A. Sistem Perkantoran
Kata sistem sendiri berasal dari bahasa Latin (systēma) dan bahasa Yunani (sustēma)
adalah suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama
untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi.
Definisi Sistem :
Raymond McLeod 2001 : Sistem adalah himpunan dari unsur-unsur yang saling
berkaitan sehingga membentuk suatu kesatuan yang utuh dan terpadu.
L. Ackof : Sistem adalah setiap kesatuan secara konseptual atau fisik yang terdiri dari
bagian-bagian dalam keadaan saling tergantung satu sama lainnya.
Ludwig Von Bartalanfy : Sistem merupakan seperangkat unsur yang saling terikat dalam
suatu antar relasi diantara unsur-unsur tersebut dengan lingkungan.
Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan Sistem adalah sekumpulan unsur / elemen
yang saling berkaitan dan saling mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama yang
utuh dan terpadu untuk mencapai suatu tujuan.
Prosedur adalah serangkaian aksi yang spesifik, tindakan atau operasi yang harus
dijalankan atau dieksekusi dengan cara yang sama agar selalu memperoleh hasil yang
sama dari keadaan yang sama. Lebih tepatnya, kata ini bisa mengindikasikan rangkaian
aktivitas, tugas-tugas, langkah-langkah, keputusan-keputusan, perhitungan-perhitungan
dan proses-proses, yang dijalankan melalui serangkaian pekerjaan yang menghasilkan
suatu tujuan yang diinginkan, suatu produk atau sebuah akibat.
Metode berasal dari Bahasa Yunani “Methodos’’ yang berarti cara atau jalan yang
ditempuh. Sehubungan dengan upaya ilmiah, maka metode menyangkut masalah cara
kerja untuk dapat memahami objek yang menjadi sasaran ilmu yang bersangkutan.
Fungsi metode berarti sebagai alat untuk mencapai tujuan.
Oleh karena itu sistem tidak dapat berdiri sendiri atau dilepaskan dari prosedure dan
metode
Sistem Perkantoran
Menurut Ahli Inggris J.C. Denyer (Office Management, 1975) memberikan definisi
sistem perkantoran sebagai berikut:
Dapatlah dikatakan bahwa suatu sistem perkantoran adalah urutan baku operasi-operasi
dalam suatu kegiatan perusahaan khusus (pembayaran upah, pembuatan faktur penjualan,
dan sebagainya) dan berkenaan dengan bagaimana operasi-operasi itu dilaksanakan
(metode) maupun dengan dimana dan bila mana dilaksanakan.
Definisi yang diberikan oleh Terry : ”Suatu prosedur perkantoran dapat didefinisikan
sebagai suatu rangkaian langkah-langkah ketatausahaan yang bertalian, biasanya
dilaksanakan oleh lebih dari satu orang, yang membentuk suatu cara yang diterima dan
menjadi tetap dalam menjalankan suatu tahap aktivitas perkantoran yang penting dan
menyeluruh. Jadi Prosedur perkantoran adalah segenap rangkaian metode kantor yang
telah menjadi langkah-langkah tetap dalam penyelesaian sesuatu pekerjaan di bidang
tatausaha biasanya oleh lebih daripada satu petugas.
Sistem perkantoran yang baik juga berpegang pada sejumlah asas atau prinsip tertentu.
J.C. Denyer telah mencatat asas-asas umum sistem perkantoran yang baik sebagai
berikut:
a. Sistem perkantoran yang baik mempunyai suatu arus kerja yang lancar tanpa terjadi
hambatan-hambatan;
b. Sistem perkantoran yang baik menghindari terjadinya kekembaran kerja dan warkat;
c. Sistem itu menjaga sehingga perjalanan mondar-mandir para petugas terjadi secara
minimum;
d. Sistem itu menghindari pula tulis-menulis yang tidak perlu;
e. Sistem perkantoran memanfaatkan sebaik-baiknya kelebihan spesialisasi dalam
pelaksanaan kerja;
f. Sistem perkantoran yang baik menjaga sehingga jumlah pekerjaan dengan perbekalan
kertas adalah minimum;
g. Sistem perkantoran yang baik menghindari pengecekan yang tidak perlu;
h. Untuk terciptanya prosedur rutin yang tetap, pengecualian terhadap aturan perlu di
usahakan sesedikit mungkin;
i. Sistem perkantoran memanfaatkan sebaik-baiknya mesin;
j. Sistem perkantoran yang baik harus berdasarkan azas kesederhanaan.
B. Informasi
Di dalam suatu organisasi atau perusahaan, informasi merupakan sesuatu yang memiliki
arti sangat penting dalam mendukung proses pengambilan keputusan oleh pihak
manajemen. Raymond Mcleod mengatakan bahwa informasi adalah data yang telah
diolah menjadi bentuk yang memiliki arti bagi si penerima dan bermanfaat bagi
pengambilan keputusan pada saat ini atau pada masa yang akan datang.
Jadi secara umum, informasi dapat didefinisikan sebagai hasil pengolahan data dalam
suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang
menggambarkan kejadian-kejadian yang nyata yang digunakan untuk pengambilan
keputusan.
Sumber dari informasi adalah data yang merupakan kenyataan yang menggambarkan
suatu kejadian-kejadian dan kesatuan yang nyata.
Kejadian adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu.
Kesatuan nyata adalah suatu objek nyata seperti tempat, benda dan orang yang betul-
betul ada dan terjadi.
Data merupakan bentuk yang masih mentah, belum dapat bercerita banyak sehingga perlu
diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu metode untuk menghasilkan informasi.
Data dapat berbentuk simbol-simbol semacam huruf, angka, bentuk suara, sinyal,
gambar.
Data diolah menjadi informasi. Penerima kemudian menerima informasi tersebut,
membuat suatu keputusan, dan melakukan tindakan. Hal ini berarti menghasilkan suatu
tindakan lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan ditangkap
sebagai input, lalu diproses kembali melalui suatu model, sehingga membentuk suatu
siklus informasi yang dapat digambarkan sebagai berikut.
Proses
(Model)
Data
Penerima
(Ditangkap)
Hasil Keputusan
Tindakan Tindakan
Informasi yang berkualitas harus akurat, tepat pada waktunya, dan relevan.
- Akurat, artinya informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias
atau menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan
maksudnya. Informasi harus akurat karena kemungkinan terjadi gangguan yang
dapat merubah atau merusak informasi tersebut saat disampaikan dari sumber
informasi ke penerima informasi.
- Tepat waktu, artinya informasi tidak boleh dating terlambat ke penerima.
Pasalnya, informasi yang sudah usang tidak akan memiliki nilai lagi. Mengingat
informasi merupakan landasan dalam pengambilan keputusan, maka
keterlambatan datangnya informasi dapat memperlambat pengambilan keputusan,
sehingga dapat berakibat fatal bagi organisasi. Saat ini, penyampaian informasi
bernilai mahal karena diperlukan teknologi-teknologi mutakhir untuk
mendapatkan, mengolah, dan mengirimnya secara cepat.
- Relevan, artinya informasi tersebut harus memiliki manfaat bagi si penerima.
Perlu di ingat, relevansi informasi untuk tiap-tiap orang berbeda-beda, tergantung
kebutuhannya.
Konsep Dasar Sistem Informasi
Pada saat ini, dunia industri dan bisnis memerlukan informasi yang tepat, cepat, dan
relevan. Untuk mendapatkan informasi yang diinginkan tentunya harus di gunakan
sebuah sistem informasi. Dalam suatu organisasi, sistem informasi dapat dikatakan
sebagai suatu sistem yang menyediakan informasi bagi semua tingkatan jabatan, kapan
saja di perlukan. Sistem ini menyimpan, mengambil, mengubah, mengolah dan
mengomunikasikan informasi atau peralatan sistem lainnya.
Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai suatu sistem di dalam suatu organisasi yang
merupakan kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi, media, prosedur-prosedur
dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting, alat
proses tipe transaksi rutin tertentu, pemberi sinyal kepada manajemen dan yang lainnya
terhadap kejadian-kejadian internal dan eksternal yang penting, serta penyedia suatu
dasar informasi untuk pengambilan keputusan. Sementara itu, menurut Mcleod, sistem
informasi merupakan sistem yang memiliki kemampuan untuk mengumpulkan informasi
dari semua umber dan menggunakan berbagai media untuk menampilkan informasi.
Keenam komponen ini harus ada bersama-sama dan membentuk satu kesatuan. Jika
satu atau lebih komponen tersebut tidak ada, sistem informasi tidak akan dapat
melakukan fungsinya dalam mengolah data dan mencapai tujuannya, yaitu
menghasilkan informasi yang relevan, tepat waktu, dan akurat. Komponen-komponen
dari sistem informasi ini dapat digambarkan sebagai berikut.
1. Blok masukan (input block) yang merupakan data yang masuk ke dalam sistem
informasi.
2. Blok model (model block) yang merupakan kombinasi prosedur, logika, dan
model matematika yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di
basis data dengan cara yang sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang
diinginkan.
3. Blok keluaran (output block) yang merupakan informasi yang berkualitas dan
dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen dan semua
pemakai sistem.
4. Blok teknologi (technology block) yang merupakan kotak alat (tool box) dalam
sistem informasi yang digunakan untuk menerima input, menjalankan model,
menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran, serta
membantu pengendalian dari sistem secara menyeluruh.
5. Blok basis data (database block) yang merupakan kumpulan dari data yang saling
berhubungan satu sama lin, tersimpan di perangkat keras komputer, dan
digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.
6. Blok kendali (control block) yang merupakan beberapa pengendalian yang
dirancang secara khusus untuk menanggulangi gangguan-gangguan terhadap
sistem.
Suatu jenis sistem perkantoran yang pada akhir-akhir ini banyak direncanakan oleh
manajer perkantoran adalah Sistem Informasi Manajemen (Management Information
Sistems, terkenal dengan singkatannya MIS).
Sistem termaksud dapat dirumuskan sebagai kebulatan jalinan hubungan dan jaringan
lalu lintas informasi dalam sesuatu organisasi mulai dari sumber yang melahirkan bahan
keterangan melalui proses pengumpulan, pengolahan, penahanan sampai penyebarannya
kepada para petugas yang berkepentingan agar dapat melaksanakan semua tugas dengan
sebaik-baiknya dan terakhir tiba pada pucuk pimpinan organisasi untuk keperluan
membuat berbagai keputusan yang tepat.
Dalam pengertian yang sangat umum informasi (information, keterangan) adalah segala
sesuatu yang dikomunikasikan di antara orang-orang (kini juga di antara orang dengan
mesin dan mesin dengan mesin). Melakukan komunikasi pada pokoknya berarti
memberitahukan pengertian kepada pihak lain.
Selain itu definisi informasi adalah bahan bagi komunikasi. Tanpa informasi takkan ada
komunikasi dan sebagaimana telah diketahui tanpa melakukan komunikasi tidak akan ada
orang yang bisa hidup, masyarakat yang bisa berkembang atau organisasi yang bisa
mencapai tujuannya. Jadi, informasi merupakan salah satu sumber kekuatan ataupun
faktor hidup dari organisasi apa pun.
Dengan adanya sistem informasi yang baik dapatlah tercegah pencarian keterangan yang
lama atau bahkan kehilangan keterangan yang merugikan manfaat besar, yaitu
melengkapi para petugas dan pimpinan organisasi dengan keterangan-keterangan yang
perlu agar dapat melaksanakan tugasnya masing-masing sebaik mungkin.
Menurut Hershner Cross sistem informasi manajemen yang terpadu merupakan suatu
gabungan yang amat teratur dari pegawai, perlengkapan, dan fasilitas-fasilitas yang
melakukan penyimpanan, pengambilan pengolahan, pengiriman, dan peragaan data,
semuanya sebagai tanggapan terhadap kebutuhan-kebutuhan para pembuat keputusan
pada semua tingkat organisasi dalam perusahaan.
Haynes dan Massie yang mengikuti konsep Robert Anthony dan ahli-ahli lainnya
membagi pengertian management information dalam 3 kategori yang berikut:
Sistem informasi pada tiap organisasi berisi informasi yang berhubungan dengan 3 tipe
dasar operasi, yaitu perencanaan strategis, kontrol dan operasi transaksi. Ketiga tipe dasar
operasi ini dapat dikelompokkan ke dalam dua bagian, yaitu kegiatan di tingkat
manajemen dan kegiatan di tingkat pengoperasian.
Alat-alat Sistem
a. Bagan Beban Kerja (Workload Chart)
Bagan ini bertujuan untuk menyederhanakan proses kerja
b. Bagan Aliran Kerja (Workflow Chart)
Bagan ini bertujuan untuk menganalisis dan menyederhanakan pekerjaan
(mengidentifikasi tiap langkah dalam proses kerja yang spesifik).
c. Bagan Layout Kerja (Worklayout Chart)
Bagan ini bertujuan untuk menggambarkan aliran kerja yang dilakukan dikantor.
d. Bagan Proses Kerja (Workprocess Chart)
Bagan ini bertujuan untuk menggambarkan proses kerja yang harus dilakukan
berkaitan dengan penyelesaian sebuah pekerjaan.
e. Diagram Balok EDP (Electronic Data Processing)
Bagan ini bertujuan merancang fungsi-fungsi yang ada pada sistem informasi kantor
yang dikembangkan agar dapat diintergrasikan dengan komputer.
Laudon & Laudon (2004) menyatakan bahwa masalah yang terdapat pada organisasi
berkaitan dengan sistem informasi tidak lepas dari aspek manajemen, organisasi dan
teknologi.
Langkah-langkah yang perlu dilakukan dalam mendeteksinya yaitu :
a. Mengidentifikasi masalah
b. Mencari solusi alternatif
c. Memperoleh solusi yang memberikan nilai tambah bagi organisasi
d. Mencari teknologi yang dapat mengatasi masalah tersebut
e. Mencari perubahan apa yang dibutuhkan organisasi
f. Mencari kebijakan manajemen apa yang dibutuhkan mengatasi masalah tersebut.
Ciri-ciri Administrasi yang dodol
Seberapa buruk hasil pekerjaan para staf administrasi yang kurang piawai? Output dari
administrasi mestinya mudah dibaca, jelas maksudnya, dan cocok dengan apa yang
tertulis.
Ciri-ciri administrasi yang dodol adalah sebagai berikut :
1. Kerja lama, artinya tampak selalu di depan komputer mengetik-ngetik atau
membolak-balik buku besar-besar atau berjalan kesana kemari mencatat-catat, tetapi
sungguh sangat sedikit outputnya. Menata arsip lama, mencari arsip juga lama,
menghitung besar piutang sangat lama, mengumpulkan data lebih lama.
2. Mengerjakan hal yang tidak perlu dikerjakan. Membuat pass paper-dokumen
yang dipakai untuk melepas atau pemberi perintah kerja, yang disetujui oleh atasan si
pemberi perintah , sampai penerima, penyimpan, atasan si penerima, si kurir,
SATPAM penjaga gudang dan sebagainya, tampaknya setiap orang dalam perusahaan
harus memeberi tanda tangan dengan alas an pengamanan berlapis.
3. Memberikan informasi terlalu banyak.
4. Memberikan informasi terlalu sedikit.
5. Memberikan informasi tidak akurat. Sama seperti di lantai produksi dengan mesin
dan tools, para staf administrasi juga mesti melakukan TQC (Total Quality Control)
dalam pekerjaannya.
6. Tidak bisa membuat laporan yang mudah dimengerti.
BELAJAR 5S
Belajar dari ASTRA Group agar pekerjaan administrasi lebih efektif dengan
menggunakan metode 5S. Dalam bahasa Indonesia, disebut sebagai ringkas, rapi, resik,
rawat,dan rajin. Versi bahasa Inggrisnya Sort, Straighten, Shine, Standardize, and Sustain
yang berasal dari versi aslinya bahasa Jepang yaitu : Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, dan
Shitsuke.
Sort
Bedakan item yang
dibutuhkan dengan Straighten
yang tidak dibutuhkan,
dan singkirkan semua Tempatkan item yang dibutuhkan pada
item yang tidak dibutuhkan tempat/posisinya
yang benar
supaya mudah
dipakai
Sustain
Jagalah
prosedur yang
telah dibuat
Shine