BAB VIII

INFORMASI DALAM PRAKTIK

Tujuan belajar :
1. Mengetahui bahwa kemampuan sebuah perusahaan untuk mengembangkan informasi
yang efektif dapat menjadi salah satu factor kunci keberhasilan
2. Mengenali proses-proses system pemrosesan transaksi yang akan menguraikan
operasi dasar sehari-hari.
3. Mengenali proses-proses yang dijalankan oleh system pemprosesan transaksi bagi
peusahaan distribusi
4. Mengetahui bahwa sistem informasi organisasi telah dikembangkan untuk area-area
bisnis dan tingkat-tingkat organisasi.
5. Mengenal arsitektur dari suatu system informasi pemasaran, SDM, manufaktur,
keuangan
6. Mengetahui arsitektur dari suatu system informasi yang eksekutif
7. Memahami apa itu manajemen hubungan pelanggan (customer relationdhip
management) dan mengapa ia membutuhkan kemampuan penyimpanan computer
yang besar.
8. Mengetahui perbedaan antara data warehouse
9. Mengetahui bagaimana data disimpan dalam suatu penyimpanan data berupa data
warehouse
10. Mengetahui bagaimana seorang pengguna melakukan navigasi dalam penyimpanan
datamengetahui apa yang di maksud dengan pemprosesan analisis
11. Mengetahui data dua cara dasar melakukan mining (penambangan data)

Semua organisasi, dalam satu bentuk dan lainnya, bergerak dalam bidang bisnis distribusi.
Ingatlah pula bahwa Anda kemungkinan tidak akan dapat menemukan sebua perusahaan yang
memproses datanya dengan cara yang sama persis seperti yang diuraikan disini. Model yang
kita lihat adalah model yang umm, yang cocok dengan kebanyakan perusahaan jika di lihat
secara umum.

Tinjauan Sistem
Diagram ini disebut diagram konteks karena ia menyajikan sistem dalam konteks
lingkungannya. Seluruh sistem ditunjukkan oleh kontak yang diberi label “ Sistem distribusi”
yang berada di tengah. Unsur-unsur lingkungan yang berinteraksi dengan sistem ditunjukkan
oleh kotak-kotak dan dihubungkan ke sistem oleh panah-panah yang disebut arus data.
Unsur-unsru lingkungan dari sistem distribusi meliputi pelanggan, pemasok, ruang persedian
bahan baku, dan manajemen. Pesan yang diterima oleh perusahaan dari para pelanggannya
disebut pesanan pembeli (purcashe order).

Subsistem-Subsistem Utama Dari Sistem Distribusi

Diagram konteks cukup memadai untuk mendefinisikan batasam sistem-unsur – unsu
lingkungan dan antarmukanya. Akan tetapi, kita perlu memperlajari lebih banyak proses-
proses yang dilaksanakan.Subsistem yang pertama berhubungan dengan pemenuhan pesanan
pelanggan, yang kedua dengan pemesanan penggantian persedian dari pemasok dan yang
ketiga dengan pemeliharan buku besar perusahaan.

Sistem Yang Memenuhi Pesanan Pelanggan

Empat sistem utama yang terlibat dalam pemenuhan pesanan pelanggan : entri pesanan,
persedian, penagihan, dan piutang dagang. Sistem entri pesanan (order entry system )
memasukkan pesanan pelanggan ke dalam sistem, sistem persediaan (inventory syste )
memelihara catatan persedian , sistem pengihan (billing system ) membuat faktur pelanggan,
dan sistem piutang dagang ( account receivable system ) menagih uang dari para pelanggan.

Sistem Yang Memesan Persedian Pengganti

Sistem pembelian (purcashing system ) menerbitkan pesanan pembelian kepada pemasok
untuk persedian yang dibutuhkan. Sistem penerimaan (receiving system ) menerima
persediaan dan sistem utang dagang ( accounts payable system ) melakukan pembayaran.

Sistem Yang Menjalankan Proses Buku Besar

Sistem buku besar ( general ledgersystem ) adalah sistem akuntansi yang menggabungkan data
dari sistem – sistem akuntansi yang lain dengan tujuan untuk menyajikan gambaran keuangan
operasi perusahaan secara gabungan. File yang memuat data akuntansi yang leha digabungkan
itu adalah buku besar (general ledger ).
Terdapat 2 subsistem yang terkait. Sistem memperbarui buku besar (update general ledger
system ) akan membukukan catatan-catatan yang menguraikan berbagai tindakan dan
transaksi ke dalam buku besar. Sistem pembuatan laporan manajemen menggunakan isi buku
besar untuk membuat neraca dan laporan laba rugi serta laporan lainnya.

Menempatkan Sistem Pemprosesan Transaksi Dalam Perspektif

Bukanlang suatu kebetulan bahwa sistem pemrosesan transaksi adalah sistem informasi
pertama yang terkomputerisasi. Selain sebagai area aplikasi yang paling dapat dipahami ,
sistem ini juga berperan sebagai fondasi dari semua aplikasi yang lain.

Sistem Informasi Organisasi

Area-area bisnis perusahaan –keuangan , sumber daya manusia ,layanan informasi ,
manufaktur , dan pemasaran-menggunakan basis data yang diproduksi oleh sistem
pemrosesan transaksi , ditambah data dari sumber-sumber yang lain, untuk menghasilkan
informasi yang digunakan oleh para manajer dalam mengambil keputusan dan memecahkan
masalah. Sistem informasi dikembangkan untuk setiap area bisnis ini.
Semua sistem informasi ini merupakan contoh dari sistem informasi organisasi .

Sistem Informasi Pemasaran

Sistem informasi pemasaran memberikan informasi yang berhubungan dengan aktivitas
pemasaran perusahaan. Terdiri atas kombinasi antara subsistem input dan output yang
terhubung oelh sebuah basi data.
Subsistem Output  Memberikaan informasi mengenai unsur-unsur penting di dalam bauran
pemasaran. Bauran pemasaran terdiri atas empat unsur utama yang dikelola oleh manajemen
adar dapat memenuhi kebutuhan pelanggan dengan mendapat keuntungan,.
Basis Data  Data yang digunakan oleh subsistem output berasal dari basis data. Basis data
dipopulasi dengan data yang berasal dari tiga subsistem input.
Subsistem Input  Sistem pemrosesan transaksi mengumpulkan data dari sumber-sumber
internal dan lingkungan lalu memasukkan ke dalam basis data.
Subsistem riset pemasaran juga mengumpulkan data internal dan lingkungan dengan
melakukan studi studi kasus, Subsistem intelegasi pemasaran mengumpulkan data lingkungan
yang berfungsi untuk menjaga manajemen tetap terinformasi mengenai aktivitas para pesaing
dan pelanggan perusahaan dan unsur-unsur lain yangdata mempengaruhi operasi pemasaran.
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
Sistem informasi sumber daya manusia memberikan informasi kepada seluruh manajer
perusahaan yang berkaitan dengan sumber daya manusia perusahaan. Sistem pemrosesan
transaksi memberikan data input sama seperti MKIS. Sistem pemrosesan transaksi
memberikan data input sama seperti subsistem riset sumber daya manusia yang melakukan
studi-studi khusus dan subsistem intelegensi sumber daya manusia yang mengumpulkan data
lingkungan yang mengandung permasalahan-permasalahan SDM.

Sumber Informasi Manufaktur

Memberikan informasi kepada seluruh manajer perusahaan yang berkaitan dengan operasi
manufaktur perusahaan. Subsistem rekayasa industri terdiri atas aktivitas-aktivitas yang
dilakukan oleh para teknisi industri yang melakukan studi atas operasi manufaktur untuk
memastikan keefisiensiannya.

Sistem Informasi Keuangan

Memberikan informasi kepada seluruh manajer perusahaan yang berkaitan dengan aktivitas
keuangan perusahaan. Subsistem audit internal terdiri atas aktivitas-aktivitas oelh auditor
internal perusahaan untuk menjaga intergeritas sistem perusahaan.

Sistem Informasi Eksekutif

Adalah suatu sistem yang memberikan informasi kepada para manajer di tingkat lebih tinggi
atas kinerja perusahaan secara keseluruhan. Dipergunakan pula istilah sistem pendukung
eksekutif .
EIS perusahaan biasanya terdiri atas stasiun-stasiun kerja eksekutif yang terhubung melalui
jaringan ke komputer pusat. Basis data ini memuat data dan informasi yang telah di proses
sebelumnya oleh komputer pusat perusahaan.

Manajemen Hubungan Pelanggan

Basis data yang kita masukkan dalam model sistem pemrosesan transaksi dan dalam model-
model sistem informasi pemasaran m sumber daya manusia , manufaktur dan keuangan yang
dimaksudkan untunk mendukung para pengguna dalam mengerjakan aktivitas mereka sehari-
hari. Kebutuhan akan data historis ini khususnya sangat besar dalam area pemasaran, dimana
para menejer ingin dapat melacak perilaku pembelian para pelanggan selama jangka waktu
yang cukup panjang. Manajemen hubungan pelanggan adalah manajemen hubungan antara
perusahaan dengan pelanggan sehingga baik perusahaan maupun pelanggan akan menerima
nilai maksimum dari hubungan ini.

Karakteristik Data Warehouse

Istilah data warehouse telah diberikan untuk menjelaskan penyimpanan data yang memiliki
karateristik sebagai berikut :
 Kapasitas penyimpannya sangat besar
 Data diakumulasikan dengan menambahkan catatan-catatan baru, bukannya dijaga tetap
paling mukhtahir dengan memperbarui catatan-catatan uanh sudah ada dengan informasi
yang baru
 Data dapat diambil dengan mudah
 Data sepenuhnya digunakan umtuk pengambikan keputusan, dan tidak digunakan dalaam
operasi perusahaan sehari-hari.
Data mart adalah suatu basis data yang berisi data yang hanya menguraikan satu segmen dari
operasi perusahaan . Pembuatan dan penggunaan sebuah data warehouse atau data mart
disebut data warehosuing dan akan dilakukan oleh suatu sistem.
Sistem Data Warehousing

Bagaimana Data Disimpan dalam Tempat Penyimpanan Data Warehouse

Data tersebut meliputi data pengidentifikasi (seperti nomor pelanggan ), data deskriptif
(seperti nama pelanggan), dan data kuantitatif (seperti penjualan bulan ini ). Dalam tempat
penyimpanan data warehouse , terdapat dua jenis tabel yang disimpan dalam tabel-tabel
terpisah.
TABEL DIMENSI -> Data pengidentifikasi dan deskriptif akan disimpan dalam tabel
dimensi .Istilah dimensi mengartikan pemikiran bahwa data tersebut data menjadi basis untuk
melihat data dari berbagai sudut pandang, atau berbagai dimensi.
TABEL FAKTA -> Tabel-tabel terpisah yang disebut tabel fakta berisi ukuran-ukuran kuantitatif
sebuah entitas, objek , atau aktivitas. Beberapa dinyatakan dalam unit, seperti unit
penjualanaktual dan unit penjualan anggaran, sisanya dinyatakan dalam dolar.
PAKET INFORMASI -> Paket informasi mengidentifikasi semua dimensi yang akan digunakan
dalam analisis suatu aktivitas tertentu.
SKEMA BINTANG -> Untuk setiap dimensi, akan ada satu kunci yang mengidentifikasikan
dimensi dan menciptkana hubungan ke paket informasi. Memberikan satu contoh dengan
menggunakan empat tabel dimensi pelanggan, waktu, tenaga penjual dan produk,karena
memiliki kemiripan dengan pola sebuah bintang m maka struktur ini disebut Skema Bintang.
Skema bintang ini memungkinkan diperolehnya informasi seperti :
 Unit penjualan aktual menurut kode pos pada satu bulan tertentu
 Perbandingan jumlah komisi penjualan menurut wilayah penjualan selama dua
kuartual terakhir
 Penjualan produk berdasarkan pelanggan untuk tahun berjalan sampai dengan saat ini
Tempat penyimpanan data warehouse terdiri atas beberapa skema bintang dengan satu
skema untuk setiap aktivitas yang dianalisis.

PENYAMPAIAN INFORMASI
Unsur terkahir dalam sistem data warehouseing adalah sistem penyampaian informasi yang
mendapatkan data dari tempat penyimpanan data , mengubahnya menjadi informasi , dan
menjadikan informasi tersebut tersedia bagi para pengguna.
Proses melakukan navigasi ke bawah melalui tingkatan-tingkatan rincian disebut drill down ,
suatu proses yang berawal dari EIS . Proses melakukan navigasi ke atas disebut roll up, yang
memungkinkan pengguna memulai dengan tampilan terinci dan kemudian meringkas rincian-
rincian tersbeut menjadi tingkat ringkasan yang semakin tinggi.Pengguna juga dapat
melakukan drill across dengan cepat bergerak dari satu hierarki data ke hierarki lainnya, dan
drill through, berangkat dari tingkat ringkasan ke tingkat terendah data yang terinci.

OLAP
Peranti lunak ini disebut OLAP , yang merupakan singkatan dari on line analytical processing.
OLAP memungkinkan pengguna berkomunikasi dengan data warehouse melalui GUI ataupun
antarmuka Web dan dengan cepat memperoleh informasi dalam berbagai jenis format
termasuk grafik.
Terdapar dua pendekatan untuk OLAP : ROLAP dan MOLAP . ROLAP ( Relational On Line
Analytical Processing) menggunakan suatu sistem manajemen basis data relasional standar.
MOLAP (Multidimensional On Line Analytical Processing) menggunakan suatu sistem
manajemen basis data khusus multidimensional. Data ROLAP pada umumnya memiliki bentuk
terincim dan harus dilakukan analisis untuk mendapatkan ringkasannya . Data MOLAP pada
umumnya telah diproses terdahulu untuk menghasilkan ringkasan pada berbagai tingkat
rincian dan disusun menurut berbagai dimensi.
ROLAP dapat dengan mudah menghasilkan output pada tingkat-tingkat terinci dan pada
beberapa tingkat ringkasan namun harus melakukan proses – proses untuk mencapai tingkat
ringkasan yang belum pernah dubaut sebelumnya. Ini artinya analisis ROLAP akan terbatas
hanya pada sejumlah dimensi yang terbatas saja.

DATA MINING
Istilah yang sering kali dipergunakan sehubung dengan data waerhousing dan data mari adalah
data mining (penambangan data ) . Data Mining adalah proses menemunkan hubungan dalam
data yang tidak diketahui oelh pengguna. Proses ini sama seperti orang penambang yang
mencari emas di aliran sungai pegunungan. Data Mining membantu pengguan dengan
menemukan hubungan dan menyajikannya dengan cara yang dapat dipahami sehingga
hubungan tersebut dapat menjadi dasar pengambilan keputusan. Terdapat dua cara dasar
dalam melakukan data mining versifikasi hipotesis dan penumuan pengetahuan .