PERT 5 - Sabtu 1 - Komunikasi-Bisnis Dan Negosiasi

Modul 5
Menulis Proposal dan Laporan

Dr. Yosal Iriantara
PENDAHULUA N
S ering sekali kita mendengar, “mana laporannya?”, “saya masih

menunggu laporan” atau “tolong buat laporannya”. Pernyataan tersebut
menunjukkan pentingnya laporan dalam kegiatan yang dilakukan satu
organisasi. Karena itu selalu ditanyakan mana laporannya atau masih
ditunggu laporannya. Laporan biasanya dibuat dari seseorang yang hierarkis
lebih rendah posisinya kepada orang yang posisinya dalam hierarkis
organisasi lebih tinggi.
Pada Modul 5, kita mempelajari kegiatan komunikasi bisnis yang
berbasis komunikasi tertulis lainnya, yakni penulisan laporan dan proposal.
Kedua kegiatan komunikasi tertulis tersebut, tidak dapat kita hindari dalam
kegiatan bisnis apa pun. Setiap tahunnya berbagai laporan tertulis di buat
oleh perusahaan untuk berbagai publiknya, misalnya laporan tahunan,
laporan produksi atau laporan yang dibuat kelompok studi perusahaan yang
disampaikan pada pemegang saham, dewan Komisaris, dewan direksi atau
pemerintah. Begitu juga halnya dengan penulisan proposal, setiap tahunnya
puluhan proposal tertulis mungkin dibuat sebuah organisasi/lembaga bisnis.
Proposal tersebut dapat dalam bentuk penawaran untuk menjadi pemasok
pada pemerintah, dapat juga proposal untuk memperbaiki kinerja organisasi,
atau proposal untuk meningkatkan kapasitas produksi.
Laporan pada dasarnya menyajikan informasi tentang bidang tertentu
secara sistematis dan objektif untuk individu tertentu dalam organisasi yang
akan dipergunakan dalam kegiatan-kegiatan untuk mencapai tujuan bisnis
atau tujuan organisasi. Laporan juga ditujukan untuk pengambilan keputusan
dan pemecahan masalah. Karena pentingnya laporan itu, maka tentu saja,
dalam menyusunnya mesti didasarkan pada informasi yang akurat dan
lengkap.
Sedangkan proposal pada dasarnya merupakan usulan yang
menggambarkan kondisi saat ini dan kondisi yang hendak dicapai dengan
5.2 Komunikasi Bisnis z
upaya-upaya perbaikan yang rasional. Sama halnya dengan laporan, proposal

disampaikan pada individu tertentu. Dalam proposal juga diperinci langkah-
langkah yang diperlukan untuk mengubah kondisi saat ini untuk mencapai
kondisi yang diinginkan. Karena itu, dalam proposal pun mesti terkandung
informasi yang akurat, utuh dan lengkap sehingga usulan tindakan yang
dilakukan didasarkan pada informasi yang tepat dan benar.
Kedua hal tersebut mesti ditulis dengan teknik tertentu, sehingga
kalimat-kalimat tertulis tersebut tidak menimbulkan penafsiran ganda. Kita
akan mempelajari hal tersebut melalui dua kegiatan belajar pada modul ini.
Pertama, “Penulisan Laporan” dan kedua, “Penulisan Proposal”. Kedua
bentuk komunikasi tertulis ini kita pelajari dengan pendekatan yang bersifat
teknis.
Setelah mempelajari modul ini diharapkan Anda dapat menjelaskan:
1. menulis laporan dalam konteks komunikasi bisnis;
2. menulis proposal dalam konteks komunikasi bisnis.
z EKMA4159/MODUL 5 5.3
Kegiatan Belajar 1
Menulis Laporan
T idak mungkin ada organisasi yang tidak membutuhkan laporan dari

stafnya. Ada berbagai macam laporan yang dibuat untuk berbagai
kepentingan. Laporan menjadi medium komunikasi bisnis yang biasanya
merupakan kegiatan komunikasi internal organisasi. Meski adakalanya juga
laporan tersebut dibuat sebagai bentuk kegiatan komunikasi bisnis eksternal
karena disampaikan kepada publik di luar organisasi seperti lembaga regulasi
dan pengawas atau pemerintah.
Bila dilihat berdasarkan waktu kita bisa menemukan beberapa laporan.
Ada laporan harian, mingguan, bulanan, triwulanan, kuartalan, semesteran
atau tahunan. Untuk kepentingan komunikasi internal misalnya ada laporan
produksi harian, laporan pemasaran harian atau laporan penjualan harian.
Ada pula laporan penjualan mingguan, laporan produksi triwulanan atau
semesteran. Semua itu kemudian membentuk laporan tahunan. Laporan
tahunan biasanya disampaikan kepada lingkungan internal dan eksternal
organisasi.
Berdasarkan kejadiannya, kita bisa membuat kategori laporan rutin dan
laporan insidental. Laporan produksi harian misalnya merupakan laporan
rutin. Laporan rutin ini dibuat secara berkala berdasarkan jadwal yang sudah
ditetapkan. Sedangkan laporan insidental merupakan laporan yang dibuat
berdasarkan terjadinya satu peristiwa. Staf yang mengikuti seminar di luar
negeri biasanya diminta menulis laporan, merupakan contoh laporan
insidental. Laporan insidental pun bisa diminta bila terjadi musibah seperti
kebakaran yang menimpa salah satu gedung unit produksi. Laporan insidental
biasanya merupakan laporan yang diminta karena ada satu peristiwa.
Berdasarkan formatnya, laporan-laporan tersebut bisa dikategorikan
sebagai laporan informal dan laporan formal. Laporan informal pada dasar-
nya adalah laporan yang dibuat secara ringkas yang penulisan dan
penyajiannya tak seketat struktur penulisan dan penyajian laporan formal.
Adakalanya laporan informal ini disampaikan secara lisan. Sedangkan
laporan formal selain strukturnya ketat, juga lebih analitis dan lebih
mendalam dibandingkan laporan informal. Baik laporan informal maupun
laporan formal sama-sama bisa dipergunakan pihak yang berada di dalam
organisasi seperti manajer atau direksi dan pihak di luar organisasi seperti
konsultan perusahaan atau mungkin mahasiswa yang sedang melakukan

penelitian untuk menulis skripsi, tesis atau disertasi.
Laporan tersebut dapat dibuat oleh bagian-bagian atau divisi-divisi
dalam organisasi/lembaga bisnis dengan rentang waktu tertentu yang
merupakan laporan rutin. Dapat juga berupa laporan insidental yang dibuat
karena adanya penugasan atau kegiatan tertentu, seperti laporan kelompok
kerja yang ditugaskan untuk mengkaji hal tertentu yang berkaitan dengan
organisasi/lembaga bisnis seperti rencana ekspansi perusahaan atau rencana
adaptasi terhadap perkembangan bisnis regional.
Memang tidak semua laporan tersebut dibuat secara tertulis. Ada juga
laporan yang disampaikan secara lisan. Laporan yang disampaikan secara
lisan itu, tidak kita kategorikan sebagai laporan dalam konteks dokumen
bisnis. Mengingat dokumen bisnis tentunya merupakan bentuk tertulis. Fokus
kita pada Kegiatan Belajar 1 ini adalah laporan tertulis. Karena laporan lisan
sering kali hanya disampaikan dalam bentuk karena ada pertanyaan dari
atasan kepada bawahan yang diminta menyampaikan laporannya. Cara
menyampaikannya pun menjadi bergantung pada kemampuan kita untuk
berbicara. Sedangkan laporan yang dibuat secara tertulis tentu saja selain
harus memenuhi syarat atau karakteristik laporan, juga harus disampaikan
dengan teknik penulisan tertentu sehingga isi laporan tersebut dapat
dimengerti maksudnya. Ini berarti, di samping kepandaian melaporkan ada
juga keterampilan komunikasi lain yang harus dikuasai yakni menulis.
A. PENGERTIAN LAPORAN
Untuk membantu memudahkan pemahaman, kita awali pembahasan ini

dengan menguraikan pengertian laporan. Menurut Himstreet, et al. (1983:
109), laporan adalah “pesan yang disampaikan secara sistematis dan objektif
yang digunakan untuk menyampaikan informasi dari satu bagian organisasi
kepada bagian lain atau lembaga lain guna membantu pengambilan
keputusan atau memecahkan persoalan”. Definisi yang kurang lebih sama
juga dikemukakan Quible, Johnson, dan Mott (1996: 74).
Dengan mengacu pada pengertian tadi, maka kita bisa menyatakan
bahwa laporan itu (a) diminta oleh orang yang kewenangannya lebih tinggi;
(b) arusnya dari bawah ke atas; (c) ditulis secara sistematis; (d) objektif, dan
(e) dipersiapkan untuk khalayak yang terbatas.
B. JENIS LAPORAN
Selanjutnya, agar pemahaman kita terhadap laporan menjadi makin utuh,

kita membahas jenis-jenis laporan. Untuk sebagian, jenis laporan ini sudah
kita bahas pada bagian awal Modul 5 ini. Namun, sekarang kita memperluas
cara pandang kita terhadap jenis-jenis laporan ini. Kita perlu mengetahui
jenis-jenis laporan karena ada beberapa jenis laporan dan ada pula
bermacam-macam tujuan menulis laporan.
Kita awali dengan jenis dan klasifikasi pertama yaitu laporan formal dan
laporan informal. Sebenarnya, semua laporan dapat dikelompokkan menjadi
laporan formal dan laporan informal ini. Seperti kita ketahui, laporan formal
umumnya sangat menekankan objektivitas, dengan struktur organisasi
pelaporan yang ketat, memuat data dan fakta secara rinci, analitis dan
mendalam, dan penulisannya menghindari penggunaan ungkapan-ungkapan
personal. Sedangkan laporan informal biasanya hanya singkat dan
menggunakan bahasa yang tidak baku. Memo intern bisa juga kita sebut
sebagai satu bentuk laporan informal.
Selanjutnya, kita dapat melihat laporan dari panjang dan pendeknya
laporan. Namun penjelasan tentang panjang pendeknya laporan tak banyak
artinya. Karena yang terpenting di sini bukan panjang-pendek atau tipis
tebalnya laporan melainkan isi laporan tersebut. Kita dapat saja menemukan
ada laporan yang hanya ditulis dalam secarik kertas yang dinamakan memo
intern seperti dicontohkan tadi. Tapi dapat juga menemukan ada laporan
setebal ―sebutlah― 30 halaman. Memang, panjang-pendeknya laporan akan
berkaitan dengan formal dan tidak formalnya laporan. Untuk laporan
informal, secarik kertas sudah cukup. Namun untuk laporan formal, bisa saja
dituangkan dalam naskah laporan yang tebalnya sampai 30 halaman atau
bahkan lebih.
Sekarang kita melihat jenis lain laporan dengan melihat kandungan atau
isi laporan. Ada laporan yang isinya informatif dan ada pula yang bersifat
analitis. Laporan informatif menyajikan informasi objektif tentang salah satu
bagian/divisi dalam organisasi/lembaga bisnis yang disampaikan kepada
bagian/divisi lain dalam organisasi. Sedangkan laporan analitis menyajikan
data untuk membantu memecahkan persoalan. Kita bisa mencontohkan
laporan informatif ini adalah laporan tahunan, neraca keuangan bulanan,
laporan jumlah karyawan yang mangkir dan laporan tahunan omset penjualan
produk. Sedangkan laporan analitis, misalnya berupa laporan penilaian
kelayakan bisnis properti, atau laporan studi kelayakan yang dibuat

perusahaan konsultan.
Kita pun bisa melihat karakteristik berdasarkan khalayak sasaran laporan
tersebut. Berdasarkan hal tersebut kita bisa membagi laporan menjadi laporan
vertikal atau lateral. Pada saat kita merumuskan pengertian laporan sudah
disebutkan bahwa laporan itu merupakan arus informasi dari bawah ke atas,
sehingga bergerak vertikal. Fungsi laporan vertikal ini merupakan
pelaksanaan salah satu fungsi manajemen yakni kontrol. Sedangkan laporan
lateral, disampaikan kepada unit kerja atau bagian yang berbeda namun
secara hierarkis levelnya sama pada satu organisasi/lembaga bisnis. Misalnya
laporan yang disampaikan dari bagian pemasaran pada bagian keuangan.
Fungsi laporan lateral ini adalah agar manajemen dapat menjalankan
koordinasi antarbagian/divisi dalam organisasi/lembaga bisnis.
Kita pun bisa melihat laporan berdasarkan posisi khalayak sasaran
laporan itu dalam hubungannya dengan organisasi, apakah pihak di dalam
atau di luar organisasi. Karena itu dikenal juga istilah laporan eksternal atau
internal. Laporan internal, seperti tercermin dari istilahnya, tentu
disampaikan kepada orang/publik yang berada di dalam lingkungan
organisasi/lembaga bisnis bersangkutan. Laporan internal ini misalnya
laporan harian produksi dan pemasaran. Sedangkan laporan eksternal, seperti
tercermin dari namanya disampaikan kepada pihak luar organisasi/lembaga
bisnis. Laporan neraca tahunan perusahaan-perusahaan yang go public yang
biasanya dimuat sebagai iklan di media cetak tentunya merupakan laporan
yang ditujukan kepada publik di luar organisasi/lembaga bisnis tersebut.
Di samping itu, kita pun bisa melihat laporan berdasarkan jangka waktu
pembuatan yang dinamakan laporan berkala dan manfaat laporan tersebut
yang dinamakan laporan fungsional. Laporan berkala atau reguler, dibuat
berdasarkan jadwal yang sudah ditetapkan. Misalnya laporan produksi dan
penjualan harian, mingguan, bulanan atau semester dan trimester. Sedangkan
laporan fungsional dilihat dari fungsi yang dijalankan di dalam satu
organisasi, seperti laporan akuntan, laporan penjualan, laporan keuangan dan
laporan personalia.
Untuk menambah pemahaman kita terhadap laporan ini, kita melihat
Gambar 5.1. berikut.
FORMAL
Penelitian Ilmiah
Laporan Ringkas
Laporan Panjang
Memo Laporan Tak Rutin

Laporan Surat
Laporan Terformat
Memo Laporan Berkala
INFORMAL
Sumber: Himstreet, et al. (1993)
Gambar 5.1.
Kontinum Formalitas Laporan
Gambar 5.1 menunjukkan satu kontinum. Bagian atas kontinum adalah

laporan formal yang makin ke bawah makin menunjukkan derajat
keformalannya. Laporan berkala atau laporan rutin dikategorikan sebagai
laporan informal karena pembuatan laporan tersebut dibuat berdasarkan
jangka waktu tertentu seperti laporan mingguan atau laporan harian.
Sedangkan laporan yang panjang merupakan laporan formal, karena tidak
mungkin setiap hari atau setiap minggu membuat laporan panjang. Misalnya,
ada laporan penjualan harian dan mingguan, untuk laporan informal. Begitu
dibuat laporan formal, maka laporan penjualan tersebut merupakan laporan
penjualan per semester atau per tahun. Begitu juga halnya dengan laporan
terformat yang dibuat harian atau mingguan yang kolom isiannya sudah
tersedia atau terformat dikategorikan sebagai laporan informal, namun
laporan penelitian tentu merupakan laporan formal.
Dengan memperhatikan tujuan penulisan laporan adalah untuk
pemecahan masalah atau pengambilan keputusan, tentu laporan itu bersifat
vertikal. Artinya laporan itu berasal dari bawahan kepada atasan, atau dari
mereka yang kewenangannya lebih rendah kepada orang yang

kewenangannya lebih tinggi dalam hierarki organisasi. Untuk lebih jelasnya,
kita lihat Gambar 5.2 yang menunjukkan arus laporan.
PEMEGANG SAHAM
Laporan Kemajuan Berkala
LAPORAN
DEWAN DIREKSI
Pembuat Kebijakan
LAPORAN
MANAJEMEN EKSEKUTIF
Pengambil Keputusan
LAPORAN LAPORAN LAPORAN
FUNGSI OPERASIONAL DAN STAF

Produksi Keuangan Distribusi SDM
Gambar 5.2.
Arus Laporan
Gambar 5.2 menunjukkan laporan “bergerak” dari bawah ke atas

mengikuti hierarki organisasi. Bagian yang berfungsi operasional secara
berkala menulis laporan pada manajemen eksekutif. Laporan itu bisa berupa
laporan produksi harian atau mingguan, laporan penjualan harian, mingguan,
bulanan, triwulanan, dan seterusnya. Berdasarkan laporan tersebut,
manajemen eksekutif dapat mengambil keputusan atau tindakan yang
diperlukan, misalnya meningkatkan penjualan atau menambah/mengurangi
SDM pada bagian tertentu sehingga terjadi mutasi, atau ─dalam kondisi
buruk─ melakukan pemutusan hubungan kerja. Manajemen eksekutif pun

membuat laporan pada dewan direksi yang memiliki kewenangan untuk
pengambilan keputusan. Begitu seterusnya hingga laporan itu disampaikan
juga pada pemegang saham, misalnya dalam bentuk laporan tahunan yang
menggambarkan kemajuan/kemunduran/stagnasi organisasi.
Pertanyaannya kini, bagaimana cara menetapkan format dan panjang
laporan. Apakah formatnya formal atau informal, panjangnya cukup satu
halaman, belasan halaman atau puluhan halaman? Terus terang, penetapan
format dan panjang laporan itu bukan perkara gampang. Karena terkait
dengan berbagai aspek seperti ketetapan perusahaan dan kemampuan orang
yang menulis laporan. Untuk laporan harian atau mingguan biasanya sudah
ditetapkan format laporan dalam bentuk kolom-kolom dalam satu tabel yang
harus diisi yang kemudian dibuat rekapitulasi bulanannya untuk laporan
mingguan atau rekapitulasi mingguan untuk laporan harian. Bila formatnya
sudah dipersiapkan tentu bukan perkara sulit membuat laporan, karena
tinggal mengisi saja. Kita lihat contoh format laporan yang sudah disiapkan
perusahaan.
Tanggal Masukan* Masukan Hari** Uraian/Lokasi

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
Tanggal Masukan* Masukan Hari** Uraian/Lokasi

22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
Jumlah
* T Perjalanan PH Libur
D Di lokasi AL Cuti Tahunan
pekerjaan O Lain-lain
SL Cuti sakit
** Masukan satu hari penuh, ½ hari atau ¼ hari
Disampaikan oleh, Mengetahui, Menyetujui

Tanggal: Tanggal: Tanggal:
Gambar 5.3.
Contoh Format Laporan
Ada kalanya juga, orang ingin membuat laporan cukup panjang namun
apa daya kemampuannya dalam menulis laporan tidak ada. Akibatnya
laporan menjadi singkat dan pendek. Karena itulah, panjang-pendeknya
laporan sering kali bergantung pada kemampuan pembuat laporan
dibandingkan dengan apa yang mesti dilaporkannya. Kita akan menelaah
lebih lanjut mengenai panjang-pendeknya laporan ini pada subbagian berikut
dari Kegiatan Belajar 1 Modul 5 ini.
C. BENTUK-BENTUK LAPORAN
Dalam membahas bentuk-bentuk laporan ini, kita kembali pada laporan

formal dan laporan informal. Kini kita melihat bentuk-bentuk laporan seperti
berikut ini.
1. Laporan Informal
a. Memorandum, yang biasanya merupakan laporan rutin yang sering kali
hanya didistribusikan secara internal meski mungkin juga didistribusikan
secara eksternal.
b. Surat, yang mirip dengan laporan memorandum namun surat biasanya
hanya ditujukan pada pihak yang berada di luar organisasi.
c. Manuskrip, yang merupakan semacam laporan resmi namun lebih
ringkas. Dalam manuskrip ini tak ada rangkuman, daftar isi, daftar tabel
atau bibliografi seperti dalam laporan formal. Manuskrip ini bisa disebut
sebagai edisi ringkas laporan formal, sehingga dikategorikan sebagai
laporan informal.
d. Laporan justifikasi, yang merupakan laporan yang mendukung atau
dijustifikasi pengambilan keputusan atau tindakan tertentu untuk
menyelesaikan masalah, seperti laporan dari bagian penjualan pada
manajer penjualan agar melakukan tindakan tertentu guna meningkatkan
penjualan produk.
e. Laporan berkala, yakni laporan yang disampaikan berdasarkan jangka
waktu tertentu seperti laporan harian, laporan mingguan atau laporan
bulanan.
f. Laporan staf, yang merupakan laporan yang disampaikan staf pada
atasannya setelah atas menetapkan keputusan atau mengambil tindakan
tertentu. Dalam laporan ini dikemukakan dampak dari pengambilan
keputusan atau tindakan tersebut.
g. Laporan kelayakan, yaitu laporan kelayakan pengambilan tindakan
tertentu.
h. Laporan audit, yang berisikan informasi atas hasil penyelidikan tentang
beberapa hal dari fase operasi organisasi.
2. Laporan Formal
Laporan formal dapat dilihat berdasarkan:
a. Panjangnya, yang lebih panjang dari laporan informal.
b. Formatnya, mengikuti format konvensional dan tidak mengikuti format
standar yang ditetapkan seperti dalam laporan informal.
c. Lebih banyak menggunakan ilustrasi grafis seperti tabel, bagan, dan
grafik.
d. Ditulis dalam gaya bahasa resmi dan menggunakan bahasa baku.
D. FORMAT LAPORAN
Tadi sudah kita bahas tentang format laporan. Untuk menentukan format
laporan dan panjang laporan, berikut ini ada beberapa hal yang dapat
dijadikan acuan. Ada tiga hal yang penting kita perhatikan dalam
menentukan panjang dan format laporan, yaitu:
1. Apa yang ingin dilaporkan.
2. Apakah urutan laporan bersifat langsung atau tidak langsung, dan
3. Apakah mengikuti urut-urutan logis atau topikal.
Lantas, apa pertimbangan dalam mengambil format tertentu dalam

menulis laporan? Untuk keperluan ini, kita bisa membuat pertimbangan
berdasarkan hal-hal sebagai berikut:
1. informasi apa yang harus ditulis; haruskah semua bahan yang kita miliki
masuk ke dalam laporan atau membuang beberapa bagian data;
2. pendekatan psikologis apa yang paling tepat untuk pembaca tertentu
laporan kita; haruskah kita menggunakan urutan langsung yang
mengarah pada gagasan utama (rangkuman temuan penting, kesimpulan
dan rekomendasi) ataukah menggunakan urutan tidak langsung yang
berurut dari fakta lalu secara bertahap masuk pada gagasan utama, dan
3. metode subbagian, metode pembagian mana yang akan memungkinkan
bahan yang kita sampaikan jadi jelas dan meyakinkan pembaca laporan;
haruskah kita mengorganisasikan berdasarkan urutan kejadian,
kepentingan, kronologi, lokasi, hubungan antarruang atau kategori; atau
kita mengorganisasikan gagasan berdasarkan logika argumentatif.
E. ORGANISASI LAPORAN
Sekarang kita membahas organisasi laporan. Tentu saja yang kita bahas
di sini adalah laporan formal yang jumlah halamannya lebih dari satu
halaman. Seperti halnya banyak karya tulis yang cukup panjang, organisasi
penulisan laporan formal umumnya terdiri atas (a) pembukaan, (b) isi,
(c) penutup, dan (d) lampiran. Sedangkan untuk laporan informal mengikuti
format yang ditetapkan organisasi masing-masing, dan tidak mengikuti
struktur organisasi laporan yang baku dan berlaku universal berdasarkan
konvensi.
Secara rinci, isi laporan formal itu adalah sebagai berikut.

A. Pembukaan, yang meliputi:
1. Judul laporan, nama dan jabatan orang yang menerima laporan,
nama dan jabatan penulis laporan, nama perusahaan dan kota lokasi
perusahaan, serta waktu penyampaian laporan
2. Lembar otorisasi, yang menyatakan dasar penyusunan laporan
seperti surat direksi, latar belakang dan teknis penyiapan laporan
3. Surat pengantar, yang menjelaskan untuk apa dan siapa laporan
dibuat
4. Daftar isi
5. Daftar Tabel
6. Daftar Gambar
7. Abstrak/Rangkuman
B. Isi
1. Pendahuluan
a. Latar belakang
b. Rumusan masalah
c. Ruang lingkup
d. Metodologi
e. Rumusan Masalah
f. Batasan Masalah
g. Latar belakang sejarah permasalahan
h. Organisasi laporan
2. Isi Laporan
C. Penutup
1. Rangkuman
2. Kesimpulan
3. Rekomendasi
D. Lampiran
1. Bibliografi
2. Lampiran-lampiran
Kita awali pembahasan organisasi karangan ini dengan bagian

pendahuluan sebagai bagian dari isi laporan. Fungsi utama bagian
pendahuluan adalah (a) menempatkan laporan dalam konteks yang luas yang
terkait dengan permasalahan dan penugasan, (b) menyatakan tujuan laporan
tersebut kepada pembacanya, (c) membawa pembaca untuk mengetahui apa
yang diharapkan dalam isi dan organisasi laporan tersebut, dan (d)
menentukan nada laporan dan hubungan antara pembaca dan penulis.
Panjang pendahuluan bergantung pada panjang laporan. Karena itu kita tidak
harus membuat pendahuluan sampai 5 halaman untuk laporan yang hanya 7
halaman panjangnya.
Kita bisa melihat contoh pendahuluan sebuah laporan yang berjudul
“Efisiensi Biaya Perjalanan di PT Sarana Teknologi Utama”, berikut ini.
Maksud dan Tujuan

Tujuan laporan ini adalah menganalisas biaya
PENDAHULUAN perjalanan dan uang saku, mengevaluasi dampak perubahan
PT Sarana Teknologi Utama sejak lama yakin peraturan perpajakan, serta memberi masukan untuk
bahwa perjalanan bisnis merupakan cara yang paling efektif melakukan kontrol manajemen yang ketat atas biaya
untuk menjalankan operasi perusahaan. Akibatnya, para perjalanan dan uang saku.
karyawan perusahaan sejak awal ditekankan bersedia Namun sekalipun laporan ini menguraikan garis
melakukan perjalanan bisnis ke luar kota dan luar negeri. besar sejum lah lang kah yang dapat diambil untuk
Biaya yang harus dibayarkan perusahaan untuk ini meliputi mengurangi biaya perjalanan dan uang saku itu, tapi
biaya perjalanan dan uang saku. Falsafah perusahaan yang perhitungan keuangan yang pasti langkah tersebut terhadap
seperti ini jelas membantu meningkatkan morale karyawan, neraca keuangan perusahaan sulit diproyeksikan. Perkiraan
namun perusahaan harus menyediakan biaya yang cukup yang dilaporkan di sini hanyalah “tebakan terbaik” yang
besar. Kita bisa melihat, anggaran untuk biaya perjalanan kiranya dapat dilakukan sebagai langkah penghematan
dan uang saku pada tahun lalu mencapai Rp 1,5 milyar, yang Namun sebelum tahapan-tahapan yang diusulkan di sin
berarti Rp 0,5 milyar lebih besar dibandingkan dengan benar-benar dijalankan, sukar untuk mengetahui bagaimana
an ggaran untuk penelitian dan pen gembangan yan g cara mengurangi biaya perjalanan dan uang saku tersebut.
sebenarnya sangat penting untuk kemajuan perusahaan. Sumber dan Metode
Tahun ini, biaya perjalanan dan uang saku yang Dalam mempersiapkan laporan ini, bagian
harus dibayarkan ini pasti mempengaruhi keuntungan keuangan menganalisa laporan pengeluaran internal selama
perusahaan. Apalagi pemerintah sudah mengeluarkan 5 tahun terakhir untuk menentukan berapa banyak uang
peraturan perpajakan dan pengupahan yang baru. Pada saat yang dikeluarkan untuk biaya perjalanan dan uang saku.
yang sama pe r u sah aan me mpe r hi tu ng kan, ju ml ah Data tersebut kemudian dibandingkan secara statistik
pendapatan tahun ini diperkirakan melemah karena situasi dengan data dari perusahaan serupa yang kami peroleh dari
bisnis yang tidak sehat. Berdasarkan hal tersebut, Direktur iklan di suratkabar dan pemberitaan majalah/suratkabar
Administrasi Ir. Joenoes Hassan, MM meminta bagian Bagian keuangan pun menganalisa informasi yang mungkin
keuangan untuk meninjau-ulang anggaran untuk biaya bisa diperoleh meng enai kebijakan perpajakan dan
perjalanan dan uang saku. pengupahan yang baru. Tulisan di majalah dan suratkabar
disaring untuk menentukan bagaimana perusahaan lain
mengatasi tingginya biaya perjalanan bisnis dan uang saku.
Selanjutnya, marilah kita periksa contoh di atas. Setelah diperiksa, coba

tentukan, pendahuluan di atas menggunakan topik-topik apa saja dari daftar
topik berikut: (a) otorisasi: kapan, bagaimana dan oleh siapa laporan
diotorisasi dan siapa yang menulis laporan tersebut dan kapan laporan
tersebut disampaikan. Penggunaan otorisasi ini sangat penting terutama kalau
tidak disertai surat pengantar; (b) Masalah/tujuan. Disampaikan alasan-
alasan penulisan dan tujuan yang ingin dicapai sebagai hasil laporan ini
dituliskan; (c) Ruang lingkup. Ditegaskan apa yang tercakup dan tidak alam
laporan. Ruang lingkup menunjukkan juga Panjang-pendek dan kompleksitas
laporan: (d) Latar Belakang. Dituliskan kondisi dan faktor sejarah
dimasukkan ke dalam laporan. Bagian ini memungkinkan pembaca
memahami bagaimana masalah tersebut berkembang dan seberapa jauh
penanganan yang dilakukan terhadap masalah itu; (e) Sumber dan Metode.
Dijelaskan sumber-sumber informasi sekunder dan sumber dari hasil survei,
eksperimen dan pengamatan. Pada bagian ini disampaikan kepada pembaca
sumber yang kita gunakan, bagaimana sampel ditentukan, ruang lingkup
sampelnya dan cara penentuan sampel, cara penyusunan kuesioner, prosedur
selanjutnya yang digunakan. Semua itu harus disajikan secara rinci agar
pembaca mempercayai laporan dan agar mereka yakin bahwa sumber dan
metode yang digunakan cukup memuaskan.
Selanjutnya, (f) Definisi. Dalam laporan ini dinyatakan definisi-definisi
mengenai istilah-istilah yang digunakan dalam laporan. Bisa jadi ada
beberapa istilah yang kurang familier bagi pembaca, namun yang terpenting
adalah memahami esensinya. Misalnya istilah duosony yang didefinisikan
sebagai ekspresi yang familier yang digunakan dengan cara-cara tertentu;
(g) Pembatasan. Faktor-faktor yang mempengaruhi kualitas laporan seperti
jumlah anggaran, pekerjaan yang harus dilakukan atau kondisi lingkungan
sosial harus diperhatikan. Hal ini dimaksudkan agar hasil yang akan
diperoleh dapat diperhitungkan secara akurat; (h) Organisasi laporan.
Organisasi laporan (topik disusun dengan cara seperti apa dan apa saja yang
tercakup di dalamnya) harus juga dituliskan. Bagian ini adalah merupakan
peta perjalanan yang membantu pembaca memahami pendekatan yang
dipergunakan sehingga memudahkan pemahaman.
Setelah bagian pendahuluan, kini kita memasuki bagian isi yang
merupakan bagian terpenting atau roh dari sebuah laporan. Bagian isi ini
merupakan nyawa sebuah laporan, karena pada bagian inilah berbagai
temuan disampaikan. Karena itu kita harus mengetahui bagaimana cara
menulis bagian isi ini, dan apa saja yang harus masuk ke dalamnya.
Hal pertama yang harus diperhatikan, adanya uraian rinci untuk
mendukung penarikan kesimpulan dan pemberian rekomendasi. Bab isi ini
terdiri dari beberapa bagian yang tiap-tiap bagiannya terdiri dari beberapa
subbagian berupa sajian, analisis dan interpretasi temuan data hasil
penyelidikan kita. Subbagian ini penting untuk mendukung kesimpulan dan
rekomendasi. Kemampuan kita berpikir logis dan melihat permasalahan
secara analitis akan melahirkan penarikan kesimpulan yang tepat dan
pemberian rekomendasi yang bisa menyelesaikan pokok permasalahan.
Salah satu permasalahan yang kerap kita jumpai dalam menuliskan
bagian isi ini adalah kebiasaan kita untuk menggunakan kalimat-kalimat
abstrak. Misalnya, kita merekomendasikan dengan menggunakan kalimat
abstrak, “masih perlu dilakukan upaya peningkatan mutu agar produk yang
dihasilkan menjadi lebih baik lagi”. Kalimat seperti itu belum kongkret
padahal rekomendasi membutuhkan saran kongkret yang operasional atau
bisa dijalankan.
Bagaimana menentukan isi yang akan ditulis bergantung pada seberapa
rinci kita menyajikan data. Sebaiknya penentuan isi tersebut didasarkan pada
sifat informasinya, tujuan laporan dan pembacanya. Dalam bab isi ini, data
dapat dirinci dalam bentuk tabel, grafik dan lampiran. Ketika menuliskan bab
isi ini, kita sebaiknya mulai menentukan apakah kesimpulan atau
rekomendasi dan rangkuman kita masukkan ke dalam bab isi atau menjadi
bab tersendiri. Pokoknya, kita harus ingat bahwa pembaca tidak direpotkan
oleh hal tersebut.
Kita lihat contoh bab isi sebuah laporan dengan melanjutkan contoh
untuk bab pendahuluan di atas:
Tahun lalu jumlah perjalan an yang dilakukan
TINGGINYA BIAYA PERJALANAN DAN UANG karyawan dari berbagai tingkatan mencapai 5.000 kali
SAKU perjalanan. Perjalanan tersebut bila dihitung dengan jarak
Meskipun banyak perusahaan memandang biaya seluruhnya berjumlah 3.000 mil udara penerbangan, yang
perjalanan dan uang saku sebagai biaya “insidental” untuk rata-rata biaya per milnya mencapai Rp 6.000,00. Itu belum
berbisnis, namun biaya yang dikeluarkan terus meningkat. termasuk biaya makan di restoran, sewa mobil atau taksi
Tahun lalu, berbag ai perusahaan bisn is di Indonesia dan uang saku.
membelanjakan lebih dari Rp 600 milyar rupiah untuk biaya Gambar 1 menunjukkan pembiayaan untuk biaya
perjalanan dan uang saku. Di PT Sarana Teknik Utama, biaya perjalanan dan uang saku yang mencakup biaya transportasi
yang dikeluarkan untuk tiket pesawat, hotel, restoran, sewa dan akomodasi yang diperkirakan mencapai 70% dari
mobil/taksi dan uang saku pada tahun lalu mencapai Rp 12 keseluruhan biaya perjalanan dan uang saku.
milyar. Biaya perjalanan dan uang saku meningkat 12% Gambar 1
selama 5 tahun ini. Anggaran sebesar itu untuk perusahaan ini Alokasi Biaya Perjalanan dan Uang Saku
jelas cukup besar.

TIK ET PES AW A T
Rp 10 Milyar Biaya Perjalanan dan Uang Saku
48 %
Biaya perjalanan dan uang saku yang dianggarkan
perusahaan sebesar 8% dari pendapatan perusahaan. Memang
jumlah anggaran sebesar itu cukup kecil bila dibandingkan 6%
LA IN -LA
I IN
DAS
MO
IL
dengan anggaran untuk gaji pegawai dan komisi untuk AKO
B
10 %
MO
25 %
distributor. Namun, anggaran sebesar itu menduduki posisi
A
W
SE
14 %
pengeluaran terbesar ketiga di lingkungan perusahaan. UANG SA KU
Selanjutnya, kita membahas bab rangkuman, kesimpulan dan

rekomendasi. Rangkuman berisikan informasi utama yang merupakan
temuan yang disajikan dalam laporan. Informasi utama itu diambil dari bab
isi dan diungkapkan atau diurutkan seperti yang dalam isi. Sedangkan
kesimpulan berisikan analisis atas makna temuan-temuan tadi. Kesimpulan
ini merupakan jawaban terhadap permasalahan-permasalahan yang telah
diungkapkan dalam laporan. Sedangkan rekomendasi merupakan pandangan
yang didasari logika dan penalaran argumentatif tentang dasar satu tindakan
yang harus diambil untuk menyelesaikan masalah.
Untuk jelasnya, marilah sekarang kita melihat kembali contoh seperti
yang disampaikan pada bagian pendahuluan dan isi tadi yang kesimpulannya
seperti berikut.
KESIMPULAN DAN REKOMENDASI

Penghematan biaya perjalanan dan uang saku tanpa
menganggu kegiatan bisnis sebenarnya dapat dilakukan. Ada
beberapa langkah yang dapat diambil untuk mencapai maksud
tersebut yang kami rekomendasikan, yaitu:
¾ Kontrol yang ketat oleh manajemen atas
anggaran biaya perjalalanan dan uang saku.
¾ Mengurangi perjalanan yang tidak begitu
penting.
¾ Mencari mitra perusahaan penerbangan yang
dapat memberikan diskon untuk tiket
penerbangan.
Namun karena kebijakan ini bisa jadi tidak begitu
populer di kalangan pegawai, maka manajemen hendaknya
menjelaskan maksud dan arti penting kebijakan ini bagi
pengembangan perusahaan. Sekaligus menjelaskan rencana
pengembangan perusahaan pada para karyawan, yang dalam
pelaksanaannya membutuhkan kerja sama dari karyawan.
Pada bagian penutup, kita bisa menyampaikan ucapan terima kasih

kepada berbagai pihak yang menjadi sumber informasi. Misalnya kita
menyatakan, “Terima kasih untuk bagian dokumentasi harian XYZ yang
memberikan informasi berharga mengenai aktivitas bisnis perusahaan yang
bergerak dalam jasa teknologi komputasi.” Selain itu pada bagian penutup
ini pun kita masukkan daftar kutipan dan bahan referensi yang menjadi acuan
penulisan laporan. Dengan mencantumkan daftar kutipan dari referensi
berarti kita juga bekerja dengan sungguh-sungguh mengkaji bahan referensi
sebagai sumber informasi.
Terakhir bagian lampiran. Daftar lampiran ini bisa berupa lampiran-
lampiran data yang tidak dimasukkan ke dalam bagian isi, bibliografi atau
indeks.
Namun, tentu saja laporan yang kita tulis, ketika laporan tersebut kita
jilid masih perlu dilengkapi dengan informasi lain yang berkaitan dengan
laporan kita. Kita buat sampul/jilid laporan yang biasanya berisikan judul
laporan, dinyatakan laporan tersebut dibuat untuk siapa, siapa yang menulis
laporan tersebut dan titi-mangsa (date-line) laporan. Kemudian ada kata
pengantar, dilanjutkan dengan daftar isi dan daftar tabel.
E. ORGANISASI, FORMAT DAN GAYA LAPORAN
Selanjutnya kita melihat faktor-faktor yang mempengaruhi organisasi,

gaya dan format laporan. Hal tersebut perlu kita ketahui karena ada beberapa
bentuk laporan seperti yang sudah kita bahas, yakni formal dan informal,
informatif dan analitis. Untuk lebih jelasnya kita bisa melihat tabel di bawah
ini:
Implikasi pada gaya, format dan

Faktor Mungkin berupa:
organisasi
Perintah SIAPA ? Laporan sukarela yang Membutuhkan pengantar untuk
disiapkan atas inisiatif menjelaskan tujuan laporan (untuk
penulisnya; laporan resmi yang laporan sukarela); laporan resmi
disiapkan atas permintaan tidak begitu mementingkan
orang lain. pengantar karena dibuat untuk
memenuhi permintaan.
Bidang APA ? Laporan penjualan, kebijakan Penyajian ditentukan oleh sifat
penggajian, rencana tindakan, bidang laporan (misalnya informasi
penelitian, proposal rekayasa, statistik resmi yang dirangkum
laporan kemajuan. dalam format tabular).
KAPAN dibuat ? Rutin, yang meliputi laporan Untuk laporan rutin ada format
harian, laporan mingguan, standar yang memungkinkan
laporan bulanan, laporan pembandingan satu periode
triwulan dan laporan tahunan; dengan periode lainnya dan perlu
laporan khusus yang sedikit informasi latar belakang dan
disesuaikan dengan kebutuhan informasi transisional; untuk
tertentu. laporan khusus tidak ada
standarisasi tapi membutuhkan
sedikit latar belakang dan informasi
transisional.
Dikirim Laporan internal yang disusun Laporan internal relatif informal
KEMANA? untuk lingkungan intern yang ditulis dalam bentuk memo
organisasi; laporan eksternal atau manuskrip; laporan eksternal
yang dikirim pada orang di luar relatif bernada resmi dan ditulis
organisasi. dalam bentuk surat atau manuskrip
MENGAPA Laporan informatif; laporan Laporan informatif diorganisasikan
dibuat ? analitis yang memberikan berdasar subtopik; laporan analitik
analisis, interpretasi, diorganisasikan berdasar
kesimpulan dan kadang- kesimpulan/rekomendasi atau
Implikasi pada gaya, format dan

Faktor Mungkin berupa:
organisasi
kadang rekomendasi logika argumentasi.
BAGAIMANA Pembaca reseptif; pembaca Untuk pembaca reseptif disusun
penerimaannya? skeptis. dalam urutan langsung; untuk
pembaca skeptis disusun dalam
urutan tidak langsung.
Sumber Bovee dan Thill (1989)
Tabel di atas menunjukkan bahwa pilihan gaya, format dan organisasi

laporan bergantung antara pada perintah siapa laporan dibuat dan hendak
disampaikan kepada siapa laporan tersebut. Perbedaan dua hal itu saja akan
membedakan format, gaya dan organisasi laporan kita. Jadi pilihan gaya,
format dan pengorganisasian laporan sama sekali bukan bergantung pada
pilihan pribadi kita sendiri sebagai penulis laporan.
L A TIH A N
Untuk memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas,

kerjakanlah latihan berikut!
1) Cobalah membuat format laporan harian untuk bidang produksi dan
pemasaran kerupuk yang dihasilkan sebuah usaha kecil mikro produsen
kerupuk yang dipasarkan ke berbagai warung. Format laporan tersebut
menunjukkan nama pedagang pengecer, jumlah penjualan dan jumlah
produksi kerupuk.
2) Anggaplah Anda bekerja sebagai manajer pemasaran pada satu
perusahaan elektronika yang memproduksi radio kaset, VCD, kulkas,
mesin cuci, televisi dan antena parabola. Anda diminta oleh atas Anda
untuk membuat laporan pemasaran triwulanan. Buatlah format
laporannya.
3) Berdasarkan latihan nomor 2 di atas, cobalah Anda menyusun kerangka
laporan tahunan untuk bidang pemasaran. Apa sajakah yang hendak
Anda masukkan ke dalam laporan tersebut. Mengapa? Diskusikan
dengan teman Anda dalam kelompok.
Petunjuk Jawaban Latihan
1) Format laporan harian biasanya dibuat dalam bentuk tabel yang terdiri
dari beberapa kolom yang disusun berdasarkan kebutuhan pada data
yang tercantum dalam tabel tersebut. Lihat contoh format pada Kegiatan
Belajar 1 Modul 5 ini.
2) Sama dengan Petunjuk Latihan nomor 1 di atas.
3) Kerangka laporan pada dasarnya berisi butir-butir pokok yang hendak
ditulis dalam sebuah laporan.
RA NGK UMA N
Laporan adalah “pesan yang disampaikan secara sistematis dan

objektif yang digunakan untuk menyampaikan informasi dari satu bagian
organisasi kepada bagian lain atau lembaga lain guna membantu
pengambilan keputusan atau memecahkan persoalan”. Berdasarkan
jenisnya, pada dasarnya laporan dibagi menjadi dua yaitu laporan formal
dan laporan informal. Namun kita bisa melihat laporan berdasarkan
waktu, yakni laporan berkala yang dibuat berdasarkan jangka waktu
tertentu seperti harian, mingguan, bulanan, triwulanan, semeteran atau
tahunan. Bisa juga dilihat dari sifatnya, yaitu laporan rutin dan laporan
khusus.
Organisasi penulisan laporan formal umumnya terdiri atas
(a) pembukaan, (b) isi, (c) penutup, dan (d) lampiran. Sedangkan untuk
laporan informal mengikuti format yang ditetapkan organisasi masing-
masing, dan tidak mengikuti struktur organisasi laporan yang baku dan
berlaku universal berdasarkan konvensi.
TES FORMATIF 1
Pilihlah satu jawaban yang paling tepat!
1) Laporan adalah pesan yang disampaikan secara sistematis dan objektif

yang digunakan untuk ....
A. penyampaian perintah
B. penyampaian informasi
C. penyampaian ajakan
D. penyampaian himbauan
2) Laporan formal menekankan objektivitas dengan organisasi pelaporan

yang terstruktur secara ketat dan memuat ....
A. data dan fakta
B. berita dan informasi
C. berita dan angka
D. opini dan data
3) Pada dasarnya, laporan vertikal disampaikan untuk melaksanakan fungsi

manajemen, yakni ....
A. planning
B. organizing
C. controlling
D. evaluating
4) Berdasarkan khalayak pembacanya, laporan dapat dibedakan menjadi

laporan internal dan laporan eksternal. Laporan internal adalah pelaporan
yang disampaikan kepada ....
A. atasan
B. publik di dalam organisasi/lembaga bisnis
C. publik yang berada di luar organisasi/lembaga bisnis
D. keluarga karyawan
5) Dalam laporan, informasi pokok yang berupa temuan dimasukkan ke

dalam subtopik ....
A. kesimpulan
B. rangkuman
C. rekomendasi
D. isi laporan
Cocokkanlah jawaban Anda dengan Kunci Jawaban Tes Formatif 1 yang

terdapat di bagian akhir modul ini. Hitunglah jawaban yang benar.
Kemudian, gunakan rumus berikut untuk mengetahui tingkat penguasaan
Anda terhadap materi Kegiatan Belajar 1.
Jumlah Jawaban yang Benar

Tingkat penguasaan = × 100%
Jumlah Soal
Arti tingkat penguasaan: 90 - 100% = baik sekali

80 - 89% = baik
70 - 79% = cukup
< 70% = kurang
Apabila mencapai tingkat penguasaan 80% atau lebih, Anda dapat

meneruskan dengan Kegiatan Belajar 2. Bagus! Jika masih di bawah 80%,
Anda harus mengulangi materi Kegiatan Belajar 1, terutama bagian yang
belum dikuasai.
Kegiatan Belajar 2
Menulis Proposal
K ata proposal cukup populer di tengah masyarakat kita. Meskipun kata

proposal ini, biasanya diidentikkan dengan upaya untuk memperoleh
dana kegiatan. Misalnya, para remaja anggota karang taruna/taruna karya,
mengedarkan proposal saat meminta sumbangan untuk penyelenggaraan
peringatan HUT Republik Indonesia. Begitu juga dengan para mahasiswa
yang hendak menyelenggarakan kegiatan menulis proposal yang
menawarkan kerja sama dengan berbagai perusahaan, yang merupakan
bentuk lain dalam mencari dana. Panitia pembangunan rumah ibadah di
berbagai daerah juga menulis proposal untuk disebarluaskan kepada para
dermawan yang siapa tahu bersedia menyumbangkan hartanya untuk
kepentingan pembangunan rumah ibadah.
Sesungguhnya antara proposal dan laporan itu merupakan pasangan.
Sebelum kegiatan dilaksanakan, orang menulis proposal kegiatan terlebih
dulu. Setelah selesai kegiatan orang menulis laporan penyelenggaraan
kegiatan. Namun dalam praktik dalam hidup keseharian kita, tak jarang
antara proposal dan laporan dianggap dua hal yang berbeda dan tak memiliki
hubungan yang erat.
Kita mulai kegiatan pada kegiatan belajar ini, dengan pengertian
proposal. Ini diperlukan mengingat ada kecenderungan proposal sering kali
dianggap sebagai sekedar sinonim dari permintaan dana atau permintaan
sumbangan. Ringkasnya, proposal diidentikkan dengan uang. Padahal
sesungguhnya tidak seperti itu. Proposal adalah dokumen yang disiapkan
untuk menggambarkan bagaimana sebuah organisasi dapat memenuhi
kebutuhan pihak lain. Dalam kegiatan bisnis sekarang, ketika kita hidup di
abad ledakan informasi, mempersiapkan proposal merupakan kegiatan
penting yang dilakukan oleh berbagai perusahaan. Persiapan menulis
proposal dan kemampuan menulis proposal sangat diperlukan agar proposal
tersebut menarik dan menjalankan fungsinya.
Dalam kegiatan bisnis, permintaan membuat proposal umumnya datang
dari pembeli yang kita anggap potensial. Biasanya pembeli potensial
menyatakan RFP (request for a proposal). Permintaan tersebut biasanya
berkaitan dengan permasalahan yang dihadapi oleh calon klien kita dan
usulan pemecahan yang kita ajukan melalui proposal tersebut. Proposal
tersebut biasanya terdiri (a) uraian rinci pokok permasalahan yang akan
dipecahkan dan (b) biaya yang harus dikeluarkan. Oleh sebab itu, proposal
harus dibuat dengan serius sebagai salah satu bagian penting operasi
perusahaan tempat kita bekerja.
Tentu saja, seperti juga laporan, proposal memiliki format tersendiri.
Format sebuah proposal dapat berbentuk sebuah laporan seperti
memorandum jika proposalnya pendek dan diedarkan untuk kepentingan
intern. Format kedua berbentuk surat laporan yang digunakan bila laporan
tersebut pendek dan diedarkan untuk kalangan eksternal organisasi/ lembaga
bisnis. Terakhir, format proposal dibuat dalam bentuk seperti laporan formal.
Bentuk ini digunakan bila proposalnya dibuat cukup panjang dan diedarkan
bisa untuk kalangan internal, bisa juga untuk kalangan eksternal.
Format mana yang akan kita pergunakan, sangat fleksibel. Oleh karena
itu, penulis proposal mesti memiliki sifat fleksibilitas dengan
mempertimbangkan, pola tertentu tampaknya dipandang akan lebih berhasil.
Pola tersebut tak usah diragukan lagi sebagai rencana dasar kita kalau
memang akan membawa hasil. Ujian akhir terhadap sebuah proposal
dilakukan atas efektivitas proposal tersebut dalam mencapai tujuan. Upaya
yang dilakukan penulis proposal adalah merangkai bagian-bagian proposal
agar dapat dijual kepada pihak lain.
A. PENGERTIAN PROPOSAL
Secara harfiah, proposal berarti usulan. Tentu saja, makna harfiah seperti
itu belum menggambarkan apa yang dimaksud dengan proposal dan
bagaimana kaitannya dengan komunikasi bisnis. Oleh karena itu proposal
dapat dirumuskan sebagai “dokumen pengajuan kegiatan dari pihak luar
kepada satu organisasi atau dari seseorang yang secara hierarkis lebih rendah
kepada orang yang lebih tinggi kewenangannya”. Dengan demikian, di dalam
proposal tersebut akan ada (a) usulan kegiatan, (b) bentuk kegiatan, (c) peng-
usul kegiatan, dan (d) penerima usul kegiatan.
Dalam konteks komunikasi bisnis, proposal sebagai dokumen tertulis
menjadi media penyampaian gagasan (berupa kegiatan) dari pengusul kepada
penerima usulan. Karena itu, sebagai media komunikasi, proposal biasanya
dibuat secara menarik dan seringkas mungkin namun cukup menggambarkan
apa yang diharapkan. Prinsip-prinsip komunikasi dipergunakan dalam
penulian proposal seperti siapa yang menjadi khalayak sasaran proposal

tersebut dan bagaimana pesan diorganisasikan di dalam proposal.
B. JENIS-JENIS PROPOSAL
Proposal pada dasarnya merupakan istilah generik untuk usulan, oleh

karena itu kita perlu memahami jenis-jenis proposal. Ada beberapa jenis
proposal yang kita kenal, seperti berikut ini.
1. Proposal Program, yang merupakan usulan penyelenggaraan program
yang akan terdiri dari beberapa kegiatan. Proposal program ini pada
umumnya berasal dari lingkungan internal organisasi, meski ada kalanya
usulannya datang dari pihak di luar lingkungan organisasi. Misalnya,
proposal program pemberantasan buta aksara, program pemasaran
terpadu atau program peningkatan kepuasan konsumen.
2. Proposal kegiatan, yang merupakan usulan penyelenggaraan kegiatan
yang merupakan komponen atau bagian dari satu program. Proposal
kegiatan ini bisa berasal dari lingkungan internal maupun lingkungan
eksternal organisasi. Bahkan adakalanya, satu organisasi mengumumkan
penerimaan proposal dari pihak lain. Proposal kegiatan ini biasanya
dinamakan juga sebagai proposal proyek. Misalnya, proposal penelitian,
proposal kegiatan pemasaran atau proposal penyusunan kampanye
pemasaran.
3. Proposal kompetitif, yang pada dasarnya merupakan bagian dari usulan
penyelenggaraan kegiatan dalam naungan satu program. Proposal
kompetitif ini pada umumnya datang dari pihak eksternal organisasi
yang diminta membuat proposal melalui undangan terbuka di media
massa. Misalnya, proposal penelitian hibah kompetitif.
4. Proposal teknis, merupakan proposal yang ditulis dengan mengacu pada
Kerangka Acuan Kerja/Term of Reference (KAK/TOR) yang dibuat satu
organisasi. Dengan demikian, program atau kegiatannya sudah
ditetapkan oleh satu organisasi namun bagaimana kegiatan
diselenggarakan untuk mencapai tujuan yang ditetapkan diusulkan
melalui proposal teknis yang dibuat oleh pihak di luar organisasi.
Misalnya, proposal teknis analisis kecenderungan pasar dan proposal
teknis usaha peningkatan kepedulian terhadap konsumen.
C. KOMPONEN PROPOSAL
Secara umum, sebuah proposal akan memiliki bagian-bagian sebagai

berikut: (a) masalah, (b) tujuan, (c) ruang lingkup, (d) metode/prosedur,
(e) material/perlengkapan, (f) personalia, (g) tindak lanjut/evaluasi,
(h) biaya/anggaran, (i) rangkuman, dan (j) lampiran-lampiran. Kita akan
mendalami satu per satu bagian-bagian proposal tersebut. Informasi yang
dikandung untuk setiap bagian tersebut akan kita bahas berikut ini.
1. Masalah
Masalah pada dasarnya merupakan kesenjangan antara apa yang ada dan
apa yang seharusnya ada. Misalnya, seharusnya orang berpendapatan Rp
1.200.00/bulan untuk memenuhi kelayakan hidup minimal namun orang itu
hanya berpendapatan Rp 900.000/bulan. Jadi ada kesenjangan antara yang
seharusnya dengan yang ada. Dalam proposal, biasanya uraian masalah
diungkapkan dengan menggunakan kalimat-kalimat konkret yang ditunjang
dengan data. Adanya data akan menunjukkan bahwa permasalahan tersebut
bukan masalah yang diasumsikan ada oleh pembuat atau penulis proposal
melainkan permasalahan nyata yang dihadapi.
Sering sekali masalah yang dikemukakan adalah masalah yang
diasumsikan ada oleh penulis proposal. Atau, masalah tersebut diungkapkan
dengan kalimat-kalimat abstrak sehingga tidak mengungkapkan masalah
yang sesungguhnya. Mengapa permasalahan tersebut harus diungkapkan
dengan konkret, karena pada dasarnya program atau kegiatan
diselenggarakan untuk mengatasi permasalahan konkret yang dihadapi,
bukan permasalahan yang diasumsikan ada oleh pembuat/perancang
program.
Masalah yang biasanya terkait dengan tujuan yang ingin dicapai dengan
terpecahkannya masalah tersebut. Masalah dan tujuan dapat saling
dipertukarkan dalam proposal yang kita buat. Kita bisa melihat contoh
“Uraian Proyek” sebuah proposal yang diajukan oleh sebuah perusahaan
yang ingin memberikan kontribusi dalam kegiatan pendidikan:
URAIAN PROYEK
Unive r sit as Islam Nu sant ar a B and u ng
m e ngund ang k alangan b isnis d an ind u str i u ntuk
b e r p a r ti s i p a s i d a l a m m e n g e m b a n g k a n k ul i a h
“Komunikasi Bisnis” dalam bentuk kuliah melalui televisi
dan paket pelatihan melalui video. Materi pendidikan
seperti itu akan memberikan pelatihan keterampilan
y a ng e f e k ti f d a l a m “ K o m u ni k a s i B i s ni s ” u ntuk
meningkatkan kinerja sumber daya manusia dalam bisnis
dan memberikan kontribusi terhadap keterampilan
organisasional dan tingkat keuntungan perusahaan.
Dalam masyarakat informasi yang berkembang cepat,
keterampilan berkomunikasi merupakan bagian integral
keberhasilan.
Selanjutnya, permasalahan tersebut dirumuskan dalam kalimat, yang

biasa juga dinamakan pernyataan masalah. Kita hendaknya membedakan
antara perumusan masalah, yang pada dasarnya merupakan pengungkapan
fakta dan data tentang permasalahan dengan pernyataan masalah yang
merupakan pengungkapan masalah yang hendak diselesaikan melalui
program atau kegiatan. Kita lihat contohnya:
MASALAH
Pentingnya komunikasi bisnis ini dirasakan oleh
berbagai perusahaan di Indonesia. Seperti yang dialami PT
Maju Teras yang telah mengikutkan karyawannya dalam
pelbagai latihan komunikasi bisnis. Proposal ini hendak
menunjukkan manfaat dari paket-paket pelatihan komunikasi
bisnis.
2. Tujuan
Tujuan merupakan apa yang akan kita capai melalui program/kegiatan
yang diusulkan. Karena itu dalam tujuan biasanya dinyatakan kondisi yang
diinginkan. Misalnya, meningkatnya kemampuan komunikasi para eksekutif.
Dalam proposal biasanya dicantumkan 2 atau 3 tujuan yang hendak dicapai
yang menjadi pedoman dalam pelaksanaan kegiatan.
Seiring dengan tujuan itu, biasanya juga ditetapkan indikator
keberhasilan. Dalam indikator keberhasilan ini, disebutkan ukuran-ukuran
kuantitatif ―terkadang juga kualitatif― pencapaian tujuan. Misalnya,
meningkatnya kemampuan 2/3 eksekutif dalam melakukan komunikasi
bisnis. Indikator keberhasilan ini nantinya dapat dipergunakan juga untuk
mengukur keberhasilan program/kegiatan pada saat dilakukan evaluasi.
3. Ruang Lingkup
Ruang lingkup pada dasarnya membatasi cakupan kegiatan. Melalui
ruang lingkup ini dibatasi aspek-aspek atau komponen-komponen dari satu
kegiatan. Dengan membangun batas-batas tersebut maka dikemukakan apa
yang akan dilakukan dan apa yang tidak dilakukan. Misalnya dalam usulan
kegiatan peningkatan pemasaran produk dinyatakan ruang lingkup
kegiatannya hanya mencakup konsumen baru, sehingga konsumen lama atau
pengguna produk tidak termasuk dalam kegiatan yang diselenggarakan.
4. Metode/Prosedur
Metode pada dasarnya merupakan jalan yang kita usulkan untuk
memecahkan masalah atau menjalankan kegiatan. Ada banyak metode yang
bisa kita pilih dalam pemecahan masalah. Salah satu di antaranya dengan
menggunakan pendekatan sistem, yang memilah satu sistem ke dalam
komponen-komponennya. Pada metode ini, dijelaskan secara sederhana
langkah-langkah yang perlu ditempuh agar sesuai dengan tujuan yang ingin
dicapai. Kemudian metode tersebut diubah ke dalam kerangka kerja yang
menyebutkan komponen-komponen yang akan dijalankan. Kita lihat contoh
kerangka kerja dalam bentuk gambar, seperti berikut.
Gambar 5.3.
Kerangka Kerja
Melengkapi metode ini juga biasanya dicantumkan jadwal pelaksanaan

program/kegiatan. Untuk proposal teknis, biasanya jadwal kegiatan sudah
ditetapkan rentang waktunya oleh pemberi pekerjaan dan menjadi bagian dari
KAK/TOR, yang kemudian dituangkan ke dalam jadwal kerja yang lebih
rinci. Sedangkan untuk proposal program/kegiatan, jadwal tersebut biasanya
disusun oleh pengusul kegiatan. Pada dasarnya, apa yang masuk ke dalam
jadwal kegiatan tersebut adalah komponen-komponen dalam tahapan
pelaksanaan kegiatan.
Kita lihat contoh jadwal kegiatan pada Gambar 5.4 berikut.
Gambar 5.4.
Contoh Jadwal Kegiatan
5. Material/Perlengkapan
Dalam proposal teknis, biasanya dicantumkan material dan peralatan
yang akan dipergunakan. Kemudian dijelaskan pula, mana yang merupakan
material dan peralatan milik sendiri dan pihak lain yang dipergunakan dengan
cara menyewa peralatan tersebut. Sedangkan untuk proposal kegiatan
biasanya disebutkan peralatan yang akan dipergunakan seperti sarana kerja.
Adakalanya beberapa peralatan yang diperlukan disediakan pihak
penerima proposal, sehingga tidak perlu dicantumkan dalam proposal.
Namun banyak juga penerima proposal yang tidak memberikan fasilitas kerja
apa-apa, sehingga peralatan kerja harus disediakan oleh pengaju proposal dan
dimasukkan ke dalam proposal.
6. Personalia
Personalia yang dicantumkan dalam proposal adalah daftar nama dan
keahlian masing-masing orang yang akan terlibat dalam program/kegiatan.
Adakalanya, bila proposal tersebut merupakan kegiatan kepanitiaan, yang
dicantumkan adalah daftar personalia kepanitiaan. Namun pada umumnya,
pada proposal yang dicantumkan adalah nama-nama orang yang memiliki
keahlian yang dilengkapi dengan curriculum vitae-nya sehingga bisa dinilai
kepakaran dan pengalaman kerjanya.
Kita bisa melihat usulan tenaga ahli yang dipergunakan untuk menangani
satu kegiatan seperti berikut.
Gambar 5.5.
Susunan Personalia
Melengkapi tenaga ahli tersebut, pada umumnya dicantumkan pula

nama-nama dan keahlian staf pendukung seperti operator komputer dan
manajer kantor yang mengatur lalu lintas administrasi dan keuangan.
7. Tindak Lanjut dan Evaluasi

Dalam proposal, biasanya juga dicantumkan rencana tindak lanjut bila
program/kegiatan/proyek telah diselesaikan. Biasanya, ada keinginan agar
kegiatan tersebut berlanjut, bukan hanya berjalan pada saat ada
program/kegiatan. Oleh karena itu, dalam proposal dicantumkan rencana
untuk mengembangkan program/kegiatan sehingga keberlanjutan bisa
terjamin. Misalnya, bagaimana kita mengembangkan konsep pemasaran yang
berlanjut meski kegiatan yang diusulkan sudah berakhir.
Ada kalanya, dalam proposal juga dicantumkan rencana tindak lanjut
berupa program/kegiatan lanjutan yang makin memantapkan program/
kegiatan yang sudah dijalankan. Biasanya penetapan program/kegiatan
lanjutan itu diputuskan setelah kita melakukan evaluasi atas
program/kegiatan. Evaluasi ini pada dasarnya untuk mengetahui tingkat
keberhasilan program/kegiatan. Dalam proposal dicantumkan rencana
evaluasi dan indikator yang dipergunakan untuk menilai tingkat keberhasilan
program.
8. Biaya/Anggaran
Biaya/anggaran merupakan komponen penting dari proposal, di samping
metode. Dalam biaya/anggaran ini dicantumkan komponen-komponen biaya,
yang pada umumnya mencakup biaya belanja SDM, belanja peralatan dan
biaya operasional. Masuk ke dalam belanja SDM ini adalah honorarium
tenaga ahli dan staf pendukung. Sedangkan belanja peralatan antara lain
untuk membeli peralatan kantor dan biaya pembuatan laporan. Sedangkan
biaya operasional akan mencakup biaya pelaksanaan pekerjaan seperti biaya

perjalanan.
Biaya yang diajukan dibuat secara rinci dan merupakan satu kesatuan
dengan jadwal kegiatan. Biasanya rencana biaya tersebut dibuat dalam satu
tabel yang memiliki kolom uraian, harga satuan, jumlah keperluan, dan
jumlah subbagian dan jumlah keseluruhan.
9. Rangkuman
Kini kita membicarakan soal anggaran dan rangkuman. Dalam sebuah
proposal kita harus mencantumkan rencana anggaran biaya program secara
terperinci, baik untuk biaya material, peralatan, konsultan, honorarium
anggota tim, biaya transportasi dan akomodasi. Sebagai tambahan, kita juga
sebaiknya menuliskan rangkuman biaya yang dianggarkan.
10. Lampiran-lampiran
Bagian terakhir yang kita bahas adalah lampiran. Pada bagian ini
dilampirkan berbagai dokumen penunjang. Seperti pengalaman lembaga
pengaju proposal, curriculum vitae tenaga ahli, riwayat dan pengalaman
organisasi, dokumen badan hukum organisasi dan NPWP.
Tadi kita sudah melihat contoh untuk bagian per bagian proposal.
Sengaja dibuat bagian per bagian agar kita bisa lebih mudah mempelajarinya.
Namun, tentu saja mempelajari bagian per bagian tidaklah memadai.
Sekarang kita melihat contoh proposal yang utuh. Sekaligus Anda bisa
berlatih untuk mengidentifikasi bagian-bagian proposal tersebut.
Perhatikanlah proposal di bawah ini, yang merupakan sebuah proposal
singkat.
PROPOSAL SEMINAR
PENGEMBANGAN STAF: KETERAMPILAN KOMUNIKASI INTERPERSONAL
UNTUK SUPERVISOR & MANAJEMEN MADYA
Saldi Gaisudraz
Konsultan Pengembangan SDM
Masalah
Manajamen merasakan adanya kebutuhan untuk memperbaiki kinerja komunikasi para supervisor dan personalia
pada tingkat manajemen madya untuk menguatkan hubungan di antara mereka dan hubungan dengan para pekerja
Tentu saja pelatihan yang diusulkan ini dirancang untuk membantu para peserta mengembangkan keterampila
komunikasi interpersonal yang efektif
.
Metode Pelatihan
Berdasarkan pengalaman kita, konsep-konsep berikut ini sangat efektif dalam memperbaiki pemahaman dan
meningkatkan kinerja
.
Metode Belajar-mengajar
Keterampilan interpersonal hanya dapat diperoleh melalui kegiatan yang diorientasikan pada program pelatihan
yang memungkinkan peserta dapat menerapkan teori melalui permainan peran, diskusi kasus dan umpan-balik.
Dalam pendekatan ini, pelatih berperan sebagai fasilitator belajar dan bukan sebagai guru. Seringnya penggunaan
pengajaran melalui video yang dipakai oeh pelatih dan umpan-balik kelompok menguatkan hasil belajar
.
Isi
Topik-topik berikut merupakan inti dari program pelatihan ini:
Persepsi dan konsep-diri
Iklim komunikasi
Pengiriman dan penerimaan pesan
Kecakapan Nonverbal
Mengurangi Rintangan Komunikasi
Mengatasi Konflik
Wawancara
Komunikasi Kelompok Kecil
Metode Balajar
Agar peserta latihan ini merasa nyaman ketika dibagikan buku teks panduan, kita menggunakan modul
“Komunikasi Bisnis” dari Drs. Tatang Subarna, MS. Ditambah pula, hand-out permasalahan yang diberikan untuk
permainan peran dan diskusi.
Waktu Belajar
Pelatihan ini dibagi menjadi 12 sesi yang masing-masing sesinya selama 2 jam efektif dalam jangka waktu 6 hari
kerja.
Jumlah Peserta
Jumlah peserta yang diharapkan adalah 12 peserta
.
Biaya
Seluruh materi belajar-mengajar yang kita berikan dalam pelatihan ini termasuk buku teks, hand-out, kamera
video, dan berdasarkan banyaknya jumlah sesi dan jumlah peserta maka biaya keseluruhan yang dibutuhkan mencapai
Rp 5,6 juta. Namun bila pelatihan ini dilakukan untuk 2 angkatan pada periode waktu yang sama maka biayanya dapat
dikurangi menjadi Rp. 9,5 juta
.
Rincian Biaya
1. Buku teks 12 eks. X Rp 50.000,00 Rp 600.000,00
2. Hand-out studi kasus 12 eks. x Rp 5.000 - 60.000,00
3. Profesional Fee (24 jam pelatihan x Rp.
150.000) -3.600.000,00
4. Transportasi dan akomodasi fasilitator -1.340.000,00
JUMLAH Rp.5.600.000,00
Page 1
---
Jumlah Peserta
Jumlah peserta yang diharapkan adalah 12 peserta
.
Biaya
Seluruh materi belajar-mengajar yang kita berikan dalam pelatihan ini termasuk buku teks, hand-out, kamera video,
dan berdasarkan banyaknya jumlah sesi dan jumlah peserta maka biaya keseluruhan yang dibutuhkan mencapai Rp
5,6 juta. Namun bila pelatihan ini dilakukan untuk 2 angkatan pada periode waktu yang sama maka biayanya dapat
dikurangi menjadi Rp. 9,5 juta
.
Rincian Biaya
Buku Teks 12 eks x Rp 50.000,00Rp. 600.000,00
Handout Studi Kasus 12 eks x Rp 5.000,00- 60.000,00
Profesional Fee 24 jam pelatihan x Rp 150.000,00 - 3.600.000,00
Transportasi dan akomodasi fasilitator - 1.340.000,00JumlahRp. 5.600.000,00
Page 1
Berikut ini, contoh lain proposal yang formatnya ditentukan oleh

lembaga yang menjadi tujuan proposal kita. Contoh berikut ini diambil dari
Panduan Pembuatan Konsep Proposal dari Global Environment Facility
Small Grants Programme:
Setelah kita membahas bagian-bagian proposal dan melihat contoh

masing-masing bagian dan contoh utuh sebuah proposal, kini kita memiliki
gambaran yang lebih lengkap mengenai proposal bisnis ini. Untuk lebih
memudahkan Anda bila diminta untuk membuat sebuah proposal bisnis, kini
kita membicarakan langkah-langkah yang perlu diambil pada saat proposal
tersebut belum kita tuangkan ke dalam bentuk tertulis. Kita membahas tahap-
tahap dalam menulis proposal, seperti berikut ini.
1. Memilih format proposal. Perhitungkan juga jumlah halaman proposal.
Format dan jumlah halaman akan ditentukan oleh kepada siapa diajukan
dan masalah yang diungkapkan dalam proposal.
2. Menyiapkan sampul/jilid untuk proposal tersebut. Dalam lembar
sampul/jilid, kita cantumkan “judul proposal” yang ditulis dengan jelas
dan ukuran hurufnya biasanya lebih besar dan menggunakan huruf
kapital. Judul tersebut harus mencerminkan isi.
3. Menyiapkan segala sesuatu yang akan masuk ke dalam bagian isi
proposal. Secara cermat kita tentukan rencana pengorganisasian isi
tersebut. Penting juga perhatikan penggunaan gaya bahasa, apakah
bersifat personal atau impersonal, yang harus kita gunakan secara
konsisten. Dalam penulisan ini juga kita harus konsisten dalam cara
menuliskan judul dan subjudul. Untuk ini kita bisa mengacu pada format
baku yang berlaku di perusahaan kita. Bila perusahaan tidak mempunyai
format baku tersebut, gunakan saja format yang umum digunakan.
Sedangkan gagasan yang dituliskan sebaiknya diurutkan berdasarkan
kategori logis. Dalam menuliskan isi, tentu kita membangun beberapa
pikiran. Satu pokok pikiran biasanya dimasukkan ke dalam sebuah
paragraf/alinea. Untuk menghubungkan satu pokok pikiran dengan
pokok pikiran yang lain, biasanya digunakan kalimat perangkai sebagai
“jembatan” antaralinea atau antarpokok pikiran.
4. Membuat rangkuman proposal dan bila memungkinkan masukkan pula
kesimpulan dan rekomendasi.
5. Cara penulisan dengan mengikuti kaidah-kaidah dalam Bahasa
Indonesia, yang dikenal dengan konsep Ejaan yang Disempurnakan
(EYD). Di dalam EYD ini sudah diatur misalnya cara penulisan gelar
akademik seperti perbedaan penulisan gelar dokter dan doktor, cara
penulisan alamat, penggunaan tanda baca seperti titik (.), titik koma (;)
dan koma (,).
L A TIH A N
Untuk memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas,

kerjakanlah latihan berikut!
1) Buatlah sebuah proposal kegiatan untuk menyambut hari ulang tahun
kota/Kabupaten tempat Anda tinggal. Jelaskan dalam proposal tersebut,
kepada siapa diajukan!
2) Buatlah proposal teknis dengan mencantumkan keseluruhan butir-butir
yang diperlukan dalam penyusunan proposal? Proposal teknis tersebut
mengacu pada contoh kegiatan yang dijalankan Global Environment
Facility Small Grants Programme.
3) Buatlah kerangka isi proposal kegiatan pertunjukan musik?
Petunjuk Jawaban Latihan
1) Proposal kegiatan merupakan usulan penyelenggaraan kegiatan yang

merupakan komponen atau bagian dari satu program. Proposal kegiatan
ini bisa berasal dari lingkungan internal maupun lingkungan eksternal
organisasi. Bahkan adakalanya, satu organisasi mengumumkan
penerimaan proposal dari pihak lain. Proposal kegiatan ini biasanya
dinamakan juga sebagai proposal proyek.
2) Proposal teknis adalah proposal yang ditulis dengan mengacu pada
Kerangka Acuan Kerja/Term of Reference (KAK/TOR) yang dibuat satu
organisasi. Dengan demikian, program atau kegiatannya sudah
ditetapkan oleh satu organisasi namun bagaimana kegiatan diselenggara-
kan untuk mencapai tujuan yang ditetapkan diusulkan melalui proposal
teknis yang dibuat oleh pihak di luar organisasi.
3) Proposal akan memiliki bagian-bagian sebagai berikut: (a) masalah,
(b) tujuan, (c) ruang lingkup, (d) metode/prosedur, (e) material/
perlengkapan, (f) personalia, (g) tindak lanjut/evaluasi, (h) biaya/
anggaran, (i) rangkuman, dan (j) lampiran-lampiran.
RA NGK UMA N
Proposal adalah “dokumen pengajuan kegiatan dari pihak luar

kepada satu organisasi atau dari seseorang yang secara hierarkis lebih
rendah kepada orang yang lebih tinggi kewenangannya”. Dengan
demikian, di dalam proposal tersebut akan ada (a) usulan kegiatan,
(b) bentuk kegiatan, (c) pengusul kegiatan dan (d) penerima usul
kegiatan. Sedangkan jenis-jenis proposal adalah (a) proposal program,
(b) proposal kegiatan, (c) proposal kompetitif, dan (d) proposal teknis.
Secara umum, sebuah proposal akan memiliki bagian-bagian
sebagai berikut: (a) masalah, (b) tujuan, (c) ruang lingkup,
(d) metode/prosedur, (e) material/ perlengkapan, (f) personalia,
(g) tindak lanjut/evaluasi, (h) biaya/anggaran, (i) rangkuman, dan
(j) lampiran-lampiran. Kita akan mendalami satu per satu bagian-bagian
proposal tersebut
Sedangkan tahap-tahap dalam menulis proposal adalah (a) memilih
format proposal dan memperhitungkan jumlah halaman; (b) menyiapkan
sampul/jilid untuk proposal; (c) menyiapkan segala sesuatu yang akan
masuk ke dalam bagian isi proposal; (d) membuat rangkuman proposal,
dan (e) menulis dengan mengikuti kaidah-kaidah bahasa.
TES FORMATIF 2
Pilihlah satu jawaban yang paling tepat!
1) Dalam proposal rumusan permasalahan sebaiknya ditunjang dengan ....

A. asumsi
B. data dan fakta
C. metode
D. kerangka kerja
2) Dalam metode yang dikemukakan, termasuk pula di dalamnya ....

A. kerangka kerja
B. pemecahan masalah
C. personalia
D. data
3) Untuk menentukan tingkat keberhasilan, dalam proposal pun perlu

dicantumkan ....
A. metode
B. tujuan
C. prosedur
D. indikator keberhasilan
4) Proposal yang dikembangkan berdasarkan KAK/TOR, dinamakan ....

A. proposal program
B. proposal kegiatan
C. proposal kompetitif
D. proposal teknis
5) Informasi tambahan yang dilampirkan dalam proposal guna meyakinkan

klien di antaranya ....
A. rekomendasi
B. SIUP
C. NPWP
D. semua jawaban di atas benar
Cocokkanlah jawaban Anda dengan Kunci Jawaban Tes Formatif 2 yang

terdapat di bagian akhir modul ini. Hitunglah jawaban yang benar.
Kemudian, gunakan rumus berikut untuk mengetahui tingkat penguasaan
Anda terhadap materi Kegiatan Belajar 2.
Jumlah Jawaban yang Benar

Tingkat penguasaan = × 100%
Jumlah Soal
Arti tingkat penguasaan: 90 - 100% = baik sekali

80 - 89% = baik
70 - 79% = cukup
< 70% = kurang
Apabila mencapai tingkat penguasaan 80% atau lebih, Anda dapat

meneruskan dengan modul selanjutnya. Bagus! Jika masih di bawah 80%,
Anda harus mengulangi materi Kegiatan Belajar 2, terutama bagian yang
belum dikuasai.
Kunci Jawaban Tes Formatif
Tes Formatif 1 Tes Formatif 2

1) B 1) B
2) A 2) A
3) C 3) D
4) B 4) D
5) B 5) D
Glosarium
Laporan : Pesan yang disampaikan secara sistematis dan

objektif yang digunakan untuk menyampaikan
informasi dari satu bagian organisasi kepada
bagian lain atau lembaga lain guna membantu
pengambilan keputusan atau memecahkan
persoalan.
Organisasi Laporan : Biasa dinamakan juga sistematika laporan yang
merupakan urut-urutan atau pembagian
bab/bagian dalam sebuah laporan.
Proposal : Dokumen usulan penyelenggaraan kegiatan baik
datang dari lingkungan internal maupun eksternal
organisasi.
TOR/KAK : Term of Reference/Kerangka Acuan Kerja yang
merupakan pedoman dalam pelaksanaan satu
kegiatan, yang bentuk kegiatannya diajukan
dalam proposal teknis.
Daftar Pustaka
Bovee, Courtland L. dan John V. Thill. (1989). Business Communications

Today. New York: McGraw-Hill Co.
Himstreet, William C., Wayne Murlin Baty dan Carol M. Lehman. (1993).
Business Communication. Belmont: Windsworth Publishing Co.
Quible, Zane K., Johnson, Margaret H. & Mott, Dennis L. (1996). Business
Communication Principles and Application. Singapore: Prentice Hall
International.
Modul 6
Teknik Presentasi
Dr. Yosal Iriantara
PENDAHULUA N
P resentasi merupakan salah sate bentuk komunikasi yang penting dalam

berbagai kegiatan hidup manusia. Mulai dari yang paling sederhana,
seperti presentasi yang dilakukan seorang anak yang ingin dibelikan laptop
karena sudah mulai menulis skripsi pada ayahnya sampai dengan yang
membutuhkan persiapan baik seperti presentasi yang dilakukan seorang
penemu pada sebuah konvensi ilmiah internasional. Tatkala anak mengaju-
kan sejumlah alasan mengenai pentingnya laptop untuk membantu
mempercepat penyelesaian studi, sesungguhnya dia sedang mempresentasi-
kan gagasannya di depan orang tuanya untuk mencapai tujuan yang hendak
dicapai yaitu dibelikan laptop. Begitu juga seorang penemu yang
mempresentasikan temuannya di forum ilmiah, term ingin mencapai tujuan
tertentu seperti menggali kemungkinan memperoleh manfaat komersial dari
temuannya itu.
Presentasi kita lakukan pada dasarnya untuk mengomunikasikan
gagasan, pemikiran atau informasi kepada orang lain. Gagasan, pemikiran
atau informasi itu bisa bersifat bisnis, sosial, keagamaan atau apa pun juga.
Intinya, kita menyampaikan sesuatu pada orang lain dengan tujuan tertentu.
Kenapa "sesuatu" itu kita sampaikan, karena dalam pandangan kita bisa
membawa manfaat atau kebaikan bagi diri kita dan orang lain.
Oleh karena itu, presentasi merupakan bagian penting dalam kehidupan
manusia. Begitu juga dalam kegiatan bisnis, presentasi merupakan salah satu
bentuk komunikasi yang penting. Orang mempresentasikan produk, sistem
kerja, gagasan baru dalam pemecahan masalah, penjualan produk, pemasaran
barang dan jasa atau paparan temuan riset pasar merupakan kegiatan yang
lazim dilakukan dalam komunikasi bisnis. Siapa pun yang terlibat dalam
kegiatan bisnis atau organisasi bisnis pasti akan melakukan presentasi.
Hanya saja, kini muncul kesan, presentasi itu dipersempit maknanya.

Baru disebut presentasi bila kita menyampaikan sesuatu dengan
menggunakan perangkat bantu presentasi seperti overhead projector atau
laptop yang dihubungkan dengan LCD.
Setelah mempelajari Modul 6 ini Anda diharapkan dapat menjelaskan
presentasi bisnis.

PERT 5 - Sabtu 1 - Komunikasi-Bisnis Dan Negosiasi

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

PERT 5 - Sabtu 1 - Komunikasi-Bisnis Dan Negosiasi

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Modul 5

Menulis Proposal dan Laporan

S ering sekali kita mendengar, “mana laporannya?”, “saya masih

upaya-upaya perbaikan yang rasional. Sama halnya dengan laporan, proposal

T idak mungkin ada organisasi yang tidak membutuhkan laporan dari

konsultan perusahaan atau mungkin mahasiswa yang sedang melakukan

Untuk membantu memudahkan pemahaman, kita awali pembahasan ini

Selanjutnya, agar pemahaman kita terhadap laporan menjadi makin utuh,

kelayakan bisnis properti, atau laporan studi kelayakan yang dibuat

Memo Laporan Tak Rutin

Memo Laporan Berkala

Sumber: Himstreet, et al. (1993)

Gambar 5.1 menunjukkan satu kontinum. Bagian atas kontinum adalah

mereka yang kewenangannya lebih rendah kepada orang yang

Laporan Kemajuan Berkala

LAPORAN LAPORAN LAPORAN

FUNGSI OPERASIONAL DAN STAF

Gambar 5.2 menunjukkan laporan “bergerak” dari bawah ke atas

buruk─ melakukan pemutusan hubungan kerja. Manajemen eksekutif pun

Tanggal Masukan* Masukan Hari** Uraian/Lokasi

Tanggal Masukan* Masukan Hari** Uraian/Lokasi

Disampaikan oleh, Mengetahui, Menyetujui

Dalam membahas bentuk-bentuk laporan ini, kita kembali pada laporan

Lantas, apa pertimbangan dalam mengambil format tertentu dalam

Secara rinci, isi laporan formal itu adalah sebagai berikut.

Kita awali pembahasan organisasi karangan ini dengan bagian

Maksud dan Tujuan

Selanjutnya, marilah kita periksa contoh di atas. Setelah diperiksa, coba

Tahun lalu jumlah perjalan an yang dilakukan

SAKU perjalanan. Perjalanan tersebut bila dihitung dengan jarak

Tahun lalu, berbag ai perusahaan bisn is di Indonesia dan uang saku.

milyar. Biaya perjalanan dan uang saku meningkat 12% Gambar 1

jelas cukup besar.

Selanjutnya, kita membahas bab rangkuman, kesimpulan dan

KESIMPULAN DAN REKOMENDASI

Pada bagian penutup, kita bisa menyampaikan ucapan terima kasih

E. ORGANISASI, FORMAT DAN GAYA LAPORAN

Selanjutnya kita melihat faktor-faktor yang mempengaruhi organisasi,

Implikasi pada gaya, format dan

Implikasi pada gaya, format dan

Tabel di atas menunjukkan bahwa pilihan gaya, format dan organisasi

Untuk memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas,

Petunjuk Jawaban Latihan

Laporan adalah “pesan yang disampaikan secara sistematis dan

Pilihlah satu jawaban yang paling tepat!

1) Laporan adalah pesan yang disampaikan secara sistematis dan objektif

2) Laporan formal menekankan objektivitas dengan organisasi pelaporan

3) Pada dasarnya, laporan vertikal disampaikan untuk melaksanakan fungsi

4) Berdasarkan khalayak pembacanya, laporan dapat dibedakan menjadi

5) Dalam laporan, informasi pokok yang berupa temuan dimasukkan ke

Cocokkanlah jawaban Anda dengan Kunci Jawaban Tes Formatif 1 yang

Jumlah Jawaban yang Benar

Arti tingkat penguasaan: 90 - 100% = baik sekali

Apabila mencapai tingkat penguasaan 80% atau lebih, Anda dapat

K ata proposal cukup populer di tengah masyarakat kita. Meskipun kata

penulian proposal seperti siapa yang menjadi khalayak sasaran proposal

Proposal pada dasarnya merupakan istilah generik untuk usulan, oleh

Secara umum, sebuah proposal akan memiliki bagian-bagian sebagai

Selanjutnya, permasalahan tersebut dirumuskan dalam kalimat, yang

Melengkapi metode ini juga biasanya dicantumkan jadwal pelaksanaan

Kita lihat contoh jadwal kegiatan pada Gambar 5.4 berikut.

Melengkapi tenaga ahli tersebut, pada umumnya dicantumkan pula

7. Tindak Lanjut dan Evaluasi