Integrando a gesto da documentao tcnica aos processos de negcio

Por que abandonar o velho paradigma depois fazemos o as-built e adotar o novo paradigma maior confiabilidade da informao implica em maior valor para a empresa?

Por Sergio V. Greve 1 , Ricardo Pessoa S. Silva 2 e Lus F. Cossi 3 .

Introduo 2
Breve histrico 4 Benefcios 6 Governana / Conformidade 6 Colaborao 6 Custo 7 Continuidade 7 Metodologia 8 Anlise Gerencial 8 Anlise Operacional 9 Avaliao da Documentao Tcnica 9 Definio da Soluo 10 Implementao 11 Operao 11 Check and Balance 11 Concluso 12

1 Diretor da Eikon Tecnologia, produtora do Eikon Documents, software para aplicaes GED/ECM. 2 Diretor da IBIS Intelligent Business Solutions, especializada em aplicaes de negcios. 3 Diretor da ProcessMind, uma empresa focalizada em atender demanda crescente de gerenciamento e automao dos negcios a partir de uma abordagem por
processos.

Introduo
Um dos movimentos mais significativos dos ltimos anos na gesto empresarial foi o foco em processos. Sejam estes operacionais, de suporte ao negcio ou de otimizao da cadeia produtiva onde o seu negcio se insere, a abordagem por processos dota as organizaes de uma viso abrangente e realista do seu negcio e de seu desempenho. Uma parte central dessa abordagem o fluxo da informao. Como ela produzida, onde ela consumida, e, conseqentemente, qual o impacto de sua indisponibilidade ou de seu contedo errado. O foco de nossa anlise a documentao tcnica. Esta passou por mudanas significativas ao longo dos anos, tanto nos formatos e mdias utilizados, quanto no entendimento de seu valor e de seu impacto nos resultados das empresas. A documentao tcnica sempre um dos principais insumos dos processos de manuteno / operao / expanso / reforma das plantas industriais. Apesar disso, a formalizao destes processos, tradicionalmente, no inclui as tarefas necessrias atualizao contnua da documentao tcnica, cenrio esse agravado pelos movimentos de terceirizao da manuteno de plantas industriais. Nestes contratos, um dos pontos cinza sempre a atualizao da documentao tcnica, onde vemos um cabo de guerra entre a empresa (que deseja que esta atualizao seja feita por quem intervm na planta) e a empresa terceirizada, que entende que esta uma atividade da empresa contratante como dona desta documentao. Em conseqncia, a documentao tcnica vai paulatinamente se desatualizando o que requer processos peridicos de as-builting, como forma de minimizar os custos e riscos diretos e indiretos decorrentes. 4 O cenrio de negcios, por outro lado, exige das empresas: Alinhar a operao Estratgia Manter o Foco nos Clientes para garantir melhores Resultados Mais Agilidade para se adequar s constantes mudanas do mercado Mais Flexibilidade para fornecer solues adequadas Menores Custos para maximizar a Rentabilidade Mitigar os Riscos inerentes operao Mais Produtividade e Crescimento dos colaboradores Melhorar Continuamente seus Processos

nesse contexto que propomos a Gesto da Documentao Tcnica integrada a uma soluo que contempla simultaneamente tanto os objetivos estratgicos quanto os
4 Exemplo de recomendao usual para procedimentos de parada de fbrica:

... as informaes para o projeto executivo, no caso de reforma,

dependem de levantamentos de campo de difcil execuo. Portanto, durante a parada normalmente devem ser resolvidos inmeros problemas relativos a interferncias, utilizando-se uma "Equipe de campo" que trabalhe em sintonia com a de gerenciamento, gerando a documentao em tempo hbil. Na fase de finalizao dever ser elaborado o desenho conforme construdo ("as built") e o arquivo da documentao...

operacionais, tendo por base uma abordagem por processos que considera atividades, regras, responsveis e indicadores de performance para os processos de interesse da empresa. Partimos do reconhecimento do panorama atual do mercado, onde coexistem empresas em estados tecnolgicos diversos e em pontos diferentes de entendimento da importncia e do impacto em seus processos e resultados. Criamos uma metodologia de implantao que permite a atualizao tecnolgica (e suas conseqentes redues de custos, riscos e prazos) do tratamento da documentao tcnica 5 de forma gradual em funo do estado inicial da empresa nesta questo. O processo de implantao adaptado s condies especficas de cada empresa, e metas quantitativas e qualitativas claras so estabelecidas no que tange a confiabilidade da informao registrada e sua disponibilizao aos agentes operacionais que dela se utilizam. Silver bullets, turn-key e implantao global so palavras proibidas, pois entendemos que estas mudanas so graduais, inclusive para evitar rupturas operacionais e possibilitar o financiamento progressivo da evoluo com os ganhos realizados nos passos anteriores. Em outras palavras, propomos que a documentao tcnica seja transformada registro em informao, ou seja, que alm de confivel e acurada, seja passvel compartilhamento pelos diversos operadores funcionais que dela necessitem. E, processo dessa transformao, integrar sua manuteno aos processos operacionais empresa, e reduzir, quando no eliminar, os custos e riscos inerentes ao modelo operao atual. de de no da de

5 Enfatizando os desenhos de engenharia.

Breve histrico
Os desenhos de engenharia esto entre os ativos mais importantes das instalaes industriais. So fundamentais na manuteno e operao das facilidades existentes e no projeto e construo de ampliaes ou de novas fbricas. 6 Durante o ltimo quarto de sculo, conforme sumarizado no quadro da Figura 1, a forma de elaborao, arquivamento e distribuio dos desenhos sofreram grandes modificaes. Para facilitar a compreenso da evoluo histrica esta foi dividida em quatro etapas. Somente com a etapa IV a Tecnologia de Informao apresenta os recursos necessrios para assegurar a integrao da documentao tcnica nos processos de negcio.
Etapa poca Mdia Ferramentas Armazenamento Distribuio e acesso informao

Folhas de papel vegetal

Da revoluo industrial at hoje

Folhas de plstico cronaflex, mylar, etc.

Prancheta Rgua T, compasso, transferidor, etc. Penas de diversas espessuras Tinta nanquim Borracha, Gillette, etc. Mquina copiadora de desenhos Software CADD Workstation Plotter Editor e visualizador raster Scanner Microcomputador conectado em rede local Web, e-mail Visualizador universal Rede wireless Notebook Notepad / PDA Tablet Celular 3G

Mapotecas

Jogos de cpias heliogrficas

II

A partir de meados da dcada de 1980

III

A partir de meados da dcada de 1990

Arquivos digitais em diversos formatos proprietrios Arquivos digitais em outros formatos proprietrios

Fitas e discos magnticos + Mapotecas Engineering Document Management System + Mapotecas

Plotagens

Consulta em rede local Plotagens para uso em campo Visualizao e anotao virtual de desenhos em qualquer ambiente e em qualquer momento

IV

A partir de meados da dcada de 2000

Arquivos digitais em formato ISO PDF/A

Enterprise Content Management

Figura 1 - Evoluo dos desenhos de engenharia

6 Custos de seguros industriais so afetados mais pela conformidade da documentao tcnica realidade da planta que pela qualidade ou idade dos equipamentos em si. A lgica que, sabendo-se exatamente o que se tem e onde, a gesto desses equipamentos se torna possvel, bem como o restabelecimento de operaes. A indstria possui diversos casos onde a documentao desatualizada impediu que se evitassem ou se minimizassem acidentes: ocorreram casos em que equipamentos levados zona de acidente eram inteis porque tinham dimenses inadequadas face a informaes erradas.

A quantidade de desenhos atualmente em uso no mundo estimada na casa dos bilhes. Raras so as empresas de porte que, hoje, j esto na etapa IV. Da mesma forma, improvvel encontrar uma empresa importante ainda na etapa I. O usual que a empresa tenha desenhos distribudos pelas diversas etapas. Uma das questes centrais para integrar a documentao tcnica aos processos de negcio da empresa a digitalizao da informao. Neste ponto, o cerne o formato escolhido para a documentao tcnica. Hoje, ela sempre legvel, independentemente da caneta que a criou ou da mdia que a registra estarem fora do mercado h anos. Cenrio diferente existe na documentao digitalizada, que tende a ser legvel/atualizvel por um conjunto especfico de hardware e software, e, conseqentemente, com menor garantia de que possa ser lida/atualizada no futuro. O problema comum, transcende a documentao tcnica: experimente-se abrir um memorial de clculos produzida em VisiCalc, ou uma carta a um fornecedor escrita originalmente em WordStar. Na documentao tcnica, o formato deve ser perene, e capaz de ser distribudo aos diversos equipamentos em uso atual, e no futuro, pela empresa e parceiros de negcios. A escolha do padro ISO PDF/A 7 traz essas garantias documentao tcnica, estabelecendo, ainda, o critrio de compatibilidade com o passado (backward compatible) e de padronizao do formato de distribuio dos documentos. 8

7 ISO 19005-1, Document management - Electronic document file format for long-term preservation - Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1) 8 Evitando que softwares especficos tenham que ser adquiridos e instalados unicamente com objetivos de visualizao/comentrios.

Benefcios
Aumentar a confiabilidade da informao a razo para evoluir para a etapa IV todos os desenhos de engenharia produtivos 9 , bem como seus documentos associados. Os motivos principais para garantir a confiabilidade da informao so: governana/conformidade, colaborao, custo e continuidade.

Governana / Conformidade
Estar em conformidade com os diversos regulamentos pertinentes a uma determinada indstria (ISO 9000/14000, OHSAS, etc.) bastante trabalhoso. Usualmente imposta pela indstria ou por seus stakeholders (fornecedores, clientes, governos, entidades regulatrias, etc) ou por seus shareholders (acionistas visando a maior visibilidade dos ativos e da performance da empresa), tem usualmente um custo alto de implantao e uma manuteno onerosa e contnua. Entretanto, trata-se de uma oportunidade para melhorar os processos rotineiros do negcio, apesar de, muitas vezes ser erroneamente entendido como simples adio aos custos operacionais. No segredo que os custos de se obter conformidade podem ser altos em termos de tecnologia e de pessoal. Por isso, a melhor estratgia integrar o conceito de conformidade dentro do negcio, e no implementar apenas um projeto que uma vez terminado, encerraria o assunto. Levando a questo ao foco de nossa anlise, a documentao tcnica. Esta, como repositrio da informao dos ativos operacionais da empresa, parte intrnseca de qualquer processo de governana: sua desatualizao impede a viso clara da empresa e do estado de seus ativos. Integrar sua conformidade aos processos operacionais tem como conseqncia direta reduzir, quando no enterrar de vez, a prtica de contratar a reviso dos desenhos do acervo tcnico para elaborao do as-built da planta. Estabelecendo processos e/ou atividades dentro dos processos operacionais que garantam o registro de intervenes e alteraes, cria-se um ambiente de confiabilidade, com a crescente sincronicidade da documentao com a realidade da planta. Indicadores claros do grau de atualizao dos documentos podem ser estabelecidos, monitorados e apontar quando se faz necessria uma atualizao.

Colaborao
Colaborao a arte de trabalhar em conjunto, permitindo que indivduos com complementaridade de conhecimento produzam resultados melhores e mais rapidamente do que isoladamente.

9 Desenhos efetivamente utilizados, que devem ser selecionados. Como exemplo, na indstria petroqumica, os desenhos ativos geralmente correspondem a menos de 10% do total.

As tecnologias da etapa IV asseguram que o trabalho possa ser realizado quando e aonde seja necessrio: na rea de engenharia da empresa, no escritrio do fornecedor ou na prpria fbrica. Definir um novo fluxograma, por exemplo, pode ser feito a distancia pelos projetistas desde que duas condies estejam satisfeitas: o acesso remoto documentao tcnica da planta e a certeza de sua confiabilidade. Outra questo central para a colaborao a sincronicidade de tecnologia entre os envolvidos no trabalho. Documentos e dados devem ser acessveis a atualizveis pelos envolvidos no trabalho para que estes possam colaborar. Muitas empresas, em especial as de servio, tem nesse sincronismo tecnolgico um de seus parmetros de definio dos seus custos e prazos. E, obviamente, estes so to maiores quanto os pr-requisitos de sincronismo de tecnologia, acesso remoto a documentao e confiabilidade desta no se verificam. Os processos colaborativos, inicialmente restritos s empresas de tecnologia, espalhamse por todas as indstrias e permeiam suas relaes de negcios. Nossa proposio visa permitir que esta realidade possa, tambm, incluir os processos tcnicos, principalmente os dependentes de documentao de engenharia.

Custo
Apesar de que os gastos para migrar os desenhos de engenharia para a etapa IV possam ser elevados, qual o custo de no faz-lo? Esse custo usualmente fica sem ser mensurado at que seja tarde demais. Qual o custo da perda da produo decorrente de uma parada de fbrica que se prolonga alm do previsto? Qual o custo do esforo necessrio para levantar a situao atual da planta para planejamento e realizao da parada? Qual o custo da perda de negcios por falta de conformidade com regulamentos requeridos pelos clientes? Numa comparao mais direta, qual o custo peridico da realizao do as-built? E qual o custo de um erro na operao por desconhecimento ou informao desatualizada?

Continuidade
Manter uma planta funcionando 24x7 o objetivo dos planos de continuidade de funcionamento. Usualmente associados simples recuperao de desastres, os planos de continuidade so mais ambiciosos: visam assegurar que as operaes possam ser rapidamente restabelecidas no evento de qualquer tipo de quebra. A informao constante dos desenhos de engenharia crtica para a execuo dos procedimentos de restabelecimento operacional da planta. 10

10 Este risco de tal monta que custos de seguros so determinados tambm em funo da disponibilidade de redundncia atualizada da documentao tcnica.

Metodologia
Nossa metodologia sintetizada na figura abaixo, composta por seis atividades bsicas, ajustveis a cada realidade em particular, que podem ser ou no realizadas em funo do estado de sua empresa e seus objetivos.

Anlise Gerencial
Com base nas Diretrizes e Polticas Corporativas definidas para o negcio do cliente, elabora-se o Mapa Gerencial do macro-processo Gesto da Documentao Tcnica, analisando e identificando suas entradas e sadas, a relao cliente-fornecedor dentro da cadeia de valor do negcio, regras, fluxo de atividades dentro do processo e os seus indicadores de desempenho relacionados ao monitoramento dos resultados e performance. Todo o mapeamento conduzido de forma a preparar a empresa para a mudana na gesto do processo que ser implantado e de maneira totalmente integrada com a equipe da empresa, procurando capacit-los e prepar-los para o novo enfoque do processo, bem como eventuais novos papis que estes venham a desempenhar. Os produtos desta Atividade so: O mapeamento do macro-processo GDT e sua contextuao nos macro processos da empresa Anlise de gargalos Avaliao do impacto da confiabilidade da documentao tcnica nos processos de negcio da empresa Melhorias / recomendaes

Anlise Operacional
Toda a operao da Gesto da Documentao Tcnica pode ser resumida como um conjunto de Atividades que ocorrem tanto dentro de um Processo, como tambm atravs de vrios Sub-Processos, caracterizando a relao cliente-fornecedor interna e externa. A definio dos Mapas Operacionais busca identificar as caractersticas de cada processo e os principais pontos de melhoria para os mesmos, sejam eles re-trabalhos, gargalos, necessidades de Automao de Processos, definio de responsabilidades, entre outros. Nosso enfoque aqui visa os mesmos objetivos da Anlise Gerencial, porm descendo ao detalhe operacional. Os produtos da atividade so mapas operacionais em formato digital, utilizando-se padres que permitam que as informaes sejam distribudas digitalmente. Um ponto importante nesta implementao permitir que ferramentas posteriores possam utilizar estas informaes. Nosso trabalho visa tambm preparar a empresa para a utilizao de solues de automao de processos (Workflow ou BPMS), cuja implantao sempre onerada pela falta de preparo organizacional, tanto em termos de processos definidos quanto de fontes de informao a utilizar. A nossa abordagem permite que os resultados da Anlise Gerencial sejam obtidos em maior nvel de detalhe (mudanas nos processos / melhorias, anlise de gargalos, identificao dos insumos e produtos, responsabilidades de execuo, etc), chegando at aos procedimentos operacionais, identificando pontos de integrao com outros processos operacionais e/ou decorrentes de normas e certificaes. Nosso entendimento que, sendo a tecnologia uma poderosa aliada para a efetiva implantao da Gesto da Documentao Tcnica, os resultados de nossa atividade norteiem e facilitem a implantao de automao de processos de trabalho. Estas tecnologias tornam possvel tornar a execuo dos processos (operacionais ou de negcio) mais gil e produtiva, otimizando os investimentos em tecnologia da empresa e trazendo para os usurios maior disponibilidade de tempo para gerenciar suas atividades sem se preocupar com atividades repetitivas de rotina e controle.

Avaliao da Documentao Tcnica

Compreende a elaborao de um relatrio focando no acervo tcnico da empresa e como ela o disponibiliza aos seus operadores funcionais. A avaliao passa pela determinao de volumes e qualidade de documentos, e abrange tambm aspectos de classificao / nomenclatura de documentos utilizados pela empresa, bem como os processos atuais de guarda e manipulao dos documentos do acervo tcnico. A avaliao abrange, pelo menos, os seguintes itens: Quantificao e qualificao dos documentos em uso, por etapa. 9

Identificao dos processos de negcio que criam e modificam documentos e a forma como estes so identificados e obtidos dentro do acervo Panorama de Tecnologia de Informao, com nfase em sua utilizao pelas pessoas. Existncia ou no de procedimentos de controle de verses e de atualizao Determinao do grau de confiabilidade da informao representada

Os resultados obtidos so consensados em relatrio para que se estabelea um cenrio claro do ponto de partida da implantao da soluo, para atingir os objetivos colocados na anlise gerencial para o macro processo GDT.

Definio da Soluo
Trabalho de anlise, onde os objetivos colocados pela Anlise Gerencial so confrontados com a realidade atual do uso da documentao tcnica (definidos na Anlise Operacional o que eu fao com os documentos e na Avaliao da Documentao Tcnica o que eu tenho e como uso/guardo/controlo). A partir da, so estabelecidas alternativas/cenrios de implantao, sendo estabelecido para cada uma delas o cronograma bsico de execuo, uma anlise de Retorno de Investimento, e as correes/melhorias/alteraes a serem implementadas nos processos operacionais. Empreendimentos desta envergadura devem, obrigatoriamente, ser escalonados em fases. A alta administrao da empresa deve ser envolvida para, em conjunto com especialistas internos e externos, definir metas parciais que permitam o estabelecimento de pontos de controle que comprovem as justificativas apresentadas. Um relatrio especfico dever apresentar a soluo escolhida (contemplando as mudanas de processo internos e externos a empresa, um plano de implementao da formao da base de dados e documentos e estabelecendo metas parciais, passveis de acompanhamento e controle). Cada meta parcial ser definida pelos seguintes itens: Data (dead line) Valor Orado Documentos a serem migrados: quantidade, tipo, rgos usurios, estado atual de atualizao. Processos de negcio envolvidos. Infraestrutura de TI adicional necessria: Infraestrutura de rede sem fio (wireless) Software para GED/ECM Software bsico e auxiliar Servidores Armazenamento Equipamentos para acesso (PC, notepad, notebook, tablet, PDA, etc). Servios de instalao, configurao e customizao. Treinamento previsto. Servios as-built. 10

Servios de suporte operacional inicial.

Implementao
Essencialmente o implementar da soluo escolhida, segundo o plano de implementao definido na etapa anterior. Pode envolve servios de terceirizao das atividades, principalmente as referentes classificao e disponibilizao dos documentos tcnicos em forma eletrnica aos operadores funcionais, internos ou externos a empresa, bem como a carga inicial do acervo digital, envolvendo a definio dos documentos a serem inicialmente digitalizados, bem como a estratgia a ser adotada na converso (ad-hoc, gradual, prclassificados, massiva). Perfis e controle de acesso, forma de busca de documentos, gesto de verses, etc, so atividades inerentes implantao, que tem por objetivo implementar e operacionalizar a alternativa de soluo escolhida pela empresa, tanto em termos de procedimentos e processos, quanto de funcionalidades de busca e identificao de documentos. Indicadores de produtividade so definidos, para que as metas definidas possam ser acompanhadas e medidas.

Operao
Nesta, o principal objetivo dotar os operadores funcionais de ferramental apropriado para recuperao dos documentos de interesse, bem como para o registro de alteraes em campo / registro de inspees. Este processo de atualizao em campo crucial, e a maior fonte de desatualizao da documentao. Em nossa soluo, possibilitamos que os tcnicos registram as alteraes da planta, a mo livre, em anotaes eletrnicas sobre cpias eletrnicas dos documentos base, no local e no momento da interveno na planta. Estas anotaes so integradas ao acervo tcnico, assegurando a confiabilidade das informaes disponibilizadas aos usurios dos documentos.

Check and Balance

O principal ponto aqui acompanhar num primeiro instante a implantao e num segundo a operao. A atividade visa principalmente monitorar o uso e identificar novas funcionalidades e dados necessrios ao uso, bem como eventuais alteraes de processo e/ou soluo de TI adotada para que se atendam aos objetivos da organizao. Identificadas novas necessidades e ou alteraes necessrias soluo implementada, retornamos o ciclo definio da soluo, implementao e deployment.

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Concluso
Concluindo, temos que a Gesto da Documentao Tcnica como um processo de negcio deve trazer os seguintes benefcios: Alinhamento do processo com as diretrizes corporativas, direcionando a utilizao dos recursos da empresa no sentido de atingi-las. Maior produtividade das pessoas e objetividade na execuo das atividades, com envolvidos responsveis e metas definidas e controladas, alm da automao de tarefas repetitivas. Melhoria contnua do negcio atravs da melhoria contnua de seus processos. Alinhamento estratgico das atividades de TI, possibilitando maior retorno sobre os investimentos em tecnologia. Maior satisfao e crescimento dos colaboradores, atravs do foco do trabalho em atividades de alto valor agregado para o negcio.

Para realizar as mudanas propostas ser necessrio implementar um novo modelo operacional, maximizando investimentos j realizados e aproveitando a reduo recente dos preos de tecnologias de informao e dos prestadores de servios associados. O ponto central no s garantir para sempre a qualidade da informao tcnica, mas fazer isso com o menor custo possvel. Nenhum sistema ou processo melhor do que os dados utilizados e, tampouco, permanece otimizado para sempre. Evoluir sempre caracterstica dos administradores eficazes.

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