ARSIP

Pengertian arsip adalah catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi dengan

berbagai macam bentuk yang dibuat oleh lembaga, organisasi maupun perseorangan dalam
rangka pelaksanaan kegiatan. Arsip dapat berupa surat, warkat, akta, piagam, buku, dan
sebagainya, yang dapat dijadikan bukti sahih untuk suatu tindakan dan keputusan. Dengan
adanya perkembangan teknologi, arsip dapat berbentuk audio, video dan digital.

Mengingat jumlah arsip yang semakin banyak dibuat dan diterima oleh lembaga, organisasi,
badan maupun perseorangan maka diperlukan manajemen pengelolaan arsip yang lebih dikenal
dengan sistem kearsipan melalui beberapa pekerjaan atau kegiatan untuk mengelola arsip yang
ada.

Pengertian kearsipan adalah pengelolaan catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi yang
memiliki nilai kegunaan dengan teratur dan terencana baik itu arsip yang dibuat maupun
diterima, agar mudah ditemukan kembali jika diperlukan. Sistem kearsipan yang diselenggarakan
secara optimal akan memperlancar kegiatan dan tujuan lembaga, organisasi, badan maupun
perseorangan.  

Fungsi Arsip
 Secara umum arsip memiliki fungsi untuk penunjang aktivitas administrasi, alat pengambil
keputusan,  bukti pertanggungjawaban, sumber informasi, dan wahana komunikasi. Selain itu
memiliki fungsi primer dan sekunder.

1. Fungsi primer adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada kepentingan pencipta arsip
tersebut sebagai penunjang saat tugas sedang berlangsung maupun setelah kegiatan selesai, baik
itu oleh lembaga/instansi pemerintah, swasta, maupun perorangan. Nilai guna pada arsip primer
meliputi administrasi, hukum, keuangan, ilmiah maupun teknologi.

2. Fungsi sekunder adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan bukan untuk
pencipta arsip melainkan bagi kepentingan lembaga/instansi pemerintah, swasta, perorangan dan
juga kepentingan umum lain sebagai bahan bukti dan bahan pertanggungjawaban. Nilai guna
skunder meliputi nilai guna pembuktian dan penginformasian.

Sifat dan Karakter Arsip

Arsip memiliki sifat dan karakter untuk membedakan kualitas arsip, antara lain :

 Autentik yaitu informasi melekat pada wujud aslinya seperti informasi mengenai waktu dan
tempat arsip dibuat/diterima, memiliki tujuan dan kegiatan, bukti kebijaksanaan dan organisasi
penciptanya.
 Legal yaitu dokumentasi untuk mendukung tugas dan kegiatan, memiliki status sebagai bahan
bukti resmi bagi keputusan dan pelaksanaan kegiatan.
 Unik karena tidak dibuat massal dan memiliki kronologi produk. Jika arsip diduplikasi (dibuat
tembusan) akan memiliki arti yang berbeda untuk pelaksanaan kegiatan. 

Jenis-Jenis Arsip Berdasarkan Bentuk Fisiknya

1. Arsip yang berbentuk lembaran. Misalnya: Surat-surat, warkat, akte notaries, SK pendirian
bangunan, sertifikat tanah, surat kontrak, kuitansi, cek, laporan-laporan, micro fiche, foto-foto
dan lain-lain.

2. Arsip yang tidak berbentuk lembaran. Misalnya, disket komputer, hard disk, video kaset, flash
disk, micro film, rekaman pada pita kaset, dan lain-lain.

Jenis-Jenis Arsip Berdasarkan Subyek atau Isinya

Arsip menurut subyek atau isinya dapat dibedakan menjadi 4, antara lain yaitu:

1. Arsip Keuangan, contohnya: laporan keuangan, darftar gaji,  bukti pembelian, bukti
pembayaran dan surat perintah bayar.
2. Arsip Kepegawaian, contohnya: surat lamaran, daftar riwayat hidup pegawai, surat
pengangkatan pegawai dan rekaman prestasi.

3. Arsip Pemasaran, contohnya: surat pesanan, surat perjanjian penjualan, surat penawaran,
daftar pelanggan dan daftar harga.

4. Daftar pendidikan, contohnya: satuan pelajaran, daftar hadir siswa, kurikulum, raport dan
transkip mahasiswa.

Jenis-Jenis Arsip Berdasarkan Masalahnya

1. Financial record, yaitu arsip-arsip yang berisi catatan-catatan mengenai masalah keuangan.
Contoh: kuintasi, giro, cek, dan kartu kredit.

2. Inventory record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah barang

inventaris.Contoh: catatan tentangjumlah barang, merek, ukuran, dan harga.

3. Personal record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah kepegawaian. Contoh:
surat lamaran kerja, curriculum vitae, absensi pegawai, dan surat keputusan.

4. Sales record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah penjualan. Contoh: data
penjualan dan daftar nama agen dan distributor.

5. Production record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah produksi. Contoh:
arsip tentang jenis bahan baku, jenis alat/mesin yang digunakan, dan jenis dan kualitas barang.

Jenis-Jenis Arsip Berdasarkan Keahliannya

Penggolongan arsip berdasarkan pada tingkat keasliannya, bisa dibedakan menjadi 3, yaitu:

1. Arsip asli, yaitu dokumen yang langsung terkena hentakan mesin tik, tanda tangan, cetakan
printer, serta legalisasi asli yang merupakan dokumen utama.

2. Arsip salinan, yaitu dokumen yang proses pembuatannya tidak bersama dengan dokumen asli,
akan tetapi mempunyai kesesuaian dengan dokumen asli.

3. Arsip Tembusan, yaitu dokumen kedua, ketiga dan seterusnya yang dalam proses
pembuatannya bersama dokumen asli, akan tetapi ditujukan pada pihak selain penerimaan
dokumen asli.

Jenis-Jenis Arsip Berdasarkan Pemiliknya

1. Lembaga pemerintahan
- Arsip nasional di indonesia(Arsip Nasional Republik Indonesia) sebagai inti organisasi dari
Lembaga Kearsipan Nasional yang selanjutnya disebut arsip nasional pusat.

- Arsip nasional di setiap ibu kota Daerah Tingkat I (arsip nasional daerah), termasuk daerah-
daerah yang setingkat dengan Daerah Tingkat I, (Daerah Istimewa Yogyakarta, Daerah khusus
Ibukuota Jakarta) yang selanjuntya disebut arsip nasional daerah.

2. Instansi pemerintah/swasta

- Arsip primer dan arsip sekunder. Arsip primer adalah arsip aslinya. Jadi, bukan tindasan, bukan
karbon kopinya atau bukan salinan atau bukan microfilmnya. Sedangkan arsip sekunder adalah
arsip yang berupa tindasan atau karbon kopinya, salinan atau microfilmnya.

- Arsip sentral arsip unit. Arsip sentral adalah arsip yang disimpan pada pusat arsip atau arsip
yang dipusatkan penyimpanannya. Arsip unit adalah arsip yang disebarkan penyimpanannya
pada setiap bagian organisasi.

Jenis-Jenis Arsip Berdasarkan Sifatnya

1. Arsip tidak penting, yaitu arsip yang hanya mempunyai kegunaan informasi. Contoh: surat
undangan dan surat pemberitahuan.

2. Arsip biasa, yaitu arsip yang semula penting, akhirnya tidak berguna lagi pada saat arsip yang
diinformasikan itu berlalu. Contoh: surat lamaran kerja dan surat tagihan.

3. Arsip penting, yaitu arsip yang ada hubungannya dengan masa lalu dan masa yang akan
datang, sehingga perlu disimpan dalam waktu yang lama. Contoh: surat perjanjian dan surat
kontrak.

4. Arsip sangat penting (vital), yaitu arsip yang dapat dijadikan alat pengingat selama-lamanya
(bernilai sejarah/ilmiah). Contoh: naskah proklamasi dan surat keputusan hasil penelitian ilmiah.

5. Arsip rahasia, yaitu arsip yang isinya hanya boleh diketahui oleh orang tertentu saja dalam
suatu organisasi. Contoth: hasil penilaian pegawai dan strategi pemasaran.

Jenis-Jenis Arsip Berdasarkan Fungsinya

1. Arsip dinamis, yaitu arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan,
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, atau dipergunakan secara langsung
dalam penyelenggaraan administrasi Negara.

- Arsip aktif, yaitu arsip yang dipergunakan secara terus menerus dalam kegiatan kantor. Arsip
inimasih sering dikeluarkan untuk keperluan tertentu.
- Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah menurun, tetapi kadang-
kadang masih diperlukan.

- Arsip inaktif, yaitu arsip dinamis yang sudah sangat jarang digunakan. Arsip inaktif
hanyadigunakan sebagai referensi atau pemberi keterangan semata.

2. Arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan,
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan
administrasi Negara.

Jenis-Jenis Arsip Berdasarkan Nilai Gunanya

Penggolongan arsip berdasarkan nilai dan kegunaannya ada 7 macam, antara lain yaitu:

1. Arsip bernilai informasi, contohnya: pengumuman, undangan dan pemberitahuan.

2. Arsip bernilai hukum, contohna: akta pendirian perusahaan, akta perkawinan, akta kelahiran,
surat kuasa, surat perjanjian dan keputusan pengadilan.

3. Arsip bernilai administrasi, contohnya: surat keputusan, prosedur kerja, ketentuan-ketentuan

organisasi, dan uraian tugas pegawai.

4. Arsip bernilai ilmiah, contohnya: hasil penelitian.

5. Arsip bernilai keuangan, contohnya: kuitansi, bon penjualam, dan laporan keuangan.

6. Arsip bernilai sejarah, conohnya: laporan tahunan, notulen rapat, dan gambar foto dan
peristiwa.

7. Arsip bernilai pendidikan, contohnya: karya ilmiah para ahli, kurikulum, satuan pelajaran dan
program pelajaran.

Jenis-Jenis Arsip Berdasarkan Kekuatan Hukum

Penggolongan arsip berdasarkan kekuatan hukum atau legalitas dari sisi hukum dibedakan
menjadi 2 macam, antara lain yaitu:

1. Arsip autentik, yaitu arsip yang diatasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta (bukan
fotokopi atau film) sebagai tanda keabsahan dari isi arsip yang bersangkutan. Dalam hal ini arsip
autentik dapat digunakan sebagai bukti hukum yang sah.

2. Arsip tidak autentik, yaitu arsip yang diatasnya tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta,
arsip ini dapat berupa fotokopi, film, mikrofiolm dan hasil print komputer.
CONTOH GAMBAR ARSIP
FLASHDISK

MEMORY CARD

PETA
SURAT

FAKSIMILE