Administrasi Perkantoran – Pengertian,

Fungsi, Tugas, dan Ruang Lingkup

January 26, 2020
Pengertian Administrasi Perkantoran – Administrasi Perkantoran
merupakan serangkaian kegiatan dalam suatu organisasi yang berkaitan
dengan pengelolaan data serta informasi guna mencapai apa yang menjadi
tujuan organisasi tersebut secara sistematik. Untuk lebih jelasnya lagi kami
akan membahas materi makalah mengenai Administrasi Perkantoran mulai
dari Pengertian, Fungsi, Tujuan, Tugas, Unsur, dan Ruang Lingkup. Maka
simaklah ulasannya di bawah ini.

Pengertian Administrasi Perkantoran

Administrasi Perkantoran merupakan serangkaian kegiatan dalam suatu
organisasi yang berkaitan dengan pengelolaan data serta informasi guna
mencapai apa yang menjadi tujuan organisasi tersebut secara sistematik.
Secara etimologi, Administrasi ini berasal dari bahasa Latin, yakni Ad yang
berarti intensif dan ministrare jika dalam bahasa Indonesia artinya 
melayani dan memenuhi.
Jika dalam arti yang luas, administrasi perkantoran di sebut juga sebagai
kegiatan perencanaan, mengarahkan, menyelenggarakan, , mengorganisir,
serta mengawasi pekerjaan – pekerjaan yang berkaitan dengan ruang
lingkup di kantor.

Fungsi Administrasi Perkantoran

 Fungsi Teknis
Fungsi teknis administrasi perkantoran yakni fungsi yang memerlukan
suatu pendapat, keputusan dan keterampilan dalam aktivitas perkantoran,
misalnya seperti mengetahui cara  penggunaan perangkat lunak(software)
dan perangkat keras (Hardware). Fungsi teknis ini sebagaimana yang
sering di lakuakan oleh para staf administrasi yang berada di departemen
Teknologi Informasi.

 Fungsi Rutin
Fungsi Rutin, merupakan fungsi administrasi perkantoran yang
membutuhkan pemikiran yang baik , paling tidak menguasai hal yang
mencakup pengarsipan, penggandaan dan lainnya. Fungsi rutin ini
biasanya dilakukan oleh para staf administrasi yang harus bertanggung
jawab atas kegiatan administrasi.
  Fungsi Interpersonal
Fungsi Interpersonal yakni pada administrasi perkantoran ini memerlukan
penilaian serta analisis yang akan menjadi dasar terhadap pengambilan
keputusan serta keterampilan yang berhubungan dengan orang lain.
Adapun fungsi interpersonal ini sering kali dipakai oleh staf administrasi
sebagai jenjang karir sebelum naik pangkat menjadi manajer.

 Fungsi Analisis
Fungsi ini dalam administrasi perkantoran yang membutuhkan pemikiran
yang kreatif dan kritis diikuti dengan adanya kemampuan dalam mengambil
keputusan. Fungsi analisis ini biasanya dilakukan oleh seorang asisten
manajer yang memiliki tanggung jawab dalam mendukung keputusan yang
dibuat atasannya.organisasi.

 Fungsi Manajerial
Fungsi Manajerial administrasi perkantoran ini memerlukan perencanaan,
pemotivasian,pengoraganisasi, serta pengukuran. Fungsi manajerial ini
biasanya gunakan oleh staf yang sejajar dengan manajer yang akan
bertanggung jawab terhadap pelaksanaan sistem dan prosedur dalam
administrasi organisasi.

Tujuan Manajemen Administrasi Perkantoran

Tujuan manajemen perkantoran yakni diantaranya ;

1. Membantu perusahaan memelihara persaingan.

2. Memberikan pekerjaan ketatausahaan yang cermat
3. Membuat catatan dengan biaya minimal
4. Memberikan semua keterangan yang lengkap dan diperlukan siapa
saja, kapan dan di mana hal itu diperlukan untuk pelaksanaan
perusahaan secara efisien
5. Memberikan catatan dan laporan yang cukup dengan biaya
serendah-rendahnya.

Tugas administrasi perkantoran

Menangani segala keluhan dari pelanggan atau atau menjawab pertanyaan
pelanggan tentang kebijakan dan prosedur.

1. Memantau setiap aktivitas pekerjaan perkantoran dan administrasi

untuk memastikan kepatuhan terhadap standar kualitas, waktu, dan
prosedur yang tepat.
2. Memewancarai, Memilih dan merekrut karyawan.
 3. Menjalani kebijakan perusahaan atau standar pelayanan dalam
hubungannya dengan manajemen.
4. Mendiskusikan setiap masalah tentang prestasi kerja dengan
karyawan untuk mengidentifikasi penyebab permasalahan kemudian
berupaya untuk menyelesaikan masalah tersebut.
5. Memberi bimbingan kepada karyawan dalam hal menangani suatu
masalah yang sulit atau kompleks.
6. Membimbing atau menginstruksikan karyawan mengenai pekerjaan.
7. Membuat laporan yang berhubungan dengan kegiatan seperti
produksi, penggajian, maupun pengiriman untuk memverifikasi
rincian, mengevaluasi kinerja dan mengawasi aktivitas kerja.
8. Mengkomunikasikan atau menginformasikan prosedur kerja dan
kebijakan perusahaan kepada staf.

Unsur-Unsur Administrasi Perkantoran

Unsur-unsur administrasi perkantoran melputi:

1. Organisasi, yakni merupakan tempat dan kerja sama dalam

mewujudkan tujuan penyelesaian pekerjaan yang telah ditentukan.
2. Manajemen, yakni merupakan suatu rangkaian kegiatan penataan
yang teratur agar pelaksanaan kegiatan administrasi perkantoran
dapat terkendali.
3. Keuangan, yakni merupakan kegiatan yang dilaksanakan yang
berhubungan dengan pengelolaan anggaran.
4. Perlengkapan, yakni merupakan kegiatan yang mengelola segala
kebutuhan seperti ; mesin kantor, alat tulis kantor, perabotan kantor
dan perlengkapan ruang kerja lainnya.
5. Personalia, yakni merupakan bentuk aktivitas yang berkaitan
dengan pengelolaan sumber daya manusia yang dibutuhkan dalam
suatu organisasi kerja.
6. Ketatausahaan, yakni merupakan aktivitas dalam pengolahan
informasi yang dibutuhkan dalam membantu proses penyelesaian
pekerjaan pokok organisasi.
7. Komunikasi, yakni merupakan aktivitas yang mengdistribusikan
informasi pada proses penyelesaian pekerjaan.
8. Hubungan masyarakat, aykni merupakan kegiatan yang
mengkaitkan kepentingan internal organisasi kerja dengan eksternal
organisasi kerja yang ada kepentingannya dengan organisasi kerja
atau malah sebaliknya.

Ruang lingkup administrasi perkantoran

Ruang lingkup administrasi perkantoran meliputi:
1. Kegiatan Kantor
A. Perencanaan perkantoran (office planning)

1. Penataan ruang kantor

2. Penerangan ruang kantor
3. Perencanaan gedung
4. Ventilasi udara
5. Perlengkapan peralatan kantor
6. Standar kualitas kerja
7. Sistem informasi dan telekomunikasi
8. Anggaran (budgeting) perkantoran

B. Pengorganisasian perkantoran (office organizing)

1. Pembagin mengenai pekerjaan atau tugas agar lebih efisien dalam

perusahaan
2. Memelihara hubungan kerja yang baik dengan atasan maupun
terhadap bawahan
3. Penyediaan perabotan, peralatan/perlengkapan yang tepat, dan
sesuai dengan jenis pekerjaan agar memudahkan karyawan dalam
menjali tugas atau pekerjaan

C. Pengarahan perkantoran (office actuating)

1. Memiliki teknik yang efektif dalam mengawasi pekerjaan bawahan

2. Memiliki teknik yang efektif dalam memberikan motivasi kepada
bawahan
3. Pemberian bantuan terhadap karyawan dalam hal menyelesaikan
masalah ketika karyawan menghadapi kesulitan dalam tugas atau
pekerjaannya.
4. Penyatus visi dan misi karyawan serta organisasi
5. Penggunaan pertimbangan yang adil dalam memberikan gaji kepada
karyawan

2. Sarana dan Fasilitas Kerja Perkantoran

A. Lokasi kantor

1. Faktor Kenyamanan
2. Faktor keamanan
3. Faktor lingkungan
4. dan Faktor harga

B. Gedung
 1. Menjamin Kenyamanan, keamanan dan kesehatan terhadap
karyawan
2. Memiliki fasilitas yang baik
3. Harga gedung yang seimbang dengan biaya dan keuntungan.

C. Peralatan

1. Perabotan kantor :Kursi, meja, laci dll

2. Perbekalan kantor : Tinta, pena, kertas, printer, penghapus dan
peralatan habis pakai lainnya

D. Interior
Interior ialah tatanan perabot kantor yang mendukung pelaksanaan kerja
dalam ruang kantor, seperti Ventilasi, Jendela, penghias ruangan, plafon,
dan penerang ruang kantor.
E. Mesin-mesin kantor
Mesin-mesin kantor harus disesuaikan dengan prosedur kerja, metode
kerja dan kebutuhan kantor.
Demikianlah pembahasan kami mengenai Pengertian Administrasi
Perkantoran, Semoga bermanfaat..