DISUSUN OLEH

NAMA : CANDRA MEILANDO

PRODI : MANAJEMEN
ASAL UT : BANDAR LAMPUNG

KOMUNIKASI BISNIS
 MAKALAH
PERENCANAAN PESAN-PESAN BISNIS

A. Pemahanan Proses Komposisi

Perencanaan Perencanaan Pesan Komunikasi Bisnis merupakan suatu langkah strategis
bagi pencapaian faktor penetu tujuan organisasi secara menyeluruh dan merupakan salah satu
faktor penentu keberhasilan komunikasi. Pesan-pesan bisnis yang terencana dengan baik akan
mempermudah pencapaian tujuan komuniksasi. Proses komposisi (Composition Process)
penyusunan pesan-pesan bisnis dapat dianalogikan dengan proses penciptaan lagu seperti
yang dilakukan oleh seorang komposer. Penyususunan pesan-pesan bisnis meliputi 3 tahap,
yaitu :

1.   Fase Perencanaan
Fase perencanaan (planning phase) dipikirkan hal-hal yang cukup mendasar, seperti
maksud/tujuan komunikasi, audiens yang akan menerima pesan, ide pokok (main idea)
pesan-pesan yang akan di sampaikan dan seluruh atau media yang akan digunakan
menyampaikan pesan.
2.   Organisasi dan komposisi
Organisasi dan komposisi erat kaitannya dengan penyususnan atau pengaturan kata-
kata, kalimat, dan paragraf. Oleh karena itu perlu diperhatikan bagaimana menggunakan kata-
kata, kalimat, dan paragraf yang sederhana, mudah dipahami, dimengerti dan dilaksanakan
oleh si penerima pesan. Organisasi dan Komposisi, mengorganisasikan ide-ide dan
dituangkan dalam bentuk draft yang berkaitan dengan komitment pemikiran yang dimulai
dengan merangkai kata, kalimat, paragraf yang sederhana, mudah dipahami, dimengerti dan
dilaksanakan oleh si penerima pesan serta memilih ilustrasi yang diperlukan untuk
mendukung ide pokok bahasannya.
3.   Revisi
Revisi adalah proses perbaikan terhadap seluruh maksud dan isi pesan harus ditelah
kembali baik dari sisi subtitusi pesan yang ingin di sampaikan, gaya penulisannya, stuktur
kalimat yang digunakan dan bagaimana tingkat pemahamannya serta memperhatikan
penggunaan kata-kata, kalimat dan paragraf telah di ekspresikan dengan benar. Kalau belum
sesuai, perlu di lakukan pengecekan sekaligus revisi/perbaikan-perbaikan
seperlunya, sehingga apa yang direncanakan sebelumnya dapat dicapai.

1
B. Penentuan Tujuan
Tahap pertama dalam merencanakan dalam suatu pesan bisnis adalah memikirkan
maksud atau tujuan komunikasi, seorang komunikator tentunya ingin nama baik di hadapan
audiens, sekaligus menghasilkan sesuatu yang baik bagi organisasi.
Pesan bisnis dapat menciptakan nilai tambah bagi perusahaan. Pesan-pesan yang di
sampaikan kepada pihak lain hendaknya mampu menjaga dan meningkatkan citra
perusahaan. Untuk dapat menciptakan Good Will, setiap pesan bisnis hendaknya memiliki
tujuan yang jelas, dapat diukur, dan tidak bertentangan dengan tujuan organisasi. Ada tiga
tujuan umum komunikasi bisnis, yaitu :
1. Memberi informasi (Informing)
Tujuan pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi yang
berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain. Sebagai contoh, seorang pemimpin suatu
perusahaan membutuhkan bebebrapa pegawai baru yang akan di tempatkan sebagai staf
adminitrasi di kantor- kantor cabang yang ada. Untuk memperoleh pegawai yang di harapkan,
perusahaan dapat memasang iklan lowongan kerja melalui media surat kabar, majalah, radio,
dan internet. Media komunikasi yang mana yang akan dipilih sangant bergantung kebijakan
perusahan mempertimbulkan kemampuan internal perusahaan tersebut.
2.   Membujuk atau persuasi (Persuading)
Tujuan kedua komunikasi bisnis adalah memberikan persuasi kepada pihak lain agar
apa yang disampaikan dapat dipahami dengan baik dan bener. Hal ini sering dilakukan,
terutama yang berkaitan dengan negosiasi antara seseorang dengan orang lain dalam bisnis.
3.   Melakulakan kerjasama atau kolaborasi (Kolaborating)
Tujuan ketiga dalam komunikasi bisnis adalah melakukan kolaborasi atau kerjasama
bisnis antara seseorang dengan orang lain. Malalui jalinan komunikasi bisnis tersebut
seseorang dapat dengan mudah melakukan kerjasama bisnis, baik dengan perusahaan
domestik maupun perusahaan asing.
Cara Menguji Tujuan
1. Apakah tujuan tersebut realistis?
Tujuan yang disampaikan hendaknya realistis, dalam arti bahwa ide-ide atau gagasan
yang hendak disampaikan sesuai dengan kemampuan yang ada. Seperti kemampuan
financial, manajerial, sumber daya dan teknis operasional.
2. Apakah Waktunya Tepat?
Dalam menyampaikan suatu gagasan, hendaknya dipertimbangkan ketepatan waktu.

2
3.   Apakah orang yang mengirimkan pesan sudah tepat?
Ketidaktepatan dalam menentukan siapa yang layak menyampaikan suatu pesan akan
berpengaruh terhadap efektivitas penyampaian suatu pesan.
4.   Apakah tujuannya selaras dengan tujuan organisasi perusahaan?
Tujuan penyampaian pesan hendaknya mengacu pada tujuan organisasi keseluruhan.

C. Analisis Audiens
Bila suatu komunikasi telah memiliki maksud dan tujuan yang jelas, langkah
berikutnya adalah memperhatikan audiens yang akan di paham. Siapa mereka, bagaimana
pemahaman/pengetahuan mereka, latar belakang usia, pendidikan, jenis kelamin mereka,
bagaimana minat mereka dan apa yang mereka ketahui. Analisis terhadap audiens sangat
perlu dilakukan, audiens dalam studi komunikasi bisa individu ataupun organisasi. Audiens
biasanya memiliki pemahaman yang berbeda-beda atas pesan yang mereka terima.
Cara mengembangkan profil audiens meliputi :
1.   Berapa jumlah dan bagaimana komposisi audience ?
Audience dalam jumlah besar tentu saja akan menunjukan perilaku yang berbeda
dengan audience yang berjumlah sedikit.
2.   Siapa audience ?
Bila audience yang dituju lebih dari satu orang komunikator perlu mengidentifikasi
siapa diantara mereka yang memegang posisi kunci/posisi yang penting,
3.   Reaksi audience ?
Setelah mengetahui siapa yang menjadi audience, perlu diketahui komposisi audience
adalah orang-orang yang tidak suka berdebat atau kurang kritis.
4.   Bagaimana hubungan komunikator dengan audience ?
Jika komunikator adalah orang yang belum dikenal oleh audience, audience harus
dapat diyakinkan sebelum presentasi disampaikan.

Cara memuaskan audiens akan kebutuhan informasi

1. Temukan/cara apa yang diinginkan oleh audiens
2.    Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan
3.    Berikan semua informasi yang diperlukan
4.    Pastikan bahwa informasi akurat
5.    Tekan ide-ide yang paling menarik kepada audiens
Cara memuaskan kebutuhan motivasional audiens

3
 Pendekatan yang dapat di lakukan adalah dengan memberikan argumentasi yang bersifat
rasional. Meskipun pendekatan dengan mengunakan argumentasi merupakan cara yang baik
untuk menarik audiens, perlu juga untuk mencoba menggunakan pendekatan emosi audiens.
D. Penentuan Ide Pokok
Setelah menganalisis tujuan dan audiens, selanjutnya adalah menentukan cara untuk
mencapai tujuan tersebut. Setiap pesan-pesan bisnis akan bermuara pada satu tema pokok
yaitu ide pokok (main idea). Hal-hal yang lain dianggap sebagai ide-ide pendukung.
(supporting idea).Topik dan ide pokok adalah dua hal yang berbeda. Topik adalah subjek
pesan yang lebih luas, sedangkan ide pokok adalah pernyataan tentang suatu topik yang
menjelaskan isi dan tujuan dari topik tersebut. Ide pokok dapat memotivasi orang untuk
melakukan apa yang diinginkan dengan menggabungkan atau menyelaraskan tujuan pengirim
dengan tujuan mereka. Sebelum dapat menentukan ide pokok, hal-hal yang penting harus
diidentifikasi terlebih dahulu. Cara yang dapat digunakan untuk menentukan ide pokok :

1.Teknik curah pendapat (brainstroming)

Beberapa teknik curah pendapat yang dapat di gunakan antara lain.
a.    Storyteller’s tour
Hidupkan tape recorder, dan telaah pesan-pesan yang di sampaikan. Dengarkan
dengan teliti dan berlatihlah sehingga ide-ide pokok dari pesan dapat di temukan dengan
mudah.
b.    Random list
Tulis segala sesuatu yang ada dalam pikiran di atas kertas kosong. Hubungkan ide
satu dengan ide yang lain. Bagi kedalam kelompok, dan temukan butir yang penting dan tidak
penting.
c.    CFR (conclusions, findings, recommendations) workssheet
Jika sunjeknya mencakup pemecahan masalah, gunakanlah suatu lembar kerja
(workssheet) yang akan membatu menjelaskan hubungan antara temuan (findings),
kesimpulan (conclusions), dan rekomendasi (recommendations) yang akan di berikan.
d.   Journalistic approach
Pendekatan ini memberikan butir yang baik sebagai langkah awal menentukan ide
pokok. Jawaban terhadap pertanyaan siapa (who), apa(what) kapan(when), dimana(where)
dan bagaimana(how), akan dapat menjelaskan ide pokok presentasi.
e.    Question and answer chain

4
 Pendekatan yang paling baik adalah melihat dari sisi perspektif audiens. Apa
pertanyaan pokok audiens, apa yang di ingnkan audiens, periksa jawaban atas pertanyaan
tersebut. Ikuti arus pertanyaan dan jawab pertanyaan tersebut sehingga ide pokok dapat di
temukan.
E. Seleksi Saluran dan Media.
a.     Saluran komunikasi lisan
Komunikasi lisan merupakan saluran yang banyak di gunakan dalam bisnis,
komunikasi itu antara lain, percakapan antara dua orang (tatap muka), melalui telpon,
wawancara, pidato, seminar, pelatihan, dan presentasi bisnis. Saluran Alat bantu audiovisual
seperti film, video klip, audio rekaman, proyektor LCD, dan slide show.
b.     Saluran komunikasi tertulis
Pesan-pesan tertulis dalam bisnis dibuat dalam berbagai bentuk, misalnya surat,
memo, proposal, dan laporan.

Komunikasi Lisan Komunikasi Tertulis

Anda menginginkan umpan balik
segera dari audien.
Pesan anda relative sederhana dan
mudah di mengerti.
Anda tidak memerlukan catatan
permanan
 Anda dapat mengumpulkan audiens
lebih mudah atau ekonomis.
Anda menginginkan interaksi dalam
memecahkan masalah.
Anda tidak memerlukan unpan balik
segera.
Pesan anda sangat rinci, komplek, dan
memerlukan perencanaan yang hati-
hati.
Anda memerlukan catatan permanen.
Anda ingin mencapai audiens yang
luas
Anda ingin mengurangi distorsi
penyampaian pesan.

Media Pada Saluran Lisan Media Pada Saluran

Percakapan tatap muka (pidato, rapat, Surat memo, laporan dan proposal
seminar, konferensi)
Telefon dan voice mail Elektornik mail/email
Radio, televisi dan computer Telepon (SMS)
Pita audio dan video Computer

5
Teleconference Faks
Video Conference Telegram dan POS