1.

DESCRIPCIN

GENERAL

DE

UN

PROCESO

DE

INDUCCIN

El propsito fundamental de un programa de induccin segn autores1, es lograr que el empleado nuevo identifique la organizacin como un sistema dinmico de interacciones internas y externas en permanente evolucin, en las que un buen desempeo de parte suya, incidir directamente sobre el logro de los objetivos corporativos. Para que un programa de induccin y entrenamiento sea efectivo, debe permitir encausar el potencial de la nueva person a en la misma direccin de los objetivos de la empresa, por lo tanto, se considera que todo proceso de induccin deber contener bsicamente tres etapas que van en concordancia con la adecuada promulgacin y conocimiento de stos: Induccin general: informacin general, proceso productivo y las polticas generales de la organizacin. Induccin especfica: orientacin al trabajador sobre aspectos especficos y relevantes del oficio a desempear. Evaluacin: evaluacin del proceso de induccin y t oma de acciones correspondientes. Es fundamental que se le de a este proceso un enfoque integral e interdisciplinario y que se desarrolle en un ambiente de excelente comunicacin y participacin, para que se puedan alcanzar los objetivos planteados. 1.1 INDUCCINGENERAL En esta etapa, se debe brindar toda la informacin general de la empresa que se considere relevante para el conocimiento y desarrollo del cargo (dependiendo de ste, se profundizar en algunos aspectos especficos), considerando la or ganizacin como un sistema. Sin embargo, es importante considerar que todo el personal de una empresa son vendedores o promotores (directos o indirectos) de la misma, lo cual hace que sea fundamental una orientacin de todos hacia una misma imagen corporativa. En esta etapa, se deber presentar entre otros la siguiente informacin:

Estructura (organigrama) general de la compaa, historia, misin, visin, valores corporativos, objetivos de la empresa, principales accionistas y dimensin o tamao de la empresa (ventas en pesos o toneladas al ao). Presentacin del video institucional y charla motivacional.

Productos, artculos y servicios que produce la empresa, sectores que atiende y su contribucin a la sociedad. Certificaciones actuales, proyectos en los que est trabajando la empresa y planes de desarrollo. Aspectos relativos al contrato laboral (tipo de contrato, horarios de trabajo, tiempos de alimentacin y marcaciones, prestaciones y beneficios, das de pago, de descan so y vacaciones entre otros). Programas de desarrollo y promocin general del personal dentro de la organizacin. Generalidades sobre seguridad social, reglamento interno de trabajo.

 Los sistemas de retribucin, reglamentos, rgimen disci plinario y otros aspectos de inters institucional, que sean pertinentes para el caso. Varios (Vigilancia y seguridad interna, dotacin general, ubicacin de baos, comedor y vestieres, salidas de emergencia y otros). Polticas y compromiso de la gerencia o de la direccin de la empresa con la salud y la seguridad, y capacitacin general en salud ocupacional y seguridad industrial. Sobre ste ltimo punto, es importante resaltar que la salud ocupacional es responsabilidad de la empresa y est a cargo del personal dirigente; por lo que es responsabilidad de los funcionarios con nivel de direccin y coordinacin, ofrecer adecuadas condiciones de trabajo, controlar la adopcin de medidas preventivas en el desarrollo de las actividades laborales y velar por la cobertura total del personal a su cargo. De igual forma, la compaa debe atribuirle tanta importancia a la seguridad como a la produccin, a la calidad y al control de los costos, ya que se trata de convencer al trabajador de que l es responsable de la seguridad de su trabajo. 1.2 INDUCCINESPECFICA En esta etapa, se debe brindar toda la informacin especfica del oficio a desarrollar dentro de la compaa, profundizando en todo aspecto relevante del cargo. Es supremamente importante recordar, que toda persona necesita recibir una instruccin clara, en lo posible sencilla, completa e inteligente sobre lo que se espera que haga, como lo puede hacer (o como se hace) y la forma en cmo va a ser evaluada individual y colectivamente. Esta etapa, generalmente es liderada por el personal dirigente del cargo, quien realizar la presentacin del Jefe inmediato, de los compaeros de trabajo y de las personas claves de las distintas reas. Entre otros, se deber presentar la siguiente informacin: El tipo de entrenamiento que recibir en su oficio: breve informacin sobre la forma en que ser entrenado en su oficio, el responsable y los objetivos del plan. Estructura (organigrama) especfica, y ubicacin de su cargo y de todas las personas con las que debe interactuar. Diagrama de flujo de generacin o produccin de los productos y subproductos o servicios, las maquinarias, equipos, instalaciones, herramientas y materiales disponibles. En lo posible, hacer un recorrido por el lugar de trabajo. La incidencia que tiene el rea en que trabajar con relacin a todo el resto del proceso, cuales son los clientes internos y externos con los que tendr relaciones. El manual de funciones para el cargo a desarrollar: en este se definen con la mayor claridad posible las responsabilidades, alcances y funciones especficas del cargo a desempear incluyendo su ubicacin dentro del organigrama y del proceso productivo, sus relaciones e interacciones con otras reas y dependencias, los planes de contingencias, los procedimientos para obtener ayuda de terceros, etc. El sistema de turnos de produccin, las rotaciones y los permisos: es necesario que se le comunique lo relativo a horarios de trabajo, alimentacin, pausas, permiso s para ausentarse del puesto de trabajo, cual es el sistema de rotacin de los turnos, etc.

 El panorama especfico de factores de riesgo, de acuerdo a la seccin o puesto de trabajo y el mapa de riesgos de la empresa: es indispensable que las persona s conozcan los riesgos a los que se sometern mientras desempean sus funciones y las medidas de control que se implementan en la empresa para mantenerlos en niveles de baja peligrosidad. Es importante destacar que en el artculo 62 de la resolucin 1295 de 1994, el gobierno nacional a travs del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, estableci la obligatoriedad de los empleadores de informar a los trabajadores propios o contratados, sobre los riesgos a que se exponen durante el desarrollo de sus labores. A esto se le llama el derecho de saber de los trabajadores. Los estndares o normas de seguridad por oficio: es recomendable entregar una copia de los estndares y procedimientos seguros que el trabajador debe poner en prctica en su puesto de tra bajo. Esta informacin le servir al empleado como material de consulta Las obligaciones y derechos del empleador y del trabajador en el campo de la salud ocupacional. Mecanismo y proceso para la dotacin de ropas de labor: an cuando parezca evidente, es necesario que el personal dirigente explique lo relativo a la ropa de trabajo. Aqu se debe tratar adems lo concerniente al uso de los guardarropas o vestideros, y la reglamentacin y procedimientos establecidos para su empleo. Equipos de proteccin personal requeridos en la seccin: es preciso que antes de entregrselos, se desarrolle una capacitacin que tienda a generar la sensibilizacin y la consciencia necesaria en el empleado, para lograr con mayor facilidad y grado de compromiso la aceptacin de los mismos y la adaptacin a su uso permanente. Esta capacitacin debe considerar como mnimo los siguientes aspectos: El sistema de dotacin: es decir cmo y bajo que procedimiento puede el empleado acceder a estos (prstamo o de dot acin personal), tanto en horarios diurnos como nocturnos y en das feriados. El mantenimiento: se refiere a la forma correcta de asearlos y guardarlos, con el propsito de prolongar su vida til y mantenerlos en las mejores condiciones de uso. Entrenamiento para uso correcto: el futuro usuario debe conocer con toda claridad cual es la forma tcnica y correcta para el empleo de los elementos de proteccin personal. Es comn que debido a la falta de esta informacin los protectores sean utilizados en for ma incorrecta disminuyendo por esta causa la eficiencia del mismo con lo cual se somete el trabajador a una falsa proteccin. Se debe tener en cuenta que an cuando la persona manifieste que conoce el modo de usarlos, se debe efectuar un reentrenamiento pa ra verificar tal afirmacin. Estndares de disciplina aplicados a quien no los emplee: el trabajador debe conocer todo lo relativo al sistema disciplinario usado en la empresa para el control de los estndares de seguridad establecidos, que se encuentran establecidas en el reglamento, interno de trabajo, en el reglamento de higiene y seguridad de la empresa y en el artculo 22 de la Decreto ley 1295 de 1994. Procedimiento a seguir en caso de accidente de trabajo: las principales finalidades de este espacio son las de lograr que se mejore el registro de los reportes de accidente de trabajo y que se disminuyan las posibilidades de agravamiento o complicacin de lesiones aparentemente leves, que resultan como consecuencia de estos siniestros. Procedimientos bsicos de emergencia: todo personal dirigente debe cerciorarse de que en la etapa de induccin, el trabajador conozca las emergencias ms comunes que se pueden presentar, las salidas y vas de evacuacin, la ubicacin de los extintores y otros aspectos generales que la empresa considere conveniente tratar en ste momento, de acuerdo a la clase de riesgo de su actividad econmica.

Toda esta informacin debe tratarse con especificidad, dado que de ella depender en buena medida el nivel de desempeo en el proceso del nuevo empleado. Todos los aspectos tratados en este proceso, deben estar por escrito y se debe de suministrar una copia al trabajador, para que los use como documentos de consulta permanente. La empresa debe guardar registr os escritos y firmados por el nuevo empleado, como constancia de haber recibido la capacitacin en todas las actividades realizadas en ste proceso de induccin. 1.3 EVALUACIN Luego de finalizar el proceso de induccin, y antes de terminar o durante e l perodo de entrenamiento y/o de prueba, el personal dirigente del cargo debe realizar una evaluacin con el fin de identificar cules de los puntos claves de la induccin, no quedaron lo suficientemente claros para el trabajador, con el fin de reforzarlo s o tomar acciones concretas sobre los mismos ( re induccin , refuerzos y otros). Esta evaluacin se debe de hacer, con base en los documentos de registro donde consta que se recibi la capacitacin por parte del trabajador. Adicionalmente, es recom endable, realizar evaluaciones peridicas de algunos cargos y funciones especficas segn criterios propios de cada empresa, ya que en el da a da de la labores y ocupaciones, los procesos pasan a realizarse de forma mecnica, y pueden ser causal de error es de proceso, daos de maquinaria y hasta de promotores de riesgos accidentes. Generalmente, este tipo de evaluaciones no estn consideradas dentro de los programas del ciclo operativo PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar), pese a que se llevan algunos indicadores que se ajustan de forma correctiva. Por ltimo, es importante recalcar que se debe de mantener una motivacin permanente del personal, ya que sta es el impulso que permite mantener la continuidad de la accin. Un buen proceso de indu ccin, no merece terminar en una falta de motivacin. Informacin sobre la empresa/ organismo: y y y y y Misin y Visin. Historia Actividad que desarrolla. Posicin que ocupa en el mercado. Filosofa Objetivos. Organigrama General

Disciplina Interior: y y y y Reglamentos de rgimen interior (identificacin para control de entrada y salida de personal, de vehculos, de uso de las instalaciones) Derechos y Deberes. Premios y sanciones. Disciplina. Ascensos.

Comunicaciones/ personal: y y y y y y Fuerza laboral (obreros empleados). Cuadros directivos. Representantes del personal. Subordinados. Compaeros. Servicios y ventajas sociales (beneficios socio -econmicos) que brinda.

En cuanto al cargo especfico que va a desempear el trabajador es preciso resaltar la siguiente informacin: y y y y y Explicacin de las actividades a su cargo y su relacin con los objetivos de la empresa. Retribucin (sueldo, categora, nivel, rango, clasificacin) posibilidades de progreso. Rendimiento exigible: Informacin sobre medidas a aplicar sobre rendimiento en el cargo. Informacin sobre las funciones que cumple la Unidad a la cual est adscrito. Seguridad, normas, reglamentos y funciones que debe cumplir para preservar su seguridad personal y la del resto del personal.

La

induccin

el

entrenamiento

en

el

puesto

Una vez que se ha reclutado y seleccionado al colaborador deseado, es necesario orientarlo y capacitarlo; proporcionndole la informacin y los conocimientos necesarios para que tenga xito en su nueva posicin, an cuando ya cuente con experiencia en el p uesto. La induccin. La induccin es el proceso inicial por medio del cual se proporcionar al individuo la informacin bsica que le permita integrarse rpidamente al lugar de trabajo. Es comn que la induccin incluya: los valores de la organizacin, mi sin, visin y objetivos, polticas, horarios laborales, das de descanso, das de pago, prestaciones, historia de la empresa, servicios al personal, etctera. Adems de estos temas, no esta de ms ejercer una sensibilizacin hacia la calidad, al servicio al cliente y el trabajo en equipo, entre otros puntos. Entrenamiento en el puesto . Una vez terminado el proceso de induccin, el empleado de nuevo ingreso requiere entrenamiento especfico sobre el puesto que va a desempear. Para preparar esta informaci n es necesario saber cuales van a ser sus responsabilidades, quien va a ser su jefe directo y el organigrama de la compaa. Con este proceso, le daremos a conocer de una manera muy clara que es exactamente lo que se espera de l. Una herramienta necesari a para proceso antes mencionado es la descripcin del puesto, la cual debe contener la siguiente informacin: y y y y y y Ttulo del puesto Departamento al que pertenece Fecha de elaboracin Descripcin general del trabajo que realizar el ocupante del puesto. Descripcin especfica detallando punto por punto cada una de las actividades que realizar el ocupante del puesto de manera muy clara y definida. Si la persona va a tener funciones de Jefatura, enuncie los puestos que va a tener a su cargo.

Describa la relacin directa e indirecta con otras posiciones similares o superiores dentro de la compaa, (organigrama).