MAKALAH

KOMUNIKASI BISNIS
DASAR-DASAR KORESPODENSI BISNIS

Oleh :
KELOMPOK 7
SHERLI SEPTIANA (201000461201009)

DOSEN PENGAMPU
AFNI YENI, SE, MM

PROGRAM STUDI MANAJEMEN NR

FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS MAHAPUTRA MUHAMMAD YAMIN
SOLOK
2022
 KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum warahmatullahi wabarakatuh

Alhamdulilah senantiasa mengucapkan syukur kepada Allah Subhanahu Wa ta’ala yang
telah melimpahkan rahmat dan karunia-Nya, sehingga kami kelompok 9 dapat
menyelesaikan Makalah ini guna memenuhi Tugas Semester 5 mata kuliah Komunikasi
Bisnis dengan semaksimal mungkin sesuai pada kemampuan yang dimiliki penulis dan
bantuan dari beberapa referensi dengan tema “Dasar-Dasar Korespondensi Bisnis”.
Dan penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada Ibuk AFNI YENI, SE, MM
Dalam penulisan Makalah ini masih jauh dari kata sempurna dan masih terdapat
kesalahan serta kekurangan didalamnya. Demikian, kami dari kelompok 9 mohon maaf.
Semoga Makalah ini dapat bermanfaat. Terima kasih.

Solok, 06 Desember 2022

Kelompok 9

K O M U N I K A S I B I S N I S | ii
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR.............................................................................................ii

DAFTAR ISI..........................................................................................................iii

BAB 1......................................................................................................................1

PENDAHULUAN...................................................................................................1

A. LATAR BELAKANG........................................................................................1

B. RUMUSAN MASALAH....................................................................................1

C. TUJUAN...............................................................................................................2

BAB II......................................................................................................................3

PEMBAHASAN......................................................................................................3

A. STRATEGI PENULISAN UNTUK PERMINTAAN PESAN-PESAN

RUTIN DAN PESAN-PESAN POSITIF.........................................................3

B. PESAN-PESAN GOOD NEWS DAN GOODWILL......................................8

C. MENULIS JAWABAN POSITIF...................................................................11

D. MENANGANI PERMINTAAN KREDIT RUTIN.......................................14

E. SURAT REKOMENDASI DAN PEMBERITAHUAN...............................16

BAB III..................................................................................................................18

PENUTUP..............................................................................................................18

A. KESIMPULAN..................................................................................................18

DAFTAR PUSTAKA............................................................................................19

K O M U N I K A S I B I S N I S | iii
 BAB I
PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG
Suatu organisasi atau perusahaan harus mengadakan hubungan
dengan organisasi atau perusahaan lain agar aktivitas bisnisnya dapat berjalan
dengan baik dan lancar. Didalam upaya menjalin dan membina hubungan
tersebut ‘surat’ masih memegang peranan yang penting disamping
penggunaan sarana komunikasi lainnya seperti telepon, faxcimili, internet dan
lainnya. Jadi yang dimaksud dengan ‘korespondensi bisnis’ pada dasarnya
adalah berbagai macam aktivitas pertukaran informasi dan data melalui media
surat-menyurat dalam menunjang aktivitas bisnis diantara suatu perusahaan
dengan perusahaan lainnya.
Surat merupakan alat komunikasi tertulis yang berguna untuk
menyampaikan informasi dari suatu pihak kepada pihak lain. Informasi
tersebut dapat berupa pemberitahuan, pengumuman, pernyataan,
permohonan, permintaan, laporan dan sebagainya. Dengan perantaraan surat,
setiap orang dapat langsung berkomunikasi dengan sesamanya tanpa harus
bertatap muka terlebih dahulu.
Surat merupakan bagian yang tidak dapat terpisahkan dari aktivitas
manusia dalam era moderen ini. dalam kebutuhan ekonomi dan sosial
misalnya, manusia, organisasi, atau pun perusahaan terdorong untuk
memanfaatkan surat demi kelancaran aktivitas bisnisnya.
Berbicara dengan tulisan tentu berbeda dengan berbicara dalam
lisan. Di sini tata tertib atau aturan dan sopan santun masih harus dijaga.
Karena surat adalah ‘duta’ organisasi/instansi si pengirim. Oleh karena itu, 
pembuat surat  dan para penata administrasi kantor harus  berhati-hati dalam
menulis surat agar tidak menimbulkan kesan buruk atas perusahaannya.
Pengetahuan tentang jenis-jenis dan bentuk-bentuk surat adalah hal
yang penting untuk diketahui. Karena surat merupakan alat komunikasi yang
umum dipakai, semestinya penulis surat harus mengetahui: cara penulisan,

KOMUNIKASI BISNIS |1
 lambang dan tanda-tanda yang dipakai yang haruslah bersifat dan sependapat
dengan umum sehingga mudah dimenggerti si penerima surat.

B. RUMUSAN MASALAH
Adapaun yang menjadi rumusan masalah diantaranya:
1. Apa pengertian surat dan korespondensi bisnis?
2. Bagaimana fungsi surat bisnis itu sendiri?
3. Menjelaskan beberapa pengelompokan dalam surat?
4. Bagaimana bagian-bagian surat, bentuk dan format surat?
5. Aplikasi contoh surat-surat bisnis?
6. Format Lipatan surat dan amplop?

C. TUJUAN
Adapaun yang menjadi tujuan diantaranya:
1. Menjelaskan pengertian surat dan korespondensi bisnis
2. Menjelaskan beberapa fungsi surat bisnis
3. Melakukan pengelompokan surat
4. Menjelaskan bagian-bagian surat, berbagai macam bentuk atau format
surat
5. Mengetahui berbagai macam contoh surat-surat bisnis
6. Mengetahui dormat lipatan surat dan amplop

KOMUNIKASI BISNIS |2
 BAB II
PEMBAHASAN

A. PENGERTIAN KORESPONDENSI BISNIS

Dalam konteks pembicaraan ini istilah korespondensi berpadanan
dengan istilah correspondence dalam bahasa Inggris, yang  artinya surat-
menyurat atau komunikasi dengan surat. Dalam Kamus Besar Bahasa
Indonesia dinyatakan bahwa korespondensi berarti hal surat-menyurat (1989 :
462). Korespondensi dapat juga diartikan dengan berkirim-kiriman surat. Ini
berarti bahwa korespondensi adalah kegiatan berkomunikasi dengan
menggunakan surat sebagai sarana. Orang yang berkomunikasi dengan
menggunakan surat disebut koresponden.
Berdasarkan informasi di atas, dapat dikatakan bahwa  korespondensi
merupakan salah satu jenis komunikasi tulis. Korespondensi dapat terjadi
antara seseorang dengan orang lain, antara seseorang dengan instansi atau
sebaliknya, antara organisasi dengan organisasi, dan sebagainya.
Dari uraian di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa  korespondensi
adalah komunikasi antara seseorang dengan orang lain, antara seseorang
dengan instansi atau sebaliknya, antara seseorang dengan organisasi atau
sebaliknya, antara instansi dengan instansi, antara organisasi dengan
organisasi, dan sebagainya dengan menggunakan surat sebagai sarana.
Aktivitas berkorespondensi tentunya melalui suatu proses, yaitu penulisan,
pengiriman, dan penerimaan surat.
Dari penjelasan diatas, korespondensi bisnis adalah suatu kegiatan
korespondensi antara satu pihak dengan pihak yang lain baik secara
perorangan maupun lembaga yang berkaitan dengan dunia bisnis.

B. PENGERTIAN SURAT DAN SURAT BISNIS

Bagi masyarakat umum istilah surat bukanlah sesuatu yang baru
(asing). Surat digunakan oleh seseorang sebagai sarana penyampaian pesa
tertulis untuk berbagai kepentingan, baik pribadi, kedinasan mauoun bisnis

KOMUNIKASI BISNIS |3
dari seseorang kepada orang atau pihak lain. Seiring dengan perkembangan
teknologi komunikasi dan informasi yang begitu pesat, penulisan dan
penyampaian suatu pesan dari satu pihak kepada pihak lain dapat dilakukan
bukan saja dengan kertas, tetapi juga melalu surat elektronik (electronic
mail/e-mail).
Menurut Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa Departemen
Pendidikan Nasional, Surat adalah sarana komunikasi yang digunakan untuk
menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain baik
yang berkaitan dengan kegiatan bisnis ataupun nonbisnis.
Sedangkan Surat Bisnis adalah surat yang digunakan orang atau
organisasi untuk menyampaikan informasi tertulis dalam kaitannya dengan
penyelenggaraan kegiatan bisnis.

1. Fungsi Surat Bisnis

Meskipun teknologi informasi dan komunikasi berekembang
begitu cepat dengan adanya telepon, telepon genggam, televise, radio,
telegram, faksimail, dan computer, surat masih merupakan sarana
penghubung/komunikasi yang sangat penting bagi seseorang,kelompok,
maupun organisasi pemerintah dan bisnis.
Selain sebagai sarana komunikasi, surat bisnis juga memiliki
berbagai fungsi sebagai berikut:
a) Surat bisnis berfungsi sebagai wakil atau duta begi pengirim surat.
Dalam kaitanya dengan dunia bisnis, surat bisnis berfungsi sebagi
pembawa pesan-pesan bisnis dari pengirim pesan kepada pihak lain.
b) Alat untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan atau
permohonan, buah pikir atau gagasan yang berkaitan dengan
masalah-masalh bisnis.
c) Alat bukti tertulis (dokumen tertulis)
d) Alat untuk mengingat
e) Bukti sejarah (historis)
f) Pedoman kerja
g) Media promosi bagi pengirim surat

KOMUNIKASI BISNIS |4
2. Pengelompokan Surat
Secara umum, surat dapat dikelompokkan dalam beberapa
kelompok, yaitu pengelompokan surat menurut wujudnya,
pemakaiannya, banyaknya sasaran yang dituju, isi dan maksudnya,
sifatnya, dan menurut urgensi pemakaiannya.
1. Pengelompokan Surat Menurut Wujudnya
Menurut wujudnya, surat surat dapat dikelompokkan dalam
beberapa kelompok.
a) Surat Bersampul
Surat Bersampul (surat tertutup) adalah surat yang dikirimkan
oleh seseorang kepada orang yang terdiri atas kertas dan sampul
(amplop) dengan berbagai ukuran.
b)  Kartu Pos
Kartu pos adalah bentuk surat terbuka yang digunakan untuk
mnyampaikan pesan-pesan singkat/pendek dan praktis, yang
berbentuk kartu kecil dengan ukuran10cm x 15 cm yang
dikeluarkan oleh PT pos Indonesia.
c) Warkat Pos
Warkat pos adalah surat yang wujudnya berupa gabungan kertas
surat dan amplop. Kertas warkat pos dibuat sedemikian rupa,
sehingga apabila kertas tersebut dilipat akan membuat amplop.
d) Telegram dan Teleks
Telegram disebut juga sebagai surat kawat. Istilah telegram
berasal dari kata tele yang berarti jauh, sedangkan gram (graf)
berarti tanda tang tercetak.
e) Memorandum (Memo) dan Nota
Memo adalah surat yang digunakan oleh pimpinan untuk
menyampaikan suatu pesan-pesan singkat yag berupa
pemberitahuaan, permintaan atau hal-hal lain dalam suatu
organisasi (internal Organisasi.

KOMUNIKASI BISNIS |5
 f) Surat Tanda Bukti
Surat tanda bukti adalah surat yang memiliki fungsi sebagai
tanda bukti pengkuan sah atas suatu pembayaran tertentu antara
satu pihak kepada pihak lain.
2. Pengelompokan Surat Menurut Pemakaiannya
Menurut pemakaiannya, surat dapat dikelompokkan menjadi
tiga jenis, yaitu:
a) Surat Pribadi
Surat pribadi (personal letter) adalah surat yang dibuat oleh
seseorang yang isinya menyangkut kepentingan atau hal-hal
yang sifatnya personal atau pribadi.
b) Surat Dinas
Surat dinas atau surat resmi (formal letter) adalah surat yang
isinya berkaitan dengan kepentingan tugas dan kegiatan dinas
instansi pemerintah.
c) Surat Bisnis
Surat bisnis (business letters) adalah surat yang digunakan orang
atau badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha bisnis.
d) Surat Sosial
Surat sosial (social letters) adalah surat yang digunakan oleh
organisasi atau lembaga-lembaga sosial kemasyarakatan untuk
berbagai kepentingan sosial bagi masyarakat pada umumnya.

3. Pengelompokan Surat menurut Banyaknya (Jumlah) Sasaran yang

Dituju
Menurut Banyaknya (Jumlah) Sasaran yang Dituju, surat
dapat dikelompokkan menjadi tiga, yaitu:
a) Surat Biasa
Surat biasa adalah surat yang dibuat oleh seseorang atau
organisasi yang ditujukan kepada seseorang atau organisasi lain
yang berisi suatu informasi yang bersifat umum dan bukan
bersifat pribadi atau privasi.

KOMUNIKASI BISNIS |6
 b) Surat Edaran
Surat edaran adalah surat pemberitahuan secara tertulis yang
ditujukan kepada seorang atau suatu lembaga yang ditujukan
kepada orang atau lembaga lain dalam jumlah yang banyak.
c) Surat Pengumuman
Surat pengumuman adalah surat yang berisi pemberitahuan
tentang suatu hal yang perlu diketahui oleh pegawai atau
karyawan suatu organisasi atupun masyarakat luas.
4. Pengelompokan Surat Menurut Sifatnya
a) Surat Biasa
Surat biasa adalah surat yang isinya bersifat biasa (bukan
rahasia), dapat beramplop dan tanpa amplop.
b) Surat Konfidensial (terbatas)
Surat konfidensial adalah surat yang termasuk rahasia, terbatas
untuk kalangan tertentu.
c) Surat Rahasia
Surat rahasia adalah surat yang isinya hanya boleh dibuka dan
dibaca oleh orang/pejabat tertentu.
5. Pengelompokan Surat Menurut Urgensi Penyelesaian
a) Surat Biasa
Surat biasa adalah surat yang penanganannya diperlukan biasa
saja atau tidak ada suatu perlakuan khusus atas surat tersebut.
b) Surat Segera
Surat segera adalah surat yang memang memerlukan
penanganan secepat mungkin atau dilakukan dengan segera,
meskipun tingkat penanganannya tidak secepat surat kilat.
c) Surat Kilat
Surat kilat adalah surat yang memerlukan penanganan dengan
sangat segera, harus didahulukan, dan memperoleh perlakuan
khusus daripada surat-surat yang lainnya.

KOMUNIKASI BISNIS |7
 6. Pengelompokan Surat Menurut Isi dan Maksudnya
Pengelompokkan surat menurut isi dan maksudnya sangat
tergantung dari maksud dan tujuan pengirim surat. Oleh karena itu,
maksud dan tujuan pengiriman surat antara yang satu dengan yang
lain berbeda, jenis suratnyapun sangat bervariasi.

3. Format Lipatan Surat dan Amplop

Goodwill adalah suatu perasaan positif yang dapat mendorong
orang untuk menjaga hubungan bisnis.2 Pelaku bisnis dapat mendorong
hubungan baik dengan berbagai pihak, seperti pelanggan, pemasok, atau
pelaku bisnis lainnya dengan penyampaian pesan-pesan secara
bersahabat yang secara tak langsung berkaitan dengan tujuan bisnis.
Sebagai contoh, CEO General Flectric, Jack Welch, dikenal sebagai salah
seorang CEO yang relatif sering memberikan memo dengan tulisan
tangan kepada semua karyawannya. Welch menulis memo untuk
memotivasi para karyawan agar mereka dapat meningkatkan kedisiplinan
dan prestasi kerja.
Pesan-pesan goodwiil dapat disampaikan melalui pemberian
ucapan selamat kepada karyawan/pegawainya atau pihak lain, seperti:
naik pangkat atau jabatan, diangkat sebagai pimpinan suatu asosiasi
organisasi bisnis, dan sejenisnya. Penyampaian ucapan selamat oleh
pimpinan perusahaan kepada para pelanggan maupun pemasok, seperti
ucapan selamat ulang tahun, ucapan selamat atas penyelesaian studi,
ucapan selamat atas kesuksesan nonlisnis, merupakan hal baik untuk
menjaga hubungan baik di antara mereka.

KOMUNIKASI BISNIS |8
 Eka Dewi Setia Tarigan, SE, M.Si.Diktat Komunikasi Bisnis.2018 hal 34
1.

Contoh Pesan Goodwill

C. MENULIS JAWABAN POSITIF

Untuk memberikan jawaban atas berbagai permintaan informasi yang
positif tersebut, dapat digunakan pendekatan langsung yang dimulai dengan
pernyataan yang positif dan menyenangkan, dan diakhiri dengan pernyataan
hormat atau penghargaan pada orang lain.
1. Surat Konfirmasi Pesanan
Salah satu surat bisnis yang paling sederhana adalah membuat
surat konfirmasi (confirmation letter), yang menjelaskan kepada

KOMUNIKASI BISNIS |9
 pelanggan bahwa pesanan produknya telah diterima. Pada umumnya,
surat konfirmasi diperlukan apabila terdapat pesanan produk dengan
jumlah dan nilai yang cukup besar. Sebaliknya, apabila suatu pesanan
sedang dikirim atau jumlah dan nilai pesanannya relatif kecil, pada
umumnya tidak diperlukan surat konfirmasi.
Dengan menggunakan pendekatan langsung, paragraf pertama
dari surat pengakuan berisi pernyataan tentang kabar/berita baik.
Pelanggan ditempatkan dalam suatu urutan penting dan sangat
diharapkan dapat menerima produk. Dalam surat konfirmasi tersebut,
yang harus disampaikan adalah bahwa produk yang dipesan sedang
dalam proses pengecekan dan segera dikirimkan ke pelanggan secara
cepat dan tepat sesuai dengan yang mereka kehendaki.
Pada bagian pertengahan, harus dinyatakan secara jelas dan
tegas sikap profesionalisme dari suatu perusahaan yang mencakup
rangkuman semua transaksi secara akurat dan jelas: berapa jumlah
produk yang dipesan, berapa harga produk, kapan pengiriman produk
dilakukan, bagaimana cara pengirimannya, bagaimana sistem/cara
pembayarannya, berapa biaya pengirimannya, berapa biaya pajak yang
harus ditanggung pelanggan, dan penjelasan kemungkinan munculnya
masalah terhadap produk pesanan tersebut.
Pada bagian terakhir surat pengakuan/konfirmasi pesanan, Anda
meyakinkan pemesan apa yang akan dilakukan berikutnya dan manfaat
apa yang akan kerja sama diperolehnya. Di samping itu, jangan lupa
ucapkan terima kasih atas yang baik yang ditunjukkan dengan adanya
pesanan produk tersebut. Jadikanlah setiap pelanggan baik yang lama
maupun yang baru sebagai mitra bisnis yang baik, sehingga mereka layak
untuk memperoleh pelayanan yang baik pula.
2. Menjawab Permintaan Informasi
Setiap permintaan itu penting, baik dari dalam maupun luar
organisasi. Pendapat orang lain terhadap suatu organisasi bisnis, produk,
maupun departemen, akan dipengaruhi oleh bagaimana kesigapan Anda
dalam menangani permintaan tersebut. Akan tetapi, memenuhi setiap

K O M U N I K A S I B I S N I S | 10
permintaan pelanggan bukanlah pekerjaan yang mudah. Informasi
mungkin tidak dapat diperoleh dengan segera dan keputusan untuk
mengambil beberapa tindakan harus dilakukan oleh tingkat
manajer/pimpinan yang lebih tinggi. Oleh karena itu, proses pengambilan
keputusan tidak dapat dilakukan segera karena permasalahan birokratis.
Meskipun proses pengambilan keputusan cenderung lamban, permintaan
informasi dari pelanggan atau pihak lain harus direspons secara cepat dan
tepat.
a. Menjawab Permintaan dengan Penjualan Potensial
Pelanggan prospektif sering meminta laporan tahunan,
katalog, atau brosur untuk membantu mereka mengambil keputusan
tentang suatu produk melalui periklanan. Suatu tanggapan yang
responsif, sopan, dan bersedia membantu dapat menggugah mereka
untuk membeli. Jika pelanggan tidak meminta informasi dan tidak
mengharapkan suatu tanggapan. Oleh karena itu dapat menggunakan
teknik persuasif.
Ketika menjawab permintaan informasi yang mencakup
penjualan potensial (potential sales), terdapat tiga tujuan utama yang
perlu memperoleh perhatian, yaitu:
1) Memberi tanggapan terhadap semua permintaan atau menjawab
semua pertanyaan
2) Mendorong penjualan yang akan datang, dan
3) Memberikan kesan yang baik terhadap pelanggan dengan
memberikan tanggapan yang baik dan tambahan informasi
produk terbaru.
b. Menjawab Permintaan Tanpa Penjualan
Bentuk jawaban lain atas permintaan informasi yang berasal
dari luar organisasi dapat dilakukan dengan :
1) Permintaan informasi berasal dari luar organisasi
2) Menjawab semua pertanyaan dengan jujur dan lengkap
3) Memberikan kesan yang baik dan menyenangkan terhadap
pelanggan.

K O M U N I K A S I B I S N I S | 11
 4) Jawaban tidak dilengkapi dengan informasi terbaru
5) Surat tanggapan dibuat semata-mata untuk menanggapi
permintaan informasi yang diminta.
Dalam hal ini, jawaban atas permintaan informasi tidak
dilengkapi dengan informasi terbaru, seperti produk baru atau
bentuk-bentuk layanan yang baru. Jadi, surat tanggapan yang dibuat
semata mata untuk menanggapi permintaan informasi yang diminta
oleh pelanggan.

D. MENANGANI PERMINTAAN KREDIT RUTIN

Suatu negara yang sedang berkembang seperti negara kita tidak dapat
dilepaskan dari dana pinjaman alias kredit dari berbagai lembaga donor
internasional, seperti IMF, World Bank, ADB, maupun Islamic Development
Bank untuk melakukan pembangunan di berbagai bidang. Dengan kata lain,
pertumbuhan perekonomian nasional tak dapat dipisahkan dengan masalah
kredit. Pembangunan ekonomi dalam berbagai bidang yang mulai dibangun
kembali pasca krisis moneter seperti pembangunan gedung-gedung
perkantoran baru, pembuatan jalan-jalan tol baru, peralatan/mesin produksi
baru, teknologi baru, kesemuanya tak dapat dilepaskan dengan masalah
perkreditan.
Pelaku bisnis sering membawa dompet yang berisikan kartu-kartu
kredit (credit card) dari berbagai lembaga perbankan yang sangat bermanfaat
bagi kelancaran operasional organisasi bisnisnya. Melalui kartu kredit ini,
para pelaku bisnis memperolehi berbagai kemudahan layanan seperti
pembelian aneka macam produk secara kredit (angsuran), mengambil uang
tunai melalui ATM, membayar rekening telepon, atau isi ulang pulsa secara
elektronik.
Kredit pada dasarnya adalah bentuk kepercayaan yang diberikan oleh
suatu lembaga keuangan bank maupun nonbank kepada nasabah untuk
berbagai kepentingan. Oleh karena kredit merupakan sesuatu hal yang sudah
biasa dalam suatu masyarakat, kebanyakan permintaan kredit bersifat rutin,

K O M U N I K A S I B I S N I S | 12
seperti surat persetujuan kredit (credit approval letters) dan referensi kredit
(credit reference).

1. Peisetujuan Kredit
Surat persetujuan kredit merupakan surat yang memberikan
good news kepada pihak lain. Pembuka surat persetujuan kredit berisi
ide-ide pokok yang berkaitan dengan persetujuan pemberian kredit
kepada nasabah tersebut.3 Bagian pertengahan surat persetujuan kredit
mencakup beberapa hal, antara lain batas maksimal jumlah kredit yang
diberikan, lama dan jumlah angsuran per bulan, tanggal rekening
dikirim, beban administrasi dan bunga, tanggal jatuh tempo, dan
konsekuensi lainnya yang berkaitan dengan masalah kredit tersebut.
Dalam kaitannya dengan persetujuan akad kredit dengan jumlah plafon
tertentu, adakalanya dilibatkan pihak notaris yang ada di suatu wilayah
tertentu. Oleh karena merupakan dokumen resmi, surat perjanjian
persetujuan kredit harus dicek benar-benar baik dari sisi penulisan kata,
kalimat, penggunaan tanda baca secara tepat, tingkat akurasi,
kelengkapan isi/ substansi pesan, maupun kejelasannya.
2. Memberikan Referensi Kredit
Di negara-negara maju seperti Amerika Serikat, sebagian besar
permohonan kredit diperiksa secara elektronik atau umumnya
menggunakan program komputer secara online. Terminal komputer
dihubungkan secara langsung ke beberapa kantor cabang yang
mereka miliki. Indonesia sebagai salah satu negara yang sedang
berkembang juga sudah memulai sistem pelayanan di dunia perbankan
secara online, khususnya perusahaan perbankan swasta nasional.
Sementara perbankan yang tumbuh dan berkembang di berbagai
pelosok daerah tanah air seperti BPR (Bank Perkreditan Rakyat)

K O M U N I K A S I B I S N I S | 13
 nampaknya masih membutuhkan waktu cukup lama dan suntikan dana
segar yang cukup untuk menuju sistem perbankan online. Sistem
perbankan online

Eka Dewi Setia Tarigan, SE, M.Si.Diktat Komunikasi Bisnis.2018 hal 35

2.

memungkinkan kantor pusat mudah melakukan monitor terhadap segala

aktivitas yang ada pada cabang-cabang mereka. Di samping itu, para
nasabah juga memperoleh kemudahan layanan yang berkaitan dengan
penarikan uang tunai atau pemindahbukuan atau pembayaran secara
online.
Kadang kala, permohonan kredit kepada suatu lembaga
perbankan tidak memerlukan surat rekomendasi dari pihak lain. Akan
tetapi, untuk jenis-jenis kredit tertentu yang memiliki nilai kredit yang
tinggi, umumnya pemberi kredit memerlukan surat rekomendasi dari
pihak lain. Ada dua hal yang perlu diperhatikan dalam surat
rekomendasi, antara lain :
1) Permohonan surat rekomendasi harus resmi atau disahkan, dan
2) Nyatakan sesuai dengan fakta yang ada, jangan dibuat-buat 4

E. SURAT REKOMENDASI DAN PEMBERITAHUAN

Surat rekomendasi (recommendation letters) bagi kalangan tertentu
bukanlah hal yang baru, apalagi dalam dunia bisnis. Bagi dunia bisnis,
pemberian surat rekomendasi dilakukan oleh mereka yang memiliki posisi
penting suatu perusahaan. Dalam surat rekomendasi umumnya dijelaskan
berbagai hal yang berkaitan dengan masalah kemampuan, kedisiplinan,
kemandirian, dan sikap positif lainnya yang dapat dipakai sebagai dukungan
untuk melanjutkan kariernya.
Selain para praktisi bisnis, para dosen scaior juga sering kali diminta
untuk memberikan surat rekomendasi kepada para alumni yang ingin

K O M U N I K A S I B I S N I S | 14
 melanjutkan studi lanjut baik di dalam negeri maupun luar negeri. Selain
untuk melanjutkan studi, kadang kala surat rekomendasi digunakan untuk
melamar pekerjaan.

Eka Dewi Setia Tarigan, SE, M.Si.Diktat Komunikasi Bisnis.2018 hal 35

3.
Surat rekomendasi merupakan salah satu bentuk informasi positif
yang berkaitan erat dengan orang. Surat rekomendasi memiliki beberapa
karakteristik, antara lain:
1) Nama lengkap pemohon (untuk keperluan melanjutkan studi atau mencari
kerja).
2) Pekerjaan atau manfaat yang diharapkan pemohon.
3) Penulis sedang menjawab suatu permohonan atau atas inisiatifnya sendiri.
4) Hakikat hubungan antara penulis dan pemohon.
5) Fakta-fakta yang relevan dengan posisi/kedudukan yang dicari.
Surat rekomendasi biasanya bersifat rahasia sehingga pemohon tidak
diperkenankan melihat isi surat rekomendasi tersebut. Pada umumnya, surat
rekomendasi dikirimkan secara langsung ke tempat tujuan yang dikehendaki
oleh para pemohon. Penulis surat rekomendasi sering menggambarkan
penilaiannya yang bersifat umum, tetapi kadang kala juga dicantumkan
beberapa poin penting atau kemampuan yang paling menonjol yang dimiliki
oleh pemohon.
Bentuk informasi positif lainnya adalah surat pemberitahuan tentang
diterimanya sebagai pegawai baru atau keberhasilan melamar surat pekerjaan.
Setiap orang tentunya akan senang sekali bila lamaran kerjanya membuahkan
hasil, dengan diterimanya ia sebagai pegawai/karyawan di suatu organisasi
(bisnis maupun nonbisnis).

K O M U N I K A S I B I S N I S | 15
 BAB III
PENUTUP

A. KESIMPULAN
Strategi penulisan untuk permintaan rutin, pesan-pesan good news,
serta goodwill pada umumnya menggunakan pendekatan langsung (direct
approach), yang memungkinkan para pembaca secara langsung dapat
mengetahui apa maksud penyampaian suatu pesan. Hal ini berbeda dengan
pesan-pesan bisnis yang mempunyai dampak yang kurang baik bagi
pembacanya.
Pendekatan langsung yang digunakan dalam penulisan permintaan
rutin dan pesan-pesan positif lainnya mencakup tiga hal yaitu, kemukakan ide
pokok pada bagian awal, diikuti dengan penjelasan yang lebih rinci di bagian
pertengahan, dan diakhiri dengan salam penutup yang berisi pernyataan
keramahan dan tindakan khusus yang diharapkan.
Disamping memiliki keunggulan seperti langsung pada pokok bahasan
dan menghemat waktu, pendekatan langsung memiliki kelemahan seperti
factor kebiasaan, dalam arti bahwa sebagian penyampai pesan merasa tidak
terbiasa dengan pendekatan langsung.
Dalam menjawab surat permintaan informasi yang memiliki potensi
penjualan, ada tiga hal yang perlu diperhatikan, yaitu berikan respons
secepatnya, berikan dukungan terhadap penjualan, dan berikan kesan yang
positif terhadap perusahaan. Selain menangani berbagai permintaan
informasi, suatu perusahaan sering kali menangani berbagai permintaan kredit
rutin, baik yang berkaitan dengan memberikan persetujuan kredit maupun
pemberian referensi kredit bagi yang membutuhkannya.
Bentuk informasi postif yang lain adalah memberikan surat
rekomendasi kepada orang lain. Surat rekomendasi ini bersifat rahasia
sehingga yang meminta surat rekomendasi tidak boleh tahu tentang isi surat
tersebut. Oleh karena itu, surat rekomendasi biasanya langsung dikirim ke
organisasi/lembaga yang meminta rekomendasi tersebut.

K O M U N I K A S I B I S N I S | 16
 DAFTAR PUSTAKA

Djoko Purwanto. 2010. Komunikasi Bisnis edisi empat. Jakarta: Erlangga

Eka Dewi Setia Tarigan, SE, M.Si.Diktat Komunikasi Bisnis.2018

K O M U N I K A S I B I S N I S | 17