Bina Darma Conference on Computer Science

e-ISSN: 2685-2683p-ISSN: 2685-2675

SISTTEM INFORMASI SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR BERBASIS

WEB PADA KANTOR CAMAT JAKABARING DENGAN MENGGUNAKAN
METODE WATERFALL

Aditya Umyanto1, Tri Basuki Kurniawan2

Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Bina Darma
Email: 151410211@student.binadarma.ac.id1, basukitrikurniawan@binadarma.ac.id2

ABSTRAK

Teknologi informasi saat ini semakin berkembang dengan pesat, sehingga menyebabkan segala aspek
kehidupan manusia selalu dihubungkan dengan perkembangan teknologi. Tujuan dibuatnya perancangan
aplikasi surat masuk dan surat keluar di Kecamatan Jakabaring Palembang yaitu dapat mengelola data surat
agar teroganisir dan dapat membantu petugas dalam pembuatan laporan menjadi lebih efektif. Permasalahan
yang dihadapi oleh Kantor Camat Jakabaring Kota Palembang ini adalah fasilitas penyimpanan arsip surat
masuk dan surat keluar belum dikelola dengan profesional, belum ada sistem khusus yang digunakan dalam
mengelola arsip surat masuk dan surat keluar tersebut, maka dari itu Kecamatan Jakabaring ini sangat
membutuhkan perancangan aplikasi surat masuk dan surat keluar berbasis web. Berdasarkan masalah di atas,
akan dilakukan penelitian, tujuan-nya adalah untuk mempermudah pengelolaan arsip surat masuk dan surat
keluar. Penelitian ini menggunakan metode Waterfall. Aktifitas yang dilakukan ialah analisis kebutuhan,
perancangan sistem dan pemrograman dengan pemanfaatan wamp server, dan pengujian sistem. Hasil
penelitian ini menunjukan bahwa pengelolaan arsip surat masuk dan surat keluar akan dibangun dengan
menggunakan sistem aplikasi berbasis web dapat memberi kemudahan untuk petugas dalam mengelola-nya

Kata kunci: Bangun Arsip Surat, Waterfall, PHP.

ABSTRACT

Information technology is currently growing rapidly, causing all aspects of human life to be connected
with technological developments. The purpose of designing an application for incoming and outgoing mail
in the Jakabaring Subdistrict of Palembang is that it can manage letter data so that it is organized and can
help officers in making reports more effectively. The problem faced by the Palembang City Jakabaring Sub-
district Office is that the archive storage facility for incoming and outgoing mail has not been managed
professionally, there is no special system used in managing the archives of incoming and outgoing mail,
therefore this Jakabaring District is in dire need of application design. web-based incoming and outgoing
mail. Based on the above problems, research will be carried out, the aim of which is to facilitate the
management of incoming and outgoing mail archives. This study uses the Waterfall method. The activities
carried out are needs analysis, system design and programming using the wamp server, and system testing.
The results of this study indicate that the management of incoming and outgoing mail archives will be built
using a web-based application system that can make it easier for officers to manage them.

Keywords: Build Letter Archives, Waterfall, PHP.

1. PENDAHULUAN

Kearsipan surat dalam suatu organisasi sangat penting untuk dipelihara dan dikelola. Pengelolaan arsip
yang kurang baik dalam suatu lembaga atau kantor akan berdampak buruk terhadap kinerja kantor tersebut.
Permasalahan yang sering muncul di kantor pemerintah daerah antara lain sulitnya menemukan kembali arsip
surat yang diperlukan.

52
 Bina Darma Conference on Computer Science
e-ISSN: 2685-2683p-ISSN: 2685-2675

Kantor Camat Jakabaring adalah salah satu instansi pemerintahan di Kota Palembang yang bergerak di
bidang pelayanan dan di dalamnya tidak terlepas dari salah satu kegiatan yaitu pencatatan surat masuk dan
surat keluar. Dalam proses pencatatan data surat masuk dan surat keluar pada Kantor Camat Jakabaring masih
dilakukan secara manual dengan menggunakan disposisi dan buku agenda. Pencatatan data surat masuk
maupun surat keluar yang hanya dicatat pada buku agenda kemungkinan dapat terjadi masalah data terhadap
sistem pencatatan surat, membutuhkan waktu yang cukup lama untuk mencari berkas surat, penyimpanan
dokumen hardcopy dan dapat memungkinkan terjadinya kerusakan dan kehilangan berkas surat [1]. Oleh
karena itu dibutuhkan sebuah solusi sistem pencatatan surat secara digitalisasi dalam bentuk Sistem Informasi
Surat Masuk dan Surat Keluar Berbasis Web pada Kantor Camat Jakabaring dengan Menggunakan Metode
Waterfall untuk dapat membantu proses pencatatan dan pencarian berkas surat dengan cepat, penyimpanan
data surat lebih aman dan terhindar dari kerusakan dan kehilangan berkas surat, dan memberi kemudahan
dalam membuat laporan data surat pada Kantor Camat Jakabaring Kota Palembang. Pengujian ini juga
menggunakan unsur perancangan blackbox, yaitu pengujian yang didasarkan pada pengecekan terhadap
detail perancangan, menggunakan struktur kontrol dari desain program.
Berdasarkan latar belakang diatas maka permasalahan yang akan dibahas adalah pembuatan Sistem
Informasi Surat Masuk dan Surat Keluar Berbasis Web pada Kantor Camat Jakabaring dengan Menggunakan
Metode Waterfall ?. Agar permasalahan lebih terarah dan dapat mencapai tujuan maka penelitian yang di
lakukan sebatas pada pembuatan aplikasi surat masuk dan surat keluar kantor camat jakabaring palembang.
Tujuan dari penulisan Skripsi ini adalah bertujuan untuk mempermudah dalam mengelola kearsipan surat
masuk dan surat keluar, menghindari terjadinya kerusakan dan kehilangan berkas surat masuk dan surat
keluar, membuat aplikasi laporan surat sesuai dengan tanggal atau waktu yang dibutuhkan serta menampilkan
data-data surat yang sesuai dengan pengarsipan surat yang telah dimasukkan.
Adapun manfaat yang di harapkan yaitu bisa memanfaatkan teknologi sistem informasi dengan
menggunakan aplikasi surat masuk dan surat keluar berbasis web, sehingga dapat membantu kinerja pegawai
di lingkungan Kantor Camat Jakabaring Kota Palembang. Hasil dari penelitian ini bisa menjadi pertimbangan
dan masukan bagi Camat, Sekretaris Camat dan Kasubbag Kepegawaian untuk menjadikan Teknologi
Informasi sebagai alat bantu yang berperan penting bagi sebuah instansi. Adapun manfaat yang di harapkan
yaitu bisa memanfaatkan teknologi sistem informasi dengan menggunakan aplikasi surat masuk dan surat
keluar berbasis web, sehingga dapat membantu kinerja pegawai di lingkungan Kantor Camat Jakabaring Kota
Palembang. Hasil dari penelitian ini bisa menjadi pertimbangan dan masukan bagi Camat, Sekretaris Camat
dan Kasubbag Kepegawaian untuk menjadikan Teknologi Informasi sebagai alat bantu yang berperan
penting bagi sebuah instansi.

2. METODOLOGI PENELITIAN

Metode deskriptif kuantitatif adalah metode yang dimana data diperoleh dari sampel populasi
penelitian dianalisis sesuai dengan metode statistik yang digunakan kemudian diinterprestasikan [2].

2.1 Metode Pengumpulan Data

Metode pengumpulan data skripsi ini yang digunakan terdiri dari tiga macam teknik
pengumpulan data :
a. Wawancara
Wawancara (Interview). Adalah komunikasi dua arah untuk mendapatkan data dari responden.
Wawancara (interview) dapat berupa wawancara personal (personal interview), wawancara intersep
(intercept interview) dan wawancara telepon (telephone interview).
b. Observasi
Pengamatan (Observasi). Merupakan teknik atau pendekatan untuk mendapatkan data primer
dengan cara mengamati langsung obyek datanya. Pendekatan observasi dapat diklasifikasikan ke
dalam observasi perilaku (behavioral observation) dan observasi non-perilaku (nonbehavioral
observation).
c. Dokumentasi
Pengumpulan data dengan mencari data dari sumber tertulis maupun gambar yang dapat

Aditya Umyanto1, Tri Basuki Kurniawan2 53

 Bina Darma Conference on Computer Science
e-ISSN: 2685-2683p-ISSN: 2685-2675

memberikan informasi mengenai penelitian agar dapat melengkapi data yang diperoleh di lapangan.

2.2 Metode Pengembangan

Penelitian ini tanpa framework yaitu menggunakan PHP Native. PHP Native berarti membuat website
dengan PHP yang dimulai dari nol, sedangkan PHP Framework berarti membuat website yang tidak dimulai
dari nol dan harus mengunduh framework terlebih dahulu. Metode waterfall merupakan metode
pengembangan perangkat lunak yang sistematik dan sekuensial yang mulai pada tingkat dan kemajuan sistem
sampai pada analisis, desain, kode, test, dan pemeliharaan. Berikut tahapan dari metode waterfall [3] :
a. Requirement Analysis and Definition
Requirement Analysis and Definition merupakan tahapan penetapan fitur, kendala dan tujuan
sistem melalui konsultasi dengan pengguna sistem. Semua hal tersebut akan ditetapkan secara
rinci dan berfungsi sebagai spesifikasi sistem
b. System and Software Design
System and Software Design merupakan tahapan yang akan membentuk suatu arsitektur sistem
berdasarkan persyaratan yang telah ditetapkan dan juga mengidentifikasi dan menggambarkan
abstraksi dasar sistem perangkat lunak dan hubungan-hubungannya.
c. Implementation and Unit Testing
Implementation and Unit Testing yaitu tahapan yang merupakan hasil dari desain perangkat
lunak dan akan direalisasikan sebagai satu set program atau unit program. Setiap unit akan diuji
apakah sudah memenuhi spesifikasinya.
d. Integration and System Testing
Integration and System Testing merupakan tahapan dimana setiap unit program akan
diintegrasikan satu sama lain dan diuji sebagai satu sistem yang utuh untuk memastikan sistem
sudah memenuhi persyaratan yang ada. Jika sistem sudah memenuhi persyaratan maka akan
dilakukan tahapan pengujian metode blackbox Setelah itu jika sistem lulus dalam uji kelayakan
maka sistem dapat digunakan, jika tidak maka sistem akan dilakukan perbaikan.
e. Eperation and Maintenance
Operation and Maintenance merupakan tahapan yang akan melakukan penginstalan sistem dan
mulai digunakan. Selain itu juga memperbaiki error yang tidak ditemukan pada tahap
pembuatan. Dalam tahap ini juga dilakukan pengembangan sistem seperti penambahan fitur dan
fungsi baru.

3. HASIL DAN PEMBAHASAN

Berdasarkan dari hasil penelitian yang telah dilakukan pada Kantor Camat Jakabaring Palembang,
semua hasil akhir dari kegiatan penelitian dan tahapan-tahapan yang telah dilakukan merupakan penerapan
dari rancangan-rancangan pada bab sebelumnya. Sehingga hasil yang didapatkan berupa sistem informasi
surat masuk dan surat keluar berbasis web pada Kantor Camat Jakabaring Palembang, yang mana akan
dijalankan pada server localhost dan nantinya menghasilkan suatu sistem yang dapat digunakan sebagai alat
bantu dalam proses surat masuk dan surat keluar pada Kantor Camat Jakabaring Palembang.
a. Tampilan Form Login
Untuk halaman login pada sistem informasi surat masuk dan surat keluar di kantor Camat Jakabaring
ini terdiri dari username dan password yang telah dibuat.Halaman login ini merupakan tampilan halaman
utama saat aplikasi di buka, dan juga proses mengakses aplikasi dengan memasukkan identitas dari akun user
dan password agar mendapatkan hak akses untuk menggunakan sumber daya aplikasi tersebut. Untuk hak
akses user aplikasi ini dibagi menjadi 4 user yaitu operator pertama, operator kedua, sekretaris camat dan
camat.

54
 Bina Darma Conference on Computer Science
e-ISSN: 2685-2683p-ISSN: 2685-2675

Gambar 1. Tampilan Form Login

b. Halaman Beranda
Halaman beranda ini merupakan halaman kedua setelah login pada aplikasi surat masuk dan surat
keluar kantor Camat Jakabaring. Pada Halaman beranda ini menampilkan 5 menu yaitu : menu surat masuk
yang menampilkan hasil surat masuk, menu disposisi surat yang menampilkan tujuan atau tindaklanjut surat
masuk, menu surat keluar yang menampilkan hasil laporan surat keluar, menu pengguna yang menampilkan
data user dan menu sifat surat yang menampilkan sebuah sifat surat yang berupa biasa atau penting.

Gambar 2. Tampilan Halaman Beranda

Aditya Umyanto1, Tri Basuki Kurniawan2 55

 Bina Darma Conference on Computer Science
e-ISSN: 2685-2683p-ISSN: 2685-2675

c. Halaman Surat Masuk

Halaman surat masuk ini berupa semua jenis surat yag diterima kantor camat jakabaring dari instansi
lain, perorangan maupun perusahaan atau organisasi. Dalam halaman surat masuk terdapat item search yang
merupakan jalan pintas untuk mencari suatu surat. Dalam suatu halaman surat masuk tidak bisa memuat
semua surat masuk, untuk mencari surat masuksecara manual bisa menggunakan item next atau previous.

Gambar 3. Tampilan Halaman Surat Masuk

d. Tampilan Halaman Disposisi Surat

Halaman disposisi surat ini merupakan sebuah petunjuk atas tindak lanjut dari surat masuk yang pada
umumnya bersifat segera atau harus segera di laksanakan atau di tindaklanjuti secepatnya. Karena didalam
halaman ini terdapat instruksi yang harus dilakukan oleh pegawai atau pejabat kantor camat jakabaring, terkait
kegiatan atau acara tertentu. Untuk halaman disposisi surat sendiri hanya bisa dioperasikan oleh sekretaris
camat jakabaring

Gambar 4. Tampilan Halaman Disposisi Surat

56
 Bina Darma Conference on Computer Science
e-ISSN: 2685-2683p-ISSN: 2685-2675

e. Tampilan Halaman Surat Keluar

Halaman surat keluar ini merupakan surat-surat yang di keluarkan atau di buat oleh kantor camat
jakabaring untuk di kirimkan kepada pihak lain, baik perorangan maupun kelompok atau organisasi lainnya,
sebagai balasan atau pemberitahuan kepada instansi atau perorangan terkait hal-hal tertentu. Untuk halaman
surat keluar hanya bisa dioperasikan oleh operator 2 kecamatan jakabaring.

Gambar 5. Tampilan Halaman Surat Keluar

f. Tampilan Halaman User

Halaman user adalah halaman yang berfungsi untuk memanagement semua user yang ada di
daftar website kantor camat jakabaring. Untuk data user yang telah login bisa dilihat pada sudut
kanan atas halaman. Pada sistem informasi surat masuk dan surat keluar berbasis web pada kantor
camat jakabaring terdapat 4 user, yaitu operator 1, sekretaris camat, camat, operator 2.
Operator 1 bertugas input data surat masuk dan surat keluar ke dalam sistem. Sekretaris camat
bertugas memvalidasi keakuratan data surat masuk, Camat bertugas menyetujui surat keluar dan
memvalidasi data surat masuk serta menerima laporan surat masuk dan surat keluar, sedangkan
operator 2 bertugas mencetak surat masuk dan surat keluar serta memberikan kepada orang yang di
tuju oleh surat tersebut dan mengarsipkan surat masukdan surat keluar lalu membuat laporan yang
nantinya akan di berikan ke camat.

Aditya Umyanto1, Tri Basuki Kurniawan2 57

 Bina Darma Conference on Computer Science
e-ISSN: 2685-2683p-ISSN: 2685-2675

Gambar 6. Tampilan Halaman User

g. Tampilan Halaman Sifat Surat

Halaman sifat surat merupakan halaman yang membedakan sifat surat berdasarkan surat yang di terima
a surat yang di keluarkan sifat surat sendiri biasanya terbagi menjadi 3 yaitu : Biasa, penting dan tidak di
ketahui.

Gambar 7. Tampilan Halaman Sifat Surat

4. KESIMPULAN

Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan oleh penulis yang dapat disimpulkan dari judul
“sistem informasi surat masuk dan surat keluar berbasis web pada kantor camat jakabaring dengan
menggunakan metode waterfall” ini antara lain :

58
 Bina Darma Conference on Computer Science
e-ISSN: 2685-2683p-ISSN: 2685-2675

a. Penelitian ini menghasilkan sebuah sistem informasi surat keluar dan surat masuk berbasis web pada Kantor
Camat Jakabaring Palembang dengan menggunakan metode waterfall
b. Sistem informasi berbasis web ini akan membantu pegawai dalam mengelola surat masuk dan surat keluar
agar lebih fleksibel.
c. Sistem informasi surat masuk dan surat keluar dpat difungsikan untuk mengontrol arsip yang perlu di
susutkan serta bisa meningkatkan kinerja organisasi.

DAFTAR PUSTAKA

[1] A. Basir and H. Wibawanto, "RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI

DISPOSISI SURAT MASUK DINAS PENDIDIKAN KOTA SEMARANG," Edu
Komputika Journal, pp. 33-42, 2014.
[2] Sugiyono, Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif, dan R&D, Bandung: Alfabeta,
2018.
[3] Y. Suherman, "Sistem Informasi Kearsipan Tata Kelola Surat Pada Kantor Inspeksi
BRI Kota Padang," Jurnal RESTI, pp. 26-33, 2017.

Aditya Umyanto1, Tri Basuki Kurniawan2 59