INTEGRACION DE EXPEDIENTES

Un par de semanas atrs, en nuestra barra de Televisin Universitaria se transmiti interesante tema referente a la forma ms conveniente para los trabajadores que estn por elegir La Mejor Opcin para Pensionarse, como se intitul la emisin de referencia. Entre los diversos tpicos relacionados con el tema central surgi el caso de los trabajadores que tratan indolentemente el control eficiente y exacto de su documentacin personal, lo que da como resultado problemas que pueden llegar al extremo de no poder pensionarse y otras tragicmicas situaciones que derivan en su filiacin y/o en su situacin conyugal, las que aparte de tambin obstaculizar las pensiones de orfandad y viudez, impactan en derecho de otorgar testamento y/o de recibir las herencias. El tpico en cuestin es el de la inconsistencia en el nombre del asegurado y presunto pensionado, cuando el nombre que aparece inscripto en el acta de nacimiento difiere del que durante el transcurso de su vida ha utilizado para sus asuntos escolares, laborales y matrimoniales lo que se traduce en el hecho legal de que l o la solicitante de pensin no es el trabajador que dice ser y para colmo no estara casado ni sera padre (madre) de sus hijos. Menudo lo que puede evitarse con un poco de diligencia e invirtiendo algunas horas que al final de su vida laboral pueden resultar muy valiosas monetariamente hablando si al final obtienen la pensin y adems su haber patrimonial lo pueden transmitir sin dificultades a sus familiares. Desde ya los trabajadores deben iniciar la recoleccin de documentos para integrar su expediente, original en su poder y una o hasta dos copias en poder de familiares de su absoluta confianza, que vivan en domicilio diferente, como precaucin ante situaciones fuera de control como incendios, sismos o latrocinios. Bsicamente, para efectos principalmente de la obtencin de la pensin, debe coincidir en su cabalidad el nombre inserto en el acta nacimiento con el asentado en los avisos de inscripcin en el Instituto Mexicano del Seguro Social, en el Infonavit (antiguamente existan procedimientos de alta y de baja independientes entre ambos institutos) y en las actuales Afores (antes SAR), adems de en los documentos de uso cotidiano como es la credencial del Instituto Federal Electoral. Tambin deben ser correctos los nombres de ambos cnyuges en el acta de matrimonio y como padres en las actas de nacimiento de los hijos. La clave del Registro Federal de Contribuyentes debe ser la que realmente aparezca en las bases de datos de la SHCP. Con los actuales procedimientos ya es poco probable que menores de 16 aos se aumenten la edad para poder entrar a trabajar como era frecuente que aconteciera hasta hace pocos aos cuando slo con lo escrito en las solicitudes de empleo o hasta de palabra el patrn procesaba las inscripciones al RFC o al IMSS. El nmero de afiliacin que otorga el IMSS es nico y dura para toda la vida del trabajador, salvo casos muy especiales, por lo tanto si el trabajador se aument la edad le fue otorgado un nmero de afiliacin cuyos dgitos referentes a la fecha de nacimiento no coincidirn con la fecha real. Han pasado ya diez aos de que se inici el proyecto para otorgar a todos los mexicanos la Clave nica de Registro de Poblacin donde supuestamente se concentrar todo el acervo documental de cada persona, clave que incorporar el historial civil, escolar, penal, militar, fiscal y de seguridad social y an no est en pleno funcionamiento. La UNAM depur el padrn hace algunos aos: haba personas con tres CURP, la otorgaban en las lecheras, en las escuelas, capturaban

la fecha de registro del acta en vez de la fecha de nacimiento, proliferaron programas patito para calcular la clave, siendo la realidad que nicamente el servidor central de la Secretara de Gobernacin puede asignar los ltimos dos dgitos, otorgando el consecutivo siguiente despus de revisar en toda la base de datos. Podr parecer imposible de realizar pero es altamente recomendable que los trabajadores construyan su archivo personal, aparte de con todos los otros documentos de tipo civil o militar como pueden ser: testamento, cartilla del Servicio Militar, varias copias de acta certificada de nacimiento (para iniciar trmite de pensin la piden reciente), etc. con: 1. Avisos de alta, modificacin de salario y bajas desde su primera relacin laboral hasta la actual. Esto le ahorrar molestia y tiempos perdidos en el caso de que el IMSS, que por normatividad no escrita lo hace, le informe que cuenta con muchas menos semanas cotizadas. De igual forma debe conservar su copia de los contratos de las empresas donde labor y con mayor razn si alguna no lo incorpor al rgimen de seguridad social o lo hizo con salario menor, para llegado el caso reclamar prestaciones an no prescritas. Desde hace varios aos los avisos son electrnicos pero no obsta que el patrn imprima una copia adicional para entregar al trabajador, lo cual es muy saludable sobre todo si la empresa cambia de domicilio o desaparece. 2. Recibos de pago de las remuneraciones de todo tipo que haya recibido: salarios, aguinaldo, participacin de utilidades, etc. 3. Constancia de inscripcin en el Registro Federal de Contribuyentes y de la CURP. 4. Constancias anuales de retenciones de ISR efectuadas por los patrones. 5. Reportes de cuotas y aportaciones de RCV y Vivienda, que el patrn est obligado a entregarle bimestralmente. La omisin de entregar la constancia tiene una multa en 2008 de $1,051.80 a $3,944.00 por cada bimestre, por cada trabajador. 6. Si el trabajador solamente es asalariado, conservar los comprobantes relativos a las deducciones personales permitidas en el Impuesto sobre la Renta, al efecto de presentar por su cuenta la declaracin anual de este impuesto. 7. Copia de los escritos dirigidos a los patrones avisando que presentar por su cuenta la declaracin anual de ISR, cuando no rebase el lmite establecido en esa ley para cada ao en particular. 8. Cualquier otro documento de tipo laboral o de seguridad social como pueden ser demandas, incapacidades, comprobantes de prestaciones otorgadas, de atencin mdica fuera de circunscripcin territorial del patrn, constancias de antigedad, permisos, etc.. En contraparte, los patrones de igual manera debern llevar con riguroso orden los expedientes de los trabajadores al efecto de evitar hacerse acreedores de sanciones, la mayor parte de las veces muy elevadas, ante el cmulo de obligaciones que les han transferido las autoridades fiscales principalmente. Naturalmente que algunos de los documentos enumerados con anterioridad habrn sido expedidos por los patrones por lo que ya obran en su poder y sera

ocioso mencionarlos otra vez pero si podemos iniciar refirindonos al Control de Documentos, cartula al frente del expediente, donde se relacionan todos y cada uno de los documentos que el rea de Recursos Humanos, apoyada en cada una de las reas involucradas, controlar por cada trabajador. A los documentos ya considerados se pueden agregar: 1. Solicitud de empleo con fotografa y con los exmenes sicomtricos o de aptitud y conocimientos y habilidades que le hayan sido aplicados al trabajador. 2. Fotocopia de acta de nacimiento. 3. Fotocopia de comprobante de domicilio. 4. Fotocopia de cartilla del Servicio Militar, en su caso. 5. Fotocopia de constancia de estudios. 6. Cartas de recomendacin. 7. Fotocopia de credencial de elector. 8. Certificado mdico expedido por institucin de seguridad o asistencia social que acredite que no padece enfermedad transmisible o incapacidad que le impida desempear el puesto al que aspira. 9. Currculum vitae. 10.Constancia de haber dado aviso por escrito al trabajador de fecha y causa de su despido o en su caso, de presentacin ante la Junta Local de Conciliacin y Arbitraje. 11.Dems documentos que requieran otras reas de la organizacin as como los que se originen durante el desempeo de labores del trabajador. Dependiendo del giro al que se dediquen otras personas fsicas o morales, existir la necesidad de controlar otro tipo de documentacin como por ejemplo tratndose de los agentes aduanales as como en el caso de sus clientes, es decir importadores y exportadores que contratan sus servicios. As, tenemos que la Ley Aduanera en su artculo 162, fraccin VII establece que los agentes aduanales debern formar un archivo con la copia de cada uno de los pedimentos tramitados o bien grabar dichos pedimentos en los medios magnticos que autorice la SHCP y que debern contener lo siguiente: 1. Copia de la factura comercial, es decir la que se expidi para amparar la mercanca que fue objeto del despacho, generalmente de un proveedor del extranjero en el caso de la importacin y de un proveedor nacional en el caso de exportacin. 2. El conocimiento de embarque, cuando se trata de trfico martimo o bien la gua area revalidados, es decir mediante carta poder del importador para que personal del agente aduanal prosiga con el retiro de la mercanca de los almacenes. 3. Los documentos que comprueben el cumplimiento de las obligaciones en materia de regulaciones y restricciones no arancelarias, como por ejemplo SEMARNAT, SAGARPA, SALUD, etc.

4. El certificado de origen, es decir que cuando se trata de mercanca internada al pas de procedencia de alguno de los pases con los que Mxico tiene firmados Tratados de Libre Comercio. 5. La manifestacin de valor que es bsicamente el desglose que muestra como se determin el valor de transaccin con los distintos mtodos de valoracin posibles. 6. El documento en que conste el depsito en cuenta aduanera, en el caso de mercancas con precio estimado por la SHCP. 7. Copia de la llamada Encomienda que es el documento presentado por el importador a la Admn. Gral. De Aduanas, que comprueba el encargo que el otorga al Agente Aduanal para realizar el despacho aduanero de las mercancas. Estos documentos debern conservarse por lo menos 5 aos en la oficina principal de la agencia aduanal, a disposicin de las autoridades, pudiendo ser microfilmados o grabados. Adicionalmente, los organismos colegiados del ramo aduanal emite circulares para que en beneficio y proteccin de los agentes aduanales se apliquen lineamientos enfocados a minimizar el riesgo de que el agente aduanal se vea inmiscuido en problemas legales : una de esas circulares promueve que para cuando se trata de operaciones en las que se manejan textiles o confecciones, rubro altamente afecto al contrabando, principalmente en empresas registradas como Pitex o Maquila, las cuales incumplen constantemente en no retornar la mercanca o destinar la misma al mercado nacional para su venta, dando para ello domicilios falsos o bien incumplen con los pagos de impuestos propios, sea complementado el expediente con la siguiente documentacin: a) Copia de la inscripcin ante el SAT del importador, as como de las modificaciones en su caso. b) Copia certificada del acta constitutiva del cliente. c) Copia certificada de quien firma la Carta Encomienda y si es extranjero copia del documento migratorio que acredite la legal estancia en el pas. d) Copia de la identificacin oficial del representante legal que otorga la encomienda. e) Copia de la cdula del Registro federal de Contribuyentes. f) Copia del Acta de visita de Verificacin de domicilio fiscal del cliente, efectuada por el SAT as como la efectuada por la Secretara de Economa. g) Cada tres meses actualizar la copia de comprobantes de domicilio del cliente, como podran ser recibos telefnicos o de consumo de energa elctrica. Por la parte del importador o exportador, en el expediente ya obran los documentos enumerados del nmero 1 al 7 arriba anotados, pero se deben agregar copia del Registro en el Padrn de Importadores, que por cierto hay planes de que quien se inscriba en el RFC y dentro de su objeto aparezca el de importador, automticamente quedar registrado en la base de datos, sin

necesidad de realizar trmite adicional alguno; tambin se debe agregar copia del trmite electrnico llamado Registro de Agentes Aduanales en el cual el importador elige los hasta 40 agentes aduanales con los que va realizar operaciones de comercio exterior. Otra copia es para el expediente del agente aduanal as como de las cartas de porte por los fletes que originen el desaduanamiento de la mercanca o incluso entrega hasta las instalaciones del importador. En fin, por algo inventaron el concurso de buscar el trmite ms engorroso e intil. Por no informar a las autoridades fiscales de los datos de los que ellas mismas ya disponen, se tipific la infraccin cuyo castigo es la de causar el vencimiento de decenas de perodos de 15 das por cada uno de los cuales se gener una multa, importe que acumulado, por lo menos ascendi a $1,219,000.00, por cada una de las personas morales en donde sea partcipe el agente aduanal. Cuntos miles de millones de pesos en contribuciones omitidas habrn causado de perjuicio al fisco federal los agentes aduanales que omitieron ese escrito para merecer tan desproporcionada sancin? Por qu extraamente faltando un mes para cumplirse 5 aos del vencimiento de la obligacin se notifica? En marzo del 2008 la Direccin de aduanas impuso multas millonarias a muchos agentes aduanales que incumplieron en presentar un simple aviso donde informaran a dichas autoridades . Por esto la importancia de tener perfectamente integrados los expedientes, sobre todo el de tipo fiscal, que en prxima ocasin abordaremos C. P. Roberto Garca Rivera