BAB II

PEMBAHASAN

A. Manajemen Pengelolaan Obat

Manajemen adalah tindakan atau seni melakukan, mengatur dan mengawasi

sesuatu untuk mencapai sasaran yang efektif dan efisien, dalam hal ini kesehatan
masyarakat. Ada banyak alasan mengapa obat perlu dikelola dengan baik dimana agar obat
tersedia saat diperlukan, kuantitas mencukupi, mutu menjamin, mendukung “good quality
care” di rumah sakit, serta menambah pendapatan rumah sakit swasta. Dari sisi manjemen
dan keuangan  diantaranya pengurangan beban manajemen dan administrasi, mengurangi
pemborosan, menurunkan biaya pengelolaan dan investasi obat, menghindari kekurangan
obat dan menambah pendapatan rumah sakit.

Manajemen pendukung merupakan tahap pengorganisasian, pendanaan, sumber

informasi, perencanaan, evaluasi, pelayanan, penelitian dan pengamanan yang mencakup
seluru tahap Drug  Management Cycle. Perlu diingat bahwa seorang Apoteker
harus memiliki kemampuan memanage dirinya sendiri agar dapat menjadi seorang manajer
yang berbasis akan hasil. Kemampuan memanage ini dituang dalam manajemen pendukung
yang meliputi kemampuan organisasi, management keuangan yang memadai, informasi
yang terbaru dalam dunia kesehatan dan yang paling penting yaitu manusia yang bersumber
daya.

Tahap pengelolaan obat di rumah sakit terdiri dari tahapan pemilihan dan
perencanaan (selection), pengadaan (procurement), penyimpanan (storage), distribusi
(distribution) dan penggunaan (use) yang memiliki keterkaitan di antara masing–masing
tahap sehingga harus terkoordinasi dengan baik agar masing–masing dapat berfungsi
optimal. Tidak efisiennya salah satu tahap saja akan mengakibatkan tidak efisien pula sistem
suplai dan penggunaan obat yang ada. Dengan demikian pengelolaan obat perlu dukungan
manajemen dari struktur organisasi yang kuat, keuangan, informasi manajemen yang layak
dan staf yang termotivasi dan kompeten. (Nofriana, 2011)

Siklus pengelolaan obat merupakan rangkaian proses yang mencakup 4 fungsi dasar
sistem pengelolaan obat yaitu perumusan kebutuhan (selection), pengadaan (procurement),
penyimpanan dan distribusi (distribution), dan penggunaan obat dan evaluasinya (use).
Keempat fungsi ini didukung oleh sistem penunjang (management support) yaitu organisasi,
pembiayaan, sistem informasi dan sumber daya manusia seperti yang digambarkan dalam
siklus manajemen obat (lihat gambar 2.1.). (Quick. Et. Al., 1997)

Pada dasarnya manajemen obat di rumah sakit adalah cara mengelola tahap–tahap
kegiatan tersebut sehingga dapat berjalan dengan baik dan saling mengisi akhirnya dapat
tercapai tujuan pengelolaan obat yang efektif dan efisien artinya obat yang diperlukan
dokter selalu tersedia setiap saat dibutuhkan dalam jumlah yang cukup dan mutu terjamin
untuk mendukung pelayanan yang bermutu.
B. Siklus Manajemen Pengelolaan Obat
a) Selection

Selection atau pemilihan obat merupakan proses kegiatan sejak dari meninjau
masalah kesehatan yang ada di apotek, identifikasi pemilihan terapi, bentuk dan dosis,
menentukan kriteria pemilihan dengan memprioritaskan obat esensial, standarisasi
sampai menjaga dan memperbaharui standar obat. Untuk dapat menyeleksi suatu
perbekalan farmasi yang nantinya akan direncanakan harus terlebih dahulu dilakukan
pengumpulan data yang dapat memberikan gambaran tentang kebutuhan perbekalan
farmasi apotek. Adanya proses seleksi obat mengurangi obat yang tidak memiliki nilai
terapeutik, mengurangi jumlah jenis obat dan meningkatkan efisiensi obat yang tersedia.

Menurut WHO, tahap-tahap seleksi obat pertama kali harus membuat daftar
masalah kesehatan yang umum dialami. Setelah itu menentukan terapi standar untuk
memilih obat standar yang digunakan dan terapi non obatnya. Tahap ketiga melihat
daftar obat esensial yang ada untuk kemudian dibuat daftar obat yang berguna. Semua
ini bertujuan untuk mendapatkan ketersediaan dan penggunaan obat yang lebih
rasional.

Proses penyeleksian perbekalan farmasi menurut WHO dapat didasarkan pada

kriteria berikut:

1. Berdasarkan pola penyakit dan prevalensi penyakit (10 penyakit terbesar).

2. Obat-obat yang telah diketahui penggunaannya (well-known), dengan profil
farmakokinetik yang baik dan diproduksi oleh industri lokal.
3. Efektif dan aman berdasarkan bukti latar belakang penggunaan obat
4. Memberikan manfaat yang maksimal dengan resiko yang minimal, termasuk
manfaat secara financial.
5. Jaminan kualitas termasuk bioavaibilitas dan stabilitas.
6. Sedapat mungkin sediaan tunggal.

Sedangkan menurut DOEN ada tambahan kriteria seleksi obat yaitu

menguntungkan dalam hal kepatuhan dan penerimaan pasien, memiliki rasio
resikomanfaat yang paling menguntungkan, praktis dalam penyimpanan dan
pengangkutan, obat mudah diperoleh.

Perencanaan adalah suatu kegiatan yang dilakukan dalam rangka menyusun

daftar kebutuhan obat yang berkaitan dengan suatu pedoman atas dasar konsep
kegiatan yang sistematis dengan urutan yang logis dalam mencapai sasaran atau tujuan
yang telah ditetapkan. Proses perencanaan terdiri dari perkiraan kebutuhan,
menetapkan sasaran dan menentukan strategi, tanggung jawab dan sumber yang
dibutuhkan untuk mencapai tujuan. Perencanaan dilakukan secara optimal sehingga
perbekalan farmasi dapat digunakan secara efektif dan efisien.

Beberapa tujuan perencanaan dalam farmasi adalah untuk menyusun

kebutuhan obat yang tepat dan sesuai kebutuhan untuk mencegah terjadinya
kekurangan atau kelebihan persediaan farmasi serta meningkatkan penggunaan
persediaan farmasi secara efektif dan efisien.Ada beberapa hal yang harus diperhatikan
untuk mencapai tujuan perencanaan obat, yaitu :

a) Mengenal dengan jelas rencana jangka panjang apakah program dapat

mencapai tujuan dan sasaran
b) Persyaratan barang meliputi : kualitas barang, fungsi barang, pemakaian satu
merk dan untuk jenis obat narkotika harus mengikuti peraturan yang berlaku
c) Kecepatan peredaran barang dan jumlah peredaran barang.
d) Pertimbangan anggaran dan prioritas.

Adapun metode perencanaan meliputi :

i. Metode konsumsi; perhitungan kebutuhan didasarkan pada data riel konsumsi

perbekalan farmasi periode lalu dengan penyesuaian dan koreksi (2,3,4).
ii. Metode epidemiologi/ morbiditas; perhitungan kebtuhan didasarkan pada pola
penyakit, perkiraan kenaikan kunjungan, dan waktu tunggu/ lead time (2,3,4)
iii. Metode kombinasi konsumsi dan morbiditas; yaitu menggabungkan keduanya
dengan melihat anggaran yang tersedia.

b) Procurement

Procurement atau pengadaan obat merupakan proses penyediaan obat yang

dibutuhkan di Rumah Sakit dan untuk unit pelayanan kesehatan lainnya yang diperoleh
dari pemasok eksternal melalui pembelian dari manufaktur, distributor, atau pedagang
besar farmasi. Pengadaan dilakukan berdasarkan perencanaan yang telah dilakukan
berdasarkan epidemiologi, konsumsi atau gabungan keduanya dan disesuaikan
dana/budget yang ada untuk menghindari stock out yang menumpuk. Tujuan pengadaan
adalah memperoleh obat yang dibutuhkan dengan harga layak, mutu baik, pengiriman
obat terjamin tepat waktu, proses berjalan lancar tidak memerlukan waktu dan tenaga
yang berlebihan. Pengadaan memegang peranan yang penting, karena dengan
pengadaan akan mendapatkan obat dengan harga, mutu dan jumlah yang sesuai dengan
kebutuhan Apotek. Prinsip pengadaan barang/jasa yaitu efisien, efektif, terbuka dan
bersaing, transparan, adil, akuntabel.

Metode pengadaan melalui pembelian, hibah, produksi. Sementara pembelian

ada 4 metode antara lain :

 Tender terbuka; berlaku untuk semua rekanan yang terdaftar dan sesuai dengan
kriteria yang telah ditentukan.
 Tender terbatas/ lelang tertutup; hanya dilakukan pada rekanan tertentu yang
sudah terdaftar dan memiliki riwayat jejak yang baik.
 Negosiasi/ tawar menawar; dilakukan pendekatan langsung untuk item tertentu
 Pembelian langsung; pembelian jumlah kecil yang perlu segera tersedia

Tahapan pengadaan dimulai dari mereview daftar perbekalan farmasi yang akan
diadakan, menentukan jumlah masing-masing item yang akan dibeli, menyesuaikan
dengan situasi keuangan, memilih metode pengadaan, memilih rekanan, membuat
syarat kntrak kerja, memonitor pengiriman barang, menerima barang, melakukan
pembayaran serta menyimpan kemuian mendistribusikan.

Evaluasi procurement meliputi :

 Prosentase kesesuaian pembelian dg perencanaan awal tahunan

 Prosentase kesesuaian  dana pembelian dg perencanaan anggaran
 Prosentase kesesuaian perencanaan terhadap formularium (5).
 Kesesuaian dana pengadaan obat; jumlah dana anggaran pengadaan obat yang
disediakan RS dibanding jumlah kebutuhan dana.
 Biaya obat per kunjungan kasus; besaran dana yang tersedia untuk setiap kunjungan
kasus.
 Biaya obat per resep; dana yang dibutuhkan untuk setiap resep dan besaran dana
yang tersedia untuk setiap resep.
 Ketepatan perencanaan; perencanaan kebutuhan nyata obat untuk RS dibagi
pemakaian obat per tahun.
 Persentase dan nilai obat rusak; jumlah jenis obat yang rusak dibagi total jenis obat

c) Distribution

Distribusi obat yaitu suatu proses penyebaran obat secara merata yang teratur
kepada yang membutuhkan pada saat diperlukan. Sistem distribusi dirancang atas dasar
kemudahan untuk dijangkau oleh pasien dengan mempertimbangkan efisiensi dan
efektivitas sumber daya yang ada, pabrik yang memproduksi dan menurut khasiat.

Distribusi obat adalah tanggung jawab Apoteker dengan bantuan AA (Asisten

Apoteker) atau tenaga teknis kefarmasian untuk memberikan kebijakan dan prosedur
yang lengkap, untuk distribusi yang aman dari semua obat. Distribusi obat bertujuan
agar ketersediaan obat tetap terpelihara dan mutu obat tetap stabil. Sistem distribusi
obat di apotek yaitu:

 Distribusi langsung (Individual Praescription (IP), yaitu resep individu

perorangan).
 Distribusi panel

Sementara, sistem distribusi obat di rumah sakit digolongkan berdasarkan ada

tidaknya satelit/depo farmasi dan pemberian obat ke pasien rawat inap.Berdasarkan
ada atau tidaknya satelit farmasi, sistem distribusi obat dibagi menjadi dua sistem,
yaitu:

 Sistem pelayanan terpusat (sentralisasi)

 Sistem pelayanan terbagi (desentralisasi)

Berdasarkan distribusi obat bagi pasien rawat inap, digunakan empat sistem, yaitu:

 Sistem distribusi obat resep individual atau permintaan tetap

 Sistem distribusi obat persediaan lengkap di ruang
  Sistem distribusi obat kombinasi resep individual dan persediaan lengkap di
ruang
 Sistem distribusi obat dosis unit.

d) Use

Use atau penggunaan obat merupakan proses yang meliputi peresepan oleh
dokter, pelayanan obat oleh farmasi serta penggunaan obat oleh pasien. Penggunaan
obat dikatakan rasional apabila memenuhi kriteria obat yang benar, indikasi yang tepat,
obat yang manjur, aman, cocok untuk pasien dan biaya terjangkau, ketepatan dosis, cara
pemakaian dan lama yang sesuai, sesuai dengan kondisi pasien, tepat pelayanan, serta
ditaati oleh pasien. Penggunaan obat rasional diharapkan dapat mengurangi angka
kejadian medication error (ME) dan dapat membuat biaya yang harus ditanggung pasien
jadi seminimal mungkin khususnya terkait dengan biaya obat.

Monitoring dan evaluasi merupakan salah satu upaya untuk terus

mempertahankan mutu pengelolaan perbekalan farmasi. Sebagai masukan dalam
penyusunan perencanaan dan pengambilan keputusan serta kolekting data untuk bahan
evaluasi. Administrasi Perbekalan Farmasi merupakan kegiatan yang berkaitan dengan
pencatatan manajemen perbekalan farmasi serta penyusunan laporan yang berkaitan
dengan perbekalan farmasi secara rutin atau tidak rutin dalam periode bulanan,
triwulanan, semesteran atau tahunan. Pelaporan adalah kumpulan catatan dan
pendataan kegiatan administrasi perbekalan farmasi, tenaga dan perlengkapan
kesehatan yang disajikan kepada pihak yang berkepentingan. Tujuannya yaitu agar
tersedia data yang akurat sebagai bahan evaluasi, tersedianya informasi yang akurat,
arsip yang memudahkan penelusuran surat dan laporan, mendapat data/laporan yang
lengkap untuk membuat perencanaan, dan agar anggaran yang tersedia untuk
pelayanan dan perbekalan farmasi dapat dikelola secara efisien dan efektif.

Pengelolaan obat di apotek tersebut juga tidak lepas dari manajemen

pendukung yang meliputi organisasi, finansial, sistem informasi dan manusia bersumber
daya yang bekerja dengan baik hingga tercipta pengelolaan obat yang efektif, efisien dan
saling mendukung.

Dari keempat faktor di atas, manajemen support (manajemen pendukung)

merupakan faktor yang paling penting, ketika manajemen pendukung tersebut baik
maka keempat faktor lainnya akan baik.

DAPUS

Nofriana, E. 2011. Analisis ABC dan VEN terhadap Belanja Obat di RSUD Dr, Soedarso Pontianak
Tahun 2010. Tesis Program Pascasarjana Manajemen dan Kebijakan Obat Ilmu Kesehatan
Masyarakat, Yogyakarta.

Quick. Et. Al., 1997. Managing Drug Supply, 2nd Edition, Revised and Expanded. Kumarian Press.
West Hartriod
http://repository.umy.ac.id/bitstream/handle/123456789/9098/BAB%20II%20Tinjauan
%20Pustaka.pdf?sequence=3&isAllowed=y