LAPORAN

PRAKTIK KERJA INDUSTRI (PRAKERIN)

DI

DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN DAERAH KABUPATEN

CIANJUR

PENGINPUTAN DAFTAR ARSIP STATIS

Disususn sebagai salah satu syarat untuk mengikuti Ujian Kompetensi Keahlian
(UKK) dan Uji Nasional Berbasis Komputer (UNBK)

Tahun Pelajaran 2022/2023

PEMBIMBING :
Tegar Cahyo Setiaji, S.Pd
NIP.199704282020121010
DISUSUN OLEH :
1. FITRIANI KUSUMA NINGRUM (202110113)
2. SELA AGUSTIN (202110170)
3. NINA FUJI OKVIANA (202110145)

PEMERINTAHAN PROVINSI JAWA BARAT

DINAS PENDIDIKAN
CABANG DINAS PENDIDIKAN WILAYAH VI
SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN NEGERI 1 HAURWANGI
Jln. Citarum Lama Desa/Kecamatan Haurwangi Telp. (0263) 2324110
Website : smkn1haurwangi.sch.id, e-mail : smknsatuhaurwangi@gmail.com
Kabupaten Cianjur 43283
 LEMBAR PENGESAHAN
LAPORAN PRAKTIK KERJA INDUSTRIMTAHUN 2022/2023
DI DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN DAERAH
KABUPATEN CIANJUR

Oleh :
1. FITRIANI KUSUMA NINGRUM
2. SELA AGUSTIN
3. NINA FUJI OKVIANA

Laporan Praktik Kerja Lapangan ini Telah disetujui dan disahkan serta diizinkan untuk
di presentaikan pada ujian sidang Praktik Kerja Lapangan Tahun 2022 :
Pada Tanggal:................................

Cianjur,...............................
Pembimbing IDUKA Pembimbing Sekolah

....................................... Tegar Cahyo Setiaji, S.Pd

NIP. NIP.199704282020121010

Menyetujui,
Kepala SMK Negeri 1Haurwangi

MIRAFUDDIN, S.PT., M.M.Pd

NIP.196902112005011003
 KATA PENGANTAR

Alhamdulillah Puji syukur saya persembahkan kepada Tuhan Yang Maha

Kuasa, karena atas karunianya penyusunan laporan Praktek Kerja Industri
(PRAKERIN) ini dapat terselesaikan dengan baik. Dan laporan ini sebagai bukti
untuk laporan bahwa penulis telah melaksanakan Praktek Kerja industri
(PRAKERIN) dengan baik.
Penyusunan Laporan Praktek Kerja Industri (PRAKERIN) ini adalah salah
satu syarat untuk mengikuti Ujian Akhir Sekolah (UAS) dan laporan ini sebagai bukti
bahwa penulis telah melaksanakan dan menyelesaikan Praktek Kerja Industri di
Instansi DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN .
Dengan ini penulis bertima kasih kepada kepala instansi yang selama kurang
lebih 3 bulan ini telah memberikan kesempatan untuk melaksanakan praktek kerja
industri (PRAKERIN).
Laporan ini dapat terbuat dan diselesaikan dengan adanya bantuan dari pihak
pembimbing dari pihak sekolah maupun pihak instansi, oleh karena itu penulis
mengucapkan terima kasih kepada:
1. ALLAH SWT. Yang telah memberikan kelancaran dalam kegiatan Praktik Kerja
Industri
2. Bapak Mirafuddin, S.Pt., M.M.Pd selaku kepala SMK Negeri 1 Haurwangi yang
telah mendukung dan memberikan pengarahan kepada kami dalam pelaksanaan
Praktik Kerja Industri
3. Bapak Tegar Cahyo Setiaji, S.Pd selaku pembimbing disekolah yang telah
memberikan pengarahan dan bimbingan Praktik Kerja Industri
4. Bapak Adi Priadi,S.P selaku wali kelas, Terima kasih atas pengarahannya dan
bimbingannya
5. Bapak H. Ahmad Muthawali selaku Kepala Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan
daerah Kabupaten Cianjur yang Mengizinkan kami dalam Praktik kerja industri
ini.

i
6. Ibu Selly Alma Rizqiyah, S.STP alma yang telah membantu baik secara langsung
maupun tidak langsung sehingga penyusunan Laporan Praktek Kerja Instansi
Prakerin dapat terselesaikan.
7. Bapak-bapak dan Ibu-ibu pustakwan yang telah membimbing dan mengawasi
kami selama Prakerin tiga bulan di sana

Penyusunan Laporan PRAKERIN ini disusun dengan sebaik-baiknya,namun

kami menyadari bahwa masih banyak kekurangan dan kekeliruan dalam penulisan
laporan ini. Untuk itu kami mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun
dari pembaca.tidak lupa harapan kami semoga Laporan PRAKERIN ini dapat
bermanfaat.

CIANJUR, 22 AGUSTUS 2022

Penulis

ii
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR.................................................................................................i
DAFTAR ISI..............................................................................................................iii
DAFTAR GAMBAR.................................................................................................iv
DAFTAR LAMPIRAN..............................................................................................v

BAB I PENDAHULUAN
1.1Latar Belakang .......................................................................................... 1
1.2 Tujuan ....................................................................................................... 1
1.3 Manfaat ..................................................................................................... 2
1.4 Waktu Pelaksanaan ................................................................................... 3
1.5 Tempat Pelaksanaan.................................................................................. 3
1.6 Sistematika Penulisan ............................................................................... 3

BAB II TINJAUAN UMUM PERUSAHAAN

2.1Gamabaran Umum Perusahaan .................................................................. 4
2.2Sejarah Perusahaaan................................................................................... 4
2.3Visi Dan Misi Perusahaan .......................................................................... 6
2.4Struktur Organisasi Perusahaan ................................................................. 7
2.5Peta perusahaan .......................................................................................... 7
BAB III TINJAUAN PUSTKA
3.1Pengertian Aplikasi SLiMS ....................................................................... 8
3.2Sejarah dan Perkembangan Aplikasi SLiMS ............................................. 9
3.3Fitur Pada Aplikasi SLiMS ...................................................................... 10
3.4Manfaat Penggunaan Aplikasi SLiMS..................................................... 14
3.5Spesifikasi Teknik Aplikasi SLiMS......................................................... 15
3.6Kelebihan dan Kekurangan Aplikasi SLiMS ........................................... 15

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1Permaslahan ............................................................................................. 18
4.2Usulan Pemecahan Masalah .................................................................... 18

BAB V PENUTUPAN
5.1Kesimpulan .............................................................................................. 23
5.2Saran ........................................................................................................ 24

DAFTAR PUSTKA LAMPIRAN

iii
 DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1Gambaran umum perusahaan ............................................................... 5
Gambar 2.2 Struktur Organisasi Perusahaan ........................................................... 7
Gambar 2.3 Peta Perusahaan .................................................................................... 7
Gambar 3.1 Logo SLiMS ......................................................................................... 8
Gambar 3.2 Menu Bibliography ............................................................................ 10
Gambar 3.3 Tampilan OPAC ................................................................................. 11
Gambar 3.4 Tampilan Menu Sirkulasi ................................................................... 12
Gambar 3.5 Menu Keanggotaan ............................................................................ 13
Gambar 4.1 Menu Sirkulasi ................................................................................... 19
Gambar 4.2 Memasukan ID Anggota .................................................................... 19
Gambar 4.3 Langkah Terakhir Peminjaman Buku ................................................ 20
Gambar 4.4 Menu Sirkulasi ................................................................................... 20
Gambar 4.5 Memasukan ID Anggota .................................................................... 21
Gambar 4.6 Klik Tanda (-) untuk pengembalian buku .......................................... 21
Gambar 4.7 Klik selesai Transaksi......................................................................... 22
DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1. Pendeskripsian Arsip

Lampiran 2. Penginputan Arsip
Lampiran 3.
Lampiran 4. Perpisahan
Lampiran 5. Perpisahan
Lampiran 6. Perpisahan

iv
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Kearsipan merupakan bagian pekerjaan kantor yang sangat penting. Informasi

tertulis yang tepat harus tersedia apabila diperlukan agar kantor dapat memberikan
pelayanan yang efektif, Kearsipan sangat dibutuhkan dalam pelaksanaan administrasi
karena arsip merupakan pusat ingatan bagi setiap kegiatan dalam suatu kantor. Tanpa
arsip tidak mungkin seorang petugas arsip dapat mengingat semua catatan dan
dokumen secara lengkap. Oleh karena itu suatu kantor dalam mengelola kearsipannya
harus memperhatikan sistem kearsipan yang sesuai dengan keadaan organisasinya
dalam mencapai tujuannya. Fungsi arsip sebagai ingatan, pusat informasi dan sumber
sejarah yang perlu dikelola dengan baik agar dapat mamperlancar seluruh kegiatan dan
proses pekerjaan kantor yang berhasil guna dan berdaya guna. Dalam hal ini unit
kearsipan di kantor Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Surabaya harus senantiasa
siap untuk memberikan pelayanan informasi yang akurat dalam memecahkan masalah
administrasi pada umumnya dan dalam manajemen kearsipan pada khususnya. Sistem
pengelolaan kearsipan pada suatu kantor kemungkinan dipengaruhi pula oleh pegawai
yang bekerja pada unit kearsipan, sarana atau fasilitas yang dipergunakan dalam
membantu pengelolaan arsip dan dana yang tersedia untuk pemeliharaan arsip tersebut.
1.2 Tujuan
Kegiatan Praktik Kerja Industri yang telah dilaksanakan untuk setiap siswa
dan siswi merupakan program keahlian yang tentunya mempunyai tujuan yang
direncanakan dan diharapkan dapat tercapai oleh siswa. Adapun beberapa tujuan
diadakannya PRAKERIN adalah :
A. Salah satu syarat mengikuti Ujian Kopetensi Keahlian (UKK) SMKN 1
HAURWANGI
B. Mengimplementasikan materi yang selama ini telah didapatkan disekolah
kedunia industry.

1
C. Melatih siswa untuk berkomunikasi dan berinteraksi secara profesional didunia
kerja yang sebenarnya.
D. Menambah dan mengembangkan ilmu pengetahuan dasar yang dimiliki oleh
siswa-siswi PRAKERIN sesuai bidang masing-masing.
E. Dapat membentuk pola pikir yang kosntruktif pola pikir bagi siswa-siswa
prakerin Sehingga dapat melihat peluang di masa depan
F. Bisa menjalin kerjasama yang baik antara sekolah dengan dunia industri maupun
dunia usaha.
G. Menambah jenis keterampilan yang dimiliki oleh siswa agar dapat
dikembangkan dan diimplementasikan dalam kehidupan sehari-hari

1.3 Manfaat
A. Dapat mengimplementasikan materi yang selama ini didapatkan di Sekolah. Buka
hanya materi yang harus dikuasai tetapi juga praktek saat terjun ke dunia usaha
atau dunia industri.
B. Membentuk pola pikir yang konstruktif pola pikir bagi siswa/siswi prakerin.
Sehingga dapat melihat peluang untuk masa depan.
C. Bisa melatih siswa untuk berkomunikasi atau berinteraksi secara profesional di
dunia kerja yang sebenarnya. Sehingga todak merasa takut atau canggung lagi
saat harus berkomunikasi secara profesional dengan banyak orang atau publik.
D. Membentuk etos kerja yang baik bagi siswa dan siswi prakerin. Sehingga
kedepannya siswa dapat menjadi seorang lulusan yang berkualitas, dengan skill
dan kemampuan siswa yang sangat dibutuhkan ketika sudah terjun ke dunia kerja
yang sesungguhnya.
E. Dapat menambah dan mengembangkan ilmu pengetahuan dasar yang dimiliki
oleh siswa/siswi prakerin sesuai bidang masing-masing.
F. Dapat menambah jenis keterampilan yang dimiliki oleh siswa agar dapat
dikembangkan dan di implementasikan dalam kehidupan sehari-hari. Ini akan
berguna bagi siswa untuk dapat meningkatkan ketrampilan yang dimiliki, dan
akan dibutuhkan ketika sudah terjun ke dunia kerja yang sesungguhnya.

2
G. Bisa menjalin kerjasama yang baik antara sekolah dengan dunia usaha atau dunia
industri yang dipilih oleh para siswa sebagai tempat magang.

1.4 Waktu Pelaksanaan

Tanggal Masuk : 22 Agustus 2022
Tanggal Akhir : 11 November 2022

1.5 Tempat Pelaksanaan

Nama Perusahaan/Intansi : Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah

Kabupaten Cianjur

Alamat : Jln. Selamet riyadi No.01 Kec/Kab Cianjur

No Telepon/Email :
Nama kepala/pemimpin : H. Ahmad Mutawali, S.Ag.,S.Ip
Nama Pembimbing :

1.6Sistematika Laporan Praktik Kerja Lapangan (PKL)

BAB I PENDAHULUAN
Berisi tentang Latar Belakang, Tujuan, Manfaat, Waktu dan Tempat
Pelaksanaan, Sistematika Penulisan.

BAB II TINJAUAN UMUM

2.1 Ruang Lingkup Sekolah
2.1.1. Sejarah Sekolah
2.1.2. Setruktur Organisasi Sekolah
2.1.3.Visi dan Misi Sekolah

3
 BAB II TINJAUAN UMUM PERUSAHAAN

2.1 Gambaran Umum Perusahaan

Error! Hyperlink reference not valid.

Gambar 2.1 Gambar umum perusahaan

2.2 Sejarah Perusahaan

Di mulai pada tahun 1981 Perpustakaan Daerah Kabupaten Daerah Tingkat II
Cianjur, segala operasional dan administrasinya bertanggung jawab kepada Kantor
Bagian Hukum Pemerintah Kabupaten Daerah Tingkat II Cianjur. Pada tahun 1981
Perpustakaan umum berada di bawah Struktur Organisasi Kantor Bagian Hukum
Pemerintah Daerah Tingkat II Cianjur, berlokasi di Gedung DKC (Ampera) Jl. Suroso
Cianjur (Tahun 1981-2000).
Dari tahun 1987, Perpustakaan Umum Kabupaten Daerah Tingkat II Cianjur
beralih Struktur Organisasi yaitu di bawah Kantor Ortala (Organisasi dan Tata
Laksana) Kabupaten Daerah Tingkat II Cianjur dipimpin oleh Ibu Hj. Tinoy Kustini,
SH. Pada tahun 1987-1990 namanya tetap Perpustakaan Umum Kabupaten Daerah
Tingkat II Cianjur.
Kemudian pada tahun 1990-1993 Perpustakaan Umum dipindahkan lagi
menjadi tanggung jawab Kesra (Kesejahteraan Rakyat) Kabupaten Daerah Tingkat II
4
Cianjur. Pada saat itu Perpustakaan Umum bertanggung jawab kepada kantor kesra
Kabupaten Daerah Tingkat II Cianjur dibawah kepemimpinan Ibu Ning Suningsih.
Pada tahun 1993-1995 Perpustakaan Umum kembali beralih struktur, disini
Perpustakaan Umum menjadi UPDT (Unit Pelaksana Teknis Dinas) dari Dinas
Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Daerah Tingkat II Cianjur dan namanya
beralih menjadi UPDT Perpustakaan Dinas P&K Kabupaten Daerah Tingkat II
Cianjur dipimpin oleh Bapak Drs. Rosadin.
Mulai pada tahun 1995-1999 Perpustakaan Umum berdiri sendiri dan
langsung bertanggung jawab kepada Bupati sebagai Kepala Daerah Tingkat II Cianjur
dengan namanya Perpustakaan Umum Kabupaten Cianjur.
Dari tahun 1999 ada beberapa kantor di lingkungan Pemerintah Daerah yang
digabungkan, diantaranya Kantor Perpustakaan dengan Kantor Arsip Daerah menjadi
Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Cianjur berlokasi di Jl. Slamet
Riyadi No. 1 Cianjur sejak tahun 2000 – 2016.
1998-2006 Bapak Ahmad Warsoma, SH., 2006-2010 H. Odep Rohendi,
20102014 H. Djoni Rozali, SH. 2014 Pujo Nugroho, A.P., M.Si Juni 2014-2016
Supanji, SH
Berdasarkan Peraturan Bupati Cianjur Nomor 74 Tahun 2016, maka namanya
diubah kembali menjadi Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Kab Cianjur,alamatnya
Jln.Siliwangi No.9 Cianjur 43211.

2.3 Visi Dan Misi Perusahaan

VISI

“Cianjur Lebih Maju Dan agamis”

MISI

1. Peningkatan pembangunan Infastruktur yang berwawasan lingkungan

2. Peningkatan pembangunan keagamaan
3. Peningkatan akselerasi pembangunan manusia melalui peningkatan
pembangunan bidang pendidikan, kesehatan dan ekonomi

5
2.4 Struktur Organisasi Perusahaan

Gambar 2.2 Struktur Organisasi Perusahaan

2.5 Peta Perusahaan

Gambar 2.3 Peta Perusahaan

6
 BAB III TINJAUAN PUSTAKA

3.1 Pengertian Arsip Statis

Gamabar 3.1 Logo Arsip

Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai
guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang
telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional
Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
Terkait dengan fungsi dan kegunaan arsip yang sangat strategis tersebut, kiranya 
penting dilakukan menata arsip dengan baik agar mudah diakses dan dipergunakan
oleh  yang berhak menggunakannya. Menata arsip yang baik bukan sekedar
membuat daftar arsip guna penemuan kembali arsip, tetapi juga mengolah arsip
menjadi informasi yang mencerminkan keberadaan, tugas dan fungsi pencipta arsip.
Daftar Arsip Statis : Sarana bantu penemuan arsip statis berupa uraian deskripsi
informasi yang sekurang- kurangnya memuat nomor arsip, bentuk redaksi, isi
ringkas, kurun waktu penciptaan, tingkat perkembangan, jumlah, dan kondisi arsip. 

3.2 Sejarah dan Perkembangan Arsip

Sejarah dan Perkembangan Arsip Di Indonesia – Arsip merupakan kosakata yang
berasal dari kata “Arche” dalam Bahasa Yunani, sedangkan dalam Bahasa latin disebut
“Archivum” atau archium, dalam perkembangannya sejarah arsip sudah ada sejak

7
manusia dapat membuat catatan bertulis atau bergambar mengenai sesuatu , contohnya
daun papyrus yang berisi tulisan dimesir yang diperkirakan dibuat pada masa 3000
tahun sebelum masehi, ataupun perkamen yaitu tulisan pada kulit binatang yang juga
merupakan peninggalan sejarah yang cukup lama.
Pada zaman Babylonia 300 SM terdapat catatan tertulis dari lempengan tanah liat, dan
banyak juga peninggalan tulisan dalam beberapa media seperti daun papyrus ataupun
coretan gambar didinding gua, yang semuanya juga merupakan bagian dari awal
pembentukan kearsipan.
Di indonesia sendiri sejarah terbentuknya Lembaga arsip nasional dimulai pada
masa perjuangan dulu dimana saat itu kita masih dijajah negara belanda, Batavia yang
merupakan salah satu pusat pemerintahan belanda pada saat itu banyak sekali
menciptakan arsip-arsip yang berhubungan dengan segala bentuk surat keputusan dan
perjanjian-perjanjian yang dibuat pada masa itu, begitupun untuk daerah diluar pulau
jawa yang harus menyerahkan arsipnya kepemerintahan Batavia karena sistem yang
dipakai pada saat itu adalah sentralistik, berdasarkan hal tersebut maka gubernur
jenderal membuat surat perintah yang termuat dalam “Missive Gouvernement
Secretaris” pada tanggal 14 Agustus 1891 Nomor 1939 yang menyerukan kepada
daerah di seluruh wilayah hindia belanda untuk menyerahkan arsipnya dari masa
sebelium tahun 1830 ke Batavia.
3.3 Jenis jenis Arsip
Berikut adalah jenis-jenis arsip yang mungkin saja belum kita pahami dengan baik.
Dengan mengetahui jenis arsipnya dengan baik maka cara penyimpanannya pun juga
akan berjalan dengan baik pula.
1. Berdasarkan Isi atau Subjek
1) Arsip kepegawaian, misalnya: Resume pegawai, surat lamaran pegawai,
rekaman prestasi, daftar absen pegawai.
2) Daftar pendidikan, misalnya: fotocopy ijazah, surat tAnda mahasiswa dsb
3) Arsip keuangan, misalnya: Daftar gaji,slip gaji karyawan ,  nota pembelian,
bukti bayar, laporan keuangan, invoice pembayaran
4) Arsip pemasaran, misalnya: Surat penawaran, daftar harga, daftar pelanggan,
surat perjanjian penjualan, surat pesanan.

8
2. Berdasarkan Bentuk Fisik
1) Arsip berupa file, contohnya: Rekaman pita kaset, video kaset, micro film,
flash disk, hard disk dan lainnya.
2) Arsip lembaran, contohnya: Warkat, kwitansi, dokumen laporan, cek, foto,
sertifikat tanah, surat kontrak dan jenis surat lainnya.
3. Berdasarkan Keaslian
1) Arsip salinan
Arsip salinan adalah dokumen duplikat dari arsip asli yang memiliki kemiripan
dan kesesuaian dengan dokumen asli, penduplikatan arsip asli bisa dengan scan
atau dengan fotocopy.
2) Arsip asli
Arsip asli adalah dokumen yang dibuat langsung dengan ketikan, tAnda tangan
langsung, dicetak dengan printer dan legalisasi asli.
3) Arsip tembusan
Arsip tembusan adalah dokumen yang dibuat bersama dengan dokumen asli
namun ditujukan kepada pihak selain penerima dokumen asli.
4. Berdasarkan Masalah
1) Personal Record
Arsip yang memiliki hubungan dengan masalah kepegawaian.
Contoh: Surat keputusan, surat kontrak pegawai, surat lamaran dan CV.
2) Production Record
Arsip yang berhubungan dengan produksi.
Contoh: Dokumen yang berisi tentang jenis dan kualitas barang, bahan baku
dan alat atau mesin yang digunakan.
3) Financial Record
Arsip yang berhubungan tentang masalah dan catatan keuangan.
Contoh: Invoice, cek, kwitansi, giro dan kartu kredit.
4) Sales record
Arsip yang berisikan dengan masalah penjualan.
Contoh: Data penjualan, data pembeli dan distributor.

9
 5) Inventory Record
Arsip yang memiliki hubungan dengan inventarisasi barang.
Contoh: harga barang, merek, ukuran dan jumlah barang.
5. Berdasarkan Sifat
1) Arsip Rahasia
Berisikan dokume n yang hanya boleh dilihat oleh orang tertentu saja
Contoh: Hasil penilaian atau evaluasi pegawai
2) Arsip Sangat Penting
Arsip yang berisikan dokumen penting yang dapat menjadi pengingat atau
memiliki nilai sejarah.
Contoh: Hasil penelitian, naskah proklamasi
3) Arsip Vital (penting)
Arsip yang berhubungan dengan masa yang akan datang atau masa lalu.
Contoh: Surat kontrak dan surat perjanjian.
4) Arsip Biasa
Arsip yang penting yang sudah tidak berguna lagi karena informasi dari arsip
tersebut sudah berlalu.
Contoh: Surat tagihan, surat lamaran kerja.
5) Arsip Tidak Penting
Berisikan dokumen yang hanya memiliki kegunaan untuk informasi.
Contoh: Surat pemberitahuan dan surat undangan.

3.4 Manfaat Pengunaan Arsip

Arsip tidak hanya bermanfaat sebagai sumber informasi. Menurut Mulyadi (2016),
mengatakan bahwa arsip memiliki kegunaan antara lain :
a.    Sebagai sumber informasi
      Arsip bermanfaat sebagai sumber informasi penting yang menyangkut suatu
kegiatan maupun organisasi. Misalnya arsip yang berisi surat pertemuan dan surat       
undangan.
b. Sebagai Sumber yuridis

10
     Sumber yuridis bisa diartikan sebagai sumber hukum. Arsip bermanfaat sebagai
sumber yuridis, karena bisa menjelaskan gak dan kewajiban yang harus dilakukan oleh
pihak bersangkutan. Misalnya arsip surat perjanjian kerja.
c.  Sebagai sumber sejarah
      Arsip bisa menjadi sumber sejarah yang harus dilestarikan, diabadikan atau
disimpan dengan baik. Misalnya arsip surat terima jabatan.
d.  Sebagai sumber ilmu pengetahuan
       Arsip juga bisa berisi tentang ilmu pengetahuan yang harus disimpan bila sewaktu-
watu dibutuhkan. Misalnya arsip karya penelitian atau laporan hasil uji coba.
 
3.5 Kelebihan Dan Kekurangan system kearsipan

1. Sistem Filling Abjad

Kelebihan Sistem Filling Abjad

 Dapat langsung menempatkan berkas dengan aman pada tempat

penyimpanannya
 Petunjuk penataan berkas sangat sederhana dan sangat mudah untuk dipahami
tentunya
 Tunjuk silang sangat mudah sekali diterapkan
 Kesalahan pada berkas sangat  mudah untuk dicek ditempat berkas dengan
abjad yang sama
 Biaya pelaksanaannya lebih murah dan hemat

Kekurangan Sistem Filling Abjad

 Adanya kesalahan pada penempatan berkas apabila tidak mengikuti aturan

secara konsisten yang sudah ditetapkan terlebih dahulu
 Mudah mengubah beberapa alphabet dalam sebuah surat
 Tunjuk silang yang berlebihan akan membuat sistem penyimpanan cepat penuh
dan rusak dan susah untuk diambil kembali
 Pemberian label pada folder namakan banyak sekali tenaga

11
 2. Sistem Nomor

Kelebihan Sistem Nomor

 Penyimpanannya dapat lebih teliti, cermat, dan tentunya sangat teratur

 Penyimpanannya sangat cepat dan tepat
 Sederhana dan mudah dilaksanakan
 Dapat digunakan untuk segala macam surat atau dokumen
 Nomor dokumen dapat dipergunakan sebagai alat referensi dalam sebuah
korespondensi di dalam dokumen

Kekurangan Sistem Nomor

 Lebih banyak waktu yang digunakan untuk dapat mengindeks

 Banyaknya map atau dokumen untuk surat-surat yang beraneka ragam, dapat
menimbulkan kesulitan untuk mengambil dokumen yang diperlukan
 Memerlukan ruangan yang lebih luas dan memadai untuk dapat menyimpan
arsip yang lumayan banyak

3. Sistem Tanggal

Kelebihan Sistem Tanggal

 Sangat cocok untuk pengolahan kegiatan yang kegiatannya berkaitan dengan

tanggal jatuh tempo
 Sangat sederhana dan mudah diterapkan karena tanpa klasifikasi

Kekurangan Sistem Tanggal

 Orang banyak yang sering lupa dengan tanggal surat terutama tanggal pada
penyimpanannya dan membuat kesulitan untuk menemukan dokumen yang di
arsip
 Tidak semua unit pengolahan sebuah dokumen dalam  sebuah organisasi itu
cocok untuk menetapkan sistem ini

12
  Agar mudah dapat mengatur letak sebuah arsip di dalam folder maka
pembuatan kode tidak dapat murni dengan 100% akan tetapi harus ditambahkan
dengan kode abjad terlebih dahulu

4. Sistem Wilayah
Kelebihan Sistem Wilayah

 Sangat mudah untuk mencari keterangan jika letak wilayah telah di ketahui

Kekurangan Sistem Wilayah

 Kemungkinan besar dapat terjadi salah penyimpanan, apabila seorang petugas

tidak mempunyai wawasan atau pengetahuan tentang latak geografinya
 Harus mengetahui letak geografi atau wilayah sebuah dokumen yang di arsip
meskipun dalam sebuah surat tidak dicantumkan secara detail atau lengkap
letak wilayahnya
 Perlu adanya sejenis buku petunjuk yang menggambarkan batas-batas wilayah
yang menjadi wewenang dan tanggung jawab masing-masing cabang

5. Sistem Subyek
Kelebihan Sistem Subyek

 Mudah mencari keterangan apabila perihalnya saja yang ingin diketahui atau
diambil
 Dapat dikembangkan kedepannya dengan tidak terbatasnya judul dan jenis
susunannya

Kekurangan Sistem Subyek

 Kurang cocok untuk bermacam jenis suart atau dokumen(Syaidah)

13
 BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1 Permasalahan
Dengan telah diuraikan latar belakang, dapat dirumuskan masalah pada
penilitian ini yaitu
1. Mengapa menggunakan/menerapkan Sistem Kearsipan untuk sistem informasi di
Kantor DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN DAERAH
KABUPATEN CIANJUR ?
2. Bagaimana Cara mengoprasikan Sistem Kearsipan untuk sistem informasi di
Kantor DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN DAERAH
KABUPATEN CIANJUR ?

4.2 Usulan Pemecahan Masalah

Berdasarkan rumusan masalah, maka penulis memberikan pemecahan masalah
sebagai berikut :
Penerapan yang dilakukan di DINAS KERASIAPAN DAN PERPUSTAKAAN
DAERAH KABUPATEN CIANJUR untuk proses pengelolaan sumber informasi,
pengelolaan data informasi, dan sebagai sumber dokumentasi.
Arsip mempunyai peranan sebagai sumber informasi dan sumber
dokumentasi. Sebagai sumber informasi, maka arsip akan dapat membantu
mengingatkan petugas yang lupa mengenai sesuatu masalah. Sebagai sumber
dokumentasi, arsip dapat dipergunakan oleh pimpinan organisasi untuk membuat
atau mengambil keputusan secara tepat mengenai suatu masalah yang sedang
dihadapi.

14
 Mengoprasikan Menu Sirkulasi buat peminjaman dan pengembalian buku :
1.Pilih Menu Sirkulasi buat memulai penginputan data buku yang mau di pinjam

Gamabar 4.1 Menu Sirkulasi

2.Kemudian masukan ID Anggota buat peminjaman buku dan ID anggota harus sama
dengan pemiliknya

Gambar 4.2 memasukan ID Anggota

3. Lalu setelah berhasil memasukan ID anggota nya kemudian klik peminjaman

lalu masukan Kode Buku yang mau di pinjamnya dan setelah menemukan
bukunya lalu selesaikan transaksi peminjaman agar data buku nya ke input
sedangkat tidak klik Selesai Transaksi maka data yang di masukan tidak akan ke
input ke data peminjaman dan ini juga langkah terakhir dalam Menu Sirkulasi.
15
 Gambar 4.3 Langkah Terakhir Peminjaman Buku
Sedangkan untuk pengembaliannya yaitu :
1.Pilih Menu Sirkulasi buat memulai penginputan data yang mau Pinjam atau
pengembalian buku

Gambar 4.4 Menu Sirkulasi

2. Lalu masukan ID Anggota buat peminjaman buku dan ID anggota harus sama
dengan pemiliknya

16
 Gambar 4.5 Memasukan ID Anggota
3.Kemudian pilih buku yang mau di kembalikan dan klik tanda (-) untuk
pengembalian buku

Gambar 4.6 Klik tanda (-) untuk mengembalikan buku

4. Dan terakhir klik selesai transaksi untuk menyelesaikan pengembalian buku

17
Gambar 4.7 Klik Selesai Transaksi

18
 BAB VPENUTUPAN

5.1 Kesimpulan
Prosedur Pengelolaan Arsip Statis di Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Daerah
Kabupaten Cianjur. Dalam pelaksanaan penelitian, penulis mengamati 4 (empat)
tahapan dalam prosedur pengelolaan arsip statis. Tahapan tersebut meliputi: akuisisi
arsip statis, pengolahan arsip statis, preservasi arsip statis, dan akses arsip statis.
Adapun prosedur pengelolaan arsip statis di Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Daerah
Kabupaten Cianjur adalah sebagai berikut :
1. Akuisisi Arsip Statis
Adalah proses penambahan khasanah arsip statis pada lembaga kearsipan yang
dilaksanakan melalui penyerahan arsip statis dan hak pengolahannya dari pencipta
arsip kepada lembaga kearsipan.
2. Pengolahan Arsip Statis
Kegiatan pengolahan arsip dilaksanakan berdasarkan asal-usul dan asas aturan asli
serta standar deskripsi arsip statis. Pengolahan arsip statis dilaksanakan melalui
kegiatan menata informasi arsip statis, menata fisik arsip statis, dan penyusunan
sarana bantu temu balik arsip statis.
3. Preservasi arsip statis
Preservasi arsip silaksankan dengan cara preventif dan akuratif. Preservasi arsip
statis dengan cara preventif dilakukan mulai dari penyimpanan, pengendalian hama
terpadu, reproduksi, dan perencanaan menghadapi bencana. Sedangkan cara akuratif
melalui perawatan arsip statis dengan memperhatikan keutuhan informasi yang
dikandung dalam arsip statis.
4. Akses arsip statis
Akses arsip statis dilaksanakan dalam rangka pemanfaatan, pendayagunaan, dan
pelayanan publik. Akses arsip statis untuk kepentingan pengguna arsip dijamin oleh
lembaga kearsipan. Untuk mendukung terwujudnya pengelolaan arsip, pencipta
arsip dan lembaga kearsipan dapat melakukan alih media dan autentikasi arsip yang
dikelola.

19
5.2 Saran
Berdasarkan hasil kesimpulan yang penulis buat, penulis memiliki saran untuk
mengatasi kendala yang dihadapi dalam kegiatan pengelolaan arsip statis di Dinas
Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah agar dapat berjalan lebih baik lagi
yaitu sebagai berikut: 1. Keterbatasan Sumber Daya Manusia (SDM) yang kurang saat
banyak pengguna arsip maka perlu melibatkan staf dari seksi lain. 2. Untuk mengatasi
kendala pada kurangnya pengetahuan tentang pentingnya arsip, Dinas Kearsipan
sebaiknya mengadakan pelatihan kearsipan serta pembekalan tentang pentingnya arsip
kepada para pegawai, Organisasi Perangkat Daerah (OPD) serta masyarakat agar
mengetahui pentingnya arsip dan mampu melaksanakan pengelolaan arsip dengan
baik.

DAFTAR PUSTAKA

Utaridianti. (2018). Senayan Library Management System

(SLiMS).http://blog.ub.ac.id/utaridianti/2018/12/20/senayan-library-
managementsystem-slims/.Diakses 20 Januari 2022

Duniaperpustakaan.(2011).Software Library Management System (SLiMS).

https://duniaperpustakaan.com/2011/03/sejarah-lengkap-software-slimssenayan
library-management-system.html.diakses 20 Januari 2022

Wawasankoe. (2018). Kelebihan dan Kekurangan

SLiMS.http://wawasankoe.blogspot.com/2018/12/kelebihan-dan-kekurangan-
slimsoleh.html. Diakses 20 Januari 2022

20
 PROGRAM KEGIATAN HARIAN PRAKERIN
DI BIDANG ARSIP PADA DISARPUS KAB.CIANJUR
TAHUN 2022

N HARI/TANGGAL DOKUMENTASI PROGRAM KERJA

O
1. Senin
22 Agustyus 2022
Mendeskripisi Arsip Setatis
Tahun 2016
Dinas …………. ( PSDAP)
Kabupaten Cianjur Denga
Jumlah Mendeskripsi /Data
Sebanyak 309 Berkas
Dengan Salasatu Arsip
Infrastruktur Penangana
Perbaikan Jalan Yang
Tersebar di Kabupaten
Cianjur

1
LAMPIRAN

1
Pendeskripsian Arsip Statis
Lampiran 2

Pendeskripsian Arsip Statis

Lampiran 3

Merapihkan Buku

Lampiran 4

Foto Perpisahan

Lampiran 5
 Foto perpisahan

Lampiran 6

Foto Perpisahan