Anda di halaman 1dari 15

BAB 1 PENGENALAN LATIHAN INDUSTRI DAN ORGANISASI

1.1

Pengenalan Latihan Industri Latihan industri merupakan salah satu modul yang wajib diikuti oleh semua pelajar instutusi pengajian tinggi di seluruh Malaysia termasuklah politeknik. Latihan ini amat penting sebelum seseorang pelajar dianugerahkan diploma atau sijil. Ia adalah proses menetapkan pelajar di firma-firma tertentu selama satu semester bagi setiap pelajar iaitu dalam lingkungan dua puluh dua minggu. Tujuan utamanya adalah untuk mendedahkan pelajar kepada suasana sebenar alam pekerjaan di samping mempelajari selok-belok alam pekerjaan. Mereka juga akan didedahkan kepada suasana pekerjaan yang sangat berbeza dengan suasana pembelajaran di politeknik. Latihan industri akan dikendalikan mengikut tugas yang ditetapkan oleh majikan. Oleh itu, pelajar akan menimba ilmu pengetahuan dan membuka minda mereka agar lebih matang dan bertindak aktif dalam membuat sesuatu keputusan. Dari masa ke semasa, pelajar hendaklah memastikan perkara yang telah dipelajari difahami sepenuhnya dan berusaha supaya perkara yang belum diajar dapat diajar.

Melalui proses ini, interaksi dan perhubungan yang baik antara satu sama lain akan terbentuk. Oleh itu, pelajar perlu menggunakan peluang ini sebaik mungkin agar ia akan menjadi pengalaman yang akan digunakan dalam alam pekerjaan nanti.

1.1.1

Pendahuluan Proses pembangunan dan kemajuan sesebuah negara adalah bergantung kepada rakyat dalam negara tersebut. Kedua-dua proses ini sangat berkait rapat dengan ilmu pengatahuan yang tinggi. Maka ia telah menjadi dasar kerajaan dalam melahirkan graduan yang berkaliber dan cemerlang agar dapat meningkatkan taraf diri-sendiri, keluarga, masyarakat dan negara. Ini bertujuan untuk mencapai realisasi wawasan dalam tempoh terdekat seperti yang disarankan oleh pemimpin negara. Penubuhan politeknik di bawah Kementerian Penganjian Tinggi Malaysia adalah bertujuan untuk menambah bilangan modal insan yang berilmu pengetahuan separa profesional untuk mengisi kekurangan tenaga kerja yang mahir dan berdaya kreatif agar dapat membangun, memaju dan memesatkan perkembangan industri negara. Ini secara tidak langsung meletakkan pusat pengajian sebagai satu institusi yang malahirkan dan mengiktiraf para graduan yang berkualiti serta berdaya saing untuk menyertai bidang pengurusan yang sentiasa menjadi tunjang kepada pembangunan negara kelak. Latihan industri yang wajib diikuti oleh pelajar ini merupakan salah satu program luar kampus yang mana penuntut akan ditempatkan di kilang, firma, jabatan kerajaan mahupun swasta untuk menjalani latihan dalam bidang yang berkaitan dengan jurusan yang di ambil semasa di pusat pengajian. Latihan industri ini juga secara tidak langsung menguji sejauh mana kefahaman para pelajar terhadap modul-modul yang

dipelajari di dalam kelas. Ia juga dapat mempraktikkan apa yang dipelajari semasa mereka menjalani latihan industri ketika pembelajaran di politeknik nanti. Latihan industri secara langsung mendedahkan para pelajar kepada persekitaran pekerjaan yang sebenar seperti dalam tugas yang berbeza, cara berkerja, penggunaan prosedur serta piawai yang telah ditetap di samping menanam sifat yang diperlukan dalam alam pekerjaan seoerti bertanggungjawab, berdisplin, amanah, hormat-menghormati dan bergaul dengan masyarakat serta kesetiaan kepada syarikat supaya tidak membongkarkan rahsia syarikat. Maka di sinilah pelajar akan mempraktikkan segala ilmu yang dipelajari kepada kerja yang bakal dilakukan kelak dan ini mungkin berbeza dari pelbagai segi. Selain itu, pelajar juga diwajibkan untuk menulis laporan harian mengenai kerja yang telah dilalui sepanjang menjalani latihan industri serta di tandatangan oleh pengurus setiap dua minggu sekali. Tujuannya ialah untuk memudahkan kepada para pelajar untuk menulis Laporan Latihan Industri dan juga sebagai bukti kepada firma tentang kerja yang telah dilaksanakan. Di samping itu, ia juga dapat menggalakan pelajar untuk mementingkan masa yang terluang selepas bekerja dan mengisinya dengan aktiviti yang berfaedah. Kesimpulannya, dengan adanya latihan industri, sekurang-kurangnya dapat memastikan bahawa siswazah tidak hanya berupaya dalam menjawab kertas peperiksaan sahaja malah juga berupaya memberi khidmat cemerlang dalam bidang pekerjaan. Ia juga dapat melahirkan para pelajar menjadi lebih mahir, cekap dan berkeyakinan dalam menempuhi alam pekerjaan di masa akan datang. Jadi, latihan industri adalah perangsang untuk lebih yakin dan mantap untuk meneruskan pengajian dalam bidang ini.

1.1.2

Objektif Latihan Industri Secara dasarnya, objektif latihan industri adalah seperti berikut:

a. Mendedahkan alam pekerjaan yang sebenar kepada pelajar


supaya mereka dapat mempelajari kerja-kerja yang berkaitan dengan bidang yang telah diceburi.

b. Meluas dan menambahkan pengetahuan teknikal dan kemahiran


pelajar dalam bidang yang diterajui melalui tugas-tugas yang telah diamanahkan oleh pengurus.

c. Membolehkan pelajar mempelajari dan memahami sesuatu


perkara secara teori dan praktikal dalam bidang tertentu dan menggaitkankan teori-teori tersebut kepada praktial dan sebaliknya.

d. Menambah dan membina personaliti individu yang boleh bekerja


secara berpasukan, berkeyakinan diri, tabah, amanah, bertanggungjawab serta bekerjasama antara satu sama lain.

e. Menimbulkan kesedaran dan meningkatkan minat para pelajar


terhadap bidang yang diceburi.

f. Menyesuaikan pelajar dengan peraturan-peraturan dan etika


semasa bekerja yang telah ditetapkan oleh pihak firma di samping perlu mematuhi peraturan politeknik. g. Menilai kebolehan dan kelemahan diri pelajar di alam pekerjaan.

1.1.3

Objektif Laporan Latihan Industri Penghantaran pelajar untuk menjalani Latihan Industri bukan sahaja untuk mempelajari alam pekerjaan yang sebenar di pejabat atau firmafirma tertantu malah ianya juga sebagai titik tolak bermulanya satu tanggungjawab ke atas mereka untuk menghasilkan satu laporan rasmi kepada pihak politeknik iaitu Laporan Latihan Industri. Ia merupakan

satu peraturan yang diwajibkan kepada setiap pelajar politeknik yang telah menjalani latihan industri untuk menghasilkan laporan tersebut. Penghasilan Laporan Latihan Industri perlulah dibuat mengikut piawai yang telah ditetapkan oleh pihak Bahagian Politeknik Kementerian Pengajiaan Tinggi Malaysia. Objektif menyediakan laporan latihan industri adalah seperti berikut:

a. Laporan Latihan Industri dihasilkan bagi memenuhi syarat yang


ditetapkan serta penilaian yang akan dibuat oleh para pensyarah dalam membuat kesimpulan terhadap prestasi pelajar sepanjang menjalani latihan indutri. Ia akan memudahkan para pensyarah mengetahui sejauh mana peranan pelajar ketika menjalani latihan industri.

b. Laporan Latihan Industri melatihkan pelajar untuk mencatat


segala ilmu pengetahuan yang telah dipelajari semasa menjalani latihan industri ke dalam buku laporan harian. Ini akan membolehkan para pelajar menjadikan ia sebagai rujukan dan panduan di masa-masa yang akan datang terutamanya semasa menjejaki ke alam pekerjaan nanti.

c. Laporan Latihan Industri memberikan pendedahan dan


gambaran yang sebenar kepada pelajar bagaimana caranya membuat dan menyiapkan sesebuah buku laporan rasmi yang lengkap dan bertetapan serta bermutu tinggi. Maka ia akan manjadi pengajaran kepada pelajar supaya berhati-hati dalam membuat laporan ini dengan teliti agar ia tidak terkeluar daripada konteks yang ditetapkan.

d. Penghasilan Laporan Latihan Industri membolehkan para pelajar


mendokumentasikan dan menyampaikan maklumat aktiviti-aktiviti yang telah dilaksanakan sepanjang tempoh latihan latihan dalam

laporan yang tersusun dan sistematik serta melatih pelajar untuk mencari dan mengumpul maklumat yang tepat dan berguna untuk kegunaan tersebut.

e. Melalui penghasilan Laporan Latihan Industri ini, para pelajar


dapat mengisi masa-masa terbuang dengan sia-sia. Dengan adanya penekanan terhadap penghasilan laporan ini, pelajar dapat mengisi masa terluang selepas waktu kerja dengan menyiapkan Laporan Latihan Industri ini.

1.1.4

Kepentingan Latihan Industri Latihan Industri memberi banyak kebaikan serta amat berfaedah kepada pelajar dan juga organisasi. Hal ini demikian kerana, selain pelajar dapat menimba ilmu, organisasi-organisasi sekurang-kurangnya mempunyai pelatih-pelatih separuh mahir dalam bidang tersebut. Antara kepentingan yang lain ialah: a. Latihan industri adalah satu syarat wajib bagi setiap Pelajar dapat mengetahui dan merasai suasana sebenar

pelajar politeknik sebelum dianugerahkan Sijil atau Diploma.

b.

alam pekerjaan dengan lebih mendalam serta dapat menyesuaikan diri dengannya. c. Membolehkan pelajar menambah dan meluaskan pengetahuan teknikal serta kemahiran yang mana pelajar menggunakan perkaitan antara teori-teori yang telah dipelajari dengan praktikal.

d.

Mempertingkatkan lagi kebolehan dan keupayaan diri

pelajar ke arah perkembanagn dan kemajuan diri sebagai persediaan menghadapi alam pekerjaan selepas tamat pengajian nanti.

e.

Menambahkan keyakinan dalam diri sendiri dengan

membuat segala kerja yang diamanahkan oleh pengurus dengan segera, kemas dan betul.

f.

Para pelajar dapat meningkatkan semangat berdikari

kerana latihan industri yang telah dijalankan akan menguji ketahanan mental dan fizikal pelajar dalam menghadapi cabaran dan konflik. g. Menggalakkan pergaulan dan mempelajari cara-cara berkomunikasi serta berinteraksi dengan golongan masyarakat yang penuh dengan pelbagai ragam.

1.2

Pengenalan Organisasi Setiap pelajar yang akan menjalani latihan industri akan diberi kebebasan untuk memilih tempat latihan sendiri sama ada di firma, kilang atau syarikat milik swasta mahupun kerajaan. Tempat latihan industri yang dimohon mestilah bersesuaian dengan bidang yang dipelajari di politeknik. Pihak Unit Perhubungan dan Latihan Industri hanya akan menepatkan pelajar yang gagal mendapat latihan industri ke tempat yang bersesuaian dan padan dengan kursus yang diikuti. Namun, saya berjaya memohon tempat untuk menjalankan latihan industri di LQ Management Services Sdn. Bhd.

1.2.1

Pendahuluan Selama dua puluh dua minggu iaitu lebih kurang lima bulan saya menetap di LQ Management Service Sdn. Bhd. untuk menjalankan tugas saya sebagai salah seorang pelajar praktikal. Semasa saya menjalani latijan industri di sini, saya dapat mempelajari beberapa bidang yang baru selain daripada apa yang telah saya belajar dalam kelas. Antaranya ialah bidang pengauditan, percukaian, kesetiausahaan dan sebagainya yang diajar dan diterang oleh beberapa orang staf di

sini. Di sini, saya diajar tentang selok-belok dalam bidang yang telah saya ikuti khasnya dan tentang dunia pekerjaan amnya. Saya rasa bangga kerana memilih LQ Management Service Sdn. Bhd. sebagai tempat untuk menjalani latihan industri.

1.2.2

Latar Belakang Organisasi Pada tahun 1979, Pengarah Syarikat iaitu Encik Lim Fang Kiat telah melanjutkan pengajiannya di England dalam bidang Fellowship Of Certificated Charted Account ( FCCA ), setelah mengikuti pengajiannya selama 3 tahun dalam bidang ( FCCA ) beliau juga telah menyambung pengajiannya dalam bidang Master In Business Aministration ( MBA) di United Kingdom (UK )pada tahun 1983. Setelah menamat pengajiannya beliau telah mula bekerja pada tahun 1984. Setelah beberapa tahun bekerja dengan majikannya, beliau mempunyai keyakinan untuk menubuhkan sebuah syarikat sendiri. Oleh itu, beliau berusaha utuk menubuhkan sebuah syarikat yang menjadi hak miliknya sendiri. Dengan usaha yang gigih tambah pula sokongan yang diberi oleh kawan-kawan dan keluarga tersayang akhirnya beliau berjaya menubuhkan syarikatnya bersama-sama kawannya. LQ Management Service Sdn. Bhd. merupakan salah satu firma perakaunan dan pengauditan yang terdapat di Kota Bharu yang berlokasi di 4213-E, Tingkat 2, Jalan Kebun Sultan, 15350 Kota Bharu, Kelantan. Sejarah penuhunan awalnya adalah bermula pada 27 Oktober 1987. Pada mulanya, Encik Lim Fang Kiat dan rakannya Quek Hong Hun dan Tan Boon Tong telah menubuhkan syarikat perakaunan yang diberi nama Lim Quek Tan Sdn. Bhd. Nama syarikat ini diambil daripada nama penuh setiap pekongsi. Selepas menjalankan perkhidmatan selama 3 tahun, iaitu sehingga tahun 1990, syarikat Lim Quek Tan Sdn. Bhd. telah ditukar nama kepada LQ Management Service Sdn. Bhd. yang juga terdapat salah seorang daripada pekongsi

itu keluar iaitu Encik Tan Boon Thong. Oleh itu, LQ Management Service Sdn. Bhd. hanya tinggal dua orang pekonsi iaitu Encik Lim Fang Kiat dan Quek Hong Hun yang mana perkataan LQ adalah berasal daripada nama hadapan mereka berdua. LQ Management Service Sdn Bhd merupakan salah satu daripada tiga cawangan yang memberi perkhidmatan di Kota Bharu Kelantan, manakala dua cawangan lagi menjalankan perkhidmatan di Kota Kinabalu dan Kuala Terengganu. LQ Management Sdn Bhd juga mempunyai pusatnya iaitu bertempat di Johor Bharu. Pada permulaannya LQ Management Sdn Bhd yang memberi perkhidmatan di cawangan Kota Bharu Kelantan hanya mempunyai 3 orang pekerja sahaja. Setelah memberi perkhidmatan sehingga tahun ke 3, ia telah menambah kepada 12 orang pekerja. Ini disebabkan LQ merupakan sebuah firma yang memberi perkhidmatan dengan baik dan mempunyai banyak syarikat yang mendaftar sebagai pelanggan. Oleh itu Pengarah Syarikat iaitu Encik Lim Fang Kiat terpaksa menambahkan bilangan pekerja untuk tujuan memenuhi jawatan-jawatan yang ada di syarikat supaya dapat menjalankan perkhidmatan dengan lancar. Pada tahun 1996, Encik Lim Fang Kiat telah berkahwin dengan Cik Lee Geok Chai @ Lee Geok Chak (Miss Lee) dan Miss Lee telah bekerja di sini sebagai Timbalan atau Penolong Pengarah sehingga sekarang. Sehingga sekarang syarikat telah memberi khidmat kepada pelanggan sudah masuk tahun ke-23.

1.2.3

Objektif Penubuhan Selain daripada ingin mendapatkan pendapatan dan keuntungan hasil perkhidmatannya, LQ Management Service Sdn. Bhd. juga ditubuhkan atas tujuan kehendak masyarakat tempatan serta matlamat-matlamat yang berikut:

i. Memenuhi setiap kehendak pelanggan yang ingin mendapat perkhidmatannya. ii. Meningkatkan kualiti perkhidmatan dari semasa ke semasa. iii. Dapat mencapai keuntungan yang maksimum melalui perkhidmatan yang berkualiti dan memuas hati pelanggan. 1.2.4 Waktu Berurusan Waktu pengoperasian bagi LQ Management Service Sdn. Bhd. terbahagi kepada dua iaitu: i. Minggu pertama dalam bulan Hari kerja Hari cuti * ** : : Ahad - Khamis* 8.45 a.m. - 5.30 p.m.** Jumaat - Sabtu Masa kerja :

Hari Khamis kerja sepenuh hari Kerja lebih masa sampai pukul 6.30 p.m.

ii. Minggu seterusnya dalam bulan Hari kerja Hari cuti * ** 1.2.5 : : Sabtu - Khamis* 8.45 a.m. - 5.30 p.m.** Jumaat Masa kerja :

Hari Khamis kerja separuh hari Kerja lebih masa sampai pukul 6.30 p.m.

Perkhidmatan yang Disediakan i. Perakaunan LQ Management Service Sdn. Bhd. menawarkan perkhidmatan membuat akaun bagi setiap syarikat atau badan perniagaan yang berdaftar dengannya. Biasanya ia akan dijalankan dengan menggunakan sistem perakaunan berkomputer.

10

ii. Percukaian LQ Management Service Sdn. Bhd. akan menguruskan segala urusan pembayaran cukai bagi syarikat atau badan perniagaan yang berdaftar dengannya. Cukai akan dibayar kepada badan yang bertanggungjawab seperti Lembaga Hasil Dalam Negeri.

iii. Kesetiausahaan
LQ Management Service Sdn. Bhd. juga bertanggungjawab sebagai setiausaha kepada sesuatu syarikat yang melantiknya serta menguruskan segala urusan kesetiausahaan seperti urusan pendaftaran syarikat, menyediakan agenda-agenda mesyuarat, dan lain-lain. iv. Pengauditan LQ Management Service Sdn. Bhd. menawarkan perkhimatan membuat audit.

1.2.6

Kemudahan-kemudahan yang disediakan Suasana tempat kerja yang selesa dan lengkap dengan segala kemudahan-kemudahan untuk keselesaan para pekerja untuk menjalankan segala kegiatannya masing-masing. Ini pasti akan melancarkan lagi kegiatan tersebut dengan lebih cepat, tepat dan sistematik. Antara kemudahan yang disediakan di LQ Management Service Sdn. Bhd. ialah: i. Komputer Dengan menggunakan komputer, sesuatu kerja dapat dilakukan dengan cepat, kemas dan teratur. Sebanyak 16 buah komputer disediakan di syarikat ini untuk melakukan segala kerja. Semua komputer dalam syarikat ini akan dihubungkan antara satu sama lain melalui modem. Beberapa buah mesin pencetak atau printer

11

juga disediakan untuk mencetak akaun-akaun yang sudah dibuat. Beberapa program asas dipasang dalam komputer termasuklah program UBS Computerised Accounting System.

ii. Mesin Taip Elektronik


Sebuah mesin taip berelektronik disediakan untuk mempercepatkan sesuatu urusan. Biasanya ia digunakan untuk menaip sampul surat, slip pos dan sebagainya. iii. Mesin Fotostat Mesin fotostat digunakan untuk membuat salinan sesuatu dokumen untuk tujuan tertentu. Sebanyak dua buah mesin fotostat yeng terdapat di syarikat ini. Ia akan memberikan kemudahan kepada pekerja untuk membuat kertas kerja bagi menyediakan dokumen-dokumen yang penting. iv. Mesin Faxs Sebuah mesin faksimili di dalam biling pengurus besar digunakan untuk menghantar dan menerima carta, gambar, dokumen, nota dan pelbagai jenis grafik dengan cepat, selamat dan juga dapat menjimatkan masa. v. Telefon Penggunaan telefon akan memudahkan sebarang penggilan serta menerima panggilan masuk dari palanggan. Terdapat sebuah telefon bimbit untuk menghubungi pelanggan dan enam buah telefon pejabat termasuklah di meja saya. Selain digunakan untuk menghubungi dan menerima panggilan daripada pelanggan, ia juga boleh menghubungi staf dalam syarikat dengan menggunakan kod tertentu. vi. Lain-lain kemudahan: a. Penghawa dingin

12

b. Dapur c. Internet 1.2.7 Carta Organisasi Di LQ Management Service Sdn. Bhd. terdapat seorang Pengarah Syarikat dan juga Timbalan Pengarah yang mana mereka adalah sepasang suami isteri. Terdapat sepuluh orang staf tetap yang bekerja di sini. Dalam kalangan staf tersebut akan dibahagi kepada beberapa bahagian iaitu bahagian Perakaunan, Percukaian, Kesetiausahaan dan Pengauditan. Syarikat ini menerima enam orang pelajar praktikal.

Pengarah Syarikat Mr. Lim Fang Kiat

Timbalan Pengarah Lee Geok Chai @ Lee Geok Chak bahagian

Kesetiausahaan Tengku Nor Mariam

Perakaunan/ Percukaian Yong Kun Mui

Perakaunan/ Percukaian Ong Ai San

Perakaunan/ Percukaian Lim Kim Choo

Pengauditan Lim Mei Ling

Staf-Staf Yap Pui Yun Queck Bee Lian Teo Wei Chye Mau Sue Ying Rohani binti Sudin

Semua Pelajar Praktikal

13

Rajah 1.1: Carta organisasi LQ Management Service Sdn. Bhd. 1.2.8 Pelan Lokasi Organisasi

Jalan Kuala Krai Jalan Sultan Yahya Petra Jalan Sultan Ibrahim
Gas station

Jalan Hamzah

KB Mall

Gas station

Jalan Mahmood Jalan Bayam

Jalan Hospital

Jalan Doktor

Jalan Gajah Mati

Maybank KAMDAR Bank Islam Jalan Parit Dalam Jalan Pengkalan Chepa CIMB Bank LQ Management Service Sdn Bhd Pustaka Sri Intan Jalan Sri Cemerlang Jalan Kebun Sultan Dewan Perdagangan dan Perniagaan Cina

Jalan Pintu

14

Pong

Rajah 1.2: Peta LQ Management Service Sdn. Bhd.

15