Tipo de Documento: INSTRUCTIVO Nombre del Documento: DOCUMENTACIN PARA COACTIVA Elaborado por JRC/GCG 1.

Objetivo Revisado por: GC/DCO Aprobado por: GR/GC

Cdigo: IT-CNEL-MAN-DCO-01 Revisin: 01 Fecha: 2010-12-09

Estandarizar y definir la metodologa necesaria para remitir la documentacin para coactiva. 2. Alcance Las actividades y tareas contenidas en el presente procedimiento regirn para todos los funcionarios o personal del rea Comercial en CNEL Regional Manab que intervenga en el instructivo de documentacin para coactiva. 3. Definiciones 3.1. GR: Gerencia Regional de CNEL Manab 3.2. GC: Gerencia Comercial de CNEL Corporativa 3.3. GCG: Gerencia de Control de Gestin de CNEL Corporativa 3.4. DCO: Direccin Comercial de CNEL Manab 3.5. JRC: Jefatura de Recaudacin y Cartera vencida de CNEL Manab 3.6. Cdigo del cliente, cuenta o suministro: Nmero nico con el cual CNEL Regional Manab identifica el suministro del servicio elctrico al cliente. 3.7. Cliente: Cualquier persona natural o jurdica definida segn lo establecido en el Reglamento de Suministro del Servicio de Electricidad. 3.8. Cliente especial: Cualquier persona natural o jurdica que tenga asignada una tarifa con demanda pudiendo ser (Comercial, Industrial, Entidad Oficial, Estacin Oficial, estacin de bombeo, etc) 3.9. Reclamo: Peticin interpuesta por un cliente a CNEL Regional Manab, ocasionado por un supuesto incumplimiento a la normativa existente relacionada con la prestacin del servicio elctrico de distribucin. 3.10. Calidad: Grado en que un conjunto de caractersticas inherentes cumple con los requisitos. Medida en que las caractersticas del servicio prestado cumple con las expectativas del Cliente. 3.11. Procedimiento: Es la descripcin secuencial en que se van generando las actividades a determinado proceso o subproceso. 3.12. Deuda: Obligacin que una persona tiene con CNEL Regional Manab, de satisfacer o reintegrar una cosa. 3.13. Deudor (a): Persona que debe satisfacer una deuda u obligacin.

Tipo de Documento: INSTRUCTIVO Nombre del Documento: DOCUMENTACIN PARA COACTIVA Elaborado por JRC/GCG 4. Responsabilidades Revisado por: GC/DCO Aprobado por: GR/GC

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DE LA GERENCIA REGIONAL DE CNEL MANAB/GERENCIA COMERCIAL DE CNEL CORPORATIVA: Aprobar el presente instructivo Documentacin para coactiva y los documentos basados en el mismo que tengan incidencia en CNEL Regional Manab. DE LA DIRECCIN COMERCIAL DE CNEL MANAB: Hacer que se cumpla los lineamientos establecidos en este instructivo. DE LA GERENCIA DE CONTROL DE GESTIN DE CNEL CORPORATIVA: Distribuir, actualizar y controlar los documentos generados Controlar la aplicacin del presente procedimiento Monitorear los indicadores que se establezcan DEL PERSONAL CORRESPONDIENTE AL REA DE RECUPERACIN Y CARTERA VENCIDA: Cumplir el presente instructivo. 5. Procedimiento 5.1. El Coordinador de cortes del rea de Recaudacin y Cartera Vencida: 5.1.1. Emite por el sistema informtico el listado de los clientes que mantienen deuda con la empresa. Este listado ser de los valores de deudas iguales o superiores a USD 1 000. Luego verifica en el sistema informtico si el deudor mantiene un reclamo presentado, de ser el caso, se comunica al Supervisor de Atencin al Cliente para que realice la gestin pertinente y el reclamo sea resuelto en la brevedad posible. 5.1.2. Llena el Formulario Notificacin de cobro al cliente extrajudicial (ANEXO 1 FO-CNEL-CORP-GC-01) en el cual se indica al cliente que se acerque en 48 horas a la empresa. 5.1.3. Entrega a los cortadores los formularios de la Notificacin de cobro extrajudicial. 5.2. Los cortadores del rea de Recaudacin y Cartera Vencida: 5.2.1. Entregan la Notificacin de cobro extrajudicial:

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a) Si el deudor no se encuentra en el inmueble donde se encuentra el medidor instalado a su nombre, procede a entregarlo a otra persona que se halle en el mismo, anotando la novedad encontrada. b) Si el deudor no habita en el inmueble donde se encuentra instalado el medidor instalado a su nombre, se anota la novedad correspondiente y reporta al responsable del rea, para que ste a su vez comunique al Recaudador de la Coactiva. Si el deudor comparece al llamado, el Jefe/Supervisor del rea de Recaudacin y Cartera Vencida lo conduce para que realice un Convenio de pago (ANEXO 4 Instructivo de Convenio de Pago). Caso contrario, la Coordinadora de cortes del rea de Recaudacin y Cartera Vencida elabora por segunda vez el Formulario Notificacin de cobro al cliente extrajudicial (ANEXO 1 FO-CNEL-CORP-GC-01) y entrega a los cortadores para que realicen la gestin respectiva, si el deudor no se acerca en las 48 horas a la empresa se procede a las acciones legales pertinentes para recuperar los valores adeudados por servicios efectivamente prestados. 5.2.2. Llenan el Formulario de Inspeccin (ANEXO 2 FO-CNEL-MAN-DCO-01) en el cual debe constar las respectivas firmas del Inspector, Supervisor de campo y Persona que recibe notificacin; luego toma una foto al inmueble y una al medidor. 5.2.3. Entregan los Formularios de Inspeccin con las respectivas firmas a la Coordinadora de Cortes, luego el Jefe del rea de Recaudacin y Cartera Vencida con su firma entrega al Supervisor, Fiscalizador e Inspector. 5.3. El Supervisor, Fiscalizador e Inspector: 5.3.1. Realizan un anlisis comparativo entre la informacin de los formularios de inspeccin recibidos y la informacin del sistema informtico. 5.3.2. Escriben las acciones a tomar y direcciona para que ejecute las acciones correctivas al rea que le corresponde, quedndose una copia del formulario de inspeccin. Si se trata de un cliente especial envan a la Superintendencia de Prdidas de energa (Grandes Clientes), para los clientes masivos envan a la Superintendencia de Clientes (Lectura y Facturacin) y si los clientes se encuentran conectados directamente envan a la Superintendencia de Servicio de Comercializacin (Acometidas y Medidores). 5.4. El rea que recibi el Formulario de Inspeccin: 5.4.1. Revisa el requerimiento y hace la correspondiente rectificacin, depurando as la base de datos.

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5.4.2. Elabora y enva diariamente un memorndum informando las correcciones pertinentes debidamente fundamentadas con las respectivas firmas de responsabilidades al Jefe del rea de Recaudacin y Cartera Vencida. 5.5. La Secretaria del rea de Recaudacin y Cartera Vencida: 5.5.1. Una vez realizado los cambios realizados por las reas responsables, revisa la informacin de cada cliente que mantiene deuda con la empresa, donde verifica los siguientes campos: Para personal natural: Nombres y Apellidos del consumidor Nmero de cdula Cdigo de suministro Direccin Para personal jurdica: Nombre del representante legal RUC Nombre de la compaa Cdigo de suministro Direccin 5.5.2. Examina en el sistema informtico si el deudor ha presentado algn tipo de reclamo administrativo o en otro organismo judicial y procede a imprimir el certificado de que hubiere o no presentado un reclamo. El Director Jurdico debe enviar diariamente al Supervisor de Atencin al Cliente los reclamos que hayan sido presentados en algn organismo judicial. 5.5.3. Revisa los cambios realizados que se solicit en el Formulario de Inspeccin, organiza y prepara los siguientes documentos siempre y cuando se pueda proceder a coactivar al deudor: Detalle de planillas mensuales vencidas Estado de cuenta de la deuda Resumen global de la deuda (identificacin del cliente, nmero de cdula, RUC, valor de la deuda, perodo de la deuda, tarifa aplicada, detalle de las acreencias relacionadas con la aplicacin del servicio de energa elctrica) Certificacin que no exista reclamos pendientes ya sean stos administrativos o ante algn organismo judicial. Certificacin de que no existe un convenio de pago a la fecha con fiel cumplimiento o vigente. Copia de la notificacin de cobro extrajudicial (opcional) Croquis de la direccin domiciliaria del medidor (opcional)

Tipo de Documento: INSTRUCTIVO Nombre del Documento: DOCUMENTACIN PARA COACTIVA Elaborado por JRC/GCG Revisado por: GC/DCO Aprobado por: GR/GC

Cdigo: IT-CNEL-MAN-DCO-01 Revisin: 01 Fecha: 2010-12-09

Copia del contrato de suministro en caso de existir Copia del convenio de pago en caso de que la deuda se ha generado por incumplimiento de dos o ms dividendos. De ser el caso que se haya cobrado una multa por infraccin se procede a imprimir el detalle. Toda la documentacin en donde conste el detalle del valor de la deuda debe estar certificada por el Director Comercial y el Jefe del rea de Recaudacin y Cartera Vencida. De ser el caso que por algn motivo no se puede proceder a coactivar al deudor, comunica al Jefe del rea de Recaudacin y Cartera Vencida para que ste realice la gestin respectiva. 5.6. El Jefe del rea de Recaudacin y Cartera Vencida elabora y enva memorndum a la Direccin Comercial, la misma que sella y firma los documentos certificando la informacin. 5.7. La Direccin Comercial emitir por el sistema informtico el Acta Entrega-Recepcin (ANEXO 3 FO-CNEL-CORP-GC-02) y la entregar con la documentacin correspondiente al Departamento Financiero para la emisin del ttulo de crdito. 6. Seguimiento y Medicin Indicador Nmero de carpetas depuradas Nmero de deudores en convenio de pago. Valores recuperados Frmula Nmero de carpetas depuradas (semanal) Nmero de deudores en convenio de pago (semanal)

Valores en USD recuperados

7. Documentos de referencias CODIGO DEL DOCUMENTO NOMBRE DEL DOCUMENTO O NORMA O NORMA Constitucin de la Repblica del Ecuador Cdigo del Procedimiento Civil PR-CNEL-CORP-AJ-01 Procedimiento Proceso Coactivo Instructivo de Convenio de Pago

Tipo de Documento: INSTRUCTIVO Nombre del Documento: DOCUMENTACIN PARA COACTIVA Elaborado por JRC/GCG 8. Registros y archivos Revisado por: GC/DCO Aprobado por: GR/GC

Cdigo: IT-CNEL-MAN-DCO-01 Revisin: 01 Fecha: 2010-12-09

9. Historial de modificaciones
Fecha actualizacin Fecha Quin Actualiza anterior Seccin Actualizada Observacin

10. Anexos ANEXO 1 ANEXO 2 ANEXO 3 ANEXO 4 ANEXO 5 FO-CNEL-CORP-GC-01 Aviso de pago FO-CNEL-CORP-GC-03 Formulario de Inspeccin FO-CNEL-CORP-GC-02 Acta Entrega-Recepcin Instructivo de Convenio de pago Diagrama de Flujo de Documentacin para coactiva

ANEXO 1 Aviso de Pago

Tipo de Documento: FORMATO Nombre del Documento: AVISO DE PAGO Elaborado por: Revisado por: GC/GCG GC Cdigo: FO-CNEL-CORP-GC-01 Revisin: 01 Fecha: 2010-12-09

Aprobado por: GG

CORPORACIN NACIONAL DE ELECTRICIDAD RECUPERACIN DE CARTERA CORRIENTE - VENCIDA

Ed. Banco Central del Ecuador Av. 24 de Mayo entre Malecn y Av. 8; Telfonos PBX: 593 5 2622881, 593 5 2620811, 593 5 2621534, 593 5 2622567, 593 5 2629740; Directo: 593 5 2622915; Fax: 052624708; MANTA ECUADOR

AVISO DE PAGO
Nombre: Deuda: USD $ Cdigo de Servicio: Direccin: Fecha: Estimado cliente, se le recuerda que al momento adeuda por concepto de consumo de energa elctrica, ms los intereses por mora y otros recargos legales, la cantidad de xxxxxxxxxxxxxxxxxxx Por lo tanto, a fin de evitar el inicio de las acciones legales correspondientes, y el retiro del servicio, srvase acercarse al Departamento de Recuperacin de Cartera de CNEL REGIONAL MANAB S.A, en un plazo mximo de 48 horas, a partir del recibo del presente aviso, con la finalidad de cancelar la totalidad de su deuda o realizar el respectivo convenio de pago. Vencido el plazo, se iniciar la Accin Coactiva de acuerdo a lo dispuesto en el Art. 8 de la Ley del Rgimen del Sector Elctrico, en concordancia con lo estipulado en el Art. 4 del Mandato Constituyente N 15, y los artculos que integran la seccin 30, (De la Jurisdiccin Coactiva) del Cdigo del Procedimiento Civil. Es importante indicarle que se ordenar medidas precautelares correspondientes al trmite de Ley, tales como: Secuestro de bienes muebles, embargo de bienes inmuebles, retenciones de valores de las cuentas de usuarios prohibicin de salida del pas de usuario o del representante legal de la institucin o empresa si fuera el caso y/o dictar las respectivas prohibiciones de enajenar bienes del usuario, tal como lo dispone el Cdigo del Procedimiento Civil.

Xxxxxxxxxxxxxxxxx XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

ANEXO 2 Formulario de inspeccin

Tipo de Documento: Cdigo:

FORMATO
Nombre de Documento:

FO-CNEL-CORP-GC-03
Revisin:

FORMULARIO DE INSPECCIN
Elaborado por: GC/GCG Revisado por: Aprobado por: Fecha:

01 GG 2010-12-09

GC

USUARIO: DIRECCIN: COD. CLIENTE: TELFONO: SITUADO CERCA DEL SR: D A T O S

EQUIPO DE MEDICIN
ENCONTRADO MEDIDOR # DGITOS TIPO SERIE LECTURA COD. LAB: LECTURA 1: LECTURA 2: REEMPLAZADO CON MONOFSICO BIFSICO

CDULA DE IDENTIDAD: AGENCIA: SERIAL: D E C A M P O

INSPECCIN : FECHA: LOCAL:

SERVICIO

CONTRASTACIN MEDIDOR (CARGA RESISTIVA)

MEDIDOR .... # DGITOS .... TIPO .... SERIE .... LECTURA ....

P RUE B A

VLL

VL1N

VL2N

I1 (A)

I2 (A)

fp

P1

P2

KW1 VUELTA S Tiempo

Kh

KW2

1 TRIFSICO

LEM:.
kW-h kW-h

FECHA DE LA TOMA: TRANSF. PARTICULAR KVA.

PORCENTAJE DE CALIBRACIN 1 = (P1 -P2) / P1X 100 = ________ %

P 1 2 = KW1 +P 3600*vueltas*kh/tiempo = KW2

PORCENTAJE DE CALIBRACIN 2 = (P1 -P2) / P1X 100 = ________ %

OBSERVACIONES DEL INSPECTOR

KW1/ KW2

=%

SELLOS
SELLOS DE LABORATORIO SE ENCONTRARON SELLO 1 SELLO 2 ESTADO

CENSO DE CARGA
CARGAS CANTIDAD

kW-h / mes
HABITAN: TIENE SERVICIO: EXISTE MEDIDOR: TIENE ACOMETIDA: TIENE NUEVO MED: MED NUEVO SR:

SI

NO
TIENE LNEA DIRECTA:

SI

NO

TIPO DE VIVIENDA HORMIGN: MIXTA:

M A DERA /CA A :

No PISOS

FOCOS:

..... ..... ..... ..... ..... ..... ..... ..... ..... ..... ..... ..... .....

FOCOS . AHORRADORES:
.

REFRIGERADORA: PLANCHA:

AMPERAJE LINEA DIRECTA .. A DA LUZ A TERCEROS: SR DEL VECINO: .. Serial:

SELLOS EXTERNOS SE ENCONTRARON:

OTRO: VILLA:

ACONDICIONADOR ESTADO DE AIRE: TELEVISOR: EQUIPO DE SONIDO: VENTILADOR: LICUADORA: BOMBA AGUA: LAVADORA: COMPUTADORA:

SELLO BOR. 1 . SELLO BOR. 2 . SELLO CAJA 1 . SELLO CAJA 2 . SE DEJARON: COLOR

SERIAL DEL VECINO: .. DEP A RTA M ENT:

LECT. NUEVO MED: CONTACTO DE REFERENCIA:

INFORMACIN REFERENCIAL
TELEF:

ANLISIS DE CONSUMO
PROMEDIO ANTERIOR: PROMEDIO ACTUAL: # MESES LIQUIDACIN: RECUPERACIN NETA: ... kW-h / mes ... kW-h / mes ... Mes(es) ... kW-h

Das _____

kW-h _____

SELLO BOR. 1 . SELLO BOR. 2 .

SELLO CAJA 1 . ..: SELLO CAJA 2 .

30 das

X= _____ k W-h / mes

Total de kW-h / mes:

RECUPERACIN ACUMULADA: ... kW-h

NOVEDADES
NOVEDAD ENCONTRADA:

ACCIN

FINAL

ACCIN DE CAMPO:

..

..

INSPECTOR

SUPERVISOR DE CAMPO

FIRMA PERSONA QUE RECIBE NOTIFICACIN

ANEXO 3 Acta Entrega-Recepcin

Tipo de Documento: FORMATO Nombre del Documento: MODELO DE ACTA ENTREGA-RECEPCIN Elaborado por GC/GCG Revisado por: GC Aprobado por: GG Cdigo: FO-CNEL-CORP-GC-02 Revisin: 01 Fecha: 2010-12-09

ACTA DE ENTREGA - RECEPCIN

En la ciudad de..a los..das del mes dedel ao.., se reunieron: la Direccin Comercial a cargo de , quien entrega 1 carpeta de fojas con los documentos referentes al cliente ...para el correspondiente trmite del proceso coactivo en CNEL Regional... a la Direccin Financiera a cargo de., quien recibe previa constatacin y verificacin, dejando constancia de la conformidad de la misma, para su efecto firman las partes correspondientes al pie de esta acta. DETALLE DE LA CARPETA:
SERVICIO C.I / RUC CLIENTE VALOR ADEUDADO

.. DIRECTOR COMERCIAL

DIRECTOR FINANCIERO

ANEXO 5 Diagrama de Flujo: Documentacin para coactiva

DOCUMENTACIN PARA COACTIVA

rea de Recaudacin y rea de Recaudacin y Cartera Vencida (Coordinador Cartera Vencida (Cortadores) de Cortes) Supervisor de Atencin al Cliente

Inicio

Emite y enva listado de clientes con deuda

Analiza la informacin deL deudor

Existe reclamo

Si

No

Recibe comunicacin de reclamo no resuelto

Llena y enva el Formulario de Notificacin Reciben Notificaciones Entrega las Notificaciones a los cortadores B Direcciona el reclamo

Realiza seguimiento Llenan Formulario de Inspeccin y toman fotos

Entregan Formularios de Inspeccin con fotos

DOCUMENTACIN PARA COACTIVA

rea de Recaudacin y Cartera Vencida (Jefe/Supervisor) rea de Recaudacin y Cartera Vencida (Cortadores) Persona que se encuentra en el inmueble

Deudor

Se encuentra en el inmueble el deudor

Si Entrega notificacin al deudor

No

El deudor habita en el inmueble

Si Entrega notificacin a la persona que se halla en el inmueble

No

Reciben notificacin Reporta al responsable del rea luego Recaudor de Coactiva

Reciben notificacin

Si

Comparece al llamado

Direcciona para que realice Convenio de Pago No

Fin Fin

DOCUMENTACIN PARA COACTIVA

Superintendencia de Prdidas de Energa (Grandes Clientes) rea de Recaudacin y Cartera Vencida (Coordinadora de Cortes)
1

rea de Recaudacin y Cartera Vencida (Jefe)

rea de recaudacin y Cartera Vencida (Supervisor, Fiscalizador e Inspector)

Superintendencia de Clientes (Lectura y Facturacin)

Recibe formularios de Inspeccin

Compareci deudor a la empresa

Si

No Elabora la segunda Notificacin de cobro extrajudicial Direcciona para que realice Convenio de Pago

Fin

Entrega documentacin (Formularios)

Recibe, sumilla y delega

Analiza entre formularios y sistema

Escribe y enva las acciones a realizar

DOCUMENTACIN PARA COACTIVA

Superintendencia de Prdidas de Energa (Grandes Clientes) Superintendencia de Servicio de Comercializacin (Acometidas y Medidores) rea de Recaudacin y Cartera Vencida (Secretaria) rea de recaudacin y Cartera Vencida (Supervisor, Fiscalizador e Inspector)
3

Superintendencia de Clientes (Lectura y Facturacin)

Si

Es cliente especial

No Revisa requerimientos Conectados directamente Realiza la rectificacin No

Si

Elabora y enva memorndum informando resultado

Revisa requerimientos Revisa requerimientos Realiza la rectificacin Realiza la rectificacin Elabora y enva memorndum informando resultado

Elabora y enva memorndum informando resultado

Recibe y revisa los cambios realizados

DOCUMENTACIN PARA COACTIVA

rea de Recaudacin y Cartera Vencida (Jefe) rea de Recaudacin y Cartera Vencida (Secretaria) Direccin Comercial Direccin Financiera

4 Verifica informacin

Examina si existe reclamo presentado

No Recibe comunicacin y realiza gestin pertinente Se puede coactivar Si Prepara y emite documentacin Resumen Global de deudas Estado de cuentas Detalle de planillas mensuales Certificacin que no exista reclamos pendientes Certificacin de que no existe Convenio de Pago

Fin

Existe: Croquis de dir.dom. del medidor Notificacin de cobro extrajudicial Convenio de pago deuda incumplida Contrato de Suministro Multa por infraccin

Si Imprime o realiza copia

No

Enva documentacin Recibe y firma documentacin

Recibe y firma certificando documentacin

Elabora y enva Memorndum con documentacin

Elabora y enva Acta de EntregaRecepcin con documentacin

Recibe Acta de EntregaRecepcin y documentacin

Fin