Anda di halaman 1dari 6

PO 7 CobiT 4.

1 Plan and Organize : Manage IT Human Resources


Definisi : Dalam rangka mendukung kegiatan bisnis melalui IT, diperlukan adanya Sumber Daya Manusia (SDM) yang kompeten di bidang IT. Proses mendapatkan SDM IT meliputi berbagai kegiatan sbb : perekrutan, pelatihan, evaluasi kinerja, promosi dan terminasi. Proses-proses ini merupakan hal yang penting, karena SDM / people merupakan salah satu sumber daya IT yang berperan dalam keberhasilan perusahaan (selain aplikasi, informasi dan infrastruktur). Hal yang penting disini adalah kompetensi dan motivasi SDM. Pengendalian Proses IT melalui : Manajemen SDM TI Kebutuhan bisnis : Mendapatkan SDM yang kompeten dan termotivasi untuk membuat dan men-deliver layanan IT. Fokus kepada: Perekrutan dan pelatihan personel, memotivasi melalui jenjang karir yang jelas, memberdayakan kedalam fungsi yang sesuai dengan kemampuan dan kompetensinya, membuat proses manajemen SDM yang terdefinis dan mudah untuk direview, mencipatkan deskripsi posisi dan menjamin kesadaran untuk menghindari ketergantungan individual. Dilakukan dengan cara : Me-review kinerja staff Merekrut dan melatih staff TI untuk mendukung rencana TI Mengurangi resiko dari ketergantungan yang berlebihan thd sumber daya utama Diukur dengan: Tingkat kepuasan stakeholder dengan kemampuan dan keahlian personel TI. Tingkat keluar masuk personel TI.

Persentase personel TI yang telah tersertifikasi sesuai dengan keperluan pekerjaan.

Maturity Model Dalam tugas kali ini akan dicoba untuk mengukur maturity model (tingkat kematangan) pada proses manajemen SDM TI. Pendekatan dalam pengukuran tingkat kematangan ini dilakukan dengan mempertimbangkan kematangan(enam) atribut kematangan yang didefinisikan dalam CobiT 4.1 meliputi awareness and communication, policies standards and procedures, tools and automation, skill and expertise, responsibilities and accountabilities dan goal setting and measurement . Dalam implementasinya akan dibuat kuesioner yang memuat 12 pertanyaan (6 atribut, masing-masing 2 pertanyaan, kondisi sekarang dan kondisi yang diharapkan). Setiap pertanyaan mempunyai 5 (lima) pilihan jawaban yang menunjukkan tingkat kematangan terhadap atribut tertentu pada proses manajemen SDM TI. Pilihan-pilihan jawaban tersebut merepresntasikan tingkat kematangan yang semakin meningkat terhadap suatu atribut pada proses pengelolaan data. Adapun penjelasan tingkat kematan tersebut adalah sebagai berikut : 1. Initial / Ad hoc : Manajemen telah mengetahui pentingnya manajemen SDM TI. Proses manajemen SDM TI telah berjalan secara informal dan bersifat reaktif. Operasional manajemen SDM TI berfokus kepada perekrutan dan manajerial personel TI. 2. Repeatable but intuitive : Sudah ada pendekatan taktis dalam merekrut dan mengorganisasikan personel TI (berdasarkan kebutuhan project tertentu). Akan tetapi pemenuhan kebutuhan SDM TI belum berdasarkan analisa internal dan external org (belum formal). 3. Defined : Sudah ada proses yang jelas dan terdokumentasi dalam hal manajemen SDM TI. Rencana Manajemen SDM TI sudah ada. Rencana pelatihan yang formal di-desain untuk memenuhi kebutuhan

SDM

TI.

Program

Rotasi

karyawan

yang

dirancang

untuk

meningkatkan kemampuan teknis dan bisnis telah dilaksanakan. 4. Managed and measurable : Proses operasional dan pengembangan manajemen SDM TI telah dilaksanakan dengan baik dan responsif terhadap perubahan bisnis. Pengukuran yang terstandarisasi telah diterapkan khususnya dalam mengidentifikasi penyimpangan yang mungkin muncul, khususnya dalam pertumbuhan/perkembangan personel TI dan turnover. Manajemen SDM TI bersifat proaktif dan fokus pada pengembangan karir. 5. Optimized : Manajemen SDM TI secara berkala di-update untuk memenuhi kebutuhan bisnis yang terus berubah. Manajemen SDM TI sudah terintegrasi dengan perencanaan teknologi untuk menjamin delivery yang optimal dari SDM TI. Komponen-komponen dari manajemen SDM TI (perekrutan,training, evaluasi kinerja, promosi dan terminasi) sudah sesuai dan konsisten dengan best practice dari industry misalnya dalam hal kompensasi, pengukuran kinerja, partisipasi dalam forum industri, transfer pengetahuan, pelatihan. Adapun untuk lebih jelasnya dapat kita dilihat dalam lampiran . Referensi : IT Governance Institute, CobiT 4.1 ,2007.

Maturity Attribute untuk Proses Manage IT Human Resource (PO7)


Awareness and Communication 1 Adanya kesadaran akan kebutuhan Manajemen SDM TI. Manajemen SDM TI merupakan issue yang sedang berkembang sebagai suatu wacana yang sedang hangat dibicarakan (masih wacana). 2 Adanya kesadaran organisasi akan perlunya memiliki kebijakan dasar khususnya dalam hal manajemen SDM TI. Hal ini perlu sgr ditindaklanjuti dg mengadakan forum untuk mengkomunikasikan hal ini. Policies, Plan, and Procedure Kebijakan, rencana dan Prosedur SDM TI bersifat reaktif dan tidak formal. Dilakukan ketika ada kebutuhan untuk merekrut SDM TI yang baru Tools and Automation Ada beberapa tool Manajemen SDM yang mungkin ada, akan tetapi belum ada arahan dan kejelasan yang jelas mengenai pemakaian tool tersebut Skill and Expertise Dalam perencanaan belum ada rencana pelatihan dalam Manajemen SDM TI dan belum dilakukan pelatihan formal. Responsibilities and Accountabilities Tanggung jawab Manajemen SDM TI masih tidak jelas dan belum didefinisikan. Goal Setting and Measurement Tujuan Manajemen SDM TI belum jelas dan belum ada pengukuran.

Kebijakan dan prosedur pengadaan SDM TI dilakukan berdasarkan kebutuhan project tertentu. Prosedur perekrutan dan pemeliharaan SDM IT sudah mulai teratur, tetapi belum terdokumentasi.

Penggunaan Tool telah mulai digunakan dalam melakukan proses Manajerial SDM, akan tetapi belum sistemik masih berdasar solusi individual. Tool/ aplikasi dari vendor belum dapat diaplikasikan secara baik.

Pelatihan Manajemen SDM TI masih dilakukan secara informal

Tanggung jawab dan akuntabilitas untuk manajemen SDM TI ditentukan oleh pengalaman individu manajer SDM.

Aktivitas pengawasan terhadap Manajemen SDM TI mulai dilakukan walaupun masih belum secara konsisten.

3 Adanya pemahaman akan kebutuhan Manajemen SDM TI. Kebutuhan tersebut telah dipahami dan diterima di perusahaan secara keseluruhan. Pihak manajemen telah secara formal mendukung pengkomunikasian hal ini.

Kebijakan dan prosedur Manajemen SDM TI telah didefinisikan dan didokumentasikan. Rencana Aksi Manajemen SDM sudah ada, meliputi perekrutan dan pemeliharaan SDM TI. Perlu meningkatkan sosialisasi.

4 Kebutuhan akan Manajemen SDM TI secara utuh telah dipahami dan tindakan yang diperlukan sudah diterima secara luas di organisasi. Permasalahanpermasalahan yang muncul dalam proses Manajerial SDM Life Cycle (rekrutmet, training. Evaluasi kinerja, promosi dan terminasi) dikomunikasikan dengan lebih intensif

Semua Aspek dari Manajemen SDM TI telah didokumentasikan dan diformalkan. Standar-standar yang ada dalam industri untuk mengembangkan proses dan prosedur telah diadopsi dan diikuti.

Rencana telah dibuat dalam rangka penggunaan dan standarisasi dari tool / aplikasi manajemen SDM yang bertujuan untuk mengoptimalkan proses. Banyak aplikasi yang telah digunakan (absensi, pengukuran kinerja, sistem informasi kepegawaian) akan tetapi masing-masig belum terintegrasi Penggunaan tools telah mulai sesuai rencana standarisasi penggunaan tools. Beberapa tools telah terintegrasi dengan tools lain. Tools / aplikasi telah digunakan dalam area utama untuk mengotomatisasi prosess dan memonitor aktivitas yang kritis (misal sistem informasi kepegawaian dl hal ini absensi pegawai)

Pelatihan Manajemen SDM TI dilakukan secara formal supaya dapat memenuhi kebutuhan SDM TI yang kompeten dan termotivasi.

Tanggungjawab Manajemen SDM TI telah ditetapkan serta permasalahan integritas dikendalikan oleh pihak yang bertanggung jawab.

Beberapa tujuan dan pengukuran dalam Manajemen SDM TI telah ditetapkan, walaupun belum dikomunikasikan dan terdapat kaitan yang jelas dengan tujuan bisnis. Pengukuran proses mulai dilakukan walaupun masih belum konsisten.

Sudah lebih proaktif. Manajemen SDM TI selau berupaya responsif terhadap perubahan. Pengukuran kinerja thd manajemen SDM TI mulai dilakukan.

Tanggungjawab dan akuntabilitas pada manajemen SDM TI telah didefinisikan secara jelas, ditetapkan dan dikomunikasikan dalam organisasi.

Indikator pencapaian tujuan dan kinerja telah disepakati dan dimonitor dengan proses yang telah didefinisikan serta dikaitkan dengan tujuan bisnis dan rencana strategi TI. proses perbaikan pada proses Manajemen SDM TI (perekrutan,training, evaluasi kinerja, promosi dan terminasi) telah dilakukan secara berkelanjutan.

5 Kebutuhan akan Manajemen SDM TI dan langkah yang diperlukan telah dipahami dan diterima di organisasi. Keperluan dan kebutuhan kedepan digali secara proaktif dan berkelanjutan.

Rencana, kebijakan dan prosedur terus menerus diupdate sesuai perubahan kebutuhan bisnis. Manajemen SDM TI sudah terintegrasi dengan perencanaan teknologi, meyakinkan pengembangan yg optimal dan penggunaan yang optimal dari Kemampuan IT yang tersedia. Komponen dari Manajemen SDM TI telah sesuai dengan industry best practice

Telah menggunakan Tools yang canggih dan standar serta terintegrasi dengan lain yang terkait. Tools digunakan untuk mendukung upaya perbaikan proses dan secara otomatis mampu mendeteksi kelemahan kontrol yang terjadi. Aplikasi Manajemen SDM TI telah terintegrasi secara lengkap dengan bag.lain (produksi, finance, marketing,dll).

Organisasi memberikan kesempatan secara formal kepada staf untuk mengembangkan skill mengenai Manajemen SDM TI secara berkelanjutan. Pelatihan dan pembelajaran dilakukan untuk mendukung praktek terbaik eksternal serta telah menggunakan konsep dan teknik terkini. Memanfaatkan ahli dari luar sebagai konsultan dalam mengelola SDM TI yang mampu memberikan panduan.

Tanggungjawab dan akuntabilitas manajemen SDM TI ditetapkan secara jelas, diketahui secara luas di organisasi serta diperbaharui secara periodik.

Pengukuran pada Manajemen SDM TI yang relevan dengan kasus bisnis. Indikator pencapaian tujuan dan kinerja telah disepakati dan dikaitkan dengan tujuan bisnis serta dimonitor secara konsisten menggunakan proses yang telah didefinisikan. Mengintegrasikan sistem pengukuran kinerja proses Manajemen SDM TI yang mengaitkan kinerja TI dan tujuan bisnis dengan menerapkan IT Balanced Scorecard.