembahasan.

6. Tepat waktu
Seringkali rapat berjalan terlambat atau tidak selesai tepat waktu, hal ini tentu sangat
merugikan. Untuk mengatasi hal tersebut, ada baiknya penyelenggara rapat membuat
waktu pertemuan yang ganjil.

Misalnya, kamu bisa mengadakan rapat dengan waktu genap seperti pukul 10 pagi atau
jam 2 siang, maka sesekali buatlah waktu rapat yang tidak biasa seperti pukul 09.26.
Banyak yang mengatakan bahwa cara ini bisa menciptakan rapat yang efektif karena
undangan rapat akan lebih banyak bertanya untuk mengonfirmasi waktu meeting dan
membuat mereka terus memperhatikan jam.
Dengan begitu audience rapat bisa hadir tepat waktu di tempat pertemuan. Selain
membuat waktu rapat yang tidak biasa, cara lain yang bisa kamu lakukan adalah
memajukan jam rapat sekitar 30 menit dari waktu sebenarnya.

7. Hindari penggunaan gadget selama rapat 

Meskipun anggota yang datang ke dalam rapat tidak dilarang membawa gadget, namun
ada baiknya kamu menghindari adanya penggunaan gadget seperti telepon genggam di
sepanjang rapat.

Sebab meski niatnya mungkin hanya sekedar melihat materi atau membuka email,
namun kesempatan itu bisa digunakan untuk melakukan hal-hal yang tidak berkaitan
dengan rapat seperti membalas pesan hingga membuka media sosial.

8. Usahakan durasi rapat singkat 

Rapat yang berlangsung terlalu lama dapat menjadi rapat yang tidak efektif. Pasalnya
semakin lama pertemuan, semakin mudah juga anggota yang hadir dalam rapat akan
merasa bosan, lelah dan tidak fokus. 

Rapat yang efektif sebaiknya tidak berlangsung lebih dari satu jam. Dengan membatasi
waktu rapat, maka anggota yang hadir juga dapat memahami betapa waktu tersebut
sangat berharga sehingga memiliki kesadaran untuk mengelola rapat yang efektif
sehingga lebih produktif.

9. Jangan lupakan sesi Q&A

Meski kamu ingin menjaga agar durasi rapat tetap singkat, namun jangan lupakan
untuk menyediakan waktu untuk tanya jawab. Segmen ini sama pentingnya dengan
keseluruhan pembahasan yang mungkin telah kamu lakukan. Di sesi ini lah kamu dapat
memastikan keterlibatan peserta lebih bermakna.

Tidak hanya meluangkan waktu menjelang akhir rapat untuk sesi tanya jawab, kamu
dapat memberitahukan peserta topik atau agenda rapat sebelumnya dan
mempersilahkan mereka menyiapkan pertanyaan yang ingin mereka tanyakan. Dengan
begitu peserta memiliki waktu untuk mempertimbangkan gagasan apa yang ingin
dibahas alih-alih memaksa mencari-cari pertanyaan di akhir pertemuan.

10. Akhiri dengan membuat action plan 

Siapkan beberapa menit di setiap akhir rapat untuk mendiskusikan langkah
selanjutnyayang harus dilakukan.  Mulai dari menentukan siapa yang bertanggung
jawab atas tugas tertentu hingga menentukan tenggat waktu yang harus dipatuhi. 

Dengan begitu rapat yang berlangsung tidak akan berakhir tanpa kesimpulan dan kamu
dapat menindak lanjuti hasilnya di kemudian hari.