BAB III

NEEDS ASSESMENT (BUTUHNYA PENILAIAN)

Needs Assessment at NetApp
NetApp adalah salah satu penyedia penyimpanan dan manajemen data dengan pertumbuhan
tercepat, dengan lebih dari 8.000 karyawan di 130 kantor di seluruh dunia. NetApp dikenal dengan
beberapa program pelatihan dan pengembangannya, termasuk “Training On All Special Things” (TOAST),
program orientasi karyawan baru dengan eksekutif NetApp tingkat atas dan Universitas NetApp.
Untuk melakukan penilaian kebutuhan, NetApp meminta pemain terbaiknya untuk berpartisipasi dalam
grup focus dan diminta untuk mempertimbangkan jenis dukungan yang perlu diketahui oleh insinyur
untuk melakukan pekerjaan mereka. Dari kelompok fokus, lebih dari 1.400 tugas diidentifikasi. Untuk
mengatasi tugas-tugas ini, program pelatihan karyawan baru dikembangkan.
Kenapa Needs Assesment diperlukan?
karena needs assessment (penilaian kebutuhan) merupakan langkah pertama dalam proses
desain instruksional, dan jika tidak ada arau tidak dilakukan dengan benar pelatihan bisa salah
digunakan atau konten tujuan dan metode pelatihannya bisa salah, intinya pelatihan tidak akan berjalan
sebagaimana mestinya dan bisa menyebabkan banyak kerugian baik dari segi materi mauoun non-
materi.
Siapa yang harus berpartisipasi dalam Needs Assessment?
Karena tujuan needs assessment adalah untuk menentukan apakah ada kebutuhan pelatihan,
diciptakan untuk siapa, dan diperlukan untuk apa dalam pelatihan, dsb. Yang jelas nees assessment ini
diperuntukkan untuk semua partisipan dalam pelatihan baiklembaga ataupun individu.
Metode yang Dipakai Dalam Needs Assessment
Metode yang digunakan untuk melakukan penilaian kebutuhan, mengamati karyawan
melakukan pekerjaan (observasi), memanfaatkan teknologi online, membaca manual teknis dan
dokumentasi lainnya, mewawancarai UKM, melakukan kelompok fokus dengan UKM, dan meminta
UKM untuk kuesioner lengkap yang dirancang untuk mengidentifikasi tugas dan pengetahuan,
keterampilan, kemampuan, dan karakteristik lain yang diperlukan untuk suatu pekerjaan.
Proses Needs Assesment
Dalam praktiknya terdiri dari tiga proses, analisis organisasi, analisi orang, dan analisis tugas.
Analisis Organisasi (Organizational Analysis)
Analisis organisasi melibatkan identifikasi apakah pelatihan mendukung kinerja perusahaan arah
strategis; apakah manajer, rekan kerja, dan karyawan mendukung kegiatan pelatihan; dan sumber
pelatihan apa yang tersedia.
Arah Strategis Perusahaan
Di perusahaan di mana pelatihan diharapkan dapat berkontribusi untuk pencapaian strategi dan
tujuan bisnis, jumlah uang yang dialokasikan untuk pelatihan dan frekuensi pelatihan kemungkinan akan
lebih tinggi daripada di perusahaan tempat pelatihan dilakukan sembarangan atau tanpa tujuan
strategis dalam pikiran. Semakin besar peran strategis pelatihan, semakin besar kemungkinan
perusahaan akan menyelenggarakan fungsi pelatihan menggunakan model universitas bisnis atau
korporat.
Dukungan Manajer, Rekan, dan Karyawan untuk Kegiatan Pelatihan
Sejumlah penelitian telah menemukan bahwa dukungan rekan kerja dan manajer untuk
pelatihan sangat penting dengan semangat dan motivasi karyawan untuk mengikuti pelatihan. Faktor
kunci keberhasilan adalah sikap positif di antara semua orang yang mengikuti pelatihan. Jika sikap rekan
kerja dan manajer dan perilaku tidak mendukung, karyawan tidak mungkin menerapkan konten
pelatihan untuk pekerjaan mereka.
Sumber Daya Pelatihan
Penting untuk mengidentifikasi apakah perusahaan memiliki anggaran, waktu, dan keahlian
untuk pelatihan. Salah satu cara untuk mengidentifikasi sumber daya pelatihan adalah untuk
perusahaan yang memiliki operasi serupa atau departemen yang berlokasi di seluruh negeri atau dunia
untuk berbagi praktik.
Memilih Vendor atau Konsultan, jika perusahaan memutuskan untuk membeli program penting
untuk memilih penyedia berkualitas tinggi. Penyedia pelatihan dapat mencakup konsultan individu,
perusahaan konsultan, atau lembaga akademis. Banyak perusahaan mengidentifikasi vendor dan
konsultan yang dapat memberikan layanan pelatihan dengan menggunakan permintaan proposal (RFP).
Biasanya RFP membantu mengidentifikasi beberapa vendor yang memenuhi kriteria. Lalu memilih
penyedia yang diinginkan.
Saat menggunakan konsultan atau vendor luar lainnya untuk memberikan layanan pelatihan, itu
adalah juga penting untuk mempertimbangkan sejauh mana program pelatihan akan disesuaikan
berdasarkan kebutuhan perusahaan atau apakah konsultan akan memberikan pelatihan layanan
berdasarkan kerangka umum yang berlaku untuk banyak organisasi yang berbeda.
Analisis Orang (Person Analysis)
Analisis orang membantu mengidentifikasi karyawan yang membutuhkan pelatihan, yaitu
apakah kinerja karyawan sesuai atau tidak dengan kebutuhan untuk pelatihan. Analisis orang juga
membantu menentukan kesiapan karyawan untuk mengikuti pelatihan. Kesiapan untuk pelatihan
mengacu pada, apakah karyawan memiliki karakteristik pribadi yang diperlukan pekerjaan dan apakah
lingkungan kerja akan memfasilitasi belajar dan tidak mengganggu kinerja. Proses ini termasuk
mengevaluasi karakteristik orang, input, output, konsekuensi, dan umpan balik.
Titik tekanan utama untuk pelatihan adalah kinerja yang buruk (adanya keluhan pelanggan,
peringkat kerja rendah, dan adanya insiden di tempat kerja) atau di bawah standar.
Proses untuk Analisis Orang
Karakteristik orang mengacu pada pengetahuan, keterampilan, kemampuan, dan sikap. Input
berkaitan dengan instruksi yang memberi tahu karyawan apa, bagaimana, dan kapan harus melakukan.
Input juga mengacu pada sumber daya yang diberikan kepada karyawan untuk membantu mereka
melakukan. Output mengacu pada standar kinerja pekerjaan. Konsekuensi mengacu pada jenis insentif
yang diterima karyawan untuk kinerja yang baik. untuk kinerja yang baik. Umpan balik mengacu pada
informasi yang diterima karyawan saat mereka tampil.
Wawancara atau kuesioner dapat dipakai untuk mengukur karakteristik seseorang, input,
output, konsekuensi, dan umpan balik. Karakteristik orang, input, output, konsekuensi, dan umpan balik
mempengaruhi motivasi belajar. Dan motivasi belajar ini dapat di pengaruhi oleh faktor lingkungan dan
karakteristik pribadi.
Karakteristik Orang
Keterampilan dasar (Basic skills) mengacu pada keterampilan yang diperlukan bagi karyawan
untuk berhasil melakukan pekerjaan dan mempelajari isi program pelatihan. Keterampilan dasar
meliputi kemampuan kognitif dan keterampilan membaca dan menulis. Audit literasi dapat digunakan
untuk menentukan tingkat keterampilan dasar karyawan.
Ijazah dan gelar tidak menjamin bahwa seorang memiliki keterampilan dasar. Jika peserta tidak
memiliki dasar membaca, menulis, dan keterampilan matematika untuk memahami pelatihan, mereka
tidak akan dapat belajar, mereka tidak akan menerapkan pelatihan mereka ke pekerjaan (proses yang
dikenal sebagai transfer, dan perusahaan akan membuang-buang uang untuk pelatihan yang tidak
berhasil. Pelatih perlu mengevaluasi kekuatan dan kelemahan peserta sebelum merancang program
pelatihan untuk menentukan prasyarat yang dibutuhkan atau harus diperoleh peserta pelatihan
sebelum memasuki program pelatihan.
Kemampuan Kognitif mempengaruhi pembelajaran dan pekerjaan pertunjukan. Kemampuan kognitif
mencakup tiga dimensi: pemahaman verbal (memahami dan menggunakan bahasa lisan,tulisan),
kemampuan kuantitatif (seberapa cepat nisa memecahkan masalah matematika), dan kemampuan
menalar (mengacu pada seseorang untuk menemukan solusi untuk masalah).
Penelitian menunjukkan bahwa kemampuan kognitif terkait dengan kinerja sukses di semua
pekerjaan. Kemampuan kognitif mempengaruhi prestasi kerja dan kemampuan belajar dalam program
pelatihan. Jika peserta pelatihan tidak memiliki tingkat kemampuan kognitif yang diperlukan untuk
melakukan tugas pekerjaan, mereka tidak akan berkinerja baik. Selain itu, tingkat kemampuan kognitif
peserta pelatihan dapat memengaruhi seberapa baik mereka dapat belajar dalam pelatihan.
Kemampuan membaca, jika hal ini terhambat maka akan menghambat pekerjaan lainnya.
Penilaian keterbacaan biasanya melibatkan analisis panjang kalimat dan kesulitan kata. Banyak
perusahaan menemukan bahwa karyawan tidak memiliki keterampilan dasar yang dibutuhkan untuk
berhasil menyelesaikan program pelatihan. Karyawan melaporkan bahwa mereka memahami konten
pelatihan tetapi begitu mereka meninggalkan pelatihan dan kembali ke pekerjaa,n mereka tidak berhasil
melakukan tugas pemeliharaan.
Awareness of Training Needs, Career Interest, karyawan harus menyadari kekuatan dan
kelemahan keterampilan mereka dan hubungan antara program pelatihan dan perbaikan kelemahan
mereka.Manajer harus memastikan bahwa karyawan memahami mengapa diminta menghadiri
pelatihan dan mereka harus mengkomunikasikan hubungan antara pelatihan dan peningkatan
kelemahan keterampilan atau kekurangan pengetahuan. Ini dapat dicapai dengan berbagi umpan
seperti, mengadakan diskusi pengembangan karir, atau mengadakan karyawan menyelesaikan evaluasi
diri tentang kekuatan dan kelemahan keterampilan mereka serta minat dan tujuan karir. Jika
memungkinkan, karyawan perlu diberikan pilihan program apa yang akan diikuti agar memaksimalkan
motivasi untuk mempelajari. Dan memberi karyawan pilihan tetapi tidak selalu menghormati mereka
dapat merusak motivasi untuk mempelajari.
Input, persepsi karyawan tentang dua karakteristik lingkungan kerja (kendala situasional dan
dukungan sosial ) merupakan penentu kinerja dan motivasi untuk belajar. Kendala situasional termasuk
kurangnya alat dan perlengkapan, bahan dan persediaan, dukungan anggaran, dan waktu.
Untuk memastikan bahwa lingkungan kerja meningkatkan motivasi peserta pelatihan untuk belajar,
manajer, enyediakan bahan, waktu, informasi terkait pekerjaan, dan alat bantu kerja lainnya yang
diperlukan untuk karyawan, berbicara positif tentang program pelatihan perusahaan kepada karyawan,
dorong anggota kelompok untuk melibatkan satu sama lain, memberikan waktu dan kesempatan
kepada karyawan untuk berlatih.
Output, para karyawan mungkin memiliki pengetahuan, keterampilan, dan sikap yang
diperlukan untuk melakukan namun gagal untuk melakukan karena mereka tidak mengetahui standar
kinerja. Kurangnya kesadaran akan standar kinerja adalah masalah komunikasi, tetapi bukan masalah
yang dapat “diperbaiki” oleh pelatihan. Memahami kebutuhan itu penting untuk belajar. Peserta
pelatihan perlu memahami secara spesifik apa yang diharapkan untuk mereka pelajari dalam program
pelatihan.
 Consequences, jika karyawan tidak percaya bahwa penghargaan atau insentif untuk kinerja
memadai, mereka tidak mungkin memenuhi standar kinerja bahkan jika mereka memiliki pengetahuan
yang diperlukan, perilaku, keterampilan, atau sikap. Juga, norma kelompok kerja dapat mendorong
karyawan untuk tidak memenuhi standar kinerja. Konsekuensi mempengaruhi pembelajaran dalam
program pelatihan.
Feedback (Umpan Balik)
Masalah kinerja dapat terjadi ketika karyawan tidak menerima umpan balik mengenai sejauh mana
mereka memenuhi standar kinerja. Pelatihan mungkin bukan solusi terbaik untuk jenis masalah ini jika
karyawan tahu apa yang seharusnya mereka lakukan (output), tetapi tidak mengerti seberapa dekat
kinerja mereka dengan standar. Karyawan harus diberikan umpan balik yang spesifik tentang kinerjanya.
Untuk karyawan untuk melakukan sesuai standar, umpan balik perlu sering diberikan, tidak hanya
selama setahun evaluasi kinerja.
Analisis Tugas (Task Analysis)
Analisis tugas menghasilkan deskripsi aktivitas kerja, termasuk tugas yang dilakukan oleh
karyawan dan pengetahuan, keterampilan, dan kemampuan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan
tugas. Untuk menyelesaikan tugas, karyawan harus memiliki tingkat pengetahuan, keterampilan,
kemampuan, dan pertimbangan tertentu lainnya (KSAO). Pengetahuan mencakup fakta atau prosedur.
Keterampilan menunjukkan kompetensi dalam melakukan tugas. Kemampuan meliputi fisik dan
kapasitas mental untuk melakukan tugas.
Analisis tugas adalah proses yang memakan waktu dan membosankan yang melibatkan
komitmen waktu yang besar untuk mengumpulkan dan meringkas data dari banyak orang yang berbeda
di perusahaan, termasuk manajer, job incumbents , dan pelatih. Sejumlah penelitian menunjukkan
bahwa motivasi belajar berkaitan dengan pengetahuan yang diperoleh, perubahan perilaku, atau
perolehan keterampilan yang dihasilkan dari pelatihan.Selain itu, mempertimbangkan faktor
karakteristik orang, input, output, konsekuensi, dan umpan balik dalam menentukan apakah pelatihan
adalah solusi terbaik untuk masalah kinerja, manajer juga harus mempertimbangkan faktor-faktor ini
sebelum memilih karyawan mana yang akan menghadiri program pelatihan.
Langkah-langkah Analisis Tugas
1. Pilih pekerjaan
2. Mengembangkan daftar awal tugas, mewawancarai dan observasi karyawan ahli dan manajer
mereka, lalu bicara dengan orang lain yang bisa meng analisa tugas
3. Validasi daftar tugas awal, dan melakukan survey dengan mengajukan pertanyaan mengenai
pekerjaannya (identifikasi tugas)
4. Identifikasi pengetahuan, keterampilan, atau kemampuannya, hal ini bisa di lakukan dengan
wawancara atau survey.
Model Kompetensi (Competency Models)
Banyak perusahaan yang sulit menentukan apakah seorang karyawan memiliki kemampuan
yang dibutuhkan perusahaan atau tidak mengakibatkan banyak perusahaan yang menggunakan
competency modelsuntuk mengidentifikasi keterampilan dan karakteristik yang dibutuhkan oleh
perusahaan. Saat ini dalam pelatihan, penilaian kebutuhan fokus pada kompetensi. Kompetensi
mengacu pada area kemampuan pribadi yang memungkinkan karyawan untuk berhasil melakukan
pekerjaan mereka dengan mencapai hasil atau menyelesaikan tugas. Kompetensi dapat berupa
pengetahuan, keterampilan, sikap, nilai, atau karakteristik pribadi
 Salah satu cara untuk memahami model kompetensi adalah membandingkannya dengan analisis
pekerjaan. Analisis pekerjaan mengacu pada proses mengembangkan deskripsi pekerjaan dan spesifikasi
yang harus dimiliki seorang karyawan. Dan analisis pekerjaan lebih berfokus pada pekerjaan dan tugas
(apa yang dicapai), sedangkan pemodelan kompetensi berfokus pada pekerja (bagaimana tujuan
dipenuhi atau bagaimana pekerjaan diselesaikan).
Sebuah studi meminta pakar pemodelan kompetensi untuk membandingkan modelan
kompetens kontras dengan model untuk analisis pekerjaan, lalu menemukan beberapa perbedaan.
Model kompetensi lebih cenderung menghubungkan kompetensi dan tujuan bisnis perusahaan. Analisis
pekerjaan menggambarkan apa yang berbeda di seluruh pekerjaan, pekerjaan,
kelompok, atau tingkat organisasi. Dan menghasilkan menghasilkan pengetahuan, keterampilan,
dan kemampuan untuk pekerjaan tertentu
Cara lain untuk memikirkan model kompetensi adalah dengan mempertimbangkan manajemen
kinerja.Sayangnya, banyak sistem manajemen kinerja mengalami kekurangan kesepakatan tentang hasil
apa yang harus digunakan untuk mengevaluasi kinerja.
Proses kompetensi diidentifikasi dan model kompetensi dikembangkan. Pertama, setiap
perubahan dalam bisnis strategi diidentifikasi. Perubahan strategi bisnis dapat menyebabkan
kompetensi baru dibutuhkan atau kompetensi lama diubah. Kedua, pekerjaan atau posisi yang akan
dianalisis adalah diidentifikasi. Ketiga, pelaku yang efektif dan tidak efektif diidentifikasi. Keempat,
kompetensi yang bertanggung jawab atas kinerja yang efektif dan tidak efektif diidentifikasi. Kelima,
model divalidasi. Artinya, apakah kompetensi termasuk dalam model benar-benar terkait dengan kinerja
yang efektif.
Model kompetensi berguna untuk pelatihan dan pengembangan dalam beberapa cara:
- Identifikasi pelaku, apakah efektif dengan pekerjaannya atau tidak
- Menyediakan alat untuk menentukan keterampilan apa yang diperlukan untuk memenuhi
kebutuhan saat ini serta keterampilan perusahaan di masa depan. • Mereka membantu
menentukan keterampilan apa yang dibutuhkan pada titik karir yang berbeda.
- Menyediakan kerangka kerja dan umpan balik untuk mengembangkan pada saat ini dan masa
depan.
Misalnya, di American Express, model kompetensi digunakan untuk membantu manajer memimpin
tim mereka sendiri dengan menyediakan kerangka kerja yang dapat digunakan karyawan mereka untuk
memanfaatkan kekuatan dan memperbaiki kelemahan.

Lingkup Penilaian Kebutuhan

Kendala waktu dapat membatasi panjang dan detail yang diperoleh dari penilaian kebutuhan.
Namun, bahkan jika manajer menuntut kursus pelatihan sekarang, penilaian kebutuhan harus
tetap dilakukan. Cara cepat melakukan untuk melakukan penilaian kebutuha. Pertama, ruang lingkup
penilaian kebutuhan tergantung pada ukuran titik tekanan potensial. Jika titik tekanan memiliki potensi
kecil dan berdampak pada bisnis, maka akan menjadi bagian dari kebutuhan penilaian dengan
melakukan wawancara dengan manajer atau pemegang jabatan. Jika titik tekanan berdampak besar
pada bisnis, maka pengumpulan informasi lebih lanjut harus dilakukan. Jika, setelah mewawancarai
UKM dan pemegang jabatan, kita tidak mempelajari sesuatu yang baru tentang pekerjaan itu, maka
wawancara bisa dihentikan. Kedua, pertimbangkan untuk menggunakan data yang sudah tersedia atau
yang dikumpulkan untuk tujuan lain. Contoh, data yang salah, data penjualan, keluhan pelanggan, dan
exit interview yang mungkin memberikan petunjuk berharga tentang sumber masalah kinerja.
Perlunya Penilaian dalam Harga

Operasi manufaktur dari Bisnis Isolasi Owens-Corning tertarik dalam meningkatkan produktivitas,
kualitas produk, dan kinerja keselamatan bisnis. Mereka konsisten untuk meningkatkan nilai pemegang
saham, memastikan martabat individu, dan memberikan layanan pelanggan. Yang akan mereka lakukan
yaitu spesialis berbasis tanaman pada sumber daya manusia, pelatihan, pengembangan organisasi, dan
manajemen proyek membuat grup untuk mengarahkan kegiatan pelatihan, mereka berprioritas pada
pelatihan supervisor.

Saat memulai wawancara ternyata pelatihan mereka dirasa tidak efektif. Akibatnya, kelompok
mengembangkan survei yang diberikan kepada karyawan di semua pabrik. Dalam survey mereka
menanyakan seputar supervisor dan pengawas. Dengan hasil ternyata ternyata kekurangannya ada pada
komunikasi, penenanganan konflik, manajemen waktu. Jadi pelatihan supervisor ini berdasar pada
kebutuhan tersebut, dengan mempertimbangkan keunikan fasilitas dan budayanya.

Contoh ini menggambarkan beberapa aspek dari proses penilaian kebutuhan. Pertama, pelatihan
Dipandang penting untuk memenuhi tujuan strategisnya. Kedua, person analysis terdiri dari survei
keterampilan supervisor. Informasi ini mengidentifikasi kekurangan keterampilan secara keseluruhan di
seluruh pabrik. Ketiga, pelatihan dikembangkan untuk memperbaiki keterampilan yang teridentifikasi
melalui metode deyang sesuai dengan lingkungan tanaman dan budaya.