REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA Universidad Bicentenaria de Aragua Vicerrectorado Acadmico Facultad de Ingeniera Escuela de Ingeniera de Sistemas NCLEO SAN

ANTONIO DE LOS ALTOS, VENEZUELA Ctedra: Anlisis y Diseo de Sistemas I Seccin: H

Anlisis del Sistema de una Empresa

Profesor(a): Ing. Argelia Espinoza.

Integrantes: Adrian Betancourt

San Antonio, 29 de junio de 2011

1.- Planteamiento del problema La empresa Saxelis C.A., ubicada en San Antonio de los altos, Sector la morita, calle principal, Conjunto Residencial La Sierra, Torre E, Piso 6 Apt. 61. Esta dedicada a la compra y reventa de productos tales como: Pulpa de Frutas, Championes, Fresas, Moras, entre otros. Esta se conforma por un total de 4 empleados, divididos en la siguiente escala de funciones: Administradora de la compaa, Chofer, Ayudante1, y Ayudante2. Actualmente presenta un problema en los procesos de Compras, Inventarios, ventas y por ultimo facturacin ya que an se sigue utilizando, Facturas Comunes, que son rellenadas a mano o mquinas de escribir para realizar Compra/venta de mercanca, esto trae como consecuencia la desorganizacin de los productos, poco control Administrativo, que caduque la mercanca, que la entrega de mercanca sea ms lenta, y que exista un almacenamiento masivo de facturas y archivamiento de papeles por carpetas mensuales, lo cual hace muy engorroso la bsqueda de cada factura o un recibo a la hora de realizar devolucin o cambio de mercanca. Las soluciones que se proponen para mejorar esta situacin seran las siguientes:

y y y y y y

Reemplazar las mquinas de escribir a computadoras. Disear un sistema de facturacin o implementar uno existente en el mercado. Crear una base de datos, para cargar todos los documentos creados y llevar un mejor control del rea administrativa Establecer un sistema de fcil uso de entrada, salida y almacenamiento de informacin que resguarde los datos de los compradores. Establecer una persona para el uso del sistema la cual sea calificada o capacitada para llevar el control del nuevo sistema. Crear un Modelo de Factura ms automatizado y que con la base de datos se llenen las casillas de los clientes ms frecuentes.

Este problema debe ser solucionado ya que si no se hace va a llegar un punto que se causaran problemas por exceso de papeles almacenados lo cual traer como consecuencia, el extravo de informacin y perdida de dinero para el negocio al no llevar un control ms ordenado, sin mencionar multas por organismos gubernamentales. Para poder llevar a cabo este plan de trabajo, se debe de realizar una inversin, ya sea mnima, en la adquisicin de un computador, contratar a una persona calificada para poder operar el sistema, o tambin se podra plantear que la persona encargada de usar el sistema anterior de mquina de escribir, se capacite en el nuevo sistema y pueda usar correctamente el computador y realizar todas las actividades ptimamente.

Factibilidad Tcnica. Se realiz una evaluacin de la tecnologa existente y se determin que se debera de implantar un software de facturacin con su respectiva base de datos que permita introducir, almacenar, procesar, y extraer informacin de una manera fcil y rpida mente. Para poder utilizar estas tareas es necesario adquirir un computador con las siguientes especificaciones tcnicas Procesador, Intel i3Core. Chip Set, Intel H61. Memoria DRAM 16 GB. Disco Duro de 1000 GB. Unidad de DVD-ROM SATA, unidad de grabador de DVD SATA. Ranuras de Expansin: varias. Tarjeta Grfica MSI 9500 de 1GB. Sistema de audio HD integrado. Impresoras: Impresora Fiscal: Bixolon Samsung Srp-350 Trmica Homologada. Impresora Multifuncional: Wifi Hp 3050 con sistema tinta continua. Adquisicin de Se plantea que el computador debe de ser de alto rendimiento ya que a la hora de buscar en la base de datos funcione con una gran velocidad y se pueda acceder a todo con mucha ms facilidad. Adems se determino usar el Windows XP como sistema operativo del computador ya que este es el ms fcil de usar y no exige tantos recursos al computador.

Factibilidad Econmica.

La empresa dispone de un presupuesto 20.000 bolvares fuertes para la compra del computador y las impresoras , observamos que en el actual presupuesto no se incluye el pago del operador del sistema ya que esto puede variar, dependiendo de si se tiene que contratar a otra persona, o calificar a la persona que realizaba la facturacin por mquina de escribir para poder operar el sistema por computadora, ya que a esta persona se tendra que capacitar a travs de un curso de informtica el cual se promedia tendr un costo entre los 400 a 700 bolvares fuertes aproximadamente. De acuerdo a lo expuesto se plantea la necesidad de evaluar y adquirir un equipo tecnolgico para la empresa Saxelis C.A.

Diseo y Aplicacin de los Instrumentos de Levantamiento de Informacin. En esta investigacin o proyecto los diversos instrumentos que fueron utilizados son los siguientes: la observacin, entrevistas, cuestionarios, revisin de documentos y constatacin de procesos. Observacin: Al aplicar este instrumento se pudo notar el problema actual que sufre la empresa, usando este instrumento 2 veces por semana (lunes y jueves), durante 1 hora lo cual demostr: Es necesaria la implementacin de un sistema, para no tener inconvenientes y aprovechar ms el tiempo de los empleados en sus turnos de trabajo ya que as se maximizan las ganancias de la empresa, tambin el hecho que con una base de datos se podra realizar registros de compradores sean frecuentes o no, ya que con un computador contaramos con facturacin ms rpida, respaldo de esa factura, base de datos de clientes, libros contables, registros diarios, registros mensuales, registros anuales, calendarios , citas, control de impuestos etc.

Entrevista realizada a un empleado,

Nombre: Anthony Daniel Quintero Renjon. Cargo: Ayudante2 Preguntas realizadas.

Cules son los procesos bsicos de la organizacin? La compra y venta de mercanca.

Cuntos empleados laboran para la organizacin en el rea (s) que se pretende desarrollar el sistema?

Una sola persona se establecer para manejar el sistema ya que constara con una clave de acceso que solo la sabra el operario y la duea de la empresa.

Qu datos utiliza o produce el proceso de sistematizacin?

La sistematizacin del negocio, utilizara y producir los siguientes datos: Nombre del cliente, cantidad de mercanca que fue adquirida por la empresa para la reventa, cantidad de mercanca que fue adquirida por el cliente, cantidad de mercanca en el inventario, Ganancias, perdidas, pagos etc.

Qu pasos se siguen para realizarlo?

Los pasos a realizar es tomar los datos del comprador ya sean su nombre completo, numero de cedula, nmero telefnico, direccin, y por supuesto el nombre o el cdigo del producto que desea comprar.

Dnde se realizan estos pasos?

Todos estos pasos se realizan en un computador el cual constara del software que se generara, o que ser adquirido para los requerimientos de la empresa. y Quines los realizan?

Solo el personal capacitado para realizar y las personas que conozcan los cdigos de acceso del sistema que sern el gerente, la administradora y la duea de la empresa. y Cunto tiempo tardan en efectuarlos?

El tiempo que se tardara es variante. Si el comprador ya est registrado en el sistema y si no lo esta se le pedir sus datos para ser almacenado en la base de datos.

Con cunta frecuencia lo hacen?

El tiempo es variable, ya que depende de la temporada de cosechas, las ventas de mercanca etc.

Quines emplean la informacin resultante?

La informacin resultante es manejada por el sistema y sus autorizados, tambin por los clientes de la empresa, ya sean facilitadores de mercanca o compradores, ya que ellos tambin vern reflejados sus datos en los comprobantes o facturas.

Cuestionario El cuestionario est basado en informacin para los empleados, aportando conocimientos a la empresa.

1.- Considera usted que los procesos de la empresa son efectivos?

Efectividad

SI

NO

SI 25%

NO 75%

2.- Un computador es una mquina capaz de pensar almacenar y procesar datos. Considera usted que deberamos cambiar una mquina de escribir por una computadora?

se debera cambiar?

SI NO

SI 90%

NO 10%

3.- Aumentara las ganancias de la empresa la implementacin del nuevo sistema?

Ventas

SI NO

SI 100%

NO 0%

4.- Mejorara el rendimiento empresarial despus de la adquisicin del nuevo sistema?

Rendimiento despus de la adquisicin del nuevo sistema

SI NO

SI 100%

NO 0%

Anlisis de los resultados de las encuestas. Tomando en cuenta el resultado de cada una de las encuestas realizadas y los grficos se puede decir que la poblacin laboral de la empresa est de acuerdo en su mayora de la renovacin y creacin de un sistema en el negocio, con la finalidad de poder agilizar el proceso de ventas y almacenamientos de datos. Se demostr que esto traera como resultado la agilizacin del acceso a la informacin del negocio y as poder llevar un control ms exacto de la cantidad de mercanca que se encuentra disponible y as poder hacer nuevos pedidos. FICHA TCNICA Cobertura Geogrfica:

Tamao Muestral: Dirigido a: Aplicacin del Instrumento: Objetivo:

Calle principal de la morita, conjunto residencial la sierra, torre E piso 6-61. San Antonio de los Altos, Edo. Miranda, Venezuela. 4 Personal laboral de la Empresa. 28/06/2011 La implementacin de un registro de control para la empresa y as poder impulsar y maximizar sus ingresos.